Создание базы данных с использованием программы Microsoft Access

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Информационное обеспечение базы данных»

Тема:

Создание базы данных с использованием программы Microsoft Access

Содержание

Введение

. Теоретически основы баз данных

.1 Модель данных

.2 Модель доступа к данным

.3 Язык запроса SQL

. Назначение и основные возможности Access

.1 Версии Access

.2 Запуск программы

.3 Главное окно MS Access

.4 Окно базы данных

. Создание базы данных в программе Microsoft Access

.1 Создать в БД Access 2007 схему данных, включающую в себя таблицы

.2 Создать форм для ввода и редактирования данных

.3 Создание запросов

.4 Создание отчетов

.5 Создание кнопочной формы

Выводы

Список литературы

Введение

Для облегчения работы с базами данных используются системы управления базами данных (СУБД, англоязычная аббревиатура DBMS - Database Management System) - специальные пакеты программ обеспечивающие ввод, поиск, хранение, пополнение, корректировку данных, формирование отчетов и ответов на запросы пользователей баз данных. СУБД также обеспечивают сохранность и перемещение данных, а также возможность их использования другими программными средствами. В настоящее время большинство экономических и информационно-справочных программных комплексов реализовано на основе применения той или иной СУБД.

Microsoft Access - наиболее популярная на сегодняшний день СУБД для персональных компьютеров. Она представляет собой систему обслуживания реляционных баз данных с графической оболочкой. Данные в таких базах представляются в виде одной или нескольких таблиц, состоящих из однотипных записей. Система обслуживания включает в себя ввод данных в ЭВМ, отбор данных по каким-либо признакам (критериям или параметрам), преобразование структуры данных, вывод данных, являющихся результатом решения задач в табличном или каком-либо ином удобном для пользователя виде.

Цель данной курсовой работы: создание Базы данных, используя программу Microsoft Access.

Задачи курсовой работы:

1.      Создание таблиц базы данных;

2.      Создание форм для ввода и редактирование данных;

.        Создание запросов;

.        Создание отчетов;

.        Создание кнопочной формы

6.     

1.      Теоретически основы баз данных

Система управления базами данных (СУБД) - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания баз данных, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации. Основная особенность СУБД - наличие процедур для ввода и хранения не только данных, но и описаний их структуры.

В широком смысле база данных:

· Это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области.

·        Это массив связанной информации.

В более узком (прикладном) смысле база данных:

· Именованная совокупность взаимосвязанных данных, находящихся под управлением СУБД.

·        Файлы, снабжённые описанием хранимых в них данных и находящиеся под управлением СУБД.

Понятие согласованности данных является ключевым понятием баз данных. Если некая информационная система поддерживает согласованное хранение информации в нескольких файлах, можно говорить о том, что она поддерживает базу данных. Если же при этом допускается модификация данных в этих файлах - то это СУБД. “При рассмотрении приложений, работающих с одной базой данных, предполагается, что они могут работать параллельно и независимо друг от друга, и именно СУБД призвана обеспечить работу множества приложений с единой базой данных таким образом, чтобы каждое из них выполнялось корректно, но учитывало все изменения в базе данных, вносимые другими приложениями”.

Назначение СУБД:

1. должна воспринимать и обрабатывать команды пользователей и приложений на выборку, изменение, добавление или удаление данных из баз данных.

. должна иметь возможность принимать данные в исходной форме из различных по своей природе источников и преобразовывать их в форму, соответствующую собственным объектам. 3. должна иметь функции по обеспечению безопасности, целостности, а в случае повреждения и по восстановлению хранящейся в базе данных информации.

Централизованная БД хранится в памяти одной вычислительной системы. При этом база данных располагается на одном компьютере. Если для этого компьютера установлена поддержка сети, то множество пользователей с клиентских компьютеров могут одновременно обращаться к информации, хранящейся в центральной базе данных. В локальных сетях чаще всего используется именно такой способ обработки данных.

Распределённая БД состоит из нескольких серверов, хранимых в различных ЭВМ, связанных сетями между собой. В таких БД может храниться пересекающаяся или дублирующаяся информация. Для работы с такой базой данных используется система управления распределёнными базами данных (СУРБД).

1.1    Модель данных

Процесс проектирования БД представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели. В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:

. Системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области и связей между ними. Как результат формулируется техническое задание на разработку базы данных.

. Проектирование инфологической модели предметной области в терминах некоторой семантической модели.

. Выбор конкретной СУБД и даталогическое или логическое проектирование БД. Декомпозиция отношений.

. Физическое проектирование БД, то есть выбор эффективного размещения БД на внешних носителях и способа доступа к ней.

