система менеджмент качество аудит
Таблица 2 - Карта процесса (управление записями)
№НаименованиеРуководитель4.2.4Управление записямиПредставитель руководства по качествуЦельПоддержание в рабочем состоянии управление записями для представления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качестваВходыВыходыПолучение достоверной информации о качестве в установленные срокиРеализация процедур сбора регистрации, анализа и обобщения данных о качестве.Основные поставщикиОсновные потребителиПодразделения предприятияВысшее руководство, подразделения предприятия ОУК
УправлениеСбор и идентификация информации Накопление и систематизация данных Хранение и ведение данных Реализация процедур сбора, анализа и обобщения данныхРесурсыИнфраструктураПерсоналОтдел накопления и систематизации данныхПодготовленные кадрыПоказатели оценкиОтсутствие случаев обнаружения несоответствующих сырья и материалов в процессе производства и испытаний выпускаемой предприятием продукции Срок представления информации о результатах входного контроля
. СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА ВНУТРЕННЕГО АУДИТА ПРОЦЕССА СМК ПРЕДПРИЯТИЯ ЗАО «Восход»
Организация проведения аудита
Для получения наилучших результатов от любого аудита принципиально важными являются подходы и позиция, принятые аудитором. Чтобы достичь результатов, проведение аудита должны выполнять лица с определенным статусом, квалификацией и образованием.
К этому следует добавить хорошую систему проведения аудита. Элементами такой системы являются:
заблаговременно документированная программа аудита - достаточно гибкая и совместимая с человеко-часами, имеющимися в распоряжении для работы по проведению аудита и наблюдению за корректирующими действиями;
отчет с записью сроков аудита, сути исследования интервьюируемых и результатов наблюдений;
планы/контрольные листы, составленные в помощь аудитору для систематизации его исследований;
политика фирмы, заключающаяся в том, чтобы во время аудита присутствовал компетентный руководитель (технический эксперт);
система контроля выпуска и прохождения отчетов по несоответствиям для обеспечения быстрых ответов от компетентного руководителя;
формализованная и строгая процедура, применяемая при не выполнении корректирующих действий, о чем докладывается соответственно в более высокие инстанции до тех пор, пока вопрос не будет так или иначе решен;
процедура организации в проведении своевременных контрольных посещений для подтверждения выполнения согласованных действий и их эффективности;
отчеты аудитов, представленные и рассмотренные высшим руководством.
Для того чтобы спланировать аудиты и провести их, необходимо определить цели программ аудитов. Эти цели могут основываться на:) приоритетах менеджмента;) коммерческих намерениях;) требованиях системы менеджмента;) законодательных, нормативных и контрактных требованиях;) необходимости оценивания поставщика;) требованиях потребителя;) потребностях других заинтересованных сторон;) рисках организации.
Ответственность за управление программой аудита должна возлагаться на одно или несколько лиц, понимающих принципы аудита, обладающих компетентностью аудитора и умеющих пользоваться инструментами и методами аудита. Эти лица также должны обладать управленческими навыками, а также понимать технические вопросы и вопросы бизнеса той области, которая будет проверяться.
Лица, ответственные за управление программой аудита, должны:) устанавливать цели и объем программы аудита;) устанавливать ответственных и процедуры, обеспечивать наличие ресурсов;) обеспечивать выполнение программы аудита;) обеспечивать ведение соответствующих записей по программе аудита;) отслеживать, анализировать и улучшать программу аудита.
Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначить руководителя группы по аудиту для проведения каждого конкретного аудита.
В случае, когда проводится совместный аудит, важно до начала аудита достичь соглашения между проверяющими организациями относительно ответственности каждой организации и, в частности, относительно назначения руководителя группы по аудиту.
В контексте общих целей программы аудита каждый отдельно взятый аудит должен быть основан на документированных целях, области и критериях.
