Роль и структура штатного расписания в организации

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

. Теоретические основы составления штатного расписания в организации

.1 Сущность и значение штатного расписания в управлении предприятием

.2 Основы составления штатного расписания

.3 Порядок изменений в штатном расписании

. Анализ ведения штатного расписания в ООО «Пумори-Оснастка»

.1 Характеристика предприятия ООО «Пумори-Оснастка»

.2 Анализ составления штатного расписания в ООО «Пумори-Оснастка»

Заключение

Библиографический список

Приложения

ВВЕДЕНИЕ

Управленческие решения и действия организаций и предприятий фиксируются в служебных документах. В документах отражается и учитывается деятельность организации, предприятия, поэтому ведение многих документов предписано законами (организационные, кадровые и распорядительные документы и т.д.). Одним из них является штатное расписание.

Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

Необходимо отметить, что столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. А именно:

Обязательно ли штатное расписание для организации?

Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться?

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты?

Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата?

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?

Желание разобраться в этих актуальных вопросах и определило выбор темы нашей дипломной работы: «Роль и структура штатного расписания в организации».

Целью исследования дипломной работы является изучение процесса составления штатного расписания в организации.

Для достижения поставленной цели были поставлены и решались следующие задачи:

.        изучить литературные источники по выбранной теме;

.        определить сущность и значение штатного расписания в управлении предприятием;

.        рассмотреть порядок составления штатного расписания организации;

.        проанализировать ведение штатного расписания на примере конкретного предприятия.

Объектом исследования работы является процесс составления штатного расписания в организации.

Предметом исследования является деятельность по составлению штатного расписания.

В ходе исследования применялись такие общенаучные методы как: анализ, синтез, логический подход, а также классификации, группировки, обобщения и другие.

Теоретической основой работы являются работы отечественных и зарубежных авторов, посвященных вопросам теории и практики управления, кадрового планирования, менеджмента: Базарова Т.Ю., Зайцева Г.Г., Магуры М.И., Смирнова Б.М., Травина В.В. и др.

Исследовательской базой является машиностроительное предприятие ООО «Пумори-Оснастка», расположенное по адресу: Россия, Свердловская область, г. Екатеринбург, ул. Фрунзе, д. 35а.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ СОСТАВЛЕНИЯ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность и значение штатного расписания в управлении предприятием

штатный расписание должность управление

В практической деятельности предприятий и их руководителей можно встретить самые различные подходы к составлению, утверждению и использованию штатных расписаний.

Есть руководители предприятий, которые считают, что им штатные расписания не нужны, что они вправе набирать любое количество работающих, не связывая себя никакими обязательствами по их должностному, профессиональному или квалификационному составу, равно как и по оплате работников, занимающих те или иные должности. Такая точка зрения и практика нередки на предприятиях, созданных в ходе реформирования экономики, особенно на малых предприятиях, принадлежащих частным лицам или обществам с ограниченной ответственностью.

Есть и другая практика, когда штатные расписания охватывают полностью весь персонал предприятия и переутверждаются при каждом изменении его численности или структуры, т. е. штатное расписание подгоняется под фактическую численность персонала.

Между этими полярными подходами существует множество промежуточных вариантов. Такая ситуация нередко вызывает споры, особенно между специалистами предприятий и различных контролирующих их организаций. И далеко не всегда эти споры разрешаются на справедливой основе, даже если какая-либо из сторон права.

В практике работы со штатными расписаниями многое сохранилось от прежней экономической системы, хотя, как известно, этой системы уже не существует. Как экономический нормативный документ предприятия штатное расписание отражало противоречия прежней экономической системы: с одной стороны, преследовалась цель рационализировать расход трудовых и денежных ресурсов, используемых на оплату труда, а с другой - преследовалась цель закрепить в штатном расписании излишнюю численность, чтобы можно было легче работать в рамках планового задания. Штатное расписание было одним из важнейших документов, с которым работали специалисты кадровых служб предприятий. Численность вакансий на предприятии определялась по незанятым должностям (профессионально-квалификационным группам) штатного расписания. На основе вакансий строилась работа по подбору новых работников, их подготовке и переподготовке, осуществлялось продвижение специалистов с одной должности на другую при росте их квалификации. Важная роль штатного расписания в экономической жизни предприятия привлекала к нему внимание всех организаций, контролирующих деятельность предприятия, а их было (да и остается) немало. Штатные расписания по подразделениям (когда их руководителем делегировались права утверждения соответствующих штатных расписаний) были предметом внутреннего контроля и проверок.

В то же время новая система не оформила в каком-либо четком виде свое отношение к такому документу предприятия, как штатное расписание.

В связи с этим следует, опираясь, прежде всего, на потребности практики, рассмотреть с различных позиций (юридической, экономической, организационной, социальной) вопрос о штатном расписании как нормативном документе предприятия.

Прежде всего, для этого необходимо дать штатному расписанию определенную терминологическую трактовку, т. е. охарактеризовать то, о чем идет речь, кому и для чего нужно штатное расписание.

Различные источники дают различные определения понятию «штатное расписание», но, в принципе, суть их сводится к следующему: штатное расписание - это форма отчетности юридического лица, организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, численность отделов, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом [9]. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);

закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;

устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии [19].

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», так как никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется.

На основе штатного расписания устанавливаются наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.

Штатное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях.

Но штатное расписание - не просто документ, производный от должностных инструкций. Будучи составленным, оно начинает играть весьма активную роль в эффективном использовании работников. Штатное расписание - не алфавитный указатель имеющихся на предприятии должностей, а, как правило, оно группирует должности по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп (т.е. по их квалификационному составу), уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп. Такое сравнение заставляет вернуться к анализу загрузки работников, объема и качества выполняемых ими работ, целесообразности разделения и кооперации труда и к уточнению должностных (рабочих) инструкций, а от них - к структурному делению предприятия на те или иные подразделения, вопросам нормирования и качества труда. Особенно полезно для руководителей предприятий соотносить фактическую численность работающих (по подразделениям, в разрезе должностей) с тем, что предусмотрено по штатному расписанию.

Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, составляется, как правило, в количестве трех экземпляров, срок его хранения по месту разработки и утверждения устанавливается руководством (постоянно или 3 года) [21].

На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда [9]. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее - Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации [10].

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов <#"829519.files/image001.jpg"> <#"829519.files/image002.jpg"> <#"829519.files/image003.gif">

Рисунок 3 - Соотношение видов деятельности ООО «Пумори-Оснастка» в 2010 году

ООО «Пумори-Оснастка» является юридическим лицом и действует на основании устава и законодательства РФ.

Организационная структура управления предприятием ООО «Пумори-Оснастка» представлена на рисунке 4.

ООО «Пумори-Оснастка» является дочерним предприятием одного из крупнейших российских производителей металлорежущего и сложного вспомогательного инструмента, оснастки, поставщиком современных станков и оборудования в Российской Федерации, входит в Уральскую машиностроительную корпорацию «Пумори-СИЗ».

Уральской машиностроительной корпорации «Пумори-СИЗ» была создана путем интеграции группы предприятий «Пумори» и Свердловского инструментального завода. Объединение технического, производственного, научного и творческого потенциала предприятий в рамках единой структуры способствовало успешному решению сложных задач, стоящих перед машиностроительной отраслью России. Сегодня УМК «Пумори-СИЗ» объединяет более десятка предприятий и имеет дочерние предприятия в городах Санкт-Петербург, Пермь и представительства в Москве, Нижнем Новгороде, Новосибирске и других городах Российской Федерации. Уральская машиностроительная корпорация «Пумори-СИЗ» имеет обширные деловые связи в России и за рубежом.

Рисунок 4 - Организационная структура ООО «Пумори-Оснастка»

2.2 Анализ составления штатного расписания в ООО «Пумори-Оснастка»

Разработка штатного расписания на предприятии ООО «Пумори-Оснастка» применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Разработкой штатного расписания на предприятии ООО «Пумори-Оснастка» занимается кадровая служба с непосредственным взаимодействием с отделом труда и экономическим отделом.

В связи с необходимостью разработки штатного расписания, в ООО «Пумори-Оснастка» сначала издается приказ о возложении на конкретного работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания, где устанавливается срок создания проекта штатного расписания. Обязательным условием подготовки проекта штатного расписания является согласованность его с руководителями всех подразделений предприятия.

Утверждается штатное расписание приказом, подписанным генеральным директором организации.

Для составления штатного расписания в ООО «Пумори-Оснастка» используется форма № Т-3 Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.

Порядок расположения структурных подразделений и должностей в них определяется руководителем организации.

В каждое структурное подразделение включает штатные должности по всем категориям персонала с указанием специальности, начиная с высшего и заканчивая младшим звеном.

Общее количество штатных единиц по штатному расписанию соответствует расчетной численности по фонду заработной платы, предусмотренной в смете.

Наименования структурных подразделений и должностей в штатном расписании пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и рабочих профессий, утвержденными в квалификационных справочниках.

На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:

ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;

Единый квалификационный справочник должностей руководите лей, специалистов и служащих;

ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Штатное расписание в ООО «Пумори-Оснастка» было разработано и утверждено в 2001 году, в последствии, в штатное расписание вносились изменения.

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

совершенствование организационной структуры компании;

проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

реорганизация компании;

расширение или сокращение производственной основы компании;

изменение законодательства;

оптимизация управленческой работы;

планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.

Последнее изменение штатного расписания в связи с массовым сокращением численности в период действия мирового финансового кризиса, было в январе 2009 года, путем внесения изменений в действующее расписание.

Согласно штатному расписанию, представленому в приложении А, количество штатных единиц предприятия ООО «Пумори-Оснастка» составляет 137,4 единиц.

Однако штат ООО «Пумори-Оснастка» сформирован не полностью, согласно штатной расстановке на август 2011 г., количество занимаемых ставок составляет 121 штатная единица, это составляет 88% от всего количества штатных единиц утвержденного штатного расписания.

При детальном анализе организационно-управленческой структуры ООО «Пумори-Оснастка», мы определили, что штатное расписание отвечает деятельности предприятия, загрузка сотрудников равномерная, обязанности и управленческие полномочия сотрудников четко распределены, согласно должностным инструкциям.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Данная работа была посвящена вопросу о роли штатного расписания в организации, а также определения его структуры.

Во введении мы определили актуальность темы работы, поставили цель, наметили задачи работы, определили объект и предмет исследования, обозначили теоретическую, исследовательскую базу работы, основные методы исследования.

В первой главе, на основе анализа литературных источников, мы рассмотрели теоретические аспекты составления штатного расписания.

Штатное расписание - это форма отчетности юридического лица, организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, численность отделов, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Разработка штатного расписания в организации поручается, как правило отделу кадров, либо планово-экономическому отделу.

Способом оформления штатного расписания является заполнение унифицированной формы № Т-3.

При сокращении численности или штата работников в штатное расписание вносятся изменения. Изменения вносятся двумя путями: изменением всего штатного расписания или внесением изменений, вносимых в штатное расписание.

Мы полагаем, что штатное расписание очень важный документ, помогающий в работе руководителя и его должна иметь любая серьёзная организация.

Во второй главе работы был проведен анализ составления штатного расписания на конкретном предприятии - в ООО «Пумори-Оснастка».

При детальном анализе штатного расписания ООО «Пумори-Оснастка», мы определили, что оно отвечает деятельности предприятия, загрузка сотрудников равномерная, обязанности и управленческие полномочия сотрудников четко распределены, согласно должностным инструкциям.

Таким образом, написание работы проводилось согласно актуальности темы и цели поставленной перед ней. Задачи, поставленные в начале написания работы были решены в полной мере.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.      Базаров Т.Ю. Управление персоналом: Учебник для вузов/ Т.Ю.Базаров, Б.Л.Еремина.- М.: Банки и биржи: ЮНИТИ, 2010.

2.      Басовский Л. Е. Менеджмент: Учебное пособие. 2-е изд. - М.:ИНФРА-М, 2005.

3.      Блинов А.О., Василевская О.В. Искусство управления персоналом: Учеб. пос. - М.: ГЕЛАН, 2009.

4.      Быкова Т.А. Делопроизводство: учебник/ Т.А. Быкова - М.: МЦФР, 2006.

.        Виханский О. С., Наумов А. И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Гардарики, 2003.

.        Единый тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих// http://www.tehdoc.ru/tariffing.htm

7.      Зайцев Г.Г., Файбушевич С.И. Управление кадрами на предприятии: персональный менеджмент. - СПб.: Изд-во Санкт-Петербургского университета экономики и финансов, 2012.

8.      Зайцева Т.В., Зуб А.Т. Управление персоналом. М.: ИД "ФОРУМ", "ИНФРА-М", 2006.

.        Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база / О.И. Захаркина. - М.: Омега-Л, 2007.

.        Какора Е.В. Актуальная кадровая информация способна влиять на успешное развитие бизнеса // Управление персоналом. 2009. №12. С. 40-41.

.        Кибанов А. Я. /ред./ Управление персоналом организации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2007.

12.    Лагина, Шакирова Организация работы с кадрами и её совершенствовании. - М.: ВНИИЭгазпром, 2010.

13.    Мансуров Р.Е. «Опыт формирования экономически и технологически обоснованного штатного расписания промышленного предприятия»//Управление персоналом, 2008, N 1.

14.    Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. Учебное пособие. М. - Новосибирск, 2009 г.

.        Поршнев А. Г., Румянцева З. П., Саломатин Н. А. /ред./ Управление организацией: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008.

.        Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»// http://www.businesspravo.ru

17.    Постановление Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37 с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих//http://www.aup.ru/docs

18.    Рогожин М. Ю. Справочник по делопроизводству / М. Ю. Рогожин. - М.; Юстицинформ, 2011.

19.    Смирнов Б.М. Кадровые нововведения в системе управления персоналом. - М.: ГАУ, 2006.

.        Томилов В.В., Бабкина Л.Н., Песоцкая Е.В. и др. Менеджмент. Учебник / Под ред. В.В. Томилова. - М.: Юрайт-Издат, 2009.

21. Травин В.В. Основы кадрового менеджмента/В.В.Травин, В.А.Дятлов. - 2-е изд. - М.: Дело, 2007.

22.    Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Проспект, 2009 г.

23.    Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации /учебно-практическое пособие. Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002 г.

.        Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. - М.: Норма - Инфра - М, 2010.

25.    Якимов В.Н., Томашевич В.Е., Постников М.А. Социальное развитие предприятия и работа с кадрами: Учебное пособие./ Под ред. В.Н. Якимова и др. - М.: Экономика, 2011.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение А