Организация системы менеджмента магазина 'Сибириада'

АЛТАЙСКИЙ ИНСТИТУТ ТРУДА И ПРАВА (ФИЛИАЛ) ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ПРОФСОЮЗОВ  ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «АКАДЕМИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ»

ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА И ЭКОНОМИКИ ТРУДА

ОТЧЕТ

о прохождении производственной практики

на материалах ООО «Компания Холидей»

Организация системы менеджмента магазина «Сибириада»

Выполнил студент гр. 413

Юрченко Любовь Владимировна

Руководитель от организации

Яковлева Олеся Антоновна

Научный руководитель

к.э.н., доцент

Сапрыкина Елена Васильевна

Барнаул 2014

Содержание

1. История организации

. Характеристика организационной структуры управления, функций основных отделов и подразделений

. Функции и задачи менеджеров, их взаимосвязь и организация осуществления

. Кадровое обеспечение менеджмента организации, организация рабочего места и рабочего дня менеджера

. Правовые основы

. Информационные потоки

. Экономическая подсистема магазина «Сибириада»

. Анализ основных контрагентов

. Корпоративная культура

кадры менеджер магазин корпоративная культура

1. История организации

Название организации ООО «Компания Холидей». Компания Холидей на сегодняшний день является лидирующей розничной сетью в Западной Сибири. Она объединяет супермаркеты под такими известными брендами, как «Холидей», «Сибириада», «Кора», «Холди», «Палата» и другими.

Розничные предприятия Компании Холидей находятся в 5 регионах: Новосибирская, Омская, Кемеровская, Томская область и Алтайский край. В Славгороде Компания работает под розничными брендами: «Холди» и «Сибириада».

История Группы «Холидей» началась в 2000 году, когда был открыт первый супермаркет сети. В 2004 году, когда сеть супермаркетов «Холидей Классик» уже являлась лидером Новосибирского продовольственного ритейла, была начата реструктуризация юридической структуры с целью повышения прозрачности путем перехода на монокомпанию ООО «Компания Холидей». В результате с начала 2005 года ООО «Компания «Холидей» является собственником всех активов либо как балансодержатель, либо как собственник юридических лиц, на которых сосредоточены активы. А с июня 2006 года вся операционная деятельность сети переведена на ООО «Компания Холидей».

Компания постоянно находится в состоянии динамичного роста и интенсивного развития. С момента образования была структурирована и отлажена организация бизнес-процессов, разработаны и внедрены стандарты магазинов, позволяющие масштабировать деятельность. Был приобретен опыт эффективного управления процессом поглощений.

Высшим органом управления ООО «Компания Холидей» является Общее собрание участников. К компетенции Общего собрания участников относится определение основных направлений деятельности Общества и избрание членов Совета директоров. К компетенции Совета директоров относится общее руководство деятельностью компании. Совет директоров действует на основании Устава и Положения о Совете директоров, утверждаемого Общим собранием участников.

Рисунок 1 - структура управления ООО «Компания Холидей»

Приобретение торговой сети «Сибириада» в августе 2006 г. стало существенным шагом в развитии ООО «Компания Холидей», усилив позицию компании во многих направлениях. Компания уже 14 лет работает в современном розничном формате - формате самообслуживания. На сегодняшний день в ООО «Компания Холидей» входит 436 магазинов.

Одним из подразделений ООО «Компания Холидей» на алтайском локальном рынке является магазин «Сибириада», находящийся в городе Славгород уже два года. Подробный анализ представлен именно по данному подразделению. За два года магазин успел занять ведущие позиции в розничной торговле города Славгород.

Магазин «Сибириада» в городе Славгород реализует следующий ассортимент продукции: алкогольные напитки, бакалея, безалкогольные напитки, бытовая химия, детское питание, диабетические продукты, закуски к пиву, колбасы и деликатесы, кондитерские изделия, консервы мясорыбные, консервы плодоовощные, кулинария, масло растительное, молочные продукты, мороженое, мясо и птица сырые, овощи и фрукты, полуфабрикаты, рыба готовая, рыба и морепродукты сырые, салаты, слабоалкогольные напитки, соки и нектары, сопутствующие товары, соусы кетчупы майонезы, средства гигиены, сыр, табачные изделия, товары для животных, торты и пирожные, фрукты и ягоды, хлебобулочные изделия, чай, кофе и какао, яйцо, товары для отдыха.