Цели аудита устанавливают то, что должно быть выполнено в процессе аудита, и могут включать в себя следующее:) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита;) оценку соответствия системы менеджмента законодательным, нормативным и контрактным требованиям;) оценку результативности системы менеджмента по выполнению поставленных целей;) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента.
Область аудита описывает его объем и границы, а именно: месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также период времени, охватываемый аудитом.
Критерии аудита используются как базис, относительно которого определяется соответствие, и могут включать в себя политики, процедуры, стандарты, законы и нормы, требования системы менеджмента, требования контрактов или кодексы отдельных отраслей промышленности или бизнеса.
Цели аудита должны быть определены заказчиком аудита. Область и критерии аудита должны быть определены и согласованы заказчиком аудита и руководителем группы по аудиту в соответствии с процедурами программы аудита. Любые изменения целей, области или критериев должны согласовываться этими же сторонами.
Если осуществляется комплексный аудит, важно, чтобы руководитель группы по аудиту обеспечил соответствие целей, области, критериев и состава группы по аудиту характеру комплексного аудита.
Выполнимость аудита должна быть определена с учетом наличия следующего:) необходимой и соответствующей информации для планирования аудита;) адекватного сотрудничества со стороны проверяемой организации;) достаточного времени и ресурсов.
В случае невозможности проведения аудита заказчику аудита должно быть предложено альтернативное решение с согласия проверяемой организации.
После того как будет признана возможность проведения аудита, необходимо сформировать группу по аудиту с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит осуществляет один аудитор, он должен выполнять все обязанности руководителя группы по аудиту. Раздел 7 содержит руководящие указания по определению необходимой компетентности и описывает процессы оценки аудиторов.
При определении численности и состава группы по аудиту необходимо учитывать следующее:) цели, область, критерии и продолжительность аудита;) возможность совместного или комплексного аудита;) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;) законодательные, нормативные и контрактные требования, а также требования органов по аккредитации/сертификации там, где это применимо;) требования по обеспечению независимости группы по аудиту от деятельности, которая должна проверяться, и по исключению конфликта интересов;) способность членов группы по аудиту результативно сотрудничать с проверяемой организацией и вместе работать;) язык аудита и понимание социальных и культурных особенностей организации, что достигается посредством собственных навыков аудитора или при поддержке технического эксперта.
Процесс обеспечения общей компетентности группы по аудиту должен включать следующие шаги:
определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;
подбор членов группы по аудиту таким образом, чтобы группа по аудиту владела всеми требуемыми знаниями и навыками.
Если знаний и навыков аудиторов в группе по аудиту недостаточно, этот пробел можно восполнить включением в группу технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудитора.
Аудиторы-стажеры могут быть включены в группу по аудиту, но они не должны проводить аудит без непосредственного руководства или руководящих указаний.
Как заказчик аудита, так и проверяемая организация имеют право потребовать замены членов группы по аудиту на разумном основании, аргументированном принципами проведения аудита, описанными в разделе 4. Примеры таких оснований включают ситуации конфликта интересов (член группы аудита был работником проверяемой организации или предоставлял ей консультационные услуги) или предыдущее неэтичное поведение аудитора. Такие основания должны быть сообщены руководителю группы по аудиту и лицам, ответственным за управление программой аудита, которые уполномочены решать все вопросы с заказчиком аудита и проверяемой организацией до принятия каких-либо решений по замене члена группы по аудиту.
Предварительный контакт с проверяемой организацией может носить формальный или неформальный характер и должен быть установлен теми, кто несет ответственность за управление программой аудита, или руководителем группы по аудиту. Цели предварительного контакта:) определение каналов обмена информацией с представителем проверяемой организации;) подтверждение полномочий на проведение аудита;) обеспечение информацией относительно графика аудита и состава группы по аудиту;) запрос доступа к соответствующим документам, включая записи;) определение применимых правил безопасности «на месте»;) организация аудита;) согласование присутствия наблюдателей и необходимости обеспечения группы по аудиту сопровождающими.
Аудитор должен обладать личными качествами, позволяющими ему работать в соответствии с принципами проведения аудита.
