Управление документооборотом на строительном предприятии

Управление документооборотом на строительном предприятии

Ульяновский государственный технический университет

Институт авиационных технологий и управления

Кафедра «Экономика, управление и информатика»

Управление документооборотом на строительном предприятии

Дипломный проект по специальности 080507.65 «Менеджмент организации»

Лукьянова Ольга Николаевна

Ульяновск 2011 г

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

.1 Исследование методологии управления

.2 Роль документообеспечения в управлении

.3 Методология аннотации документообеспечения

. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СТРОИТЕЛЬНОМ ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ПАВАДАС»

.1 Анализ деятельности строительного предприятия -

.2 Оценка финансового и производственного состояния строительного предприятия

.3 Анализ документооборота и формулирование проблемы на строительном предприятии

. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СТРОИТЕЛЬНОМ ПРЕДПРИЯТИИ «ПАВАДАС»

.1 Система автономного документооборота, внедрение электронной системы архивации -

.2 Проект по внедрению автоматизированной системы электронного документооборота «Алтиус - Управление строительством»

.3 Экономическая оценка целесообразности разработанного проекта

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

документооборот управленческий электронный автоматизированный

Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении.

Декомпозиция указанной цели определяет основные задачи исследования:

исследование методологии управления;

рассмотреть роль документообеспечения в управлении;

раскрыть методологию аннотации документообеспечения;

проанализировать деятельность ООО «ПАВАДАС»;

оценить финансовое и производственное состояние ООО «ПАВАДАС»;

проанализировать документооборот в ООО «ПАВАДАС» и сформулировать проблему документооборота;

разработать проект по совершенствованию документооборота в ООО «ПАВАДАС»;

выполнить экономическую оценку эффективности проекта.

Объектом исследования является проект совершенствования документооборота для ООО «ПАВАДАС».

Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на совершенствования документооборота.

1. МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

.1 Исследование методологии управления

Методология управления, менеджмента - это логическая схема управленческой деятельности, предполагающая взаимосвязанное понимание целей, ориентиров, а также средств и способов их достижения. Это еще и умение видеть, распознавать, понимать, оценивать и учитывать зависимости, которые и раскрывают содержание проблем, и подсказывают пути их решения.

Первый этап методологии управления составляет анализ содержания работы и определение её основных компонентов. Затем обосновывалась необходимость систематического использования стимулирования с целью заинтересовать работников в увеличении производительности труда и в росте объёма производства. Авторы работ по научному управлению выдвинули и обосновали следующие научные положения:

использование научного анализа для определения наилучших способов достижения целей и решения конкретных задач;

важность отбора работников, наиболее подходящих для выполнения конкретных задач, и обеспечение их обучения;

необходимость обеспечения работников ресурсами, требуемыми для эффективного выполнения задач.

В зарубежной науке управления сложились четыре важные концепции, которые внесли существенный вклад в развитие современной теории и практики управления. Это концепции:

научного управления;

административного управления;

управления с позиции психологии семейных отношений;

управление с позиций науки о поведении.

В современных условиях существуют три научных подхода к управлению:

подход к управлению как к процессу;

системный подход;

ситуационный подход.

Специалисты выделяют следующие компоненты, характеризующие содержание методологии управления <#"873934.files/image001.gif">

Рис. 1.2. Движения входящих документов

Поступивший входящий документ регистрируется в журнале входящих документов. Документ может быть получен как в бумажном виде, так и по электронной почте.

Документ отправляется к руководителю для наложения резолюции, после чего резолюция прикрепляется к карточке входящего документа. Резолюцию в программу может вводить либо непосредственно руководитель, либо регистратор документа. Если ввод осуществляет руководитель, то он может заверить свою резолюцию электронно-цифровой подписью (ЭЦП).

Для учета исполнительской дисциплины сотрудников, указанных в резолюции, можно создать контрольные карточки на исполнителей по документу.

Входящий документ запускается в документооборот и сотрудники, указанные в резолюции, получают возможность работать с документом. Любой из сотрудников может назначить соисполнителей и контролировать ход выполнения своих заданий.

После исполнения документ списывается в электронный архив.

Если на пришедший документ требует ответа, то создается исходящий документ, который является ответом на входящий и отправляется либо в бумажном виде либо непосредственно из системы по электронной почте (документ можно подписать ЭЦП).

Рис. 1.3. Движение внутреннего документа

Автор документа (исполнитель) готовит проект документа и прикрепляет его к регистрационной карточке.

Исполнитель задает маршрут движения для согласования текста документа. Маршрут задается в графическом виде и может быть сколь угодно сложным (с разветвлениями, схождением в одну точку и т.п.). Маршрут может быть либо спроектирован заново, либо выбран из справочника типовых маршрутов.

Если у исполнителя нет права самостоятельно запускать документ в документооборот, то требуется утверждение руководителя на выполнение этого действия.

После запуска проекта документа в документооборот с ним могут приступать к работе участники маршрута движения. Их задача - изучить документ и наложить рецензию. Исполнитель, который запустил этот документ, в любой момент времени может видеть в какой стадии обработки этот документ находится (кто какие рецензии наложил, кого документ прошел, а кого - нет и т.д.).

После окончания согласование конечный вариант документа отправляется в канцелярию для регистрации в журнале внутренних документов.

Если документ распорядительный, то можно создать задания по каждому пункту этого документа и отправить их исполнителям в системе электронного документооборота. Если же документ носит ознакомительный характер, то он может быть отправлен всем заинтересованным сотрудникам для ознакомления.

После исполнения документ помещается в электронный архив, где становится доступным для просмотра остальным сотрудникам организации.

Кроме того, существует возможность сквозного документооборота между организациями, где используется система электронного документооборота (рис.1.4).

Рис.1.4. Организация сквозного документооборота между организациями

В системе предусмотрена возможность создания сквозного документооборота между организациями, у которых установлен модуль «Канцелярия». Для функционирования этого режима необходимо, чтобы у организации имелся специальный электронный адрес для программы, через который она будет отправлять и получать сообщения. Порядок работы в этом случае следующий

В организации «А» заполняется карточка исходящего документа, к карточке присоединяется содержимое документа и задаются корреспонденты.

Документ отправляется корреспонденту в организацию «Б» по каналам электронной почты.

В организации «Б» документ регистрируется как входящий, при этом формируется уведомление о регистрации и отсылается в организацию «А».

При отметке об исполнении входящего документа в организации «Б» формируется и отсылается в организацию «А» соответствующее уведомление. При получении этого уведомления в организации «А» оно автоматически прикрепляется к соответствующему исходящему документу.

Если в организации «Б» в ответ на этот входящий документ создается исходящий документ и отправляется по электронной почте в организацию «В», то при отправке формируется уведомление об отправке и это уведомление отсылается в организацию «А».

В момент регистрации входящего документа в организации «Б» формируются уведомления о регистрации и отсылаются в организации «А» и «Б». И так далее.

Таким образом, каждый последующий корреспондент отсылает уведомления о регистрации всей цепочке предшествующих корреспондентов. При этом достигается прозрачность хождения документов между организациями. Любой участник цепочки может видеть, что происходило с отправленным им исходящим документом. Для придания документам юридической значимости в системе поддерживается механизм наложения электронной цифровой подписи.

Представим схему документооборота рис. 1.5.

 <#"873934.files/image005.gif">

Рис.1.6.Анализ программных системы управления документами

Система разработана полностью на интернет-технологиях и использует средства защиты данных, применяемые западными финансовыми институтами для обеспечения безопасности финансовых транзакций. Возможно использование системы как через закрытую от доступа извне локальную сеть компании, так и через Интернет для организации единой корпоративной системы документооборота между территориально удаленными подразделениями компании. Система интегрирована с MS Office - данные из карточек документов автоматически «на лету» подставляются в вызываемый с web-сервера пользователем документ MS Word или MS Excel. Работа с документами для пользователей кардинально упрощается - это привычные для пользователя файлы MS Word или MS Excel, которые он сам (или администратор системы) добавляет в систему и при необходимости изменяет их (например, в соответствии с меняющимися требованиями налоговой отчетности), а система в момент вызова документа вставляет в них актуальные данные. Гибкость и настраиваемость максимальные - документы, с одной стороны, можно получать в привычном формате MS Word или MS Excel и редактировать, с другой стороны, данные, содержащиеся в документах, лежат в базе данных системы и участвуют в контрольно-учетных функциях. Ссылки на относящиеся к пользователю документы приходят через e-mail уведомления, и каждый пользователь на своем компьютере может держать список e-mail'ов со ссылками на нужные ему документы, на которые нужно только «кликнуть», чтобы получить нужный документ. Сами документы находятся на сервере, а не на компьютерах пользователей, что существенно повышает безопасность. Необходимые для работы документы могут быть загружены из системы на компьютер пользователя. Система не требует установки на компьютер пользователя никакого специального программного обеспечения - пользователи работают с системой через обычный Internet-браузер.

Программный продукт «1С:Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.2 <#"873934.files/image006.gif">,                         (2.1)

где Др.о. - доля роста объема за счет роста производительности труда;

Рч - рост численности работающих;

Ро.р. - рост объема реализации.

Рассчитаем долю роста объема реализации за счет роста производительности труда:

Др.о. за 2009 год = 100- ((46,02 х 100) : 60,12) = 23,45 %

Др.о. за 2010 год = 100 - ((4,85 х 100) : 93,86) = 100-5,16 = 94,84%

Расчеты за 2010 год показывают, что большую часть объема реализации продукции (94,84%) ООО «ПАВАДАС» достигло за счет роста производительности труда работающих, а 5,16% прироста объема реализации были достигнуты за счет роста численности работающих.

В период 2008-2010 гг. показатель полной себестоимости имеет тенденцию к увеличению. Так в 2009 году показатель себестоимости услуг составил 430400 тыс. руб., что на 165793 тыс. руб. больше, чем в 2008 году. Такой резкий скачок обусловлен тем, что предприятие именно в этот период закупало материал для дальнейшей переработки. А в 2010 году по сравнению с 2009 годом себестоимость росла большими темпами и составила 66,4%, так как ООО «ПАВАДАС» увеличило свои коммерческие расходы, основные маркетинговые исследования и изучение каналов сбыта были осуществлены в 2010 году. В 2010 г. соотношение темпа роста объема реализации и темпа роста себестоимости было положительным (93,86% темп роста объема реализации и 66,40% темп роста полной себестоимости).

Несмотря на рост выручки от реализации, деятельность предприятия была убыточной, при этом наблюдается положительная динамика ООО «ПАВАДАС» (убыточность сокращается), а именно прибыль, которая была в 2009 году -6140 тыс.руб., в 2010 году стала -1569 тыс.руб, что значит что прибыль повысилась на 4571 тыс.рублей по сравнению с 2009 годом. Предприятие работает в убыток об этом свидетельствует минусовая чистая прибыль.

То, что деятельность ООО «ПАВАДАС» является убыточной, говорит о не рациональном использовании предприятием имеющихся ресурсов и эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Для более подробного анализа необходимо провести оценку финансового состояния предприятия.

Далее составим горизонтальный и вертикальный анализ баланса. Данные аналитических расчётов по ООО «ПАВАДАС» за 2008- 2010 годы приведены в таблице 2.3.

Таблица 2.3

Горизонтальный анализ актива баланса ООО «ПАВАДАС»
за 2008-2010 гг., тыс.руб.

Величина денежных средств в 2010 году сократилась по сравнению с 2009 годом на 5298 тыс. руб., или на 97% . Таким образом, доля наиболее мобильных оборотных средств сократилась с 142533 тыс.руб в 2009году до 88278 в 2009году в структуре оборотных средств. Такое снижение является негативным и оно снизит платежеспособность предприятия.

С финансовой точки зрения структура оборотных средств в 2010 году ухудшилась по сравнению с предыдущим годом, т. к. доля наиболее ликвидных средств (денежные средства) сократилась, и доля менее ликвидных активов (дебиторская задолженность 2009 году) - увеличилась. Это снизило их возможную ликвидность.

В то же время менее ликвидные средства - дебиторская задолженность в 2010 году сократились на 36013 тыс.руб.лей по сравнению с 2009 годом. В ООО «ПАВАДАС» данная задолженность является краткосрочной (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты), что уменьшает риск не возврата долгов. Наличие непогашенной дебиторской задолженности на конец года может свидетельствовать об отвлечении части текущих активов на кредитовании потребителей готовой продукции (работ, услуг) и прочих дебиторов, фактически происходит иммобилизация этой части оборотных средств из производственного процесса. В 2010 году запасы сократились на 10754 тыс. рублей, по сравнению с 2009 годом.

Характеристика источников финансирования имущества предприятия, а также структуры и соотношения собственных и заемных средств ООО «ПАВАДАС» за 2008 - 2010 годы представлены в таблице 2.4.

Таблица 2.4

Вертикальный анализ пассива баланса ООО «ПАВАДАС» за 2008-2010гг., тыс.руб.

Данные таблицы 2.4 показывают, что общее увеличение источников составило в 2009 году 81953 тыс. руб. по сравнению с 2008 годом. Это произошло за счет значительного увеличения заемных средств. Абсолютная величина заемных средств увеличилась на 89554 тыс. рублей. Собственный капитал предприятия имеет положительные значения.

Общее сокращение источников составило в 2010 году 50166 тыс. руб., или 71,60%. Это произошло за счет значительного сокращения заемных средств (на 65,57%) и собственного капитала на 86,71%. Так абсолютная величина заемных средств сократилась на 43473 тыс. рублей, их доля в составе источников средств предприятия уменьшилась на 34,37%. Но его величина сократилась на 6693 тыс. руб. Данное обстоятельство свидетельствует о том, что предприятие не располагает собственным капталом в достаточном объеме. Это отрицательно сказывается на финансовом положении предприятия.

Характеристику источников финансирования имущества предприятия, также структуры и соотношения собственных и заемных средств в ООО «ПАВАДАС» за 2008 - 2010 годы можно представить на рис. 2.1.

Рис. 2.1.Динамика источников финансовых ресурсов в ООО «ПАВАДАС» за 2008-2010гг.

Основную долю заемного капитала составляют в 2009 г. краткосрочные кредиты и займы - 71,48%, кроме того, они имеют тенденцию к снижению на 43473 тыс. руб. (65,57%).

В финансовом анализе важное место занимает анализ состояния дебиторской и кредиторской задолженности, под которой подразумевается не только задолженность поставщикам, но и краткосрочные кредиты, займы, расчетам с бюджетом и прочие пассивы.

Расчет этих показателей дебиторской и кредиторской задолженности в ООО «ПАВАДАС» за 2008 - 2010 годы представлен в табл. 2.5.

Таблица 2.5

Показатели оценки дебиторской и кредиторской задолженности в
ООО «ПАВАДАС»» за 2008-2010гг.

Из данных таблицы 2.5 видно, что произошло снижение оборачиваемости как дебиторской, так и кредиторской задолженности.

Оборачиваемость дебиторской задолженности в 2010 г. уменьшилась по сравнению с 2009 годом с 6,8 оборотов в год до 10,44 оборотов, то есть по сравнению с предыдущим годом погашение дебиторской задолженности происходило более быстрыми темпами. Время оборота дебиторской задолженности составляет 52,98 дней в 2009 и 34,48 дней в 2010 году. Сокращение периода погашения дебиторской задолженности ведет к снижению риска просрочки сроков погашения.

В 2010 году произошло ускорение оборачиваемости кредиторской задолженности по сравнению: с 5,22 оборотов в год до 7,89 оборотов. Время одного оборота кредиторской задолженности сократилось на 23,34 дней. Это могло произойти из-за увеличения оборачиваемости дебиторской задолженности.

С одной стороны, кредиторская задолженность - наиболее привлекательный способ финансирования, так как проценты здесь обычно не взимаются. С другой стороны, из-за больших отсрочек по платежам у предприятия могут возникнуть проблемы с поставками, ущерб репутации фирмы из-за неблагоприятных отзывов кредиторов, судебные издержки по делам, возбужденным поставщиками.

Для полного финансового анализа, проанализируем финансовую устойчивость предприятия ООО «ПАВАДАС» за 2008-2010 гг. (табл. 2.6).

Таблица 2.6

Анализ финансовой устойчивости предприятия ООО «ПАВАДАС» за 2008-2010гг., тыс.руб.

На основании табл. 2.6 сделаем выводы: наличие собственных оборотных средств в 2010 г. с каждым годом уменьшается по отношению к 2008году и 2009 году, собственные и долгосрочные заемные средства в 2010 году так же уменьшились по сравнению с 2008 годом, на 72,3 %, что является отрицательным для ООО «ПАВАДАС».

Общая величина основных источников формирования запасов и затрат в 2010 году уменьшилась на 62% по сравнению с 2009 годом, а по отношению к 2008 годом увеличилась на 3,7%. Запасы необходимо оптимизировать.

Проанализируем показатели эффективности управления основными средствами в ООО «ПАВАДАС» (табл. 2.7)

Таблица 2.7

Анализ показателей управления основными средствами
в ООО «ПАВАДАС» за 2008 - 2010 гг.

Из данных табл. 2.7 можно сделать выводы о состоянии финансовой устойчивости предприятия в целом. Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами, необходимыми для его финансовой устойчивости, в 2008 году составлял 0,35, но к 2010 году он сократился до 0,06, что ниже нормативного значения (>0,1). Поэтому показателю предприятие можно охарактеризовать как неустойчивое и неплатежеспособное.

Коэффициент обеспеченности материальных запасов собственными оборотными средствами в 2008 году составлял 1,52, что означало достаточное количество собственных оборотных средств для покрытия материальных запасов. Но к 2010 году ситуация изменилась, значение коэффициента ниже нормативного значения (коэффициента равен 0,31), что может быть вызвано увеличением убытка. В целом по этому показателю ситуацию на предприятии можно считать неустойчивой.

В ООО «ПАВАДАС» коэффициент маневренности за отчетный анализируемый период (0,34 в 2008 г., 0,32 в 2009 г. и 0,12 в 2010 г.) не соответствует оптимальному нормативному значению (0,5), а значительно ниже его, что подразумевает плохую возможность восстановления финансовой устойчивости предприятия. Это произошло главным образом за счет увеличения величины убытка при незначительном увеличении суммы внеоборотных средств и, следовательно, значительного увеличения в абсолютном выражении суммы собственных оборотных средств (в части дебиторской задолженности).

Коэффициент автономии (финансовой независимости) в ООО «Симбирский мастер» на конец 2010 года составляет 0,34, что не соответствует рекомендуемой норме, должно быть больше 0,5.

Значение коэффициента соотношения заёмных и собственных средств свидетельствует, что в 2008 году предприятие привлекало на каждый 1 рубль собственных средств, вложенных в активы, 0,63 рублей заёмных средств, что выражало зависимость предприятия от привлеченных средств. В течение отчётного периода заёмные средства увеличились до 1,89 рубля на каждый 1 рубль собственных вложений.

В ООО «ПАВАДАС» это выражается в том, что темп роста собственных средств значительно ниже темпа роста заемных средств, что ведет к ухудшению финансовой устойчивости предприятия.

Коэффициент абсолютной ликвидности в 2010 году сократился до 0,028, по сравнению с 2008 годом, что является отрицательным моментом. Значение коэффициента абсолютной ликвидности в 2010 году не соответствует нормативному значению, что может привести к потере доверия со стороны кредиторов.

