Анализ процессов управления структурным подразделением организации

Анализ процессов управления структурным подразделением организации

Министерство образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Курсовая работа по дисциплине «Менеджмент»

Тема работы: «Анализ процессов управления структурным подразделением организации»

Пермь 2014г

Введение

Исследование процессов управления структурным подразделением организации является важным аспектом.

Управление организацией предполагает понимание и формирование полной картины ее функционирования, бизнес-модели, включающей все структурные подразделения, на базе аналитической информации. Систематическое, а не периодическое использование такой информации, отражающей все аспекты деятельности организации для принятия управленческих решений, позволяет снижать уровень финансовых рисков.

Структурные подразделения организации, а также различные направления бизнеса часто функционируют несогласованно (по функциям, продуктам, территориальному или иному признаку), что сказывается на эффективности деятельности всей организации.

Эффективность развития бизнеса и достижение поставленных в организации целей во многом зависят от хорошо налаженного исполнительного механизма, связывающего результаты деятельности структурных подразделений с требованиями руководства. Важная составляющая такого механизма - контроль и анализ деятельности подразделений, а также отчетность и ответственность их руководителей за результаты работы. Как создать и организовать деятельность подобного механизма в практике управления организацией?

Для эффективной работы подразделения организации важно четко и ясно определить функциональные обязанности и полномочия, а также взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

Каждый сотрудник подразделения должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими.

Это достигается с помощью схемы подразделения, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями), и распределения обязанностей.

Создание различных должностей по функциям служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства организацией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

Целью курсовой работы является анализ процессов управления структурным подразделением организации на примере ООО ИКЦ «Просвет».

Для реализации цели курсовой работы следует решить ряд задач:

Основные цели и задачи подразделения, их согласованность и увязка со стратегическими целями организации.

·  Функциональная взаимосвязь подразделения со смежными структурными единицами.

·        Структура и штатное расписание подразделения, разделение труда и декомпозиция задач по должностным инструкциям

·        Система оплаты труда и мотивация персонала, связь системы с результатами работы достижением личностных и организационных целей.

·        Исследование психологического климата и культуры неформальных взаимоотношений, их влияние на профессиональную деятельность

·        Выявление существующих в подразделении проблем и рекомендуемые направления их решения

Предметом исследования является структурное подразделение организации.

Объектом курсовой работы является предприятие ООО ИКЦ «Просвет».

Глава 1. Теоретические основы процессов управления структурным подразделением организации

.1 Организационная структура организации и структурное подразделение организации, и его взаимосвязь со смежными структурными единицами

Организационная структура управления предприятия - строгая соподчиненность отделов и служб, а также отдельных исполнителей, занимающихся организацией и координацией функционирования системы производственного менеджмента, разработкой и реализацией управленческих решений по выполнению плана.

Управленческие подразделения (производственно-диспетчерский отдел) и отдельные исполнители (заместитель руководителя предприятия по производству, начальники производственных отделений, цехов, участков), управляющие непосредственно производственным процессом, являются линейными. Управленческие подразделения (отделы и службы материально-технического снабжения, сбыта, маркетинга, конструкторские, технологические, бухгалтерия, планово-экономические и др.) и их руководители, а также отдельные исполнители (заместители руководителя предприятия по функциям управления), обеспечивающие выполнение конкретных функций управления и непосредственно не участвующие в производственном процессе, являются функциональными.

Организационная и производственная структуры образуют общую структуру предприятия.

Концепцию традиционных, или так называемых иерархических, организационных структур, сформулировал Макс Вебер. Согласно этой концепции структуры бывают линейными и функциональными.

В линейной структуре разделение системы управления на составляющие части осуществляется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, широты номенклатуры продукции и других признаков.

Линейная структура четко функционирует при решении задач с выполнением повторяющихся операций, но трудно приспосабливается к новым целям и задачам. Линейная структура управления широко используется мелкими и средними фирмами, осуществляющими несложное производство при отсутствии широких кооперационных связей между предприятиями (табл. ).

Таблица Линейная оргструктура

Область применения функциональной структуры - это однопродуктовые предприятия; предприятия, реализующие сложные и длительные инновационные проекты; средние узкоспециализированные предприятия; научно-исследовательские и проектно-конструкторские организации; крупные специализированные предприятия (табл. 5.7).

