Анализ технологии обработки конфиденциальных электронных документов в современных системах электронного документооборота

Анализ технологии обработки конфиденциальных электронных документов в современных системах электронного документооборота

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

. АНАЛИЗ СОВРЕМЕННЫХ СИСТЕМ ЗАЩИЩЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТОООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

.1 Понятие электронный документ и электронный документооборот

.2 Системы электронного документооборота (СЭД)

.3 Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке

.4 Сравнение систем электронного документооборота

.5 Выводы по главе

. АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

.1 Технология регистрации конфиденциальных электронных документов

.2 Технология согласования конфиденциальных электронных документов

.3 Выводы по главе

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ

В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. Для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники и разработки эффективных технологий для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров - и самой информации.

Целью данной курсовой работы является анализ технологии обработки конфиденциальных электронных документов в современных системах электронного документооборота, используемых в государственных структурах, на предприятиях и в организациях.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

-   исследование понятия электронный документ и электронный документооборот в соответствии с существующим законодательством РФ в области информационных систем и электронного управления документацией;

-        рассмотрение структуры рынка российских программных продуктов в области электронного управления документацией;

         классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

         изучение и анализ существующих технологий обработки конфиденциальных электронных документов на предприятии.

Объектом работы является защищенный конфиденциальный электронный документооборот на предприятии, организованный с помощью различных систем электронного документооборота.

Предметом данной курсовой работы является технология обработки конфиденциальных электронных документов, а именно, технологии согласования и регистрации таких документов на предприятии, которые являются одними из технологий, входящими в процесс организации электронного документооборота на предприятии.

Работа состоит из двух глав. В первой главе рассматриваются понятия электронный документ и электронный документооборот, проводится анализ и сравнение современных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке (при этом упор делается именно на разработках российских компаний).

Вторая глава посвящена анализу наиболее эффективных технологических схем регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов на предприятии.

1. АНАЛИЗ СОВРЕМЕННЫХ СИСТЕМ ЗАЩИЩЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как о «светлом будущем». Но жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет. В данной главе мы рассмотрим понятия электронный документ и электронный документооборот, продемонстрируем основные достоинства и недостатки электронного документооборота и проведем анализ основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке.

1.1 Понятие электронный документ и электронный документооборот

электронный документ регистрация согласование

В настоящее время существует довольно большое количество определений термина электронный документ. Представим то, которое содержится в федеральном законе «Об электронной цифровой подписи». Так в статье 3 данного федерального закона дано следующее определение понятию электронный документ: «электронный документ» - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме» [1].

Понятие электронный документ дано и в ГОСТ: «электронный документ - документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники [2].

Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

- создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;

- «подписана» с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;

-        может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками [3].

Формулировок понятия документооборот существует большое количество, но наиболее точно отражает его сущность следующая: «документооборот - это цикличное правило: записывать, что делать; делать, что записано; контролировать, что сделано; анализировать записи и записывать, что делать». Если для поддержки этого цикличного процесса используются компьютерные технологии - это электронный документооборот [3].

Термин «документооборот» широко используется в действующем законодательстве. Его определение закреплено в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - в пункте 60: документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [4].

Понятие «электронный документооборот» - производное от понятия «документооборот». Электронный документооборот - это документооборот, в котором документы существуют в электронной форме. Таким образом, технологические особенности создания, обработки, передачи, хранения и т.д. электронного документа обусловили возникновение понятия «электронный документооборот» и необходимость его правового регулирования [3, 5].

Российское законодательство не дает определения термина «электронный документооборот». Но, возможно, законодатель планировал закрепить данное понятие в других законах. И в Государственную Думу РФ неоднократно вносились соответствующие законопроекты, однако до настоящего времени они так и не стали законами [3].

Один из таких законопроектов - это законопроект «Об электронном документе», в статье 2 которого дано понятие электронный документооборот: «электронный документооборот - это система составления, использования, хранения и обмена электронными документами с использованием электронных средств массовых коммуникаций» [3, 5].

Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, а именно [6]:

- неизбежная потеря документов, а, следовательно, и информации;

-        попадание документов третьим лицам;

         большие затраты времени на подготовку и согласование документов.