Информация о доле внешней кредиторской задолженности, которая может быть погашена с помощью денежных средств, краткосрочных финансовых вложений и краткосрочной дебиторской задолженности, наиболее важна для банков, предоставляющих кредиты предприятию. С этой целью проанализируем значения коэффициента критической ликвидности в ООО «ПАВАДАС»

По данным бухгалтерского баланса ООО «ПАВАДАС» видно, что коэффициент критической ликвидности сократился (с 0,92 до 0,81), но не соответствует нормативному значению этого коэффициента, который должен быть не менее 1. В такой ситуации банк вправе отказаться предоставить предприятию кредит.

Коэффициент текущей ликвидности наиболее полно характеризует платежеспособность предприятия. В 2008 году он составил 1,52, что говорит, о том что предприятие неликвидное, т.к. кредиторская задолженность превышала оборотные активы предприятия. В 2010 году ситуация в ООО «ПАВАДАС» практически осталась без изменений: коэффициент текущей ликвидности увеличился до 1,06. Это свидетельствует о том, что ликвидные активы также не превышают размер краткосрочной задолженности и недостаточно обеспеченно оборотными средствами.

Определим тип финансовой устойчивости по формуле 2.2.

Кризисное финансовое состояние устанавливается по формуле:

DСОС<0; DСДС<0; D ОИ≥0, (2.2)

<0; -16473<0; 6310≥0

Таким образом, тип финансовой устойчивости в ООО «ПАВАДАС» - кризисный. Предприятие испытывает трудности с платежеспособностью.

Рассчитаем коэффициент восстановления платежеспособности ООО «ПАВАДАС»:

Квп = 1,06+6(1,06-1,10) = 0,65

Из данного расчета следует, что коэффициент восстановления платежеспособности, имеет значение меньше 1, что свидетельствует о том, что у предприятия в ближайшее 6 месяцев нет реальной возможности восстановить платежеспособность.

На основании исследования финансового состояния предприятия ООО «ПАВАДАС» можно сделать следующие выводы: проанализировав соотношения соответствующих групп активов и пассивов, можно сделать следующие выводы: за 2010 г. на протяжении исследуемого периода нельзя назвать абсолютно ликвидным, так как абсолютно ликвидных активов предприятии не хватает для покрытия наиболее срочных обязательств, кроме этого величина труднореализуемых активов сохраняет тенденцию превышения над суммой акционерного капитала предприятия.

Предприятие имеет кризисную финансовую устойчивость, является относительно ликвидным, так как собственных средств предприятия не хватает на полное покрытие своих обязательств, у предприятия в ближайшее время нет реальной возможности восстановить платежеспособность. Прибыль от реализации и балансовая прибыль с каждым годом снижаются и становятся со знаком минус. Предприятие убыточное и находится на стадии банкротства. Все показатели рентабельности капитала предприятия находятся на низком уровне, что говорит о недостаточном эффективном вложении средств предприятия.

Причинами такого кризисного положения на предприятии являются:

плохая работа с дебиторской задолженностью, несвоевременная оплата услуг поставщиков и подрядчиков, недостаток производимых рентабельных видов работ, услуг.

недостаток собственного капитала, для покрытия обязательств;

себестоимость работ превышает выручку;

высокие значения кредиторской задолженности.

Из анализа экономических показателей ООО «ПАВАДАС», установлено, что компания не является конкурентоспособной на сегодняшний день на рынке строительства.

Большую роль в возможностях предприятия занимает технический уровень производства, немало важным является возраст оборудования, его обновление и выбытие (табл. 2.8).

Таблица 2.8

Технический уровень производства в ООО «ПАВАДАс» за 2008-2010 гг.

Исходя из показателей видно, что на начало 2010 года на ООО «ПАВАДАС» большая часть оборудования в возрасте до 10 лет, однако предприятие практически не использует прогрессивные технологии и не проводит модернизацию устаревшего оборудования, что затрудняет расширение предоставляемых работ и услуг. Доля работ с применением автоматизированного оборудования, тоже не велика.

Структура основных фондов ООО «ПАВАДАС» представлена в табл. 2.9.

Таблица 2.9

Структура основных фондов ООО «ПАВАДАС» на 01.01.2010г.

Данная таблица свидетельствуют, что 40% основных фондов имеют износ основных средств. Самыми проблематичными для предприятия являются транспортные средства, больше половины из них имеют износ основных средств.

Исходя из показателей видно, что на начало 2010 года на ООО «ПАВАДАС» большая часть оборудования в возрасте до 10 лет, однако предприятие практически не использует прогрессивные технологии и не проводит модернизацию устаревшего оборудования, что затрудняет расширение предоставляемых работ. Доля работ с применением автоматизированного оборудования также не велика.

% основных фондов имеют износ основных средств. Самыми проблематичными для предприятия являются транспортные средства, больше половины из них имеют износ основных средств.

Анализ показателей эффективности производства предприятия, что предприятию необходимо повышать эффективность производства и устранять недостатки в системе производства работ и услуг, чтобы обеспечить высокие результаты деятельности, а именно приобрести новые автомобили для осуществления строительно-монтажных работ и перевозке строительных материалов.

.3 Анализ документооборота и формулирование проблемы на строительном предприятии

Делопроизводственная служба в ООО «ПАВАДАС» представлена секретариатом, который в своей деятельности руководствуется такими нормативными документами, как Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции сотрудников.

Таким образом, непосредственное ведение делопроизводства в ООО «ПАВАДАС» возлагается на секретариат. Он обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

ООО «ПАВАДАС» имеет централизованную форму организации делопроизводства, и все операции по обработке документов сосредоточиваются в руках одного лица - секретаря. Он имеет законченное высшее образование.

Несмотря на то, что в ООО «ПАВАДАС» есть структурные подразделения, оно имеет небольшой объем документооборота (до 10 тыс. документов в год) и централизация работы с документами является полной и наиболее рациональной.

В Обществе выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи на хранение: прием, регистрация и распределение документов по исполнителям; оформление и отправка исходящих документов; изготовление и размножение документов; контроль за сроками исполнения документов; хранение документов; методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства; отправка документов.

Подчиняется секретарь непосредственно генеральному директору ООО «ПАВАДАС».

Рабочее место секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой (персональный компьютер с плоским экраном, телефонный аппарат), зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс-модем. Рядом со столом секретаря на отдельной приставке располагаются сканер и принтер.

Компьютер секретаря подключен к сети Интернет для приема-передачи электронной почты и для подбора необходимой Директору информации. На компьютере установлено соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа (Антивирусная система NOD32). Персональный компьютер секретаря оснащен самыми необходимыми средствами современного оснащения ПК, так например, он имеет возможность работы с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Интернетом. Так же в своей работе секретарь использует копировальный аппарат и факс-модем.

Поскольку секретариат ООО «ПАВАДАС» оснащен компьютерными средствами, то в управлении применяются различные программные средства, среди которых в первую очередь необходимо выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook.

В своей работе секретарь ООО «ПАВАДАС» использует справочно-правовую систему «Консультант Плюс».

Но к сожалению в секретариат ООО «ПАВАДАС» не использует такие специальные программы, как «1 С Бухгалтерия», «Программный модуль сбора информации. Комплексная оценка», которые необходимы для автоматизации процедуры подготовки документов к исполнению.

Секретариат в сфере делопроизводства выполняют следующие основные функции:

прием и учет поступивших документов;

учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

ввод в базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;

ознакомление работников подразделения с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

Основным документом любой организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по делопроизводству. В ООО «ПАВАДАС» не руководствуются инструкцией по делопроизводству так как инструкция отсутствует, а используют в делопроизводстве схему документооборота (ПРИЛОЖЕНИЕ В).

Документооборот ООО «ПАВАДАС» состоит из следующих потоков:

поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, актами и заявлениями граждан);

отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным организациям, общественным организациям или отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

Деятельность компании сопряжена с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем документооборота в ООО «ПАВАДАС» представлен в табл. 2.10.

Таблица 2.10

Объем документооборот ООО «ПАВАДАС» за 2009-2010 год

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов как в 2009 году, так и в 2010 году приходилась на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2010 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает на то, что основная задача руководства предприятия - это поддержание уже существующего организационного порядка.

Произведем анализ объема документооборота в ООО «ПАВАДАС» в течение одного года на примере 2010 года (табл. 2.11).

Таблица 2.11

Анализ объема документооборота ООО «ПАВАДАС» помесячно за 2010г.

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая инспекция, Комитеты государственной статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие подразделения. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в июле связано с периодом отпусков.

На увеличение потоков документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.

В ООО «ПАВАДАС» большинство документов поступают по каналам почтовой связи. Отдельные виды документов доставляются по техническим средствам связи (телефон, телеграф, телефакс, электронная почта), а также с курьером. Наиболее важные документы в необходимых случаях поступают через специальные службы доставки.

Всю входящую документацию Общества можно классифицировать по видам:

. Распорядительные: приказы, распоряжения, указания.

. Информационно-справочные: акты, справки, докладные записки; письма, учетно-отчетные: отчеты, программы и планы работ.

При этом большую часть документации в составляет организационно-распорядительная документация.

Типовая схема управления входящими документами ООО «ПАВАДАС» предусматривает последовательное выполнение следующих основных действий: прием документов; первичная обработка документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация документов; рассмотрение документов руководством организации; доставка документов исполнителям в соответствии с резолюцией.

Наибольшая доля документов приходится на бухгалтерию; отдел планирования и нормирования материально-технических ресурсов. Очевидна высокая доля документов в бухгалтерии, так как практически каждый внутренний документ, а финансовый - обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.

При первичной обработке корреспонденции, секретарем проверяется целостность упаковки и вложений принятой корреспонденции; проверку правильности ее адресования; вскрытие конвертов.

Обработка входящих документов и их передача на рассмотрение соответствующим должностным лицам в ООО «ПАВАДАС» в день их поступления.

Исходящие документы, так же как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Так же они делятся на документы, по которым ожидается ответ и документы, направленные просто для сведения. Например, органам власти посылаются чаще всего ответные письма или отчетные документы.

