Экспертиза ценности документов
Содержание:
1.
Введение…………………………………………………………….2
2.
Система
экспертных органов……………………………………….4
3.
Критерии
экспертизы ценности…………………………………….7
4.
Порядок
проведения экспертизы ценности документов…………10
5.
Список
литературы……………………………………………….13
1.
Введение
Управленческая
деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она
охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую
производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В
процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество
информации.
На
основе информации принимаются управленческие решения, информация служит
доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность
управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая
фиксируется в документах.
Документ,
зафиксировав
информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность
передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Таким
образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по
установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании
документов. Кроме того, документирование во многих случаях является
обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Документы
как источники информации неравноценны.
Одни
содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества,
развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах
отражается работа конкретных организаций.
Особое
значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся
государственных и общественных деятелях, Деятелях литературы и искусства,
имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное
хранение.
Документы
«но личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности
граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных
людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.
По
срокам хранения документы подразделяются на три группы:
• документы постоянного
хранения;
• документы длительного (свыше
10 лет) хранения;
• документы временного хранения
(до 10 лет включительно).
В
процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:
• отбор ценных документов для
вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое
значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);
• выделение к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.
Экспертиза
ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или
установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
В
результате проведения экспертизы ценности:
·
устанавливается
комплекс документов постоянного хранения;
·
производится
отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками
хранения;
·
определяются
уникальные и особо ценные дела;
·
осуществляется
полноценное комплектование архива организации и государственных архивов
документами, представляющими интерес для науки и истории.
2.
Система
экспертных органов
Для организации и
проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности
любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом
директора (президента, начальника) создается постоянно действующая экспертная
комиссия (ЭК), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных
структурных подразделений (не менее 3-9 человек).
Председателем ЭК
назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы
делопроизводства и архива, секретарем — сотрудник службы документационного
обеспечения управления (ДОУ).
Функции и права
экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об
экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться
Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным
Росархивом в 1995 году.
В организациях,
имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК),
а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.
В состав ЭК и ЦЭК
входят:
• экономист или
работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный
процент всеобщей массе документов);
• работник
делопроизводственной службы;
• руководитель
архива организации или должностное лицо, ответственное за архив;
• специалист по
научной, производственной и другим видам документации;
• специалист по
обеспечению защиты информации.
В состав ЦЭК
целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная
организация является источником комплектования.
В положениях об
ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.
ЭК и ЦЭК —
совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по
мере необходимости.
Все решения
экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель
и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов
ЭК и ЦЭК руководителем организации.
ЦЭК осуществляет
методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений
и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых и
примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации после их
рассмотрения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного
учреждения.
Методическое
руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертнопроверочные комиссии
(ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края,
области, города, а также в федеральных государственных архивах.
Если ЭК и ЦЭК —
первая, то ЭПК — вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и
уничтожение.
При Росархиве и
архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК)
— это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК
действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии
при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.
В государственных
архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:
• экспертиза
ценности документов внутри госархива;
• рассмотрение
разработанных в архиве методических пособий;
• работа по
комплектованию госархива.
Таким образом,
система экспертной службы состоит из:
• архивных
учреждений — ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;
• прочих
учреждений — ЭК, ЦЭК. Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:
• рассмотрение,
вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)
архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив
организации является источником комплектования Архивного фонда Российской
Федерации;
• организация и
проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного
отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;
• рассмотрение,
представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей
дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к
уничтожению дел, не подлежащих хранению;
• рассмотрение и
согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных
подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения
из архива организации в госархив;
• рассмотрение
вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.
3.
Критерии
экспертизы ценности
Отнесение
документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по
результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев
происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы
ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых
определяется ценность документов.
В процессе
экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом
заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки
документов.
К критериям
происхождения относятся:
• роль и место
организации или лица в системе государственного управления или конкретной
отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
• значимость
выполняемых ими функций;
• время и место
образования документов.
Критерий
происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия
примерно на три группы.
К первой группе
относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и
экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления,
их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и
промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.
Вторую группу
составляют организации местного значения. Это большое количество организаций,
однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют
практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные
архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений
отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций
этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть
выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
К критериям
содержания относятся:
• значимость
отраженных в документах событий;
• значение
информации, содержащейся в документе;
• повторение и
поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
• вид документа;
• подлинность
документа.
Вид документа.
Наиболее полно основную деятельность организации отражают:
•
организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения,
приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это
документы постоянного хранения;
•
справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат,
как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для
принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а
иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее
многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например
значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих
документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный
период — от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской
отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим
вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
Повторение и
поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе
текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных
отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается
годовым отчетом.
Отчеты структурных
подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных
организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации и т. д.
К критериям
внешних особенностей относятся:
• форма
фиксирования и передачи содержания;
• удостоверение и
оформление документа;
• физическое
состояние документа.
Кроме общих
критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и
собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и
техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или
открытия и др.
Работа по
организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.
Первый этап
проводится в текущем делопроизводстве:
• при разработке
и составлении номенклатуры дел;
• при регистрации
документов;
• при направлении
исполненных документов в дела;
• при
формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.
Второй этап
проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.
Третий этап
экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы
постоянного хранения в государственный архив.
4.
Порядок
проведения экспертизы ценности документов
Первый этап
экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе
формирования дел.
В течение года
весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении,
так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.
В это же время в
структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в
архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов.
Сдача дел в архив
организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их
делопроизводством.
Экспертизе
ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.
Методика
проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение
документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого
структурного подразделения — с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов
руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации,
деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при
такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап
экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения
годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного
(свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный
момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию.
На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную
информацию.
Не допускается
отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании
заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК
просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело
малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или
обосновать их хранение.
В ходе изучения
дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.
Определенную
группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет
решаться вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой
ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию.
Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к
однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь
сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности
документов.
Окончательное
решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.
Подготовка
электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из
следующих этапов:
• составление
описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по
личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД),
отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
• проверка
физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для
передачи в архив;
• запись ЭД на
машинные носители;
• проверка
качества записи;
• описание ЭД;
• проставление
архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной
описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
• подготовка
комплекта сопроводительной документации.
В
сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название
документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация),
электронный формат, объем документа.
Результатом
экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые
разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а
также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
В акты на
уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.
Акт составляется,
как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации
после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК
архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в
государственный архив).
Если в акте
указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого
структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного
подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в
акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной
группе.
Составление акта
на уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов
сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за
соответствующий период и утверждения их руководителем.
Список
использованной литературы и нормативных актов:
1.
ПРИКАЗ от
19 января 1995 г. N 2 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОГО ПОЛОЖЕНИЯ О ПОСТОЯННО
ДЕЙСТВУЮЩЕЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ, ПРЕДПРИЯТИЯ.
2.
ОСНОВНЫЕ
ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (Одобрены коллегией Главархива СССР
28.08.85, Приказ Главархива СССР от 05.09.85 N 263)
3.
ОСНОВНЫЕ
ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ (Одобрены решением Коллегии Росархива от
06.02.2002)
4.
ОСНОВНЫЕ
ПРАВИЛА РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ (утв. Приказом Главархива СССР от
05.09.1985 N 263)
5.
Березина
Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» 3-е изд.-
СПб. ПИТЕР, 2007.
6.
Спивак
В.А. «Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство)» СПб.:
ПИТЕР, 2007.