Некоммерческие выставки в арт-менеджменте: организационно-технологические аспекты
Некоммерческие выставки в арт-менеджменте: организационно-технологические аспекты
Содержание
Введение
. Некоммерческая выставка в арт-менеджменте
1.1 Некоммерческая выставка как составляющая арт-менеджмента
1.2 Технология организации некоммерческой выставки
.3 Современные проблемы выставочной деятельности
. Анализ некоммерческой выставки
.1 Организация выставки "Шоколадное настроение"
.2 Анализ некоммерческой выставки "Шоколадное настроение"
Заключение
Список литературы
Введение
Актуальность темы исследования. Предложенная тема курсовой работы обуславливается стремительным интересом к арт-менеджменту в коммерческой и некоммерческой деятельности в сфере культуры. А так же, как к выставочной деятельности в арт-менеджменте, так и к организации некоммерческих проектов в этой области. Организация некоммерческих выставок в арт-менеджменте объясняется, прежде всего, их ролью в современном обществе. Некоммерческий сектор призван реализовывать социальные, благотворительные, культурно-просветительские, научно-исследовательские цели, привлекая для этого разнообразные формы общественной и государственной поддержки.
Кроме того, на мой взгляд, социально-культурная сфера не должна, существовать и развиваться исключительно как сфера коммерческих интересов. Организация бюджетных и некоммерческих выставок, все более активное сотрудничество социально-культурной сферы и сферы искусства с общественными движениями и организациями - одно их необходимых условий сохранения культурно-исторического наследия, воспроизводства творческого потенциала, развития культурной жизни.
Арт-менеджмент сегодня рассматривается как один из функционально-ролевых видов деятельности, связанный с процессами отбора, хранения, производства и распространения культурных ценностей.
Объект исследования. Некоммерческие выставки в арт-менеджменте.
Предмет исследования. Организация некоммерческой выставки в арт-менеджменте.
Цель. Разобрать организационные аспекты некоммерческой выставки в арт-менеджменте.
Поставленную цель я раскрою через следующие задачи:
-Рассмотреть некоммерческую выставку в как составляющую арт-менеджмента;
-Исследовать технологию организации выставок;
-Проанализировать выставку "Шоколадное настроение", ссылаясь на теоретический материал данной работы;
Теоретическую основу исследования составили работы Суминовой Т.Н. (для определения понятия "арт-менеджмент"), Шековой Е.Л. (для исследования менеджмента некоммерческих организаций), Шаркова Ф.И. (для составления плана организации некоммерческой выставки), Новиковой Г.Н. и других авторов.
Структура и объем работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав (теоретическая и аналитическая), заключения, библиографического списка использованной литературы и приложений. Общий объем - 30 страниц.
1. Некоммерческая выставка в арт-менеджменте
.1 Некоммерческая выставка как составляющая арт-менеджмента
Современный период деятельности коммерческих и некоммерческих учреждений в сфере культуры характеризуется значительным вниманием к менеджменту в целом и арт-менеджменту в частности со стороны учредителей и руководителей этих структур. Однако в отечественном арт-менеджменте нет ясного представления о менеджменте как таковом, что выражается как в причудливом сочетании пренебрежительного отношения к научным постулатам или отрицания теории менеджмента как науки, с произвольном его толкованием при применении отдельных технологий арт-менеджмента. Многие руководители государственных учреждений культуры, владельцы частных арт-фирм и компаний не всегда замечают происходящие порой революционные изменения и обновление содержания арт-менеджмента и не в полном объеме используют его методологическое и технологическое разнообразие.
Как отмечают некоторые российские исследователи, в частности, Г.Н.Новикова [15] , В.М. Чижиков, В.В Чижиков [27] арт-менеджмент является на сегодняшний момент одним из самых актуальных направлений коммерческой деятельности в сфере культуры и искусства.
Известные исследователи современного шоу-бизнеса Е.И.Жданова, С.В.Иванов, Н.В.Кротова [6], С.Корнеева [8], предлагают рассматривать арт-менеджмент как: - управление различными видами искусства (выразительными и изобразительными); - область знания, помогающую осуществлению руководства процессом создания художественных ценностей (материальных и духовных); - продвижение на рынок культурных услуг результатов творческой деятельности специалистов, работающих в сфере шоу-бизнеса. Что представляет собой структура арт-менеджмента?