Как правило, большую часть исходящих документов составляет служебная и деловая переписка. По срочным вопросам корреспонденция отправляется секретарем или исполнителем по факсу, телеграммой или телефонограммой.

Типовая схема управления исходящими документами в ООО «ПАВАДАС» установленная ГСДОУ, предусматривает последовательное выполнение следующих основных действий: сортировка документов; упаковка документов; оформление почтового отправления; сдача документов, подлежащих отправке, в отделение почтовой связи.

До выполнения этих действий выполняется проверка правильности оформления и прием подлежащих отправке документов от ответственных

Затем документ отдается на подпись, а на подписанных документах проставляют регистрационный номер и дату.

После регистрации секретарь проводит экспедиционную обработку отправляемых документов.

Сортировка зарегистрированных документов производится по адресам и по видам почтовых отправлений с целью обеспечения наиболее удобного процесса работы с ними и последующей подготовки к отправке.

На следующем этапе происходит оформление почтового отправления. Оно предусматривает: заклейку конвертов; снабжение конвертов знаками почтовой оплаты; маркировку конвертов; составление реестра; укладку почтовых отправлений в сумку.

Сдача документов, подлежащих отправке, в отделение почтовой связи производится секретарем в отведенное для этой цели время.

К внутренним документам ООО «ПАВАДАС» относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, служебная переписка (докладные, объяснительная записка), документы личного состава и т.д.

Обработка внутренних документов зависит от их вида. Типичным примером такого документа является приказ по основной деятельности. Внутренние распорядительные документы составляются и оформляются по указанию руководителя организации секретарем. Затем они подписываются руководителем, регистрируются, размножаются секретарем и направляются на исполнение.

Управление внутренними документами ООО «ПАВАДАС» предусматривает последовательное выполнение таких действий, как: подготовка предварительного варианта текста документа; редактирование и корректирование предварительного текста документа; согласование уточненного варианта текста документа; оформление окончательного варианта текста документа; утверждение документа; регистрация документа; тиражирование документа; передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам для руководства в практической деятельности; помещение контрольного экземпляра документа в дело; последующее хранение и работа с документом.

Рассмотрим документооборот в бухгалтерском учете ООО «ПАВАДАС». В качестве среды распространения документов здесь используется программа MicrosoftOutlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. В связи с отсутствием автоматизированных справочников бухгалтерия, формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, на предприятии организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управления удобна для хранения документов.

Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование», еще глубже - «минимизация налогообложения». Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете ООО «ПАВАДАС» регламентируется графиком документооборота.

Для каждого документа в ООО «ПАВАДАС», в том числе и в бухгалтерии, существует свой путь движения, пять основных этапов:

) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя фабрики.

График документооборота оформляется в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники строительной организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этого хранятся в бухгалтерии в закрывающихся шкафах под ответственность заместителя главного бухгалтера. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах.

Бухгалтерский документооборот в ООО «ПАВАДАС»» в целом поставлен чётко. Однако сотрудники иногда тратят довольно много времени на поиск необходимых данных. По статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание документов, уже существующих (подобное происходит примерно в 70% случаев.

Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников.

При такой «разбросанности» данных и документов в ООО «ПАВАДАС» сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Система электронного документооборота позволила бы организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов, обеспечить создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Вместе с тем, график документооборота в ООО «ПАВАДАС» отличается чёткостью, сотрудники стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению уровня автоматизации учетных работ, оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечению своевременного составления отчетности. Так же на предприятии имеется большой архив.

Выводы: на основании исследования документооборота в ООО «ПАВАДАС», выявлено, что за состояние делопроизводства в строительной организации отвечает секретариат, в целом документооборот четко поставлен, сотрудники придерживаются графика документооборота, и стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, но в ведении делопроизводства имеются недостатки, а именно не используется Инструкция по делопроизводству, а также нет автоматизированной системы электронного документооборота, в связи с чем затрачивается 40% времени на поиск необходимых документов, в связи с достаточно большим архивом на предприятии.

На основании выявленных проблем документооборота ООО «ПАВАДАС» предложим следующие пути совершенствования документооборота для строительного предприятия:

разработать проект инструкции по делопроизводству (ПРИЛОЖЕНИЕ Г);

внедрение системы электронного документооборота специально для строительных организаций.

3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА СТРОИТЕЛЬНОМ ПРЕДПРИЯТИИ «ПАВАДАС»

.1 Система автономного документооборота, внедрение электронной системы архивации

Учет договоров в строительстве: их формирование, контроль деятельности по ним, визирование экземпляров, движение, хранение - наиболее уязвимое место строительной компании ООО «ПАВАДАС». Без учета договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Масштабы и объемы работы с документами в строительной компании весьма значительны. В первую очередь, необходимо заполнить договоры, не ошибившись при этом в реквизитах, ведь порой одна неверно указанная цифра или пропущенная буква может привести к приостановлению работ по целому проекту. Затем нужно завизировать договоры как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т.п.

Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, дополнительных соглашений к договору. Прибегая к элементарной арифметике, нетрудно догадаться, что если строительных объектов несколько, то все эти документы могут занимать буквально целые офисные пространства. Следует отметить, что весь этот набор действий является только стартовым этапом при ведении документооборота строительной организации, а для выхода на финишную прямую необходимо выполнить ещё целый набор всевозможных мероприятий. Так, после составления и согласования договоров необходимо продолжать контроль деятельности по ним: выполнение работ, платежи, взаиморасчёты, соблюдение всех сроков работ, актуальность подчинённых договорам документов, а именно: актов, нарядов, графиков производства работ и т.д.

Внедрение новых программных решений позволит ООО «ПАВАДАС» систематизировать и полностью автоматизировать документооборот в строительстве. Нужно учитывать, что внедрения стандартных программ по документообороту для строительной компании недостаточно, так как набор действий, связанных с документами ООО «ПАВАДАС», гораздо шире, нежели в любых других организациях. Безусловно, что для учёта документооборота в строительстве простых программных комплексов недостаточно, но, тем не менее, начиная поиски подходящего программного решения, первое, что необходимо - искать программу по документообороту.

Соответственно, такой запрос выдаёт определённый набор программ с весьма ограниченным функционалом именно применительно к строительным организациям. Всё дело в том, что изначально параметры поиска сводятся именно к документообороту, но в строительстве это понятие гораздо шире и при поиске нужно рассматривать именно программы по управлению строительством и учёту документооборота в строительстве в частности.

Российский рынок систем электронного документооборота в последние годы показывает высокую динамику роста.

На ежегодных форумах, выставках, конференциях, таких как DocFlow, представлено множество решений различных разработчиков, предлагающих, как универсальные решения, так и специализированные продукты.

Например, программа «АЛТИУС - Управление строительством» включает в себя модуль «АЛТИУС - Документооборот», который создан специально для участников строительного рынка и предназначен для комплексной работы с документами. Эта программа является самой простой в освоении программой документооборота, и времени, чтобы научиться ей пользоваться, потребуется совсем немного. Программа решает главную проблему, возникающую при работе с документами у любой строительной компании - систематизирует их учет, не говоря уже о том, что полностью его автоматизирует.

Модуль «АЛТИУС - Документооборот» предусматривает весь набор важных функций для строительных компаний, как по учету экземпляров документов, так и по учету деятельности, связанной с исполнением договоров. Карточка каждого договора содержит основные значимые сведения: дату подписания, его номер, наименование предприятия-контрагента, наименование юридического лица по договору (в строительном холдинге их может быть несколько), объект, ответственное лицо и т. п. Данный модуль позволяет отслеживать иерархию любого документа, автоматически передавать его на визирование следующему сотруднику, информировать уполномоченных лиц о превышении сроков визирования, фиксировать причины появления подобной задержки, то есть отображает жизненный цикл документа.

Важно, что программа способна отображать все изменения в карточке самого документа. То есть, если, к примеру, на договор уже составлена карточка, но через несколько недель к договору заключено новое дополнительное соглашение с изменением цены, сроков выполнения, реквизитов, то и в карточке самого договора данные изменения будут автоматически отражены, и это поможет избежать разночтений в дальнейшей работе. Кроме того, в рамках программы «АЛТИУС - Управление строительством» модуль «Документооборот» возьмет на себя все, что связано с контролем за каждым из этапов выполнения договора. Как известно, внутри компании различные этапы могут курировать разные сотрудники.

Программа позволяет установить напоминание о контрольных сроках как группам сотрудников, так и персонально каждому ответственному исполнителю за тот или иной участок на любом из этапов действия договора. Стоит заметить, что программа способна составить финансовые, календарные, ресурсные планы, рассчитать плановую себестоимость работ с учётом внутрифирменных нормативов в разрезе реальных статей затрат. Контролирует она и ведение актов выполненных работ в строительстве (КС-2, КС-3), а также стоимость выполненных работ. Дополнительным плюсом является и то, что в любой момент программа сформирует отчет о состоянии выполнения обязательств по договорам, напомнит о предстоящих и просроченных платежах.

В программе также существует возможность настройки индивидуальной обработки для каждого типа документа: схема визирования и система напоминаний. То есть, к примеру, у карточки договора может быть свой список визирующих, получающих напоминания и ответственных сотрудников, а у карточек других документов (приложений к договорам, актов выполненных работ и т.д.) - свои настройки. Важно и то, что осуществить данные настройки может обычный пользователь ПК, без помощи системного администратора.

Имеющийся набор отчетов (порядка 80) в программе «АЛТИУС - Управление строительством» предоставляет руководству строительной компании полноценную информацию о плановом и фактическом состоянии взаиморасчетов, выполнении обязательств по договорам, осуществлении работ, движении товарно-материальных ценностей, текущих затратах по объектам и других важных аналитических моментах. В первую очередь программа необходима сотрудникам сметно-договорного, производственно-технического, планово-экономического отделов, отдела материально-технического снабжения, службы главного инженера. Стоит заметить, что во всех версиях программы максимально упрощен ручной ввод данных, многие показатели могут быть импортированы из внешних файлов, что обеспечивает значительное снижение риска ошибок и сокращение временных затрат. Кроме того, каждый документ снабжен функцией проверки на правильность и полноту введенных данных.

