Разработка программы аудита кадрового документооборота МОУ 'СОШ №1 города Жирновска'

Разработка программы аудита кадрового документооборота МОУ 'СОШ №1 города Жирновска'

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота

.1     Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота

1.2    Структура кадровой документации

.3      Организация кадрового документооборота

Глава 2. Программа аудита кадрового документооборота в МОУ «СОШ №1 города Жирновска»

.1 Характеристика организации

.2 Характеристика кадрового состава

.3 Схема аудита кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска»

Заключение

Библиографический список

ВВЕДЕНИЕ

Документирование работы с персоналом является непростой задачей для многих работодателей. Важно подчеркнуть, что эта работа контролируется соответствующими государственными органами, а ошибки, допускаемые работодателем в данной области, приводят к немалым штрафам. Поэтому, прежде всего, следует правильно организовать работу с кадровой документацией.

Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.

По словам Кибанова А. Я. об эффективности службы управления персоналом принято судить по тому, насколько она грамотно организует работу с документами. Представленные в полном объеме, правильно оформленные и зарегистрированные документы - гарантия хороших отзывов при любой инспекционной проверке.

Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно. Необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.

Актуальность курсового проекта заключается в том, что в современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе процессов и является мощным инструментом управления персоналом.

Цель курсового проекта - на основе теоретических подходов разработать программу аудита кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Задачи курсового проекта:

)        изучить понятие, содержание и принципы кадрового документооборота;

)        описать структуру кадровой документации;

)        рассмотреть организацию кадрового документооборота в организации;

)        дать характеристику МОУ «СОШ №1 города Жирновска»;

)        проанализировать кадровый состав МОУ «СОШ №1 города Жирновска»;

)        разработать программу кадрового аудита для кадрового документооборота в МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Объект курсового проекта - кадровый документооборот МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Предмет курсового проекта - структура, регламентация, принципы, организации кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота

.1 Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота

Различные авторы дают следующие определения документа:

Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Важнейшей характеристикой документа является его идентифицируемость, обеспечиваемая наличием соответствующих реквизитов.

Документ выполняет следующие функции:

·        информационную;

·        организационную;

·        коммуникативную;

·        юридическую;

·        воспитательную.

Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации, обеспечивающих возможность реализации управленческой деятельности.

Документы необходимы в организации для:

·        эффективной и упорядоченной деятельности;

·        формирования и документального фиксирования организационных и управленческих решений;

·        обеспечения согласованности управленческой и административной деятельности;

·        обеспечения непрерывной деятельности в условиях чрезвычайных ситуаций;

·        соблюдения требований нормативно-правовых актов, регулирующих сферу деятельности организации во всех ее появлениях;

·        защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а также других заинтересованных лиц;

·        обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных разбирательствах, связанных с деятельностью организации.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот - это движение потоков документов: поступающих из других организаций, отправляемых в другие организации, создаваемых и используемых в организации.

Документооборот - это регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.

Для организации документооборота необходимо соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документа в организации. Организация документооборота включает такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка.

Общие принципы организации документооборота:

·        оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;

·        обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;

·        исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Главное правило организации документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Кадровый документооборот - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения.

Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое).

Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.

Большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

·        документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;

·        построить систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;

·        регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;

·        создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;

·        разрешить трудовые споры.

.2 Структура кадровой документации

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

·        ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

·        ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и другие.

Выделяют две подгруппы кадровой документации:

.        первичные документы;

2.      вторичные документы.

Первичные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов, предоставляемых работниками при приеме на работу.

Они включают в себя:

·        Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

·        Личную карточку работника;

·        Штатное расписание;

·        Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

·        Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

·        График отпусков;

·        Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

·        Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

·        Командировочное удостоверение;

·        Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

·        Приказ (распоряжение) о поощрении работника;

·        Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

·        Табель учета рабочего времени;

·        расчетно-платежную ведомость;

·        Расчетную ведомость;

·        Платежную ведомость;

·        Журнал регистрации платежных ведомостей;

·        Лицевой счет (унифицированная форма №Т-54);

·        Лицевой счет (унифицированная форма №Т-54а (свт));

·        Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику;

·        Записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

·        Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Вторичные документы производны, базируются на исходной информации первичных документов. Цели создания этой подгруппы документов:

·        обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;

·        обеспечение оперативного хранения кадровых документов;

·        обеспечение эффективного поиска кадровых документов.

Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), разнообразные регистрационные формы учетных сведений и документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.

Выделяют следующие виды регистрационных форм:

·        регистрационно-контрольные карточки (РКК);

·        регистрационные журналы (книги);

·        экранные формы (при использовании компьютерных технологий).

Внутренние кадровые документы организации могут носить как обязательный, так и рекомендательный характер.

К обязательным кадровым документам относятся:

·        правила внутреннего трудового распорядка;

·        инструкция по охране труда;

·        положение о защите персональных данных работников;

·        штатное расписание;

·        личная карточка;

·        табель учета рабочего времени;

·        график отпусков;

·        приказы по основной деятельности;

·        приказы по личному составу;

·        трудовая книжка;

·        трудовой договор;

·        заявление работников;

·        книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

·        журнал учета мероприятий по контролю;

·        журнал учета прохождения инструктажа по охране труда.

Документы носящие рекомендательный характер:

·        коллективный договор;

·        должностные инструкции;

·        положение об оплате труда и премировании;

·        личные дела;

·        справки о трудовой деятельности;

·        копии приказов о приеме на работу и увольнении;

·        служебные записки;

·        докладные записки;

·        журналы учета военнообязанных.

Помимо этих кадровых документов существуют также документы зависящие от специфики организации: положение об охране коммерческой тайны, журнал прохождения медицинских осмотров, график сменности, инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности.

.3      Организация кадрового документооборота

Для любой организации, предприятия, учреждения очень важно обеспечить упорядоченное хранение, использование и обеспечение сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, но и являются носителем информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями. Их использование существенно повышает качество и оперативность подготовки новых документов, исключая трудозатраты на повторную подготовку однотипных документов.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Различают 3 вида номенклатуры дел:

·        типовая;

·        примерная;

·        конкретная.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организации с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов, то есть это методические пособия, предназначенные для упрощения процесса составления индивидуальной номенклатуры дел.

Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном календарном году, в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

Документы учетной кадровой документации выполняют функцию персонального учета работников, то есть они формируют базу персональных данных работников организации. Под персональными данными работника понимается информация, касающаяся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с реализацией трудовых правоотношений. Информация, фиксирующаяся в документах этого комплекса, получается при первичной регистрации и последующем обновлении персональных сведений (вторичная кадровая документация).

В кадровом документообороте важную роль играет вторичная кадровая документация, которая позволяет упорядочить документы, обеспечить оперативное хранение и эффективный поиск кадровых документов.

Во вторичной кадровой документации выделяют регистрационные журналы. С учетом различной организации труда выделяют:

·        журнал учета совместителей;

·        журнал учета поощрений и взысканий;

·        журнал регистрации приказов об учебных отпусках, отпусках без сохранения заработной платы и другое;

·        журнал учета больничных листов и другое.

Регистрация документов - это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Назначение учета документов в организации - это придание им юридической силы и дублирование информации. Дублирование информации помогает облегчить поиск документов, также повышает уровень сохранности информации. Учет документа с проставлением регистрационного номера и даты регистрации придает ему юридическую силу, что может оказаться немаловажным в случае возникновения трудового спора с работником.

Итак, все аспекты деятельности по управлению персоналом организации документируются. Таким образом, кадровые документы выступают способом и средством реализации управленческих функций в сфере управления персоналом. Значительная часть документов по личному составу оформляется с помощью типовых унифицированных форм.

Чтобы облегчить работу с кадровой документацией существуют компьютерные программы.

Основные возможности, которые должна предоставлять программа:

·        отслеживание и оперативное внесение всех изменений в структуру организации, создание приказов о внесении изменений в штатное расписание;

·        полный учет информации о сотрудниках и их расстановке;

·        ведение кадровой документации, полуавтоматическое формирование документов по личному составу, включая приказы по личному составу;

·        вывод данных о сотруднике на печать по форме Т-2, распечатка других форм документов;

·        ведение отчетности в соответствии с требованиями трудового кодекса и Госкомстата;

·        ведение базы данных о соискателях, как кадровом резерве на выдвижение внутри организации, а также о соискателях, на основе представленных резюме, результатов собеседования и тестирования;

·        регистрация движения персонала, временного отвлечения от исполнения обязанностей;

·        учет аттестаций, управление мотивацией труда и пр.;

·        ведение архива кадровой службы;

·        учет фактически отработанного времени (табельный учет);

·        точные расчеты с персоналом по оплате труда.

Наиболее распространенные из них: «БОСС-Кадровик», программа компании «Интертрат», «Парус» и другие.

По мимо выше перечисленных программ существуют:

·        Программы для комплексной автоматизации управления персоналом: автоматизированная система управления персоналом «Фараон»<#"829152.files/image001.gif">

На диаграмме 1 показано изменение количества работников школы за последние 3 года, которое свидетельствует об резком уменьшение числа работников в 2013 году. Это связано с тем, что многие учителя ушли на пенсию и произошло сокращение работников школьной столовой.

Диаграмма №2. Распределение по основному месту работы

У большинства работников (95%) основным местом работы является школа.

Диаграмма №3. Распределение персонала по категориям

Основную массу работников представляют преподаватели (67%). Это связанно с видом деятельности организации.

Диаграмма №4. Гендерный состав сотрудников

В основном в данной школе работают женщины (92%), так как большинство сотрудников - педагоги, которые работают с детьми. А женщины психологически справляются с ними легче.

Диаграмма №5. Распределение сотрудников по возрасту

Преобладающий возраст сотрудников в школе от 50 до 60 лет. Это связано с тем, что школа, расположенная в небольшом городе, из-за чего молодые люди стараются уехать в мегаполисы.

Диаграмма №6. Распределение преподавателей по стажу работы

Большинство преподавателей (75%) имеет стаж свыше 15 лет. Потому как молодые специалисты, как показано в предыдущей диаграмме, стремятся уехать из города. К тому же в городе мало рабочих мест и люди стремятся остаться на своей должности.

Диаграмма №7. Распределение преподавателей по категориям

Большую часть составляют педагоги имеющие высшую категорию, 1 категорию и 2 категорию. Педагоги заинтересованы в повышении своей категории, потому что это приводит к увеличению заработной платы.

Диаграмма №8. Распределение преподавателей по образованию

Основная часть педагогов имеет высшее профессиональное образование (70%), чтобы повысить свою категорию.

Диаграмма №9. Распределение преподавателей по наградам

педагогов школы не имеет почетных наград, так как награды отходят руководству школы.

Диаграмма №10. Текучесть сотрудников с 2011 по 2014

В школе с 2011 по 2013 учебные года наблюдается маленькая текучесть кадров, с 2013 по 2014 учебные года количество уволенных резко увеличивается, что связано с выходом на пенсию большого количества сотрудников.

.3 Схема аудита кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска»

Цель кадрового аудита - определение эффективности кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

Задачи кадрового аудита:

.        Изучить документы регламентирующие кадровый документооборот МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

.        Определить структуру кадровой документации МОУ «СОШ №1 города Жирновска»:

)        Первичные документы:)       Обязательные кадровые документы;)         Документы носящие рекомендательный характер.

)        Вторичные документы.

.        Проверить на соответствия требованиям ведения и хранения кадровые документы МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

.        Рассмотреть ошибки и замечания выявленные (позже впишу кем, пока не знаю) за 2014 год в кадровой документации МОУ «СОШ №1 города Жирновска».

.        Рассмотреть степень автоматизации и информатизации кадрового делопроизводства МОУ «СОШ №1 города Жирновска».