Взаимосвязь мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное бюджетное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Омский государственный технический университет»

Кафедра «Государственное, муниципальное управление и таможенное дело»

Расчетно-графическая работа

по дисциплине: Психология управления

Специальность 080115.65 «Таможенное дело»

на тему: Взаимосвязь мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности

Омск 2016

Аннотация

Целью расчетно-графической работы явилось изучение взаимосвязи мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности организации, а также изучение затрат рабочего времени начальника отделения, выявление проблем в организации рабочего времени, и разработка эффективных мероприятий для устранения проблем и повышения производительности труда.

Гипотеза исследования заключается в том, что уровень успешности профессиональной деятельности напрямую зависит от мотивационных характеристик и эффективного использования рабочего времени.

В процессе написания работы выдвинутая гипотеза подтвердилась.

Базой исследования явился Отдел военный комиссариата Омской области по Кировскому административному округу.

В Главе 1 рассмотрены теоретические основы взаимосвязи мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности, влияние индивидуальных и психологических особенностей и фактора времени.

В Главе 2 рассмотрена организационная структура Отдела военного комиссариата по КАО, проведен анализ затрат рабочего времени начальника отделения подготовки и призыва граждан на военную службу с использованием метода фотографии рабочего дня. В ходе работы были рассчитаны коэффициенты использования рабочего дня, и потери рабочего времени. По результатам было выявлено, что начальник отделения неэффективно использует свое рабочее время.

В главе 3 на основании выявленных в ходе исследования проблемах были предложены мероприятия, которые, в конечном счете направлены на оптимизацию затрат рабочего времени.

Предложенные мероприятия позволяют существенно снизить потерю рабочего времени.

Введение

Уровень успешности профессиональной деятельности человека напрямую зависит от понимания его мотивации. Психологический механизм возникновения высокой профессиональной мотивации заключается в переживании вероятности удовлетворения всех основных и прежде всего, социальных потребностей личности. Когда работа становится способом проявления потенциала работника, сферой его самоактуализации и творчества, тогда итогом будет существенный профессиональный рост и высокая самоудовлетворенность.

Роль разных мотивов профессиональной деятельности существенно зависит от имеющихся в данное время общественных отношений, выполняемой деятельности (профессии), направленности личности (интереса к профессии), индивидуальных и психологических особенностей личности.

Отличительной особенностью руководителя в профессиональной деятельности государственного служащего является то что, с одной стороны он должен управлять процессами в той или иной сфере, а с другой стороны оказывать влияние на деятельность своих подчиненных, обеспечивая при этомфункционирование данной сферы.

От организации труда руководителя на государственной службе во многом зависит эффективность функционирование данной сферы. Чем выше эффективность повседневной работы руководителя, тем выше результаты совокупного труда.

Важной составляющей организации труда является рабочее время. Рабочее время - это время, в течение которого работник по условиям трудового договора должен выполнять свои трудовые обязанности.

Актуальность данной темы заключается в том, что от рабочего времени руководителя на государственной службе зависит исполнение государственной службы его подчиненных, их профессионализм и уровень успешности в профессиональной деятельности.

Целью данной расчетно-графической работы является изучение затрат рабочего времени начальника отделения подготовки и призыва граждан на военную службу, являющимся структурным подразделением «Отдела военного комиссариата Омской области по Кировскому округу», выявление проблем в организации рабочего времени, и разработка эффективных мероприятий для устранения проблем и повышения производительности труда.

Для достижения поставленной цели следует решить ряд задач:

-       изучить теоретические основы взаимосвязи мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности;

-       изучить понятие рабочего времени;

-       изучить классификацию методов и способов изучения затрат рабочего времени;

-       рассмотреть организационную структуру Отдела военного комиссариата по Кировскому административному округу;

-       провести анализ затрат рабочего времени начальника отделения подготовки и призыва граждан на военную службу;

-       предложить рекомендации по совершенствованию эффективности использования рабочего времени.

Объект исследования - Отдел военного комиссариата Омской области по Кировскому административному округу.

Предмет исследования - взаимосвязь мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности.

Глава 1. Теоретические основы взаимосвязи мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности

1.1 Понятие и сущность профессиональной деятельности. Взаимосвязь мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности работников государственных служб

Жизнь во всех своих формах и проявлениях связана с движениями, и по мере ее развития двигательная активность живых существ приобретает все более совершенные формы. Даже элементарные, простейшие живые существа гораздо активнее самых сложно организованных неживых объектов или растений. Это относится к разнообразию и скорости совершаемых ими движений, к возможности перемещаться в пространстве в различных направлениях и на различные расстояния.

Активность растений практически ограничена движениями только их отдельных частей относительно друг друга и обменными процессами, происходящими внутри самого растения. Активность животных включает в себя разнообразные перемещения в пространстве в различных средах: в воде, на земле, в воздухе и под землей. Чем выше по уровню своего развития на эволюционной лестнице стоит данное живое существо, тем сложнее и совершеннее его движения. Простейшие живые существа могут жить и передвигаться только в водной среде; земноводные время от времени выходят на сушу; червеобразные живут на земле и под землей; птицы ходят по земле, могут спускаться на воду, нырять и находиться в воздухе. Человек же может обитать в любой среде и достаточно длительное время находится в ней, включая космическое пространство [12, с. 116].

Ни одно другое живое существо не в состоянии сравниться с человеком по сложности, разнообразию и совершенству форм его двигательной активности.

Кроме всех видов активности, характерных для животных, у человека есть особенный вид активности, который называется деятельностью.

Деятельность можно определить как разновидность социально-культурной активности человека, направленной на познание и творческое преобразование окружающего мира, включая самого себя. В деятельности человек создает предметы материальной и духовной культуры, развивает свои способности, строит и совершенствует общество. Деятельность человека имеет созидательный и нередко творческий характер. Человек в своей деятельности больше не потребляет, а создает окружающий мир, не пользуется им, а преобразует его. Творческий характер деятельности человека проявляется в том, что благодаря ей он как бы выходит за пределы собственной природной ограниченности, превосходит свои генотипические и биологические возможности.

Вследствие продуктивного, творческого характера деятельности человек создал мир культуры, в котором он живет, включая знаковые системы и орудия. Пользуясь ими, он накопил огромный массив разнообразных знаний, сформировал свои способности, создал не существующие в природе предметы материального и духовного потребления, тем самым сформировав у себя самого и новые потребности. Колоссальный прогресс человечества, имевший место за последние три сотни лет и превосходящий в тысячи раз достижения человечества за весь предшествующий исторический период, обязан своим происхождением именно деятельности человека и ее непрерывному совершенствованию. Современный человек живет в мире, который почти полностью порожден его собственной деятельностью [12, с. 117].

Деятельность всегда целенаправленна и ориентирована на создание нового, она всегда имеет внутренние, психологические детерминанты. Ею управляет воля и разум человека, его сознание, мотивы и цели.

Деятельности человека, если рассматривать ее структуру, присущи следующие основные характеристики: мотив, цель, предмет, строение и средства. Мотивом деятельности называется то, что ее побуждает, ради чего она осуществляется человеком, т.е. ее конечная цель. В качестве мотива деятельности обычно выступает необходимость удовлетворения с ее помощью какой-либо конкретной потребности человека [12, с. 120].

Современная психология рассматривает деятельность человека как систему, включенную в систему отношений общества. «Вне этих отношений, пишет А. Н. Леонтьев, человеческая деятельность вообще не существует. Как именно она существует, определяется теми формами и средствами материального и духовного общения, которые порождаются развитием производства и которые не могут реализоваться иначе как в деятельности конкретных людей» [3, с. 82-83].

Основным видом деятельности человека является социально обусловленный, осознанный, целенаправленный труд, главные характеристики которого присущи и профессиональной (предметной) деятельности [15, с. 30].

Труд - это целесообразная деятельность человека, рассмотренная под углом зрения обмена человека с природой, когда человек с помощью орудий труда воздействует на природу и использует ее в целях создания предметов, необходимых для удовлетворения своих потребностей.