Для разрешения проблем в области делопроизводства и документооборота многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Можно практически с уверенностью сказать, что единственным и правильным путем решения указанных выше проблем является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений управления (ИС ДОУ) [5, 6].

Но бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам [5, 6].

1.2 Системы электронного документооборота (СЭД)

В последние годы российский рынок электронного документооборота демонстрирует стабильный рост: увеличивается число организаций, где внедрены системы электронного документооборота, растет количество соответствующих автоматизированных рабочих мест. На развитие рынка СЭД в России в настоящее время положительно влияют такие явления и процессы, как развитие нормативно-правовой и законодательной базы в области электронного документооборота и усиление конкуренции на рынке [5].

Система, удовлетворяющая современным требованиям, должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование. В международной классификации такие системы относят к классу ECM-систем (Enterprise Content Management systems - системы управления информационными ресурсами предприятия). В Российской терминологии чаще используется термин «системы электронного документооборота» (СЭД) [7, 8].

Система электронного документооборота - это организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [9].

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления, то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов («бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, регистрировать входящие и исходящие письма). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы (например, теряются документы) [5].

Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения [8, 9].

Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути - вопрос только в том, какую систему выбрать [5].

На данный момент существующие на российском рынке системы, основываясь на технологиях, лежащих в их основе, можно условно разделить на три группы [10]:

- Системы западного производства.

-        Российские системы, в основе которых лежит Lotus Domino/Notes.

         Полностью российские разработки.

Пока на российском рынке полноценно представлено только три западные системы (среды разработок): «Documentum», «DOCS Open/DOCS Fusion», «Lotus Domino.Doc». При этом на данный момент только «Documentum» и «DOCS Open/DOCS Fusion» активно продвигаются в России [10].

Основными партнерами «Documentum» в России являются такие компании как: «РБК СОФТ», HBS, «АСК» и другие. А партнерами «DOCS Fusion» и «DOCS Open» являются компании «Весть-МетаТехнология» и HBS. Партнером по продвижению «Lotus Domino.Doc» является компания ComputerAge [10].

На данный момент наибольшим количеством внедрений в России обладают системы «Documentum» и «DOCS Open». Именно эти системы претендуют на весь рынок крупных решений. Так, в планах «Documentum» завоевание 20% всего рынка, под которым она подразумевает практически все решения для крупного бизнеса. Остальные западные системы пока мало знакомы в России [10].

Ко второй группе можно отнести следующие системы и компании [8, 10]:

- «CompanyMedia», «OfficeMedia» - ИнтерТраст.

-        «БОСС-Референт» - АйТи.

         «ЗОЛУШКА» - НТЦ ИРМ.

         «Эскадо» - Интерпроком ЛАН.

Следует отметить, что системы, основанные на Lotus Domino/Notes, довольно популярны в России. Это доказывают их многочисленные внедрения, а сами компании являются лидерами в своих сегментах.

Все остальные (основные) системы, представленные в России, можно отнести к третьей группе [10]:

- «1С: Документооборот» - 1C.

-        «DocsVision» - Digital Design и DocsVision.

         «LanDocs» - Лаборатория новых ИТ (Ланит).

         «Optima-WorkFlow» - Optima.

-        «Дело» - «Электронные офисные системы» (ЭОС).

-        «ЕВФРАТ-Документооборот» - Cognitive Technologies.

         «DIRECTUM» - «DIRECTUM».

Эти системы в целом имеют в своей основе российские разработки. И пока именно российские системы контролируют большую часть рынка. Пока именно эти системы отвечают особенностям российского документооборота и делопроизводства. Даже в случае активного прихода в Россию западных систем, они вряд ли займут более 25% рынка. В настоящее время российские системы документооборота вполне конкурентоспособны и отвечают всем современным требованиям. Во многом именно рост российских разработок обеспечит развитие СЭД, так как именно они будут наиболее востребованными [8, 10].

В дальнейшем именно компании среднего, малого бизнеса и государственные органы будут основными потребителями отечественных систем. Предприятия крупного бизнеса будут использовать как зарубежные, так и отечественные СЭД. Именно на предприятия крупного бизнеса рассчитывают западные компании, но и в этом сегменте им придется конкурировать с отечественными СЭД [8, 10].

