Автоматизация учета и продажи строительной компании
ВВЕДЕНИЕ
Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения.
Задачей курсового проекта является автоматизация предметной области, пополнение, редактирование, просмотр и анализ данных предметной области, выбранной для автоматизации.
В качестве системы управления базами данных была выбрана Microsoft Access 2013. Это реляционная СУБД, имеющая широкий спектр функция, таких как связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Основными компонентами, использующимися в курсовой, являются построитель таблиц, построитель экранных форм, построитель SQL запросов и построитель отчетов.
В данной курсовой работе пойдет речь об автоматизации предметной области «Учет и продажа материала строительной компании». Разработанная БД хранит информацию о различных заказах и заказчиках, поставках и поставщиках, а также информацию о товарах.
Курсовой проект содержит две главы: теоретические сведения, разработка базы данных, реализация базы данных, которые отражают основные этапы проектирования курсового проекта.
1. КОНЦЕПТУАЛЬНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ
1.1 Характеристика предметной области
В обязанности строительной компании входят различные функции, от продажи строительных материалов, до предоставления разного рода услуг.
В курсовой работе будет рассмотрена автоматизация процессов купли продажи материалов. Разрабатываемая база данных будет хранить данные о дате покупок, наименовании товара, общей стоимости материалов, сотрудниках, заказчиках, поставщиках и т.д.
Строительная компания представляет собой полноценное и рабочее предприятие, в котором ведётся учёт материала на складе, учет полученной прибыли, и многое другое. БД имеет в наличии множество строительных материалов, поставщиков, покупателей.
В случае заказа того или иного материала, данные о клиенте будут браться из базы данных. То есть для покупки строительных материалов, понадобится заполнить бланк заказов и внести в неё свои данные. После этого по номеру заказа можно будет получить квитанцию на оплату заказанных услуг (в данном случае товара).
Приобретённый материал заноситься в базу данных, также, как и информация о том, какая его цена, дата покупки, общая стоимость доставки, а также информацию о покупателе.
1.2 Выходная информация
Выходная информация представлена выходными отчетами. Отчеты обладают финансовыми данными (цена товара, общая стоимость поставок, суммы заказов).
Отчет «Заказчики» содержит информацию обо всех заказчиках компании. Состоит из: уникального номера заказчика, ФИО заказчика, номера телефона, адреса (таблица 1.1).
Таблица 1.1 - Отчет «Заказчики»
Код заказчикаФИОНомер телефонаАдрес
Отчет «Поставки» содержит информацию о поставках товара за отчетный год. Состоит из информации о поставщике, товаре, количестве, дате, а также предоставляет информацию о расходах по месяцам и за отчетный год (таблица 1.2).
Таблица 1.2 - Отчет «Поставки»
МесяцПоставщикТоварКоличествоДатаПотрачено средств
Отчет «Заказы» предоставляет информацию о заказах сгрупированным по заказчикам и предоставляющий информацию о ФИО заказчика, наименовании товара, его количестве и о дате заказа (таблица 1.3).
Таблица 1.3 - Отчет «Заказы»
ФИО заказчикаТоварКоличествоДата
Квитанция об оплате заказа представляет собой отчет по конкретному номеру заказа (рисунок 1.1).
Рисунок 1.1 - Квитанция об оплате заказа
Отчет «Прибыль компании» представляет собой информацию о прибыли компании за конкретный период, сгрупированную по месяццам и видам товара (таблица 1.4).
Таблица 1.4 - Отчет «Прибыль компании»
ТоварЯнварьФевраль…Декабрь
1.3 Входная информация
Входным оперативно-учетным документом является накладная о заказах. Она предназначена для определения стоимости, адреса доставки и другой информации доставляемого товара. Составляется при каждом новом заказе. Макет заказов представлен на рисунке 1.2.
Рисунок 1.2 - Макет накладной на прием заказа
Также при заказе товара, клиент предоставляет свои данные для заполнения его личной карты клиента. Данная карта является оперативно-учетным документом предназначеным для хранения всей информации о клиентах. Составляется при каждом новом заказчике. Макет карты клиента представлен на рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 - Макет карты клиента
Аналогичные оперативно-учетные документы заполняются при поставке товаров на склад (рисунок 1.4), и также каждый поставщик заводит себе личную карту (рисунок 1.5).