Все эти элементы труда впервые выявлены К. Марксом, писавшим: 1. Труд есть «вечное естественное условие человеческой жизни» 2. «Труд есть прежде всего процесс, в котором человек своей собственной деятельностью опосредствует, регулирует и контролирует обмен веществ между собой и природой» [5,с. 22]

В структуре трудовой деятельности обычно выделяют два аспекта внешний и внутренний. Основными компонентами труда во внешнем (предметно-действенном) плане являются: сам процесс труда («живой» труд), а также его предмет, средства и результат. А к внутренним (психологическим) компонентам относят: мотивы, цель, программу и информационную основу трудовой деятельности, процессы принятия решения, психомоторные акты и профессионально важные качества (ПВК) субъекта труда, влияющие на эффективность конкретного трудового процесса [5, с. 25].

Одним из видов трудовой деятельности является профессия. Профессия (от лат. professio) - это вид трудовой деятельности человека, владеющего комплексом специальных знаний и навыков, приобретенных в результате специальной подготовки, опыта работы. Обычно профессия является основным источником дохода и определяется характером и содержанием работы или служебных функций, применяемыми орудиями или предметами труда.

Процесс становления в Российской Федерации государственной службы как социально-правового института происходит одновременно с ее осознанием и принятием как особой профессии, носители которой выполняют основную работу в системе государственной службы по обеспечению исполнения законов и иных нормативных правовых актов, организации оказания обществу определенных услуг, регулирования социально-экономических процессов.

В литературе отсутствует однозначное, а, следовательно, общепринятое понятие государственной службы. В специальной литературе государственная служба чаще всего определяется в широком смысле как разновидность труда работников государственных организаций, являющихся государственными служащими [19].

Государственная служба организуется и осуществляется с учетом многообразия и специфики сфер государственной деятельности. К государственной относится также служба в различных специализированных отраслях и сферах - военная служба, служба в органах внутренних дел, таможенных, налоговых органах, налоговой полиции и т.д.

В Федеральном Законе (ФЗ)«Об основах государственной службы Российской Федерации» от 5 июля 1995 г. впервые была заложена специфическая концепция государственной службы. В его трактовке под государственной службой понимается профессиональная деятельность по обеспечению исполнения полномочий государственных органов. Такое законодательное закрепление государственной службы как профессиональной деятельности говорит о том, что она несет в себе все формальные признаки профессии.

В настоящее время данный ФЗ утратил силу с принятием ФЗ от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

В котором государственная гражданская служба Российской Федерации - вид государственной службы, представляющей собой профессиональную служебную деятельность граждан Российской Федерации на должностях государственной гражданской службы Российской Федерации по обеспечению исполнения полномочий федеральных государственных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации, лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и лиц, замещающих государственные должности субъектов Российской Федераци.

Государственная служба как профессиональная служебная деятельность принципиально отличается от других видов профессиональной деятельности, существующих в госбюджетной сфере или в негосударственном секторе. Отличительные признаки государственной службы как профессиональной деятельности следующие.

. Государственная гражданская служба выполняет, прежде всего, управленческую функцию, решает задачи государственного управления, являясь его механизмом. При этом она обеспечивает решение как общегосударственных административно-политических задач, так и частных задач государственного управления. Управленческая функция является основной и в профессиональной деятельности чиновника.

Следовательно, управленческая деятельность гражданских служащих представляет собой совокупность мер, выполняемых органами государственной власти и управления, а также организационных форм и методов работы государственных гражданских служащих.

. Государственный служащий является не просто наемным работником, а лицом, представляющим государство, выступающим от его имени и защищающим его интересы, а через него - общества. Чиновник - это человек не корпоративный, не ведомственный, а государственный, хотя у него могут быть корпоративные, групповые интересы.

. Государственная служба и государственные служащие наделены особым правовым статусом, подлежащим строгому государственно-правовому регулированию.

Законодательство достаточно четко определяет правовые основы государственной службы и правовой статус государственных служащих, их права, обязанности, ограничения в правах, гарантии и т.д. В отличие от других работников государственные служащие подпадают под нормы, прежде всего служебного, а потом уже трудового права. Федеральные законы о государственной службе, служебный контракт и должностной регламент в основном регулируют государственно-служебные отношения на гражданской службе.

. На государственной службе существуют ограничения прав и запреты, ущемляющие в определенной мере права и свободы государственных служащих как граждан. Так, практически отсутствует правовое равенство между представителем нанимателя и государственным служащим (назначение на должность осуществляется как односторонний акт работодателя), существует запрет на публичные высказывания, суждения и оценки в отношении деятельности государственных органов и их руководителей, отсутствует право на забастовку, запрещено заниматься коммерческой деятельностью [1].

В качестве компенсации государственным служащим и членам их семей по закону положены и предоставляются особые основные и дополнительные государственные гарантии - по медицинскому, санаторно-курортному обеспечению, по государственным пенсиям и т.д. Таких гарантий нет у других работников.

. Государственная служба строго субординирована и ранжирована. Вследствие этого чиновники находятся на должностях, ранжированных на группы и категории должностей. Им присваиваются определенные классные чины гражданской службы, воинские и специальные звания, дипломатические ранги. Военная и правоохранительная службы имеют для своих служащих специальные знаки отличия, форму одежды. Подобного, как правило, нет в сфере профессиональной деятельности лиц, находящихся не на государственной службе.

Специфика профессиональной деятельности государственного служащего определяется тем, что деятельность госслужащего является разновидностью управленческой деятельности, т. е. такой, которая направлена, с одной стороны на управление процессами в той или иной сфере, с другой - на руководство людьми, обеспечивающими функционирование данной сферы.

Госслужащий, как управленец, как субъект деятельности не столько отвечает за свою собственную работу, сколько обеспечивает условия для работы других, используя многообразные методы стимулирования их активности для достижения необходимого результата, профессиональной успешности и самореализации личности, что выражается и в удовлетворенности своим трудом.

А. Маслоу описал человека как желающее существо, которое редко достигает состояния полного, завершенного удовлетворения. Полное отсутствие желаний и потребностей недолговечно. Если одна потребность удовлетворена, актуализируется другая и, в свою очередь, контролирует внимание и усилие человека [6, с. 106].

Потребности - субъективные явления, побуждающие к деятельности и представляющие собой отражение нужды организма в чем-либо.

Анализируя путь развития человеческих потребностей, А.Н. Леонтьев пришел к выводу о том, что сначала человек действует для удовлетворения своих витальных потребностей, а затем удовлетворяет свои витальные потребности для того, чтобы действовать. Развитие потребностей связано с развитием их предметного содержания, то есть конкретных мотивов деятельности человека[3, с.87-88].

Мотив (от франц. Motiver - двигать, быть источником движения, управлять или побуждать) - это любой внутренний, психологический или физиологический по своей природе источник поведения, отвечающий за его активность и целенаправленность.

Мотивы поведения могут быть осознаваемыми и неосознаваемыми, реально действующими и мнимыми, побудительными и смыслообразующими. Осознаваемые - это такие мотивы, которые человек на самом деле хорошо понимает (осознает), может их назвать и сказать о них другим людям. Неосознаваемые - это такие мотивы, которые человек в данный момент времени вообще не осознает, но они, тем не менее, реально действуют и оказывают такое же влияние на его поведение, как и осознаваемые мотивы [12, с. 470].

Иногда в психологии мотивации также используют словосочетание «мотивационная сфера человека». Под ней имеют в виду всю совокупность факторов и процессов, управляющих поведением человека, мотивирующих его. Реальное поведение человека в любой ситуации зависит не только от того, что мотивирует его поведение изнутри (от потребностей, мотивов, целей и т.д.), но и от того, что воздействует на поведение извне (со стороны ситуации).

Для того чтобы разделить мотивационные факторы, влияющие на поведение человека изнутри и извне, иногда пользуются такими терминами, как «диспозиционные» и «ситуационные» факторы мотивации.

Под диспозиционными мотивационными факторами понимают такие, которые связаны с психологическими особенностями человека, а под ситуационными - факторы, которые зависят от внешних обстоятельств. Это, например, обстановка, в которой человек в данный момент времени находится, окружающие его люди, предпринимаемые ими действия и т.д.

Одним из наиболее ярких примеров ситуационного фактора в государственной службе является то, что законодательство накладывает определенные ограничения на возможность получения госслужащими иных доходов помимо основного места работы, поэтому денежное содержание является основным средством обеспечения и стимулирования профессиональной служебной деятельности.

В сфере государственной службы к немонетарным методам относятся: профессиональный рост, дополнительные гарантии и компенсации, социальные льготы - становятся самыми существенными мотивирующими факторами.

