Открытие кафе

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Уфимский государственный авиационный технический университет

Институт экономики и управления

Кафедра экономической информатики

Курсовой проект

"Открытие кафе"

по дисциплине

"Проектный практикум"

Выполнил (а): Ибрагимова Г.Ю.

группа ПИ-401

проверил (а): Шаронова Ю.В.

Уфа 2014

Содержание

Введение

Составление проекта

Формирование ресурсов

План с бюджетом

Заключение

Список литературы

Введение

Проект (Project) - это уникальный комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение конкретной цели при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов. Проектирование позволит правильно спланировать и оперативно управлять выполнением, поставленной задачи.

Создание каждого проекта начинается с определения его цели, которая должна быть четкой и реальной. После того, как цель проекта установлена, следующая задача - определить во всех деталях, как и когда цель будет достигнута.

Управление проектом - это процесс планирования, организации и контроля за состоянием задачи ресурсов проекта, направленный на своевременное достижение цели проекта. При управлении проектом должны решаться следующие задачи:

·        Соблюдение сроков завершения проекта;

·        Рациональное распределение материальных ресурсов и исполнителей между задачами проекта, а так же по времени;

·        Своевременная коррекция исходного плана в соответствии с реальным положением дел.

Управление проектом заключается в отслеживании состояния работ и определении, выполняются ли он и в соответствии с планом. Если выполнение отстает от плана, то следует либо изменить план, либо принять меры для ликвидации задержки.

В настоящее время в процессе управлении проектами широко используется технология сетевого планирования и управления, которая содержит в себе три основных этапа: структурное планирование, календарное планирование и оперативное управление. Этап структурного планирования начинается с разбиения исследуемой операции (программы, проекта) на четко определенные шаги (работы), необходимые для достижения цели операции. Затем определяются оценки продолжительности работ, и строится сетевой график.

Сетевой график состоит из элементов двух видов - работ и событий, и позволяет в наглядной форме представить структуру проекта с точки зрения входящих в него работ. Сетевой график позволяет определить временные характеристики проекта и входящих в него работ. В этом отношении и наиболее важное значение при построении плана проекта имеют так называемые критические работы. Работа считается критической, если задержка ее начала приводит к задержке срока окончания проекта в целом. Критический путь представляет собой непрерывную последовательность критических работ, связывающую исходное и завершающее события сети.

Составление проекта

Применим вышеописанную методику на примере проекта по "Открытию кафе". Рассмотрим методы планирования, приемы составления бюджета с использованием человеческих и материальных ресурсов.

Постановка задачи и определение ролей

Проект должен начинаться с формулировки цели. При этом цель должна быть зафиксирована письменно в виде измеряемых показателей.

Документ "Постановка задачи" должен отвечать на следующие вопросы:

. В какие сроки должна быть достигнута цель?

. Какие условия достижения цели есть в наличии (бюджет, ресурсы, технология)?

. Каким способом измерить достижение цели?

. Как распределены обязанности и роли в проекте (кто за что отвечает)?

Целью данного проекта является создание - "Открытие кафе". Срок создания - не более 40 дней. Затраты на создание - не более 500 тыс. руб. Человеческие ресурсы - не более 8 человек.

Для реализации проекта необходимо назначить роли сотрудников.

Директор - руководитель проекта

·        Адмиралов Г.Ю.

Директор проекта определяет место и помещение для открытия поликлиники, получает лицензию от Министерства здравоохранения и осуществляет общее руководство проектом.

Заместитель директора проекта

·        Колокольчиков С.Г.

Руководитель проекта определяет последовательность выполнения этапов и задач в каждом из этапов и приблизительную длительность каждого этапа и задачи. На руководителя проекта возложена обязанность по подбору медицинского персонала в открываемой поликлинике.

Отдел снабжения

·        Иванова Ю.В.

·        Петров П.П.

·        Сидоров С.С.

Снабженцы проекта осуществляют покупку оборудования или аренду оборудования.

Финансово - аналитический отдел (ФАО)

·        Жемчужина Ю.А.

ФАО занимается составлением прейскуранта цен меню, а тек же заработной платой сотрудников.

PR - отдел

·        Орлов О.И.

·        Львов Л.Р.

·        Лебедев А.С.

PR - отдел разрабатывает логотип организации и занимается рекламной работой.

Для реализации проекта в Microsoft Project необходимо выполнить следующую последовательность действий:

.        Осуществить планирование.

2.      Определить список задач.

.        Рассчитываем смету и бюджет.

.        Оптимизировать проекта по времени, стоимости и трудозатратам.