Рисунок 1.4 - Макет накладной на поставку товара
Рисунок 1.5 - Макет карты поставщика
1.4 Выделение информационных объектов
В накладной на поставку и заказ товара присутствует набор изменяемых реквизитов. Изменяемые реквизиты в документе на поставку товара приведены в таблице 1.5.
Таблица 1.5 - «Реквизиты накладной на поставку товара»
Входной документИнформационный объектРеквизитыНакладная на поставку товараРеализация поставкиКод поставки Поставщик Товар Количество Дата поставки
Один поставщик может привезти товар несколько раз, следовательно, нужно ввести новый информационный объект «Поставщики», добавив к нему ключевое поле Код поставщика типа счетчик. У поставщика должен быть обязательно контактный телефон, следовательно, нужно добавить к информационному объекту «Поставщики» реквизит номер телефона, а также название и адрес.
На склад поступают товары согласно определенному перечню, которые повторяются в различных накладных. Следовательно, надо ввести новый информационный объект «Товар», включающий реквизиты Код товара, Название, Описание, Цена одной единицы товара.
За один день может поступить несколько товаров от нескольких поставщиков. Следовательно, надо ввести еще один информационный объект «Поставки», включающий реквизиты Код поставки, Поставщик товара, Код товара, Количество, Стоимость, Дата поставки.
В накладной на заказ товара присутствует набор изменяемых реквизитов. Они образуют информационный объект «Заказ». Изменяемые реквизиты в документе на заказ товара приведены в таблице 1.6.
Таблица 1.6 - «Реквизиты накладной на заказ товара»
Входной документИнформационный объектРеквизитыНакладная на заказ товараРеализация заказаКод заказа Заказчик Сотрудник принявший заказ Товар Количество Дата заказа Адрес доставки
Один заказчик может заказать товар несколько раз, следовательно, нужно ввести новый информационный объект «Заказчики», добавив к нему ключевое поле Код заказчика типа счетчик. У клиента должен быть адрес в пределах города и контактный телефон, следовательно, нужно добавить к информационному объекту «Заказчики» реквизиты адрес и телефон.
Каждый заказ принимается сотрудником, который получает надбавку к зарплате, за определенное количество принятых заказов. Для этих целей был создан информационный объект «Сотрудник», который включает информацию о сотруднике: Код сотрудника, ФИО, Пол, Год рождения, Адрес, Номер телефона. Также был выделен информационный объект «Должности» и «Послужные списки» для связи сотрудника с занимаемой должностью. Были выделены реквизиты: Код должности, наименование, описание, минимальная зарплата, дата принятия на работу, дата увольнения, краткая характеристика.
В ходе проведенного анализа предметной области получили следующие информационные объекты: Информационно-справочный объект «Поставщики». Перечень реквизитов и вид реквизитов приведен в таблице 1.7.
Таблица 1.7 - «Поставщики»
Содержание поляНаименование поляФормат поляВид реквизитаid_supplierКод поставщикаСчетчикКлючевойfull_nameНазвание компанииТекстовыйИнформационныйcityГородТекстовыйИнформационныйaddressАдресТекстовыйИнформационныйphone_numberНомер телефонаТекстовыйИнформационный
Информационно-справочный объект «Поставки». Перечень реквизитов и вид реквизитов приведен в таблице 1.8.
Таблица 1.8 - «Поставки»
Содержание поляНаименование поляФормат поляВид реквизитаid_deliveryКод поставкиСчетчикКлючевойid_supplierКод поставщикаЧисловойПоле-связкаid_productКод товараЧисловойПоле-связкаamountКоличествоЧисловойИнформационныйdateДата поставкиДата и времяИнформационный
Информационно-справочный объект «Товар». Перечень реквизитов и вид реквизитов приведен в таблице 1.9.
Таблица 1.9 - «Товар»
Содержание поляНаименование поляФормат поляВид реквизитаid_productКод продуктаСчетчикКлючевойnameНаименованиеТекстовыйИнформационныйdescriptionОписаниеТекстовыйИнформационныйpriceЦенаДенежныйИнформационный
Информационно-справочный объект «Заказчики». Перечень реквизитов и вид реквизитов приведен в таблице 1.10.
Таблица 1.10 - «Заказчики»
Содержание поляНаименование поляФормат поляВид реквизитаid_customerКод клиентаСчетчикКлючевойfull_nameФИО заказчикТекстовыйИнформационныйaddressАдресТекстовыйИнформационныйphone_numberТелефонТекстовыйИнформационный
Информационно-справочный объект «Поставки». Перечень реквизитов и вид реквизитов приведен в таблице 1.11.