В последующее пять-семь лет рынок СЭД будет оставаться одним их самых перспективных и быстрорастущих рынков российской ИТ-отрасли.

.3 Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке

В данном пункте проведем краткий обзор основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Главный упор сделаем на системах, которые можно без натяжки назвать «промышленными», в том смысле, что они уже давно представлены на рынке и представляют собой полноценный коммерческий продукт. Рассмотрим четыре программных продукта, на которые приходится большая часть российского рынка систем электронного делопроизводства и документооборота:

- «Дело». Система электронного документооборота «Дело» - это промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. АСЭДД (Автоматическая система электронного делопроизводства и документооборота) «Дело» позволяет: упорядочить процессы документооборота; перейти к единой схеме работы с документами; сократить сроки регистрации и прохождения документов. АСЭДД «Дело» предназначена для автоматизации следующих процессов [10-12]:

-        составление и ведение номенклатуры дел предприятия;

-        формирование и оформление дел в текущем делопроизводстве и последующая передача их в архив предприятия;

         организация учета дел и документов в архиве.

Одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Система предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование полномочий [11].

Система обладает следующими функциональными возможностями [13]:

-        регистрация документов (входящих и созданных в организации);

-        ввод поручений и контроль их исполнения;

         регистрация и контроль поручений из вышестоящих организаций;

         создание, согласование и подписание проектов документов;

         маршрутизация и контроль движения документов их рассылка;

         работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль);

         сканирование и прикрепление электронных образов документов.

         обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП.

         поиск документов, формирование дел, прием и рассылка документов, работа с проектами документов;

         движение документов внутри организации;

         удаленный доступ. Возможность удаленной работы с АСЭДД «Дело-Web». В системе «Дело» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям, позволяющий работать с документами через Internet - для организации удаленной работы достаточно web-браузера [12].

Таким образом, система «Дело» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.

- ЕВФРАТ-Документооборот». Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для построения системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков [11, 14].

Система позволяет решать все типовые задачи делопроизводства и управления документами [11, 14]:

- автоматизировать регистрацию документов и заданий;

-        осуществлять поиск информации;

         обеспечивать эффективное взаимодействие сотрудников в работе с документами, контролировать выполнение работ;

         проводить мониторинг и анализ состояния выполняемых процессов;

         разграничение прав доступа сотрудников к информации;

         организовать долговременное хранение документов организации.

Компания-разработчик предлагает широкий спектр продуктов для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. «ЕВФРАТ: Документооборот» построен в парадигме «рабочего стола» с папками. Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности [11, 12].

Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра. К сожалению, система не дает возможности отслеживать получение и возврат документов и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами [11].

По сути, данный продукт представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, полнотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и контроля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться полезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы [11, 12].

- DIRECTUM. Система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности [11].

Система DIRECTUM является полноценной ECM-системой и поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов [11].

Система DIRECTUM обладает следующими возможностями [11, 12]:

-         Управление электронными документами. Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, видео и пр.); поддержка версий документов и ЭЦП; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами; поиск документов.

-        Управление деловыми процессами. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла; выдача электронных заданий и контроль их исполнения; поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow).

         Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.).

         Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений.

         Канцелярия. Регистрация бумажных документов; ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации; рассылка и контроль местонахождения бумажных документов; организация обмена электронными документами с ЭЦП с другими организациями.

Эффект от внедрения DIRECTUM - это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота [11, 12]:

-         Прозрачность бизнес-процессов.

-        Исключение несанкционированного доступа.

-        Повышение исполнительской дисциплины.

         Выполнение требований стандартов ISO-9000.

         Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников.

         Легкость внедрения инноваций и обучения.

         Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру.

Таким образом, данный программный продукт практически ничем не уступает перечисленным выше. Одними из недостатков системы являются отсутствие возможности проверки документов на дублирование при регистрации и отсутствие в системе генератора отчетов.

- «БОСС-Референт». Данная система ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к оптимизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. «БОСС-Референт» относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний [11, 15].

Основное назначение системы - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания, электронной конференции и доски объявлений [11, 15].

Дополнительные модули системы «БОСС-Референт» включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов [11].