Конкуренты в городе Славгород: «Мария-ра», «Аникс», «Низкоцен», «Светофор».

2. Характеристика организационной структуры управления, функций основных отделов и подразделений

Структура управления в магазине «Сибириада» выглядит следующим образом:

Рисунок 2 - Структура управления магазина «Сибириада»

Структура управления является линейно-функциональной. Это сочетание линейной и функциональной организационных структур, построенной на основе вертикальной иерархии управления и базирующейся на строгой подчиненности низшего звена высшему и функциональной структуры, построенной на основе группировки персонала по широким задачам, которые они выполняют.

Круг обязанностей, который выполняет каждый работник по своей должности, определяется должностными инструкциями. В магазине имеются должностные инструкции на весь персонал.

Управляющая магазином организует полностью работу магазина, производит анализ торговой деятельности, разрабатывает и внедряет мероприятия по улучшению организации торговли, принимает меры к укомплектованию кадрами магазина, обеспечивает безопасные условия труда, осуществляет контроль за работой магазина.

Администратор организует работу персонала в торговом зале, проверяет наличие товара в торговом зале, участвует в их выкладке и маркировке, осуществляет контроль качества товара, консультирует покупателей о свойствах товара, разрешает конфликтные ситуации, работает с поставщиками.

Товаровед - должен знать ассортимент всех продуктов и их свойства, анализирует состояние и тенденции спроса на товары, принимает участие в приёмке товаров по количеству и качеству, принимает участие в заключение договоров, рассматривает заявления, предложения покупателей, предоставляет своевременно установленную отчётность, ведет документацию, занимается информационно-рекламной деятельностью.

3. Функции и задачи менеджеров, их взаимосвязь и организация осуществления

Функции менеджера в магазине «Сибириада» выполняют администраторы и управляющий магазином.

Функции менеджера:

.   Управление персоналом магазина.

2.      Своевременное открытие и закрытие магазина.

.        Организация зоны приемки.

.        Организация работы кассовой зоны.

.        Организация работы в торговом зале магазина.

.        Контроль товародвижения.

.        Управление товарооборотом.

В магазине «Сибириада» используется система "делегирования полномочий", при которой процесс принятия решений распределен по всей иерархической структуре управления. Задачи, стоящие перед организацией, управляющий магазином разбивает на более мелкие задачи, за решение которых отвечают администраторы и отдельные сотрудники. Таким образом, происходит "распределение полномочий" между менеджерами различных уровней.

4. Кадровое обеспечение менеджмента организации, организация рабочего места и рабочего дня менеджера

Одной из ключевых функций кадрового менеджмента является подбор подходящих специалистов на вакантные должности. В магазине «Сибириада» подбором персонала занимается управляющий магазином. В магазине «Сибириада» используются следующие кадровые технологии:

1) кадровое планирование;

2)      набор кадров;

)        отбор кадров;

)        адаптация персонала;

)        обучение;

)        оценка деятельности;

)        подготовка резерва и управление развитием;

)        служебное повышение;

)        понижение, перевод или увольнение;

10) производственные отношения, социальные вопросы.

Управляющий магазином ведет планирование персонала, то есть ведет кадровый резерв. Желающим работать в магазине «Сибириада» предлагается заполнить анкету, в случае нехватки кадров не нужно начинать поиск рабочего с нуля, управляющий просто просматривает анкеты, и выбирает подходящие кандидатуры. Кроме того управляющий поддерживает связь с государственной службой занятости. Затем управляющий приглашает кандидатов на собеседование. По результатам собеседования выбранный кандидат утверждается на должность.

При обучении кадров, к новому сотруднику приставляется наставник (опытный сотрудник), который его обучает. В некоторых случаях нового сотрудника отправляют на повышение квалификации за счет компании. Руководство магазина поощряет сотрудников, получающих высшее образование (предоставление учебного оплачиваемого отпуска с сохранением средней заработной платы). В магазине «Сибириада» существует градиент кадров, то есть последовательный переход от низшей ступени к высшей, что позволяет избежать периода адаптации (в случае если принимают нового сотрудника).