Таблица 1.11 - «Заказы»
Содержание поляНаименование поляФормат поляВид реквизитаid_orderКод заказаСчетчикКлючевойid_customerКод заказчикаЧисловойПоле-связкаid_employeeКод сотрудникаЧисловойПоле-связкаid_productКод продуктаЧисловойПоле-связкаamountКоличествоЧисловойИнформационныйdateДатаДата и времяИнформационныйdelivery_addressАдрес доставкиТекстовыйИнформационный
Оперативно-учетный документ «Сотрудники». Перечень реквизитов и вид реквизитов приведен в таблице 1.12.
Таблица 1.12 - «Сотрудники»
Содержание поляНаименование поляФормат поляВид реквизитаid_employeeКод сотрудникаСчетчикКлючевойfull_nameФИОТекстовыйИнформационныйsexПолТекстовыйИнформационныйbirthГод рожденияЧисловойИнформационныйaddressАдресТекстовыйИнформационныйphone_numberНомер телефонаТекстовыйИнформационный
Оперативно-учетный документ «Должности». Перечень реквизитов и вид реквизитов приведен в таблице 1.13.
Таблица 1.13 - «Должности»
Содержание поляНаименование поляФормат поляВид реквизитаid_postКод должностиСчетчикКлючевойnameНаименованиеТекстовыйИнформационныйdescriptionОписаниеТекстовыйИнформационныйsalaryМинимальная зарплатаДенежныйИнформационный
Таблица 1.14 - «Послужные списки»
Содержание поляНаименование поляФормат поляВид реквизитаid_track_recordКод спискаСчетчикКлючевойid_postКод должностиЧисловойПоле-связкаid_employeeКод сотрудникаЧисловойПоле-связкаentry_dateДата приема на работуДата и времяИнформационныйtermination_dateДата увольненияДата и времяИнформационныйcharacteristicХарактеристикаТекстовыйИнформационный
1.5 Алгоритмы реализации отчетов и сервисных проедур
Для реализации отчета «Поставки товара за отчетный период» необходимо задействовать реквизиты «Код поставщика» информационного объекта «Поставщики», «Код поставки» информационного объекта «Поставки», «Дата» информационного объекта «Поставки», «Наименование» и «Стоимость» информационного объекта «Товар». Так же необходимо создать запрос, в котором задействованы все реквизиты информационного объекта «Поставки» и вычисляемое поле «Потраченные средства». Для вычисления реквизита «Потраченные средства» необходимо умножить реквизит «Количество» информационного объекта «Поставки» на реквизит «Цена» информационного объекта «Товар». В реквизите «Дата» информационного объекта «Поставки» необходимо создать условия отбора для выбора отчетного периода.
Для реализации отчета «Прибыль компании» необходимо задействовать два запроса. В первом запросе необходимо выбрать необходимую информацию из объектов «Товар» и «Заказы», и вычислить общую стоймость заказа. Для вычисления данного реквизита необходимо умножить реквизит «Стоимость» информационного объекта «Товар» на реквизит «Количество» информационного объекта «Заказы». Второй запрос строится на основе первого и является перекрестным. В качестве заголовка столбцов необходимо выбрать реквизит «Дата» информационного объекта «Заказы» и сгруппировать по месяцам. В качестве заголовка строк необходимо сделать реквизит «Название», вычисляемый реквизит «Прибыль компании».
2. РЕАЛИЗАЦИЯ БАЗЫ ДАННЫХ
2.1 Создание структуры таблиц
На основании информации полученной в результате анализа предметной области были созданы таблицы: Deliveries, Suppliers, Products, Customers, Orders, Employees, Posts, Track_records.
Созданная таблица Deliveries в режиме конструктора имеет следующий вид (рисунок 2.1).
Рисунок 2.1 - Таблица Deliveries (Поставки)
Таблица Suppliers в режиме конструктора представлена на рисунке 2.2.
Рисунок 2.2 - Таблица Suppliers (Поставщики)
Таблица Products в режиме конструктора представлена на рисунке 2.3.
Рисунок 2.3 - Таблица Products (Товары)
Таблица Customers в режиме конструктора представлена на рисунке 2.4.