Схематично составляющие арт-менеджмента могут быть представлены с трех позиций:
·как научная дисциплина, поскольку она включает теоретическую основу (теория, принципы, методы), а также впитывает отдельные положения других наук (сегодня именно интегративность играет доминирующую роль);
·как практика, поскольку задолго до теоретических изысканий были известны методики, стили руководства и управления коллективами и процессами;
·как искусство, поскольку осуществление руководства и управления как сфера деятельности требуют высокой степени умения и мастерства [15,19, 20].
Это, прежде всего содержательная основа деятельности арт-менеджера. Мы полагаем, что ряд целенаправленных действий специалиста по осуществлению планирования, организации, мотивации, контроля в процессе создания и продвижения арт-продукта на рынок, можно определить как содержательную основу работы арт-менеджера. Согласно мнению Г.Н.Новиковой[15], под арт-продуктом следует понимать: производство различных шоу-программ, концертов, фестивалей, выпуск специализированных изданий, организацию показов мод, выставок художественных произведений, продажу компакт-дисков, видеоклипов и другие [15].
Самое непосредственное применение технологий арт-менеджмента выявляется в деятельности субъектов культуры, обеспечивающих массовую культурную деятельность: клубы, развлекательные учреждения, детские учреждения, СМИ, кино, видео, прокат, музеи, библиотеки, парки, учебные заведения и субъекты искусства: концертные залы, театры, цирк, галереи и выставочные залы, киностудии, народные художественные промыслы и ремесла, художественные коллективы. Все это не обходится без выставочной деятельности.
Роль выставок в социокультурном развитии общества трудно переоценить. Развиваясь вместе с промышленностью и торговлей, выставки стали своеобразным форпостом современной цивилизации. По мнению исследователей, "культурный пейзаж современного мира многим обязан своей формой и содержанием выставкам: они познакомили миллионы людей с последними научными открытиями, радием и рентгеновскими лучами (…) технологическими разработками - телефонами, пластмассами и спутниками".
В современном, быстро меняющемся мире, социокультурная и коммуникационная функции выставок будут приобретать все большую значимость, так как именно этот вид коммуникации максимально удовлетворяет жажду людей все увидеть, узнать и понять.
Так или иначе, выставка подразумевает организационный процесс, следовательно, в организации и проведении культурного мероприятия принимает участие не один человек, а целая группа. Арт-менеджмент - это искусство (т.е. высокая степень умения и мастерства) управлять искусством, а в случае с некоммерческими выставками - это еще и умение привлечь спонсоров, что обуславливает существование самого проекта.
Таким образом, некоммерческую выставку можно считать хорошим инструментом арт-менеджмента в сфере социальной культуры и искусства, потому, что необходимость разъяснений по поводу многих видов продукции и услуг возрастает, разнообразие выбора усложняет принятие решений. Виртуальное общение пока не в состоянии заменить реальное. Поэтому традиционная форма участников выставочного процесса будет актуальна многие годы, так как потребитель заинтересован увидеть продукцию в действии либо иметь возможность ее потрогать. Должны завязываться и поддерживаться контакты, и лучшее для этого место - торговые ярмарки или выставки.
1.2 Технология организации некоммерческой выставки
Фактически сегодня в первоначальном значении "выставки", с позиции терминологии, укоренившейся в России, следовало бы называть выставочные мероприятия, не преследующие торговые (коммерческие) цели, к которым в первую очередь относятся всемирные выставки ЭКСПО, выставки произведений искусств из коллекций музеев, не предназначенных для продажи, и выставки, организуемые при проведении конгрессов. В соответствии с Парижской конвенцией 1928 г. о международных выставках (сегодня это всемирные выставки ЭКСПО) введено понятие международной официальной или официально признанной выставки как мероприятия, "главная цель которого состоит в выявлении успехов, достигнутых различными странами в одной отрасли или нескольких отраслях производства, и во время которого, по существу, не делается никакого различия между покупателями или посетителями" [18].