Любые договоры в строительстве связаны с обязательствами, и учет деятельности по ним - сфера ответственности, входящая в компетенцию управленцев. «Отсутствие порядка в хранении договоров, актов и других документов - общая проблема в работе всех строительных компаний. Но внедрение полнофункциональной, несложной в использовании программы способно облегчить жизнь очень многим специалистам строительной отрасли».

Программа АЛТИУС - Документооборот позволит автоматизировать следующие функции:

фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы ;

проводить движение документов по видам движений;

создавать собственные виды движений;

передавать документы сторонним организациям и фиксировать возврат;

отслеживать историю движения документов;

группировать поступившие документы по видам структур, от которых они поступили;

ставить документы на оплату;

включать оповещение по документам с некоторой даты, если по ним не произошло движений;

списывать документы, помещать в архивы;

просматривать и редактировать журнал событий;

просматривать оповещения по документам на произвольную дату;

выполнять анализ документооборота по контрагенту с точностью до отдела и ответственного лица;

оперативно определять, где находится документ на произвольную дату;

вести календарь событий;

работать одновременно нескольким операторам в сети.

Принципы работы программы

Все операции по регистрации поступления или движения документальной номенклатуры проводятся с помощью карточек документооборота. Каждой карточке будет соответствовать какая-то одна операция. Так, чтобы провести поступление документов и передачу их на исполнение потребуются две карточки: «Поступившие документы» и «Внутреннее движение документов», и для регистрации передачи документов нашей организацией другой организации - также две карточки: «Собственные документы» и «Передача документов».

Всего в программе предусмотрено семь карточек регистрации: «Поступившие документы», «Собственные документы», «Внутреннее движение документов», «Оплата по документам», «Списание документов», «Передача документов», «Возврат документов». Введенные карточки фиксируются в журнале событий (Рис. 3.1).

Рис. 3.1. Принцип работы модуля Алтиус-Документооборот с помощью карточки регистрации документов

Любая карточка регистрации - это привычный документ 1С. В программу заложены базовые движения документов: выпуск, передача, получение, списание, однако, для удобства и гибкости построения учета, по каждому базовому движению можно определить категории: например, не просто выпуск документа, а выпуск по фирме такой-то, выпуск для передачи, выпуск для внутреннего пользования и т.д. (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Регистрация собственных документов с помощью модуля Алтиус-Документооборот

Программа не делает проводок и не использует регистры или журналы расчетов. Вся аналитика базируется на механизме справочников. Так, карточки регистрации документооборота делают записи в справочники «Документальная номенклатура» и «События». Предусмотрена удобная печатная форма реестра документов, похожая на бланк канцелярского журнала регистрации документов. Всю работу с программой можно организовать непосредственно из этой формы, не прибегая к меню (Рис. 3.3).

Рис.3.3. Реестр движения документов в модуле Алтиус-Документооборот

Для целей учета местонахождения документа в программе предусмотрен справочник «Адресат», позволяющий вносить названия и адреса организаций, их структуру отделов, фамилии и телефоны работников.

Если какой-либо документ был передан на исполнение и необходимо проконтролировать возврат документа или факт его исполнения, то для этого в программе предусмотрен механизм оповещений, который включает появление предупреждения, начиная с некоторой даты, по документам, для которых оповещение было включено. Оповещение автоматически отключится, когда по документу будет произведено очередное действие. Кроме того, возможно вести ежедневник, планируя на определенные даты различные действия, связанные с движением документов. Ежедневник в программе представлен в виде календаря, где даты, на которые что-либо запланировано, выделяются цветом. При запуске программы в день, на который в ежедневнике запланированы некоторые события, оператор получит напоминание об этих событиях и ссылку на документы, с которыми планируемые события связаны.

В программе предусмотрен весьма гибкий механизм по анализу документооборота. Имеется возможность получения различных отчетов, начиная от простой справки, например, где находится или находился конкретный документ на ту или иную дату с точностью до организации, отдела и сотрудника, и заканчивая построением аналитических таблиц по адресату, по типам документов, типам движения.

Анализ документооборота по адресату представляет из себя подробный отчет о движении документов. В форме отчета можно указать детализацию формирования: только списком, списком по отделам и работникам, или развернутым списком с детализацией по движениям. Также, возможно выбрать конкретный отдел и работника, и формировать отчет только по ним. Если же указать определенный вид движения, например, «Получение документа для контроля», то отчет сформируется только по тем документам, которые указанный работник получал именно по этому виду движения. Различные комбинации условий позволяют формировать различные запросы: так, если указать только вид движения и не указать работника и отдел, то отчет покажет всех, кто получал документы по указанному виду движения.

Также, можно сформировать отчет по документообороту за указанный период, руководствуясь типом объектов: свой, чужой, министерство и т.д. Это полезно, если Вы не помните, где конкретно был тот или иной документ. В форме отчета можно выбрать конкретный документ. Если его не выбирать, то отразится весь документооборот по выбранному типу объектов. Также можно указать конкретный вид движения, например, «Получение документов». Теперь отчет покажет конкретно тех, кто получал тот или иной документ.

.2 Проект по внедрению автоматизированной системы электронного документооборота «Алтиус - Управление строительством»

Исходя из того, что на предприятии имеется большой архив, то переводить в электронную форму всю накопленную информацию необходимо по мере обращения к ней. Этот путь наиболее экономичен.
Необходимо решить, устанавливать ли систему документооборота на всем предприятии сразу или выбрать независимый отдел, на котором “обкатать” ее применение. Поскольку установка корпоративной системы стоит недешево, то экономические соображения обычно толкают на второй путь. Опять же, когда сотрудники отдела научатся хорошо работать с системой, фирма получит свой штат специалистов, и не придется по каждому пустяку обращаться за консультацией к производителю системы.
 Поэтому наиболее оправданно представляются выделение группы пользователей, задействованных в одной производственной цепочке и установка системы сначала только в этой группе.

Для установки системы «Алтиус - Управление строительством» необходимо:

Заключить Договор об электронном обмене данными при подготовке документов для организации строительства с поставщиками;

Заключить Договор о поставке комплекса программ АРМ Клиента системы «Алтиус - Управление строительством» с заполненной заявкой на подключение к СПД МПС ф.500у с ИВЦ;

Подготовить необходимые аппаратные, системные, сетевые и телекоммуникационные средства в соответствии с требованиями к системе;

Обучить персонал.

Для подключения к системе «Алтиус-Управление строительством» и обеспечения функционирования АРМ ППД необходимо располагать следующими вычислительными ресурсами:

Персональный компьютер с характеристиками не хуже чем:

Процессор Intel Pentium III с частотой 700 Mhz;

Оперативная память 128 Мбайт;

Мбайт свободного места на жестком диске;

Видеоподсистема с разрешением не менее 800х600;

Принтер формата А4;

Операционная система Windows 98 SE или Windows 2000;

Подключение к сети Интернет с эффективной скоростью работы с узлом доступа к системе «Алтиус-Управление строительством» не менее 14 400 бит/сек.

Представим средства имеющие в ООО «ПАВАДАС» для реализации проекта (табл.3.1).

Таблица 3.1

Источники средств имеющие в ООО «ПАВАДАС» для реализации проекта, тыс.руб.

Итак на основании таблицы 3.1 установлено, что предприятие ООО «ПАВАДАС» обладает суммой на сегодняшний день 933813 тыс.руб.

Примерная схема системы автоматизации документооборота с примененем программы «Алтиус-Управление строительством» блок «Алтиус-Документооборот» (рис. 3.4).

Рис. 3.4 Проект структуры системы автоматизации документооборота организации

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это может быть база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (текущее местоположение, статус исполнения и прочее) и управление данными. Поскольку система документооборота хранит документы или их образы необходима специальная среда их хранения. Для этого может использоваться файловая система или это может быть специализированная система построения архива документов. База данных должна содержать информацию о правах доступа к документам, блокировках и пр. В этом случае возможно присутствие систем оптимизации стоимости хранения документов и системы поддержки полнотекстового индексирования.

Клиентские приложения, соответственно, должны включать такие дополнительные функции, как доступ к документам в архиве, поддержка блокировки и изменения атрибутов документов, а также возможность полнотекстового поиска.

Для ввода документов в систему может использоваться система распознавания текстов и печатных форм.

В случае наличия в системе средств маршрутизации база данных хранит дополнительную информацию о маршрутах движения документов, текущем состоянии маршрутов и пр. Модуль маршрутизации осуществляет непосредственную доставку документов на рабочие места пользователей и внесение информации об изменении статуса документов в базу данных. Клиентское рабочее место системы маршрутизации может непосредственно не взаимодействовать с базой данных и архивом документов, а получать доступ к документам посредством среды маршрутизации, в качестве которой может использоваться электронная почта.

Планируется внедрить проект в течение двух последующих лет 2012 г. И 2013 года.

Представим график затрат на проект за 2 года (рис. 3.5):

Рис. 3.5. График затрат на реализацию проекта на 2 года, руб.

Из графика затрат видно, что основная часть затрат придется на 2012 год, а в 2013 году остаточная стоимость проекта.

Далее представим график трудозатрат на внедрение проекта автоматизации электронного документооборота (рис.3.6) на 2 года.

Рис. 3.6. График трудозатрат на внедрение проекта на 2 года, часы

Из графика трудозатрат видно, что необходимо 2 раза в месяц по 8 часов трудозатрат в течении полугода. Тем самым в сумме получается на внедрение проекта необходимо 96 часов.

Подробная экономическая целесообразность проекта представлена в п.3.3. настоящего дипломного проекта.