Само понятие «профессиональная успешность» -неоднозначно. Оно включает, прежде всего, продуктивность, производительность труда. Для оценки успешности имеет значение также качество продукции, безошибочность действий. В некоторых случаях, при невозможности количественной оценки и высоком уровне надежности (безошибочности), показателем успешности может служить уровень сложности решаемой задачи. Наряду с указанными показателями успешности, следует учитывать и нервно-психические затраты, необходимые для достижения результата, а также степень удовлетворенности работника своим трудом».

По уровню профессиональной успешности можно, даже на бытовом уровне, разделить всех работающих на «сильных», «средних» и «слабых».

Специалисты в психологии труда склонны различать несколько градаций профессиональной успешности, например, «номинальный», «потенциальный», «перспективный» и «оптимальный» уровни.

Обозначив уровни успешности, далее необходимо определиться с критериями оценки и вытекающими из нихпоказателями уровня профессионализма. Причем эти показатели должны быть количественно измеримыми (с помощью прямых или косвенных методов).

А.К. Маркова подчеркивает, что профессионализм может быть описан через соотношение мотивационной сферычеловека (профессиональные ценности, цели, самооценка и уровень притязаний, мотивы) и операциональной сферы(профессиональные способности, обучаемость, приемы и технологии как составляющие профессионального мастерства и творчества и т.д.) [18].

Мотивационно-смысловая подструктура обеспечивается наличием смыслообразующих мотивов, которые выступают непосредственной внутренней побудительной силой активности субъекта, функционирующей на основе пристрастного отношения личности к самой деятельности.

Смыслообразующие любую профессиональную деятельность, в том числе и деятельность госслужащего, мотивы могут быть объединены в следующие группы:

-       социальные;

-       материальные;

-       собственно- профессиональные;

-       самосовершенствования, самосозидания;

-       самозащиты, самосохранения.

Группа социальных мотивов основана на осознании себя как члена общества с имманентно присущей обязанностью трудиться на благо общества и предполагающей собственное саморазвитие как гражданина. Оптимальный смыслообразующий эффект деятельности достигается этой группой мотивов при сочетании общественного и личностного смысла труда.

Группа материальных мотивов связана с наличием у человека потребности в материальном благополучии, материальной стабильности. Данная группа имеет в основе витальный характер и неизбежно включается в смыслообразующую деятельность систему мотивов, несмотря на тот или иной уровень осознанности таких мотивов субъектом деятельности. Важным вопросом в связи с этим остается направленность данной группы мотивов применительно к любой профессиональной деятельности, в том числе и деятельности госслужащего.

Группа собственно профессиональных мотивов определяется наличием интереса к содержанию самого труда, его процессу и результату. Смыслообразующая значимость такой группы основана на закономерностях связи интереса к деятельности с развитием профессиональной компетентности, креативности, достижением успеха в реализации поставленных целей.

Группа мотивов самосовершенствования, самосозидания базируется на потребности человека в постоянном личностно-профессиональном росте и связанной с этим осознанием необходимостью соответствовать определенному профессиональному эталону. Для госслужащего, вне сомнения, наличие такой группы мотивов является социально значимым, некомпенсируемым свойством, влияющим на результат профессиональной деятельности.

Группа мотивов самозащиты, самосохранения, как и группа материальных мотивов, имеет выраженную витальную направленность, существующую в тесной связи с социальной обусловленностью. Известно, что именно в процессе труда в деятельности происходит физическое и социальное развитие человека, и таким образом потребность в труде, относящаяся к особому типу предметно-функциональных высших, специально-человеческих потребностей, становится одной из первых жизненно необходимых. Реализация такой потребности обуславливает самозащиту и самосохранение. В то же время, включаясь в процесс профессиональной деятельности, человек ставит себя под защиту законов, обеспечивающих удовлетворение значительного большинства его потребностей, и осознание этого усиливает интерес к деятельности.

Все перечисленные группы смыслообразующих деятельность мотивов присущи любому субъекту профессиональной деятельности. Для деятельности госслужащего принципиальное значение имеет иерархия мотивов, как по группам, так и внутригрупповая. Психологический аспект мотивационно-смысловой субьектно-профессиональной подструктуры может быть раскрыт через характеристику доминирующих мотивов как смыслообразующих профессиональную деятельность в системе госслужбы. Семантическое пространство связанных с этим дефиниций включает профессиональную направленность личности, профессиональное целеполагание, систему интересов, жизненных ориентаций, сдвиг мотива на цель и т.п.

Таким образом, под деятельностью обычно понимают присуще человеку регулируемую сознанием активность, порождаемую потребностями.

Труд является деятельностью включенную в систему общественных отношений и вне их не существующую.Мотивационные характеристики неразрывно связаны с уровнем успешности профессиональной деятельности госслужащих. Это выражается в стремление занимать более высокую должность, соответственно иметь более высокое вознаграждение за труд, иметь больше прав и обязанностей и т.д.

.2 Роль индивидуальных и психологических особенностей в системе взаимосвязи мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности в системе государственных органов

Самая существенная часть психологической науки - психология личности. В психологии различают индивидуально-психологические качества личности и качества общественно-психологические, то есть формирующиеся под влиянием совместной деятельности и общения. Одни и те же закономерности психических процессов и функций присущи каждой личности, но эти закономерности по-разному проявляются у разных людей. Поэтому в психологии менеджмента рассматривается конкретный работающий человек как сознательное, целенаправленное существо с определенными интересами, способностями, темпераментом и характером.

Существенное значение для изучения психики личности имеют индивидуально-психологические качества личности: темперамент, характер, воля, способности, эмоции, чувства, направленность, мышление и память.

Темперамент - это индивидуально-психологическая особенность личности, которая проявляется в степени эмоциональной возбудимости, скорости иэнергии протекания психических процессов, скорости и выразительности движений, мимики и жестов, а также в особенностях смены настроения. [9, с. 10].

Характер (от греч. «черта», «особенность», «чеканка», «отпечаток») - совокупность устойчивых индивидуальных особенностей личности, формирующаяся и проявляющаяся в деятельности и общении, обусловливающая типичные для нее способы поведения. Характер не наследуется и не является врожденным, а также постоянным и неизменным свойством личности.

Характер формируется и развивается под влиянием окружающей среды, жизненного опыта человека, его воспитания. Влияния эти являются, во-первых, общественно-историческими и, во-вторых, индивидуально-своеобразными. Поэтому характер каждого человека определяется как его общественным положением, так и его индивидуальной жизнью. Характер связан с другими сторонами личности, в частности с темпераментом и способностями. Черты характера необходимо рассматривать и оценивать во взаимосвязи друг с другом.

Из всего многообразия черт характера выделяются основные виды:

-       моральные черты: чуткость, деликатность, внимательность;

-       волевые черты: решительность, настойчивость, твердость, целеустремленность, упорство, смелость, самостоятельность, выдержка, дисциплинированность;

-       эмоциональные черты: вспыльчивость, нежность, страстность.

Очень важны в бизнесе волевые черты характера, выражающие сознательное регулирование человеком своего поведения и деятельности.

Воля - это способность управлять своими действиями в соответствии с целями и мотивами деятельности, умение преодолевать внутренние и внешние трудности при совершении целенаправленных действий и поступков. Проявление волевых черт характера неравнозначно для людей разных профессий. Общие черты характера проявляются в отношениях личности к труду, людям и к самой себе.

Адекватная самооценка является одним из условий совершенствования личности. Нежелательна завышенная самооценка, а также другая крайность - недооценка своих достоинств.

Следует помнить, что люди с положительной самооценкой работают эффективнее, успешнее разрешают возникающие в профессиональной деятельности сложные задачи. Поэтому руководству следует отмечать успехи своих подчиненных, причем публично и своевременно. Отрицательные эмоции в большинстве случаев ведут к низкому уровню мотивации.

Способности - это индивидуально-психологические особенности это индивидуально-психологические особенности, которые являются субъективными условиями для успешной деятельности. Способности формируются в процессе взаимодействия человека с обществом, другими людьми, они не сводятся к знаниям и умениям, которыми обладает человек.

Различают общие способности, которые проявляются в большинстве основных видов деятельности (качества ума, особенности памяти, способность к труду, речевые способности и др.), и специальные, которые необходимы в каком-то отдельном виде профессиональной деятельности. Способности не даются человеку от природы в готовом виде, они формируются прижизненно, а следовательно, и обнаруживаются в процессе соответствующей деятельности.

Врожденными являются не способности, а задатки - анатомо-физиологическая предрасположенность к развитию способностей. Способности формируются, складываются, развиваются на основе врожденных задатков под влиянием условий жизни, обучения и воспитания.

Для того чтобы деятельность положительно влияла на развитие способностей, она должна удовлетворять некоторым условиям:

. Деятельность должна вызывать у работника положительные эмоции, удовольствие.

. Деятельность должна быть по возможности творческой или самостоятельной.

. Важно организовать деятельность работника так, чтобы он преследовал цели, всегда намного превосходящие его возможности на данный момент.

Высокий уровень развития способностей называют талантом. Талант - это наиболее благоприятное сочетание способностей, дающих возможность особенно успешно, творчески выполнять определенную деятельность. Особое место среди индивидуально-психологических качеств личности занимают эмоции, поскольку любая профессиональная деятельность человека имеет определенную эмоциональную окраску.

Работая, человек выражает свое отношение к работе и ее условиям в форме чувств или эмоций. Нередко эти слова употребляются как синонимы. На самом деле эти два понятия отличаются друг от друга.

Чувство - это сложное, постоянное, устоявшееся отношение человека, черта личности.

Эмоции - простое, непосредственное переживание в данный момент. Чувства выражаются в эмоциях, но не беспрерывно, и в данный момент могут не выражаться в каком-либо конкретном переживании.

Чувства, в отличие от эмоций, свойственны только человеку, тогда как примитивные формы эмоций могут переживать и высшие животные. Эмоции могут выражать оценку отдельных условий, которые способствуют или препятствуют осуществлению деятельности, к конкретным достижениям в труде, к сложившимся или возможным ситуациям. В соответствии с этим различают положительные и отрицательные эмоции.

Положительные эмоции, вызываемые полезными воздействиями на психическое состояние человека, побуждают его к их достижению и сохранению. Положительное эмоциональное состояние повышает работоспособность, снижает утомляемость человека. К положительным эмоциям можно отнести чувство удовлетворения и радости от труда, чувство подъема, уверенность, чувство юмора.

Отрицательные эмоции стимулируют активность, направленную на избегание вредных воздействий. К отрицательным эмоциям, которые могут переживаться во время работы, относятся чувства растерянности и неуверенности, чувство напряженности, вызываемое встречающимися трудностями, препятствиями на пути к решению задачи.

К индивидуально-психологическим качествам также относятся направленность и мировоззрение. Направленность - система побуждений, определяющая избирательное отношение личности к окружающему.

Выражается в том, какие цели человек ставит перед собой в жизни, как он относится к целям, к самой жизни, к обществу. Высшей формой направленности является мировоззрение - система взглядов на мир и место в нем человека, на отношение человека к окружающей его действительности и самому себе, а также обусловленные этими взглядами основные жизненные позиции людей, их убеждения, идеалы, принципы, ценностные ориентации. Как было сказано выше, формирование внутренних качеств личности во многом зависит от среды, окружающей ее.

Поэтому кроме индивидуальных качеств каждая личность характеризуется и общественно-психологическими свойствами, среди которых можно выделить следующие:

− социализация личности;

− социальные чувства;

− ценностные ориентации;

− социальные ожидания;

− убежденность.

Социализация личности - процесс становления личности, обучения и усвоения человеком ценностей, норм, установок, образцов поведения, присущих данному обществу, социальной общности, группе; формирование на основе усвоения социального опыта жизненной позиции личности, приобретение необходимых для жизни среди людей знаний, умений, навыков.

Социальные чувства - явления и условия общественной жизни, от которых зависит развитие событий, значимых для личности и поэтому воспринимаемых эмоционально. Ценностные ориентации - разделяемые личностью социальные ценности, выступающие в качестве целей жизни и основных средств достижения этих целей и в силу этого приобретающие функцию важнейших регуляторов социального поведения человека.

Социальные ожидания - система неформализованных требований относительно норм социального поведения, взаимодействия в группах, обществе; приобретают форму определенного поведения.

Убежденность - особое качество личности, определяющее общую направленность всей ее деятельности и ценностных ориентаций и выступающее регулятором ее сознания и поведения. Изучение индивидуально-психологических качеств личности невозможно без учета социальной среды и общественных отношений, в обстановке которых живет и трудится человек.

Одной из центральных проблем повышения эффективности государственной службы является выявление условий и факторов, обусловливающих высокую продуктивность деятельности кадров государственной службы (госслужащих). Как показывают научные исследования и анализ практической деятельности госслужащих, таких факторов немало и это позволяет с известным оптимизмом смотреть на возможность решения данной проблемы.

Опыт прикладных исследований, проводимых на кафедре психологии профессиональной деятельности кадров госслужбы Российской академии государственной службы при Президенте РФ, экспертные оценки специалистов и практиков свидетельствуют, что среди этого множества факторов видное место принадлежит психолого-акмеологическим, так как к ним относятся характеристики опыта госслужащих, личностно-деловые качества, их потенциал, мотивы и индивидуальный стиль деятельности и многое другое, что определяет продуктивность деятельности [19].

Психолого-акмеологические факторы различны, хотя тесно взаимосвязаны между собой и имеют как бы одну психологическую основу. Психологические факторы нацелены на достижение общественно приемлемого уровня эффективности деятельности госслужащих.

Акмеологические - на развитие личности госслужащего в профессиональной деятельности, движение к вершинам профессионализма. Это полностью согласуется с современными представлениями о сущности акмеологических факторов, согласно которым они являются главными причинами, имеющими характер движущих сил, формирующими профессионализм деятельности (А.А.Бодалев, А.А.Деркач, В.Г.Зазыкин, Н.В.Кузьмина и др.) [19].

Среди значимых психолого-акмеологических факторов можно выделить те, которые реально влияют на продуктивность деятельности госслужащих:

-       профессиональная компетентность;

-       опыт и профессиональные умения;

-       личностно-деловые профессионально важные качества;

-       потенциал личности;

-       особенности мотивации деятельности.

Профессиональная компетентность (от лат.принадлежность по праву) представляет собой совокупность знаний, позволяющих квалифицированно судить о вопросах сферы профессиональной деятельности. Иными словами компетентность в первую очередь связана с имеющимися профессиональными знаниями, с профессиональной эрудицией.

Применительно к кадрам госслужбы профессиональная компетентность определяется уровнем специального образования (в том числе системы повышения квалификации, переподготовки и самообучения). Не останавливаясь на содержательной стороне обучения и самообучения, отметим, что этот процесс во многом зависит от способностей личности, а для госслужащих, деятельность которых непосредственно связана с принятием ответственных решений в специальном виде сложных частных способностей - общих способностях к управленческой деятельности (ОСУД).

В психологическом понимании опыт - это качество личности, сформированное путем обучения и практической деятельности. Однако в данном случае категория "качество личности" рассматривается более широко: в ее содержание входят имеющиеся профессиональные знания, умения, навыки, характерный стиль деятельности, которые дают высокий эффект в деятельности, экономят время, снижают психо-энергетические затраты.

Опыт позволяет быстро и безошибочно классифицировать управленческие ситуации, определять причинно-следственные связи, выбирать оптимальные способы решения. Он, как правило, приобретается со временем, но это случается при условии использования специальных знаний и формирования и развития профессиональных умений и навыков, освоения продуктивных алгоритмов решения профессиональных задач.

Управленческие умения - а они и составляют основу важнейших умений госслужащих - многообразны по своему характеру. Вообще говоря, умения - это относительно устойчивые способы выполнения профессиональных задач с высокой эффективностью. Они зависят как от специфики деятельности, так и способностей и знаний субъекта деятельности. По своей сути - это знания, воплощенные в решение конкретных профессиональных задач, а значит, это освоенные модели деятельности, реализуемые на практике.

Опыт госслужащего зависит и от управленческих навыков, то есть умений, доведенных до автоматизма и осуществляемых отчасти на неосознанном уровне. Управленческий навык формируется тогда, когда в практической деятельности госслужащих постоянно встречаются хотя и разнообразные, но достаточно типичные управленческие ситуации. Управленческие навыки являются очень ценными с точки зрения профессионализма деятельности; они позволяют действовать даже в сложных ситуациях с минимумом ошибок и просчетов, экономя время [19].

Развитие управленческих умений, навыков, освоение профессиональных знаний, приобретение опыта способствует формированию профессионального мастерства государственных служащих.

Личностно-деловые качества - это обобщенные наиболее устойчивые характеристики госслужащего, которые оказывают сильное влияние на эффективность профессиональной деятельности. Поэтому их часто называют психологическими профессионально важными. Это весьма сложные в психологическом отношении образования, зависящие от индивидуальных особенностей личности, ее характера, направленности, способностей и многого другого.

Когда речь идет о личностно-деловых качествах госслужащих, то обычно называют организованность, дисциплинированность, инициативность, ответственность, работоспособность (В.И.Лебедев, В.М. Шепель, А.В.Филиппов и др.). Безусловно, это справедливо, но рассмотрение проблемы личностно-деловых качеств госслужащих с акмеологических позиций требует особого выделения таковых из них, которые обусловливают успешное личностно-профессиональное развитие и достижение высоких стандартов профессионализма деятельности [19].

Отмеченные психологические факторы повышения эффективности профессиональной деятельности госслужащих являются не единственными. Существуют и другие весьма значимые. В первую очередь хотелось бы подчеркнуть роль воздействия на мотивационную сферу госслужащих, в частности изменения соотношения мотивов достижений и избежание неудач, изменение ориентации деятельности на общегосударственные интересы.

Немало резервов повышения эффективности деятельности заложено в выборе оптимального пути достижения профессионального успеха, в частности настроенности на самореализацию в профессиональной деятельности. Совершенствование индивидуального стиля руководства на государственной службе также способно повысить эффективность деятельности. Наконец, преодоление психологических затруднений госслужащих.

Таким образом, индивидуально-психологические особенности в большей степени влияют на мотивы, побуждающие к профессиональному росту. Знание мотивов помогает определить правильную мотивацию деятельности госслужащих, что в свою очередь повышает эффективность государственной службы.

индивидуальный психологический профессиональный управление

1.3 Фактор времени. Влияние индивидуальных и психологических особенностей на использование рабочего времени

Время - это специфический и очень важный ресурс. Во-первых, время это ресурс, который нельзя восстановить. Потратив время неэффективно, ошибку исправить очень трудно. Во-вторых, в отличие от других ресурсов, время не может «простаивать».

Неработающие мощности или выжидающие работники - это не так страшно, как потраченное впустую время. Наконец, наличие времени - это обязательное условие для использования других ресурсов. За дело не стоит браться, если нет времени на его выполнение.

Любой ресурс при эффективном его использовании может приносить больше выгоды. Поэтому менеджер обязан очень внимательно подходить к планированию своей деятельности.

Существует ряд «симптомов», которые позволяют определить, допускает ли руководитель ошибки в использовании времени. При наличии этих «симптомов» руководителю следует тщательно обдумать, как необходимо поступить, чтобы исправить существующее положение.

Симптом первый: имеется слишком большое количество работ, которые необходимо выполнить. Кажется, что работать нужно быстрее, однако понятно, что повышать скорость уже невозможно.

Чем больше задач стоит перед руководителем в конкретный момент, тем сложнее их выполнить. Когда имеется множество целей, которые, как кажется, требуют немедленного выполнения, возникает спешка. А спешка всегда плохо сказывается на качестве работы. Ситуация «цейтнота», несомненно, представляет собой очень яркое проявление того, что руководитель не в состоянии выделить наиболее важные задачи и отложить выполнение менее важных задач на более позднее время.

Кроме того, слишком большая загруженность руководителя свидетельствует о том, что он занимается делами, от которых ему следовало бы отказаться. Другими словами, он берет на себя дела, которые можно было бы перепоручить подчиненным.

Основная задача руководителя - обеспечивать максимально эффективное использование ресурсов. Люди объединяются в организации и распределяют между собой обязанности лишь в тех случаях, когда один человек не в состоянии выполнить все работы. Поэтому преимущества руководителя связаны не только с его работоспособностью и умением концентрироваться, но и с умением так организовать работу других людей, чтобы она была эффективной и легко контролируемой.

Конечно, иногда надежней сделать что-то самому, чем поручить работу другому человеку. Но если подобные мысли возникают, руководителю следует задуматься о том, что в его деятельности что-то не так. Если нет уверенности в том, что подчиненные будут качественно выполнять то, что им поручено, это означает что у руководителя не все благополучно, что он просто не в состоянии организовать деятельность других людей так, чтобы они были заинтересованы в хорошей работе. [4, с.137].

Естественно, это не означает, что руководитель должен перекладывать свои обязанности на плечи подчиненных. Просто необходимо четко устанавливать границу между тем, что ты делаешь сам, и тем, что должны делать другие люди.

При выполнении работы постоянно возникают помехи - посторонние дела, на которые приходится отвлекаться. Например, неожиданно приходит посетитель, с которым непременно нужно побеседовать, или возникает проблема, которую необходимо срочно решать, отказываясь от других, более важных дел.

Естественно ценность этого критерия нет абсолютна. Периодически возникают «форс-мажорные» ситуации, в которых приходится бросать все дела и заниматься решением какой-либо проблемы. Поэтому этот критерий действует только в том случае, если такие ситуации возникают очень часто.

Подобное положение также свидетельствует о неумении организовывать собственное время и перепоручать обязанности другим работникам. Лишь некоторые, наиболее важные дела требуют непосредственного участия руководителя. По этой причине необходимо не только давать подчиненным поручения, но и делегировать некоторые права по принятию решений. Однако здесь необходимо быть осторожным. По крайней мере, делегируя собственные полномочия, не забывайте контролировать принимаемые подчиненными решения и совершаемые ими действия.

Симптом второй: постоянно не хватает времени, так что приходиться задерживаться на работе или брать работу на дом.

Может показаться, что работа во внерабочее время свидетельствует об ответственности, то есть является положительным качеством. В целом это действительно так. Однако на самом деле на нее можно посмотреть иначе. Если работник не справляется со своими обязанностями, если ему необходимо дополнительное время, это означает, что он просто не может правильно организовать свою работу. А отсутствие такого умения - это уже недостаток, а не преимущество.

Кроме того, нет ничего плохого в том, что работник использует время, официально отведенное ему на отдых, для отдыха, а не для работы. Нередко люди загружают себя так, что у них совершенно не остается свободного времени, из-за чувства вины, как будто отдых представляет собой непростительную праздность. Это не так. Отдыхая, человек набирается сил для дальнейшей работы; хроническое отсутствие отдыха рано или поздно скажется на ее качестве, поскольку приведет к переутомлению.

Впрочем, иногда действительно необходимо работать в нерабочее время. Однако такие ситуации единичные, встречаются крайне редко.

Третий симптом: выполняется много работы, однако основные проблемы изо дня в день остаются нерешенными.

Это также очень важный симптом, на который следует обратить внимание. Как правило, он свидетельствует о том, что работа запланирована неправильно, и много сил тратится просто впустую. Обычно достаточно более четко расставить приоритеты, чтобы ситуация разрешилась. Однако «разгребать» несделанную работу придется достаточно долго.

Потери рабочего времени обусловлены действием индивидуально-психологических особенностей личности (пол, возраст, уровень образования и квалификации, стаж работы, профессиональная принадлежность, отношение к труду, степень дисциплинированности).

Изучение индивидуально-психологических особенностей работников позволяет конкретизировать работу по укреплению трудовой дисциплины, сокращению заболеваемости, наметить мероприятия, способные наиболее эффективно воздействовать на рабочих и на сокращение потерь их рабочего времени.

Действие возрастного фактора на использование рабочего времени определяется как психофизиологическими особенностями самого организма человека, так и социально-экономическими условиями его жизни. Возраст является одной из основных характеристик рабочего. С переходом из одной возрастной категории в другую происходят качественные изменения в характеристике рабочих: приобретается больше знаний, растет производственный опыт, повышается мастерство и квалификация, меняются взгляды на жизнь, мотивы поведения, реакция на производственные и бытовые условия [8, с.137].

Однако возраст сам по себе не является фактором, причиной тех или иных потерь рабочего времени. Влияние возраста на использование рабочего времени сказывается через отношение рабочего к труду, к производству, через его внутреннюю организованность, сознательность, дисциплину и общее состояние его здоровья.

Постоянное совершенствование, усложнение техники, рост механизации и автоматизации производственных процессов привели к изменениям в характере и содержании труда рабочих, что обусловило не только повышение образовательного уровня, но и повысило требования к профессиональной подготовке рабочих и к квалификации. Об уровне квалификации рабочих можно судить по присвоенному разряду, стажу работы и общеобразовательному уровню. Причем все эти характеристики между собой тесно связаны. Более образованные рабочие быстрее осваивают сложную профессию, повышают квалификацию, сознательнее относятся к своей работе, легче приспосабливаются при перестройках производства, связанных с техническим прогрессом[8, с. 137].

Уровень образования человека позволяет выполнить, работы той или иной сложности. Изменение образования влечет за собой изменения в квалификации, повышение соответствующего разряда. С образованием человека тесно связаны и его индивидуальные особенности, наклонности, склад мышления, все то, что характеризует его как личность и определяет его поведение. Образование рабочих оказывает воздействие и на использование рабочего времени. С ростом образования расширяется кругозор рабочего, растет его сознательность и дисциплина, отношение к труду, понимание цены рабочего времени.

Действие личностных факторов, проявляется в степени дисциплинированности работников, их отношении к труду и друг другу. Степень дисциплинированности работников означает не только четкое выполнение внутреннего распорядка, но и добросовестное, сознательное, подлинно хозяйское отношение к работе: выполнение ее с высоким качеством и в срок, активное участие в коллективной борьбе за выполнение производственных планов.

Наибольшее влияние личностные факторы оказывают на состояние трудовой дисциплины и заболеваемость работников.

Управление рабочим временем немыслимо без анализа его структуры затрат на протяжении рабочей смены или ее части.

Анализ затрат рабочего времени проводится с учетом того, что время, которое идет на выполнение элемента операции, определяется множеством организационно-технических и психофизиологических факторов <#"868605.files/image001.gif">;                                                                                       (1)

Рассчитаем Ки при средней продолжительности затрат и 8 часовом рабочем дне:

Ки = (81+296,8+22+10)/480 = 0,85

Таким образом, в среднем начальник отделения использует свое рабочее время всего на 85%, потеря рабочего времени составляет 15%.

.        Кпр - коэффициент потерь рабочего времени по вине работника рассчитывается по формуле 2:

;                                                                                                    (2)

Рассчитаем Кпр при средней продолжительности затрат и 8 часовом рабочем дне:

Кпр = (48 - 10)/480 = 0,08

Таким образом, в среднем потеря рабочего времени по вине начальника отделения составляет 8 %.

.        Кпн - коэффициент потерь рабочего времени независящих от работника рассчитывается по формуле 3:

;                                                                                                           (3)

Рассчитаем Кпн при средней продолжительности затрат и 8 часовом рабочем дне:

Кпн = 16/480 = 0,03

Таким образом, в среднем потеря рабочего времени не по вине начальника отделения составляет 3 %.

.        КППТ - коэффициент повышения производительности труда за счет устранения потерь рабочего времени рассчитывается по формуле 4:

;                                                                                     (4)

Рассчитаем КППТ при средней продолжительности затрат:

КППТ = 48 - (10+16)/296,8 = 0,07

Таким образом, повышение производительности труда за счет устранения потерь рабочего времени составляет всего лишь 7%.

Проанализировав средний показатель использования рабочего времени начальником отделения можно сделать вывод о том, что потери рабочего времени являются незначительными, однако это не свидетельствует об эффективном использовании рабочего времени.

Если рассматривать показатели сводной таблицы по дням, то видно, что к концу рабочей недели перерывы, зависящие от начальника отделения увеличиваются, а время выполнения оперативной работы снижается. Данные изменения представлены на рисунке 1.

Рисунок 1. Динамика затрат рабочего времени в течение недели на основную работу и перерывы

Для понимания причин потери рабочего времени на основании данных таблицы 6 рассчитаем % соотношение каждого вида работ в структуру рабочего времени начальника отделения для каждого исследуемого дня и занесем их в таблицу 7. Рабочее время ежедневно составляет 480 минут.

Таблица 7. Процентное соотношение каждого вида работ в структуре рабочего времени в период с 15.02 по 19.02. 2016 г.

Из таблицы 7 видно, что структура рабочего времени для каждого вида работ в течение рабочей недели неоднородна. Структура рабочего времени выполненных работ в процентном соотношении представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Структура затрат рабочего времени по видам работ ежедневно в течение одной рабочей недели

Такая неоднородность в структуре затрат рабочего времени может служить одной из причин потери рабочего времени, снижение к концу недели времени основной работы свидетельствует о том, что руководитель устает.

Это является одной из самых распространенных проблем. Для ее решения требуется хорошо разработанное планирование рабочего дня, включающее в себя время на подготовку рабочего места, выполнение основной работы, на отдых, оставляя при этом 20% времени на решение непредвиденных задач и 20 % времени на творческую деятельность.

Именно планирование рабочего времени позволяет руководителю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач.

Планирование рабочего времени руководителя значительно повышает эффективность его использования и наилучшим образом сказывается на конечных результатах деятельности подразделения.

2.3 Влияние затрат рабочего времени на эффективность стиля управления

Изучение стиля руководства и само возникновение этого понятия связаны, прежде всего, с именем выдающегося немецкого психолога К. Левина. В 30-е годы вместе с группой своих сотрудников он провел в США, куда вынужден был эмигрировать из фашистской Германии, серию экспериментов, в ходе которых выявил три ставших классическими стиля руководства [10].

Стиль руководства - это целостная, относительно устойчивая система методов, способов, приемов воздействия руководителя на коллектив для эффективной реализации управленческих функций [10].

Традиционной является классификация, в которой выделяются авторитарный (автократический или директивный), демократический (коллегиальный), либеральный (анархический) стили руководства.

В настоящее время демократический стиль управления характеризуется распределением полномочий, инициативы и ответственности между руководителем и заместителями, руководителем и подчиненными. Руководитель демократического стиля всегда выясняет мнение коллектива по важным производственным вопросам, принимает коллегиальные решения. Регулярно и своевременно проводится информирование членов коллектива по важным для них вопросам. Общение с подчиненными проходит в форме просьб, пожеланий, рекомендаций, советов, поощрений за качественную и оперативную работу, доброжелательно и вежливо; по необходимости применяются приказы. Руководитель стимулирует благоприятный психологический климат в коллективе, отстаивает интересы подчиненных.

Эффективность стилей управления нельзя оценивать вне конкретных ситуаций. При этом следует учитывать:

-       личные качества (представления о ценностях, самосознание, основная позиция, отношение к риску, роль личных мотивов, авторитет, производственный и творческий потенциал, уровень образования);

-       зависимость от предстоящих задач (содержат ли они творческие или новаторские элементы, степень сформулированности, наличие опыта их решения, решаются ли они планово или как внезапно возникающие, должны ли выполняться индивидуально или в группе, давление сроков);

-       организационные условия (степень жесткости организационной структуры, централизованное и децентрализованное решение задач, количество инстанций принятия решения, четкость путей информации и связи, степень контроля);

-       условия окружающей среды (степень стабильности, условия материального обеспечения, социальная безопасность, господствующие общественные ценности и структуры).

Учет различных ситуаций при выборе эффективного стиля управления помогает осознать необходимость гибкого подхода к руководству. Руководитель, который выбрал определенный стиль управления и строго его придерживается, поскольку этот стиль хорошо зарекомендовал себя в прошлом, может оказаться неспособным осуществить эффективное руководство в другой ситуации.

Начальник отделения Рушев А.В. придерживается демократического стиля управления. Это проявляется в общении с подчиненными. Всегда спокоен, вежлив и доброжелателен. Однако делегирование полномочий производится не в полном объеме. Это отражается на затратах рабочего времени.

В фотокартах пяти рабочих дней начальника отделения около 61,8 % затрат рабочего времени составляет основная/оперативная работа, она включает: проведение совещаний, распределение заданий между подчиненными, разработка мероприятий в соответствии с основными функциями отделения, составление отчетов по результатам работы отделения, осуществления контроля проделанной работы по выданным заданиям, проводит проверку рабочих мест подчиненных. Ни одна из этих работ не содержит творческую деятельность руководителя, разработку концепции стимулирования, планирование по оптимизации работы отделения в целом. Подчиненные самостоятельно не могут спланировать свой рабочий день, не могут определить приоритет поставленных задач, в этом им должен помочь руководитель.

Если рассматривать весь перечень выполняемых работ начальника отделения то можно сделать вывод о том, что большая часть затрат рабочего времени происходит в результате нескоординированной деятельности, как со стороны руководителя так и со стороны подчиненных.