Однако, как видим, такого узкого понимания за термином "выставки" из-за сложившейся их коммерческой направленности не сохранилось. Как правило, главная направленность любой выставки в настоящее время - реклама инноваций в виде товаров и услуг, заключение контрактов на продажу образцов после окончания выставки, поставку партий показанного товара или заключения фьючерских сделок.
В настоящее время выставочная деятельность становится одним из самых эффективных методов популяризации искусства, максимально доступным для широкой публики. С развитием выставочного рынка, организаторы и экспоненты начали понимать, что успех выставки, а значит, признание, удовлетворение творческих амбиций, уважение, и, в конечном итоге, финансовое благополучие, зависят не только от качества произведений, но и от того, как оформлена выставка, когда, где и в каком помещении она проводится, какой была реклама. Таким образом, важную роль в успехе выставки играет умение решать организационные проблемы.
С.И. Ожегов в словаре русского языка дает следующее определение понятия "организация" - "организованность, хорошее, планомерное, продуманное устройство, внутренняя дисциплина".
Главной целью организаторов выставок является привлечение внимания публики. Организаторы выставок осознают, что для потенциального посетителя на первом месте стоит критерий "нравится - не нравится". В эти понятия вкладывается не только сама тема экспозиции, но много других факторов, а именно: удобное местоположение выставочного зала, инфраструктура, художественное оформление, правильное решение света, пояснительный текст, наличие каталогов или указателей, альбомов и т.п. Организаторы продумывают до мелочей идею, образ выставки, делают акцент на сильных сторонах художественного объединения. Чтобы привлечь внимание публики, необходимо рассчитывать в большей степени на эмоциональность восприятия.
В работе Ф.И. Шаркова "Выставочный коммуникационный менеджмент" [28]. можно найти рекомендации тем, кто собирается учувствовать в работе выставки и тем, кто непосредственно занимается организацией этого процесса. И, если, за основу курсовой работы я взяла разобрать организационно-технические аспекты выставочной деятельности, то разберем этот момент со всех сторон понемногу.
Если рассмотреть выставку со стороны организатора, тогда ответственный специалист (скорее всего это арт-менеджер) должен быть наделен полномочиями и правом принятия решений в отношении всех вопросов экспонирования. По словам Алешиной И.В. [1]. к этим вопросам относятся:
1.Площадь, оборудование необходимые экспоненту для представления товаров и услуг. Это зависит от того, что нужно экспонировать и как экспонаты можно разместить в пространстве. При этом необходимо учесть стоимость площади и аренды выставочного оборудования.
2.Бюджет проекта. Бюджет следует разделить на две части: прямые затраты на аренду стендового пространства, сборку и демонтаж стенда, закупка специальной литературы; косвенные расходы - расходы времени персонала на подготовку к выставке, расходы на обеспечение функционирования выставки.
На зарубежных выставках по усредненным данным около 35% затрат участника обычно детерминированы организаторами выставки, остальные 65% определяются и контролируются участником. Структура затрат участника во время работы международный выставки может иметь следующий вид:
-аренда площади (пространства) - 26%;
-стендовые услуги (электричество, уборка, хранение) - 9%;
-сооружение стенда (дизайн-проектирование и пр.) - 41%;
-персонал и обеспечение (плата стендовому персоналу, транспортные услуги, и пр.) - 17%;
-паблисити (расходы, связанные с продвижением и обеспечением общественности для выставки) - 7%.
В целом бюджет проекта должен включать 10%-ный резерв на непредвиденные расходы.
В случае некоммерческой выставки все затраты регулируются фандрейзингом.
3.Дизайн стенд. Конструкция стенда должна быть такой, чтобы она позволяла демонстрировать экспонируемый продукт.
4.Обучение персонала, планируемого для работы на выставке. Персонал нужно обучить тому, чтобы он мог продемонстритовать работу образцов техники и оборудования, объяснить их достоинства.
