Документационное обеспечение управления
План
1. Основные понятие и определения дисциплины: «ДОУ», «документ», «документоведение», «реквизит документа», «формуляр документа».
Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с
документами. Ведомственное регулирование делопроизводства. 3
. Значение компьютеризации в документационном обеспечении
деятельности организации. Программные средства
автоматизированного рабочего места
. Задание
. Задание
Список литературы
1. Основные понятие и определения дисциплины: «ДОУ», «документ», «документоведение», «реквизит документа», «формуляр документа». Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами. Ведомственное регулирование делопроизводства
Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.
Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами:
. Федеральные законы:
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (с изменениями на 01 июля 2011 г.);
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.);
Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»;
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 27 июля 2010 г.) (редакция, действующая с 01 января 2011 г.);
Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (с изменениями на 11 июля 2011 г.);
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 8 ноября 2007 г.) (утрачивает силу с 01 июля 2012 г.);
Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями на 18 июля 2011 г.);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями на 06 апреля 2011 г.).
. Нормативные акты Президента и Правительства РФ:
Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (с изменениями на 07 сентября 2011 г.);
Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р «Об утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати» (с изм. на 10 марта 2009 г.);
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями на 19 мая 2008 г.);
Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изменениями на 29 июля 2011 г.);
Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями на 23 сентября 2005 г.);
Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (с изменениями на 14 декабря 2006 г.);
Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (с изменениями на 21 сентября 2011 г.);
Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» (с изменениями на 22 мая 2008 г.);
Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников».
. ГОСТ:
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения;
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования;
ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.
Нормативную базу делопроизводства условно можно разделить на:
Первая группа - федеральные нормативные акты не прямого действия, в той или иной степени затрагивающие вопросы организации и технологии документирования управленческой деятельности и организации работы с документами.
Среди них можно назвать Гражданский кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Трудовой кодекс.
Вторая группа нормативных актов - межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами и другими органами исполнительной власти.
К ним относятся:
Государственная система документационного обеспечения управления, которая является наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами;
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
Государственные стандарты на документацию (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»);
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Правила оформления нормативных актов Банка России (указаний, положений, инструкций), установленные приказом Центрального банка РФ от 15 сентября 1997 г. № 02-395 «О Положении Банка России «О порядке подготовки и вступления в силу нормативных актов Банка России»;
Нормативные акты Минтруда России Госкомстата России, Росархива и др.;
Документы по делопроизводству организации: инструкция по документационному обеспечению управления, табель форм документов и другие, отражающие специфику работы с документами.
. Значение компьютеризации в документационном обеспечении деятельности организации. Программные средства автоматизированного рабочего места
делопроизводство компьютеризация автоматизированный
Автоматизацией документооборота на российском рынке информационных технологий занимается много фирм. И первое, что хочется уяснить для себя, это определение документооборота. Конечно, все согласны с тем, что документооборот - это некие операции с документами. Расхождения начинаются в приграничной полосе - где кончается документооборот и начинается делопроизводство, а также можно ли говорить о документообороте без связи с делопроизводством.
Существуют две тенденции. В первом случае документооборот рассматривается как составная часть делопроизводства. Автоматизация делопроизводства, в свою очередь, представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия (учреждения), который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности. Такой подход характерен для системных интеграторов. Они имеют, как правило, коробочную версию автоматизации делопроизводства с той или иной степенью унификации для мелких и средних клиентов. Автоматизация крупных банковских, государственных и коммерческих структур - процесс индивидуальный.
Вторая тенденция - это использование узкоспециализированных программ, предназначенных только для контроля и управления потоком документов. Такие системы работают, как правило, с большими объемами документов. Они хорошо совместимы с другими офисными системами и как нельзя более кстати для тех клиентов, которые хотят сохранить в тайне свои системы автоматизации и остаться независимыми от поставщика программного обеспечения (ПО).
На мировом рынке существуют различные компьютерные программы, предназначенные для автоматизации процессов различного масштаба. Они бы не прочь внедриться на российский рынок и изначально пытались сделать это непосредственно. Тогда оказалось, что последнюю линию обороны государственных интересов держит великий и могучий русский язык. Западные системы не смогли предложить ничего подходящего в областях, связанных с использованием русского языка. Это первое, что делает неконкурентоспособными стандартные импортные решения. Другой аспект, характерный для развития российских автоматических систем делопроизводства, это сочетание традиций и новых поисков в области партнерских и деловых отношений в современной экономической среде. Каждая организация творит на любом поприще, включая делопроизводство и документооборот. При этом, наверное, не счесть изобретенных велосипедов и открытых америк. Наиболее просвещенные подсознательно подозревают, что есть отработанные временем шаблоны документов и действий и что стандартизация - это экономия времени со всеми вытекающими последствиями.
Это то, что касается существующего положения дел на российском рынке. Следующий этап, который предстоит нам на пути эволюции, осознание новых технологий GroupWare и WorkFlow и преимуществ работы в открытых системах. И где-то на периферии сознания определяется понятие реинжиниринг. Это тот путь, по которому движется сейчас западная организация бизнес-процессов.
Разработчики программ документооборота оказываются в ситуации совмещения желаемого и действительного. Им приходится не только ориентироваться на существующий рынок, но и активно создавать его, имея в виду мировой процесс развития компьютерной техники и программного обеспечения.
Рассмотрим сначала общую структуру делопроизводства. Как правило, это три крупных блока - создание документа и его регистрация, собственно документооборот (передача, пересылка, контроль исполнения и т.п.), создание и ведение архива (занесение, поиск, извлечение, систематизация и пр.).
Эта интегрированная схема поможет произвести систематизацию информации, которая получена от фирм, производящих программы документооборота.
Все попавшие в поле зрения программы работают со следующими видами документов: структурированные, неструктурированные, бумажные и электронные. Структурированные документы отличает жесткость формы. Информация, необходимая для дальнейшей обработки, находится на определенных полях, которые считываются и заносятся в виде записей в базу данных. Примеры таких документов - финансовые документы, анкеты. Некоторые производители, использующие технологии Lotus Notes, в частности "Интерпроком", структурируют документы более свободной формы, например, договоры.
При работе со структурированными документами необходимо применять технологии сканирования и распознавания (такова, например, технология Tiger Forms, распознающая рукописные символы). Систем сканирования и распознавания на российском рынке две: Cunei Form и Fine Reader. Обе имеют хорошую репутацию. Системы распознавания необходимы также, если вы имеете дело с бумажными документами, которые поступают в систему делопроизводства путем сканирования и распознавания, это - письма, факсы, рекламные проспекты и пр. Другой вид документов - электронные документы. Ориентируясь на многообразный рынок ПО, системы документооборота распознают практически все форматы - от ДОСовского txt до графического tif или rtr. А также используют различные каналы приема-передачи информации: электронную почту, факс, телекс, телетайп, Интернет и др.
На этапе создания документа ему присваиваются опознавательные реквизиты. Все системы гибки в определении состава реквизитов и их формы. Некоторые продукты, например «Евфрат», при вводе документа проводят его лексический анализ. Реквизиты документов хранятся в специальной базе данных.
Создание документа - это не только обработка входящего документа, но и генерирование исходящего. Самый простой путь, используемый всеми системами, это использование текстовых редакторов для создания неструктурированного документа и занесения его в базу данных посредством присвоения реквизитов. Структурированные документы генерируются по шаблонам путем заполнения необходимых полей.
В ЗАО «Орбита» состоялось собрание работников торгового отдела, куда были приглашены специалисты фирмы «Компьютеры и сети». На собрании были рассмотрены следующие вопросы:
организация работы торгового отдела (сообщение начальника торгового отдела Смирнова В.П.);
обучение работников отдела новым компьютерным технологиям (сообщение ведущего специалиста фирмы «Компьютеры и сети» Малькова В.И.).
В ходе обсуждения вопросов собрания было предложено пересмотреть распределение обязанностей между сотрудниками торгового отдела. Высказывались пожелания о выделении дополнительной ставки и обучении сотрудников отдела компьютерной технологии. В результате голосования было принято решение просить у руководства ЗАО «Орбита» изыскать возможность выделить торговому отделу дополнительную ставку; обучение сотрудников отдела компьютерным технологиям провести в течение 3 месяцев в соответствии с составленным графиком.
В роли секретаря собрания составьте и оформите протокол собрания полной формы.
Недостающие реквизиты оформите произвольно.
Закрытое акционерное общество
«Орбита»
ПРОТОКОЛ
.05.2012 №1
Кемерово
Заседание
Председатель - Петров П.Б.
Секретарь - Самсонова И.В.
Присутствовали: Смирнова В.П., Мальков В.И., Яковлева А.Г., Ямб А.С.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
. Организация работы торгового отдела
. Обучение работников отдела новым компьютерным технологиям
.СЛУШАЛИ:
Смирнова В.П. - предложено пересмотреть распределение обязанностей между сотрудниками торгового отдела.
ВЫСТУПИЛИ:
Яковлева А.Г. - поддержала предложение Смирновой В.П.
ПОСТАНОВИЛИ:
. В результате голосования, было принято решение обратиться к руководству ЗАО «Орбита» изыскать возможность выделить торговому отделу дополнительную ставку
. СЛУШАЛИ:
Малькова В.И. - зачитал доклад о необходимости выделения дополнительной ставки и обучении сотрудников отдела компьютерной технологии
ВЫСТУПИЛИ:
Ямб А.С. - поддержал предложение Малькова В.И.
ПОСТАНОВИЛИ:
. Обучение сотрудников отдела компьютерным технологиям провести в течение 3 месяцев в соответствии с составленным графиком
Председатель Подпись П.Б. Петров
Секретарь Подпись И.В. Самсонова
. Задание
В секретариат фирмы «Фортуна» поступила внешняя корреспонденция и внутренние документы:
приказы руководителя вышестоящей инстанции;
заявки на оборудование для перепрофилирования магазина;
график дежурства в праздничные дни;
акты списания материалов;
приказ об увольнении;
прейскуранты;
докладные записки;
протокол общего собрания коллектива;
командировочные удостоверения;
рекламные проспекты;
расписка;
доверенность;
телеграммы;
заявления;
статистические отчеты;
договор поставки товаров.
Задание:
В роли секретаря-референта фирмы «Фортуна» определите документы подлежащие регистрации службой ДОУ и зарегистрируйте их соответственно в журнале регистрации внутренних документов и в журнале регистрации входящих документов, недостающие реквизиты оформите произвольно.
Ответ:
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Не все виды документов должны регистрироваться. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для сведения и не требует ответа или исполнения.
Чтобы исполнителям было легче определить, подлежит ли конкретный документ регистрации, в организациях разрабатывается Перечень нерегистрируемых документов. Он может являться приложением к Инструкции по делопроизводству, а может быть и самостоятельным документом (в этом случае он утверждается руководителем организации).
Журнал регистрации входящих документов
№ п.п.Дата поступленияДата и номер поступившего документаАвтор документаНазвание вида документа, его заголовок и краткое содержаниеРезолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)Срок исполненияРасписка исполнителя в получении документаОтметка об исполненииОтметка о направлении документа в дело11.05.12120-8Иванов С.С.Телеграмма, О сотрудничествеПетров П.П. 1.05.123.05.12ПодписьВ дело 01-09 1.05.1221.05.1210-5Петров Ю.Ю.Договор поставки товараИванов А.А. 1.05.123.05.12ПодписьВ дело 05-05 1.05.1234567
Журнал регистрации внутренних документов
№ п.п.Дата документаАвтор документаКраткое содержание или заголовокОтметка об исполнении11.05.2012Иванов И.И.Приказ о премированииВ дело № 01-06 1.05.201221.05.12Петров П.П. Заявка на оборудование для перепрофилирования магазинаВ дело № 01-04 1.05.201232.05.12Ямб Г.Ю.Приказ об увольнении Самсонова А.В.В дело № 05-01 2.05.201242.05.12Инь А.А.Докладная запискаВ дело № 02-07 2.05.201252.05.12Иванов И.И.Протокол общего собрания коллективаВ дело № 01-01 2.05.201262.05.12Петров П.П.Расписка в получении денежных средствВ дело № 07-01 2.05.201272.05.12Сидр А.А. Доверенность на право работы с документами в органах юстицииВ дело № 06-08 2.05.2012
Список литературы
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»
. Андреев, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-изд., перераб. и доп. / В.И. Андреев. - М.: Гардарика, 2011. - 245 с.
. Делопроизводство (Организация и технологии документационного управления): Учебник для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред проф. Т.А. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 359 с.
. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2011. - 272 с.
. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В. А. Кудряева. - 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 400 с.
. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2010. - 345 с.
. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - СПб.: Герда, 2011. - 421 с.