Например, некоторое время начальник отделения вызывает к себе в кабинет подчиненного и ждет, пока старший помощник ознакомится с планом мероприятий, чтобы в дальнейшем его обсудить. Однако данные временные затраты легко решаемы, достаточно отправить подчиненному план для ознакомления и оповестить его о том, что через определенное время ему необходимо зайти к руководителю для обсуждения с конкретными предложениями и замечаниями.

Еще один, более лучший вариант заключается в том, что руководитель дает задание подчиненному подготовить план мероприятий в определенные сроки, после подчиненный отправляет план мероприятий руководителю для проверки, руководитель проверяет, вносит коррективы и вызывает подчиненного для обсуждения. Такое решение способно повысить авторитет руководителя и в то же время значимость подчиненного, что в свою очередь для последнего будет являться стимулом.

Работа руководителя заключается в достижении результатов руками своих подчиненных. В его работу входят следующие задачи:

-       формулировать цель и задачи подразделения и персонально для каждого сотрудника, для последующего взаимодействия с подчинёнными или вышестоящим руководителем;

-       принимать решения;

-       планировать действия и необходимые ресурсы для достижения поставленных целей;

-       мотивировать сотрудников на достижение целей;

-       организовывать деятельность подчинённых;

-       координировать деятельность своих сотрудников;

-       согласовывать деятельность сотрудников своего подразделения с деятельностью сотрудников смежных подразделений;

-       решать возникающие в процессе работы проблемы и исправлять ошибки;

-       контролировать деятельность подчинённых сотрудников;

-       давать обратную связь своим подчинённым о качестве и результатах их работы;

-       оценивать полученные результаты деятельность подчинённых;

-       обучать и развивать подчинённых;

-       поощрять или наказывать подчинённых за результаты деятельности;

-       анализировать и оценивать риски реализации планов;

-       отчитываться перед вышестоящим руководством;

-       общаться в профессиональных сообществах.

Однако фотография рабочего дня показала, что данным задачам уделяется недостаточно рабочего времени. Большая часть времени уходит на совершение операций, которые должны не совершаться руководителем, а только лишь контролироваться.

Данная ситуация негативно отражается на стиле управления и его эффективности. Подчиненные находятся в расслабленном состояние, это связано с низкой степенью ответственности подчиненных.

Начальнику отделения необходимо изменить свое отношение к подчиненным. Делегировать несвойственную руководителю работу подчиненным, с повышением ответственности за результаты своей деятельности. Применять поощрение либо наказание к подчиненным за результаты их деятельности.

Это позволит в корне изменить ситуацию с потерей рабочего времени и эффективности его использования.

Глава 3. Оптимизация рабочего времени начальника отделения подготовки и призыва граждан на военную службу

3.1 Мероприятия по оптимизации рабочего времени

Анализ затрат рабочего времени показал что одной из основных проблем, приводящих к значительным потерям во времени начальника отделения является то, что он зачастую занимается делами, которые с успехом могли бы выполнять его подчиненные. Это происходит из-за того, что он не уверен, что подчиненные справятся с такими серьезными обязанностями, боится возлагать на них столь большую ответственность. Иначе говоря, существует проблема с делегированием полномочий.

Под делегированием в общем смысле понимается передача задач своему подчинённому из сферы деятельности самого руководителя. Передача задача или деятельности может осуществляться на длительный срок или ограничиваться разовыми поручениями. Делегирование помогает руководителю высвободить время для важных задач и немного разгрузиться.

Выделим несколько дел, которые начальник отделения может поручить подчиненным:

.        Составление отчетов. Каждый старший помощник и помощник начальника отделения отчитывается о проделанной работе на совещании, начальник отделения это записывает и создает отчет, это является неэффективным использованием рабочего времени, что приводит к большой загруженности руководителя, вследствие усталости и потери производительности, а значит и потери рабочего времени.

Предложение по оптимизации заключается в следующем: каждый подчиненный впрограммеMicrosoftExcelсоставляет отчет о проделанной работе, скидывает его старшему помощнику по автоматизированной системе учета (АСУ), он сводит данные отчеты в единый отчет и отправляет начальнику отделения. Начальник отделения изучает, дает распоряжение на отправку, старший помощник по АСУ отправляет.

Это позволит: сократить время совещания, где сотрудники отчитываются по проделанной работе, сократить затраты времени начальника отделения на запись отчетов и создание сводного отчета, сократить ненужные затраты помощника по АСУ на переход из одного кабинета в другой и обратно, убрать ненужный перерыв начальника отделения на время ожидания вызванного помощника.

.        Планирование мероприятий по призыву, розыску граждан и т.д. В целях повышения показателей отделения руководитель разрабатывает план мероприятий по определенному виду деятельности, затем вызывает к себе помощника занимающегося именно этим видом деятельности, передает прочесть, ждет, когда помощник ознакомится и затем все это обсуждается.

Предложение по оптимизации заключается в следующем: перед помощником ставится задача составить план мероприятий по своему виду деятельности и отводится на это определенное время, по истечению времени помощник скидывает начальнику отделения разработанный им план мероприятий для ознакомления, после него помощник и начальник отделения собираются для обсуждения и внесения коррективов.

Это позволит: повысить ответственность и значимость сотрудника, сократить время начальнику отделения на разработку плана мероприятия, исключить простой в работе начальника пока помощник знакомится с планом, уменьшить время обсуждения, так как обе стороны уже заранее подготовили коррективы, и самое главное повысить эффективность данного планирования, ведь сходу помощник не может реально оценить ситуацию, внести ценные замечания и коррективы.

.        Поиск информации в архиве. В ходе срочной проверки необходимо было найти в архиве определенные документы. Начальник отделения самостоятельно идет в архив, берет там три папки и начинает искать нужные ему документы.

Предложение по оптимизации заключается в следующем: необходимо начать вести электронный архив. Начальник отделения дает распоряжение о нахождение нужных ему документов, помощник, отвечающий за архив, входит в электронный архив с помощью поиска находит нужные документы и скидывает начальнику отделения, если нужны в печатном виде, смотрит по номеру регистрации в архиве, достает и приносит.

Это позволит: сократить потерю рабочего времени начальника отделения на поход в архив и обратно, сократить потерю рабочего времени на поиск нужной информации.

Для того чтобы вся информация передавалась быстро в электронном виде необходимо создать локальную сеть, это позволит общаться, не выходя из кабинетов. Использование интернета в отделе военного комиссариата запрещено в целях предотвращения утечки секретной информации, однако локальная сеть используется для коммуникации данных на небольших расстояниях для связи компьютеров и периферийных устройств между собой, при этом сеть Интернет не используется. Таким образом создание локальной сети не зависит от интернета и не приведет к утечке данных.

При делегировании данных задач у начальника отделения высвобождается время, чтобы эффективно его использовать необходимо, распланировать свой день.

Планирование есть структурирование времени для наиболее хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих перед руководителем. Планирование может быть долгосрочным, среднесрочным и краткосрочным.

В планирование необходимо отразить нормы времени на выполнение определенных функций, чередование времени работы и времени отдыха и д.р., распределить дела по сложности их выполнения, ведь такие дела лучше решать в первой половине дня.

3.2 Оценка мероприятий по оптимизации рабочего времени

Применим планирование к рабочему дню начальника отделения, при условии выполнения предложенных мероприятий.

Рабочий день начальника отделения начинается в 8.30, однако это не говорит о том, что ровно в это время он должен только заходить в двери отдела, руководитель должен приходить на 10-15 минут раньше, это позволит ему привести себя и свое рабочее место в порядок без спешки до начала работы.

Время обслуживания рабочего места не должно превышать 6 % от рабочего времени.

В начале рабочего дня необходимо спланировать задачи своих подчиненных (не более 30 мин) и провести совещание, когда задачи четко обозначены, совещание займет не более 15 минут. Для возникнувших вопросов следует выделить после совещания 10 минут.

Далее оценка предложенных подчиненными мероприятий по улучшению ситуации по призыву, розыску и т.д. - 30 минут. На беседу с подчиненными по рабочим вопросам не более - 40 минут.

Прием посетителей -40 минут. На работу с документами 20 минут (при их быстром поиске, предложенном в предыдущем параграфе). На предварительно заключительную работу не более 40 минут, необходимо три запланированных перерыва по 10 минут, два в первой половине дня и один во второй (сюда должны входить как личные нужды, так и личные переговоры),15 % рабочего времени необходимо оставлять на решение непредвиденных задач и 15 % рабочего времени на творческую работу.