Автоматизация делопроизводства ООО «ПАВАДАС» преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

осуществление контроля за исполнением поручений;

поиск документов.

Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:

создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

повышение оперативности и качества работы документами;

упорядочение документооборота.

В области организации доступа к информации:

обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

обеспечение оперативного поиска документов.

Очевидно, что полнофункциональная система, такая как АЛТИУС- Управление строительством умеет не только организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делает многое другое.

Эффект от внедрения системы АЛТИУС - Управление строительством:

повышение исполнительской дисциплины, прозрачности и управляемости работы компании;

экономия времени на всех этапах деятельности персонала за счет использования безбумажной технологии работы с документами;

обеспечение быстрого поиска информации с возможностью оперативного доступа к информационной базе;

вовлечение всех сотрудников в единую информационную среду предприятия;

повышение общего уровня корпоративной культуры предприятия.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

.3 Экономическая оценка целесообразности разработанного проекта

Представление об экономическом эффекте от внедрения в ООО «ПАВАДАС» системы электронного документооборота «Алтиус-Управление строительством» можно получить на некоторых расчетах, которые основаны на методике зарубежной компании «Вест Концепт».

В соответствии с этой методикой для того, чтобы представить возможный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, необходимо воспользоваться следующими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии.

В качестве отправных цифр, которые могут быть использованы при расчете соответствующих возвратов, можно воспользоваться данными Siemens Business Services (были опубликованы в журнале iBusiness, N4, 2010):

сотрудник ООО «ПАВАДАС» выполняет в день 10 операций по поиску различных документов;

Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты;

В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;

В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно;

Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу;

годовая зарплата 120 тыс.руб в год (10 тыс.руб. в месяц);

Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%;

Расчет экономии после внедрения СЭД:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х 240 т.р.

Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается 20 тыс. руб экономии в год в расчете на одного сотрудника.

Оценка эффективности и возврата инвестиций от внедрения системы документооборота - это, возможно, наиболее сложно формализуемый аспект внедрения системы электронного документооборота. В первую очередь потому, что эта система, с одной стороны, не является осознанной крайней необходимостью (как, например, торговая система для супермаркета или база данных для реестра населения), а с другой, - требует определенных расходов на внедрение и сопровождение.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от СЭД делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает СЭД (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Социально-экономический эффект внедрения системы электронного документооборота может выражаться в следующем:

увеличение скорости работы ООО «ПАВАДАС» с документами, в том числе с обращениями граждан, что ликвидирует лишнюю волокиту;

выстроенное межведомственное взаимодействие снижает административные барьеры;

повышение прозрачности и управляемости строительной системы;

повышение качества индивидуального труда работников системы управления, оптимизация управленческих решений путем улучшения информационного обеспечения;

и как следствие всего перечисленного - повышение качества обслуживания клиентов.

Эффект второго типа оценить в общем случае очень сложно. Сложность эта не в том, что его невозможно оценить, а в том, что, на мой взгляд, оценка всегда будет экспертной, а такую оценку можно очень легко поставить под сомнение. Парадокс состоит в том, что в действительности этот эффект существенно превышает непосредственную экономию от внедрения СЭД в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.

Оценка прямого эффекта

Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости. Эти расходы существенно варьируются в зависимости от вида деятельности организации, и расчеты будут носить существенно априорный характер усредненных оценок.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД.

Путем опроса сотрудников ООО «ПАВАДАС» удалось выявить, что на одного сотрудника приходится 25 страниц в день.

Если P - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), а N - количество офисных сотрудников (50человек), то месячные расходы на бумагу составят 21х25х PхN.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов.

Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Давайте исходить из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации всегда найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, следовательно, общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени.

Экономия времени на поиск документа достаточно хорошо измерена адептами внедрения СЭД. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 12%.

Оценим стоимость внедрения.

Стоимость лицензии программного обеспечения в пересчете на рабочее место при данном объеме L= 9430 руб. Стоимость программного обеспечения составит 47 183 руб.

Для внедрения потребуется дооснащение техникой на 20%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно:

=0,2х47 183 руб.х50чел.= 471 830 руб.

У ООО «ПАВАДАС» есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса, порядка пяти человеко-месяцев. Из них примерно два человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала - примерно 12 580 руб. в месяц. Стоимость консультанта равна 157 270 руб. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: около 377 466 руб.

Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить 1 321 131 руб. Стоимость сопровождения составит еще около 503 288 руб. за два года. Получаем 1 824 419 руб расходов за два года.

Теперь оценим прямой экономический эффект от внедрения.

Для определения стоимости тиражирования документов положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,629 руб. Тогда в месяц организация расходует примерно 16 514 руб. на бумагу.

,629х25х21х50=16514 руб.

Наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат, по нашим предположениям, составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 12 582 руб . можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить 50 чел.*12 582 руб. *0,2 = 125 820 руб. в месяц.

При общих расходах на внедрение и эксплуатацию за два года в размере 1 824 419 руб. срок окупаемости СЭД составит менее двух лет.

: 125820 = 14,5 мес. = 1 год и 2.5 месяца.

Это достаточно хороший показатель.

Тем самым, предложение внедрить систему электронного документооборота «Алтиус-Управление строительством» экономически целесообразно.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основании исследования методологической части дипломного проекта, выявлено, что методология управления - это логическая схема управленческой деятельности, предполагающая взаимосвязанное понимание целей, ориентиров, а также средств и способов их достижения. Существуют три научных подхода к управлению: подход как к процессу; системный подход; ситуационный подход.

Так же установлено, что залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Определено, что методология аннотации документообеспечения - это система принципов и способов организации и построения работы с документами. Существуют различные программные продукты, которые осуществляют электронный документооборот на предприятии, а именно: PayDox, 1С-Документооборот 8, ERP- системы, а так же зарубежные в зарубежной практике существует спецификация MoReq, которая имеет универсальный характер и не несет в себе какой-либо национальной специфики. Она определяет не то, как в организации должны выполняться процессы регистрации, согласования и исполнения документов, а то, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.

На основании анализа документооборота в ООО «ПАВАДАС», выявлено, что за состояние делопроизводства в строительной организации отвечает секретариат, в целом документооборот четко поставлен, сотрудники придерживаются графика документооборота, и стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, Но в ведении делопроизводства имеются недостатки, а именно не используется Инструкция по делопроизводству, а также нет автоматизированной системы электронного документооборота, в связи с чем затрачивается 40% времени на поиск необходимых документов.

На основании выявленных проблем документооборота ООО «ПАВАДАС» предложены следующие пути совершенствования документооборота для строительного предприятия:

разработать проект инструкции по делопроизводству;

внедрить системы электронного документооборота специально для строительных организаций.

При общих расходах на внедрение и эксплуатацию системы электронного документооборота (СЭД) «Алтиус-Управление строительством» за два года в размере 1 824 419 руб. срок окупаемости СЭД составит менее двух лет. Это достаточно хороший показатель.

Тем самым, предложение внедрить систему электронного документооборота «Алтиус-Управление строительством» экономически целесообразно.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Принят ГД ФС РФ 25.01.1995г. (ред. от 10.01.2003г.)

. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99. Информационные технологии. Процессы жизненного цикла программных средств.

. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

. ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления. 2004-07-01. М.: Изд-во стандартов, 2004

. ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Система менеджмента качества. Требования: Государственный стандарт Российской Федерации. - М.: Издательство стандартов, 2001.

. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств, Издание официальное - М.: Госстандарт России, 1999.

. ГОСТ Р 50.1.028-2001. Методология функционального моделирования. - М.: Госстандарт России, 2000

. Астапович А. Информационно-документационные процессы в управлении (Аннотированный список нормативных документов)// Служба кадров. 2007. № 6.

. Архипов В.А., Марков И.П., Сокова А.Н. Организационно-распорядительная документация. Вопросы применения. - М., 2003

. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. 2009. № 1.

. Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления - особенности нового этапа // Делопроизводство. 2008. № 4.

. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2008

. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2006.

. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. - М.: Гелиос АРВ, 2007.

. Глинских А. Современные системы электронного документооборота. Компьютер-информ. 2008. №9.

. Горев А., Макашарипов С., Ахаян Р. Эффективная работа с СУБД. - СПб.: Питер, 2007.

. Григорьев Ю.А., Ревунков Г.И. Банки данных: Учеб. для вузов. -М: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2006.

. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство. - Минск, 2007.

. Делопроизводство в Российской Федерации: сб. норматив, док - М.: Гросс-Медиа, 2008.

. Диго С.М. Проектирование и использование баз данных. - М.: Финансы и статистика, 2007.

. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - Новосибирск, 2007.

. Клименко стр. В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга. - М.: Эко-Трендз, 2007.

. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. Майкл Дж. Д. Саттон. - М.: Бизнес-Микро, 2007.

. Крутицкий Б. Организация делопроизводства и управления в офисе.- BHV -Санкт-Петербург, 2007.

. Кузнецов С. Д. SQL: Язык реляционных баз данных. - М.: Майор, 2007.

. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006.

. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2008. № 4.

. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. - М.: Омега-Л, 2005.

. Нормы времени на работы по ДОУ управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. - М.: Минтруд России, 2007

. Обзор систем электронного документооборота // Статья электронного журнала «Директор ИС», № 02, 2009.

. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК011-93 (ОКУД).

. Овчинников В.Г. Методология проектирования автоматизированных информационных систем: основы системного подхода. - М.: Спутник+, 2007. - 284 с.

. Орлов С.А. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник для вузов. 3-е издание. - СПб.: Питер, 2007.

. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. // Журнал «Документооборот и Делопроизводство» № 5, 2008.

. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнов. - М.: Финансы и статистика, 2007.

. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнов. - М.: Финансы и статистика, 2006.

. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. - М.: МЦФЭР, 2007.

