Влияние роли информационно-технического обеспечения на уровень организации труда

Влияние роли информационно-технического обеспечения на уровень организации труда

Содержание

Введение

Глава I. Теоретический аспект информационно-технического обеспечения в управлении предприятием в современных условиях

.1 Оценка теоретических положений о сущности и классификации информации

1.2 Структура, содержание информационно-технического обеспечения и требования к нему

Глава II. Анализ информационно-технического обеспечения на уровень организации труда работников юридического отдела РУП "БМЗ"

.1 Краткая характеристика предприятия, история его возникновения и развития

.2 Анализ организации труда и информационно-технического обеспечения юридического отдела

Глава III. Анализ информационно-технической базы и предложения по её усовершенствованию

.1 Оценка качественных изменений в информационно-техническом обеспечении

.2 Обеспечение информационной безопасности в управлении предприятием

.3 Предложения по усовершенствованию информационно-технической базы юридического отдела РУП "БМЗ"

Заключение

Список литературы

Введение

Современная экономика немыслима без информации. Информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение. Современный специалист - экономист должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, он должен владеть информацией по построению информационных систем.

Возрастание объема информации особенно стало заметно в середине XX в. Лавинообразный поток информации хлынул на человека, не давая ему возможности воспринять эту информацию в полной мере. Образование больших потоков информации обусловливается:

чрезвычайно быстрым ростом числа документов, отчетов, диссертаций, докладов и т.п., в которых излагаются результаты научных исследований и опытно-конструкторских работ;

постоянно увеличивающимся числом периодических изданий в областях человеческой деятельности;

появлением разнообразных данных, записываемых обычно на магнитных лентах и поэтому не попадающих в сферу действия системы коммуникации.

В данном курсовом проекте рассмотрено влияние роли информационно-технического обеспечения на уровень организации труда. В качестве объекта анализа был выбран юридический отдел РУП "Белорусский металлургический завод" города Жлобина.

Работа состоит из трёх глав, в каждой из которых дана достаточно полная информация об освещаемом вопросе. В первой главе дана оценка работ и публикаций теоретиков по данному вопросу. Она раскрывает понятие, сущность и классификацию информации, даёт общую характеристику информационных технологий. Во второй главе был проведён анализ информационно-технического и программного обеспечения отдела, рассмотрена схема документооборота в пределах юридического отдела. В третьей главе были внесены предложения по усовершенствованию существующей информационной системы, а также о возможностях и способах выхода в глобальную сеть интернет, как в юридическом отделе, так и по всей организации.

В работе был проведён анализ существующей информационной технологии с указанием всех имеющихся недостатков, был предложен перечень необходимых проектных мероприятий с их экономическим обоснованием.

Глава 1. Теоретический аспект информационно-технического обеспечения в управлении предприятием в современных условиях

.1 Оценка теоретических положений о понятии, сущности и классификации информации

Термин "информация" латинского происхождения (от лат. informacion -разъяснение, изложение). Однако, современное определение информации было сделано сравнительно недавно. В Энциклопедическом словаре Ф. А. Брокгауза и И. А. Ефрона, изданном в Петербурге в 1907 г. в 86 томах, нет даже короткой заметки об информации. Лишь во втором издании БСЭ (1953 г.) была дана первоначальная трактовка информации как осведомление о каком-либо событии или чьей-либо деятельности [4, с. 196].

В последующие годы возникли и оформились различные научные подходы к пониманию информации, которые отражают особенности, предмет и объект исследования каждой из наук. Одни рассматривают информацию как научную абстракцию, своего рода инструмент познания, другие как объективное свойство, присущее всему материальному миру. По мере исследования феномена информации многие ученые связывают информацию с понятиями отражения и разнообразия (А. И. Берг, У. Ф. Эшби и др.). Таким образом, информация является не только фактором, но и условием существования, возникновения и развития новых структур [4, с. 198].

Как общенаучное понятие информация включает в себя обмен сведениями, сигналами и передачу наследственных признаков в человеческом обществе, животном и растительном мире.

В моём понимании информация - необходимое условие коммуникативности людей и, следовательно, протекания трудовых процессов. Информация является предметом труда всех занятых в управлении работников. Подвергая её обработке, люди получают продукт труда в виде сгустка информации - управленческого решения, которое не только определяет появление материальных и духовных ценностей, но и во многом воплощается в них. В таком случае управленческая информация представляет собой ресурс, без которого ни производство, ни система управления не могут существовать и развиваться. Движение этого ресурса в определенной системе координат предопределяет поведение всей системы управления [4,с.199-200]. С управленческой точки зрения, информация - это сведения, сообщения, данные о состоянии и движении системы управления, ее составных частей и элементов. Они воспринимаются и передаются человеком и техническим устройством устно (в форме речи), письменно (в виде текста, рисунков, схем, чертежей, таблиц, условных обозначений), либо иным способом. Информационные процессы являются одним из базовых условий любого производственного процесса. Через информацию осуществляется взаимосвязь всех элементов производства.

Я согласна с таким высказыванием, что управленческая информация является основой всякой системы управления, обеспечивая работу всех механизмов управления. Речь идет не только о простом обмене сведениями, сообщениями и данными (хотя и это важно), а о сложном информационном взаимодействии элементов производства и управления и об информационном воздействии на все управляемые объекты различными средствами, приемами и методами [1, с. 156].

