Разработка базы данных 'Начисление договорной заработной платы'

Разработка базы данных 'Начисление договорной заработной платы'

МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра «Экономическая кибернетика»

Курсовая работа по Информационным технологиям в экономике на тему:

Разработка базы данных «Начисление  договорной заработной платы»

Выполнили

студентки гр. 10БХ4

Малофеева А.С., Филюшкина А.И.

Проверил:

Петренко А.Г.

Пенза, 2011

Введение

Одним из структурообразующих элементов концептуальной основы современных информационных технологий является положение, согласно которому данные должны быть организованы в базы данных с целью адекватного отображения изменяющегося реального мира и удовлетворения информационных потребностей пользователей. Базы данных создаются и функционируют под управлением специальных программных комплексов, называемых системами управления базами данных (СУБД).

Увеличение объема и структурной сложности хранимых данных, расширение круга пользователей информационных систем привели к широкому распространению наиболее удобных и сравнительно простых для понимания реляционных (табличных) СУБД. Для обеспечения одновременного доступа к данным множества пользователей, нередко расположенных достаточно далеко друг от друга и от места хранения баз данных, созданы сетевые мультипользовательские версии БД основанных на реляционной структуре. В них тем или иным путем решаются специфические проблемы параллельных процессов, целостности (правильности) и безопасности данных, а также санкционирования доступа.

Целью данной работы является проектирование базы данных, содержащей информацию, которая всесторонне характеризует российский рынок медицинского оборудования.

Постановка задачи

В качестве примера разработки базы данных в среде СУБД  Access  выберем систему под условным названием «Начисление договорной заработной платы», позволяющую:

хранить основные сведения о работниках данной организации  (фамилию, имя, отчество, дату рождения работника, занимаемая должность, разряд, номер телефона), почасовая ставка заработной платы;

производить ввод новых данных в систему и редактирование существующих;

находить сведения о конкретных работниках, заработной плате, иных доходов и т. п.;

составлять различного рода справки и отчеты.

Анализ предметной области

Цель работы: Знакомство с интерфейсом СУБД Access, создать базу данных для ее использования в предметной области «Начисление заработной платы». Выделим следующие объекты и их атрибуты:

. Данные о сотрудниках и начисляемой заработной плате:

• ФИО

• табельный номер

• должность

оклад

надбавки

взносы

. Табельный учет:

• табельный номер

• код месяца

• отработанные каждым сотрудником дни

. Календарный план:

• Код месяца

• Месяцы

• Рабочие дни

Количество таблиц: 3

Были выделены следующие элементы базы данных:

. Таблицы:

• календарь

• табель

• сотрудники

. Запросы:

• сведения об отработанных днях

• ФИО и оклад

• табельный номер и надбавки

• ФИО, месяц, взнос2

. Формы:

главная кнопочная форма:

ФИО, табельный номер, должность

календарь

ФИО, табельный номер, оклад

ФИО, табельный номер, надбавки, взносы

. Отчеты:

• сотрудники

• календарь

• табель

сведения о доходах.

I.Инфологическое проектирование

1.  Разработка базы данных

Проектируемая БД состоит из трех таблиц: Календарь, Сотрудники, Табель. Имеется одиннадцать сотрудников на предприятии, занимающие соответствующие должности. Предприятие присваивает каждому сотруднику свой табельный номер, который является уникальным. Помесячно утверждается количество рабочих дней (Приложение 1, таблица Календарь), с которым сравнивается количество реально отработанных дней каждым работником (Приложение 1, таблица Табель). Согласно этому вычисляется заработная плата, учитывающая также надбавки и взносы (страховые и штрафы)  (Приложение 1, таблица Сотрудники), которые не изменяются в течение года.

2. Описание атрибутов сущностей

база запрос заработная

Определение основных сущностей, отраженных в разработанной ER-модели, позволяет перейти к следующему этапу проектирования базы данных, который предполагает выбор атрибутов таблицы для каждой сущности, после чего осуществляется  выбор атрибутов полей каждой таблицы (полю присваивается имя, устанавливаются тип данных и свойства поля).

Тип данных определяется характером информации, которая будет храниться в данном поле таблицы. В настоящей работе были использованы следующие типы данных:

текстовый (поля этого типа содержат текст, объем которого не должен превышать 255 символов);

числовой (поля этого типа должны содержать числовые данные, используемые для проведения расчетов);

счетчик (поле этого типа содержит число, значение которого автоматически увеличивается на единицу, когда в таблицу добавляется новая запись).

Таблица 1. Календарь

Ключевое поле - Код месяца.

Таблица 2. Табель

Ключевые поля - Код месяца, Табельный номер.

Таблица 3. Сотрудники

Ключевое поле - Табельный номер.

II. Разработка базы данных

. Разработка запросов в базе данных

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

В Access можно создавать следующие типы запросов:

запрос на выборку;

запрос с параметрами;

перекрестный запрос;

запрос на изменение (запрос на удаление, обновление и добавление записей на создание таблицы);

запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы)

Для создания простого запроса в окне базы данных откроем вкладку Запросы, в открывшемся окне щелкнем по кнопке <Создание запроса с помощью мастера>, в следующем окне во вкладке Таблицы и запросы выберем таблицу Сотрудники (Приложение 1. Таблица Сотрудники). В окне «Доступные поля» переведем выделение на параметр ФИО и щелкнем по кнопке «>». ФИО перейдут в окно «Выбранные поля». Аналогично в окно «Выбранные поля» переведем поля Рабочие дни и Дни; щелкнем по кнопке <Далее>. В строке параметра Задайте имя запроса введем новое имя Сведения об отработанных днях, щелкнем по кнопке <Готово>. На экране появится таблица с результатами запроса (Приложение 2. Запрос Сведения об отработанных днях).

Для сохранения запроса щелкнем по кнопке «Сохранить» или выполним команду Файл, Сохранить, закроем окно запроса.

Перейдем в режим конструктора, выполнив команду Вид, Конструктор.

Результат запроса отразится в следующей таблице.

Аналогичным образом выполнены Запрос ФИО и Оклад, Запрос Табельный номер и Надбавка, Запрос Месяц, ФИО, Взнос 2 (Приложение 2).

. Разработка форм в базе данных

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Форму можно создать разными способами: используя Автоформу, с помощью Мастера форм, с помощью Конструктора форм. Каждую форму можно отобразить на экране в одном из трех режимов: в режиме формы (рабочий режим), в режиме Конструктора и в режиме таблицы.

Создадим несколько форм для ввода данных. Для создания формы Поставщики откроем вкладку Формы в окне базы данных, щелкнем по кнопке <Создание форм с помощью мастера>, в появившемся окне выберем из списка «Таблицы и запросы» таблицу Сотрудники, выберем поля, которые будут присутствовать в форме(ФИО, табельный номер, должность). После этого путем нажатия на кнопку <Далее> перейдем в следующее окно. В появившемся окне уже выбран вид Разделенная форма, поэтому щелкнем по кнопке <Далее>. В новом окне зададим имя формы. Остальные параметры в окне оставим без изменений. Щелкнем по кнопке <Готово> (Приложение 3. Форма Сотрудники).

Аналогично создадим формы Надбавки и взносы, Оклад (Приложение 3).

. Разработка отчетов в базе данных

Отчет - это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

При работе с мастером в зависимости от того, какой отчет вы хотите создать (т.е. как вы отвечаете на вопросы мастера). Access предлагает вам различные варианты макетов отчета. Например, если вы создаете простой отчет без группировки данных, то вам предлагается три варианта макета: в столбец, табличный и выровненный. При этом в небольшом окне представляется вид этих макетов. Если вы задаете уровни группировки (т.е. по каким признакам надо сгруппировать данные, например по должности), то вам предлагаются шесть видов макетов. Перечислять их не будем, так как они хорошо проиллюстрированы в окне создания макетов.

Основное различие между отчетами и формами заключается в их назначении. Если формы задуманы преимущественно для ввода данных, то отчеты - для просмотра данных (на экране, либо на бумаге). В формах используются вычисляемые поля (обычно с помощью вычислений на основе полей в текущей записи). В отчетах вычисляемые поля (итоги) формируются на основе общей группы записей, страницы записей или всех записей отчета. Все, что можно сделать с формой (за исключением ввода данных), можно сделать и с отчетом. Действительно, форму можно сохранить в виде отчета, а затем изменить элементы управления формы в окне конструктора отчета.

Создадим отчет, на основе которого можно узнать, каков оклад каждого сотрудника. Для этого в окне Мастера создания отчетов в область выбранных полей перенесем следующие имена столбцов: ФИО, Оклад. Нажмем на кнопку «Готово» (Приложение 4. Отчет 1) и с помощью конструктора зададим необходимые параметры формы отчета (Приложение 4. Отчет 1 Сотрудники).

Аналогично создаем отчеты «Календарь» и «Табель (Приложение 4).

Заключение

Курсовая работа выполнена полностью, в соответствии с заданием. В ходе ее выполнения отработаны навыки по созданию баз данных в среде Access: была разработана логическая модель реляционной базы данных, состоящей из связанных таблиц, создана база данных на основе разработанной логической модели, содержащая формы для ввода данных в таблицы, запросы на выборку данных и отчеты с группированием данных. Также в рамках работы были произведены операции сортировки и фильтрации данных, которыми были заполнены таблицы.

Список используемой литературы

Microsoft Access 2003. Русская версия. М., 2008.Access. Шаг за шагом - Русская версия - Практическое пособие - обновлено 7.09.2010 -#"867677.files/image004.gif">

Таблица Табель

Таблица Сотрудники

Приложение 2

Запрос Сведения об отработанных днях

Запрос Сведения об отработанных днях (режим Конструктор)

Запрос ФИО и Оклад

Запрос ФИО и Оклад(режим Конструктор)

Запрос Табельный номер и Надбавка

Запрос Табельный номер и Надбавка(режим Конструктор)

Запрос Месяц, ФИО, Взнос 2

Запрос Месяц, ФИО, Взнос 2 (режим Конструктор)

Приложение 3

Форма Сотрудники

Форма Надбавки и Взносы

Форма Оклад

Форма Отработанные дни

Форма Надбавки и взносы

Форма Оклад

Кнопочная форма Сотрудники

Главная кнопочная форма

Приложение 4

Отчет 1

Отчет 1 (режим Конструктор)

Отчет 2

Отчет 2(режим Конструктор)

Отчет 3

Отчет 3(режим Конструктор)

Отчет 4

Отчет 5