Специфические задачи менеджмента при использовании функциональной структуры:

тщательный подбор специалистов-руководителей функциональных подразделений;

выравнивание загрузки подразделений;

обеспечение координации деятельности функциональных подразделений;

разработка специальных мотивационных механизмов;

Таблица Функциональная оргструктура

предоставление автономного развития функциональных подразделений;

приоритет специалистов над линейными руководителями.

Современная оргструктура - это линейно-функциональная структура, которая обеспечивает разделение управленческого труда. При этом линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные - консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов. Руководители функциональных служб осуществляют влияние на производственные подразделения формально, не имея, как правило, права самостоятельно отдавать им распоряжения (табл. 5.8).

Линейно-функциональная оргструктура обеспечила качественно новое разделение труда в управлении, но при решении проблемных задач становится малоэффективной.

Совершенствование линейно-функциональной оргструктуры привело к появлению дивизиональной оргструктуры управления, когда отдельные подразделения, обладающие определенной самостоятельностью, вступают в договорные отношения друг с другом на основе самофинансирования. Принятие стратегических решений остается за высшим руководством.

Таблица Линейно-функциональная оргструктура

Потребность в применении дивизиональной структуры возникла в связи с резким увеличением размеров предприятий, диверсификацией их деятельности, усложнением технологических процессов. Ключевыми фигурами в управлении организациями с данной структурой становятся не руководители функциональных подразделений, а менеджеры, возглавляющие производственные подразделения.

Структуризация организации по отделениям производится, как правило, по одному из критериев: по выпускаемой продукции, ориентации на потребителя, обслуживаемым регионам. Руководители вторичных функциональных служб отчитываются перед управляющим производственного подразделения. Помощники руководителя производственного отделения контролируют деятельность функциональных служб, координируя их деятельность по горизонтали (табл. 5.9)

Таблица Дивизиональная оргструктура

Область применения - это многопрофильные предприятия; предприятия с расположением в различных регионах; предприятия, осуществляющие сложные инновационные проекты.

Специфические задачи менеджмента при использовании дивизиональной оргструктуры:

обоснование критериев выделения проектов и продуктовых групп;

тщательный подбор руководителей подразделений;

обеспечение единой инновационной политики во всех продуктовых группах;

предотвращение внутрифирменной конкуренции между продуктовыми группами;

предотвращение автономного развития продуктовых групп;

разработка специальных мотивационных механизмов, регламентирующих внутрифирменную кооперацию;

приоритет линейных руководителей над специалистами.

При поиске эффективной структуры управления в центре внимания всегда находились вопросы правильного соотношения централизации и децентрализации в управлении. На практике не встречается полностью централизованных или децентрализованных структур. В организациях с сильно децентрализованными структурами важнейшие решения часто принимаются только служащими, занимающими достаточно высокие должности (не ниже руководителя отдела).

.2 Штатное расписание подразделения, разделение труда и декомпозиция задач по должностным инструкциям

Штатное расписание организации или структурного подразделения- это нормативный документ организации или подразделения, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации или подразделения с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты. Может быть использовано при анализе трудовой загрузки работников, объёма выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, а также при оценке целесообразности существующей структуры организации.

Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации или структурного подразделения в соответствии с их Уставами. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

·              закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

·              позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;

·              устанавливает и закрепляет размеры надбавок;

·              облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее - Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1 <#"828120.files/image005.gif">

Схема № 1. Выделим структурное подразделение организации ЛНК - лабораторию неразрушающего контроля

Приборное обеспечение лаборатории позволяет вести неразрушающий контроль семью различными методами.

магнитный

магнитопорошковый

вихретоковый

проникающими веществами

капилярный

визуальный и измерительный

ультразвуковой

Взаимосвязь с остальными подразделениями.

Напрямую:

ЭЛТ (электролаборатория)

ПТО (производственно-технический отдел)

Через руководителя технического управления - технического директора:

Ремонт-наладочная группа

Делопроизводство

Бухгалтерия

ОТК (отдел технического контроля)

2.2 Анализ структурного подразделение организации - ЛНК

Выполнение вышеперечисленных функций ЛНК, таких как выполнение различных видов неразрушающего контроля, осуществляется на основании Положения о ЛНК и соответствующих должностных инструкций.

В положении четко прописаны такие разделы как:

общие положения (статус, административная подчиненность, структура подразделения).

общие цели, задачи и функции подразделения.

требования к документации.

регистрация результатов работы отдела.

обязанности лаборатории отдела.

права отдела.

порядок взаимодействия с другими отделами.

Некоторые выписки из разделов

. Общие положения:

- Лаборатория неразрушающего контроля (далее по тексту лаборатория НК) является структурным подразделением ООО «Контур».

Статус лаборатории соответствует критериям, предъявляемым к лабораториям неразрушающего контроля по экспертизе промышленной безопасности, а именно:

• лаборатория является независимой от сторон, заинтересованных в результатах контроля и имеет статус, административную подчиненность и организационную структуру, исключающие возможность какого-либо воздействия на сотрудников лаборатории с целью оказания влияния на результаты контроля;

•структура лаборатории обеспечивает четкое выполнение возложенных на нее задач, обеспечивает объективность результатов контроля;

• лаборатория обладает компетентностью и располагает необходимыми средствами неразрушающего контроля, обеспечивающими возможность выполнения работ по неразрушающему контролю в рамках ее области аттестации;

•лаборатория имеет в наличии необходимую нормативную и методическую документацию по неразрушающему контролю.

Лаборатория НК возглавляется начальником. Начальник лаборатории НK назначается на должность и освобождается от занимаемой должности приказом директора ООО «Контур»

Штатное расписание лаборатории НК разрабатывается и утверждается с учетом объема и характера выполняемых работ в установленном порядке.

Работники лаборатории НК подчиняются начальнику лаборатории.

Назначение, освобождение и перемещение работников лаборатории НК, а также поощрение и наложение дисциплинарных взысканий производится директором ООО «Контур» по представлению начальника лаборатории и их права и обязанности, а так же ответственность за качество выполнения работы.

2. Функции и задачи лаборатории:

-Основной задачей лаборатории НК является качество производимых услуг, которые:

• отвечают четко определенным потребностям, сфере применения или назначения;

• удовлетворяют требованиям потребителей;

• соответствуют применяемым стандартам и техническим условиям;

• отвечают действующим законам, положениям, регламентам, критериям охраны окружающей среды, факторам здоровья людей и безопасности, экономии энергии и материалов:

• предлагают потребителю услуги по ценам, удовлетворяющим заказчика и производителя работ.

Лаборатория НК осуществляет следующие функции:

• разработка программ и методик по проведению неразрушающего контроля оборудования;

• осуществление контроля качества сварных соединений и наплавленного металла акустическими методами контроля;

• проведение испытаний методом цветной дефектоскопии капиллярным методом при осуществлении работ по контролю;

• проведение визуального и измерительного контроля оборудования и сварных соединений.

• проведение магнитного и магнитопорошкового методов контролей оборудования и сварных соединений.

Для выполнения этих функции в лаборатории имеются соответствующие специалисты, т.е. разделение труда -функциональное.

Обязанности, права и ответственность начальника лаборатории НК, работников устанавливаются должностными инструкциями.

В должностных инструкциях начальника и работников, описаны их

обязанности

права

ответственность

квалификационные требования

- взаимоотношения с другими сотрудниками

2.3 Система оплаты труда и мотивация персонала, связь системы с результатами работы достижением личностных и организационных целей. Психологический климат в структурном подразделении организации

Оплата труда работников в данном структурном подразделении напрямую связана с

качеством выполнения работ

объемами работ и занятости специалистов

квалификация и ответственность специалистов

условия работы

Работнику назначается

оклад в соответствии с тарифной ставкой, который раз в год повышается в связи с инфляцией и выработкой лет.

доплаты за вредные условия труда, иногда за совмещение нескольких должностей

Также выплачиваются надбавки за

выполнение функций в большем объеме, особой сложности и срочности, лучшей производительности и качества (за высокие достижения в труде, за профессиональное мастерство, за особо важные работы - формулировки определяются нормативными документами).

Надбавки устанавливаются на время, если сотрудник использует потенциал значительно выше определенного по должностной инструкции, если ему предоставлены права принятия решений (повышенная ответственность - материальная, административная и т. п.) и в других случаях, связанных с выполнением трудовых функций.