После знакомства и изучения работы менеджера в магазине «Сибириада» был произведен анализ технического оснащения рабочего места менеджера. Кабинет Администратора оборудован рабочим столом, на котором главное место занимает компьютер. Размер стола 210 сантиметров в длину и 130 сантиметров в ширину, что очень удобно. На столе располагается органайзер с канцелярскими принадлежностями, и органайзер для документации. Кроме того в кабинете имеется дополнительный стол, два стула, шкаф для документации.

Компьютер подключен к сети интернет и к локальной сети, что позволяет сэкономить время на решение рабочих вопросов, и передачи печатной информации. К локальной сети также подключен принтер, и факс, которыми могут управлять одновременно управляющий, администратор и оператор. Однако недостатком является то, что эти два устройства находятся в кабинете управляющего, что является не очень удобным расположением. Наиболее удачным решением было бы установка дополнительного принтера в кабинете администратора, это сократит ненужную трату времени. Кроме того в кабинетах менеджеров имеется телефонный аппарат городской АТС. Освещение в кабинете искусственное (лампы накаливания), естественное освещение отсутствует.

Большую часть времени администратор уделяет работе с поставщиками. Он формирует и передает заявки поставщикам на продукцию с учетом ассортимента, остатков и данных о продажах. Оформляет возвраты товара поставщику, решает конфликтные вопросы, связанные с поставкой товара и выполняет другую работу в соответствии с должностной инструкцией. Рабочее время Администратора используется рационально.

Кроме того, администратор уделяет большое внимание управлению персоналом и контролю над выполнением работы персонала. За невыполнение или недобросовестное выполнение обязанностей, применяются санкции относительно таких рабочих (предупреждение, выговор, лишение премии).

5. Правовые основы

Магазин «Сибириада» в городе Славгород является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчётный или иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием. Предприятие осуществляет свою деятельность в соответствии с законами и нормативными актами Российской Федерации, уставом Компании.

Предприятие действует на основании хозяйственного расчёта и самофинансирования и несёт ответственность, установленную законодательством Российской Федерации за результаты своей производственно-хозяйственной и финансовой деятельности и выполнение обязательств перед собственником имущества, поставщиками, потребителями, бюджетом, банками и другими юридическими и физическими лицами.

Отношения предприятия с другими предприятиями, организациями, органами муниципального управления и гражданами регламентируется законодательством Российской Федерации, взаимовыгодными договорами и Уставом Компании.

Юридический адрес магазина «Сибириада» в Славгороде, который является подразделением ООО «Компания Холидей»: 658820, г. Славгород, ул. Карла Маркса 143. Целями создания предприятия являются реализация алкогольных продукции, продуктов питания и товаров бытовой химии, удовлетворение общественных потребностей и получение прибыли. Деятельность магазина «Сибириада» в городе Славгород строится на принципах экономической самостоятельности, самофинансирования и самоокупаемости. Предприятие устанавливает цены на все виды реализуемой продукции в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Предприятие самостоятельно распоряжается результатами производственной деятельности, полученной прибылью, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты обязательных платежей и налогов.

В своей деятельности менеджеры магазина должны знать основы трудового законодательства РФ; закон РФ «О защите прав потребителей»; организационную структуру магазина; правила торговли отдельными видами товаров; правила подготовки товаров к продаже; ассортимент магазина, сроки хранения товаров, правила обмена товара; формы учетных документов и порядок составления отчетности; правила и нормы охраны труда; требования службы безопасности к сотрудникам Компании.

6. Информационные потоки

В магазине «Сибириада» преобладающей технологией ведения документации является электронная технология. Но бумажная документация также имеет большое значение и применяется в организации достаточно широко. Наглядно соотношение бумажной и электронной документации выглядит следующим образом

Рисунок 3 - соотношение видов документации в магазине «Сибириада»

В магазине «Сибириада» используются такие программные обеспечения, как:

1. «АРМмаг» - основная программа, предназначенная для управления товарооборотом, установления и изменения цен товара и прочее. Данная программа специально создана для Компании «Холидей», и используется во всех подразделениях данной сети, на всех локальных рынках.