АСЭДД «БОСС-Референт» имеет ряд достоинств, в числе которых [15]:

-         средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности;

-        поддержка различных маршрутов согласования документов;

         наличие средств защиты информации.

В результате внедрения СЭД «БОСС-Референт» организации, как управленческие структуры, получают возможность стать более контролируемыми. Данная система, имеющая большую историю использования в государственных структурах, включает функциональные возможности по работе с корреспонденцией и поручениями. Такой подход гарантирует возможность отслеживать исполнительскую дисциплину организации на всех этапах принятия и реализации управленческих решений, в том числе в территориально-распределенных структурах [11, 15].

1.4 Сравнение систем электронного документооборота

Сравнение и выбор СЭД, удовлетворяющей потребностям предприятия, является довольно сложной задачей. И если проведение детального исследования систем, имеющих полнофункциональную демонстрационную версию, - вполне реальная задача, то предоставленный разработчиками удаленный доступ к системам и, тем более, презентации консультантов, далеко не всегда и не всем позволяют полностью ознакомиться с системами и подробно сравнить их.

В данном пункте работы приводится сравнение систем электронного документооборота, имеющих в последние годы наибольшее распространение в России. Для рассмотрения были отобраны те разработчики, которые активно присутствуют на рынке, постоянно улучшают свои продукты и ориентируются на современные тенденции развития СЭД.

Проведенный сравнительный анализ учитывает функциональные и пользовательские характеристики систем, а их сочетание определяет положение каждой системы на рынке предложения. Функциональное сравнение систем проводилось по отдельным направлениям работ с документами: канцелярия, маршрутизация документов, аналитика и управление, архив, информационная безопасность. Результаты сравнения функциональных возможностей систем приведены в таблицах. При этом используются следующие оценочные значения [11, 12]:

-    0 - возможность не реализована;

-        0.5 - неполная реализация возможности;

         1 - возможность реализована полностью.

Отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии является автоматизация работы канцелярии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства. Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице 1 дан обзор «делопроизводственных» возможностей рассматриваемых систем.

Таблица 1 - «Канцелярия»

По данным из таблицы можно сказать, что наиболее полно функциональные возможности канцелярии реализованы у системы «Евфрат: Документооборот» (практически на сто процентов).

Не менее важной задачей, стоящей перед СЭД, является управление процессами движения и обработки документов. В СЭД имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам. И данные возможности реализованы по-разному у рассматриваемых СЭД (таблица 2) [12, 13].

Таблица 2 - «Маршрутизация и контроль исполнения»

И по этому направлению работы с документами (таблица 2) система «Евфрат: Документооборот» занимает лидирующую позицию.

Повышение эффективности предприятия после внедрения СЭД достигается, главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу информации. В таблице 3 приведены оценки возможностей систем, которые позволяют повысить прозрачность работы для руководства предприятия и многократно сократить количество рутинной работы, выполняемой рядовыми сотрудниками [12, 13].

Таблица 3 - «Аналитика и управление»

Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы являются частью базы опыта и знаний компании и важно обеспечить с ними эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива должна быть реализована в рамках самой СЭД или отдельного модуля. Функциональные возможности систем по организации электронного архива приведены в таблице 4. Лидером по данному показателю сравнения является система «Дело», а наихудшими возможностями в плане ведения архивов обладает СЭД «БОСС-Референт» [11-13].

Таблица 4 - «Архив»

В таблице 5 дана оценка средств безопасности, реализованных в исследуемых СЭД.

Таблица 5 - «Информационная безопасность»

Показатель безопасности информации в настоящее время является если не главным, то важнейшим точно. Это во многом связано с огромной ценой информации, которой обладает то или иное предприятие. И большинство современных организаций при выборе СЭД на показателе безопасности акцентируют в большинстве случаях большее внимание, чем на других. И по данным из таблицы 5 видно, что представленные системы имеют высокие показатели безопасности [11, 12].

Итоговая оценка функциональности системы определяется как среднее значение по всем таблицам. Полученное значение находится в интервале от 0 до 1 (для большей наглядности результатов оно умножено на 100). Чем ближе оценка системы к 100, тем более сбалансирован ее функционал и тем вероятнее эта система относится к «идеальным» СЭД в рамках данной методики сравнения [11, 13].