Система мотивации неэффективна, материальное и моральное поощрение практически отсутствуют.

Психологический климат в подразделении напрямую связан

с оплатой труда и удовлетворенностью работников своей заработной платой

системой мотивации труда

условиями работы

сплоченностью коллектива

3. Возможные проблемы в подразделении организации (ЛНК) и пути их решения

В работе данного структурного подразделения можно выявить следующие проблемы:

неэффективная система мотивация труда работников

сложность обеспечения хороших условий работ в связи с постоянной сменой мест выполнения работ

Недостаточная оплата труда, т.е. низкий оклад, должен компенсироваться различными надбавками, за вредные условия работы и т.п., разработка системы серой зарплаты.

Необходимо разработать эффективную систему мотивации труда которая включала бы в себя:

Материальное стимулирование:

Премирование за результаты подразделения - премия по итогам периода.

Премирование за общие результаты - вознаграждение по итогам года.

Премирование за индивидуальные достижения в труде.

Разовое премирование: за инновации, рационализацию, выполнение проекта и т.п.

Компенсационные выплаты.

Оплата за выслугу лет.

Скидки на товары компании.

Оплата связи.

Оплата питания.

Продление отпуска.

Оплата проезда.

Предоставление займов.

Продажа опционов на акции.

Страхование: профессиональное, пенсионное, медицинское.

Оплата отдыха.

Вознаграждения к датам работников: дням рождения, рождению детей, выплата пособий в связи со смертью и другим событиям.

Другие виды материального стимулирования.

Материальное стимулирование обеспечивает заинтересованность: в реализации целей бизнеса, в выполнении задач центрами управления, в персональном вкладе в достижения.

Моральное поощрение:

Благодарность.

Призы, награды, грамоты.

Представление к социальным государственным льготам.

Звания.

Другие виды морального поощрения.

Моральное поощрение обеспечивает заинтересованность в общих и индивидуальных результатах труда через признание заслуг, в сочетании с материальным стимулированием.

Сложность обеспечения хороших условий работ в связи с постоянной сменой мест выполнения работ должна компенсироваться также соответствующими надбавками за вредность.

Так же рекомендуется вести периодический мониторинг системы оплаты труда, эффективности ее применения.

Мониторинг - непрерывное наблюдение за экономическими объектами, анализ их деятельности как составная часть управления.

Объекты мониторинга:

Показатели эффективности системы оплаты труда.

Соответствие оплаты труда ключевых сотрудников достижениям в труде.

Соблюдение корпоративных стандартов по оплате труда.

Заключение

В курсовой работе провели анализ структурного подразделения ЛНК организации ООО «ИКЦ «Просвет».

В первой главе определили теоретические основы процессов управления структурным подразделением организации связанные с системами организованности, наличии штатного расписания, системами оплаты труда и мотивации труда, а также с психологическим климатом внутри подразделения.

Во втором разделе исследовали систему управления структурного подразделения ООО «ИКЦ «Просвет» -лаборатории неразрушающего контроля и эффективность его работы.

В целом система эффективна и успешна в данном случае для малых предприятий

Лаборатория неразрушающего контроля имеет свое положение о лаборатории, в котором прописаны все ее задачи и функции, также имеется штатное расписание, в котором прописано распределение обязанностей между работниками лаборатории, на основе выполнения каждым работником своих определенных функции, а так же имеются должностные инструкции в которых прописаны обязанности и права работников. Как видно из этого, имеется четкое разделение труда, каждый занят своим делом и это положительно сказывается на результатах работы.

Имеющаяся система оплаты труда не вполне эффективна и нуждается в доработке, такого элемента как система мотивации труда.

В третьей главе внесли непосредственно предложение по разработке системы мотивации труда и введении постоянного мониторинга за степенью эффективности имеющейся системы оплаты труда, что позволит следить за ситуацией и вносить соответствующие коррективы в систему.

Список использованных источников

1.      Олянич Д. Б. <http://portal-u.ru/o/olyanich> Теория организации: учебник / Д. Б. Олянич [и др.]. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. - 408 с.: ил. - (Высшее образование).

.        Парыгин Б.Д. Социально - психологический климат коллектива. Пути и методы его изучения / Под ред. В.А. Ядова. - Л.: Наука. 1981 - 192 с.