Рисунок 2.4 - Таблица Customers (Заказчики)
Таблица Orders в режиме конструктора представлена на рисунке 2.5.
Рисунок 2.5 - Таблица Orders (Заказы)
Таблица Employees в режиме конструктора представлена на рисунке 2.6.
Рисунок 2.6 - Таблица Employees (Сотрудники)
Таблица Posts в режиме конструктора представлена на рисунке 2.7.
Рисунок 2.7 - Таблица Posts (Должности)
Таблица Track_records в режиме конструктора представлена на рисунке 2.8.
Рисунок 2.8 - Таблица Track_records (Послужные списки)
После создания всех таблиц базы данных, были созданы связи (один ко многим), которые представлены на Схеме данных (рисунок 2.9).
Рисунок 2.9 - Схема данных
2.2 Проектирование форм
Разработка форм была реализована в режиме конструктора. Была разработана главная форма, по средствам которой осуществлялся переход к другим формам. При создании главной формы использовались элементы: Кнопка, Текст, Вкладка, Картинка. На главной форме располагаются три вкладки: Информация, Отчеты, Редактирование и кнопка Выход. При нажатии на кнопку выход программа закроется. В каждой вкладке расположены кнопки-ссылки к остальным элементам базы данных (отчеты, формы, запросы). Главная форма представлена на рисунке 2.10.
Рисунок 2.10 - Главная форма
Остальные формы были созданы с помощью мастера форм. Форма «Заказчики» была создана на основе таблицы Customers и имеют кнопки перехода между записями, а также кнопку удаления записи и кнопку возвращения на главную форму (рисунок 2.11). Все остальные формы имеют аналогичный функционал.
Рисунок 2.11 - Фома «Заказчики»
Форма «Поставки» представлена на рисунке 2.12.
Рисунок 2.12 - Форма «Поставки»
Форма «Сотрудники» представлена на рисунке 2.13.
Рисунок 2.13 - Форма «Сотрудники»
Форма «Заказы» представлена на рисунке 2.14.
Рисунок 2.14 - Форма «Заказы»
Форма «Должности» представлена на рисунке 2.15.
Рисунок 2.15 - Форма «Должности»
Форма «Товары» представлена на рисунке 2.16.
Рисунок 2.16 - Форма «Товары»
Форма «Поставщики» представлена на рисунке 2.17.
Рисунок 2.17 - Форма «Поставщики»
Форма «Послужные списки» представлена на рисунке 2.18.
Рисунок 2.18 - Форма «Послужные списки»
После создания и связи всех форм, была осуществлена привязка главной формы к запуску полученной базы данных (рисунок 2.19).
Рисунок 2.19 - Назначение стартовой формы
2.3 Проектирование отчетов
Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
Что бы создать отчет, нужно на вкладке «Создать» выбрать каким образом будет создаваться отчет, а также выбрать источник.
Отчет «Заказчики» выводит полную информацию о заказчиках строительной компании (рисунок 2.20).
Рисунок 2.20 - Отчет «Заказчики»
Также был реализован сводный отчет о поставках товара за отчетный период (в данном случае год). При просмотре отчета потребуется ввести год, по которому в дальнейшем будет выведена информация о поставках и общей сумме затрат (рисунок 2.21).
Рисунок 2.21 - Отчет «Поставки»
Запрос в режиме конструктора для отчета «Поставки» представлен на рисунке 2.22.
Рисунок 2.22 - Запрос для отчета «Поставки»
Отчет «Заказы» представляет собой аналогичный отчет и представлен на рисунке 2.23.
Рисунок 2.23 - Отчет «Заказы»
Запрос в режиме конструктора для отчета «Заказы» представлен на рисунке 2.24.
Рисунок 2.24 - Запрос для отчет «Заказы»
Также был создан аналитический отчет «Прибыль компании» который отражает информацию о прибыли компании в результате продажи разных видов товара (рисунок 2.25).
Рисунок 2.25 - Отчет «Прибыль компании»
Запрос в режиме конструктора для отчета «Прибыль компании» представлен на рисунке 2.26.
Рисунок 2.26 - Запрос для отчета «Прибыль компании»
Для выдача информации заказчикам компании был создан отчет «Квитанция», который представлен на рисунке 2.27.
Рисунок 2.27 - Отчет «Квитанция»
2.4 Реализация сервисных процедур
С помощью запроса можно сделать выборку данных, хранящихся в таблицах. Наиболее часто используются запросы-выборки, с помощью которых можно просматривать, анализировать и даже изменять данные исходной или сразу нескольких таблиц.