2. «1С - Управление торговлей». Эта программа дополняет «АРМмаг» Эта программа обеспечивает: управление продажами; управление складскими запасами и поставками; планирование продаж и закупок; анализ цен и управление ценовой политикой; анализ товарооборота; анализ и мониторинг эффективности торговой деятельности предприятия.

3. «1С - бухгалтерия» - данную программу в своей деятельности использует старший кассир для ведения кассовых операций (например снятие отчета кассы, закрытие смены).

4.      «JIRA» - это внутренний портал ООО «Компания Холидей». Данная программа обеспечивает связь между всеми магазинами сети. Так же как и «АРМмаг», данная программа разработана специально для ООО «Компания Холидей»

Доступ к информации работы магазина «Сибириада» строго ограничен. Для того чтобы получить информацию специалисты (администратор, товаровед, оператор и управляющий) имеют свой конфиденциальный код, который откроет доступ к информации.

Таким образом, в магазине «Сибириада» информационная система достаточно автоматизирована, что позволяет исключить человеческий фактор в процессе деятельности, а так же значительно сокращает время на выполнение текущих задач.

7. Экономическая подсистема магазина «Сибириада»

На каждом из локальных рынков ООО «Компания Холидей» имеется свой ЦФУ (центр финансового учета). На Алтайском локальном рынке это ЦФУ № 356. Данный центр обеспечивает финансовое управление подразделениями. Основной целью проведения анализа финансового состояния является получение объективной оценки платежеспособности, финансовой устойчивости, деловой и инвестиционной активности, эффективности деятельности.

Для проведения анализа финансового состояния использовались данные следующих форм финансовой отчетности:

1) бухгалтерский баланс (форма N 1 по ОКУД);

2)      отчет о прибылях и убытках (форма N 2 по ОКУД);

)        отчет о движении денежных средств (форма N 4 по ОКУД);

Таблица 1 - Отчет о прибылях и убытках за 2012 - 2013 года.

Объем выручки в 2013 году составил 2120818 рублей, что на 304830 рублей больше чем в 2012 году, расходы стали значительно ниже. Таким образом в 2013 году зафиксирован рост чистой прибыли с 10512 рублей до 56856 рублей.

Таблица 2 -Отчет о движение денежных средств за 2012 - 2013 года.

Таблица 3 - Бухгалтерский баланс за 2012 -2013 года.

Таким образом, в 2013 году собственный капитал увеличился с 917228 рублей до 2830143 рублей. Это произошло за счет накопления нераспределенной прибыли, а также в результате увеличения уставного капитала. Существенное увеличение собственного капитала позволяет Компании значительно снизить показатель «Долг/Собственный капитал» и приобрети запас финансовой устойчивости.

В 2014 году Компания планирует увеличение собственного капитала в магазине «Сибириада» до 3,5 млн. за счет увеличения уставного капитала. В последующих годах рост собственного капитала будет происходить преимущественно за счет накопления нераспределенной прибыли.

Стоимость основных средств, отражающая стоимость портфеля недвижимости и торгового оборудования, по итогам 2012 года составила 1481253 рублей. На долю основных средств в 2012 году пришлось 18% всех активов.

8. Анализ основных контрагентов

Для увеличения товарооборота и общего успеха деятельности магазина ведется формирование спроса и лояльности покупателей. Рост товарооборота Компании достигается за счет постоянной работы отдела маркетинга Компании «Холидей» и менеджера магазина «Сибириада» над улучшением качества предоставляемых услуг. Постоянно ведется работа по снижению закупочных цен на товар, совершенствуется ассортиментное предложение, меняются технические и технологические решения для максимального удовлетворения потребностей покупателей. Для выявления предпочтений покупателей и оценки своей работы, Компания регулярно проводит исследования с помощью интервью и программы «таинственный покупатель». В итоге был достигнут существенный рост товарооборота.

Исследования с помощью интервьюирования проводится раз в год. Отделом маркетинга ООО «Компании Холидей» был разработан общий перечень вопросов для интервьюирования покупателей. Менеджер магазина «Сибириада» корректирует предложенный перечень в соответствии с форматом магазина и метом его расположения. В результате перечень вопросов для исследования методом интервьюирования выглядит следующим образом:

.   Какой магазин формата «супермаркет» Вы посещаете чаще всего?