Способ описания данных и способ манипулирования данными определяют модель данных, поддерживаемую конкретной СУБД. Модель данных - это некоторая абстракция, которая, будучи приложима к конкретным данным, позволяет пользователям и разработчикам трактовать их уже как информацию, то есть сведения, содержащие не только данные, но и взаимосвязи между ними.

Предметная область - часть реального мира, отражаемая в БД.

Инфологическая (внешняя) модель данных - обобщённое, не привязанное к какой-либо ЭВМ или СУБД описание предметной области. Иногда говорят о нескольких внешних моделях данных, по-разному представляющих одну концептуальную модель. Отражает в удобной для разработчиков форме информационно-логический уровень абстрагирования, связанный с фиксацией и описанием объектов предметной области, их свойств и взаимодействий.

Концептуальная модель данных - способ логического упорядочения данных (модели данных иерархическая, сетевая, реляционная, объектно-ориентированная).

Даталогическая (внутренняя) модель данных - описание данных на языке конкретной СУБД.

Физическая модель данных - описание расположения хранимых данных и методов доступа к ним (логическая структура файлов, работа с аппаратными средствами хранения данных)

1.2    Модель доступа к данным

Помимо разделения баз данных по методам обработки, можно классифицировать их по используемой модели (или структуре) данных. С помощью модели данных можно наглядно представить структуру объектов и установленные между ними связи. Модель данных непосредственно определяет наименование СУБД.

Иерархическая модель. БД состоит из упорядоченного набора древовидных структур данных. Организационные структуры, списки материалов, оглавления в книгах, планы проектов и многие другие совокупности данных могут быть представлены в иерархическом виде. При этом автоматически поддерживается целостность ссылок между предками и потомками. Основное правило: никакой потомок не может существовать без своего родителя, причём потомок имеет единственного родителя.

Недостатком модели является сложность реорганизации данных и невозможность выполнения «горизонтальных» запросов к данным, не связанных с иерархической структурой.

Иерархическая модель появилась первой среди всех даталогических моделей: именно эту модель поддерживала первая из зарегистрированных промышленных СУБД IMS (Information Management System) IBM (1968 год). Каждая физическая база описывается набором операторов, определяющих как её логическую структуру, так и структуру хранения баз данных.

Сетевая модель. Является расширением иерархической модели. Здесь каждый порождённый элемент (потомок) может иметь более одного порождающего элемента (предка). Сетевая БД может представлять непосредственно все виды связей, присущих данным. По этим данным можно перемещаться, исследовать и запрашивать их всевозможными способами. Однако любой запрос к сетевой БД предполагает выработку собственного механизма навигации по этой базе. При этом автоматически целостность данных СУБД не поддерживается.

Базовыми понятиями модели являются:

Элемент данных - минимальная информационная единица, доступная пользователю с использованием СУБД.

Агрегат - поименованный набор данных. Агрегат данных типа «вектор» - линейный набор элементов данных (например, агрегат «Адрес: город, улица, дом, квартира»). Агрегат данных типа «повторяющаяся группа» соответствует совокупности векторов данных. Например, агрегат «Зарплата: месяц, сумма (х 12)».

Записью называется совокупность агрегатов или элементов данных, моделирующая некоторый класс объектов реального мира. Для записи вводятся понятия типа записи и экземпляра записи.

Связь или набор - двухуровневый граф, связывающий отношением «один-ко-многим» два типа записи. Связи именуются. Для любых двух типов записей может быть задано любое количество связей.

1.3    Язык запроса SQL

(Structured Query Language, Структурированный язык запросов) - стандартный язык запросов по работе с реляционными БД. Прототип языка - сначала QBE, затем SEQUEL (Structured English Query Language) - был разработан в начале 70-х годов в IBM Research и реализован в СУБД System R. В дальнейшем этот язык применялся во многих коммерческих СУБД и в силу своего широкого распространения постепенно стал стандартом «де-факто» для языков манипулирования данными в реляционных СУБД. 1989 - первый ANSI / ISO стандарт языка SQL (вторая редакция, первая была в 1987 г.). Подавляющее большинство доступных на рынке СУБД поддерживают этот стандарт полностью. Однако развитие технологий БД и необходимость создания переносимых приложений потребовали его доработки и расширения. 1992 - стандарт SQL 92 или SQL 2. В настоящее время все возможности стандарта ни одна СУБД не поддерживает, обычно предлагая свои собственные расширения языка. 1999 - стандарт SQL 3. Если отличия между предыдущими стандартами во многом были количественными, то в SQL 3 введены новые типы данных, при этом предполагается возможность задания сложных структурированных типов, которые соответствуют объектно-ориентированной идеологии программирования.