Аудитор должен быть:) этичным, т.е. справедливым, правдивым, искренним, честным и вежливым;) открытым, т.е. способным рассматривать альтернативные идеи или различные точки зрения;) дипломатичным, т.е. тактичным в отношениях с людьми;) наблюдательным, т.е. активно изучать окружающую обстановку и деятельность;) восприимчивым, т.е. способным предчувствовать и понимать ситуации;) гибким, т.е. легко адаптироваться в различных ситуациях;) упорным, т.е. умеющим сосредоточиться на достижении целей;) решительным, т.е. вовремя принимать решения, основанные на логических рассуждениях и анализе, и) уверенным, т.е. действовать независимо и в то же время эффективно сотрудничать с другими
Аудиторы должны обладать знаниями и навыками в следующих областях:) Принципы, процедуры и методы аудита: это дает возможность аудитору использовать в различных аудитах то, что приемлемо, обеспечивая проведение аудитов последовательно и методически грамотно. Аудитор должен уметь:
применять принципы, процедуры и методы аудита;
планировать и результативно организовывать работу;
проводить аудиты в рамках установленного графика;
расставлять приоритеты и фокусироваться на наиболее важном;
собирать информацию посредством результативного интервью, прослушивания, осмотра и анализа документов, записей и данных;
понимать приемлемость и последствия использования методик выборки при аудите;
проверять правильность собранной информации;
подтверждать достаточность и приемлемость свидетельств аудита для получения наблюдений аудита и заключений по результатам аудита;
оценивать те факторы, которые могут влиять на достоверность наблюдений аудита и заключений по результатам аудита;
использовать рабочие документы для ведения записей по аудиту;
готовить отчеты по аудиту;
обеспечивать конфиденциальность и сохранность информации;
результативно общаться, используя личные знания языков или переводчика.) Система менеджмента и ссылочные документы: это дает возможность аудитору понимать область аудита и применять критерии аудита. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
применение систем менеджмента к различным организациям;
взаимодействие между компонентами системы менеджмента;
стандарты систем менеджмента качества или окружающей среды, применимые процедуры или другие документы систем менеджмента, используемые в качестве критериев аудита;
понимание приоритетов ссылочных документов и различий между ними;
использование ссылочных документов в различных ситуациях при проведении аудита;
информационные системы и технологии, используемые для утверждения, обеспечения безопасности, рассылки и управления документами, данными и записями.) Принципы функционирования организации: это позволяет аудитору понять среду проверяемой организации. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
размер, структуру, функции организации и взаимоотношения внутри нее;
культурные и социальные обычаи проверяемой организации.) Применяемые законы, нормы и другие требования, относящиеся к отрасли: это дает возможность аудитору понимать требования, возлагаемые к проверяемой организации, и работать в их пределах. Знания и навыки в этой области должны охватывать:
местные, региональные и национальные законы, коды и нормативы;
контракты и договора;
международные соглашения и конвенции;
другие требования, которые организация приняла обязательство выполнять.
Руководители групп по аудиту должны иметь дополнительные знания и навыки по управлению аудитом для того, чтобы проводить аудит результативно и эффективно. Руководитель группы по аудиту должен уметь:
планировать аудит и результативно использовать ресурсы в процессе аудита;
представлять группу по аудиту при взаимодействии с заказчиком аудита и проверяемой организацией;
организовывать членов группы по аудиту и управлять ими;
обеспечивать руководящими указаниями и рекомендациями аудиторов-стажеров;
направлять работу группы по аудиту для достижения заключений по результатам аудита;
предупреждать и разрешать конфликты;
готовить и составлять отчет по аудиту.