2.      Как часто Вы посещаете магазин «Сибириада»?

.        Что Вас привлекает в магазине «Сибириада»?

.        Что Вас не устраивает в магазине «Сибириада»?

.        Как Вы оцениваете представленный в магазине «Сибириада» ассортимент? (достаточно широкий, недостаточно широкий, узкий ассортимент).

.        Как Вы оцениваете обслуживание в магазине «Сибириада»? (высокий уровень обслуживания, средний уровень обслуживания, низкий уровень обслуживания)

.        Ваши пожелания и предложения.

Последнее исследование проводилось в июне 2014 года. Выборку составили 100 человек. Состав выборки изображен на следующей диаграмме.

Рисунок 4 - Состав выборки.

Результаты исследования представлены на следующих рисунках:

1. Какой магазин формата «супермаркет» Вы посещаете чаще всего?

Чаще всего магазин «Сибириада» посещают люди приезжие из района, женщины от 20 до 55 лет и молодые люди до 20 лет.

.   Как часто Вы посещаете магазин «Сибириада»?

Люди приезжие из района в город Славгород привыкли совершать покупки в ТК «Славянский». В настоящее время магазин «Сибириада» располагается на территории данного торгового комплекса. Именно этим объясняется лояльность покупателей данной группы.

.   Что Вас привлекает в магазине «Сибириада»?

Наибольшей привлекательностью магазина «Сибириада» является удобное место расположения.

.   Что Вас не устраивает в магазине «Сибириада»?

5. Как Вы оцениваете представленный в магазине «Сибириада» ассортимент?

Ассортимент в магазине «Сибириада» является достаточным.

6. Как Вы оцениваете обслуживание в магазине «Сибириада»?

Обслуживание в магазине «Сибириада» находится на среднем уровне. Менеджерам следует обратить внимание на сервисный диалог кассиров и сотрудников гастрономического отдела. Возможно проведение дополнительных тренингов.

.   Ваши пожелания и предложения. Поступило множество разнообразных предложений. Многие пожелали включить в ассортимент некоторые виды товаров (например, продукты для приготовления суши и роллов), убрать детские товары и сладости с доступных для детей мест, оборудовать место для велосипедов. Некоторые хотели бы слышать во время совершения покупки легкую музыку, установить контрольные весы на кассу, для экономии времени покупателей. И самое изысканное пожелание - это доставка продуктов пенсионерам и инвалидам на дом. Проанализировав проведенное исследование, были предприняты следующие меры:

1) Проведено собрание, на котором акцент был сделан на исключение просроченных товаров на полках магазина;

2)      Проведен тренинг, на котором сотрудники магазина практиковались в сервисном диалоге. Учились держать себя в руках и не грубить даже если покупатель не совсем адекватный.

)        Регулярно проводятся акции и скидки на товары массового потребления.

Успех маркетинговой политики подтверждается высоким уровнем лояльности клиентов.

9. Корпоративная культура

Магазин «Сибириада», так же как и в целом ООО «Компания Холидей» осознает важность корпоративного управления. Ставя перед собой высокие цели роста бизнеса, рассматривая варианты привлечения средств инвесторов, выстраивая работу с заинтересованными лицами, ООО «Компания Холидей» стремится к применению лучшей практики корпоративного управления, которая основывается на принципах честности, прозрачности, подотчетности и ответственности.

В ООО «Компания Холидей» существует должность менеджера по корпоративной культуре. Это необходимо, так как политика компании по отношению к персоналу направлена на укрепление и развитие корпоративного духа, приверженности ценностям компании, что поддерживается как с помощью материального, так и морального стимулирования. Компания «Холидей» ценит активность и инициативность, интеллект и работоспособность.

Для эффективной работы компания создает дружный, сплоченный коллектив для каждого из своих филиалов. Для этого проводятся мастер-классы, различные корпоративные мероприятия.

Таким образом, корпоративная культура в компании «Холидей» глобальна, т.е. культура создается не в отдельно взятом магазине, а полностью во всей компании, создавая ее имидж.