Рисунок 1 - Итоговая оценка функциональности систем

По результатам сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, отметим следующее: СЭД «Дело», «ЕВФРАТ-Документооборот» и «DIRECTUM» можно отнести к высокофункциональным системам. Наиболее развитую функциональность показала система «ЕВФРАТ-Документооборот», которая, в отличие от других лидеров, стабильно набирала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами. А вот систему «БОСС-Референт» можно отнести к среднефункциональным системам. Так как эта система показала значительный результат лишь по некоторым направлениям, представленным в обзоре, и не обладает в стандартной комплектации сбалансированным функционалом. Но это не означает, что система, например «Дело», во много раз лучше системы «БОСС-Референт». Каждая система обладает своими преимуществами и недостатками. И выбор системы зависит только от организации-заказчика [11, 12].

1.4 Выводы по главе

Подводя итог первой главе можно сказать, что в России нормативно-правовая база в области электронной документационной деятельности практически не развита. Но, тем не менее, отсутствие необходимой правовой базы не мешает предприятиям и учреждениям нашей страны широко применять системы электронного документооборота и тем более делопроизводства.

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. И при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше довольно краткий обзор, в принципе, может помочь выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут подойти какой-либо организации [16].

И, несмотря на то, что крупные компании и ряд госструктур готовы, в той или иной степени, внедрять системы электронного документооборота, государство не спешит принять электронные формы документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов. Но уже сейчас понятно, что за электронными системами электронного документооборота - будущее.

2. АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ ОБРАБОТКИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Одновременно с внедрением систем электронного документооборота и, как следствие, повышением производительности предприятия, возрастает вероятность реализации угроз информационной безопасности, которым могут быть подвержены информационные ресурсы организации [17].

И в связи с активным внедрением СЭД как в коммерческие, так и в государственные структуры, создание и использование оптимальной и обеспечивающей наибольшую защиту документопотоков технологию обработки документов, является одной из первостепенных задач. Исходя из этого, в данной главе мы рассмотрим возможные технологии обеспечения наиболее защищенной регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов [18, 19].

2.1 Технология регистрации конфиденциальных электронных документов

Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, указы и прочее.

Регистрация документа - это фиксация факта его создания или получения путем присвоения документу уникального регистрационного номера (индекса документа) и записи сведений о нем в регистрационный журнал [19].

Регистрация документа производится в три этапа [20]:

- начало регистрации;

-        заполнение РК, присоединение файлов, указание документов, связанных с данным, назначение контролера и выбор маршрута обработки;

         завершение регистрации.

При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.
Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.
Современные системы позволяют в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации [18-20].

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции, и ее текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в РК. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам [20].

Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости полученная информация по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются. Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ, или в какое дело данный документ подшит [19, 20].

Тогда из всего вышесказанного можно сформировать следующую защищенную технологическую схему регистрации электронных документов (рисунок 2).

Рисунок 2 - Блок-схема процесса регистрации входящих и исходящих конфиденциальных электронных документов

2.2 Технология согласования конфиденциальных электронных документов

В последнее время во многих организациях, а также государственных органах появилась новая актуальная задача, связанная с переходом от традиционного согласования проектов документов на бумажном носителе к электронному согласованию с использованием системы электронного документооборота, так как электронное согласование имеет достаточно существенный перечень преимуществ [19, 20].

Но переход на новую технологию согласования может быть затянут и сильно осложнен из-за процесса внедрения электронной цифровой подписи в организации. Сегодня большинство руководителей считают, что в процессе электронного согласования проектов в СЭД необходимо обязательно использовать ЭЦП. Даже в том случае, если в дальнейшем согласованный проект документа будет распечатан из СЭД и подписан на бумажном носителе. Но возможно согласовывать электронные документы и без использования ЭЦП при использовании иных способов подтверждения действий пользователей [20].

Согласование - не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования - совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности [21].

Согласование документа в электронном виде значительно сокращает сроки согласования, особенно если согласующие лица находятся в территориально удаленных офисах. Использование электронного согласования кроме сокращения сроков согласования так же снижает затраты на распечатку и ксерокопирование согласуемых документов и приложений. Данный процесс является одним из основных процессов систем документооборота [19-21].

Согласование бывает внутренним и внешним. Внешнее согласование выражает согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. И результаты внешнего согласования отражаются в реквизите «гриф согласования документа» [21].

При внутреннем согласовании (или визировании) проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри организации. Результат такого согласования должностное лицо оформляет визой, которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа [20].

Когда проект документа согласован, он передается на подписание. Во время подписания (утверждения) осуществляется принятие решения, и именно после подписания проект документа становится документом [21].

Рассмотрим возможную технологическую схему согласования конфиденциальных электронных документов на каком-либо предприятии (рисунок 3).

Рисунок 3 - Блок-схема процесса согласования проекта электронного документа

Процесс подготовки и согласования проекта внутреннего документа может быть начат пользователем, которому присвоена роль регистратора проекта внутреннего документа. В данной роли могут выступать все пользователи в организации. Действия согласовательного характера производятся участниками документооборота с проектом внутреннего документа до момента регистрации согласованного проекта в качестве внутреннего документа [19-21].

Сотрудник, ответственный за документ, создает его на основе шаблона или на основе существующего документа. На этапе создания документ находится в стадии инициации. В процессе прохождения согласования, стадия жизненного цикла документа меняется автоматически («Внутреннее согласование», «Действующий», «Согласование с контрагентом» и др.). Это обеспечивает повышение оперативности обработки договорных документов и исключение ошибок, связанных с неактуальной информацией [19-21].

После создания проекта документа, наступает этап согласования. На этом этапе ответственный сотрудник направляет проект подготавливаемого им документа на согласование (например, по электронной почте). Процесс согласования в СЭД включает всё необходимое для выполнения электронного согласования документов: схемы и шаблоны согласования, контроль сроков, формирование версий, контроль изменений, учёт статусов замечаний, уведомления и напоминания, ведение журналов и т.д. [19, 21].

Благодаря использованию типовых маршрутов, согласование документа происходит в строго определенной последовательности (задается для каждой категории документов) с контролем сроков этапов согласования [18].

В процессе согласования используется ЭЦП, позволяющая визировать и утверждать договорные документы. Использование ЭЦП гарантирует как неизменность подписанного документа, так и авторство подписи на электронном документе [21].

Процесс согласования документов отражается в специальном отчете (лист согласования), который содержит итоговые подписи и замечания, возникшие у визирующих в процессе согласования. При необходимости лист согласования может быть распечатан, подписан «живой» подписью и приложен к соответствующему отчету по работе с договорным документом [20, 21].

Если все должностные лица, с которыми согласовывался документ, полностью согласны с проектом документа, то специалист канцелярии распечатывает результаты согласования, прикладывая их в качестве листа согласования к печатной форме проекта документа, и направляет данный пакет документов инициатору согласования [20, 21].

Для регистрации электронного документа создается запись в специальном справочнике, например с названием «Регистрация документов». Регистрационный номер присваивается автоматически в соответствии с принятыми в организации правилами. Все документы (акты, спецификации, дополнительные соглашения, приложения и т.д.), относящиеся к определенному документу, например к договору, автоматически связываются с карточкой договора, что позволяет в любой момент времени быстро получить доступ ко всему набору договорных и сопутствующих документов [18-21].

Ответственный за документ сотрудник всегда может проконтролировать ход согласования документа, используя возможности workflow и разнообразные отчеты. При необходимости оперативно найти электронный документ по бумажному аналогу и отследить, на каком этапе согласования он находится, может использоваться технология быстрой идентификации и штрих-кодирование бумажных документов. Также для ответственных сотрудников можно настроить напоминания о приближении контрольных дат, этапов и сроков договора [17-20].

Если должностные лица предоставили замечания по документу либо выразили несогласие с ним, то инициатор согласования вносит в документ необходимые корректировки. Если инициатор внес в проект документа незначительные корректировки, то он согласовывает его повторно только с заинтересованными лицами из первоначального списка согласования. В этом случае указанным лицам необходимо вместе с новым проектом документа выслать перечень замечаний с указанием их авторов. Это делается отдельным письмом самим инициатором [21].

Если инициатор внес в проект документа существенные изменения, то он должен согласовать откорректированную версию документа со всеми должностными лицами из первоначального списка согласования через канцелярию организации.

Данная технология согласования, блок схема которой представлена на рисунке 3, является одной из многих, используемых в настоящее время в СЭД.

2.3 Выводы по главе

В любой организации существуют правила работы с документами, которые могут быть зафиксированы или нет в виде регламента (или положения). Регламент определяет, что происходит с документом на разных этапах его жизненного цикла: кто и как создает проект управленческого документа; кто и в какие сроки его согласует или визирует; кто может документ одобрить, подписать, зарегистрировать; как документ исполняется и контролируется.

В настоящее время в связи с постоянным увеличением числа внедрений систем электронного документооборота на предприятиях и в государственных учреждениях, большое внимание уделяется технологиям обработки документов, так как от технологического процесса обработки документов зависит очень многое - как быстро документы будут регистрироваться, согласовываться, исполняться и, конечно же, защищаться от воздействий несанкционированных пользователей. И в данной главе, на основе анализа существующих технологий регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов, были предложены возможные варианты таких технологий и приведено их описание. Предложенные технологии не являются новыми и активно используются в ныне существующих СЭД, в которых зарекомендовали себя с наилучшей стороны.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документы как носители информации в государственных учреждениях и коммерческих компаниях играют очень важную роль. Они выступают универсальным инструментом управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками, являются посредником между организацией и ее клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. В процессах создания, движения, обработки, распространения и хранения документов, так или иначе, задействованы все участники бизнес-процессов - от рядовых сотрудников до руководителей. Поэтому от эффективности документооборота зависит и эффективность деятельности всего предприятия. А для того что бы документооборот в организации или в государственных учреждениях осуществлялся наиболее эффективно, нужно использовать системы электронного документооборота в которых наиболее эффективно реализованы технологические схемы обработки конфиденциальных электронных документов. И в данной работе были представлены возможные технологические схемы осуществления процессов регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов с использованием реализованных в системах электронного документооборота средств защиты (в частности с использованием ЭЦП). В настоящее время такие системы все активно внедряются на предприятиях и в государственных учреждениях, и происходит постоянное усовершенствование заложенных в них технологий обработки документов.

СПИСОК ИСПЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1 Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изм. и доп. от 8 ноября 2007 г.). - М.: СЗ РФ, 2002. - 127 с.

ГОСТ 7.83-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. - Введ.07.01.2002. - М.: СТАНДАРТИНФОРМ, 2005.

Семилетов С.И., Тиновицкая И.Д., Ткачев А.В. Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. - М.: ИНИОН РАН, 2009. - 208 с.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Введ.01.01.1999. - М.: Изд. стандартов, 1998.

Баласанян, В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием. - М.: Секретарское дело, 2008. - С. 46-48.

Язев А.И. Электронный документооборот: основные понятия. http://www. cs-consult.ru/.

Шуваев А. Электронный документооборот как аналог традиционного. - http://www.ses.ru/.

Пахчанян А.Б., Романов Д.Н. Системы электронного документооборота. - http://www.seminars.ru/.

Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. - М.: РАГС, 2009. - 84 с.

Конюшенко Е.К. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика. - http://www.iteam.ru/.

Академия информационных систем. Учебный курс: курс 1. Сравнение лучших СЭД 2010. - http://www.ais.rissoft.ru/.

Бакулев А.Н. Чертова дюжина систем электронного документооборота. - http://www.edms.su/.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело». Руководство пользователя. - http://www.eos.ru/.

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ: Документооборот». Руководство пользователя. - http://www.evfrat.ru/.

Система электронного документооборота «БОСС-Референт». Руководство пользователя. - http://www.boss-referent.ru/.

Афанасьев А.И. Частные реализации систем документооборота. - http://www. cs-consult.ru/.

Панкратьев В.В. Организация конфиденциального делопроизводства. - http://www. daily.sec.ru/.

Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов. - http://www.top-personal.ru/.

Шрамкова И.Г., Крат Ю.Г. Защита и обработка конфиденциальных документов - Хабаровск: ДВГУПС, 2008. - 140 с.:ил.

Данилов Ю.М. Защита и обработка конфиденциальных документов. - http://www.crmdaily.ru/.

Каменева Е.М. ЭЦП и электронное согласование проектов документов с использованием СЭД. - http://www.delo-press.ru/.