Также введены стандарты на события и триггеры, которые ранее не затрагивались в стандартах. Попытка следовать стандарту SQL 3 хорошо прослеживается в последней версии СУБД Oracle.

Стандарт языка баз данных - наиболее эффективный способ переноса как проекта БД, так и действующей СУБД на различные платформы. Как следствие этого - возможность более успешно конкурировать со своим программным продуктом на рынке СУБД.не является традиционным языком программирования: он не содержит операторы, позволяющие осуществлять действия на низком уровне, и ориентирован на работу со множествами. Обычно реализация SQL в какой-либо СУБД является подмножеством собственного языка системы, включающего в себя ещё и средства построчного доступа к таблицам, средства управления ходом выполнения программы и т.п. Например, в случае MS SQL Server языком системы является Transact - SQL, добавляющий к базовому SQL, помимо вышеперечисленного, дополнительные инструкции и ключевые слова почти для каждого оператора SQL.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access - реляционная СУБД <#"871046.files/image001.jpg">

Рис. 1. Таблицы (Клиент, Заказ, Строки заказа, Товары) базы данных

Рис. 2. Схема данных и создание связи между таблицами

2.6    Создание форм для ввода и редактирования данных

Рис. 3. Формы для ввода и редактирования данных

2.7    Создание запросов

Для создания запросов используется режим SQL, в котором прописываются необходимые команды:

a.      Все товары Лампа, стоимостью от 1000

Товары.ID_Товар, Товары.[Наименование товара],

Товары.Изготовитель, Товары.ЦенаТовары(((Товары.[Наименование товара]) Like "*Лампа*") AND

((Товары.Цена)>1000));

b.   Среднюю цену Облицовка радиатора.

SELECT Avg(Товары.Цена) AS [Avg-Цена]

FROM Товары(([Товары].[Наименование товара]) Like "*Облицовка

радиатора*");

c. Минимальную и максимальную цену помп, произведённых в России

SELECT Min(Товары.Цена) AS [Min-Цена]

FROM Товары(((Товары.[Наименование товара]) Like "*Помпа*") And

((Товары.Изготовитель) Like "Россия"));

SELECT Max(Товары.Цена) AS [Max-Цена]

FROM Товары(((Товары.[Наименование товара]) Like "*Помпа*") And

((Товары.Изготовитель) Like "Россия"));

d.      Увеличить цену по всем товарам производства Турции на 13%

Товары.[Наименование товара], Товары.[Цена], [Цена]*1.5 AS

увеличениеТовары(((Товары.[Изготовитель]) Like "*Турция*"));

e. Товары Щётка производства Германии.

Товары.ID_Товар, Товары.[Наименование товара],

Товары.Изготовитель, Товары.ЦенаТовары(((Товары.[Наименование товара]) Like "*Щетка*") And

((Товары.Изготовитель) Like "Германия"));

2.8    Создание отчетов

Рис. 4. Отчёты по товарам каждой фирмы

Рис. 5. Общий отчёт по всем товарам БД (сорт. Наименование)

Для отчета c. и d. использовался режим SQL:

c. Отчёт по товарам производства Бельгии стоимостью от 100 до 200

SELECT Товары.ID_Товар, Товары.[Наименование товара],

Товары.Изготовитель, Товары.Цена

FROM Товары

WHERE (((Товары.Изготовитель) Like "*Бельгия*") And

((Товары.Цена)>100) And ((Товары.Цена)<200));

d. Отчёт по товарам стоимостью до 1000 производства Финляндии.

Товары.ID_Товар, Товары.[Наименование товара],

Товары.Изготовитель, Товары.ЦенаТовары(((Товары.Изготовитель) Like "*Финляндия*") And

((Товары.Цена)<1000));

2.9    Создание кнопочной формы

Рис. 6. Создание кнопочной формы

Выводы

Приложение Microsoft Access исключительно удобно в использовании благодаря готовым шаблонам и эффективным средствам, которые сохраняют свою важность по мере увеличения объема данных.

В курсовой работе была достигнута поставленная цель - создание базы данных с помощью программы Microsoft Access, а так же выполнены поставленные задачи, такие как: создание связи данных, запросов, отчетов, форм, кнопочной формы.

Список литературы

1. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. 2009 г.

. Глушаков С.В., Ломотько Д.В. Базы данных: Учебный курс. 2010 г.

. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. 2009 г.

. Гофман В.Э., Хомоненко А.Д. Работа с базами данных. 2008 г.