. Смирнова Г.Н. Учебное пособие по курсу «Электронные системы управления документооборотом». - М.: МЭСИ, 2007.

. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИДАНА, 2008.

. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. - 4-е изд., доп. и перераб. - СПб.: КОРОНА принт, 2007.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Рис. А.1. Организационная структура ООО «ПАВАДАС»

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Прайл-лист на строительно-монтажные работы ООО «ПАВАДАС» по видам работ

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Схема документооборота ООО «ПАВАДАС»

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

1. Общие положения

.1. Настоящая Инструкция устанавливает в ООО «ПАВАДАС» единую систему подготовки и качественного оформления документов, рациональную организацию их учета, поиска, контроля исполнения и хранения.

.2. Выполнение требований настоящей инструкции обязательно для всех сотрудников ООО «ПАВАДАС»

.3. Обеспечение сотрудников ООО «ПАВАДАС» техническим оборудованием и средствами осуществляет отдел информационных технологий; необходимыми бланками, штампами и канцелярскими принадлежностями - офис-менеджер.

. Правила подготовки и оформления документов

.1. Документы оформляются в соответствии с ГСДОУ и образцами документов ООО «ПАВАДАС».

.2. Бланки документов. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь строго определенный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются двух форматов: А4 (210х297 мм), А5 (148х210мм). В делопроизводстве Компании устанавливаются следующие виды бланков: бланк для письма, бланк для письма Управления развития бизнеса, общий бланк для всех других видов документов (приказов, распоряжений, служебных записок и т.д.).Исходящая корреспонденция за пределы организации оформляется на простых бланках с центрованным расположением реквизитов за подписью Генерального директора и его заместителей. Переписка между подразделениями организации ведется на бланках с центрованным расположением за подписью начальника подразделения.

.2. Документы ООО «ПАВАДАС» приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их Генеральным директором.

.3. Подготовка и оформление приказов (по основной деятельности) и распоряжений:

Приказ - правовой акт, издаваемый Генеральным директором ООО «ПАВАДАС» или, в его отсутствие, - заместителем. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед предприятием. Посредством приказа Генеральный директор ставит основные задачи перед сотрудниками, указывает пути решения наиболее важных вопросов.

Распоряжения являются документами, касающимися конкретного разового случая, и издаются для решения главным образом оперативных вопросов. Подписывать распоряжения имеют право как Генеральный директор, так и директора.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протоколы бывают трех видов: В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование Компании, название вида документа (протокол), дату, индекс, грифы утверждения, заголовок, текст, подписи председателя и секретаря. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: указывается фамилия и инициалы председательствующего лица (слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициала) секретаря, присутствующих сотрудников организации в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных (если таковые есть). Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем ?", например:

. Об итогах работы организации за первое полугодие 2010 г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Письмо - одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями, предприятиями. Текст письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос и состоять из двух логически связанных частей. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случаях их взаимосвязанности. В первой части письма указывают мотивы, факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения, заключения и т.д. Составитель письма кроме текста должен сформулировать заголовок письма (отвечающий на вопрос “О чем?”), дату и регистрационный номер документа, ссылку на регистрационный номер и дату документа (заполняется для ответных писем и полностью переписывается из бланка инициативного документа на который дается ответ), место составления, адресат (указывается наименование организации в именительном падеже, наименование структурного подразделения (в именительном падеже), должность получателя (в дательном падеже), фамилию и инициалы (в дательном падеже), почтовый адрес (указывается только для разовых, не постоянных корреспондентов), отметку о наличии приложений (при наличии таковых), подпись, отметку об исполнителе.

.4. Приказы и распоряжения печатаются на общих бланках ООО «ПАВАДАС». Тексты состоят из двух частей: вводной и распорядительной. Во вводной части излагаются основания для издания документа. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания, поручения или мероприятия с указанием исполнителей и сроков исполнения. Распорядительная часть начинается словами "ПРИКАЗЫВАЮ" (в приказе) и "ОБЯЗЫВАЮ" (в распоряжении).

.5. Первые экземпляры приказов и распоряжений формируются в соответствующие дела и доводятся до ознакомления (под роспись) с лицами, перечисленными в приказе на листе ознакомления.

. Требования к реквизитам документов

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия - автора документа, название вида документа (не указывается на письмах), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении в дело.

.1. Наименование организации - Общество с ограниченной ответственностью «ПАВАДАС». Сокращенное название - ООО «ПАВАДАС»

.2. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) - о совершенствовании структуры управления; карточка (чего?) - учета движения основных средств. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5.

.3. Дата документа. Датой документа является дата подписания; для документа, принимаемого коллективным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающий документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.99. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно- цифровой способ оформления дат: 30 марта 1999 года.

.4. Индекс документа. Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который исходя из задач поиска, дополняется индексами структурных подразделений при регистрации исходящих и входящих документов. Например: 21/55, где 21 - индекс технического отдела, 55 - порядковый номер документа. Индексы структурным подразделениям на входящую и исходящую корреспонденцию устанавливает начальник Общего отдела.

.5. Текст документа. Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. В документах, оформленных на двух и более листах, второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Номера листов (страниц) должны проставляться посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов и знаков препинания. Расстояние от номера листа до обреза листа не должно превышать 15 мм. Документы временного срока хранения (до 10 лет) допускается печатать на двух сторонах листа. Текст документа может делиться на нумеруемые части (разделы, подразделы, пункты, подпункты). Нумерация этих частей производится арабскими цифрами. Таблицы в текстах документов должны иметь номер и заголовок, либо в последнем абзаце перед таблицей должна быть ссылка на эту таблицу. Большие по объему таблицы оформляются в виде приложений к документу.

.6. Согласование документа. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в Компании, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа. Замечания или дополнения излагаются на отдельном листе. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование организации и должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Главный инженер ООО «ПАВАДАС»

_______________И.О.Фамилия

«____»_______200 г.

.7. Подпись документа. Документы, направляемые в вышестоящие органы, сторонним организациям, подписываются Генеральным директором и главными специалистами. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо в соответствии с компетенцией, установленной функциональными обязанностями или иным правовым актом. Две и более подписей ставится в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и документы, исходящие от нескольких организаций). Подписи двух должностных лиц проставляются на документах коллегиальных органов. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного или аналитического характера могут подписываться исполнителем в пределах его полномочий.

В состав реквизита "Подпись" входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ составлен на простом листе бумаги и сокращенное - на документах, составленных на фирменных бланках);

личная подпись и ее расшифровка (без скобок, инициалы ставятся перед фамилией и пробел между ними не делается).

Пример: Генеральный директор _________________ И.О.Ф.

При подписании документов, согласованных комиссией, указываются не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Пример:

Председатель комиссии А.Г.Мянник

Члены комиссии Е.К.Шафигин

Н.В.Павлушин

Протоколы совещаний коллегиальных организаций подписывают председатель и секретарь. Акты комиссии подписывают все члены комиссии. В том случае, когда документы подписывают несколько должностных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей разделяются между собой 2-3 межстрочными интервалами. Если документ подписывают несколько лиц равных должностей, то их подписи располагаются на одном уровне.

.8. Отметка о поступлении документа проставляется резиновым штемпелем и оформляется рукописным способом справа на нижнем поле первого листа документа. В отметке о поступлении указывается дата, индекс и сокращенное наименование комбината и структурного подразделения.

.9. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело додана включать слова: "В дело", индекс дела, в котором будет храниться документ, краткие сведения об исполнении документа, должность-исполнителя, его подпись и дату.

Пример:

В дело № 18. Дан ответ 25.02.10 № 2I/I40.

Нач. ФЭО (личная подпись) А.В.Долгов

.10. Утверждение документа.

Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания. Документ,подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента утверждения. Утверждается, как правило, следующие виды документов: - положения о предприятиях, структурных подразделениях, соответствующих органах и комиссиях;

устав предприятия;

отчеты и балансы;

текущие и перспективные планы;

структура и штатные расписания;

акты о приеме в эксплуатацию законченных строительством и

реконструкцией зданий и сооружений;

акты расследований аварий;

акты о приеме и передаче дел.

Утверждение документов производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа, если введение документа требует дополнительных действий и указаний. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, элементами грифа утверждения являются:

слово УТВЕРЖДАЮ;

должность лица, утвердившего документ;

личная подпись и ее расшифровка (указание ФИО);

дата утверждения.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

________И.О.Ф.

«___»__________2010г.

При утверждении документа приказом или другими распорядительными документами гриф утверждения оформляется по следующей форме: слово УТВЕРЖДЕНО, наименование документа, организации в творительном падеже, дата и индекс документа. Пример:

УТВЕРЖДЕНО

приказом генерального директора

№__от_________

В грифе утверждения слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными

(заглавными) буквами без кавычек и двоеточия.

.11. Адресование документа.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

Документы могут адресоваться конкретному должностному или частному лицу. В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адресат, который включает почтовый индекс, город, область, улицу, номер дома.

Пример:

Редакция журнала "Новый Мир"

, Москва, Малый Путниковский пер., 1/2

Если документ адресуется руководителю организации, учреждения, предприятия или его заместителю, то наименование организации может входить в состав наименования должности адресата.

Пример:

Генеральному директору

Учебно-курсового комбината «УККОМ»

Редкозубову А.Ф.

, г. Москва, ул. Карасева , 77а

Если документ адресуется частному лицу (например, ответ на жалобу), то сначала пишется почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы.

Пример:

, г. Тула,

ул. Советская, д.8, кв. 99

Петрову B.C.

Документ не должен содержать более четырех адресов, в противном случае составляется список рассылки, на каждом документе указывается только один адрес. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.

.12. Резолюция. В резолюции делаются указания по исполнению документа. В состав резолюции долины входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координации их работы.

.13. Оформление приложений. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение на __ л. в __ экз. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Пример: Приложение:

. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений, они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например: Приложение 1 к приказу генерального директора 00.00.00. №__

.14. Проставление печати.

Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Печать следует проставлять на поле реквизита "Подпись" таким образом, чтобы она ложилась на часть слов наименования должности лица, подписавшего документ. Печать ставится на документах, где воспроизведение ее оттиска предусматривается нормативным актом (трудовые книжки, титульные листы и т.д.).

.2. Виза согласования обязательно должна включать следующие элементы:

слово СОГЛАСОВАНО;

личная подпись и ее расшифровка;

дата согласования.

. Организация документооборота

.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящих документов

.1.1. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарями Генерального управления. При этом проверяется правильность доставки, наличие приложений, наличие обязательных реквизитов (координаты отправителя, текст, подпись отправителя с расшифровкой - указанием ФИО). Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с пометкой "лично", которая вручается адресату в конверте. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается его секретарю.

.1.2. Регистрация входящих документов осуществляется централизованно секретарями Генерального управления, путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов. Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно секретарем генерального директора.

.1.3. В Журнал регистрации входящей документации заноситься следующая информация: входящий номер/дата, исходящий номер/дата, организация - отправитель, краткое содержание документа, исполнитель, примечания (роспись исполнителя о получении документа и др. информация).

.1.4. На полученных документах в правом нижнем углу лицевой стороны документа проставляется штамп с наименованием ООО «ПАВАДАС», указанием даты поступления документа и его порядкового входящего номера (с начала года).

.1.5. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Пример: "Вх. № 243 + приложение на 2 л.".

.1.6. После регистрации входящие документы передаются адресантам. Если получено письмо-ответ, находится инициативное письмо (ксерокопия) и прикрепляется к нему.

.1.7. Документы, поступившие на имя Генерального директора, передаются секретарем ему на рассмотрение.

.1.8. В ходе рассмотрения документов Генеральный директор проставляет на них резолюцию, содержание которой (исполнитель, поручение, срок исполнения) заносится секретарем в Журнал регистрации входящих документов. Затем документ передается исполнителю под роспись.

.1.9. Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить секретарю ГД информацию об исполнении документа с указанием даты исполнения. В случае составления ответного документа сообщается дата, номер документа и номер дела, в которое он подшит.

.1.10. На первом листе исполненного документа в левом нижнем углу исполнитель делает отметку "В дело" и о том, когда и как решен вопрос, заверяет подписью, ставит дату и подшивает в соответствующее дело.

.1.11. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня после исполнения или отправки ответа.

.1.12. Внутренняя документация (докладные и служебные записки, заявки и т.д.) поступающая на имя генерального директора регистрируется секретарем ГД в Журнале учета внутренней документации. Сотрудникам ООО «ПАВАДАС» следует не допускать переписки по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону.

.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов

.2.1. Исходящие документы готовятся на бланках для писем ООО «ПАВАДАС», служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований. Внутренние документы составляются на общем бланке. Документы, как правило, должны составляться только по одному вопросу, что обеспечивает более оперативное их рассмотрение получателем.

.2.2. Внесение в подлинник документа после его подписания каких-либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

.2.3. При оформлении исходящих писем наименование адресата и почтовый адрес проставляют в правой верхней части документа. Дата документа и исходящий номер - в левой верхней части. После порядкового номера документа следует через дробь проставить код подразделения исполнителя в соответствии со следующей нумерацией:

- Генеральное управление;

- Управление по работе с персоналом;

- бухгалтерия;

- финансовый отдел;

- отдел развития бизнеса;

- отдел заказчика;

- архитектурно-планировочная мастерская;

- отдел информационных технологий;

- юридическая служба;

- производственный участок

При составлении письма-ответа обязательно заполняется реквизит "На № __ от___" с указанием даты и номера инициативного письма (письма-запроса). В левом нижнем углу указываются фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии места на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

.2.3. Для писем, содержащих более 8 строк текста, обязательным реквизитом является заголовок, который начинается с предлога «О» и содержит краткое резюме документа. Например: «О направлении технической документации».

.2.4. Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список на их рассылку и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово "Копия" перед 2,3,4 адресатом не проставляется.

.2.5. После проверки правильности оформления исходящих или внутренних документов, секретарь передает их на подпись Генеральному директору или его заместителям.

.2.6. После подписания в секретариате Генерального управления проставляется исходящий или внутренний номер документа. Если документ подписан генеральным директором, то копия остается в деле секретариата. В случае необходимости исполнитель может подготовить рабочий экземпляр документа для хранения в своем деле.

.2.7. Данные об исходящих или внутренних документах заносятся в Журнал регистрации исходящих документов секретарями Генерального управления. Журнал включает в себя: номер и дата исходящего документа, организация - получатель, краткое содержание документа, ФИО исполнителя, готовившего документ, примечания.

.2.8. Подписанные руководством документы должны отправляться или передаваться в соответствующее структурное подразделение не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания. При отправке документов по факсу, следует на обороте последнего листа указывать фамилию принявшего документ.

.2.9. Копии отправленных документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, на инициативном документе должна быть проставлена отметка об исполнении, содержащая следующее: "В дело №_. Отправлено письмо от ____№_. Подпись исполнителя, дата".

.3. Организация контроля исполнения документов

.3.1. В ООО «ПАВАДАС» устанавливается контроль за исполнением в указанные сроки документов и поручений руководства.

.3.2. Ставить документы на контроль имеет право Генеральный директор ООО «ПАВАДАС».

.3.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов, поступающих на имя Генерального директора возлагается на секретаря Генерального директора.

.3.4. На документы, взятые на контроль, на левом поле у заголовка ставится отметка "Контроль". Вся информация о них заносится в БД (база данных) (журнал контроля) секретарем Генерального директора.

.3.5. Задание снимается с контроля только с указания Генерального директора.

.3.6. В течение установленного срока исполнения, поставленные в резолюции вопросы должны быть полностью решены. Если на документ требуется дать письменный ответ, то документ считается исполненным после отправки ответа по назначению. Направление дополнительных запросов в процессе исполнения документа не дает основания считать вопрос решенным.

.3.7. Исполнитель обязан давать секретарю Генерального директора точные ответы на все вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

.3.8. Сведения об исполнении контрольного задания должны передаваться секретарю Генерального директору не позднее установленной даты исполнения для внесения информации в Журнал контроля и снятия документа с контроля.

.3.9. Если документ не исполнен в срок, то исполнитель обязан до истечения контрольного срока предоставить информацию о причине задержки. Ответственность за неисполнение документа (поручения) несет исполнитель.

.3.10. Об изменении срока исполнения документа, согласованного с Генеральным директором, необходимо сообщить секретарю, который вносит новый срок в Журнал контроля.

.3.11. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки. Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен руководством ООО «ПАВАДАС». При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе. Если в документе или резолюции руководства срок исполнения не указан, документ должен быть исполнен в течение 14 дней. Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства.

.3.12. В тех случаях, когда подготовка документа поручается нескольким исполнителем, виза или замечания соисполнителей даются в течение одного рабочего дня после получения подготовленного проекта документа от основного исполнителя.

.5. Составление номенклатуры дел

.5.1. Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, образующихся в делопроизводстве ООО «ПАВАДАС». Сводная номенклатура дела ООО «ПАВАДАС» должна отражать полный комплекс дел каждого подразделения и быть оформленной согласно общим требованиям «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (п. 9.1.3.).

.5.2. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и другие подобные материалы.

.5.3. Номенклатуры дел подразделений подготавливаются сотрудниками подразделений, хорошо знающими задачи и документацию подразделения, после чего визируются руководителями подразделений, а затем представляются на согласование начальнику Общего отдела для последующего их включения в сводную номенклатуру дел ООО «ПАВАДАС» и утверждения. Утверждает сводную номенклатуру дел Генеральный директор.

.5.4. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок содержит:

наименование вида (видов) документа (распоряжение, протоколы, переписка и т. п.), включенного в дело;

определение участка работы или "опроса деятельности, уточняющие сведения об авторах документа, корреспондентах, подлинности и документов и т. п. Если дело содержит переписку, следует указывать - с кем и по какому вопросу она ведется, вид переписки (исходящая, входящая). При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.

.5.5. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается.

.5.6. Образец номенклатуры дел, представляемой начальнику Общего отдела:

номенклатура дел

(название отдела)

на 200__ год

Начальник отдела Подпись И.О.Фамилия

.5.7. Номенклатура дел подразделений на следующий год представляется не позднее 15 декабря текущего года. Ведение дел вне номенклатуры в подразделениях ООО «ПАВАДАС» не допускается.

.6. Формирование и оформление дел

.6.1. Исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой дел - ООО «ПАВАДАС».

.6.2. В дело, как правило, подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за разные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года. На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

.6.3. В дело подшиваются только исполненные документы с отметкой об исполнении и подписью исполнителя, что свидетельствует о завершении работы над документом.

.6.4. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков и копий не допускается. Расположение документов внутри дел производится в обратном хронологическом порядке (документы, поступившие последними, в деле будут первыми).

.6.5. Приказы по личному составу и кадровые группируются отдельно от приказов по основной деятельности и формируются в службе персонала.

.6.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела.

.6.7. Обложка дела оформляется следующим образом:

название организации - ООО «ПАВАДАС»;

наименование подразделения;

номер дела по номенклатуре, состоящий из индекса отдела и порядкового номера дела;

заголовок дела;

год заведения или квартал года;

том дела;

срок хранения.

.7. Экспертиза ценности документов

.7.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение значения документов в целях отбора их для дальнейшего хранения или на уничтожение.

.7.2. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ООО «ПАВАДАС». В состав ЭК включаются наиболее квалифицированные и опытные работники подразделений, представитель юридической службы ООО «ПАВАДАС». ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии.

.7.3. Если в процессе отбора документов на хранение обнаружится недостача отдельных документов, должны быть приняты меры к их розыску.

.7.4. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив.