Экспертиза ценности документов в делопроизводстве на примере ООО 'Оборудование-Люкс'

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве на примере ООО 'Оборудование-Люкс'

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«Белгородский Государственный национальный исследовательский университет»

(НИУ «БелГУ»)

ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ

Дипломная работа

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве на примере ООО «Оборудование-Люкс»

студентки заочного отделения 6 курса 070653 группы

Липатовой Ксении Михайловны

Научный руководитель

к. и. н., доцент Семичева Е.А.

Рецензент

к. и. н., доцент Прокофьева Е.Ю.

БЕЛГОРОД 2012

Введение

Актуальность темы исследования объясняется тем, что в любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах: во-первых, в определении ценности документа для организации, во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации. Нехватка квалифицированных специалистов осложняет работу на многих предприятиях. Поэтому специалисты в области документоведения, должны не только знать, как проводится экспертиза ценности документов, каковы этапы ее проведения, как и чем, регламентируется работа экспертных комиссий, их состав и основные задачи, но и уметь применять эти знания на практике.

Экспертиза ценности документов - одно из важнейших направлений деятельности работников делопроизводственной сферы, так как именно стадии делопроизводства отводится главная роль в определении тех документов, которые подлежат передаче на вечное хранение, и в формировании их в первичные комплексы по функциям, направлениям деятельности с учетом видов и разновидностей документов, сроков хранения, времени и места создания, авторов, корреспондентов и других признаков.

Экспертиза ценности документов является важнейшей задачей работника сферы делопроизводства и архивиста. Ведь итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование ведомственных и государственных архивов документами. Именно в процессе экспертизы происходит формирование архивного фонда организации

В процессе экспертизы ценности решается ответственная задача отбора на постоянное хранение оптимального количества документов, содержащих ценную научную информацию, а также ограждения государственных архивов от материалов справочного, информационного значения, так как первоначальное желание организации, как правило, сохранить как можно больше документов. Затем со временем приходит понимание, что много хранить невозможно и нет необходимости. Поэтому вопросы экспертизы ценности документов в делопроизводстве всегда пользовались заслуженным вниманием со стороны специалистов документоведов.

Степень изученности темы теоретическую и методологическую базу исследования составили публикации, монографии, учебники, раскрывающие сущность современного делопроизводства, а так же особое внимание было обращено на публикации, которые освещают вопросы экспертизы ценности документов в современном делопроизводстве.

В работах О.В. Мосягина, Н.Н. Кушнаренко разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации, методические особенности работы с документами по личному составу и с обращениями граждан. Приведены образцы основных документов, которые используются при документировании управленческой деятельности, а также перечни документов, создаваемых организацией, с указанием сроков хранения.

В исследовании В.Д. Банасюкевич обосновывается концепция организации эффективного делопроизводства, указывается, что чем лучше организовано делопроизводство, тем эффективнее и удачнее бизнес в целом; систематизирована информация о различных деловых документах, принципах документооборота, рассказано об организации делопроизводства. Кроме того, даны методики действительно эффективного делопроизводства - с помощью различных программ и утилит. Приведены также практические рекомендации по эффективному использованию офисного оборудования, рабочего пространства и времени.

В монографии Н.М. Березина показана организация делопроизводства на предприятиях и в организациях на современном этапе, включая последние изменения в законодательной и нормативной базе по экспертизе ценности документов. В работе так же были использованы законодательные и нормативные источники по обеспечению процесса делопроизводства, в работе проанализированы существующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют организацию экспертизы ценностей документов.

В работах В.И. Андреевой дается системное представление о составе управленческой документации, сформулированы требования к общей и специальным системам делопроизводства и вопросам хранения документов.

Также были изучены работы других авторов, которые подробно анализирующие организацию документооборота в организации, а также перспективы развития делопроизводства в российских учреждениях и предприятиях. В работах описано ведение делопроизводства в различных учреждениях государственных и негосударственных форм собственности, рассматриваются вопросы составления, оформления документов на основании новых ГОСТов, характеризуется процесс проведении экспертизы ценности документов и др.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело» и «Делопроизводство», где рассматриваются многие проблемы, связанные с документированием информации, организацией документооборота на предприятиях и организациях, также отдельные статьи посвящаются правильному оформлению и хранению документации.

Во многих работах исследователи подробно рассматривается процесс хранения документов, характеризуется экспертизу ценности документов и т.д..

Объект исследования - система документационного обеспечения управления хранения документов.

Предмет исследования - экспертиза ценности документов.

Целью исследования является рассмотрение процесса экспертизы ценности хранения документов в делопроизводстве ООО «Оборудование-Люкс».

Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- рассмотреть историю создания, основные направления деятельности организации;

изучить организационно-правовой статус;

охарактеризовать задачи, функции и организационную структуру;

рассмотреть назначение экспертизы ценности документов;

определить критерии экспертизы ценности документов;

охарактеризовать методическое обеспечение отбора документов;

рассмотреть организацию и проведение экспертизы ценности документов ООО «Оборудование Люкс».

Источниковую базу исследования составили законодательные акты и нормативно-методические документы по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Федеральным законом «Об архивном деле» регулируются отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами» регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования. Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.

ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».

«Основные правила работы архивов организаций» - являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» представляет собой список документов, образующихся в процессе документирования управленческой деятельности и функций, выполняемых организациями. Перечень предназначен для подготовки номенклатуры дел, формирования дел, разработки схем классификации документов, определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение.

Методы исследования: изучение документов организации, наблюдение, опрос, сравнение.

Практическая значимость исследования заключается в том что, результаты работы позволят оптимизировать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве ООО «Оборудование Люкс».

Структура работы состоит из введения, трех глав и заключения, библиографического списка и приложений. В первой главе дипломной работы дается общая характеристика объекта исследования ООО «Оборудование Люкс», рассматриваются история создания, организационно-правовой статус, а также организация деятельности. Во второй главе характеризуется процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве. В третьей главе рассматривается организация и проведение экспертизы ценности документов ООО «Оборудование Люкс». В заключении подводятся итоги дипломной работы.

ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ООО «Оборудование Люкс»

§ 1. История создания, основные направления деятельности организации

ООО «Оборудование-ЛЮКС» создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими законодательными и правовыми актами Российской Федерации. 10 декабря 2002 года Постановлением Главы Администрации Центрального района г. Белгород №781/26 зарегистрировано ООО «Компьютер и я». ООО «Оборудование-ЛЮКС» внесено в Единый государственный реестр юридических лиц Межрайонной инспекцией МНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Белгородской области 14 октября 2002 года за основным государственным регистрационным номером 1023601542887.

Место нахождения ООО «Оборудование-ЛЮКС»: Российская Федерация, 308038, г. Белгород, Свято-Троицкий бульвар, д. 25. В случае изменения своего почтового адреса, Общество уведомляет об этом органы государственной регистрации юридических лиц. ООО «Оборудование Люкс «действует на основании Устава (Приложение 1) .

В настоящий момент численность всего персонала составляет 18 человек, в том числе:

правление АО - 2 человека;

кадровый отдел - 1 человек;

экономическая и бухгалтерская служба - 3 человека;

служба снабжения и сбыта - 10 человек;

работники склада - 2 человек.

Средний возраст наших работников составит 30 лет.

Целью деятельности предприятия является получение прибыли от реализации основных направлений деятельности в интересах как Общества в целом, так и каждого из его учредителей. Главной стратегией предприятия является комплексная стратегия по предоставлению продукции более высокого качества и по более низким ценам, а также расширение ассортимента услуг. Стратегия предприятия избирается за счет стимулирования объема продаж, ценовой политики и неценовых факторов конкурентной борьбы, создание положительного имиджа ООО «Оборудование-Люкс».

Сложившаяся ситуация на рынке свидетельствует о высокой инвестиционной привлекательности проектов в области торговли. В данный момент и, как минимум, в ближайшие 3-5 лет такая ситуация сохранится, как на уровне России, так и на уровне регионов.

За время своей деятельности ООО «Оборудование-Люкс» сотрудничает с надежными покупателями. Один из пунктов условий договора купли-продажи с ними - это отсрочка платежа на срок. В связи с этим, денежные поступления за реализованную продукцию приходят в том же периоде в размере 60% от объема реализации и 40% в течение 7 дней (отсрочка платежа).

Определение цены следует следующему плану:

) Постановка задачи ценообразования;

) Определение спроса;

) Прогноз издержек;

) Анализ цен и товаров конкурентов;

) Выбор метода ценообразования;

) Установление окончательной цены.

Достижение этих целей возможно лишь при быстром развитии предприятия. Для этого требуется достаточный дополнительный капитал, а также благоприятствующие этому условия. Все остальное зависит от руководства предприятия, от умения правильно использовать имеющиеся у предприятия ресурсы, от четкого контролирования протекающих в предприятии процесс. В качестве главного фактора своего развития предприятие рассматривает научно-техническую деятельность и стремится развивать необходимую научно-исследовательскую, конструкторскую, и производственную базы, поддерживать высокую квалификацию инженерно-технического персонала, совершенствовать оборудование для проведения испытаний и научных исследований, а также систем автоматизированного проектирования.

Политика ООО «Оборудование-ЛЮКС» в области обеспечения качества отражает основные направления, которые могут пробудить в человеке интерес к труду, дающему наилучшие результаты, заботу о качестве своего труда, престиже предприятия на мировом рынке. В постоянное обучение передовым методам, организации добросовестного труда, решение вопросов качества вовлечен весь производственный персонал, при этом каждый несет персональную ответственность за качественное выполнение порученной ему работы. На улучшение качества направлена также разработка ежегодного плана мероприятий по обеспечению качества продукции и организация контроля их выполнения.

На предприятии действует трехступенчатая система контроля качества продукции:

входной контроль материалов и комплектующих изделий;

операционный контроль в процессе производства;

приемосдаточные испытания готовой продукции.

Данные виды контроля обеспечивают выпуск продукции, соответствующей требованиям нормативно-технической, конструкторской и технологической документации.

Политика предприятия в области качества направлена на достижение установленной цели посредством разработки, производства и поставки потребителю продукции, соответствующей или превосходящей его требования, соответствующей законодательным и обязательным требованиям, обеспечивающей повышение удовлетворенности потребителя. Повышение удовлетворенности потребителей достигается путем обеспечения качества посредством рационального применения материальных, финансовых и людских ресурсов; управления качеством посредством сертифицированной системы менеджмента качества предприятия; улучшения качества посредством разработки и производства новых видов продукции, совершенствования технологических процессов и методов контроля, применения нового оборудования и прогрессивных форм управления, повышения квалификации персонала.

Определение общей стратегии в области качества и руководство работами по реализации политики в области качества обеспечивает директор предприятия. Руководство работами по управлению качеством проводится через главного инженера, заместителей директора и заместителей главного инженера. Управление качеством осуществляет уполномоченный высшего руководства по качеству. Методическое и оперативное руководство, а также координацию деятельности всех подразделений предприятия в области качества, сбор, накопление, систематизацию, обработку, анализ и обобщение информации о функционировании системы качества осуществляет бюро по управлению качеством продукции. В линейном подразделении предприятия распоряжением начальника назначен - уполномоченный по качеству подразделения.

С целью повышения конкурентоспособности, расширения рынка сбыта осуществляется обновление номенклатуры и ассортимента продукции, совершенствование процессов ее изготовления.

Большое внимание на предприятии уделяется совершенствованию технологических процессов и внедрению высоких технологий по направлениям:

технологии сборочного производства;

лазерные и плазменные технологии;

технологии инструментального производства;

компьютеризация технологии подготовки производства.

Значительная часть работ по внедрению современных технологий была осуществлена по инвестиционным проектам.

Предприятие обязано вести бухгалтерский учет и представлять финансовую отчетность в порядке, установленном законодательными и правовыми актами Российской Федерации. Ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета в Обществе, своевременное представление ежегодного отчета и другой финансовой отчетности в соответствующие органы, а также сведений о деятельности Общества, представляемых акционерам, кредиторам и в средства массовой информации, несет Генеральный директор. Информация об Обществе предоставляется в соответствии с требованиями Закона и иных правовых актов Российской Федерации. Общество обеспечивает сохранность документов, в том числе по личному составу, при реорганизации или ликвидации Общества.

Исходя из этого, ООО «Оборудование-Люкс» открыто 10 декабря 2002г. Планируется расширение штата сотрудников. Большое внимание на предприятии уделяется совершенствованию технологических процессов. На предприятии действует трехступенчатая система контроля качества продукции. Значительная часть работ по внедрению современных технологий была осуществлена по инвестиционным проектам. За время своей деятельности предприятие сотрудничает с надежными покупателями.

§ 2. Организационно-правовой статус организации

Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации. Общество для достижения цели своей деятельности несет обязанности, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров. Учредители не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Учредители не полностью оплатившие акции, несут солидарную ответственность по обязательствам Общества в пределах неоплаченной части стоимости принадлежащих им акций. Государство и его органы не несут ответственности по обязательствам Общества, а Общество не отвечает по обязательствам государства и его органов.

Если несостоятельность Общества вызвана действиями его акционеров или других лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, то на указанных акционеров или других лиц в случае недостаточности имущества Общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам.

Несостоятельность Общества считается вызванной действиями его акционеров или других лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, только в случае, если они использовали указанное право или возможность в целях совершения Обществом действий, заведомо зная, что вследствие этого наступит несостоятельность Общества.

Общество может выступать учредителем, самостоятельно и совместно с другими юридическими и физическими лицами, хозяйственных товариществ и обществ, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским Кодексом РФ и другими законами.

Филиалы и представительства Общества не являются юридическими лицами и осуществляют свою деятельность от имени Общества на основании Положений, утверждаемых Советом директоров. Общество наделяет созданные филиалы и представительства необходимым для их деятельности имуществом, которое учитывается как на их отдельных балансах, так и на балансе Общества. Общество несет ответственность за деятельность филиала и представительства в пределах предоставленных им полномочий.

Решения о создании филиалов и открытии представительств, а также об их ликвидации принимаются Советом директоров. На основании этих решений осуществляется внесение изменений в Устав Общества. Руководитель филиала и руководитель представительства назначаются на должность решением Совета директоров Общества и действуют на основании доверенности, выданной от имени Общества руководителю филиала и руководителю представительства Генеральным директором или лицом, его замещающим.

Общество может иметь дочерние и зависимые хозяйственные общества с правами юридического лица на территории Российской Федерации, созданные в соответствии с действующим законодательством РФ, а за пределами территории Российской Федерации - в соответствии с законодательством иностранного государства по месту нахождения дочернего или зависимого обществ, если иное не предусмотрено международным договором.

Дочерние и зависимые хозяйственные общества не отвечают по обязательствам Общества. Общество несет ответственность по обязательствам дочернего хозяйственного общества и перед его акционерами только в случаях и порядке, установленных ст. 105 части первой Гражданского кодекса РФ и ст. 6 Закона.

Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность. Основу планов составляют договоры, заключаемые с потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов. Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляется по ценам и тарифам, устанавливаемым Обществом самостоятельно с учетом требований антимонопольного законодательства и других правовых актов.

Общество вправе заключать трудовые договоры (контракты) с работниками, привлекаемыми для постоянной и временной работы в Обществе. Отношения, возникающие между Обществом и работниками, регулируются трудовыми договорами (контрактами), а также действующим трудовым законодательством. Привлечение иностранной рабочей силы для работы в Обществе, осуществляется Обществом в соответствии с законодательством, регулирующим привлечение и использование иностранной рабочей силы на территории РФ. Общество имеет право привлекать специалистов, для выполнения отдельных видов работ, по гражданско-правовым договорам. Общество самостоятельно устанавливает для своих работников систему, формы и размер заработной платы. Общество обеспечивает соблюдение установленных законодательством норм и правил по охране труда.

Состав органов управления и контроля Общества

Органами управления Общества являются:

1. Общее собрание учредителей;
2. Совет директоров;
3. Генеральный директор.

Органом контроля Общества является Ревизионная комиссия или Ревизор. Совет директоров и Ревизионная комиссия избираются Собранием в порядке, предусмотренном настоящим Уставом. Генеральный директор назначается Советом директоров.

Совет директоров осуществляет общее руководство деятельностью Общества, за исключением решения вопросов, отнесенных настоящим Уставом и Законом к компетенции Собрания. Основной задачей Совета директоров является выработка стратегической и общей экономической политики Общества с целью увеличения доходов, прибыльности, удовлетворения общественных потребностей в продукции, работах и услугах Общества. Главными задачами Совета директоров являются: формирование эффективной организационной структуры и системы управления Обществом; обеспечение его устойчивого финансового положения; определение перспективных и приоритетных направлений деятельности Общества; разработка и реализация тактических и стратегических задач, стоящих перед Обществом; достижение и сохранение конкурентоспособности Общества. Совет директоров руководствуется в своей деятельности действующим законодательством РФ, Уставом Общества, иными внутренними нормативными актами Общества, решениями Собраний. Деятельность Совета директоров основывается на свободном коллективном обсуждении и решении вопросов, определяющих основные направления работы Совета, ответственности и подотчетности перед Собранием.

В компетенцию Совета директоров входит решение вопросов общего руководства деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных настоящим Уставом и Законом к компетенции Собрания. Вопросы, отнесенные к компетенции Совета директоров Общества, не могут быть переданы на решение исполнительному органу Общества.

К компетенции Совета директоров Общества относятся следующие вопросы:

1)определение приоритетных направлений деятельности Общества;

2)созыв годового и внеочередного Собраний;

)утверждение повестки дня Собрания;

)определение даты составления списка лиц, имеющих право на участие в Собрании, и другие вопросы, отнесенные к компетенции Совета директоров Общества в соответствии с положениями главы VII Закона и связанные с подготовкой и проведением Собрания;

)увеличение уставного капитала Общества путем размещения Обществом дополнительных акций в пределах количества объявленных акций, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Уставом и Законом;

)размещение Обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

)определение цены (денежной оценки) имущества, цены размещения и выкупа эмиссионных ценных бумаг;

)приобретение размещенных Обществом облигаций и иных ценных бумаг;

9)назначение Генерального директора Общества, применение к нему дисциплинарных взысканий и досрочное прекращение его полномочий;

10)рекомендации по размеру выплачиваемых членам Ревизионной комиссии (Ревизору) Общества вознаграждений и компенсаций и определение размера оплаты услуг аудитора;

11)рекомендации по размеру дивиденда по акциям и порядку его выплаты;

)использование резервного фонда и иных фондов Общества;

)утверждение внутренних документов Общества, за исключением внутренних документов, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено Уставом Общества к компетенции исполнительных органов Общества;

)создание и ликвидация филиалов, открытие и закрытие представительств Общества;

)назначение руководителей филиалов и представительств, досрочное прекращение их полномочий, а также утверждение выдаваемых им доверенностей;

)одобрение крупных сделок в случаях, предусмотренных главой X Закона;

)одобрение сделок, предусмотренных главой XI Закона;

)утверждение Регистратора Общества и условий договора с ним, а также расторжение договора с ним;

)принятие решения о создании фондов Общества и их ликвидации;

)утверждение Решения о выпуске и Проспекта ценных бумаг Общества;

)утверждение условий договора с управляющей организацией (управляющим) в случае передачи им полномочий Генерального директора Общества;

)определение рыночной стоимости имущества, за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством данное полномочие отнесено к компетенции иных органов;

)утверждение годовых планов Общества, его организационной структуры и сметы на содержание исполнительного органа Общества;

)внесение изменений и дополнений в Устав Общества в случаях, предусмотренных пунктами 2-5 статьи 12 Закона;

)принятие решений об участии и о прекращении участия Общества в других организациях за исключением случаев, указанных в подпункте 18 п. 1 ст.11 настоящего Устава;

)принятие решения об отчуждении акций (долей) в уставных капиталах иных обществ;

)согласование представляемого Генеральным директором штатного расписания;

)утверждение организационной структуры управления Обществом;

)иные вопросы, предусмотренные Законом и уставом Общества.

Количественный состав Совета директоров Общества определяется решением Собрания, но не может составлять менее пяти человек. Совет директоров избирается Собранием на срок до следующего годового Собрания, а если оно не было проведено в сроки, установленные ст. 10 настоящего Устава, полномочия Совета директоров прекращаются, за исключением полномочий по подготовке, созыву и проведению годового Собрания.

Лица, избранные в состав Совета директоров Общества, могут переизбираться неограниченное число раз. Членом Совета директоров Общества может быть только физическое лицо. Член Совета директоров Общества может не быть акционером Общества. По решению Собрания полномочия всех членов Совета директоров Общества могут быть прекращены досрочно. Прекращение полномочий одного или нескольких членов Совета директоров не допускается.

Решение по вопросу об избрании Совета директоров принимается Собранием кумулятивным голосованием. При кумулятивном голосовании число голосов, принадлежащих каждому акционеру, умножается на число лиц, которые должны быть избраны в Совет директоров Общества, и акционер вправе отдать полученные таким образом голоса полностью за одного кандидата или распределить их между двумя и более кандидатами.

Председатель Совета директоров избирается членами Совета директоров из их числа большинством голосов от общего числа членов Совета директоров Общества. Совет директоров вправе в любое время переизбрать своего Председателя большинством голосов от общего числа членов Совета директоров. Председатель Совета директоров организует его работу, созывает заседания Совета директоров и председательствует на них, организует на заседаниях ведение протокола. В случае отсутствия Председателя Совета директоров его функции по решению Совета директоров осуществляет один из членов Совета директоров Общества.

Заседание Совета директоров Общества созывается Председателем Совета директоров по его собственной инициативе, по требованию члена Совета директоров, Ревизионной комиссии Общества или аудитора Общества, Генерального директора Общества.

При подготовке заседания Совета директоров Председатель Совета директоров:

) Определяет дату, время и место проведения заседания, форму проведения заседания (совместное присутствие на заседании или заочное голосование), утверждает повестку дня заседания, список информации, подлежащей представлению членам Совета директоров при подготовке к заседанию, а также порядок ознакомления членов Совета директоров с указанными материалами.

) Сообщает всем членам Совета директоров о проведении заседания Совета директоров путем направления им письменного уведомления, которое может направляться посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение, или путем вручения лично члену Совета директоров под расписку о получении. Уведомление должно содержать дату, время и место проведения заседания Совета директоров, форму проведения заседания (совместное присутствие членов Совета директоров или заочное голосование), повестку дня заседания и формулировки решений по всем вопросам, порядок ознакомления с информацией, подлежащей представлению членам Совета директоров при подготовке к заседанию. Уведомление о проведении заседания Совета директоров, проводимого путем совместного их присутствия на заседании, направляется членам Совета директоров не позднее чем за 5 дней до даты проведения заседания, а уведомление о проведении заседания Совета директоров путем заочного голосования направляется членам Совета директоров не позднее чем за 10 дней до окончания срока приема бюллетеней для голосования (опросных листов).

В требовании о проведении заседания Совета директоров должны быть сформулированы вопросы, подлежащие внесению в повестку дня заседания, с указанием мотивов их внесения. Председатель Совета директоров не вправе вносить изменения в формулировки вопросов повестки дня заседания. Требование должно содержать фамилию, имя, отчество лица, требующего созыва заседания, указание его должности в Обществе и подпись этого лица.

В течение 5 дней с даты предъявления требования о проведении заседания Совета директоров Председатель Совета директоров должен принять распоряжение о созыве заседания Совета директоров либо об отказе от созыва.

Решение об отказе от созыва заседания Совета директоров может быть принято Председателем Совета директоров, только если:

1. не соблюден установленный настоящим Уставом порядок предъявления требования о созыве заседания;
2. требование о созыве заседания Совета директоров заявлено не надлежащим лицом (т.е. указанное лицо не является членом Совета директоров, Ревизионной комиссии, аудитором Общества, Генеральным директором);
3. ни один из вопросов, предложенных для внесения в повестку дня заседания Совета директоров, не отнесен к его компетенции и не соответствует требованиям настоящего Устава, Закона и иных правовых актов РФ.

Решение Председателя Совета директоров Общества о созыве заседания или мотивированное решение об отказе от его созыва направляется лицам, требующим его созыва, не позднее трех дней с момента его принятия.

Кворумом для проведения заседания Совета директоров является присутствие на заседании не менее половины от числа избранных членов Совета директоров Общества. В случае, когда количество членов Совета директоров становится менее количества, составляющего указанный кворум, Совет директоров обязан принять решение о проведении внеочередного Собрания для избрания нового состава Совета директоров Общества. Оставшиеся члены Совета директоров вправе принимать решение только о созыве такого внеочередного Собрания.

Решения на заседании Совета директоров принимаются большинством голосов членов Совета директоров, принимающих участие в заседании, если Законом, настоящим Уставом или его внутренним документом, определяющим порядок созыва и проведения заседаний Совета директоров, не предусмотрено иное. При решении вопросов на заседании Совета директоров каждый член Совета директоров обладает одним голосом. Передача права голоса членом Совета директоров иному лицу, в том числе другому члену Совета директоров, не допускается. В случае равенства голосов решающим является голос Председателя Совета директоров.

Решение Совета директоров может быть принято путем проведения заочного голосования. В этом случае Председатель Совета директоров одновременно с уведомлением о проведении заседания направляет членам Совета директоров бюллетени для голосования. Бюллетени для голосования (опросные листы) направляются в порядке, предусмотренном подпунктом 2 п. 7 настоящей статьи.

В опросном листе должны быть указаны:

1. полное фирменное наименование Общества и место нахождения Общества;
2. упоминание о том, что заседание Совета директоров проводится путем заочного голосования;
3. фамилия, имя, отчество члена Совета директоров;
4. дата окончания приема бюллетеней для голосования и адрес, по которому должны направляться заполненные бюллетени;
5. вопросы, поставленные на голосование, и формулировки решений по каждому из них;
6. варианты голосования по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками «за», «против» или «воздержался»;
7. упоминание о том, что бюллетень для голосования должен быть подписан членом Совета директоров.

Дату окончания приема бюллетеней для голосования определяет Председатель Совета директоров. Направление бюллетеней для голосования осуществляется не позднее, чем за 10 календарных дней до даты окончания приема бюллетеней. Решение, принятое членами Совета директоров Общества заочным голосованием имеет такую же силу, что и решение, принятое членами Советом директоров Общества при совместном присутствии членов Совета директоров на заседании.

В случае проведения заседания Совета директоров путем совместного присутствия член Совета директоров, который не может присутствовать на заседании Совета директоров, вправе направить в Общество подписанное им уведомление, содержащее письменное мнение члена Совета директоров по вопросам повестки дня заседания.

В извещении должны быть указаны:

1. полное или сокращенное фирменное наименование Общества;
2. фамилия, имя, отчество члена Совета директоров;
3. вопросы, поставленные на голосование, и формулировки решений по каждому из них;
4. варианты голосования по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками «за», «против» или «воздержался».

При определении кворума и результатов голосования по вопросам повестки дня заседания учитываются письменные мнения отсутствующих членов Совета директоров, представленные в уведомлении (извещении), полученными Обществом. Письменное мнение отсутствующего члена Совета директоров, содержащееся в уведомлении, может быть учтено только при условии, если оно соответствует требованиям настоящего пункта.

В случае, если Совет директоров в Обществе не сформирован, его функции осуществляет Собрание. В этом случае решение вопроса о проведении Собрания и об утверждении его повестки дня относится к компетенции Генерального директора Общества.

Генеральный директор- единоличный исполнительный орган Общества, подотчетный Совету директоров и Собранию - назначается Советом директоров. Совет директоров вправе в любое время принять решение о досрочном прекращении полномочий Генерального директора и назначении нового Генерального директора.

По решению Собрания полномочия Генерального директора могут быть переданы по договору коммерческой организации (управляющей организации) или индивидуальному предпринимателю (управляющему). В таком случае Общество приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через управляющую организацию или управляющего в соответствии с абзацем первым п. 1 ст. 53 Гражданского кодекса РФ.

Решение о передаче полномочий Генерального директора управляющей организации или управляющему принимается Собранием только по предложению Совета директоров. К компетенции Генерального директора относятся все вопросы руководства текущей деятельностью Общества, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции Собрания или Совета директоров.

Генеральный директор без доверенности действует от имени Общества, в том числе:

представляет его интересы, совершает сделки от имени Общества в установленных настоящим Уставом и Законом пределах;

обеспечивает выполнение решений Собрания, Совета директоров;

имеет право первой подписи на финансовых документах;

распределяет обязанности между заместителями Генерального директора;

принимает на работу и увольняет с работы в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и Правилами внутреннего трудового распорядка работников Общества, заключает с ними трудовые договоры (контракты), применяет к работникам меры поощрения и накладывает на них взыскания;

назначает на должность главного бухгалтера и своих заместителей, а также досрочно прекращает их полномочия;

выдает доверенности (в том числе с правом передоверия) заместителям, руководителям подразделений, филиалов, представительств, другим сотрудникам Общества, а также иным третьим лицам на право представления интересов Общества, заключение договоров (контрактов, соглашений), осуществление иных действий от имени Общества;

рассматривает материалы ревизий, проверок филиалов и других подразделений Общества, принимает по результатам рассмотрения этих материалов решения, в том числе о прекращении трудового договора (контракта);

принимает решения о привлечении к ответственности (дисциплинарной, материальной) сотрудников Общества;

принимает решения о командировании сотрудников Общества;

разрабатывает и представляет на утверждение Совету директоров организационную структуру управления Обществом;

утверждает текущие программы производственно - хозяйственной деятельности Общества;

обеспечивает подготовку ежеквартальных отчетов по ценным бумагам Общества;

обеспечивает подготовку документов, связанных с выпуском Обществом ценных бумаг, в том числе проспекта ценных бумаг;

осуществляет иные функции и принимает решения по другим вопросам текущей деятельности Общества по поручению Собрания.

Только по предварительному согласию Совета директоров Генеральный директор имеет право заключать, изменять, расторгать следующие договоры:

договоры, связанные с приобретением или отчуждением Обществом объектов недвижимости;

договоры, связанные с приобретением или отчуждением акций Общества;

договоры, связанные с приобретением, отчуждением и залогом акций и долей в уставных капиталах иных обществ;

договоры, связанные с отчуждением, передачей в аренду, в залог или обременением иным способом основных средств на сумму свыше 100 000 долларов США, по курсу ЦБ РФ на дату заключения договора;

договоры, связанные с выдачей поручительства и предоставлением любых других гарантий (обеспечения) за должника (должников), которые накладывают на Общество обязательства на сумму свыше 200 000 долларов США по курсу ЦБ РФ на дату заключения договора;

иные договоры, сумма выплат по которым превышает 500 000 долларов США по курсу ЦБ РФ на дату заключения соответствующего договора.

Генеральный директор вправе самостоятельно совершать сделки, связанные с приобретением и реализацией сырья, упаковочных материалов, кондитерских изделий и кондитерских полуфабрикатов без ограничения по суммам указанных сделок, за исключением случаев, когда такие сделки являются крупными или сделками, в совершении которых имеется заинтересованность. Договор от имени Общества подписывается Председателем Совета директоров или лицом, уполномоченным Советом директоров. Совмещение лицом, осуществляющим функции Генерального директора, должностей в органах управления других организаций допускается только с согласия Совета директоров.

Члены Совета директоров, Генеральный директор, временный единоличный исполнительный орган, а равно управляющая организация или управляющий при осуществлении своих прав и исполнении обязанностей должны действовать в интересах Общества, осуществлять свои права и исполнять обязанности в отношении Общества добросовестно и разумно.

Члены Совета директоров, Генеральный директор, временный единоличный исполнительный орган, а равно управляющая организация или управляющий несут ответственность:

а) перед Обществом за убытки, причиненные Обществу их виновными действиями, если иные основания ответственности не установлены федеральными законами,

б) перед Обществом или акционерами за убытки, причиненные их виновными действиями, нарушающими порядок приобретения акций Общества.

При этом в Совете директоров не несут ответственность члены, голосовавшие против решения, которое повлекло причинение Обществу или акционеру убытков, или не принимавшие участия в голосовании.

При определении оснований и размера ответственности членов Совета директоров, Генерального директора, а равно управляющей организации или управляющего должны быть приняты во внимание обычные условия делового оборота и иные обстоятельства, имеющие значение для дела.

Таким образом, следует отметить, что ООО «Оборудование Люкс» приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации. Общество может выступать учредителем, самостоятельно и совместно с другими юридическими и физическими лицами, хозяйственных товариществ и обществ, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским Кодексом РФ и другими законами. Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность. Основу планов составляют договоры, заключаемые с потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов.

§ 3. Задачи, функции и организационная структура

Под организационной структурой предприятия понимается её организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и её подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Организационная структура ООО «Оборудование Люкс» (приложение 2) направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных обязанности:

несёт ответственность за сохранность документов (управленческих , финансово-хозяйственных, по личному составу и др.);

обеспечивает передачу на государственное хранение документов ,имеющих научно-историческое значение, в архивы по месту нахождения Общества, хранит и использует в установленном порядке документы по личному составу;

выполняет государственные мероприятия по мобилизацонной подготовке в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами.

Общество является юридическим лицом и свою хозяйственную и иную деятельность организует на основании действующего законодательства Российской Федерации и настоящего Устава. Учредители могут отчуждать доли Общества без согласия других учредителей Общества. Общество вправе проводить открытую подписку на дополнительно выпускаемые им доли в порядке и с учетом требований Закона и других правовых актов. Общество может проводить закрытую подписку на выпускаемые им доли, за исключением случаев, когда настоящим Уставом или правовыми актами возможность проведения закрытой подписки ограничена.

Общество может на добровольных началах объединяться в союзы, ассоциации на условиях, не противоречащих антимонопольному законодательству, а также может участвовать в деятельности и сотрудничать в иной форме с международными общественными, кооперативными, коммерческими и иными организациями в порядке, предусмотренном законодательными актами Российской Федерации.

По месту нахождения Генерального директора или в ином месте, известном и доступном учредителям, Общество осуществляет в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг хранение следующих документов:

1. Устав Общества, изменения и дополнения, внесенные в Устав Общества, зарегистрированные в установленном порядке;
2. договор о создании Общества, решение о создании Общества, свидетельство о государственной

регистрации Общества;

1. документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;
2. внутренние документы Общества;
3. положения о филиалах или представительствах Общества;
4. годовые отчеты, документы бухгалтерского учета и отчетности;
5. протоколы общих собраний учредителей, являющегося владельцем всех голосующих долей Общества, заседаний Совета директоров, Ревизионной комиссии Общества;
6. бюллетени для голосования, а также доверенности (копии) на участие в Собрании;
7. отчеты независимых оценщиков;
8. списки лиц, имеющих право на участие в Собрании, на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые Обществом для осуществления учредителями своих прав в соответствии с требованиями Закона;
9. заключения Ревизионной комиссии, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
10. проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом и иными федеральными законами;
11. иные документы, предусмотренные Законом, Уставом Общества, внутренними документами Общества, решениями Собрания, Совета директоров, органов управления Общества.

Общество обязано обеспечить акционерам доступ к документам, предусмотренным п. 7 настоящей статьи. К документам бухгалтерского учета имеют право доступа Учредители (акционер), имеющие в совокупности не менее 25 процентов голосующих акций Общества.

Документы, предусмотренные п. 7 настоящей статьи, должны быть предоставлены Обществом в течение семи дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа Общества. Общество обязано по требованию лиц, имеющих право доступа к документам, предусмотренным п. 7 настоящей статьи, предоставить им копии указанных документов. Размер платы устанавливается Обществом и не может превышать стоимости расходов на изготовление копий документов и оплаты расходов, связанных с направлением документов по почте.

Организационная структура ООО «Оборудование Люкс» направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах. Процесс управления производством на предприятии осуществляется коллективом работников, организованных в аппарат управления. Важнейшей характеристикой аппарата управления является его структура. Структура управления - это организационная форма построения аппарата управления, которая характеризует состав и соподчиненность подразделений управления и должностных лиц, сформулированных исходя из целей функционирования предприятия.

Видами деятельности Общества являются:

−производство и реализация фототехники и компьютерной

продукции;

−коммерческая деятельность;

−торгово-посредническая деятельность;

−внешнеэкономическая деятельность;

−оптово-розничная торговля;

−иная деятельность, прямо не запрещенная законодательством.

Виды деятельности Общества, требующие получения лицензий, будут осуществляться только после получения соответствующих лицензий. Если условиями предоставления лицензии на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществлять такую деятельность как исключительную, Общество в течение срока действия лицензии вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные лицензией, и сопутствующие виды деятельности.

Задачи ООО «Оборудование-Люкс»:

1. оплачивать доли в сроки, порядке и способами, предусмотренными Гражданским кодексом РФ, Законом, Уставом, другими правовыми актами и договором об их приобретении;
2. выполнять требования настоящего Устава, принятых в соответствии с ним внутренних документов Общества и решения органов управления Общества;
3. сохранять конфиденциальность по вопросам, касающимся деятельности Общества;
4. не распространять сведения, составляющие коммерческую тайну Общества;
5. не совершать действий, которые могут повлечь причинение убытков Обществу;
6. исполнять иные обязанности, предусмотренные настоящим Уставом, правовыми актами, а также решениями Собрания, принятыми в соответствии с его компетенцией.

Организационные отношения, складывающиеся между подразделениями и работниками аппарата управления предприятия, определяют его организационную структуру. Под организационной структурой управления предприятием понимается состав отделов, служб и подразделений в аппарате управления, системная их организация, характер соподчиненности и подотчетности друг другу высшему органу управления фирмы, а так же набор координационных и информационных связей, порядок распределения функций управления по различным уровням и подразделениям управленческой иерархии.

Базой для построения организационной структуры управления предприятием является организационная структура производства.

Организационная структура «Оборудование Люкс» отвечает следующим требованиям:

обладать функциональной пригодностью, гарантировать надежность и обеспечивать управление на всех уровнях;

быть оперативной, не отставать от хода производственного процесса;

иметь минимальное количество уровней управления и рациональные связи между органами управления.

Структура ООО «Оборудование Люкс» определяется следующими основными факторами:

размером предприятия;

отраслью производства;

уровнем технологии и специализации предприятия.

Преодоление конфликтов возможно при построении такой системы управления персоналом, которая создавала бы максимально благоприятные условия как для достижения целей предприятия, так и личных целей работников.

Компетенция управленческого звена включает:

руководство сотрудниками;

планирование;

координацию;

оценку предложений, результатов, людей;

сбор, обработка информации;

ведение переговоров;

отбор, наем, продвижение сотрудников;

связи с общественностью.

Эти функции осуществляются непосредственно начальником управления, его заместителем, главным инженером, начальниками отделов и мастерами участков.

В условиях современного рынка можно сделать вывод, что политика управления персоналом на предприятии ориентируется на:

высококвалифицированный персонал, интегрированный в систему производства;

непрерывность процесса обращения знаний и повышения квалификации;

гибкость рабочей силы и организации труда;

делегирование ответственности сверху вниз;

партнерские отношения между участниками производства.

Для совершенствования работы персонала ООО «Оборудование Люкс» можно рекомендовать:

улучшение организации рабочих мест;

обеспечение более рационального планирования и использования имеющихся служебных помещений;

систематическое проведение переподготовки и повышения квалификации всех сотрудников организации;

создание условий для стабильной занятости;

разработка и успешная реализация различных социально-экономических программ.

Таким образом, исследовав предприятие и сделав анализ его управления, можно сказать следующее: несмотря на то, что данное предприятие на протяжении многих лет функционирует эффективно при существующей структуре управления, всегда существует возможность оптимизировать управление, сделать его более рациональным, более совершенным по принципам современного менеджмента, поделить обязанности между управляющими разных ступеней. Это способствует более эффективному и продуктивному производству на предприятии.

ценность документ экспертный комиссия

ГЛАВА 2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

§ 1. Понятие и назначение экспертизы ценности документов

Ценность документа - это информационные возможности документа, обусловленные его историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением. Теория ценностных приоритетов - основа теории оценки и отбора документов на хранение, т.е. выбора приоритета более ценного перед менее ценным. Ценность не зависит от спроса конкретных потребителей, но должна отвечать информационным потребностям общества. Постулат приоритета более ценных перед менее ценными документами в течение последних двадцати лет подтверждался в ходе исследования разных аспектов проблемы ценности: значимости документов с точки зрения отраженных в них фактов, значимости документов для оперативного управления и для общества как исторических источников, значимости документов в свете теории отражения и в свете положений теории информации, а также с точки зрения социальной памяти общества.

Ценность различных документов неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. Она носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. Поэтому необходимая документация должна храниться в течение определенного времени. Но есть документы, которые имеют большое значение не только для практической деятельности, но и для научных целей.

Они содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата и т.д. Такие документы могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Основные цели упорядочения и хранения исполненных документов - это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

· экспертизу ценности документов для определения возможности их практического и научного использования;

· оформление дел;

· составление описей дел постоянного и временного сроков хранения;

· обеспечение их сохранности;

· передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение ;

установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется:

в делопроизводстве;

в ведомственном архиве;

в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

Оценка документов в делопроизводстве проводится при:

·составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

·регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу с обозначенным сроком хранения);

·направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь);

·проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);

·подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

В ведомственном архиве экспертиза ценности проводится при подготовке дел к передаче на постоянное хранение и при выделении к уничтожению дел, срок хранения которых истек. Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов. Экспертиза ценности документов в ведомственном архиве производится под методическим руководством государственного или муниципального архива. Для осуществления экспертизы создается система экспертных органов. В каждом учреждении независимо от формы собственности или функций обязательно должна быть создана экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия - это коллектив работников делопроизводства, архивистов и специалистов данной отрасли (экспертов), которым доверено решение судьбы документов организации. Если учреждение имеет несколько самостоятельных отделений, лучше создать в каждом таком подразделении отдельную экспертную комиссию. В министерствах и ведомствах создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК). ЦЭК ведомства является совещательным органом, осуществляет методическое руководство работой ЭК учреждений ведомства и работает в тесном сотрудничестве с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего государственного архива или архивного органа.

В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе:

·Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

·Постановление Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 г. № 290 "О Федеральном архивном агентстве".

·Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива 06 Февраля 2002 г).

·Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558);

·Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 года № 1182).

Таким образом подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Оценка документов в делопроизводстве проводится при:

· составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

· регистрации поступающих в учреждение документов;

· направлении документа в дело;

· проверке правильности отнесения документов к делам;

· подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения).

§ 2. Принципы и критерии экспертизы ценности документов

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности. В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.

Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.

Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе данных принципов сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов. Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

· значение физического лица в жизни общества;

· время и место образования документа.

К критериям содержания:

· значимость события (явления), отраженного в документе;

· значение имеющейся в документе информации;

· повторение информации документа в других документах;

· вид документа;

· подлинность документа.

А к критериям внешних особенностей документов:

· форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

· физическое состояние документа;

· подлинность документа.

Рассмотрим основные критерии, в наибольшей степени обеспечивающие экспертизу ценности документов на первом и втором этапах ее проведения. Так как экспертиза ценности в делопроизводстве проводится не архивистами, которые оценивают документы с позиций историков, источниковедов и др., а документоведами и специалистами экономической, социально-культурной и других сфер деятельности, то основной посылкой есть большая степень формализации экспертизы на основе внешних признаков документов. Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения. На его основе определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на постоянное хранение в полном объеме, либо выборочно, либо вообще не поступает на вечное хранение.

На этих этапах экспертизы могут применяться и такие критерии, как время и место образования документов. Эти два критерия взаимосвязаны. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие большое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников.

На основе критерия значения имеющейся в документе информации документацию современных учреждений делят на 3 группы:

· документы, отражающие основные направления деятельности организации,

· с постоянным сроком хранения;

· документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

· документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах. В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации. Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах организаций представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Вполне реально на стадии делопроизводства учитывать и вариантность, отдавая предпочтение при формировании в дела постоянного хранения тем вариантам документа, которые несут существенные информационные различия. Значительно сложнее оценивать документы, в которых информация повторяется в разных формах и объемах.

Большую роль при проведении экспертизы в делопроизводстве играет критерий вида документа. Этот критерий значительно облегчает ориентирование на ценные источники. Однако даже в таком виде документов, как приказы, могут быть отражены как основные, так и второстепенные функции нашей организации. Более того, даже в рамках основных функций может быть отражен незначительный вопрос. Таким образом, критерий вида документа должен применяться в сочетании с критерием значения информации (имея в виду в первую очередь ее содержательную сторону). В делопроизводстве всегда учитываются критерии юридической достоверности документа и наличие резолюций, помет. Причем резолюции, пометы рассматривать можно в двух аспектах: во-первых, оценивать их содержание, смысловую нагрузку, во-вторых, оценивать их авторство, как ранее считалось - авто-графичность.

Критерий подлинности документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа. Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляров копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

Далее необходимо сказать об особенностях проведения экспертизы ценности документов личного происхождения. Сначала на основе критериев определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер. В настоящее время для отбора документов личного происхождения на постоянное хранение пользуются системой критериев, разработанной на базе общих критериев. С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

ценности фондов личного происхождения;

критерии ценности документов личного происхождения.

К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся следующие критерии:

значение творческой и общественной деятельности фонда;

история фонда и его состав;

взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

· значение творческой и общественной деятельности автора документа;

· время и место создания документа;

· значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;

· внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

· взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации).

Таким образом, основные критерии оценки документов представляют собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, экономическая эффективность, комплектность и полнота изложения сути проблемы.

§ 3. Методические пособия, используемые при отборе документов

Успешному претворению в жизнь различных путей решения вопросов экспертизы ценности документов, как известно, способствует нормативно-методическое обеспечение всех вопросов работы: номенклатуры дел, типовые, ведомственные перечни. И в статьях перечней, и в заголовках номенклатур дел прослеживается значение рассмотренных критериев, с учетом которых определяются сроки хранения документов. Ведущую роль в процессе установления сроков хранения документов играют перечни, являющиеся «ключом» к созданию прообраза Архивного фонда страны.

Перечни документов - это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению.

Рассмотрим кратко историю этих нормативных пособий. Первые перечни, так же, как и исторические архивы, были ведомственными. Ведомства приступили к разработке правил хранения и уничтожения «решенных дел» к середине XIX века, когда «помещения канцелярий действующих учреждений до того переполнились деловыми бумагами нового времени, что трудно было размещаться канцелярским чиновникам, а передвигать устаревшие делопроизводства в свободные подвалы, на чердаки, в башни, сараи было невозможно, потому что таких помещений уже недоставало». Все ведомства делили свои документы на три разряда: дела, не подлежащие хранению в архиве, дела временного и дела постоянного хранения. Главным недостатком ведомственных перечней XIX века был полный разнобой и произвол ведомств в отнесении дел к какой-либо категории - в разных министерствах судьба одних и тех же категорий дел решалась порою противоположно.

К 1925 году уже имелся список материалов, подлежащих или не подлежащих хранению. Однако он был слишком длинным и не помещался в одном законодательном акте. Тогда было высказано требование о подготовке специальных справочников (перечней) с указанием категорий дел временного, постоянного хранения и не подлежащих хранению силами каждого ведомства и учреждения (Положение «О сдаче архивных материалов Центр архиву РСФСР и порядке их отбора для хранения и уничтожения»). Перечни могли составлять центральные органы управления (наркоматы) для всех учреждений (включая низовые), входящих в систему этого органа. Макулатурная кампания, проводившаяся в связи с бумажным кризисом конца 1920-х годов, помешала выполнению этого постановления. Работа по созданию ведомственных перечней развернулась во второй половине 1930-х годов. В 1930-40-е годы было издано более 80-ти ведомственных перечней. Однако они были немногим лучше своих предшественников XIX века. Разнобой в сроках хранения однородных материалов разных ведомств так и не удалось преодолеть. К 1929 году относится идея создания типового перечня для документов всех ведомств.

Типовые перечни послужили основой для разработки ведомственных перечней. К 1991 году в организациях и на предприятиях использовалось около 60-ти ведомственных перечней, которые образовали систему нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов во всех отраслях управления. Сложившаяся система перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций. Но уже с начала 90-х годов, когда в стране поменялись политические, экономические устои, и в связи с этим возникли организации иных форм собственности, в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привнесены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Так, очень своевременным явился перечень для негосударственных коммерческих организаций - справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Это новый тип перечней, где даны группы документов постоянного и временного хранения, но последние не дифференцированы по срокам, а обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения, среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Пособия, подготовленные для отбора документов негосударственных организаций, построены по типовым функциям (по производственно-отраслевой схеме), а именно:

· организационно-распорядительным, контроля, правового обеспечения управления, документационного обеспечения управления и организации хранения документов;

· экономического прогнозирования, текущего планирования, ценообразования, финансирования, учета и отчетности;

· организации экономических связей, оперативно-коммерческой деятельности, информационного обслуживания и маркетинга;

· трудоустройства, организации и нормирования, оплате и охране труда, работы с кадрами;

· материально-технического снабжения, административно-хозяйственного обслуживания;

· социально-бытовым, жилищным, деятельности общественных организаций.

Видовой состав документов постоянного хранения по указанным функциям в основном однороден в рассматриваемых перечнях. По сравнению с Перечнем типовых документов (1989 г.) новыми явились группы документов съездов и общих собраний учредителей, пайщиков и акционеров по работе с акциями, о долевой собственности и т.п. В перечнях для негосударственных организаций особо акцентируется внимание на документах, содержащих сведения о «коммерческой тайне».

В 2000г. вышел новый типовой перечень: «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», который был заменён новым «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010г. № 558 ).

Учреждения - источники комплектования (или потенциальные источники комплектования - негосударственные организации) без изменений используют те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа №3). Государственные или муниципальные учреждения, не являющиеся источниками комплектования, вместо срока хранения «Постоянно» используют срок хранения «10 лет», т.е. сами преобразуют указанный срок хранения. Более того, в данном случае негосударственным учреждениям рекомендовано документы хранить не менее 10-ти лет. Дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Но это правило распространяется не на все документы.

Есть целые комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся источником комплектования - государственных, муниципальных, негосударственных - до момента их ликвидации. Это такие документы, как приказы по основной деятельности, бюллетени голосования, уставы и положения, учредительные документы и документы по регистрации, а также другие документы, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера. Особо следует обратить внимание на изменение (и существенное изменение) сроков хранения документов по личному составу в учреждениях всех форм собственности.

В новом типовом перечне срок хранения личных дел и большинства документов по личному составу определен 75 лет ЭПК. При этом следует помнить, что в стране существует запретная дата, которой является 1945 год. Это означает, что документы, образовавшиеся до этого срока нельзя уничтожать без согласования с ЭПК, а для местных дел, отложившихся до 1945 года, практически устанавливается срок хранения «Постоянно». Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с Определенным сроком хранения, которая означает, что указанная документация в организациях государственного типа, возможно, будет иметь срок хранения «Постоянно», что решается после ее изучения и по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного или муниципального архива. В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае, если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов (срок хранения которых по перечню указан с отметкой ЭПК) решается экспертной комиссией (ЭК) самой организации.

Перечни документов могут быть следующих видов.

. Типовые для всей системы учреждений.

Их назначение - унификация сроков хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы. Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие, так называемые типовые документы, выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения. Однако типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

. Примерные для однородных организаций.

Они обычно разрабатываются для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов и являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда.В примерных перечнях называются виды документов, подлежащих вечному хранению и документы, подлежащие выделению к уничтожению, как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

. Ведомственные - по отдельным отраслям деятельности в рамках государственной подведомственности.

Ведомственный перечень - это справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Он предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов, иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов - период планирования или отчетности и др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «Примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве. Так, например, срок хранения документов дел, законченных в любом месяце 2010 г., начинается с 1 января 2011 года. Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными сроками хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на постоянное хранение по истечении указанного срока.

Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п.). Справочный аппарат помогает ориентироваться в перечне, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, формы акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел т.п.) .

Таким образом, перечни документов являются одновременно инструментом экспертизы ценности для установления сроков хранения документов и инструментом по комплектованию архивных учреждений.

С точки зрения типологии перечней приоритет принадлежит так называемым «перечням для архивиста», то есть перечням документов постоянного срока хранения. Разработка этой категории перечней вызвана необходимостью сохранить наиболее ценные документы в эпоху реформ и социальных потрясений. Активно развивается и такой вид перечней, как перечни документов для архивиста ведомственного архива, то есть перечни документов постоянного и долговременного хранения. Это объясняется возрастанием роли архивов организаций в обеспечении сохранности документов как государственной, так и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации. Создание новой нормативно-методической базы экспертизы ценности документов идет поэтапно - создание типовых перечней документов постоянного хранения, затем типовых перечней документов с указанием сроков хранения (негосударственных и государственных организаций). Сейчас следующий этап - разработка на их основе ведомственных (отраслевых) перечней документов с указанием сроков хранения. Вместе с тем необходимо помнить, что перечни не являются панацеей от всех бед.

Во-первых, несмотря на наличие перечней, необходимо непосредственное изучение документов, особенно передаваемых на вечное хранение и выделяемых к уничтожению.

Во-вторых, перечни устаревают, особенно ведомственные, особенно с указанием сроков хранения, особенно в наше бурное время.

В-третьих, перечни обратной силы не имеют. Их действие распространяется только на документы, образовавшиеся после издания перечня.

Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей:

· номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

· каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

· номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия.

При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;

· номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

· номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

· охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

· раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

· конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

· систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

· определение круга документов для включения в номенклатуру;

· составление заголовков (наименований) дел;

· разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;

· определение сроков хранения дел;

· определение системы индексации и установление индексов дел;

· оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Определение круга документов для включения в номенклатуру. Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций. В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров. Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Составление заголовков дел. Самая сложная часть работы при составлении номенклатуры дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

В заголовках дел не употребляются формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.п. Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например: «Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института», «Месячные отчеты об отгрузке товаров». В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия форм, их номер или условное обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным показателям финансовой деятельности предприятия». Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов. Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, 15 лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения: дела, законченного делопроизводством в 2010 г., исчисляется с 1 января 2011 г.

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам -индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая была разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания. В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа - названия заголовков дел. Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки.

Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение. В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год. После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления. Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел. Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

Таким образом подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Оценка документов в делопроизводстве проводится при:

· составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

· регистрации поступающих в учреждение документов;

· направлении документа в дело;

· проверке правильности отнесения документов к делам.

Основные критерии оценки документов представляют собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, экономическая эффективность, комплектность и полнота изложения сути проблемы. Можно констатировать тот факт, что для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» в настоящее время разработана целостная система нормативно - методических пособий по отбору документов. В то же время, в процессе работы с документами в организации необходимо не только пользоваться названными методическими пособиями по экспертизе, но и творчески подходить к оценке документов в процессе работы с ними.

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ООО «Оборудование- Люкс»

§ 1. Организация проведения экспертизы ценности документов

В учреждениях и предприятиях уделяется, большое внимание вопросам создания различных документов, организации их приема, движения, учета, исполнения, хранения, и оправки.

Как и в любой организации в ООО «Оборудование-Люкс» существуют свои документы исходящие, входящие документы, так как эта организация имеет образовательный характер некоторые документы отправляются на хранение в архив. Так, все исходящие документы имеют свой бланк, для писем используется бланк с боковым штампом, с левой стороны, в него входит: герб, название организации, адрес, телефоны организации, дата и номер исходящего письма. Так же существует бланк для документов, который называется представительный бланк герб, название организации, с лево адрес, номера телефонов организации, справа регистрационный номер и дата. Так же здесь имеется своя номенклатура дел, решений, и у них есть своя очередность попадания в архив. Номенклатура дел это систематический перечень конкретных заголовок дел, заводимых в структурной части учреждения на соответствующий год.

Номенклатура дел - это ориентировочный список будущих дел. Она составляется для каждой структурной части учреждения лицом ответственным за делопроизводство, с привлечением, ведущих специалистов подразделения. В ООО «Оборудование-Люкс» имеется Положение «О составлении номенклатуры дела и системы сбора и хранения информации» (приложение 3), согласно которому в организации разрабатывается номенклатура.

Номенклатура дел оформляется следующим образом, в правой верхней части документа находится название организации ниже почтовый индекс, адрес организации, телефоны, дата и номер исходящего документа. С левого края документа находится Утверждение Генерального директора этой организации его печать и подпись и ниже число, затем идет название документа, после идет таблица в которой указаны документы передающиеся на хранение в архив, после его передачи составляется протокол о принятии и передачи документа.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности ООО «Оборудование-Люкс», создается постоянно действующая экспертная комиссия.(ЭК)

ЭК работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения. ЭПК являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать.. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Росархив разработал примерные положения об экспертной и центральной экспертной комиссиях. Эти документы служат основой для составления положений об экспертных комиссиях конкретных организаций и предприятий. Конкретное положение об экспертной комиссии утверждается руководителем организации.

Назначение экспертных комиссий в ООО «Оборудование-Люкс» заключается:

· в организации и проведении экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

· организации и проведении экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

· в организации и проведении отбора и подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Для этого экспертные службы организаций осуществляют широкие функции, определенные Основными правилами работы архивов организаций. В их состав входит:

· организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

· рассмотрение и принятие решения об одобрении:

· проектов номенклатур дел организации;

· описей дел постоянного и временного хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

· описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

· актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

· подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения.

Также экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т. п.

Экспертная комиссия создается по приказу руководителя ООО «Оборудование-Люкс». В нее включается не менее трех наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии входит руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Решения экспертной комиссией принимаются коллегиально большинством голосов на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу только после утверждения руководителем ООО «Оборудование-Люкс». Если протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, которые установлены типовыми и ведомственными перечнями или типовыми и примерными номенклатурами дел, они вначале передаются на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаются руководителем организации.Так как в ООО «Оборудование-Люкс» отсутствует Положение об экспертной комиссии

Было решено его разработать.

Таким образом, экспертная комиссия наделена большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение. Экспертная комиссия имеет право запрашивать у работников делопроизводственных служб письменные объяснения о причинах утраты документов и дел, подлежащих передаче на государственное хранение, требовать розыска недостающих дел. Она принимает участие в организации проведения проверок состояния делопроизводства и архива. Экспертные органы систематически информируют руководство организации по вопросам, относящимся к их компетенции. Экспертная комиссия проводит заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Ее решения принимаются большинством голосов. Заседания комиссии протоколируются. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документов возлагаются на секретаря комиссии.

§ 2. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве ООО «Оборудование-Люкс» проводиться самостоятельно экспертной комиссией, состав которой утверждается приказом Генерального директора.

В экспертную комиссию следует включить хотя бы трех человек: ответственного за ведение архива обязательно и для оптимальной работы специалистов из различных направлений деятельности. Хотя в данной организации выбор часто сужается до бухгалтера и секретаря. Как правило, председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК учреждения.

На основе положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

Основными задачами ЭК являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по ежегодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения:

* по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России;

* по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России;

* по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения.

Экспертная комиссия имеет право:

в пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

запрашивать от руководителей структурных подразделений:

* письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;

* предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.

приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций.

ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

в установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.

Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с учреждениями Росархива).

Ведение делопроизводства ЭК ООО «Оборудование-Люкс», хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Заседания экспертной комиссии организации проводятся по мере необходимости с обязательным составлением протоколов. Он включает все основные вопросы, встречающиеся в ее деятельности: о рассмотрении архивных описей дел, акта о выделении к уничтожению документов, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.

Экспертиза ценности документов в ООО «Оборудование-Люкс» осуществляется ежегодно бухгалтером. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов составляется ряд документов:

· опись дел постоянного срока хранения;

· опись дел временного хранения;

· опись дел по личному составу;

· акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По описям соответствующие дела передаются в архив организации. Документы временного хранения в архив не передаются. Они хранятся либо в службе документационного обеспечения организации, либо в структурных подразделениях и по истечении срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

Согласно существующим требованиям отбор дел нужно вести исключительно с полистным просмотром. В реальности это требование не всегда соблюдается. Слишком уж трудоемко и не всегда оправдано. Особенно если документы отбираются для уничтожения, а вы и так знаете, что они не имеют практического или исторического значения. Дела, которые предстоит подшить в твердую обложку (постоянного или долговременного хранения), отбираются уже обязательно с полистным просмотром.

Результат экспертизы ценности документов оформляется составлением архивных описей дел и акта на уничтожение дел. Организация имеет право уничтожать дела, включенные в акт, только после того, как ЭПК утвердит опись дел постоянного хранения.

В акт включают дела, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором акт составляется. Например, если в 2010 г. было сформировано дело, имеющее срок хранения 3 года, оно включается в акт, составленный в 2014 г. (в этом случае срок хранения дела истек к 1 января 2014 г.). Акт составляется на дела всей организации. Если в него входят дела нескольких структурных подразделений, то перед группой заголовков дел каждого подразделения указывается его название. Однородные дела вносятся в акт под одним общим заголовком с указанием количества дел.

Акт о выделении к уничтожению дел составляется по унифицированной форме. Он подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и после утверждения ЭПК архивного учреждения описи на дела постоянного хранения утверждается руководителем организации.

Экспертная комиссия наделена большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение.

§ 3. Разработка и внедрение положения об экспертной комиссии

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов, с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев.

В результате проведения экспертизы ценности:

-устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

-производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;

-определяются уникальные и особо ценные дела;

-осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив.

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора создается постоянно действующая экспертная комиссия (3-5 человек), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (в небольших учреждениях это бухгалтер и секретарь). Общий порядок организации работы ЭК и их функции можно найти в «Основных правилах работы архивов организаций». 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России были утверждены «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации» и «Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации». На основе Примерных положений разрабатывается Положение об экспертной комиссии учреждения.

Из основных задач экспертной комиссии выделим:

-рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

-организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

-рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертная комиссия является коллегиальным органом, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации. Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно.

Разработанное Положение об экспертной комиссии ООО «Оборудование-Люкс» состоит из следующих разделов (приложение 4):

. Общие положения;

. Основные задачи экспертной комиссии;

. Основные функции экспертной комиссии;

. Права экспертной комиссии;

. Организация работы экспертной комиссии.

Раздел «Общие положения» дает понятие, что такое экспертная комиссия, для чего она создается и чем руководствуется в своей работе. Второй раздел «Основные задачи экспертной комиссии» включает в себя:

.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

.3. Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.

.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочиванием документов в структурных подразделениях организации.

Раздел «Основные функции» описывает те основные пункты, чем должна заниматься экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами. «Права» - раздел, где экспертная комиссия, в пределах своей компетенции, имеет право: давать рекомендации по вопросам экспертизы ценности документов; запрашивать от руководителей структурных подразделений объяснения, предложения и заключения; информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии и др.

Раздел «Организация работы» можно описать так:

.1. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

.2. Рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения.

.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.

Таким образом, экспертиза ценности документов является важным этапом перед сдачей дел в архив организации. Все документы хранить в учреждении невозможно. Поэтому экспертиза ценности должна проводиться в каждой организации, в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Все это осуществляется на основании Положения об экспертной комиссии, которое было разработано.

Заключение

ООО «Оборудование-Люкс» открыто 10 декабря 2002г. Большое внимание на предприятии уделяется совершенствованию технологических процессов. На предприятии действует трехступенчатая система контроля качества продукции. ООО «Оборудование-Люкс» приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации. Общество может выступать учредителем, самостоятельно и совместно с другими юридическими и физическими лицами, хозяйственных товариществ и обществ, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским Кодексом РФ и другими законами. Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность. Основу планов составляют договоры, заключаемые с потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов. Исследовав предприятие и сделав анализ его управления, можно сказать следующее: несмотря на то, что данное предприятие на протяжении многих лет функционирует эффективно при существующей структуре управления, всегда существует возможность оптимизировать управление, сделать его более рациональным, более совершенным по принципам современного менеджмента, поделить обязанности между управляющими разных ступеней. Это способствует более эффективному и продуктивному производству на предприятии.

Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними. Оценка документов в делопроизводстве ООО «Оборудование-Люкс» проводится при:

·составлении номенклатур дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;

·регистрации поступающих в учреждение документов;

·направлении документа в дело;

·проверке правильности отнесения документов к делам.

Основные критерии оценки документов ООО «Оборудование-Люкс» представляют собой в целом сложившуюся и апробированную систему, но интерпретация их определенным образом меняется. Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, экономическая эффективность, комплектность и полнота изложения сути проблемы. Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: номенклатур дел, перечней, классификаторов и т.п. Можно констатировать тот факт, что для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» в настоящее время разработана целостная система нормативно - методических пособий по отбору документов. В то же время, в процессе работы с документами в организации необходимо не только пользоваться названными методическими пособиями по экспертизе, но и творчески подходить к оценке документов в процессе работы с ними.

В результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

документы, подлежащие временному хранению в архиве организации;

документы, подлежащие временному хранению в структурных подразделениях;

документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Экспертная комиссия наделена большими правами. Так, в пределах своей компетенции она дает рекомендации, указания ответственным за делопроизводство по вопросам организации в нем документов, экспертизы их ценности, упорядочения, оформления и подготовке дел к передаче на постоянное хранение.

В процесс исследования было разработано Положения о постоянно действующей экспертной комиссии, которое позволит оптимизировать процесс экспертизы ценности документов в делопроизводстве ООО «Оборудование-Люкс».

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

I. Источники

Неопубликованные источники

1.Устав Общества с ограниченной ответственностью «Оборудование-Люкс» (Новая редакция) (утв. учредителем 10.12.2002).Белгород, 2002. 15 с.

Опубликованные источники

2.Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». - Доступ из справ.-правовой системы «Гарант».

4.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст). - [Электронный ресурс]. - Электрон.дан. - URL: #"justify">.ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

.Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

7.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

II. Литература

8.Алексеева, Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело. - 1999. - №1. - С. 79-83.

9.Алексеева, Е.В. Менеджмент в архивах (нормы времени на работы) / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 93-96.

10.Алексеева, Е.В. Научные основы оценки и отбора документов / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 98-102.

.Алексеева, Е.В. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов: перечни / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Делопроизводство. - 2003. - № 2. - С. 85-92.

12.Алексеева, Е.В. Организация документов в архивах / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2002. - № 3. - С. 93-100.

13.Архипова, Т.Г. Проблема экспертизы ценности документов «Век нынешний и век минувший» / Т.Г. Архипова // Секретарское дело. - 1997. - № С. 75-82.

14.Афанасьева, Л.П. Проблема доступа к архивным документам, содержащим персональные данные / Л.П. Афанасьева // Делопроизводство. - 2006. - № 4. - С. 106-114.

15.Банасюкевич, В.Д. Вопросы экспертизы ценности документов негосударственных структур / В.Д. Банасюкевич //Отечественные архивы. - 2006. - №6. - С. 21-25.

.Банасюкевич, В.Д. Экспертиза ценности документов / В.Д. Банасюкевич // Секретарское дело. - 2008. - №3. - С. 19-23.

17.Березина, Н.М. Номенклатура дел организации / Н.М. Березина // Секретарь-референт. - 2005. - № 2. - С. 32-36.

18.Бурова, Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе ценности документов) / Е.М. Бурова // Делопроизводство. - 2008. -№ 1. - С. 10-19.

19.Бурова, Е.М. Особенности комплектования архивов документами персонального характера / Е.М. Бурова // Делопроизводство. - 2007. - № 1. - С. 82-89.

20.Быкова, Т.А. Порядок разработки номенклатуры дел / Т.А. Быкова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2009. - № 12. - С. 8-21.

21.Делопроизводство: учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2004. - 214 с.

22.Еремченко, В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях / В.А. Еремченко // Отечественные архивы. - 2002. - № 5. - С. 8-15.

.Ермолаева, А.В. О некоторых аспектах правового регулирования документационного обеспечения управления и архивного дела в субъекте Российской Федерации / А.В. Ермолаева // Делопроизводство. - 2006. - № 2. - С. 3-9.

.Жукова, М.П. К разработке нового перечня типовых управленческих документов / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 2010. - №4. - С. 15-21.

.Жукова, М.П. Экспертиза ценности документов современных учреждений, организаций, предприятий / М.П. Жукова // Отечественные архивы. - 2004. - № 5. - С. 10-13.

.Зиновьева, Н.Б. Документоведение / Н.Б. Зиновьева. - М.: Профиздат, 2001. - 208 с.

.История делопроизводства в СССР / под ред. Я.З.Лившица, В.А. Цикулина. - М.: МГИАИ, 1974. - 134 с.

28.Каменева Е.М. Номенклатура дел / Е.М. Каменева // Секретарь-референт. - 2010. - № 12. - С. 28-42.

.Кирсанова, М.В. Делопроизводство на малом предприятии / М.В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов, В. Н. Колесников. - М.: Омега-Л, 2009. - 248 с.

30.Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1999. - 165 с.

31.Кирюхин, Ю.Г. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы / Ю.Г. Кирюхин // Делопроизводство. - 2002. - № 4. - С. 17-20.

32.Козлов, В.П. Российское архивное дело / В.П. Коозлов. - М.: Наука, 1990. - 240 с.

33.Кошелева, Е.А. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения / Е.А. Кошелева // Секретарь референт. - 2009. - № 4. - С. 39-43.

34.Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская Э.В. Челлини. - М.: НОРМА, 1996. - 224 с.

35.Кузнецов, С.Л. Организация информационно-справочной работы по документам / С.Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2008. - № 1. - С. 14-17.;

.Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-синтез», 2002. 208 с.

.Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения / Т.В.Кузнецова // Секретарское дело. - 2005. - № 11. - С. 16-23.

.Кушнаренко, Н.Н. Документоведение / Н.Н. Кушнаренко. - Киев: Знание, 2000. - 460 с.

39.Михайлов, М.Ю. Делопроизводство в негосударственных учреждениях / М.Ю. Михайлов. - СПб.: Изд-во Альфа-Пресс, 2008. - 160 с

.Михайлов, М.Ю. Делопроизводство в негосударственных учреждениях / М.Ю. Михайлов. - СПб.: Изд-во Альфа-Пресс, 2008. - 160 с.

41.Организация работы с документами / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998. - 575 с.

42.Осичкина, Г.А. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве / Г.А. Осичкина // Секретарское дело. - 2007. - № 7. - С. 26-29.

.Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов /О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - № 11. - С. 44-45.

.Попова, Е. Проблемы защиты и хищения архивных документов / Н. Попова // Секретарское дело. - 2006. - № 9. - С. 28-37.

.Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство) / А.В. Пшенко. - М.: Форум: ИНФРА-М, 2003. -256 с.

46.Рогожин, М.Ю. Делопроизводство / М.Ю. Рогожин - М.: ТК Велби, изд-то Проспект, 2008. - 240 с.

47.Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. - М.: Академия, 2008. - 224 с.

48.Савин, В.А. Об основных правилах работы архивов организаций / В.А. Савин // Делопроизводство. - 2003. - №4. - С. 4-13.

49.Самошенко, В.Н. История архивного дела в дореволюционной России / В.Н. Самошенко. - М.: Наука, 1979. - 145 с.

50.Стенюков, М.В. Документы и делопроизводство / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2000. - 114 с.

.Фионова, С.Л. Современные технологии ДОУ - путь к совершенствованию эффективности управления / С.Л. Фионова // Делопроизводство. - 2006. - № 1. - С. 16-20.

52.Янковая, В.Ф. Оформление документов в соответствии с Правилами делопроизводства / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2010. - № 9. - С. 20-26.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1.

Устав ООО «Оборудование-люкс»

УТВЕРЖДЕН

Решением Внеочередного

Общего собрания учредителей

ООО «Оборудование- Люкс»

Протокол

от «12» июля 2008 года.

УСТАВ

Общества с ограниченной ответственностью

«Оборудования - Люкс»

Новая редакция

г. Белгород, 2008 год.

Статья 1. Общие положения

1. ООО «Оборудование-ЛЮКС» создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - «Закон») и другими законодательными и правовыми актами Российской Федерации.

10 декабря 2002 года Постановлением Главы Администрации Центрального района г. Белгород №781/26 зарегистрировано ООО «Компьютер и я». Общество «Оборудование-ЛЮКС» было создано в процессе приватизации, путем преобразования в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений государственных предприятий» от 01 июля 2002 года № 777.

ООО «Оборудование-ЛЮКС» (далее по тексту - «Общество») внесено в Единый государственный реестр юридических лиц Межрайонной инспекцией МНС России по крупнейшим налогоплательщикам по Белгородской области 14 октября 2002 года за основным государственным регистрационным номером 1023601542887.

Настоящая редакция Устава Общества утверждена внеочередным общим собранием Общества от «03» сентября 2008 года.

2. Общество является юридическим лицом и свою хозяйственную и иную деятельность организует на основании действующего законодательства Российской Федерации и настоящего Устава. Общество является обществом с ограниченной ответственностью. Учредители могут отчуждать доли Общества без согласия других учредителей Общества. Общество вправе проводить открытую подписку на дополнительно выпускаемые им доли в порядке и с учетом требований Закона и других правовых актов. Общество может проводить закрытую подписку на выпускаемые им доли, за исключением случаев, когда настоящим Уставом или правовыми актами возможность проведения закрытой подписки ограничена.

. Общество может на добровольных началах объединяться в союзы, ассоциации на условиях, не противоречащих антимонопольному законодательству, а также может участвовать в деятельности и сотрудничать в иной форме с международными общественными, кооперативными, коммерческими и иными организациями в порядке, предусмотренном законодательными актами Российской Федерации.

. Общество вправе в установленном порядке открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее пределами. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. Общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированные в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

. Учредителями Общества могут быть российские и иностранные юридические и физические лица в соответствии с действующим российским законодательством. Количество акционеров Общества не ограничено. Состав учредителей Общества отражается в Реестре учредителей Общества.

6. Общество ведет кадровое делопроизводство, осуществляет документооборот в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Общество в целях реализации государственной социальной, экономической и налоговой политики имеет нижеследующие права и обязанности:

1. несет ответственность за сохранность документов (управленческих, финансово-хозяйственных, по личному составу и др.);
2. обеспечивает передачу на государственное хранение документов, имеющих научно-историческое значение, в архивы по месту нахождения Общества, хранит и использует в установленном порядке документы по личному составу;
3. выполняет государственные мероприятия по мобилизационной подготовке в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами.

7. По месту нахождения Генерального директора или в ином месте, известном и доступном учредителям, Общество осуществляет в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг хранение следующих документов:

1. Устав Общества, изменения и дополнения, внесенные в Устав Общества, зарегистрированные в установленном порядке;
2. договор о создании Общества, решение о создании Общества, свидетельство о государственной

регистрации Общества;

1. документы, подтверждающие права Общества на имущество, находящееся на его балансе;
2. внутренние документы Общества;
3. положения о филиалах или представительствах Общества;
4. годовые отчеты, документы бухгалтерского учета и отчетности;
5. протоколы общих собраний учредителей (далее - «Собрание»), решения учредителя, являющегося владельцем всех голосующих долей Общества, заседаний Совета директоров, Ревизионной комиссии Общества;
6. бюллетени для голосования, а также доверенности (копии) на участие в Собрании;
7. отчеты независимых оценщиков, списки аффилированных лиц Общества;
8. списки лиц, имеющих право на участие в Собрании, на получение дивидендов, а также иные списки, составляемые Обществом для осуществления учредителями своих прав в соответствии с требованиями Закона;
9. заключения Ревизионной комиссии (Ревизора), аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
10. проспекты эмиссии, ежеквартальные отчеты эмитента и иные документы, содержащие информацию, подлежащую опубликованию или раскрытию иным способом в соответствии с Законом и иными федеральными законами;
11. иные документы, предусмотренные Законом, Уставом Общества, внутренними документами Общества, решениями Собрания, Совета директоров, органов управления Общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации.

8. Общество обязано обеспечить акционерам доступ к документам, предусмотренным п. 7 настоящей статьи. К документам бухгалтерского учета имеют право доступа Учредители (акционер), имеющие в совокупности не менее 25 процентов голосующих акций Общества.

Документы, предусмотренные п. 7 настоящей статьи, должны быть предоставлены Обществом в течение семи дней со дня предъявления соответствующего требования для ознакомления в помещении исполнительного органа Общества. Общество обязано по требованию лиц, имеющих право доступа к документам, предусмотренным п. 7 настоящей статьи, предоставить им копии указанных документов. Размер платы устанавливается Обществом и не может превышать стоимости расходов на изготовление копий документов и оплаты расходов, связанных с направлением документов по почте.

9. Общество создается без ограничения срока деятельности.

Статья 2. Наименование и место нахождения Общества

1. Фирменное наименование Общества на русском языке: ООО «Оборудование-ЛЮКС».

. Место нахождения Общества и место нахождения его Генерального директора: Российская Федерация, 308038, г. Белгород, Свято-Троицкий бульвар, д. 25.

В случае изменения своего почтового адреса, Общество уведомляет об этом органы государственной регистрации юридических лиц.

Статья 3. Цель и виды деятельности Общества

1. Целью деятельности Общества является получение прибыли от реализации основных направлений деятельности в интересах как Общества в целом, так и каждого из его учредителей.

2. Видами деятельности Общества являются:

−производство и реализация фототехники и компьютерной продукции;

−коммерческая деятельность;

−торгово-посредническая деятельность;

−внешнеэкономическая деятельность;

−оптово-розничная торговля;

−иная деятельность, прямо не запрещенная законодательством.

. Виды деятельности Общества, требующие получения лицензий, будут осуществляться только после получения соответствующих лицензий. Если условиями предоставления лицензии на осуществление определенного вида деятельности предусмотрено требование осуществлять такую деятельность как исключительную, Общество в течение срока действия лицензии вправе осуществлять только виды деятельности, предусмотренные лицензией, и сопутствующие виды деятельности.

. Деятельность Общества не ограничивается оговоренной в настоящем Уставе, все действия Общества, выходящие за пределы уставной деятельности, но прямо не противоречащие действующему законодательству, признаются действительными.

Статья 4. Правовое положение Общества

1. Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации. Общество для достижения цели своей деятельности несет обязанности, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе.

. Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих акционеров. Учредители не отвечают по обязательствам Общества и несут риск убытков, связанных с его деятельностью, в пределах стоимости принадлежащих им акций. Учредители не полностью оплатившие акции, несут солидарную ответственность по обязательствам Общества в пределах неоплаченной части стоимости принадлежащих им акций. Государство и его органы не несут ответственности по обязательствам Общества, а Общество не отвечает по обязательствам государства и его органов.

. Если несостоятельность (банкротство) Общества вызвана действиями (бездействием) его акционеров или других лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, то на указанных акционеров или других лиц в случае недостаточности имущества Общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам.

Несостоятельность (банкротство) Общества считается вызванной действиями (бездействием) его акционеров или других лиц, которые имеют право давать обязательные для Общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, только в случае, если они использовали указанное право и (или) возможность в целях совершения Обществом действий, заведомо зная, что вследствие этого наступит несостоятельность (банкротство) Общества.

. Общество может выступать учредителем, самостоятельно и совместно с другими юридическими и физическими лицами, хозяйственных товариществ и обществ, за исключением случаев, предусмотренных Гражданским Кодексом РФ и другими законами.

. Общество может создавать филиалы и открывать представительства на территории Российской Федерации с соблюдением требований настоящего Устава, Закона и иных федеральных законов. Создание Обществом филиалов и открытие представительств за пределами территории РФ осуществляется также в соответствии с законодательством иностранного государства по месту нахождения филиалов и представительств, если иное не предусмотрено международным договором. Филиалы и представительства Общества являются его обособленными подразделениями и располагаются вне места нахождения Общества. Филиалы осуществляют все функции Общества или их часть, в том числе и функции представительства. Представительства представляют интересы Общества и осуществляют их защиту.

Филиалы и представительства Общества не являются юридическими лицами и осуществляют свою деятельность от имени Общества на основании Положений, утверждаемых Советом директоров. Общество наделяет созданные филиалы и представительства необходимым для их деятельности имуществом, которое учитывается как на их отдельных балансах, так и на балансе Общества. Общество несет ответственность за деятельность филиала и представительства в пределах предоставленных им полномочий.

Решения о создании филиалов и открытии представительств, а также об их ликвидации принимаются Советом директоров. На основании этих решений осуществляется внесение изменений в Устав Общества. Руководитель филиала и руководитель представительства назначаются на должность решением Совета директоров Общества и действуют на основании доверенности, выданной от имени Общества руководителю филиала и руководителю представительства Генеральным директором или лицом, его замещающим.

. Общество может иметь дочерние и зависимые хозяйственные общества с правами юридического лица на территории Российской Федерации, созданные в соответствии с действующим законодательством РФ, а за пределами территории Российской Федерации - в соответствии с законодательством иностранного государства по месту нахождения дочернего или зависимого обществ, если иное не предусмотрено международным договором.

Дочерние и зависимые хозяйственные общества не отвечают по обязательствам Общества. Общество несет ответственность по обязательствам дочернего хозяйственного общества и перед его акционерами только в случаях и порядке, установленных ст. 105 части первой Гражданского кодекса РФ и ст. 6 Закона.

. Общество самостоятельно планирует свою производственно-хозяйственную деятельность. Основу планов составляют договоры, заключаемые с потребителями продукции и услуг, а также поставщиками материально-технических и иных ресурсов. Реализация продукции, выполнение работ и предоставление услуг осуществляется по ценам и тарифам, устанавливаемым Обществом самостоятельно с учетом требований антимонопольного законодательства и других правовых актов.

. Общество вправе заключать трудовые договоры (контракты) с работниками, привлекаемыми для постоянной и временной работы в Обществе. Отношения, возникающие между Обществом и работниками, регулируются трудовыми договорами (контрактами), а также действующим трудовым законодательством. Привлечение иностранной рабочей силы для работы в Обществе, осуществляется Обществом в соответствии с законодательством, регулирующим привлечение и использование иностранной рабочей силы на территории РФ. Общество имеет право привлекать специалистов, для выполнения отдельных видов работ, по гражданско-правовым договорам. Общество самостоятельно устанавливает для своих работников систему, формы и размер заработной платы. Общество обеспечивает соблюдение установленных законодательством норм и правил по охране труда.

Статья 5. Уставный капитал Общества. Чистые активы Общества

1. Уставный капитал Общества составляется из номинальной стоимости акций Общества, приобретенных акционерами. Уставный капитал Общества определяет минимальный размер имущества Общества, гарантирующего интересы его кредиторов.

Размер уставного капитала 50 000 (пятьдесят тысяч).

. Учредители Общества обязаны:

1. оплачивать доли в сроки, порядке и способами, предусмотренными Гражданским кодексом РФ, Законом, Уставом, другими правовыми актами и договором об их приобретении;
2. выполнять требования настоящего Устава, принятых в соответствии с ним внутренних документов Общества и решения органов управления Общества;
3. сохранять конфиденциальность по вопросам, касающимся деятельности Общества;
4. не распространять сведения, составляющие коммерческую тайну Общества;
5. не совершать действий, которые могут повлечь причинение убытков Обществу;
6. исполнять иные обязанности, предусмотренные настоящим Уставом, правовыми актами, а также решениями Собрания, принятыми в соответствии с его компетенцией.

3. В случае размещения Обществом ценных бумаг, конвертируемых в акции определенной категории, количество объявленных акций этой категории должно быть не менее количества, необходимого для конвертации в течение срока обращения этих ценных бумаг. Общество не вправе принимать решения об ограничении прав, предоставляемых акциями, в которые могут быть конвертированы размещенные Обществом ценные бумаги, без согласия их владельцев.

. Уставный капитал Общества может быть увеличен путем увеличения номинальной стоимости акций или размещения дополнительных акций. Решение об увеличении уставного капитала Общества путем увеличения номинальной стоимости акции принимается Собранием.

Решение об увеличении уставного капитала Общества путем размещения дополнительных акций за исключением случаев, установленных настоящим Уставом и Законом, принимается Советом директоров единогласно всеми членами Совета директоров Общества, при этом не учитываются голоса выбывших членов Совета директоров.

Решение об увеличении уставного капитала Общества путем размещения дополнительных акций принимается Собранием в случаях:

1. размещения акций (эмиссионных ценных бумаг Общества, конвертируемых в акции) посредством закрытой подписки;
2. размещения посредством открытой подписки обыкновенных акций, составляющих более 25 процентов ранее размещенных обыкновенных акций;
3. размещения посредством открытой подписки конвертируемых в обыкновенные акции эмиссионных ценных бумаг, которые могут быть конвертированы в обыкновенные акции, составляющие более 25 процентов ранее размещенных обыкновенных акций.

Решение Собрания об увеличении уставного капитала Общества путем размещения дополнительных акций в указанных случаях принимается большинством в три четверти голосов акционеров - владельцев голосующих акций, принимающих участие в Собрании.

Дополнительные акции могут быть размещены Обществом только в пределах количества объявленных акций, установленного Уставом Общества. Решение вопроса об увеличении уставного капитала Общества путем размещения дополнительных акций может быть принято Собранием одновременно с решением о внесении в Устав Общества положений об объявленных акциях, необходимых в соответствии с Законом для принятия такого решения, или об изменении положений об объявленных акциях.

Решением об увеличении уставного капитала Общества путем размещения дополнительных акций должны быть определены количество размещаемых дополнительных обыкновенных акций в пределах количества объявленных акций, способ размещения, цена размещения дополнительных акций, размещаемых посредством подписки, или порядок ее определения, в том числе цена размещения или порядок определения цены размещения дополнительных акций акционерам, имеющим преимущественное право приобретения размещаемых акций, форма оплаты дополнительных акций, размещаемых посредством подписки, иные условия размещения.

. Увеличение уставного капитала Общества путем размещения дополнительных акций может осуществляться за счет его имущества, а путем увеличения номинальной стоимости акций - только за счет его имущества. Сумма, на которую увеличивается уставный капитал Общества за счет его имущества, не должна превышать разницу между стоимостью чистых активов Общества и суммой его уставного капитала и резервного фонда.

При увеличении уставного капитала Общества за счет его имущества путем размещения дополнительных акций эти акции распределяются среди всех акционеров. При этом каждому акционеру акции распределяются пропорционально количеству принадлежащих ему акций. Увеличение уставного капитала Общества за счет его имущества путем размещения дополнительных акций, в результате которого образуются дробные акции, не допускается.

. Уставный капитал Общества может быть уменьшен путем уменьшения номинальной стоимости акций или сокращения их общего количества, в том числе путем приобретения и погашения части акций, в случаях и в порядке, предусмотренными Законом и Уставом. Общество не вправе уменьшать свой уставный капитал, если в результате такого уменьшения его размер станет меньше минимального размера уставного капитала, определенного Законом на дату представления документов для государственной регистрации соответствующих изменений в уставе Общества, а в случаях, если в соответствии с Законом Общество обязано уменьшить свой уставный капитал, - на дату государственной регистрации Общества.

Решение об уменьшении уставного капитала Общества путем уменьшения номинальной стоимости акций Общества принимается Собранием большинством в три четверти голосов акционеров, принимающих участие в Собрании, только по предложению Совета директоров. Документы для государственной регистрации связанных с таким решением изменений и дополнений, вносимых в устав Общества, представляются в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, не ранее чем через 90 дней с момента принятия указанного решения.

В течение 30 дней с даты принятия решения об уменьшении своего уставного капитала Общество обязано письменно уведомить об уменьшении уставного капитала и о его новом размере кредиторов Общества, а также опубликовать в печатном издании, предназначенном для публикации данных о государственной регистрации юридических лиц, сообщение о принятом решении. При этом кредиторы Общества вправе в течение 30 дней с даты направления им уведомления или в течение 30 дней с даты опубликования сообщения о принятом решении письменно потребовать досрочного прекращения или исполнения соответствующих обязательств Общества и возмещения им убытков.

. Если при осуществлении преимущественного права на приобретение дополнительных акций, а также при консолидации акций приобретение акционером целого числа акций невозможно, образуются части акций (далее «дробные акции»). Дробная акция предоставляет акционеру - ее владельцу права, в объеме, соответствующем части целой акции, которую она составляет. В целях отражения в Уставе Общества общего количества размещенных акций все размещенные дробные акции суммируются, а если в результате этого образуется дробное число, количество размещенных акций в Уставе Общества выражается дробным числом. Дробные акции обращаются наравне с целыми акциями. В случае если одно лицо приобретает две и более дробные акции, эти акции образуют одну целую и (или) дробную акцию, равную сумме этих дробных акций.

. Общество вправе размещать облигации и иные ценные бумаги, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации о ценных бумагах.