П. Робсон выделяет наиболее общие правила поведения персонала у стенда на экспозиции:
-"будь доброжелателен и дружелюбен;
-оставляй посетителей на несколько минут ознакомиться со стендом самостоятельно;
-подходи к ним с уместными замечаниями, например, вы видели нашу брошюру?;
-обеспечь возможность предоставления дополнительной информации;
-носи символику/значок своей компании;
-разговаривай со всеми, кто приходит к твоему стенду;
-давай посетителю достаточно времени для прочтения специфических пунктов, интересующих его;
-если ты занят с одним посетителем, улыбнись или кивни, приветствую прибытии нового посетителя; и пр." [26].
5.Подготовка материалов для каталога выставки.
7.Организация взаимодействия фирмы со средствами массовой информации и размещения в них рекламы (медиа-планирование).
8.Подготовка приглашений.
Экспоненту, проводя подготовку к выставке, необходимо составить развернутый маркетинговый план, проработанный досконально и с максимально высокой степенью точности. Такой план включает в себя по меньшей мере три раздела (периода).
I.Предвыставочный (подготовительный период):
1.Определение целей и задач выставки.
2.Сегментация рынка и определение целевой аудитории.
.Интерактивный мониторинг целевой аудитории:
-составление баз данных, актуализация;
-рассылка приглашений (e-mail, почтовая рассылка, курьеры);
-анализ результатов рассылки;
-повторная рассылка приглашений;
-телефонный маркетинг (напоминание по телефону накануне);
-личные приглашения VIP (категорирование рынка)
4.Приглашение представителей СМИ.
II.Выставочный период (проведение выставки):
5. Регистрация посетителей стенда:
-заполнение первичной анкеты посетителя, визитные карточки;
-категорирование;
-соответствующее дальнейшее коммутирование и ведение.
. PR-акции, работа со СМИ.
7.Работа стендистов с посетителями.
8.Выдача посетителям специальных раздаточных материалов - презентационных папок (программа работы вставки, выступления, доклады, рекламные буклеты, CD), а так же подарков и сувениров.
III.Поствыставочный период (после окончания):
9.Анализ результатов.
10.Формирование актуальных баз данных.
.Организация PR-кампаний в СМИ и Интернете, освещавших выставку.
.Осуществление поствытавочной многоразовой и многоуровневой рассылки необходимых требуемых материалов и тд.
.Дальнейшее ведение новых клиентов, их мониторинг, текущее оперативное категорирование.
При составлении выставочного плана необходимо учитывать некоторые обстоятельства: на этом этапе важно понимать, зачем и с какой целью, располагая какими ресурсами вы идете на выставку; нужно четко соизмерить ситуацию конкретного момента и координировать сегодняшние усилия с ожидающимся эффектом завтра, ибо выставка имеет так называемый "коммулятивный эффект".
Некоммерческая выставка, как и любая некоммерческая организация не ставит в приоритеты извлечение прибыли. Вообще, нонопрофитные (некоммерческие) организации любого типа фактически выполняют функцию социальных посредников-реализаторов социальных идей и программ.
Деятельность некоммерческих организаций - чрезвычайно интенсивно развивающаяся область современного бизнеса и менеджмента. Они выполняют ряд важнейших социально-экономических функций:
-Защищают интересы конкретных социальных групп и слоев: профессиональных групп и национально-этнических меньшинств, ветеранов и молодежи, потребителей и деловых кругов, религиозных сообществ и экологических движений.
-Лоббируют эти интересы в органах государственной власти.
-Осуществляют социально значимую деятельность, не реализуемую на коммерческой основе.
-Привлекают средства на подобные виды деятельности;
-Обеспечивают социальные коммуникации: партнерство, PR, рекламу.
Органы власти и бизнес чрезвычайно заинтересованы в развитии НКО. Это связано с тем, что НКО:
-Создают локальные постоянные источники финансирования социальных проектов и программ, которые аккумулируются из различных источников;
-Задают систему прозрачного финансирования социально-значимых видов деятельности;
-Устраняют питательную среду для "профессиональных просителей", вымогающих социальную помощь, - с одной стороны, и коррупции - с другой;
-Содействуют развитию местных инициатив, росту социальной активности;
-Облегчают бизнесу планирование и осуществление спонсорской и благотворительной деятельности;
-Обеспечивают переход от отношений "проситель-дающий" к полноценному социальному партнерству.
