Организация и функционирование службы документационного обеспечения управления

Содержание

Введение

Глава 1. Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности

1.1 Анализ службы документационного обеспечения управления на примере ООО "Теплосети"

.2 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО "Теплосети"

Глава 2. Организационная структура службы ДОУ и управление документами

2.1 Оптимизация структуры и деятельности службы делопроизводства

.2 Функции специалистов службы ДОУ по управлению документацией

Глава 3. Совершенствование функционирования службы ДОУ

Заключение

Библиографический список

Приложение

документационный делопроизводство управление служба

Введение

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный, или упорядоченный характер.

Классическое определение документооборота - "движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и отправки и/или передачи их на хранение".

С понятием "документооборот" неразрывно связано понятие "документопотока". Документопоток - сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение документов одного вида или назначения в определенном направлении, при условии, что у этих документов есть общий источник и общий приемник.

Документооборот в таком понимании абсолютно оторван от деятельности организации, поскольку совершенно не важно, чем занимается организация: орган управления, предприятие или организация другого типа, в любом случае есть входящие документы, есть исходящие и внутренние документы. С точки зрения технологии обработки документов, также, по большому счету не важно, с какой целью создаются или поступают документы, главное, что они должны быть зарегистрированы, проконтролированы, исполнены и помещены на хранение в дело или отправлены адресату. Можно сказать, что для современного делопроизводства не принципиально, в процессе, какой деятельности функционируют документы, как, каким образом они участвуют в принятии решений.

Такой подход к документообороту и к документационному обеспечению в целом, безусловно, решает определенным образом задачи учета документов и организации их движения, но деятельность организации для службы делопроизводства представляет собой абсолютно черный ящик, в котором совершаются совершенно неведомые процессы, главное, что имеется на входе и на выходе из этой системы.

Следствием такого подхода к документообороту организации является то, что современное документоведение имеет весьма поверхностное представление о документации организации. Как правило, объектом изучения, описания и регламентации у нас являются так называемые организационно- распорядительные документы, в составе которых выделяются организационно- правовые документы (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные (решения, приказы, распоряжения), информационно- справочные (переписка, докладные записки, служебные, объяснительные записки, акты, справки и др.). В широком смысле управленческой документацией документоведение не занимается, из поля его зрения выпадает плановая документация, отчетная документация, договорная документация, не изучает документоведение системы обеспечивающей документации: систему документации по управлению персоналом, систему документации по материально-техническому обеспечению, систему документации по обеспечению финансами, а также системы документации по основной (производственной) деятельности. В целом это все - управленческая документация.

Важно отметить, что с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере документационного обеспечения управления, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно непонятно, что делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования"' отвечает на эти вопросы. Распространения единых правил и процедур управления документами на государственный и частный сектор экономики. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения.

Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В современных условиях, важное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в организациях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.

К сожалению, многие руководители организаций, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы организации документооборота в коммерческих организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью написания дипломной работы является анализ организации деятельности службы документационного обеспечения ООО "Теплосети", а также разработка и внесение рациональных предложений по оптимизации ее работы.

В соответствии с поставленной целью в дипломной работе предполагается решить следующие задачи:

         представить характеристику деятельности ООО "Теплосети": структуру, основные функции, ответственные за организацию документооборота;

-        рассмотреть нормативные документы, определяющие порядок организации документооборота в ООО "Теплосети";

-        проанализировать организацию работы с входящими и исходящими документами;

         разработка предложений по оптимизации деятельности службы ДОУ, с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы.

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью "Теплосети".

Предметом исследования является функционирование службы документационного обеспечения управления организации и ее нормативное регулирование.

При написании дипломной работы были использованы общенаучные методы научного исследования:

. Метод синтеза. Позволяет всю полученную информацию соединить в единое целое, то есть обобщить и сделать теоретические выводы; 2. Метод прогнозирования, позволяющий выявить перспективы развития в работе по усовершенствованию службы ДОУ.

В качестве источников нашего исследования послужили нормативно-правовые акты федерального уровня, нормативно-методические документы по делопроизводству, исследования, учебно-методическая литература, электронные и периодические издания.

Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды ведущих специалистов в области ДОУ: В.Э.Баласаняна, М.П.Бабылевой; Т.В. Кузнецовой, C.JI. Кузнецова, О. В. Мосягиной, Н.В. Шатиной, В.Ф.Янковой.

Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А.В. Бадьиной; М.П. Бобылевой А. Казуто; С. Короткого. Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий.

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО "Теплосети": Устав организации; должностные инструкции сотрудников; приказы руководства ООО и другие материалы.

Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и опрос.

Структура и объем дипломной работы: дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и сборника приложений.

Глава 1 Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности

1.1 Анализ службы документационного обеспечения управления на примере ООО "Теплосети"

Основным видом деятельности ООО "Теплосети" является производство пара и горячей воды (тепловой энергии) и реализация с целью оказания населению и иным субъектам хозяйственной деятельности услуг по теплоснабжению на территории г. Балашова и Балашовского района Саратовской области.

Потребителями тепловой энергии являются юридические и физические лица различных форм собственности, объекты которых присоединены к тепловым сетям, находящимся в обслуживании ООО "Теплосети".

Основные задачи организации:

обеспечить надежное и бесперебойное снабжение тепловой энергией потребителей г. Балашова и Балашовского района;

удовлетворить растущий спрос на теплоэнергию;

не допустить необоснованный рост тарифов на теплоэнергию;

добиться улучшения качества обслуживания абонентов.

Для этой цели организация стремится расширить сферу своей деятельности, осваивая при этом инновационные технологии, вводя эффективные формы работы.

Предприятие МУП "Городские тепловые сети" было перерегистрировано в соответствии с ФЗ №161 от 14.11.2002 г. с 01 07.2003 г. в ООО "Теплосети".

Сегодня это современное предприятие системы жилищно-коммунального хозяйства муниципального образования Балашовский район Саратовской области, укомплектованное высококлассными специалистами, современным оборудованием и новейшими технологиями в области обеспечения тепловыми ресурсами.

Организационная структура - один из основных элементов управления организацией. Она характеризуется распределением целей и задач управления между подразделением и работниками организации. Структура управления - это организационная форма разделения труда по принятию и реализации управленческих решений.

Таким образом, под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации.

ООО "Теплосети" имеет разветвленную структуру управления, основанную на принципе децентрализации (см. Приложение №7). Структура управления представляет собой взаимосвязь и взаимодействие линейных уровней управления и функциональных подразделений. Структура управления базируется на делегировании полномочий, то есть передаче задач и полномочий от вышестоящего руководителя к подчиненному, который принимает на себя ответственность за их выполнение.

Имеющаяся в настоящее время в ООО "Теплосети" численность персонала удовлетворяет потребность производства в трудовых ресурсах для оказания услуг запланированных в 2011 году.

Всего в предприятии трудится 395 человек. Из них:

Инженерно-технические работники - 102 человека, из них с высшим образованием - 68.

Рабочие и служащие - 193 человека, из них с профессиональным - 122.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Количество входящих и исходящих документов предприятия постоянно меняется. Это приводит к ежегодным изменениям объема документооборота в соответствии с таблицей №1.

Таблица №1. Объем документооборота ООО "Теплосети" за 2009-2011 гг.

Документопотоки	Объем документооборота, шт.
	2009 год	2010 год	2011 год
Входящие	992	1003	1027
Исходящие	1007	1058	1073

В таблице представлены основные документопотоки организации и количество документов в каждом потоке за последние три года.

Системы документации, формирующиеся в организации:

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел - "систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке". Иначе говоря, номенклатура дел - это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Цели формирования номенклатуры дел:

распределения исполненных документов в дела;

систематизации дел;

закрепления индексов дел;

установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

является основой для составления актов на уничтожение дел;

может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, то есть она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В-третьих, номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов. В-четвертых, классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. В-пятых, номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками храпения до 10 лет включительно. В-шестых, номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со сроками хранения свыше 10 лет. В-седьмых, номенклатура дел имеет и справочное значение при изучении структуры учреждения. (Таблица №2)

Таблица №2. Номенклатура дел.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
Организация управления
01-04	Штатное расписание организации, изменения к ним		Пост.
01-05	Положение о структурных подразделениях организации		Пост.
01-06	Должностные инструкции работников организации		3 г. После замены новыми.
01-07	Приказы директора организации по основной деятельности		Пост.
Работа с кадрами
05-01	Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании, длительных командировках		75л.
05-02	Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях.		5 л.
05-03	Личные дела		75л.- пост.
05-04	Личные карточки Т-2		75 л.
05-05	Книги учета приема, перемещения, увольнения работника		75 л.
05-06	Книга учета движения трудовых книжек		75 л.
05-07	Контракты, договоры, соглашения с работниками		75 л., ЭПК
05-08	Книга учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров, трудовых соглашений		75 л.
05-09	Журнал учета командировок		5 л.
05-10	Журнал учета выдачи командировочных удостоверений		5 л.
05-11	Журнал учета отпусков		3 г.
05-12	Документы (заявления, справки, докладные записки и т.д.) к приказам по личному составу		50 л.
05-13	Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.)		До востребования.

В самом начале деятельности организации самым важным документом, который необходимо создать, чтобы не "не завалиться бумагами" является номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Порядок работы с номенклатурой дел подробно описан в "Основных правилах работы архивов". Эти правила обобщают опыт нескольких столетий бумажного документооборота в государственных структурах России.

Составление номенклатуры дел для государственных организаций до сих пор является обязательным и строго контролируется, ввиду ее роли в делопроизводстве и документообороте:

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Номенклатура составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, таких как: устав; положения о структурных подразделениях; штатное расписание: номенклатура дел за прошлый год; регистрационные формы.

1.2 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО "Теплосети"

Основными документами, содержащими общие положения об организации делопроизводства являются:

-     Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

-    ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования".

В ООО "Теплосети" разработаны нормативные документы, регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по обработке, рассмотрению, согласованию и подписанию/визированию документов. Это:

-    Устав об ООО "Теплосети", положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;

-  Организационная структура и списочный состав сотрудников ООО "Теплосети";

-   Приказ о распределении обязанностей между руководителем ООО "Теплосети" и его заместителями.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству - правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе: государственных стандартов на документы; основных правил работы ведомственных архивов; перечней документов с указанием сроков хранения.

Нормативные акты в области делопроизводства не определяют структуру инструкции и ее типовое содержание, отсутствуют и методические документы по ее разработке, поэтому при отсутствии типовой инструкции работники службы ДОУ сталкиваются со множеством трудностей при разработке конкретной инструкции по делопроизводству для своей организации.

Основными разделами инструкции могут быть следующие: общие положения. Подготовка служебных документов. Оформление отдельных видов документов. Порядок согласования документов. Порядок удостоверения документов. Изготовление документов с помощью компьютерной техники. Организация документооборота. Контроль исполнения документов. Работа исполнителя с документами. Организация хранения документов.

Назначением Инструкции по делопроизводству является установление общих правил и единого порядка документирования и организации работы с документами в учреждении.

Табель унифицированных форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

На начальной стадии развития организации руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста организации, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка работы с документацией, управления персоналом и других вопросов, которые раньше лежали на плечах руководителя. Решение этого вопроса обычно начинается с издания внутренних (локальных) документов.

Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядок ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления организацией.

Однако, как и в любом деле, следует руководствоваться правилом - лучше один раз хорошо продумать систему и затем долгие годы пользоваться ее результатами, прикладывая минимальные силы, чем каждый раз индивидуально решать возникающие проблемы. При наличии большого числа локальных нормативных актов в организации, это правило особенно актуально, так как неразбериха в вопросах их регистрации и хранения приводит к тому, что данные документы становятся формальным грузом. Тогда не только труд, затраченный на их разработку, окажется напрасным, но и надежды на оптимизацию существующих в организации процессов.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1.      Общие положения.

2.      Правила подготовки и оформления документов.

3.      Требования к реквизитам документов.

4.      Организация документооборота

4.1.   Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

4.2.   Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

4.3.   Организация контроля исполнения документов.

4.4.   Поисковая система по документам.

4.5.   Составление номенклатуры дел.

4.6.   Формирование и оформление дел.

4.7.   Экспертиза ценности документов.

4.8.   Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и правилами по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ, Утверждается инструкция директором по согласованию с разработчиком.

Структурные подразделения ООО "Теплосети" осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников ООО "Теплосети" и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

В уставе ООО "Теплосети" зафиксированы все моменты, связанные с управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности Общества не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих обязанностей.

Но следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управление Общества как инструкция по делопроизводству.

К распорядительным документам ООО "Теплосети" относятся:

приказы по организационным вопросам;

-приказы об утверждении в Обществе штатного расписания;

приказы по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.

В исследуемой организации функционируют следующие системы документации:

.Система организационно-распорядительной документации. Одна из важнейших систем документации ООО "Теплосети". Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования Общества, отдельных должностных лиц.

К организационно-правовым относятся:

1.   устав (регулирует деятельность ООО "Теплосети", определяет ее права и обязанности);

2.  штатное расписание;

3.  должностные инструкции.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие ООО "Теплосети": решение, приказ, распоряжение и др.

2.     Подсистема информационно-справочной включает: докладные записки, объяснительные записки, заявления, служебные письма, телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения. В состав информационно-аналитических документов входят: акты, справки, отзывы, перечни, списки.

3.    Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности ООО "Теплосети" за определенный период времени. Основной вид - отчет, отчетный доклад.

4.      Система плановой документации: программа, план (перспективный, годовой и т.д.), график, смета расходов.

Таким образом, основными нормативными актами, регламентирующими порядок работы с документами, являются все положения, действующие в ООО "Теплосети", инструкции, все графики, табели унифицированных форм документов.

Глава 2 Организационная структура службы ДОУ и управление документами

 

2.1 Оптимизация структуры и деятельности службы делопроизводства

Численность сотрудников.

Имеющаяся в настоящее время в ООО "Теплосети" численность персонала удовлетворяет потребность производства в трудовых ресурсах для оказания услуг запланированных в 2011 году.

Всего в предприятии трудится 395 человек. Из них:

Инженерно-технические работники - 102 человека, из них с высшим образованием - 68.

Рабочие и служащие - 193 человека, из них с профессиональным - 122.

Средний возраст сотрудников - 37 лет (в 2010 году -39) на рисунке № 1 представлена возрастная структура персонала.

Рисунок №1. Возрастная структура персонала

Показатели динамики изменения численности персонала в общем и по категориям, а также текучесть кадров показана в таблице №3.

Таблица №3 Показатели динамики изменения численности персонала.

Показатели	2009 г.	2010 г.	2011 г.
1.Среднесписочная численность работников, чел.	504	465	395
2.Количество уволенных, всего В т.ч. по собственному желанию За нарушение трудовой дисциплины По другим причинам.	40 40 - -	32 30 1 1	29 28 - 1
3.Количество принятых работников, чел.	12	9	17
4. Число работников, проработавших весь год, чел.	492	417	332

Анализ движения работников показал, что среднесписочная численность работников в 2011 году снизилась на 70 человек по сравнению с 2010 годом. Количество уволенных по собственному желанию в 2011 году по сравнению с 2010 годом сократилось на 2 человека. Количество принятых в 2011 году увеличилось на 8 человек, чем в 2010 году. Количество работников, проработавших весь год в 2011 году по сравнению с 2010 годом, уменьшилось на 85 человек.

Уменьшение потребности в трудовых ресурсах объясняется тем, что на предприятии проведена реконструкция оборудования и внедрены новые технологии, позволяющие оказывать большие услуги меньшим количеством персонала.

Список профессий и должностей с вредными условиями труда состоит из:

газосварщиков;

газоэлектросварщиков;

газорезчиков;

изоляционщиков.

Общее количество рабочих, работающих во вредных условиях - 48 человек.

Объем документооборота.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции (этапы) движения документов, но и скорость этого движения.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:

-  прямоточностъ движения документов, прохождение их до потребителя информации (исполнителя) кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

-  избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;

-  обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

-  единообразие маршрута движения состава технологических процедур и операций для массовых категорий документов;

- однократность выполнения каждой процедуры;

-  приспособленность организационной и технологической характеристик документооборота к новой информационной технологии: регламентация состава и назначения автоматизированных рабочих мест и баз данных, способов и условий передачи информации между центральной и локальными базами данных и т.п.

Документооборот делится на несколько составляющих его частей - документопотоков: поток поступающих документов (входной, входящий документопоток), поток отправляемых документов (выходной, исходящий документопоток). Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов. В технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения традиционных, машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования.

Следует учитывать, что перечисленные документопотоки свойственны не только организации в целом, но и любому его структурному подразделению, управленческой функции, отдельному виду работы, конкретному сотруднику. Документопотоки возникают и между учреждениями, организациями и предприятиями, фирмами, реализуя содержание внешнего документооборота.

Структура документопотока достаточно сложная и включает в себя не только традиционные (бумажные) документы, но и документы на любых типах носителей - магнитных, фотографических и др., а также документы, передаваемые по линиям компьютерной, факсимильной связи, электронной почте и др.

Движение документов (документированной информации) не может быть случайным или определяться субъективными факторами. В процессе движения документ проходит достаточно автономные и законченные технологические стадии (этапы), которые представляют собой обязательные пункты обработки документов. Состав этих стадий стабилен при любом времени технологической системы обработки и хранения документов.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки. Они связывают организации или подразделения одного уровня управления. Вертикальные потоки могут быть восходящие и нисходящие. Они связывают организации различной формы.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

Входящий документопоток любой организации складывается из следующих групп документов:

1.    документы вышестоящих организаций;

2.    документы от подведомственных организаций, содержащие сведения о выполнении распорядительных действий, отчётные сведения о своей деятельности;

3.    документы от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или получения информации;

4.    обращения граждан.

Исходящий документопоток состоит из документов, составляемых самой организацией и отправляемых за её пределы. Исходящие документы создаются либо в ответ на поступившие, либо как инициативные.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. В первую очередь внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение всех управленческих решений в пределах организации.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения.

Входящие документы образуют 3 направления движения:

-   к руководству организации;

-   к руководству структурных подразделений;

-   непосредственно к специалистам.

Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Здесь могут быть информационные документы, которые готовятся по поручению руководителя, и инициативные, которые готовятся сотрудниками по инициативе. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Здесь более-менее упорядочено движение распорядительных документов, а подготовка остальных документов никакой регламентации не имеет.

Маршрут движения входящих документов в организации во многом зависит от выбранной формы ведения делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная).

С документоведческой точки зрения основным видом деятельности ООО "Теплосети" является разработка наиболее важных документов общества, подготовка которых требует установления специальной технологии (правил юридической техники). С другой стороны, Общество является юридическим лицом и к нему, как и любой другой организации, присуще общее делопроизводство, ведение которого также требует определенной регламентации. От этого в конечном итоге во многом зависит и эффективность деятельности Общества в целом, поскольку между данными видами технологий имеется непосредственная связь. В частности, значительное количество входящих документов является предпосылкой принятия того или иного распорядительного документа.

Для организационного, правового, информационного, материально- технического и иного обеспечения своей деятельности Общество создает структуру, в состав которой входят отдел кадров, и ответственные за делопроизводство.

Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами в ООО "Теплосети" используется децентрализованная форма ведения делопроизводства отдел кадров проводит: прием, обработку, учет, регистрацию документов, адресованных директору ООО "Теплосети", заместителю директора, ведущим специалистам; контроль за сроками исполнения распорядительной документации, тиражирование, текущее хранение.

На каждом этапе кадровый отдел выполняет типовые операции по работе с документами.

Все операции, выполняемые отделом кадров ООО "Теплосети", разделяются на две группы: делопроизводственных и организационные.

В состав делопроизводственных операций по работе с документами входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2.  Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников ООО "Теплосети":

- для передачи на рассмотрение руководству;

-   для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т.п.);

- для копирования и размножения.

4. Передача работникам ООО "Теплосети" документы: -поступивших от руководства с резолюциями; -поступивших после изготовления, копирования (размножения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6. Оформление и хранение документов;

7.  Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места;

2. Организация приема посетителей, вызов сотрудников ООО "Теплосети";

3. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону;

4. Подготовка совещаний;

5.    Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать к секретарю следующими путями:

-  от отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций;

- от отдельных граждан.

В потоке исходящей документации самыми распространенными документами являются:

-  обращения от имени юридических лиц;

-        письма и телеграммы, направляемые в организации;

- договоры;

-  ответы на инициативные письма юридических и физических лиц.

Поступившие в ООО "Теплосети" служебные документы принимаются и учитываются отделом кадров. При приеме и первичной обработке документов проверяется целостность упаковки, правильность адресации и наличие вложенных в них документов. При отсутствии нарушений специалист по кадрам вскрывает конверт; в противном случае составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой приобщается к поступившему документу. Поступившие документы к специалисту по кадрам направляются на исполнение по двум маршрутам.

Первый маршрут:

-  Корреспонденция, адресованная директору или на имя руководителя отдела кадров, учитывается и регистрируется отделом кадров, после чего направляется директору. Внесение данных о документе в Журнал регистрации входящих документов (далее Журнал) осуществляется традиционном способом. После рассмотрения директором документ возвращается отделу кадров для занесения содержания резолюции в Журнал. В соответствии с резолюцией документ направляется по назначению.

Второй маршрут:

- корреспонденция, адресованная ведущим специалистам, не вскрываются и учитываются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей непосредственно адресатам: руководителю отдела кадров, главному бухгалтеру, структурным подразделениям.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения",¹

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам общества, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

В ООО "Теплосети" регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: отдел кадров разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом регистрируются практически все поступающие в организацию документы, не включая приглашения, поздравительные письма и т.д.

Форма регистрационного журнала для входящих документов представлена на таблице №4.

Таблица №4 Форма регистрационного журнала для входящих документов.

№ п/п и дата поступления	№ и дата документа	Наименование организации	Краткое содержание	Кто подписал документ	Резолюция или кому направляется документ	Дата и роспись в получении
1	2	3	4	5	6	7

К входящим документам относятся: резюме, заявки на подбор, служебные записки, предложения, характеристики. Блок-схема обработка входящих документов отделом кадров представлена на рисунке №2.

Рисунок №2 Блок-схема обработка входящих документов отделом кадров.

После регистрации, корреспонденция передаётся для рассмотрения директору ООО "Теплосети" для наложения резолюции.

Рассмотрев документы, директор ООО "Теплосети" на документе накладывает резолюцию, содержащую фамилию и инициалы исполнителя, подпись. Можно отметить, что резолюция ставится в нарушении типовой Инструкции по делопроизводству - ставится не в правой стороне документа, а в левой, не ставится срок исполнения и дата.

Поступление входящих документов в отделе кадров происходит по каналам почтовой, либо электрической связи (по электронной почте, телефону, телефаксу). Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем на таблице №5.

Таблица №5. Способы получения и доставки документов в отделе кадров.

Способы получения или доставки	Наименование документа(ов)
Почтовая связь	Простые и заказные письма, почтовые карточки (открытки), бандероли, посылки (мелкие пакеты)
Электронная почта	Электронные сообщения с приложенными файлами (текстовыми, графическими, фотодокументами)
Телефон	Телефонограммы
Телефакс	Телефаксограммы	Почтовая корреспонденция, в т.ч. письма, бандероли, посылки

В потоке исходящей документации специалиста по кадрам самыми распространёнными являются: служебные записки, распоряжения, акты, графики дежурств и др. В журнале регистрации исходящей документации записываются следующие данные о документе: дата документа, исходящий номер, адресат, краткое содержание/кто подписал, исполнитель/кто принял. Форма регистрационного журнала для исходящих документов представлена на таблице №6.

Таблица №6 Форма регистрационного журнала для исходящих документов.

Дата документа	Исходящий номер документа (номер по порядку)	Адресат (кому) и его входящий номер	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель
1	2	3	4	5

Перед отправкой документов специалист по кадрам проверяет наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления, наличие подписей, виз, приложений.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самого ООО "Теплосети".

Документооборот одновременно с технологическими характеристиками обеспечения документированной информацией процесса управления обладает количественными показателями, также имеющими большое значение для организации управления.

Количество документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности сотрудников документационных служб, выбора типов и количества средств организационной и вычислительной техники и других целевых исследований.

Объем документооборота характеризует своего рода "производительность" труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства и необоснованном разбухании штатной численности работников, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.

К информационно-справочным документам отдела кадров ООО "Теплосети" относятся: служебная записка, отчёт о затратах, заявка на получение денежных средств, товарные чеки.

Подводя общие итоги, следует отметить, что маршрут движения входящих документов в организации во многом зависит от выбранной формы ведения делопроизводства. Опыт исследования подтверждает, что при децентрализованной форме ведения делопроизводства (когда все технологические процессы по обработке документов осуществляются в отдельных структурных подразделениях) процесс регистрации включает два и более этапа: работник, ответственный за делопроизводство, сначала вносит в учетно-регистрациоиную форму (Журнал) данные о поступлении документа, а затем, по возвращении документа после его рассмотрения директором в ООО "Теплосети", вносит в ту же учетно-регистрационную форму (Журнал) данные резолюций.

Если этап рассмотрения документа руководством общества затягивается, то путь документа к исполнителю значительно удлиняется. Затянутое рассмотрение документов может быть вызвано, во-первых, неравномерным распределением входящего потока (т.е. наибольшая часть документов попадает директору общества, и наименьшая - в структурные подразделения); во-вторых, отсутствием четкого распределения обязанностей и функций между подразделениями, исполнителями и руководителями (т.е. в результате к ним на рассмотрение попадают документы, не соответствующие их компетенции, областям деятельности, функциональным обязанностям).

Маршрут движения исходящих документов, которые, как правило, составляются специалистами структурных подразделений, зависит от количества инстанций прохождения документа в процессе согласования и подписания, а также от выбранной формы ведения делопроизводства, т.е. места регистрации и отправки документа. Так как регистрация и отправка всех исходящих документов осуществляется в ООО "Теплосети" децентрализованно, то время на обработку этих документов будет уменьшено, по сравнению с тем, если бы тот же документ регистрировался в одном месте, т.е. в отделе делопроизводства.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

Рассмотрим основные потоки документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками:

·              Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних организаций. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

·              Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").

Количество входящих и исходящих документов предприятия постоянно меняется. Это приводит к ежегодным изменениям объема документооборота в соответствии с таблицей №7.

Таблица №7. Объем документооборота ООО "Теплосети" за 2009-2011 гг.

Документопотоки	Объем документооборота, шт.
	2009 год	2010 год	2011 год
Входящие	992	1003	1027
Исходящие	1007	1058	1073

В таблице представлены основные документопотоки организации и количество документов в каждом потоке за последние три года.

Оперограмма потоков документации

Оперограмма представляет собой описание процесса разработки, согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно осуществляемых функциональных операций.

Построим оперограмму движения входящих документов Таблица №8.

Таблица №8 Оперограмма движения входящих документов.

Данная оперограмма показывает, что приемом корреспонденции в организации занимается отдел кадров. Затем происходит вскрытие конверта, регистрация в журнале и передача на рассмотрение руководителю организации. После рассмотрения документа руководитель ставит резолюцию и передает документ обратно в отдел кадров, где его ставят на контроль и передают на исполнение. Исполненный документ снимается с контроля в отделе кадров и подшивается в дело.

2.2 Функции специалистов службы ДОУ по управлению документацией

Непосредственно контроль за делопроизводством организации, разработка локальной нормативной базы, а с недавнего времени хранение официальной документации возложено на отдел кадров.

Анализ структуры отдела и должностных обязанностей сотрудников позволяет сделать вывод о недостаточной регламентации делопроизводственной функции отдела.

Структура отдела представляет собой следующее:

Основными задачами отдела являются:

·        Кадровое делопроизводство;

·        Прием и увольнение сотрудников;

·        Оформление отпусков, командировок;

·        Оформление документов по "вредным профессиям";

·        Взаимодействие с подразделениями ПФР в г.Балашове;

·        Подготовка различных сведений и отчётов для руководителя по кадровым вопросам и др.

Должностные обязанности сотрудников отдела:

Начальник отдела

Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия;

Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации;

Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;

Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения;

Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;

Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлении правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;

Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению;

Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками, правил внутреннего трудового распорядка, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, контролирует их выполнение;

Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами;

Руководит работниками отдела; (см. Приложение №8)

Старший специалист по кадрам:

Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;

Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников, подготовки предложений по замещению вакантных должностей;

Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений; анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;

Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформление пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия;

Составляет установленную отчетность.(см. Приложение №9)

Специалист по кадрам:

Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации;

Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам;

Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью;

Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям;

Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих; вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением;

Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль составления и соблюдения графиков очередных отпусков;

Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций;

Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению;

Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив;

Осуществляет контроль состояния трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

Составляет установленную отчетность.(см. Приложение №10).

Должностные инструкции специалистов делопроизводства охватывают полный список задач, возлагаемых на службы документационного обеспечения управления. В ООО "Теплосети" присутствуют должностные инструкции всех специалистов службы - руководителя, старшего специалиста по кадрам, специалиста по кадрам. Инструкции соответствуют требованиям "Перечня должностей рабочих и служащих".

Глава 3 Совершенствование функционирования службы ДОУ

Основным локальным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО "Теплосети" отсутствует единая служба делопроизводства, поэтому никаких целенаправленных работ по разработке нормативных документов, регулирующих сферу документационного обеспечения управления не проводились. Для этого мы предлагаем свою разработку инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ г. Балашов

УТВЕРЖДЕНА приказом директора ООО "Теплосети" от ______________ № ________

СОДЕРЖАНИЕ

. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

.1. Документирование управленческой деятельности

.2. Бланки документов

.3. Оформление реквизитов документов

.3.1.. Наименование организации - автора документа

.3.2. Наименование вида документа

.3.3. Дата документа

.3.4. Регистрационный номер документа

.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

.3.6. Место составления или издания документа

.3.7. Адресат

.3.8. Подпись документа

.3.9. Согласование документа

.3.10. Утверждение документа

.3.11. Адресование документа

.3.12. Резолюция

.3.13. Оформление приложений к документу

.3.14. Заголовок к тексту

.3.15. Оттиск печати

.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

.4.1. ПРИКАЗ

.4.2. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

.5. Требования к оформлению документов

.9. Порядок снятия и выдачи копий с документов

. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

.1.Прием документов

.2.Регистрация документов

. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ ДОКУМЕНТОВ

. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ

. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием служебных документов в обществе с ограниченной ответственностью "Теплосети" (далее ООО "Теплосети"). Инструкция разработана на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. При составлении настоящей Инструкции были использованы Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 №76.

.2.Руководство и контроль за ведением делопроизводства в ООО "Теплосети" осуществляет директор данной организации.

.3. Непосредственное ведение делопроизводства в ООО "Теплосети" возлагается на ответственное лицо, назначаемого приказом директора ООО "Теплосети, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. При уходе данного работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию директора ООО "Теплосети" передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается директорам ООО "Теплосети".

.4. Обеспечение оборудованием, расходными материалами, канцелярскими принадлежностями и другими средствами, необходимыми для ведения делопроизводства, осуществляется службой снабжения.

.5. Сотрудники ООО "Теплосети" несут ответственность за выполнение требований Инструкции, своевременное и качественное исполнение документов, а также за их сохранность. Об утрате документов немедленно докладывают директору ООО "Теплосети".

.6. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудники ООО "Теплосети" обязаны все числящиеся за ними документы передать другому работнику в соответствии с установленным распределением обязанностей (должностной инструкцией).

.7 Руководство ООО "Теплосети" обязано:

рассматривать все документы в день их получения;

требовать от исполнителей своевременного и качественного исполнения документов и поручений;

принимать меры к сокращению служебной переписки, особенно внутренней; не допускать переписку по таким вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону;

в резолюциях на документах давать конкретные указания о порядке и сроках подготовки необходимых документов и проектов решений;

при подписании документа проставлять дату;

не подписывать документы формата А-4 без заголовка (особенно письма);

знакомить вновь принятых работников с порядком работы с документами, установленным настоящей Инструкцией.

.8. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника ООО "Теплосети", с ее требованиями они должны быть ознакомлены под расписку.

. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. создании управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).

В процессе подготовки и оформлении состава реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

.2. Бланки документов

Такие документы, как приказы, протоколы и письма оформляются на бланках ООО "Теплосети", имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения и соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").

В ОК применяются бланки:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4(210х297 мм), и А5(148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается использовать копии бланков, полученных с помощью ксерокопирования, а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Употребление бланков произвольной формы не разрешается.

Употребление бланков и порядок расположения реквизитов приведены в приложениях.

.3. Оформление реквизитов документов

.3.1.. Наименование организации - автора документа

Наименование ООО "Теплосети" указывается в точном соответствии с Уставом организации. При наличии сокращенного наименования учреждения его помещают в скобках ниже полного.

.3.2. Наименование вида документа

Название документа должно соответствовать его содержанию: приказ, протокол, письмо и т.п.

.3.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требуемого его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2006.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 01 сентября 2008 г.

.3.4. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

.3.5. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

.3.6. Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

.3.7. Адресат

Документы адресуют организациям, учреждениям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, учреждению, их структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

.3.8. Подпись документа

Документы, направляемые в адрес других организаций, учреждений и предприятий подписываются директором ООО "Теплосети", и по поручению руководителя могут подписываться его заместителем.

В состав подписи входят:

Наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Директор

ООО "Теплосети" подпись Т.В. Жеброва

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

НЕ ДОПУСКАЕТСЯ подписание документа с проставление косой черты перед наименованием должности.

.3.9. Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа. Согласование может проводиться как внутри ООО "Теплосети", так и вне его.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставиться отместка "Замечания прилагаются" Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого остается в ООО "Теплосети", виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

.3.10. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются руководителем ООО "Теплосети", общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Положения, инструкции и т.п. подлежат утверждению руководителем ООО "Теплосети" и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.

При оформлении грифа утверждения необходимо соблюдать следующее:

Гриф утверждения помещается в правом верхнем углу документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ООО "Теплосети" подпись Т.В. Жеброва 20.09.2012

Допускается в реквизите грифа утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Директор ООО "Теплосети" подпись Т.В. Жеброва 20.09.2012

При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом директора ООО "Теплосети" №______от 00.00.2000

Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

.3.11. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

При направлении документа должностному лицу название организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

А.А.Калинину

, г. Балашов

Саратовская обл. ул. Луначарского, д.5, кв.12

.3.12. Резолюция

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

.3.13. Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание… на 4 л. в 3 экз.

. Смета расходов… на 4 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора ООО "Теплосети" от 05.06.2011 № 251

2.3.14. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком?), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого?), например:

Должностная инструкция старшего специалиста по кадрам.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

2.3.15. Оттиск печати

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

.4.1. ПРИКАЗ

Приказ является распорядительным документом, который отражает решения по вопросам деятельности ООО "Теплосети", входящим в компетенцию директора в соответствии с Уставом ООО "Теплосети".

Проект приказа готовится директором ООО "Теплосети" или по его поручению любым другим исполнителем, фамилия которого указывается в левом нижнем углу или на оборотной стороне бланка приказа.

Текст приказа состоит из двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.

В водной части приказа излагаются основания для издания документа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Текст приказов в таких случаях начинается со слова "приказываю".

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от вводной части словом

" приказываю ", которое пишется строчными буквами.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу…".

Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает директор ООО "Теплосети", а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы финансовой деятельности, планирования, отчетности и т.п.

Распорядительные документы должны иметь заголовок, который начинается с предлога "О (Об)". Например: Об утверждении… О регистрации... О создании… Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается (при использовании ПК) шрифтом размером № 12 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При составлении приказов следует учитывать, что один документ не должен содержать информацию с разными сроками хранения.

Оформляется приказ на бланке ООО "Теплосети" и содержит следующие реквизиты:

·   наименование учреждения;

·   наименование вида документа (в данном случае ПРИКАЗ);

·   дата;

·   индекс (номер);

·   место издания (г.Балашов);

·   заголовок к тексту;

·   текст;

·   подпись;

·   печать;

·   визы.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов от пятого положения табулятора, пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера.

Например:

Приложение

к приказу директора ООО "Теплосети"

от 00.00.2000 №

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ. При регистрации приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

2.4.2. СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые сопроводительные.

Письмо оформляется на бланке ООО "Теплосети" и включает в себя следующий состав реквизитов:

·   наименование учреждения;

·   дата;

·   индекс(номер);

·   место составления (г.Балашов);

·   заголовок к тексту;

·   текст;

·   отметка о наличии приложения;

·   подпись.

Проект письма может готовиться как директором ООО "Теплосети", так и любым другим исполнителем по поручению руководителя. Фамилия исполнителя указывается в левом нижнем углу или на оборотной стороне бланка.

Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.

Служебные письма должны быть написаны кратко, ясно, обоснованно. Формулировки в письмах не должны допускать различных толкований.

2.5. Требования к оформлению документов

2.5.1. Служебные документы должны составляться только по одному вопросу, что обеспечит более оперативное их рассмотрение получателем.

2.5.2. Документы изготавливаются на бланках, которые должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, стабильный порядок их расположения и соответствовать ГОСТу Р6.30-2003, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал. Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 1,25 см от границы левого поля. При подготовке документов на ПК рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версией 4.0 с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 через 1-2 интервала.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

2.6. Документы ООО "Теплосети" приобретают юридическую силу только с момента подписания или утверждения их директором, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

2.7. Передавать документы на подпись директору ООО "Теплосети" следует через ответственное лицо, которому поручена эта работа, и который вправе вернуть документы исполнителю на доработку, если они оформлены неправильно. Если при подписании документа директору требуется дать пояснения по существу подготовленного документа, то такие документы на подпись представляют лично исполнители.

2.8. Внесение в подлинник документа после его подписания каких либо добавлений или изменений может производиться только лицом, подписавшим его.

2.9. Порядок снятия и выдачи копий с документов

2.9.1. Копии с документов выдаются с разрешения руководителя ООО "Теплосети" и только с тех документов, которые были изданы в ООО "Теплосети".

2.9.2. При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк ООО "Теплосети", номер, дата, содержание и т.д.).

В правом верхнем углу копии пишется слово "Копия".

При выдаче копии с копии следует писать "Копия с копии".

2.9.3. При заверении копии документа внизу после полного воспроизведения текста пишется "верно", ставится должность, подпись лица, заверяющего копию, его инициалы и фамилия, дата заверения.

При пересылке копии в другие учреждения или выдаче на руки отдельным лицам на ней следует проставлять гербовую печать.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению учреждения.

2.9.4. На обороте документа делается отметка, когда и кому выдана копия.

3. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1.Прием документов

3.1.1.Прием входящей корреспонденции осуществляется ответственным за делопроизводство в ООО "Теплосети".

3.1.2. К обработке принимается только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указывается причина возврата.

3.1.3. Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

3.1.4. На рассмотрение директором передаются документы, адресованные руководителю ООО "Теплосети", и документы, содержащие информацию по важным вопросам деятельности ООО "Теплосети".

3.2.Регистрация документов

3.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях.

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

3.2.2. Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информацию для сведения (реклама), бухгалтерские документы первичного учета.

3.2.3. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.

3.2.4. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно:

·   входящая корреспонденция в журнале регистрации поступающих документов;

·   исходящая корреспонденция в журнале отправляемых документов;

внутренние документы, такие как:

·   приказы директора ООО "Теплосети" по основной деятельности в журнале регистрации приказов по основной деятельности ООО "Теплосети" (См. приложение № 1);

·   приказы директора ООО "Теплосети" по личному составу (кадрам) в журнале регистрации приказов по личному составу (кадрам). (См. приложение № 1);

3.2.5. На входящих документах проставляется штамп (пометка) в правом нижнем углу с указанием даты их поступления и порядковый входящий номер (с начала года).

Если к поступающему документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом пометка-приложение на… листах.

.2.6. На исходящем документе проставляется номер, который состоит из номера дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядкового номера.

Копии отправляемых документов в день отправки подшиваются в дела. Если отправленный документ является ответом, то на входящем документе должна быть проставлена отметка об исполнении.

. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

.1. Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут директор ООО "Теплосети", исполнитель и ответственный за ведение делопроизводства в ООО "Теплосети".

Исполнитель обязан давать ответственному за ведение делопроизводства полную и точную информацию на вопросы, связанные с ходом исполнения документов.

.2. Для исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные сроки.

Индивидуальный срок может быть определен в тексте документа или установлен директором ООО "Теплосети". При определении срока исполнения необходимо учитывать сложность вопросов, содержащихся в документе.

Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан предоставить информацию об исполнении документа. Исполненные документы и копии писем-ответов должны подшиваться в дела не позднее следующего дня отправки ответа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по обращениям граждан, поступившим в ООО "Теплосети" и требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Срок исполнения исчисляется в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководства ООО "Теплосети".

. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Для обеспечения правильного формирования и учета дел в ООО "Теплосети" составляется номенклатура дел. Номенклатура дел оформляется на общем бланке ООО "Теплосети" (См. приложение № 2).

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел ООО "Теплосети" с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел в ООО "Теплосети" следует руководствоваться Уставом учреждения, положениями о его структурных подразделениях (отделах), штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

.1. Номенклатура дел ООО "Теплосети" составляется ответственным за ведение делопроизводства в ООО "Теплосети" (в отделах ООО "Теплосети" - специалистом, ответственным за организацию работы с документами) на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, утверждается директором ООО "Теплосети" и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

.2. Номенклатура дел делится на разделы по направлениям деятельности ООО "Теплосети".

.3. Заголовки дел в номенклатуре должны кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела.

При формулировании заголовка употребляются термины "дело" и "документы", если в дело включены документы различных видов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

.4. Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т.п. не допускается.

.5. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется и представляется директору ООО "Теплосети" на утверждение в последнем квартале текущего года.

.6. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в ООО "Теплосети".

.7. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения, на основании которой составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения.

.8. Номенклатура дел ООО "Теплосети" содержит следующие разделы:

.Организация управления

.Планирование

.Информационное обслуживание

.Трудовые отношения

.Кадровое обеспечение

.Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

.9. Графы номенклатуры дел ООО "Теплосети" заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в ООО "Теплосети" цифрового обозначения наименования раздела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 02-01 - Годовой план работы ООО "Теплосети", где

- наименование раздела - Планирование,

- порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 заключается заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и систематизацией документов внутри дела.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за оформление дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.

.2. В дело подшиваются документы одного года, за исключением личных и переходящих на следующий год дел. Если в дело включены документы за различные годы, они разделяются между собой индикаторами-разделителями с указанием года.

На обложке дела также следует указать, за какие годы подшиты документы.

.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного года, за исключением переходящих дел; раздельно формировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

.4. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности учреждения (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.) следует группировать в отдельные дела;

утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

.4. Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.

.5. Ведение дел вне номенклатуры в ООО "Теплосети" не допускается.

.6. Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел.

. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ОТДЕЛЬНЫХ КАТЕГОРИЙ ДОКУМЕНТОВ

.1. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

.2. Приказы по основной деятельности (хранятся постоянно) группируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение - хранятся в ООО "Теплосети" 75 лет) и от приказов об отпусках, командировках, получении премий, наложении взысканий (хранятся 5 лет).

.3. Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах календарного года.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

.4. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.

.5. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

.6. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам основной деятельности и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

.7. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

.2. Экспертиза ценности документов в ООО "Теплосети" проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ООО "Теплосети" создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права ЭК ООО "Теплосети", а также организация ее работы определяются Положением, которое утверждается директором.

Экспертиза ценности ежегодно осуществляется в ООО "Теплосети" с привлечением соответствующих специалистов, лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел ООО "Теплосети", Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, недооформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "До минования надобности" и т.п.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (См. приложение № 3, №4).

. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

.1. Дела ООО "Теплосети" подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится ответственным специалистом структурного подразделения при методической помощи ответственного за ведение делопроизводства в ООО "Теплосети".

.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела (См. приложение № 5);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (См. приложение № 6); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заготовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях; не проводить пересистематизацию документа в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Учет таких дел ведется по номенклатуре дел.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

.3. Дела постоянного хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками. Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, виды и формы отчетности и т.п.).

. ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ

.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

.4. Передача дел в архив осуществляется по графику.

.5. В период подготовки дел к передаче в архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел необходимо устранить.

. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ

.1. Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель.

.2. Дела должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.

.3. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Заключение

Главное условием создания службы документационного обеспечения управления, независимо от её наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: "документационное обеспечение управления в организациях, осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации".

Каждая организация должна создать специальную службу, которая должна решать конкретные задачи. Выполнять определённые функции, иметь строго установленный круг прав и обязанностей.

Таким образом, выявленная сложность и многоплановость выполняемых функций предполагает наличие у специалистов службы документационного обеспечения управления глубоких знаний в таких областях, как менеджмент, документоведение и прикладное делопроизводство, информационная технология, психология делового общения и др. Очевидно, что для эффективного выполнения всего комплекса указанных функций недостаточно должностей специалистов по кадрам, а необходимо самостоятельное структурное подразделение службы документационного обеспечения управления.

Также, важна взаимосвязь службы документационного обеспечения управления с другими подразделениями. Место службы документационного обеспечения управления - это самостоятельная структура, подчиняющаяся руководителю, и должна являться общим отделом для всех подразделений.

Таким образом, служба документационного обеспечения управления должна взять за главное правило организации документооборота оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

В результате проведенной работы, можно сказать, что сотрудники отдела кадровой работы, отвечающие за ведение делопроизводства в организации, выполняют свои должностные обязанности, имеют соответствующую квалификацию, нагрузка некоторых сотрудников службы ДОУ превышает установленные нормы и, следовательно, может быть поставлен вопрос о существовании службы ДОУ как самостоятельного структурного подразделения. Организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и объявлены во всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации и отражена в должностных инструкциях и соответствующих предписаниях.

Анализ технологии документационного обеспечения управления позволяет сделать следующие выводы. Документооборот организации состоит из двух потоков документов: входящего и исходящего, этапы прохождения которых происходит по определённым схемам и регламентируются Инструкцией по делопроизводств. Однако технология обработки и прохождения всех потоков документации в ООО "Теплосети" не прописана полностью в её локальных нормативных документах, в следствии чего отсутствует целостное, последовательное изложение технологии работы с ними. Помимо этого в ООО "Теплосети" используется журнальная форма, которая заполняется при регистрации корреспонденции специалистом по кадрам. В связи с этим усложняется качество контроля исполнения и быстрого поиска запрашиваемых документов. По этому необходима унификация форм регистрации документов, обеспечивающая однократность их регистрации, с целью создания единой базы данных по документам, необходимой при осуществлении функций контроля и использования архивных документов.

Можно сделать вывод, что если руководители понимают значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного им учреждения, в структуру службы документационного обеспечения управления нужно включить подразделение, которое будет заниматься совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

Тогда от правильной организации службы документационного обеспечения управления во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления.

Библиографический список

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "СИБИД. Управление документами. Общие требования". Утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12,03.2007 № 28-ст.//Госстандарт России. М., 2007;

. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения//Госстандарт М., 2005;

. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов //Госстандарт России. М., 2003.

4. Общероссийский клсификатор управленческой документации. ОК 011-93. Принят и введён в действие Постановлением Госстандарта Росии от 30.12.1993 №299. (в ред. изм. № 53/2009 ОКУД, утв. Приказом Ростехлигурирования от 08.06.2009 №190-ст)

. Постановление от 15 июня 2009 г. 477 "Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

6. Должностные инструкции работников ООО "Теплосети ".

. Андреева В.И. Делопроизводство - 8-е изд., Изд-во Интел-Синтез, 2008

8. Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи. //Справочник секретаря и офис-менеджера. 2007. №10. с. 22 - 31.

9. Андреева В.И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. № 9. С. 28-33.

10. Басаков М. И. Документы и документооборот коммерческой

организации // URL: http: // in-library, да/ item / 656

11. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2009. №1.

12. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2007. №2. С. 21-25.

13. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2006. №2. С. 16-20.

14. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 2006.

15. Иритикова B.C. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 2008. №3;

16. Каменева Е.М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение Численности / Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2006

. Кирсанова М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления М.: Инфра-М; 2008 320 с.;

. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство, Изд-во Инфра-М, 2008

. Кузнецова T.B. Инструкция по делопроизводству, порядок составления // Секретарское дело, 2007. №2. С.4

. Кузнецова Т В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело 2008. №1. С.4.

21. Кузнецова Т В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2007;

22. Кузнецова Т.В., Лихачев М.Т., Райхцаум А.Л./Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2008.-271С.56-59. 23. Кузнецова Т.В. Документооборот - отражение системы управления // Делопроизводство. 2009. № 4. С. 11-14.

. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2009. №4.

. Ларин М.Б. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии).

. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: учеб. пособие / Н.А.Лысенко, Б.Ю.Сербиновский, С.Н.Цветкова.- Ростов н/Д: МарТ, 2007.-272с.

. Митрофанова В.В. Кадровое делопроизводство в коммерческой организации. - 2-е изд., доп. и испр. - М.: издательство "Экзамен", 2007. - 144 с.

.Овчинникова, Н.В. Правила составления и оформления служебных документов/ Н.В.Овчинникова.- М.: Дело ЛТД.- 2006.

29. Патина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2006. №1. С. 18-24.

30. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ А.В.Пшенко.- М.: Форум: ИНФРА-М, 2008.-256 с.

. Санкина Л.В./Справочник по делопроизводству. М.: Издательство ПРИОР, 2006., С.42.

32.    Сотов, П.В. Делопроизводство: образцы документов: инструкции, ГОСТы/ П.В.Сотов, А.Н. Тихомиров.- М.: Проспект, 2008.- 80 с.

33. Стенюков, М.В. Документы и делопроизводство/ М.В.Стенюков.- М.: ПРИОР, 2006

. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству/ М.В.Стенюков.- М.: ПРИОР, 2007

35. Степанов Е.А. Контроль исполнения документов и поручений // Секретарское дело 2007. №2. С. 15-19.

36. Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru

. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело 2008.

. Энциклопедия Экономиста// http://www.grandars.ru/college/pravovedenie/instrukciya-po-deloproizvodstvu.html

. Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения / Секретарь-референт - 2006. - №1 // www.profiz.ru

. Янковая, В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98). Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения / В.Ф.Янковая // Делопроизводство.-2006.- №1

. Янковая В.Ф.. Управленческий документооборот: перспективы развития документоведческих исследований. Доклады и сообщения на XIII Международной научно-практической конференции 2 ноябри 2007.С. 155-157

. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Муниципальная служба. - 2008. - № 3. - С. 87.

Приложение № 1

ФОРМА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата и индекс документа	Автор документа	Краткое содержание	Исполнитель
1	2	3	4

Приложение № 2

ФОРМА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

УТВЕРЖДЕНА приказом директора ООО "Теплосети" от ________________ № __________ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ подпись расшифровка подписи _________________________ № _______________ Дата подписи г. Балашов НА 20______ГОД
Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дел, (томов, частей) и № статьи по перечню	Примечания
1	2	3	4	5
Должность ответственного лица подпись расшифровка подписи Дата

 

Приложение № 3

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ДЛИТЕЛЬНОГО СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Общество с ограниченной ответственностью "Теплосети"

УТВЕРЖДАЮ Директор ООО "Теплосети" ____________Т.В. Жеброва "___"________________

ОПИСЬ №

Название раздела
№№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)*	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено _________________

(цифрами и прописью) дело с

№ _____ по № _____, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя опись подпись расшифровка подписи

.00.00

*Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

 

Приложение № 4

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТА К УНИЧТОЖЕНИЮ

Общество с ограниченной ответственностью "Теплосети" А К Т г. Балашов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Директор ООО "Теплосети" ____________Т.В. Жеброва "___"________________

На основании ________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ______________

(название фонда)

№п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дела	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатуры) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого __________________ дел за ______________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ______________

(наименование архивного документа)

(протокол от _________________ № __________).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов подписи расшифровка подписи

Дата

Протокол ЭК

от______________ № ________

Приложение № 5

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______

В дело подшито (вложено) и пронумеровано _____________ листов

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы _____________________________;

пропущенные номера _____________ + листов внутренней описи _________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номер листов
1	2

Наименование должности лица, составившего заверительную надпись….подпись…… расшифровка подписи

Дата

Приложение № 6

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _______________

№№ П/П	Индекс документов	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _____________________документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего опись подпись расшифровка подписи

Дата