Должностная инструкция: функциональная значимость в системе управления персоналом, структура и правила составления
Содержание
Введение
.Должностная инструкция в системе управления персоналом
.Правила составления должностной инструкции
.Структура должностной инструкции
Заключение
Список использованной литературы
Введение
На сегодняшний день существует значительное количество разных профессий и должностей, а потому стоит вопрос об их размежевании путем четкого определения функциональных обязанностей, которые должны выполнять соответствующие работники. Учитывая это, крайне необходимым становится наличие на предприятиях такого правового документа, который бы регламентировал конкретные обязанности, задачи, права, ответственность, организационно-правовой статус работника и обеспечивал бы ему надлежащие условия для эффективной работы, а именно - должностной инструкции.
На первый взгляд такие распространённые и всем привычные документы, как должностные инструкции сотрудников могут показаться маловажными для системы управления персоналом, но это не так. Функционирование отечественных предприятий связано с такими отрицательными явлениями как: использование в управлении устаревших подходов, отсутствие новых мероприятий по развитию персонала, систем мотивации эффективного труда и т.п. При этом в особом внимании нуждается разграничение ответственности персонала, что считается основным фактором эффективности производства. Вопросы количественного и качественного кадрового обеспечения любой области экономики обусловлены тенденциями к замедлению социального развития, ухудшением демографической ситуации в стране, недостатками в управлении персоналом, в т.ч. невниманием к качеству должностных инструкций. Социальное развитие может совершенствоваться преимущественно на уровне государственного управления, тогда как повышение эффективности управления персоналом является прерогативой в первую очередь руководителей предприятий. Поэтому формирование результативного управления персоналом, в т.ч. его регламентации в наше время может считаться очень актуальным направлением теории и практики.
.Должностная инструкция в системе управления персоналом
В системе управления персоналом любой организации важна регламентация, то есть процесс установления правил, определяющих порядок функционирования организации. Основу регламентации составляют должностные инструкции работников - организационно-правовые документы, в которых определены основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудников при осуществлении им деятельности на определенной должности и определенном рабочем месте.
Должностные инструкции позволяют избежать дублирования функций и обязанностей, разграничить пределы ответственности персонала и способствовать слаженности его работы для достижения целей и задач организации. Также они используются в качестве нормативно-правовой базы для дисциплинарного и материального влияния на персонал.
Регламентирующие документы любой организации отталкиваются от ее миссии, что содержится в уставе или иных учредительных документах. На основе миссии формируется стратегия организации, что закрепляется в планах, программах, проектах деятельности организации. На базе этих документов формируются планы и программы работы конкретных структурных подразделений организации и положения об этих подразделениях, что разрабатываются руководством организации и главой подразделения. В конце концов, на основе программ и положения о подразделениях создаются должностные инструкции для каждого работника. То есть должностная инструкция - это результат тщательной детализации всех управленческих и производственных операций в организации. Без нее невозможно понять, а значит, и реализовать конкретные функции всех членов персонала.
Следовательно, среди основных функций должностной инструкции можно назвать:
установление сферы компетентности и ответственности всех работников организации;
облегчение адаптации нового работника путем четкого ознакомления с кругом его обязанностей и прав;
предоставление персоналу возможности самоконтроля и самоуправления в процессе выполнения своих должностных обязанностей;
гарантирование объективности при проведении аттестаций сотрудников.
Исходя из важности должностных инструкций для трудового законодательства РФ, был разработан и принят ряд нормативно-правовых актов о правилах их составления. Главным является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), утвержденный Постановлениями Госстандарта России от 26.12.1994 №366 и №367 (с доп. и изм. на 28.03.2014). Также используются при составлении должностных инструкций тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих, утверждённые Постановлениями Минтруда РФ от 10.11.1992 №31 и др. На их основании в отдельных отраслях народного хозяйства разрабатываются специальные методические пособия по составлению должностных инструкций. Для некоторых распространенных профессий действуют типичные должностные инструкции, для иных, более редких - составляются специальные должностные инструкции.
2.Правила составления должностной инструкции
На практике работодатели довольно часто возлагают обязанности составления должностных инструкций на работников отдела кадров. Тем не менее, последние не могут, да и не должны знать все нюансы работ по каждой должности, поэтому поручать разработку таких инструкций сотрудникам отдела кадров нецелесообразно. Намного эффективнее, когда должностные инструкции составляют руководители структурных подразделений для должностей (профессий) работников в соответствии со штатным расписанием. А вот утверждать такие инструкции обязательно должен работодатель или уполномоченное им лицо. Следует отметить, что визы юрисконсульта (юриста) не являются обязательными, поскольку в законодательстве не содержится такое требование. Но работодателю желательно согласовывать должностные инструкции с законодательством при помощи юриста во избежание трудовых споров.
Должностные инструкции составляются для работников всех должностей, что указаны в штатном расписании (исключение могут представлять отдельные руководители, правовое положение которых определено в уставе предприятия).
Во время составления должностных инструкций нужно использовать: Классификатор профессий, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, локальные нормативные документы предприятия: устав, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка.
Исходя из особенностей штатного расписания, структурных преобразований, рационального разделения труда или других причин, связанных с производственной необходимостью, круг задач и обязанностей, которые содержатся в квалификационных характеристиках должностей (профессий) работников, может быть расширен во время разработки должностных инструкций.
Изменения и дополнения к должностным инструкциям, которые существенно влияют на их содержание, можно вносить лишь на основании приказа (распоряжения) работодателя.
Если изменения связаны с переменой важных условий труда (режима работы, наименования должности, категории, совмещения профессий и т.п.), то работнику необходимо сообщить об этом, не позднее, чем за два месяца до вступления в силу указанных изменений (ст. 74 ТК РФ). О незначительных изменениях сотрудника можно не уведомлять.
Работодатель или другое уполномоченное им лицо должно ознакомить работника под роспись с его должностной инструкцией во время принятия на работу согласно ст. 68 ТК РФ. Также согласно действующему законодательству работник должен быть ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором предприятия.
По обыкновению, должностное лицо, которое является ответственным за кадровые вопросы на предприятии (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров и т.п.) ведет учетный журнал, в котором каждый из нанимаемых работников после ознакомления с должностной инструкцией оставляет свою подпись с указанием даты.
При введении в штатное расписание новых должностей нужно параллельно разработать и соответствующие должностные инструкции. Но должностные инструкции составляются на должность (профессию), а не на отдельного работника. Поэтому достаточно одной должностной инструкции конкретной профессии для двух и больше работников. Также нужно подчеркнуть, что вписывание в должностные инструкции любых персональных данных работника (например, фамилии, имя и отчества) действующим законодательством не предусмотрено.
.Структура должностной инструкции
Во время разработки должностных инструкций необходимо использовать единый общепринятый подход относительно их построения и обеспечивать четкое и кратко сформулированное содержание каждого раздела документа. Сейчас популярной становится разработка должностных инструкций в виде таблиц, обычно, при этом их авторы ссылаются на международные стандарты, например, ІSO 9000 (серию международных стандартов, которые описывают требования к системе менеджмента качества организаций и предприятий). Но это является некорректным и нелегитимным, так как нормы и требования российского законодательства предусматривают только текстовый вариант.
Так, должностные инструкции состоят из разделов, расположенных за по такой структуре:
. Общие положения
Раздел содержит основные данные о должности, сфере деятельности работника. Здесь записано наименование структурного подразделения, где сотрудник работает, перечень законодательных актов, нормативных и других документов, которыми он руководствуется в своей работе. Сюда же заносится порядок назначения на должность, освобождения и прекращения выполнения должностных обязанностей, непосредственная подчиненность и наличие подчиненных, порядок замещения других работников на период их временного отсутствия (отпуск, обучение, болезнь и т.п.), а также требования к заместителю. В этот раздел можно еще вносить квалификационные требования, которые выдвигаются к работнику (уровень образовательной подготовки, уровень квалификации, специальность, необходимый стаж работы по специальности), если они определены отдельным разделом.
. Задача и обязанности
Этот раздел характеризует содержание деятельности работника и включает в себя конкретный перечень задач, обязанностей и видов работ, закрепленных за работником относительно направления его деятельности. Все они излагаются в лаконичной форме, начиная с определения организационно-юридических признаков (руководит, организовывает, рассматривает, обеспечивает, и т.п.) и заканчивая определением самостоятельного участка работы для каждого сотрудника. В раздел записывают перечень объектов управления или зон обслуживания, закрепленных за работником, а также устанавливает правила, нормы и технические требования, которых нужно придерживаться во время работы. Важно, чтобы задачи располагались от более важных к второстепенным пунктам, и не дублировали задачи из других должностных инструкций.
. Должен знать
В этом разделе должен записываться перечень минимальных требований к специальным знаниям, умениям, мастерству работников в соответствии с реальными условиями их деятельности, особенностями оборудования, инструментов, материалов и т.п., достаточных для качественного выполнения возложенных на них задач и обязанностей.
. Права
. Ответственность
В данном разделе содержатся критерии оценки качества и своевременности выполнения задач, обязанностей и работ сотрудником. Также закрепляется, степень персональной ответственности работников за невыполнение, некачественное или несвоевременное их выполнение, за причинение материального ущерба и непринятие надлежащих мер в пределах своих обязанностей и полномочий, нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил охраны труда, техники безопасности и т.п.
. Квалификационные требования
Здесь отмечается информация относительно специализации работника, его образовательно-квалификационного уровня, профессиональной подготовки на производстве и опыте работы, а в отдельных случаях дополнительные особые требования, необходимые для надлежащего выполнения возложенных на работника задач и обязанностей.
. Взаимоотношения (связи) по должности
Также в должностной инструкции может определяться круг основных взаимоотношений работников вовремя выполнения возложенных на них задач и обязанностей с сотрудниками своего или других структурных подразделений. Могут закрепляться правила взаимоотношений с посторонними предприятиями, организациями, учреждениями, с которыми работник имеет служебные взаимоотношения, сроки получения и предоставление взаимной информации (при наличии), порядок согласования и утверждения соответствующих документов и т.п.
В разделе отмечается от кого (кем), в какие сроки, и какую информацию получает (предоставляет) работник, с кем совместно готовит и согласовывает проекты документов, кому и в какие сроки присылает выполненную работу. Здесь же указывается от кого получает сотрудник работу, с кем и по каким вопросам (например, обеспечение материальными ресурсами, выполнение погрузочно-разгрузочных работ, пожарной безопасности) имеет взаимоотношения.
Необходимо указать, что два последние из приведенных разделов (т.е. относительно квалификационных требований работника и взаимоотношений по должности) не являются обязательными элементами всех должностных инструкций и вносятся в них лишь по потребности.
В зависимости от нумерации разделов, принятой в той или иной должностной инструкции, последовательно (в столбик) по тексту нумеруется и приводится каждая из позиций содержания информации, которая помещена в этих разделах. Например: раздел 1 «Общие положения» - нумерация позиций содержания информации этого раздела будет такой 1.1... , 1.2... , 1.3... и т.п.; раздел 2 «Задача и обязанности» - 2.1.... , 2.2... , 2.3... и так далее. Таким образом, каждая из позиций, входящих в должностную инструкцию, будет иметь присущий только ей номер.
В правом верхнем углу первой страницы должностной инструкции ставится штамп «Утверждаю», указывается должность, инициалы и фамилия руководителя, его подпись и дата утверждения. В заголовке документа приводится полное название должности, отвечающей профессиональному названию работы, предусмотренному в Классификаторе профессий, и полное название соответствующего структурного подразделения.
Должностные инструкции составляются в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе кадров, а второй - у руководителей соответствующих структурных подразделений. Работнику выдается под подпись копия должностной инструкции.
В конце следует указать, что, как мы заметили ранее, должностные инструкции могут быть как типичными, так и конкретными (детализированными).
Разрабатывая и те и другие должностные инструкции, необходимо обращать внимание на правомерность использования тех или иных должностей (профессий), поскольку последние обязательно должны отвечать действующему Классификатору профессий.
Заключение
Должностные инструкции являются важным организационно-правовыми документами организации, обеспечивающими процесс регламентации в системе управления персоналом. В них в установленном порядке закрепляются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудников при осуществлении им деятельности на определенной должности и определенном рабочем месте. Все это позволяет избежать дублирования функций и обязанностей персонала, разграничить пределы ответственности работников, наладить слаженную работу сотрудников для достижения целей и задач организации, эффективно применять дисциплинарные и материальные средства влияния на персонал, а значит, в целом повысить эффективность управления кадрами, что определяет функциональную значимость должностных инструкций.
Исходя из важности должностных инструкций для трудового законодательства РФ, был разработан и принят ряд нормативно-правовых актов о правилах их составления. Главным является Общероссийский классификатор профессий рабочих, также используются тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым профессиям рабочих, справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, локальные нормативные документы предприятия.
Составлением должностных инструкций должен быть занят начальник соответствующего подразделения при участии юристов и с последующим утверждением руководства организации. В структуре должностной инструкции, как правило, содержатся семь разделов: «Общие положения», «Задачи и обязанности», «Должен знать», «Права», «Ответственность», «Квалификационные требования», «Взаимоотношения по должности». Все инструкции (в виде копий) даются на подпись работникам при вступлении в должность, позволяя им адаптироваться к условиям труда и самостоятельно контролировать свою должностную деятельность.
Список использованной литературы
Нормативно-правовые акты
.Трудовой кодекс Российской Федерации. - М.: Эксмо, 2014. - 224 с.
Прочая литература
.Андреева И.Н. Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента. - СПб, БХВ-Петербург, 2013. - 416 с.
.Бабасов Е.М.. Вайнилович Э,Г., Бабасова Е.С. Управление персоналом. - М.: ТетраСистемс, 2012. - 288 с.
.Кибанов А.Я. Система управления персоналом.- М.: Проспект, 2013. - 64 с.
.Мальчиков В. Типичные ошибки при составлении и внедрении должностных инструкций // Кадровик. 2010. № 2. С. 022-025.
.Пустозерова В. Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию // Кадровик. 2009. № 11. С. 023-031.
.Щур Д.Л., Труханович Л.В. Рекомендации по разработке должностных инструкций. - М.: Дело и Сервис, 2007. - 63 с.