Формами социального партнерства являются:
-Информационные обмены;
-Благотворительные акции;
-Организационная поддержка: оплата, консультирование, предоставление оборудования, помещений;
-Государственно-общественные формы самоуправления: круглые столы, комиссии, советы;
-Гранты, финансируемые на конкурсной основе;
-Совместные проекты. [20].
Однако, если выставка не подразумевает извлечение прибыли это вовсе не означает, что никаких вложений она не потребует. Но и тут есть способ обойти финансовую сторону.
В случае с площадью, которая понадобится для проведения выставки, можно:
-использовать собственные помещения;
-обратиться за организационной поддержкой в государственные учреждения (театр, дом культуры, дворец искусств, выставочные залы);
-различные арт-кафе на условиях "бартера" (более подходит для персональных художественных выставок).
Оборудования и стенды в идеале иметь собственное. Если такового не имеется, не составит проблемы соорудить что-либо из подручных материалов.
Что касается рекламы - тут уже сложнее. Реклама в наше время бесплатной не бывает. Поэтому, тут уместно воспользоваться обменом услуг (к примеру, радио предоставляет нам бесплатный выход в эфир нашей рекламы, а мы на своей выставке поблагодарим директора радиостанции, тем самым лишний раз, обратив внимание публики на спонсора).
Таким образом, организационный процесс - важнейшая, на мой взгляд, часть подготовки к выставке, ведь выставка - один из наиболее эффективных и рентабельных способов привлечения новых клиентов и выхода на новые рынки. Выставки дают возможность показать товар в действии. Решение о приобретении товара получает эмоциональные стимулы, и, чтобы получить желаемый результат, следует тщательно продумывать все ходы.
1.3 Современные проблемы выставочной деятельности
Разработка любого выставочного проекта непременно включает в себя оценку влияния на него факторов риска, что позволяет определить степень вероятности не получить запланированный результат. Следует отметить, что в последнее время появилась специальная литература, в которой авторы касаются проблем риска проектов. Однако литературы по оценке выставочных проектов нет.
Выставочный процесс так же, как и многие другие отрасли хозяйства, подвержен действию всевозможных рисков. На всех этапах жизненного цикла выставочного проекта от создания концепции до завершения существует опасность нарушения разработанных планов, принятых режимов деятельности, появления различных отрицательных эффектов. Чтобы принять "решение с риском" об участии в выставочном мероприятии, фактически нужно приобрести не только уверенность, но и основание беспроигрышно представить на нем свою продукцию. Для определения эффективности выставочного проекта процесс его реализации должен быть развернут во времени и включать все основные этапы [10].
На мой взгляд, для анализа рисков выставочного проекта, с точки зрения влияния на достижение поставленных целей и задач, следует выделить три основные группы рисков по приоритетам:
приоритет - группа рисков, связанных с планированием участия в выставочном мероприятии (весовой коэффициент - 3,0).
приоритет - группа рисков, связанных с подготовительным процессом участия (весовой коэффициент - 2,0).
приоритет - группа рисков, связанных с осуществлением работы экспонента во время выставки (весовой коэффициент - 1,0).
При этом для каждой группы имеется свой, индивидуальный набор наиболее вероятных функциональных рисков, который в свою очередь определяет перечень факторных переменных, имеющих наибольшую вероятность измениться.
Охарактеризуем риски, потенциальная возможность которых порождает потери.
Риски первого приоритета
Риск несовпадения темы выставки и целей экспонента предполагает недостаточную изученность выбранного мероприятия, ошибочное определение потенциала выставки с точки зрения поставленных целей и задач.
Риск недополучения внимания целевой аудитории в силу присутствия на выставке фирм-лидеров. Существует опасность, что фирма-экспонент не в полном объеме и правильно определит свою конкурентоспособность, с точки зрения потенциального спроса на экспонируемые товары и присутствия на выставке крупных конкурирующих компаний.
Недостаточная информация об условиях участия в выставке подразумевает недостаточный анализ информации о размещении и площади предполагаемых выставочных стендов, оборудования, их стоимости.
Неудачное время проведения выставки связано с совпадением сроков проведения выставки с праздниками или событиями, которые отвлекут посетителей и СМИ, освещающих выставку, с одновременным проведением более крупной и престижной выставки в крупных выставочных городах.
Риск переноса сроков выставки. Экспоненту необходимо всегда учитывать возможность переноса сроков выставки, а также отмену ее проведения.
Риски второго приоритета
Общий риск данного этапа выставочных работ сводится к недополучению необходимого внимания аудитории из-за неэффективной маркетинговой кампании и ошибок подготовительных организационных работ.
Отсюда можно выделить характерные ошибки, приводящие к снижению рентабельности проекта.
Риск недостаточного изучения и определения целевой группы посетителей заслуживает особого упоминания, если компания не считает нужным заниматься привлечением на свой стенд необходимых именно ей клиентов, полагая, что это обязанность организаторов выставки.
Риск неправильного установления целей рекламной кампании сводится к тому, что рекламная акция направлена не на ту группу потенциальных посетителей и с небольшой долей вероятности может называться эффективной.
Риск неправильного выбора рекламного канала касается выбора тех форм коммуникаций, которые в силу своей специфики не могут привлечь к себе в полной мере внимание потенциальной аудитории.
Риск недостаточной/избыточной рекламы. Реклама экспонента рискует оказаться недостаточной или избыточной по интенсивности, объему, частоте доведения ее в различных формах до объекта воздействия.
Риск отклонения фактической стоимости выполненных работ от плановой заключается в увеличении цен на ресурсы на последующих стадиях проекта выше уровня, который прогнозировался при составлении сметы.
Риск неправильного описания этапов выставочных работ, требований к ним и их взаимосвязям сводится к ошибочному определению характеристик выставочных работ.
Риск неправильной оценки продолжительности работ (детализация этапов) заключается в неверном временном планировании отдельных выставочных этапов.
Риск невыдерживания сроков этапов (длительность этапа) предполагает нарушение временных границ подготовительной деятельности.
Риск неправильного определения стоимости каждого этапа проекта (бюджет этапа) означает ошибочное планирование бюджета и, как следствие, неверное определение затрат на финансирование проекта.
Риск несоблюдения сроков выполнения контрагентами текущих договорных обязательств выражается во вхождении в договорные отношения с контрагентами, не обеспечивающими надлежащую им работу в установленные сроки.
Риск выплаты надбавок за срочность выполнения работ связан с удорожанием заказов, которые компания может оказаться вынужденной разместить у альтернативных контрагентов, нагоняя график проекта.
Риски третьего приоритета
К рискам заключительной группы относятся риски, связанные с привлечением и обслуживанием посетителей непосредственно во время прохождения выставки. К рискам данной группы следует отнести риски, связанные с оформлением выставочной экспозиции, первоочередная задача которой достаточно очевидна - остановить внимание целевой аудитории. Если выставочный стенд будет привлекать внимание каждого посетителя, то выставочному персоналу придется много работать для того, чтобы отделить квалифицированных посетителей от неквалифицированных. В противном случае, если посетители будут игнорировать стенд, то целесообразность участия отсутствует. Таким образом, получаем три группы приоритетов с общим перечнем рисков, характеризующий их отрицательное влияние на результат. Важную роль в снижении рисков выставочного проекта играет приобретение дополнительной информации, поскольку этот процесс предполагает получение, переработку и практическое использование разного рода информации. Как показывает практика, решение об участии в выставке принимается в условиях, когда результаты не определены и информация ограничена. Отсутствие полной информации является одним из существенных факторов риска, и принятие решений в условиях неполной информации служит источником дополнительных финансовых и других потерь, следовательно, недополучения прибыли. Следовательно, цель приобретения дополнительной информации - уточнение некоторых параметров проекта, повышение уровня надежности и достоверности исходной информации, что позволяет снизить вероятность принятия неэффективного решения. В рамках успешного управления рисками выставочного проекта информация о рисках выставочной деятельности может поступить от одних участников проекта к другим в форме наиболее вероятных оценок проектных параметров. Как подчеркнуто выше, полезно посмотреть на выбранную выставку и в качестве посетителя, чтобы получить непосредственное впечатление, например в случае опоздания подачи заявки на участие или неуверенности в целесообразности участия. В этом случае можно увидеть и познать на опыте, как представлены участники и, соответственно, конкуренты (размер стенда, затраты на оформление стенда, показ товара) и как ведут себя посетители (наплывы в определенные дни, продолжительность пребывания на стендах). Можно также узнать, есть ли уже на выставке те, кто предлагает схожую продукцию, и какие аргументы приводят они посетителям. Затраты в любом случае будут ниже, чем те деньги, которые пришлось бы заплатить за участие, приняв хотя бы одно неправильное решение. Следовательно, чем полнее информация, тем больше предпосылок сделать свое участие более эффективным и снизить риск[26].
2. Анализ некоммерческой выставки
.1 Организация выставки "Шоколадное настроение"
В 2010 году с 6 по 20 ноября во Дворце Искусств проходила художественная выставка клуба "Авторская Кукла" под названием "Шоколадное настроение" организатором которой выступала руководитель клуба Юлия Берг. Именно она и выполняла обязанности арт-менеджера проекта.
Данную выставку я не могу позиционировать как полностью некоммерческий проект, потому, что экспонаты выставлялись на продажу, и посещение выставки осуществлялось за символическую плату, которая по окончанию делилась на всех участников выставки. Тем не менее, в практической части работы я решила проанализировать именно этот арт-проект по той причине, что организатор дала мне достаточно информации и подкрепила ее некоторыми документами. И, для меня представляет интерес разобраться в проблемах, возникших при организации выставки "Шоколадное настроение" и найти пути для оптимизации организационного процесса.
Организатор выставки "Шоколадное настроение" Юлия Берг описывает порядок организации выставки так:
1."Главная задача любого арт-проекта - определить вид действа (выставка/ярмарка/фестиваль) и тему. Например, все мои выставки были тематическими (Шоколадное настроение, Кукольное лето, Сказки, История кукол и пр.). Это мобилизует авторов и заставляет их фантазию работать. Гораздо интереснее создавать что-то по теме, чем нести на выставку все подряд и устраивать рынок.
2.Определить сроки и дату монтажа/открытия (эти две даты могут не совпадать). Сроки могут составлять как 1 день, так и несколько месяцев. Ответственные за монтаж могут быть либо сами авторы, либо 1-2 человека. Это зависит опять же от типа и условий выставки.
.Найти помещение. Это может быть зал с вашей арендой, тогда выручка за билеты будет ваша. Или как в моем случае, нулевая аренда, и вся выручка от билетов (небольшая, впрочем) идет театру, хозяину помещения. Очень удобно устраивать выставки в театрах, дворцах искусств и тому подобных живых местах, так как туда люди идут уже автоматически. Заключайте договор, в котором нужно прописать все условия сотрудничества.
.Продумать выставочное оборудование. Вариант, что выбранный зал уже обустроен необходимыми витринами или стеллажами, встречается крайне редко.
.Разработать условия участия для авторов. Либо они платят так называемый "кукловзнос" за каждую работу (в данном случае при предоставлении свыше 5 работ предусмотрены скидки, а для мелких работ свои цены), либо выкупают место (м2), либо участвуют бесплатно (в нашем случае это уже так, только иногородние авторы оплачивают доставку в оба конца). Посчитайте свой % с продаж или наценку на работы. Оба случая требуют детального размышления с учетом вида товара. Опять же, если на выставке авторы сами сидят и продают свои творения, то это одно; а если ваш продавец-смотритель ему нужна зарплата. Укажите все условия в Положении о выставке. В нем должны отражаться права и обязанности всех заинтересованных сторон (организатора и автора), сроки проведения, любые проценты и т.д.
.Найти авторов которые делают то, что вам нужно для выставки. Способы поиска: интернет, СМИ, объявления в творческих местах (магазины для хобби, худграфы, школы искусств и т.п.). Если пункт 5 плохо проработан, либо завышены %, то вы рискуете остаться без авторов вообще. Поиск авторов ведется заранее, ведь им надо успеть подготовиться к вашей выставке. Хотя бы месяца четыре-пять.