Представим план рабочего времени начальника отделения в виде фотокарты рабочего дня в таблице 8.

Таблица 8

Оптимальные затраты времени рабочего дня начальника отделения

ПЗ всего = 50 мин. (10,45%)

ОП всего = 369мин. (76,87%)

ОМ всего = 26 мин. (5,5%)

ОЛН всего = 30 мин. (6,3%)

Ки - коэффициент использования рабочего дня рассчитывается по формуле 1:

;                                                                     (1)

Рассчитаем коэффициент использования рабочего дня при оптимальных затратах и 8 часовом рабочем дне по формуле 1:

Ки = (50+369+26+30)/480 = 0,989

Значитпри оптимизации затрат рабочего времени начальник отделения будет использовать свое рабочее время на 98,9 %, потеря рабочего времени составит всего 1,1%.

Таким образом, использование рабочего времени начальником отделения увеличится на 13,9%.

Делая вывод по проведенной оптимизации можно сказать, что делегирование полномочий и использование в работе локальной сети ведет к следующим последствиям:

Введенные обязательные перерывы снизят усталость.

Использование локальной сети исключит потери времени.

Распределение нагрузок в течение рабочего дня повысит производительность.

У подчиненных вырастет уровень ответственности, а значит и значимости, что окажет позитивное влияние на деятельность сотрудников.

Больше остается времени на основную работу, включающую в себя творческую, следовательно, отделение будет работать эффективнее.

Такое сбалансированное время позволит снизить усталость, исключить нервное напряжение, всегда оставаться в хорошем настроении и уделять больше времени семье, что также позитивно скажется на работе.

Заключение

Специфика профессиональной деятельности государственного служащего определяется тем, что деятельность госслужащего является разновидностью управленческой деятельности, т. е. такой, которая направлена, с одной стороны на управление процессами в той или иной сфере, с другой - на руководство людьми, обеспечивающими функционирование данной сферы.

Госслужащий, как управленец, как субъект деятельности не столько отвечает за свою собственную работу, сколько обеспечивает условия для работы других, используя многообразные методы стимулирования их активности для достижения необходимого результата, профессиональной успешности и самореализации личности, что выражается и в удовлетворенности своим трудом.

Рабочее время для руководителя является ценным и не восполняемым ресурсом.

В данной расчетно - графической работе были рассмотренывопросы по взаимосвязи мотивационных характеристик с уровнем успешности профессиональной деятельности и влияние фактора времени, так же была рассмотрена классификация методов и способов изучения затрат рабочего времени.

В результате чего на основе изученного теоретического материала была рассмотрена организационная структура отдела «Военного комиссариата Омской области по Кировскому округу», с помощью метода фотографии рабочего дня проведен анализ затрат рабочего начальника одного из основных подразделений отдела. Анализ применялся к начальнику отделения подготовки и призыва граждан на военную службуРушеву Алексею Владимировичу.

В ходе работы былирассчитаны коэффициент использования рабочего времени, и коэффициенты потерь рабочего времени, проанализирована структура рабочего времени.

Делая вывод по проделанной работе можно сказать, что начальник отделения использует свое рабочее время лишь на 85%, данная ситуация негативно отражается на стиле управления и его эффективности.

Планирование и наблюдение, анализ и попытки совершенствования рабочего дня позволит начальнику отделения повысить коэффициент использования рабочего времени практически до 99%.

Подводя итог работы можно говорить о том, что эффективная работа организации напрямую зависит от руководителя. Насколько руководитель может проанализировать, спланировать и организовать свое рабочее время, настолько эффективно будет использоваться рабочее время его подчиненными.

Постоянная усталость, слишком большая загруженность в работе может негативно сказываться на деятельности человека в целом, выражаться это может в чувстве неудовлетворенности, что приведет к снижению мотивации и работоспособности. Поэтому рабочее время необходимо балансировать, чередовать время труда и отдыха, более сложную работу выполнять в первой половине дня, оставлять время на незапланированную внезапную работу, и многое другое, на что необходимо обратить внимание каждому руководителю.

Библиографический список

1.      Российская Федерация. Законы. Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "О государственной гражданской службе Российской Федерации" // [Электронный ресурс]. Режим доступа: Справочная правовая система «Консультант плюс», - свободный (дата обращения 15.03.2016 г.).

.        Указ Президента РФ от 07.12.2012 N 1609 (ред. от 21.11.2015) "Об утверждении Положения о военных комиссариатах"// [Электронный ресурс]. Режим доступа: Справочная правовая система «Консультант плюс», - свободный (дата обращения 16.03.2016 г.).

.        Бодров В.А. Психологические основы профессиональной деятельности: хрестоматия / В.А. Бодров. М.: Логос, 2007. - 855 с.ISBN978-5-98704-244-5

.        Ермаков В.П. Менеджмент для студентов вузов / В.П. Ермаков, З.Г. Макиев. - 4 изд. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. - 181 с. ISBN 978-5-222-12843-5

.        Ефремов Е.Г. Психология труда [Электронный ресурс] / Е. Г. Ефремов, Ю. Т. Новиков; ОмГТУ. - Электрон.текстовые дан. (1,01 Мб). - Омск: Изд-во ОмГТУ, 2014. - 1 эл. опт.диск (CD-ROM)

.        Захарова Л.Н. Психология управления: учеб.пособие. - М.: Логос, 2012. - (Новая университетская библиотека) 376 с. - ISBN 978-5-98704-499-5

.        Зуб, А. Т. Психология управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / А. Т. Зуб. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2015. - 372 с. ISBN 978-5-9916-3752-7

.        Кибанов А.Я. Экономика и социология труда: учеб. Пособие / А.Я. Кибанов, Л.В. Ивановская, И.А. Баткаева. - М.: Инфра-М, 2014. - 584 с.

.        Коберник Е.Г. Психология менеджмента: учеб.пособие / Е. Г. Коберник, Д. Н. Лопатин. - Омск: Изд-во ОмГТУ, 2013. - 79 с. - ISBN 978-5-8149-1454-5

.        Маслова, В. М. Управление персоналом: учебник для бакалавров: [по специальности 080401 «Экономика труда»] / В. М. Маслова - 2-е изд., перераб. и доп. - Москва: Юрайт, 2013. - 492 с.

.        Менеджмент: учебник для бакалавров: под общ.ред. Н. И. Астаховой, Г. И. Москвитина ; Рос. гос. торгово-экон. ун-т. - Москва: Юрайт, 2013 422 с.

.        Немов Р.С. Психология [Электронный ресурс]: учебник для бакалавров: электрон.копия / Р. С. Немов. - М. : Юрайт ; М. : ИД Юрайт, 2013. - 1 эл. опт.диск (CD-ROM).

.        Рофе А.И. Организация и нормирование труда: учебное пособие / А.И. Рофе. - 2-е изд., стер. - М.: КНОРУС, 2014. - 224 с. ISBN 978-5-406-03706-5

.        Савельева Е.А. Регламентация и нормирование труда / Учебное пособие / Е.А. Савельева - М.: МАРТИТ, 2012. - 69 с.

.        Толочек В.А. Современная психология труда: учеб.пособие. - СПб.: Питер, 2005. - 479 с.

.        Ядоян В. О. Теоретические аспекты мотивации государственных гражданских служащих // Молодой ученый. - 2014. - №6. - с. 534-536.

Приложение 1

Организационная структура Отдела военного комиссариата по Кировскому административному округу

Приложение 2

Подразделение: ________ Дата наблюдения: _____________

КАРТАфотографии рабочего дня № __ <http://doverus.ru/doc/fotografiya-rabochego-dnya>

Ф.И.О. _______________________

Специальность _________________

Профессия __________________________

(код, наименование)

Наименование основной работы: ____________________________

Организация рабочего места

_________________________________________________________

(характеристика рабочего места)

ИТОГО:

ПЗ - подготовительно-заключительное время ___________

ОП - время основной (или оперативной) работы ___________

ОМ - время обслуживания рабочего места _________________

ПР - время перерывов, зависящих от рабочего ____________

ПН - время перерывов, зависящих от неполадок на производстве, мин _

ОЛН - нормативное время на отдых и личные надобности _______

ПРД - продолжительность рабочего дня __________________