.        Определить риски проекта.

.        Закрыть проект.

Создание этапов и задач

Для сложных проектов, состоящих из большого количества видов работ MS Project позволяет создать иерархическую структуру, объединив связанные между собой работы в группы. Это сделает проект более наглядным и позволит разделить его на отдельные этапы, благодаря чему управлять им будет гораздо легче. Каждую задачу проекта MS Project относит к категории простых, т.е. не содержащих в своем составе дочерних задач. При создании нового проекта первой включенной в него задаче назначается первый уровень иерархии. Все последующие задачи "наследуют" уровень, который имеет первая задача проекта. Операции по формированию или изменению иерархической структуры проекта могут выполняться в любой из таблиц MS Project, в которой имеется список задач, например представление Диаграмма Ганта. Возможность по управлению иерархией задач появляется после того, как в список будут внесены не менее двух задач. Иерархический уровень любой задачи может быть изменен только на одну ступень, например, задача 1-го уровня может непосредственно включать только задачи 2-го уровня, но не 3-го или 4-го.

Объединение выбранных видов работ в группу можно выполнить таким образом: выделив нужные работы установить указатель мыши на первом символе названия работы так, чтобы указатель принял форму тонкой горизонтальной линии со стрелками на концах. Нажать, удерживая левую кнопку мыши и не отпуская переместить вправо. При этом появившаяся вертикальная линия укажет положение отступа.

Для этого в создаваемом проекте выделяем, например, три этапа: Помещение; Материалы, оборудование, ресурсы; Лицензирование, Брендбук. Первый этап - Помещение - должен объединить два вида работ: Выбор место положения кафе; Выбор помещения. Второй этап - Приобретение оборудования; Набор персонала; Разработка цен. Последний этап - Лицензирование, Брендбук - объединяет четыре вида работ: Получение лицензии, Разработка логотипа, Разработка рекламы, Открытие кафе.

Рисунок 1. Диаграмма Ганта

Project выделил красным цветом критический путь проекта, т.е. те задачи, которые определяют его длительность. Также можно сказать, что задачи, лежащие на критическом пути не имеют резервов по началу и окончанию, т.е. любое изменение в начале, окончании, длительности работ лежащих на критическом пути отобразится на сроках всего проекта.

Формирование ресурсов

В MS Project различают два типа ресурсов: трудовые и материальные. Ресурсы первого типа считаются возобновляемыми, а ресурсы второго типа - не возобновляемыми, например, расходные материалы, энергоносители и т.д. По умолчанию все включаемые в проект ресурсы считаются возобновляемыми. Процесс назначения ресурсов задачам проекта, а также связанное с ним редактирование предварительного варианта календарного графика называют ресурсным планированием проекта, которое позволяет: оценить потребность в ресурсах конкретного типа:

·        Спланировать рациональное распределение потребности в ресурсах во времени;

·        Определить участки проекта, являющиеся критическими с точки зрения потребностей в ресурсах;

·        Оценить суммарную стоимость проекта;

·        Контролировать расходование ресурсов при реализации проекта.

При ресурсном планировании проекта возможны два основных подхода:

·        распределение между задачами имеющихся ресурсов с целью последующего выявления дефицитных и избыточных ресурсов;

назначение задачам требуемых ресурсов в необходимом количестве с целью определения общих потребностей в ресурсах различного типа.

Рисунок 3. График использования ресурсов

Рисунок 4. Лист ресурсов

После определения состава задач и их сроков необходимо назначить ресурсы для каждой задачи.

Для того чтобы назначить ресурс на задачу нужно или:

. Перейти на закладку "Проект", нажать на пиктограмму "Сведение о задаче", в окне "Сведение о задаче" выбрать нужный ресурс и нажать кнопку "Назначить" и указать при необходимости единицы назначения, Рисунок 5.

. Зайди в сведения задач, и на закладке "Ресурсы", в колонке "Название ресурсов" выбрать нужный ресурс и указать при необходимости единицы назначения.

. Вывести колонку "Названия ресурсов" и в выпадающем меню в ячейках задач поставить галочки у ресурсов, которые будут исполнять.

Рисунок 5. Назначение ресурса

Рисунок 6. Диаграмма Ганта с указанием ресурсов

В результате после указания ресурсов мы получим автоматически сформированный график работ. Следует отметить, что длительность работ зависит не только от директивных приказов сверху, а и от того, кто данную работу будет выполнять.

Появление в проекте перегруженного ресурса может быть вызвано следующим причинами:

·        назначение задаче ресурса в количестве, превышающем максимально допустимый объем назначений (Макс, единицы);

·        одновременное назначение ресурса на две или более задач, в результате чего суммарный объем назначений превышает максимально допустимый;

·        назначение ресурса на задачи, выполняемые в период недоступности ресурса (в его не рабочее время);

·        ошибками планирования (например, совмещением во времени задач, на которые назначен один и тот же ресурс).

График загруженности ресурса, отображаемый в окне Вид-График ресурсов, представляет собой столбчатую диаграмму, в которой на горизонтальной и на вертикальной осях указывается объем назначений ресурса. Уровень нагрузки ресурса, превышающий установленное для него максимальное значение, выделяется на диаграмме красным цветом. Чтобы вывести на экран график загруженности конкретного ресурса, необходимо:

·        открыть любое окно, содержащее список ресурсов проекта (например, Лист ресурсов, Использование задач или Использование ресурсов) и выбрать в нем интересующий ресурс.

·        На Панели представлений щелкнуть кнопку График ресурсов (или выбрать одноименную команду в меню Вид).

Рисунок 7. График ресурсов

Рисунок 8. График ресурсов с перегруженным ресурсом.

В Microsoft Project 2007 бороться с перегрузкой можно следующими способами:

. Выравниванием (автоматическим или ручным) загрузки ресурсов (закладка "Сервис", раздел "Выравнивание", пиктограмма "Параметры выравнивания" и "Выровнять все").

. Выравниванием по конкретному ресурсу (закладка "Сервис", раздел "Выравнивание", пиктограмма "Выровнять ресурс").

. Выравниванием выделенных задач (закладка "Сервис", раздел "Выравнивание", пиктограмма "Выровнять выделенное").

. Ручным передвижением задач в представлении "Планирование групп".

Рисунок 9. График ресурсов после выравнивания перегруженного ресурса

План с бюджетом

После назначения расценок на ресурсы мы автоматически получаем план с бюджетом.

Из этого документа видны следующие основные параметры проекта:

.        Длительность

2.      Трудоемкость

.        Бюджет

.        Сроки

.        Исполнители и ответственные лица

После того, как план проекта готов его необходимо утвердить и создать базовый план, для последующего занесения в него информации об исполнении и сравнения фактической информации с запланированной.

Для оценки длительности и последовательности действий по реализации проекта можно просмотреть сетевой график.

проект бюджетный план кафе

Рисунок 10. Сетевой график

Рисунок 11. Сетевой график проекта

Для оценки проекта могут использоваться отчеты по сформированному базовому плану, автоматически генерируемые Microsoft Project.

Рисунок 12. Список автоматически генерируемых отчетов

Рисунок 13. Отчет о базовых трудозатратах

Рисунок 14. Отчет о движении денежных средств

Рисунок 15. Отчет о доступности ресурсов по трудоемкости

Рисунок 16. Отчет о трудозатратах ресурсов

Заключение

В данной работе был разработан проект по "Открытию кафе".

В ходе проектирования были определены исполнители проекта и их роли, заданы временные рамки всего проекта, его этапов и задач в каждом из этапов, рассчитаны трудовые и финансовые затраты. Изучили технологию сетевого управления проектами на этапах структурного и календарного планирования. Освоили технологию ресурсного планирования.

Важно отметить, что разработан только формальный проект, его реализация, зависит от многочисленных факторов, оценка которых выходит за рамки курсового проектирования.

Необходимо понимать, что реализация проекта во многом зависит как от реальных жизненных ситуаций, так и от исполнительности и профессионализма людей.

Список литературы

1.      Пайрон Т. Использование Microsoft Project 2002. М.: Диалектика "Вильямс", 2003. - 1184 с.

2.      С. СтоверС. MicrosoftOfficeProject 2007. InsideOut. М.: "Эком", 2008 г. - 976 с.

3.      Сингаевская Г.И. Управление проектами в Microsoft Project 2007. М.: Диалектика, Вильямс, 2008 г. - 800 с.

4.      Шкрыль А. MS Project 2007. Современное управление проектами. СПб.: "БХВ-Петербург <http://www.ozon.ru/context/detail/id/1098685/>", 2007 г. - 256 с.

.        Богданов В.В. Управление проектами в Microsoft Project 2007: Учебный курс. - СПб.: Питер, 2008. - 604 с.

.        Куликов Г.Г., Никулина Н.О., Речкалов А.В. Управление проектами на основе системного моделирования: Учебное пособие. - Уфа: УГАТУ, 2009. - 171 с.

.        Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: Учебное пособие. - М.: Омега-Л, 2004. - 664 с.