.Приготовить пакет рекламных документов, куда входят: афиши для расклейки, объявление для газет, статья для газет и журналов, объявление для бегущей строки или радио эфира, текст пресс-релиза для СМИ, билеты (если вы их делаете сами), акты приема-передачи для авторов, письма для спонсоров (если можете их найти) и пр. Разработайте эскиз уличного банера и закажите его в рекламном агентстве. Можете напечатать памятные буклеты для посетителей.
.Если это крупная кукольная выставка в едином стиле, то попросите авторов присылать названия работ заранее, а сами потихоньку печатайте общий каталог работ с ценами и этикетаж. Чем проще этикетка к работе, тем легче она читается посетителями. Не бойтесь указывать цену на этикетке.
.Если экспонаты представляют материальную ценность, есть смысл застраховать работу.
.За неделю до открытия разослать СМИ пресс-релизы.
.Кроме того, при условии проведения мастер-классов в период проведения выставки, необходимо подготовить программу этих занятий, пригласить мастеров и обговорить условия сотрудничества.
.Не помешает продумать какую-либо концертную программу для посетителей выставки.
.Даже в том случае, если у вас на выставке (длящейся больше 3 дней) работает стендист, вам необходимо каждый день появляться, чтобы пополнять информационные листовки, визитки, расставлять этикетаж при его повреждении и следить за порядком.
.Все расчеты с экспонентами производятся при демонтаже стендов".
Из выше изложенного перечня организационного процесса становится абсолютно понятно, что любое мероприятие индивидуально и, как обычно бывает в жизни - в практике мы не всегда опираемся на теорию. Хотя какие-то пункты теоретической и практической частей организационного процесса могут перекликаться все же каждый организатор любого арт-проекта в праве устанавливать и регламентировать свои правила организации и условия участия в его проекте.
.2 Анализ выставки "Шоколадное настроение"
В случае с художественной выставкой "Шоколадное настроение" я могу выделить одну, но достаточно весомую проблему - выставка организовывалась исключительно в коммерческих целях организатора и экспонентов. Что совершенно противоречит связи данного проекта с социальной культурой.
Безусловно, это культурное мероприятие, по той простой причине, что выставка - это возможность делиться своими навыками и достижениями, в нашем случае, в искусстве. Но социальным его вряд ли можно назвать, экспонаты изначально были выставлены цены. Следовательно, данный арт-проект правильнее будет назвать выставкой-распродажей. И, поэтому не каждый человек посчитал нужным для себя посетить эту выставку.
Чтобы проект был некоммерческим мероприятием организаторам стоило не пожалеть своего времени и подыскать сотрудников (инвесторов) для проведения выставки. Ими могли бы быть рекламные агентства, государственные учреждения и частные фирмы и предприниматели, заинтересованные в развитии данного направления.
Если мы говорим о ряде проблем, связанных с организацией некоммерческой выставки, то уместно, на мой взгляд, рассмотреть способы их решения, то есть способы оптимизации организационного процесса.
Под оптимизацией организационного процесса я понимаю способы частичного совершенствования существующих процессов, которое происходит путем избавления от явных недостатков.
Перед началом работ по оптимизации организационного процесса надо иметь его описание.
При оценке оптимальности, в первую очередь, нужно анализировать каждую часть организационного процесса некоммерческой выставки, после чего не составит труда оценить оптимальность управления организацией.
Далее разрабатываются варианты для исправления ошибок и оцениваются возможные ухудшения от предлагаемых улучшений.
Таким образом, как я уже сказала в параграфе 2.2., основной проблемой арт-проекта "Шоколадное настроение" была изначально коммерческая направленность.
На месте организатора данной художественной выставки я бы пошла совершенно иным путем.
Во-первых, следовало бы уделить время на поиски потенциальных "доноров" для осуществления моего арт-проекта.
Как правило, решить свои проблемы с помощью одного покровителя удается немногим. Поэтому работе со спонсорами целесообразно придать системный характер.
1.