Организация управления на предприятии
Введение
документация рынок организационный
Основная цель прохождения учебной практики: реализация полученных теоретических знаний и навыков, получение представления о практической деятельности организации.
В процессе прохождения практики формируются навыки и умения, приобретаются необходимые знания. Поэтому важно использовать ее, как первый практический шаг к поиску своего места в профессии и трудоустройства.
Цель учебной практики - приобретение первичных профессиональных навыков и умений. Реализация этой цели предусматривает:
- изучение структуры, порядка управления и деятельности организации;
развитие коммуникативных навыков, связь с абитуриентами;
выработка навыков в составлении договоров, протоколов разногласий, претензий и других документов;
- подготовка и ведение необходимых документов.
Место учебной практики:
НОУ ВПО «Международный институт рынка»
Г. Самара, ул. Г.С. Аксакова, 21
Дата прохождения: «с 21 июля 2014 г. - до 25 июля 2014 г.»
Время: 10.00-14.00
Суббота и воскресенье - выходные дни.
Вопросы, изучаемые в процессе практики: изучение процесса документооборота «Международного Института Рынка», общение с абитуриентами.
Теоретическая часть
.1 Общая характеристика организации
Международный институт рынка (МИР) - высшее учебное заведение, инициаторами создания и учредителями которого в 1994 году выступили Правительство Самарской области и ОАО «АВТОВАЗ». Дата создания Международного института рынка - 4 июля 1994 года.
МИР имеет государственную аккредитацию и реализует программы высшего, среднего и дополнительного профессионального образования. В структуре института работает филиал в г. Тольятти.
Международный институт рынка входит в Ассоциацию вузов Самарской области, а ректор института Чумак В.Г. является членом Президиума и заместителем председателя Совета ректоров вузов Самарской области, заместителем председателя Общественной палаты Самарской области - председателем комиссии по образованию и науке, членом коллегии Министерства образования и науки Самарской области, председателем Регионального совета по реализации приоритетного национального проекта «Образование».
МИР как один из ведущих вузов Самарского региона входит в состав Самарского научно-образовательного комплекса, созданного на ассоциативной основе, в который также входят Самарский государственный медицинский университет, Самарский государственный аэрокосмический университет (национальный исследовательский университет), Самарский государственный университет, Самарский государственный экономический университет. Это позволяет эффективно использовать потенциал вузов, входящих в ассоциацию, в сфере методического и информационного сопровождения учебного процесса, научных исследований, а также подготовки кадров высшей квалификации.
Тесное партнерство института, как некоммерческой организации, с Правительством Самарской области, как учредителем вуза, промышленными предприятиями, учреждениями и организациями позволяет решать не только задачи формирования и управления кадровым потенциалом в регионе, повышения его конкурентоспособности, но и эффективно реализовывать важнейшие современные целевые социально-ориентированные проекты в сфере образования, науки, культуры и молодежной политики на территории Самарской области.
.2 Анализ внутренней и внешней среды
При планировании качества в институте необходимо провести SWOT-анализ, который позволит получить оценку сил и ситуацию на рынке услуг в рамках бюджетной и внебюджетной деятельности.
При проведении SWOT-анализа оцениваются факторы внутренней и внешней среды. К внутренней среде относятся сильные и слабые (Strengths and Weakness) стороны вуза. К внешним факторам относятся возможности (Opportunities) внешней среды, позволяющие создать преимущества института на рынке образовательных услуг по сравнению с другими высшими учебными заведениями, и опасности (Тhreats), т.е. характеристики внешней среды, которые могут потенциально ухудшить положение на рынке.
Таблица 1. SWOT-анализ «Международного Института Рынка»
Сильные стороны: · Наличие производственных связей; · Имидж института; · Профессорско-преподавательский состав; · Новаторский подход в организации учебных планов; · Взаимодействия с зарубежными университетами. · Высокоорганизованная внеучебная деятельность; · Наличие доступного компьютерного оборудования, методических пособий;Слабые стороны: · Отсутствие общежития для иногородних студентов;Возможности: · Создание новых отношений с ведущими вузами; · Открытие новых направлений обучения; · Создание сети дистанционного обучения; · Открытие новых факультетов; · Привлечение новых источников финансирования.Угрозы: · Высокая конкуренция · Демографическая ситуация
2. Индивидуальное задание для студентов профиля «Производственный менеджмент»
Задачи:
1.Ознакомиться с понятием документооборота;
.Обработка и движение документов;
.Определить состав информации закрепленных в документах;
.Провести анализ документопотоков.
2.1 Особенности документооборота
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
·прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
·предварительное рассмотрение и распределение документов;
·регистрация документов;
·контроль исполнения;
·информационно-справочная работа;
·исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
Для совершенствования работы управленческого аппарата важен анализ документооборота. В качестве объекта исследования документооборота можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Основополагающий объект исследования и совершенствования - документопоток.
Документопоток - это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
·поток входящей документации (документы, поступающие в организацию)
·потоки внутренней документации (документы, созданные в организации, не выходящие за приделы этой организации)
·поток исходящей документации (документы, предназначенные для отправки в другие организации).
Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:
·содержанием или функциональной принадлежностью;
·структурой;
·режимом или цикличностью;
·направлением;
·плотностью.
Содержание документопотока характеризуется:
) составом документов, входящих в него;
) составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации.
Цикличность документопотока-изменение во времени его информационной нагрузки. Эти изменения чаще всего связаны с цикличностью планирования, подведения итогов работы.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Плотность документопотока-количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
·расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
·расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
·определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.
Объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата.
Основными целями исследования документопотоков организации являются:
·повышение эффективности управленческой деятельности;
·ускорение движения документов в организации;
·уменьшение трудоемкости обработки документов.
После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.
Заключение
Во время прохождения учебной практики в НОУ ВПО «Международный институт рынка» я научилась применять полученные в процессе обучения знания, умения и навыки. Получила практический опыт работы с документооборотом организации.
В ходе прохождения своей практики осуществляла прием и первичную обработку поступающих в организацию документов, предварительное рассмотрение и распределение документов, исполнение документов, их составление, согласование, оформление.
Практическая деятельность помогла мне ознакомиться с некоторыми видами документов, научиться их составлять и анализировать.
Практические проблемы, в которых мне необходимо было применять полученные теоретические знания, позволили мне лучше усвоить теоретический материал, изучить реальный механизм действий, поскольку анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.