Что бы создать запрос, нужно на вкладке «Создание» нажать кнопку «Конструктор запросов», затем добавить нужные таблицы. Далее создаем нужный запрос.
Запрос «Заказы за текущий месяц» был создан через меню конструктор. В качестве источника были выбраны таблица Заказы. SQL - форма запроса имеет следующий вид:
Запрос «Уволенные сотрудники за текущий год» был создан в конструкоре с использованием таблицы «Послужные списки». SQL - форма запроса имеет следующий вид:Track_records.id_track_record, Track_records.id_post, Track_records.id_employee, Track_records.entry_date, Track_records.termination_date, Track_records.characteristicTrack_records(((Year([termination_date]))=Year(Date())));
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате работы над курсовым проектом были подробно изучены современные технологии баз данных, методы построения приложений баз данных и систем управления базами данных. В результате анализа была спроектирована и разработана система управления базой данных по учету и продаже материалов строительнойкомпании.
С помощью разработанной базы данных имеется возможность ввода данных посредством форм, и вывода данных в виде выходных документов (отчетов). Благодаря имеющимся формам можно достаточно легко работать с базой данных и выполнять различные действия над содержащимися в ней записями.
Созданное приложение для работы с базой данных можно успешно применять для решения различных задач в рассматриваемой предметной области. В последствие разработанная база данных может быть расширена и будет покрывать более мелкие аспекты данной предметной области.
Разработанное приложение для работы с базой данных обладает очень простым интуитивно понятным интерфейсом, работать с ним сможет даже неподготовленный пользователь.
Во время выполнения курсовой работы были получены новые сведения по проектированию и разработке баз данных в СУБД MS Access, а также получены навыки по составлению запросов как в режиме конструктора, так и на языке SQL.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Виллариал Б. Программирование Access 2002 в примерах: Пер. с англ. - М.: «КУДИЦ-ОБРАЗ», 2003. - 496 с.
- Дж. Грофф, П. Вайнберг. SQL. Полное руководство: Пер. с англ. - 2-е изд., перераб. и доп. - К.: Издательская группа BHV, 2001. - 816 с., илл.
- Клайн К. при участии Клайна Д. и Ханта Бр. SQL. Справочник. 2-е издание / Пер. с англ. - М.: КУДИЦ-ОБРАЗ, 2006 - 832 с.
- Освой самостоятельно SQL. 10 минут на урок. 3-е издание/ Пер. с англ. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2005. - 288 с.: илл.
- Microsoft.Access.2002. Шаг за шагом: Практическое пособие / Пер. с англ.- М.: Издательство ЭКОМ, 2002. - 352 с.: илл.
- Гринченко, Н.Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие / Н.Н. Гринченко, Е.В. Гусев, Н.П. Макаров. - Горячая Линия - Телеком, 2004 г. - 240с.
- Дейт, К. Введение в системы баз данных / К. Дейт. - М.: Наука, 1994. - 204с.
ПРИЛОЖЕНИЕ
При запуске приложения БД пользователь будет направлен на главную форму (рисунок А.1).
Рисунок А.1 - Главная форма
На каждой из вкладок расположены кнопки-ссылки на соответствующие им формы, отчеты или запросы. Результаты тестирования запроса «Заказы за текущий месяц представлены на рисунке А.2.
Рисунок А.2 - Результаты тестирования запроса «Заказы за текущий месяц»
На следующей вкладке формируются отчеты. Отчет по заказчикам представлен на рисунке А.3.
Рисунок А.3 - Отчет по заказчикам
Квитанция на оплату заказа выглядит следующим образом (рисунок А.4).
Рисунок А.4 - Квитанция на оплату заказа
Отчет о поставках представлен на рисунке А.5.
Рисунок А.5 - Отчет о поставках
Отчет о заказах выглядит следующим образом (рисунок А.6).
Рисунок А.6 - Отчет о заказах
Формы для просмотра и редактирования информации сделаны в едином стиле, на формах присутствуют элементы управления для переключения между записями (стрелки влево, вправо), кнопка удаления записи и кнопка возврата на главную форму (рисунок А.7).
Рисунок А.7 - Форма «Заказы»
информация алгоритм база данных
Все остальные формы имеют аналогичный интерфейс.