Управленческая информация классифицируется по различным критериям: информация программный обеспечение труд

в зависимости от среды действия и применения - экономическая, техническая, идеологическая, политическая, психологическая;

1 по месту образования и направленности использования - внутренняя и

2 внешняя. Внутренняя информация составляет большую часть необходимых для управления предприятием сведений о ходе процесса производства, работе цехов и служб, сумме прибыли и т. д. Внешняя информация отражает связи с внешней средой: спрос на изделия, получение заданий, предписаний, обмен данными;

3 по характеру производственно-хозяйственной деятельности - бухгалтерская, финансовая, плановая, конструкторская, технологическая, сбытовая, кадровая, справочная и др.;

4 по степени подготовки и обработки - первичная, производная, промежуточная, обобщенная;

5 по времени и характеру использования - условно-постоянная, которая

6 составляет примерно 60-70 % сведений и данных нормативного и регламентирующего значения, и переменная - текущая, оперативная;

7 по роли в процессах управления - директивная, оперативно-командная,

8 аналитическая, контрольная и др.;

9 по форме отображения и носителям - документальная, речевая, визуальная и аудиовизуальная (звукозапись и звуковидеозапись);

10в зависимости от управляемых социальных, экономических, технических, технологических, организационно-структурных объектов - по численности, квалификации и половозрастному составу работников; планируемым и фактическим затратам на производство; сведениям о конечном продукте,

11его качестве, суммах продаж и получаемой прибыли (убытках); оборудованию,

12технологическим процессам; организации рабочих мест и организационной

13структуре управления [1, с. 160].

Классификация информации по определенным признакам позволяет ориентированно создавать информационное обеспечение управления, организовывать поиск, получение, преобразование, хранение, передачу данных, их дальнейшее использование. Организация информации неминуемо ведет к формированию "массивов" - комплектов данных, которые подразделяются на входные, основные, рабочие, выходные. Необходимость содержания данных в массивах с последующим накоплением новых сведений ведет к созданию массивов нескольких поколений: массив - "дед", основной массив - "отец", обновленный массив - "сын".

Организация массивов информации приводит на практике к созданию банков данных - важной составной части информационного обеспечения менеджмента. Банк данных - это система автоматизированного хранения информации, заключенной в массивы с прямым и многократным доступом к ним, с возможностью использования высокоскоростных средств переработки сведений на базе применения современных ЭВМ [2, с. 14-15].

Информационное обеспечение включает не только приемы и методы получения информации и выдачи ее пользователям, но и анализ объемов и потоков информации, их движения, состояния внутренней и внешней среды. Система информационного обеспечения менеджмента - это совокупность сведений, сообщений, данных о состоянии и поведении управляемых объектов, их взаимодействии с субъектами управления и окружающей средой; выявления возможностей более оптимального развития.

Информация в управлении заключается в информационную систему, которая интегрирует, объединяет различные подсистемы: справочные, поисковые, следящие, комплексные, автоматизированные, простые и сложные, централизованные и децентрализованные. Эти подсистемы выступают системами по отношению к составляющим их частям и элементам [3, с. 4-7].

Каждая информационная система характеризуется следующими элементами:

14наличием определенных объемов и потоков информации;

15звеньями и уровнями поступления и обработки сообщений, выдачи

16командной информации в виде управленческих решений;

17техническими средствами поиска, приема, фиксации, преобразования

18и передачи информации;

- наличием носителей информации;

- каналами движения информации.

Действие информационной системы обусловлено также ее параметрами, языком системы, приемами и методами реализации функций, присущих данной системе [1, с. 165].

При написании курсового проекта я ознакомилась с материалами и публикациями многих учёных-методистов по освещаемому вопросу. Они высказывают свои мысли по поводу роли информационных технологий и информационно-технического обеспечения. Ознакомившись с публикациями и статьями и проанализировав все полученные мною потоки информации, я согласилась с высказываниями многих из них. Кандидат технических наук, доцент кафедры информационных технологий БГЭУ, Т. А. Ткалич пишет о роли эффективности информационных систем в управлении предприятием и актуальности этой проблемы сегодня. В своей статье он пишет, что бурное развитие современных информационных технологий обусловлено не только научно техническим прогрессом, но и ужесточением конкуренции, появлением новых форм и средств борьбы за выживание и экономическое процветание. Значимость современных информационных технологий в экономическом прогрессе является одной из задач, изучаемых в настоящее время в мировой экономической литературе. Актуальными стали новые направления оценки эффективности функционирования современных информационных систем - качество системы, влияние на бизнес и конкурентоспособность фирмы, социальная значимость нововведений, оптимизация инвестиций в ИТ и т д. Рынок ИТ насыщен аппаратно-программным обеспечением, характеризуется быстрым обновлением и моральным старением оборудования и программного обеспечения. Это требует должного уровни автоматизации и поддержки престижа фирмы, что влечет постоянную модернизацию или замену информационных систем (ИС).Оценка эффективности функционирования информационных систем является актуальной задачей для оценки и обоснования капиталовложений в ИТ и я полностью согласна с этими высказываниями [8, с. 21-25].

Непременным условием повышения эффективности управления предприятием в современных условиях является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям. Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой. Она базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения.

Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный), влияет на сбор, обработку и передачу информации.

Программное обеспечение, находящееся в прямой зависимости от технического и информационного обеспечения, реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса с компьютером.

Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.

Организационное и методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата [1, с. 166].

1.2 Структура, содержание информационно-технического обеспечения и требования к нему

Маркетинговая информация базируется на знании конкретной ситуации, которая складывается на стадиях оформления заказа на производство продукции, ее изготовления, отгрузки и последующей оплаты. Маркетинговые исследования и мероприятия являются информационными. Например, изучение спроса на товары, анализ рынка сбыта требуют первичной информации об объекте с созданием в процессе исследования данных, устанавливающих с объектом обратную связь и корректирующих текущие и будущие маркетинговые программы. Поэтому маркетинговая деятельность - объективно существующий и постоянно функционирующий информационный процесс.

Базируясь на информации и порождая новые информационные потребности, маркетинг не может эффективно работать без использования компьютерных технологий, развитой информационной базы. Основное назначение маркетинговой информации - исключение неопределенности в процессе принятия решений [4, с. 201].

По отношению к процессу управления предприятием маркетинговая информация делится на внешнюю и внутреннюю.

Система внешней информации объединяет сведения о состоянии внешней среды предприятия, рынка и его инфраструктуры, поведения покупателей и поставщиков и т.д.

Система внутренней информации включает совокупность данных, возникающих на объекте в форме учетно-статистической отчетности и оперативной информации (отчеты, договоры, заявки, заказы).

Данные внешней среды, в отличие от внутренних, более стабильны. В силу своей природы они не поддаются воздействию маркетинговых мероприятий, вынуждая предприятия приспосабливаться к условиям внешней среды [4, с. 203].

Внутренняя информация включает анализ состояния и отчетные документы о портфеле заказов, объемах продаж, уровне складских запасов, финансовом положении фирмы или предприятия и т.п., учет которых обеспечивает управление сложными производственными системами в условиях рынка. Фирма, которая заинтересована в быстром и четком выполнении заказов и своевременной оплате покупателями отгруженных товаров, должна своевременно анализировать внутреннюю информацию, характеризующую ход выполнения маркетингового цикла "заказ - изготовление - отгрузка - оплата".

Необходимость использования в маркетинговой деятельности предприятия разнообразной и обширной по объему информации требует системного подхода к организации ее получения, преобразования и анализа в процессе выработки управленческих решений. Ценность управленческих решений в маркетинге в значительной степени зависит от информационного обеспечения (ИО), которое должно удовлетворять информационные потребности конкретных пользователей.

ИО маркетинга - совокупность внешней и внутренней информации, информации маркетинговых исследований и анализа, а также методов и средств ее организации для удовлетворения потребностей пользователей.

Информация маркетинговых исследований является результатом изучения конкретных направлений маркетинговой деятельности: исследования рынка, политики цен, способов продвижения товара, анализа товаров, тенденций деловой активности партнеров, прогнозирования объемов реализации и т.д. [2, с. 14].

Целью маркетинговых исследований является получение точных и достоверных данных по конкретным проблемам маркетинговой деятельности, необходимых для принятия руководством предприятия обоснованных решений. Подобные данные могут быть собраны путем проведения так называемых "кабинетных" и "полевых" исследований.

Первый вид исследований проводится на основе анализа данных, получаемых из специальных публикаций, справочников, статистических сборников и других источников, называемых вторичными данными.

Второй вид исследований опирается на первичные данные, формируемые непосредственно в местах их сбора в определенные сроки. Они получаются в процессе проведения специальных обследований, опросов, тестирования и т.п. При этом широко используются пробные продажи, наблюдения, экспертизы и специальные эксперименты по "проигрыванию" рыночных ситуаций. "Полевые" исследования позволяют оценить поведение потребителей на рынке, выявить эффективность стимулирования и рекламы, исследовать отношение к потребительским параметрам товара, определить намерения поставщиков и посредников [4, с. 205].

Внутренняя, внешняя и исследовательская маркетинговая информация может носить различный характер в зависимости от периодичности возникновения, назначения, отношения к обработке и т.д.

По периодичности или стабильности возникновения маркетинговую информацию подразделяют на постоянную, переменную и эпизодическую. Постоянная информация отражает постоянные, т.е. длительное время остающиеся неизменными величины маркетинговой среды. Переменная информация показывает фактические количественные и качественные характеристики функционирования объектов маркетинга. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например когда нужно получить дополнительные данные о новом конкуренте для оценки возможного изменения цены продаваемого товара.

По назначению маркетинговую информацию делят на: справочную, рекомендательную, нормативную, сигнальную и регулирующую.

Справочная информация носит ознакомительный, вспомогательный характер, отражает относительно стабильные признаки объектов маркетинга и представляется в виде системы справочников по фирмам, технико-эксплуатационным характеристикам продукции, ценам, тарифам и т.п.

Рекомендательная информация формируется в результате специальных маркетинговых исследований или на основе анализа данных, приводимых в печатных изданиях и в коммерческих базах данных. Она содержит прогнозы продажи продукции, приоритеты выбора целевых рынков, агентов посредников, фирм - поставщиков сырья и т.п.

Нормативная информация создается в основном в производственной сфере и включает нормы и нормативы различных элементов производства, а также нормативные законодательные акты.

Сигнальная информация возникает обычно в ходе появления отклонений фактического поведения объектов маркетинговой среды от запланированного.

После установления причин отклонений с целью их устранения выполняются соответствующие мероприятия, отражаемые в регулирующей информации. [4, с. 207].

Различают внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.

Внемашинное информационное обеспечение - это совокупность системы показателей, методов классификации и кодирования элементов информации, документов, документооборота информационных потоков, функционирующих на предприятии (фирме, банке, бирже). Внутримашинное информационное обеспечение представляет - совокупность данных на машинных носителях в виде разнообразных по содержанию, назначению и специальным образом организованных массивов (файлов), программ, баз данных и их информационных связей.

Информационное обеспечение включает знания о трех частях маркетинговой среды :

19 рынок товаров и услуг;

20 производство товаров и услуг;

21 внешняя среда, связанная с производством и рынком сбыта [3, с. 10].

22 Источниками информации о рынке товаров и услуг могут быть тематические и статистические сборники, рекламные проспекты, материалы выставок и семинаров, периодические издания отраслевого, федерального и международного характера, всевозможные обзорные материалы. Эта информация является доминирующей по отношению к двум другим и определяет направленность всего маркетингового анализа - емкости рынка, его деления на сегменты, ценообразования, потребительских свойств товара, деятельности конкурентов, стимулирования продаж и т.д.

При рассмотрении производства товаров и услуг фирмой или предприятием устанавливается соответствие внешних рыночных запросов внутренним производственно-ресурсным возможностям. Источниками информации при этом могут быть производственные планы, финансовые отчеты, бухгалтерский баланс, технологические карты, планы научно-исследовательских и конструкторских работ и т.д. Информация этих источников нацелена на: учет и анализ производственной мощности фирмы, оценку ее материально-технической базы, прибыльности, учет товаров, анализ ассортимента, издержек производства, ценовой политики, оценку кадров и т.д.

Информация о первых двух частях маркетинговой среды используется для разработки стратегии и тактики работы фирмы с целью создания максимально благоприятных условий относительно конкурентов.

Третья часть маркетинговой среды (внешняя среда) постоянно влияет на деятельность фирмы. Обычно факторы такого влияния относительно стабильны и не зависят от маркетинговых мероприятий. При этом фирма просто приспосабливается к внешней среде. К факторам макросферы относятся: демографические, экономические, природные, научно-технические, политические, культурные.

Требования к информации для решения маркетинговых задач предполагают:

23 комплексное изучение предметной области во всей полноте его производственных и рыночных связей;

24 тщательный отбор и обработку информации;

25 разумные затраты на создание развитой системы внутренней информации;

26 определение достаточного объема информации для каждой категории работающих в системе;

27 исключение факторов неожиданности при разработке

28 принципиально новых товаров или товарных систем;

29 соблюдение логической строгости и непротиворечивости

30 суждений при обработке первичной информации. [4, с. 208-209].

Как видно из перечня, многие требования касаются первичных данных. На выбор источников первичных данных, а также технологии и техники маркетинговых исследований влияют следующие факторы: постановка целей управления маркетингом на фирме; особенности информационной системы обследуемой среды; стоимость проведения исследований и выделенные на эти цели ресурсы; наличие специалистов соответствующих квалификаций, имеющих опыт проведения исследований; уровень развития инфраструктуры рынка; наличие средств вычислительной техники и другого специального оборудования; необходимость обеспечения объективности и конфиденциальности результатов исследования.

При создании ИО автоматизированных информационных систем маркетинга выполняются следующие работы:

31 определяются состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки (индивидуальных АРМ, локальных вычислительных сетей, распределенных сетей);

32 устанавливаются состав и способы обмена информацией

33 между различными уровнями обработки;

34 создается информационный фонд и ведется его распределение между уровнями обработки;

35 организуются различные формы ввода информации на

36 ПЭВМ с учетом многоуровневой обработки данных;

37 рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных

38 классификаторов экономической информации;

39 создаются различные формы вывода информации (включая

40 подготовку таблично-текстового материала для составления

41 докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников) [4, с. 210].

Глава II. Анализ информационно-технического обеспечения на уровень организации труда работников юридического отдела РУП "БМЗ"

.1 Краткая характеристика предприятия, история его возникновения и развития

Белорусский металлургический завод - государственное предприятие, относящееся к классу мини заводов с неполным металлургическим циклом, основным    сырьем для которого являются металлолом и метализованные окатыши. Это - металлургическое предприятие, оснащённое комплексом ультрасовременного оборудования для производства металлопродукции строительного назначения - мелкий сорт, для автопромышленности - конструкционный прокат, для шинной и резинотехнической промышленности - металлокорд, различные виды проволоки.  

Местом для строительства был выбран древний белорусский город Жлобин. Город Жлобин привольно расположился на высоком берегу реки Днепр. Здесь находится один из крупнейших железнодорожных узлов Республики Беларусь. Хорошие шоссейные дороги связывают с крупными городами и международными автомагистралями. Близость границ, необходимость развития небольшого районного города - это основные факторы, которые определили строительство завода именно в этом месте. Строительные работы начались в мае 1982. 15 октября 1984 года день выплавки первой стали - считается днем рождения завода.

Разработка проекта, поставка комплектного оборудования, строительство и           разработка технологии осуществлялись австрийской государственной компанией "Фёст-Альпине" при участии итальянской компании "Даниели" и 30 инофирм Германии, Италии, Швеции, Венгрии и других стран с учетом новейших мировых достижений науки и техники. На      заводе установлено передовое высокопроизводительное оборудование. Для   управления технологическими процессами применяются 22 автоматизированные системы управления, все       основные технологические операции охвачены локальными системами управления.

По степени автоматизации технологических процессов производства стали, проката, метизов и по качеству выпускаемой продукции Белорусский металлургический завод является уникальным металлургическим предприятием. Основная продукция завода: литая заготовка, уголок, квадрат, круг, швеллер, арматура для железобетонных изделий, катаная, кордовая катанка, катанка для холодной высадки и др. Марочный состав насчитывает более 50 легированных и низколегированных, конструкционных и углеродистых марок стали.

По технологии изготовления продукции и получению требуемых свойств исходных основных и вспомогательных материалов, у завода имеется около 100 решений, защищенных патентами и авторскими свидетельствами, закрепленными в технических условиях и технологических инструкциях.

Показателем качества выпускаемой продукции может служить то, что на предприятии используются высоко эффективные технологии производства, которым нет аналогов в странах СНГ, а также на подобных зарубежных предприятиях. Низкая себестоимость выпускаемой продукции и приемлемая цена, высокое качество привлекают партнеров из многих стран мира. География продаж Белорусского металлургического завода охватывает более 40 стран на практически всех континентах.

          Основные потребители продукции БМЗ в СНГ - машиностроительные и           автомобилестроительные предприятия, метизные, шинные, трубные заводы, заводы железобетонных изделий, в том числе ВАЗ, КамАЗ, ГАЗ, МАЗ, Минский тракторный завод, Орловский сталепрокатный завод, Нижнекамский, Ярославский, Бобруйский, Белоцерковский шинные заводы, Первоуральский трубный завод.

          Продукция сталеплавильного и прокатного переделов завода экспортируется в США, Германию, Швецию, Норвегию, Финляндию, Бельгию, страны       Ближнего Востока, Юго-Восточной Азии и Африки.

          С 1994 года продукция метизного производства поставляется таким потребителям металлокорда как "GOODYEAR", "Pirelli", "Michelin", "Semperit", "Continental" и многим другим известным производителям автомобильных шин.

2.2 Анализ организации труда и информационно-технического обеспечения юридического отдела

В сфере широкого круга потребителей продукции данного завода, можно выделить и тот факт, что многие из них стоят на учёте в юридическом отделе заводоуправления, как должники, вовремя не оплатившие поставленную продукцию. Вследствие этого и раскрываются функции юридического отдела, заключающиеся в работе с этими предприятиями путём принятия оптимальных решений в вопросах с должниками.

Прежде, чем приступить к анализу отдела, отметим тот важный факт, с которым сталкиваются практически все студенты-практиканты. Многая информация на заводах является конфиденциальной и доступ к её базам данных либо ограничен, либо практически невозможен. За счёт этого становится тяжёлой задачей написание отчётов и курсовых проектов, из-за бедноты используемой информации.

Отдел состоит из 8-ми человек: начальник отдела, зам. начальника отдела и 6 юристов. Каждый из них выполняет свои функции по работе и несёт определённую ответственность за невыполнение своих функций. Разделение труда происходит между работниками и отделами по задачам стоящим перед юридическим отделом.

Общую ответственность перед коммерческим директором по работе ЮРО несёт начальник отдела. В его обязанности входят:

-         подача заявлений в суд на должников, вовремя не оплативших поставленную продукцию;

-         выезд в командировки, для решения в судебном порядке вопросов с должниками по искам;

          решение административно-правового регулирования производственной деятельности предприятия;

          защита правовой стороны функционирования предприятия;

          принятие конкретных решений и отчёт по производимой работе перед коммерческим директором.

Все документы, иски и договоры подписывает начальник отдела, а в случаи его отсутствия - заместитель начальника. Заместитель несёт такую же ответственность за работу отдела, что и начальник ЮРО, с тем лишь отличием, что он подчиняется непосредственно своему начальнику. Заместитель занимается непосредственно контролем над работой юристов отдела и отвечает перед начальником за результаты работы отдела, так же в его обязанности входит решение всех вопросов, которые согласованы с начальником отдела.

-         работа на компьютере с накопительным банком данных и накопительными данными о клиентах;

-         выявление по анализируемым потокам информации должников, вовремя не оплативших поставленную продукцию;

          составление исков, договоров на реализацию продукции, поставку сырья и материалов;

          представление отчётов о правовой стороне деятельности предприятия;

Ответственность за невыполнение своих функций в отделе, утечку информации, несвоевременную обработку данных несут юристы перед начальником отдела и его замом.

Схема подчинения представлена ниже.

Схема 2.1

Информация в отделе передаётся от юристов к начальнику и его заместителю в форме отчётов и документов, далее она регистрируется в накопительном банке данных отдела, где и хранится в течение нескольких лет. Потоки информации непрерывны и постоянно меняются, однако работники отдела отлично справляются с этими потоками с помощью современной техники, оборудования и программного обеспечения.

Кооперирование происходит по потокам юридической информации к начальнику и зам. начальника юридического отдела (ЮРО). Требования к исполнителям - это:

-         высшее юридическое образование;

-         7-10 лет работы в соответствующей сфере;

          высокий уровень способностей к анализу и управлению;

          высокий уровень знания компьютера.

Деятельность отдела заключается в следующем:

-         решение проблем правовой стороны функционирования предприятия;

-         предъявление исков должникам;

          заключение договоров на реализацию продукции, поставку сырья и материалов;

          занятие административно-правовым регулированием производственной деятельности предприятия.

При организации труда отдела используются стимулирование и мотивация труда в форме дополнительной оплаты за перевыполнение плана в размере 30%, премии, вознаграждения. Так же рабочим предоставляются путёвки в профилактории, как по территории Беларуси, так и за рубежом, с оплатой 30% путёвки сразу, а остальное на протяжении года, что значительно облегчает рабочим покупку путёвки сразу. Оснащение рабочих мест, их планировка соответствуют санитарно-гигиеническим нормам. Организационная оснастка так же соответствует нормам и наибольшей эффективности производительности труда. В её состав входят:

компьютеры,

калькуляторы,

принтер,

факс,

дискеты,

картотека,

средства для сшивания документов,

- телефоны, в том числе и сотовый телефон начальника отдела и его заместителя, что так же облегчает работу сотрудников, имеющих возможность постоянно вести связь в командировках и т. д.

В таблице 2.1. приведены данные о состоянии организационной оснастки.

Таблица 2.1. Степень изношенности организационной оснастки с учетом возраста

По данным таблицы 2.1 можно сделать вывод, о том что большая степень изношенности у телефонов и дискет. Это свидетельствует о том, что телефоны давно не обновлялись, аппараты уже устарели и нуждаются в обмене на более современные и удобные. Дискеты же имеют высокую степень изношенности из-за их недолговечности и плохого качества.

При работе с информацией используются различные программные обеспечения, которые обновляются по мере их старения. К ним относятся: MS WORD, ACCESS, EXCEL, FAR MANEGER и средства архивирования, предназначенные для компактного хранения большого объема информации.

Документация отдела и её информационная база состоит из:

-         положений и инструкций по работе ЮРО;

-         директивные письма;

          справки;

          кассовые документы;

          счета и отчёты;

          накладные;

          приказы и распоряжения;

          документы по претензиям и искам.

Все эти документы имеют свои периоды издания. Для положений и инструкций по работе ЮРО этот период определяется по мере обновления юридической документации и отчётности в РБ и время их обращения обуславливается рамками того периода, на который эти документы издаются. Директивные письма, счета и отчёты, накладные издаются, как правило, на период, длящийся год, либо квартал и издаются на первое января определённого года, либо на первое число месяца. Документы по претензиям и искам имеют время обращения в течении которого иски удовлетворяются, как правило, это длится около месяца и издаются они по мере их возникновения, если должники во время не оплачивают долги. Приказы и распоряжения, так же как и документы по претензиям и искам издаются по мере возникновения ситуаций нуждающейся в распоряжении вышестоящей инстанции.

В анализируемом отделе имеется собственный накопительный банк данных и накопительные данные о клиентах. Однако эта информация доступна ограниченному кругу лиц и являются конфиденциальной.

Глава III. Анализ информационно-технической базы и предложения по её усовершенствованию

.1 Оценка качественных изменений в информационно-техническом обеспечении

В 80-х годах произошел целый ряд качественных изменений в информационно-техническом обеспечении. Некоторые из них осознавались постепенно, другие, как феномен персональных вычислений, входили в жизнь гораздо более революционным путем. Рассмотрим, как эти изменения ограничивали применение классических методов системного проектирования, требуя новых подходов в разработке компонентов информационного обеспечения.

К концу 80-х - началу 90-х во всем мире не только разработчиками, но и пользователями были осознаны три действительно революционных феномена. Они стали все шире входить в отечественную практику, качественно меняя взгляды на информационное обеспечение и ЭВМ [7, с. 86]:

. Феномен персональных вычислений, основанный на постоянной доступности работнику возможностей ЭВМ, в первую очередь - на использовании персональных компьютеров. Феномен состоит в том, что во многих видах информационных, проектных и управленческих работ исчезла необходимость в работниках-исполнителях (машинистках, чертежниках, делопроизводителях и др.), являющихся посредниками между постановкой задачи и ее решением.

. Феномен кооперативных технологий, состоящий в компьютерной поддержке совместной согласованной работы группы работников над одним проектом. Этот феномен возник на основе суммы методов, обеспечивающих управление доступом членов группы к разным частям проекта, управление версиями и редакциями проектной документации и согласованным выполнением работ в последовательной процедуре работ, управление параллельным конструированием и др.

. Феномен компьютерных коммуникаций, состоящий в резком увеличении возможностей обмена любой информацией. Он возник, в частности, на основе стандартизованных протоколов обмена данными прикладного уровня в локальных и глобальных сетях. Это позволило исключить необходимость передачи бумажных документов для получения согласия или содержательных замечаний, ненужные переезды для проведения совещаний, обеспечить постоянную готовность работника получить и отослать сообщение или информативные записи данных вне зависимости от места его географического расположения и др.

Оценка их влияния на производственную деятельность и оргструктуры, разработка соответствующих методик производились не только за рубежом, но и отечественными специалистами, хотя тогда у нас время реального применения этих методов еще не настало [7, с. 87-88].

3.2 Обеспечение информационной безопасности в управлении предприятием

Защита данных в компьютерных сетях предприятий становится одной из самых открытых проблем в современном информационно-техническом обеспечении. На мой взгляд, обеспечение информационной безопасности, является главной проблемой, решение которой повлияет не только на защиту данных предприятия, но и положительно отразиться на функционировании производственной базы. Я считаю, что так как защита необходима не только от сбоев, ведущих к потере информации, а ещё и от производственного шпионаже, имеющего место в наше время на предприятиях, то эта проблема обретает серьёзный смысл и должна незамедлимо решаться. На сегодняшний день сформулировано три базовых принципа информационной безопасности, задачей которой является обеспечение:

1целостности данных - защита от сбоев, ведущих к потере информации или ее уничтожению;

2конфиденциальности информации;

3доступности информации для авторизованных пользователей.

Рассматривая проблемы, связанные с защитой данных в сети, возникает вопрос о классификации сбоев и несанкционированного доступа, что ведет к потере или нежелательному изменению данных. Это могут быть сбои оборудования (кабельной системы, дисковых систем, серверов, рабочих станций и т.д.), потери информации (из-за инфицирования компьютерными вирусами, неправильного хранения архивных данных, нарушений прав доступа к данным), некорректная работа пользователей и обслуживающего персонала. Перечисленные нарушения работы в сети вызвали необходимость создания различных видов защиты информации [5, с. 186] . Условно их можно разделить на три класса: средства физической защиты; программные средства (антивирусные программы, системы разграничения полномочий, программные средства контроля доступа); административные меры защиты (доступ в помещения, разработка стратегий безопасности фирмы и т.д.).

Одним из средств физической защиты являются системы архивирования и дублирования информации. В локальных сетях, где установлены один-два сервера, чаще всего система устанавливается непосредственно в свободные слоты серверов. В крупных корпоративных сетях предпочтение отдается выделенному специализированному архивационному серверу, который автоматически архивирует информацию с жестких дисков серверов и рабочих станций в определенное время, установленное администратором сети, выдавая отчет о проведенном резервном копировании.

Для борьбы с компьютерными вирусами наиболее часто применяются антивирусные программы, реже - аппаратные средства защиты. Однако в последнее время наблюдается тенденция к сочетанию программных и аппаратных методов защиты. Среди аппаратных устройств используются специальные антивирусные платы, вставленные в стандартные слоты расширения компьютера [6, с. 236].

Одна из корпораций, занимающихся этими проблемами, предложила перспективную технологию защиты от вирусов в сетях, суть которой заключается в сканировании систем компьютеров еще до их загрузки. Кроме антивирусных программ, проблема защиты информации в компьютерных сетях решается введением контроля доступа и разграничением полномочий пользователя. Для этого используются встроенные средства сетевых операционных систем. В системах, кроме стандартных средств ограничения доступа (смена паролей, разграничение полномочий), предусмотрена возможность кодирования данных по принципу "открытого ключа" с формированием электронной подписи для передаваемых по сети пакетов.

Однако такая система защиты слабомощна, т.к. уровень доступа и возможность входа в систему определяются паролем, который легко подсмотреть или подобрать. Для исключения неавторизованного проникновения в компьютерную сеть используется комбинированный подход - пароль плюс идентификация пользователя по персональному "ключу". "Ключ" представляет собой пластиковую карту (магнитная или со встроенной микросхемой - смарт-карта) или различные устройства для идентификации личности по биометрической информации - по радужной оболочке глаза, отпечаткам пальцев, размерам кисти руки и т.д [6, с. 238].

Серверы и сетевые рабочие станции, оснащенные устройствами чтения смарт-карт и специальным программным обеспечением, значительно повышают степень защиты от несанкционированного доступа.

Смарт-карты управления доступом позволяют реализовать такие функции, как контроль входа, доступ к устройствам ПК, к программам, файлам и командам. Примером создания комплексного решения для контроля доступа в открытых системах, основанного как на программных, так и на аппаратных средствах защиты, является система, в основу которой входят три компонента:

4база данных, которая содержит информацию по всем сетевым ресурсам, пользователям, паролям, информационным ключам и т.д.;

5авторизационный сервер, задачей которого является обработка запросов пользователей на предоставление того или иного вида сетевых услуг. Получая запрос, он обращается к базе данных и определяет полномочия пользователя на совершение определенной операции. Пароли пользователей по сети не передаются, тем самым, повышая степень защиты информации;

6сервер выдачи разрешений получает от авторизационного сервера "пропуск" с именем пользователя и его сетевым адресом, временем запроса, а также уникальный "ключ". Пакет, содержащий "пропуск", передается также в зашифрованном виде. Сервер выдачи разрешений после получения и расшифровки "пропуска" проверяет запрос, сравнивает "ключи" и при тождественности дает "добро" на использование сетевой аппаратуры или программ [5, с. 189-190].

По мере расширения деятельности предприятий, роста численности абонентов и появления новых филиалов, возникает необходимость организации доступа удаленных пользователей (групп пользователей) к вычислительным или информационным ресурсам, к центрам компаний. Для организации удаленного доступа чаще всего используются кабельные линии и радиоканалы.

В связи с этим защита информации, передаваемой по каналам удаленного доступа, требует особого подхода. В мостах и маршрутизаторах удаленного доступа применяется сегментация пакетов - их разделение и передача параллельно по двум линиям, - что делает невоз можным "перехват" данных при незаконном подключении "хакера" к одной из линий. Используемая при передаче данных процедура сжатия передаваемых пакетов гарантирует невозможность расшифровки "перехваченных" данных. Мосты и маршрутизаторы удаленного доступа могут быть запрограммированы таким образом, что удаленным пользователям не все ресурсы центра компании могут быть доступны.

В настоящее время разработаны специальные устройства контроля доступа к вычислительным сетям по коммутируемым линиям. Примером может служить модуль, состоящий из двух блоков размером с обычный модем: один, устанавливаемый в центральном офисе, и второй, подключаемый к модему удаленного пользователя. Они позволяют устанавливать несколько уровней защиты и контроля доступа:

-         шифрование данных, передаваемых по линии при помощи генерируемых цифровых ключей;

-         контроль доступа с учетом дня недели или времени суток [6, с.240].

Прямое отношение к теме безопасности имеет стратегия создания резервных копий и восстановления баз данных. Обычно эти операции выполняются в нерабочее время в пакетном режиме. В большинстве СУБД резервное копирование и восстановление данных разрешаются только пользователям с широкими полномочиями (права доступа на уровне системного администратора либо владельца БД), указывать столь ответственные пароли непосредственно в файлах пакетной обработки нежелательно. Чтобы не хранить пароль в явном виде, рекомендуется написать простенькую прикладную программу, которая сама бы вызывала утилиты копирования/восстановления. В таком случае системный пароль должен быть заложен в код указанного приложения. Недостатком данного метода является то, что всякий раз при смене пароля эту программу следует перекомпилировать.

Применительно к средствам защиты от НСД определены семь классов защищенности (1-7) средств вычислительной техники (СВТ) и девять классов (1А, 1Б, 1В, 1Г, 1Д, 2А, 2Б, ЗА, ЗБ) автоматизированных систем (АС). Для СВТ самым низким является седьмой класс, а для АС - ЗБ.

Система "КОБРА" соответствует требованиям 4-ого класса защищенности (для СВТ), реализует идентификацию и разграничение полномочий пользователей и криптографическое закрытие информации, фиксирует искажения эталонного состояния рабочей среды ПК (вызванные вирусами, ошибками пользователей, техническими сбоями и т.д.) и автоматически восстанавливает основные компоненты операционной среды терминала [5, с. 191].

Подсистема разграничения полномочий защищает информацию на уровне логических дисков. Пользователь получает доступ к определенным дискам. Все абоненты разделены на 4 категории:

7суперпользователь (доступны все действия в системе);

8администратор (доступны все действия в системе, за исключением изменения имени, статуса и полномочий суперпользователя, ввода или исключения его из списка пользователей);

9программисты (может изменять личный пароль);

10коллега (имеет право на доступ к ресурсам, установленным ему

11суперпользователем).

Помимо санкционирования и разграничения доступа к логическим дискам, администратор устанавливает каждому пользователю полномочия доступа к последовательному и параллельному портам. Если последовательный порт закрыт, то невозможна передача информации с одного компьютера на другой. При отсутствии доступа к параллельному порту, невозможен вывод на принтер [5, с. 192].

3.3 Предложения по усовершенствованию информационно-технической базы юридического отдела РУП "БМЗ"

Для совершенствования процесса управления всей организации необходимо заложить в программу информационно-технического совершенствования рассматриваемого отдела некоторое обновление существующих средств. Это необходимо с целью уменьшения трудоёмкости выполняемых процедур и возможности дальнейшего программного развития при малейшей необходимости.

При анализе информационно-технической базы юридического отдела РУП "БМЗ", выяснили, что в отделе все рабочие места оборудованы оптимально, но соответствуют только минимальным требованиям для работы. Каждое место оснащено компьютером, имеющим в своём составе только тот необходимый минимум, который позволяет пользователю работать с документацией, банком данных и другой информацией, заложенной в компьютере. В отделе имеются недостатки, так как компьютеры не имеют в своём составе CD-ROM, звуковую карту, не имеют доступа в глобальную сеть Интернет, а так же в отделе нет возможности работы с портативным компьютером.

Как в информационно-техническом обеспечении, так и в программном, отсутствие такой немаловажной и необходимой детали, какой является CD-ROM, не даёт возможности для установки необходимых, имеющихся в свободной продаже программных продуктов. Глобальная сеть Интернет в наше время играет такую же не маловажную роль. Возможности Интернета безграничны и информация, хранящаяся там становится важным звеном в работе отдела. Поэтому одним из моих предложений является внедрение Интернета, как основы информации. Так же я могу предложить затратить средства на закупку дополнительной оперативной памяти для компьютеров, что так же положительно скажется на работе, так как увеличится скорость обработки информации и следовательно облегчится работа пользователя с базами данных. Использование портативных компьютеров, особенно в юридическом отделе, значительно облегчило бы работу, так как постоянные командировки отвлекают от работы на своём компьютере. Следовательно внедрение портативных компьютеров, делало бы процесс общения человека с информацией неразрывным и даже в отъездах.

В целом по отделу существует немало проблем. Я предлагаю, что для нормальной работы отдела в основу надо заложить:

1. Замену всех или почти всех компьютеров на компьютеры PII или PIII (увеличения скорости обработки данных).

2. Объединения всех компьютеров локальной сетью и сетью Интернет.

3. Использование мониторов на жидких кристаллах и с большим экраном (что уменьшает неблагоприятное действие на пользователя, так как они обеспечивают минимальное радиационное и магнитное облучение).

4. Замена некоторой аппаратуры, так как она после 10 лет эксплуатации исчерпывает свой ресурс.

5. Обеспечение информационной безопасности в управлении предприятием, которое я так же отношу к моему предложению по усовершенствованию информационно-технической базы юридического отдела РУП "БМЗ". Эта безопасность заключается в целостности данных - защита от сбоев, ведущих к потере информации или ее уничтожению; конфиденциальности информации; доступности информации для пользователей.

Заключение

В результате выполненного курсового проекта анализ информационно-технической базы юридического отдела РУП "БМЗ" показал, что в отделе все рабочие места оборудованы оптимально, но соответствуют только минимальным требованиям для работы. Каждое место оснащено компьютером, имеющим в своём составе только тот необходимый минимум, который позволяет пользователю работать с документацией, банком данных и другой информацией, заложенной в компьютере. В отделе имеются недостатки, так как компьютеры не имеют в своём составе CD-ROM, звуковую карту, не имеют доступа в глобальную сеть Интернет, а так же в отделе нет возможности работы с портативным компьютером. Для совершенствования процесса управления всей организации необходимо заложить в программу информационно-технического совершенствования рассматриваемого отдела некоторое обновление существующих средств. Это необходимо с целью уменьшения трудоёмкости выполняемых процедур и возможности дальнейшего программного развития при малейшей необходимости.

Вышеперечисленные мероприятия позволяют улучшить положение информационно-технического обеспечения юридического отдела РУП "БМЗ".

Список литературы

1.       Вшивков А. А., Суман П. Р. Менеджмент: управление предприятием: Учебное пособие/ Под общей редакцией А. А. Вшивкова. - Гомель, 2001. - 254с.

2.     Бобков В. Совокупная стоимость владения компьютерной техникой // Агроэкономика - 2003. №1. - с. 14-15.

3.       Емельянов В. XXI век - время информационных технологий // Директор - 2002. №3. - с.4-10

.         Заренин М. В. Менеджмент. Организация управленческой деятельности. - Гомель, 2000. - 276с.

.         Инновационный менеджмент: Учебник / Под редакцией С. Е. Ильенковой. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1999. - 328с.

.         Информационные технологии в маркетинге: Учебник / Под редакцией Г. А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ, 2000. - 336с.

.         Исайчикова Н. Программа для маркетинга // Беларуская думка - 2003. №2. - с.86-88

.         Ткалич Т.А. Роль и место проблемы оценки эффективности информационных систем в управлении предприятием // Бухгалтерский учёт и анализ - 2002. №10 - с.21-28