Аудиторы должны соответствовать следующим требованиям к образованию, наличию рабочего опыта, прохождению обучения аудиту и опыта проведения аудитов.) Аудиторы должны иметь завершенное образование, которое является достаточным для приобретения знаний и навыков.) Аудиторы должны иметь практический опыт, который способствует развитию знаний и навыков. Такой практический опыт должен быть приобретен на технической, управленческой или производственной должности и включать опыт принятия решений, разрешения проблем, взаимодействия с другим управленческим или производственным персоналом, коллегами по профессии, потребителями и/или другими заинтересованными сторонами.
Часть практического опыта должна быть приобретена на должности, на которой выполняемая деятельность способствовала развитию знаний и навыков:
в области менеджмента качества для аудиторов систем менеджмента качества;
в области менеджмента окружающей среды для аудиторов систем менеджмента окружающей среды.) Аудиторы должны пройти обучение аудиту, которое способствует развитию знаний и навыков. Обучение могут проводить собственная организация обучаемого или сторонние организации.) Аудиторы должны иметь опыт проведения аудитов. Такой опыт должен приобретаться под наблюдением и руководством другого аудитора, который компетентен по той же дисциплине как руководитель группы по аудиту.
График проведения плановых внутренних проверок СМК (Программа аудитов)
СОГЛАСОВАНО
Заместитель директора -
представитель руководства
по качеству ЗАО «Восход»
Соболев Д.В.
"02" апреля 2014 гУТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО
«Восход»
Завгородний З.Б.
"04" апреля 2014 г
График проведения внутренних проверок
системы менеджмента качества ЗАО «Восход» на 2015 год
Проверяемое подразделениеПрове-ряемый раздел СМКФамилия ответ-ственного за проведение внутренней проверки в подразделенииМесяцы года123456789101112Процесс приемки сырья6.1Баранов М.И12 - 1614 - 17Процесс управления записями4.2.1, 4.2.4Качура Н.О.9 - 1417-22Склад готовой продукции7.5.5Лачинова К.М.3 -55- 9Производственный цех7.5.1Данилко С.Н.11-154 -
Менеджер по качеству _________Вайтюк Е.М.__________
подпись, дата инициалы, фамилия
СОСОГЛАСОВАНО
Заместитель директора -
представитель руководства
по качеству ЗАО «Мясоконсервный
комбинат Южный»
Воробьев М.К.
"02"сентября 2014 гУТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО
«Мясоконсервный
комбинат Южный»
Потапова Н.А.
"04" сентября2014 г
ЗАО «Мясоконсервный комбинат Южный» Программа внутренней проверки СМК 7.5.1-7.5.2 : Шифр проверки:
Лист 1 Листов 2
Проверяемое подразделение: производственный цех
Фамилия, имя, отчество руководителя проверяемого подразделения Шашкова Людмила Александровна
Основание для проверки: согласно программы проведения внутренних аудитов (проверок) системы менеджмента качества ЗАО «Мясоконсервный комбинат Южный» на 2015 г
Дата и время проведения аудита: 18 мая 2015г
Цель аудита: производство продукции в соответствии с требованиями НТД
Критерии аудита: ГОСТ Р 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования»
Сведения о членах группы внутренних аудиторов
Состав группы Фамилия, имя, Должность Подразделение
Внутренних отчество
аудитов
Руководитель группы Нестеров А.Р. Представитель руководства по качеству Отдел технического
внутренних аудитов контроля
Внутренний аудитор Доронин В.И. Главный лаборант Лаборатория
Консультант Молчанов Р.Т. Мастер смены Производственный цех
Сведения о представителях проверяемого подразделения:
Фамилия, имя, отчество должность статус обязанностей в области качества
Шашкова Л.А. Начальник цеха Уполномоченный по качеству
Проверяемые разделы СМК: 4.2.4 Процесс управления записями
Проверяемые документы: нормативная документация в подразделениях, ведения записей (журналы, акты), стандарты организации, должностные инструкции, рабочие инструкции
Объём проверки Знак обозначения
Выборочная проверка системы менеджмента качества +
Проверка журналов и/или актов +
Срок сдачи отчета о проверки: май 2015
Менеджер по качеству 22.04.2015г Дмитриева М.П.