єктом дослідження виступає Держфінінспекції в Донецькій області.
Предметом дослідження є теоретичні, методичні й практичні питання впровадження сучасних інформаційних технологій в установі, шляхи удосконалення системи діловодства для підвищення ефективності роботи.
1. Державна фінансова інспекція в Донецькій області в системі органів виконавчої влади України. Основні завдання та функції Держфінінспекції в Донецькій області
Основними завданнями Держфінінспекції в Донецькій області є реалізація державної політики у сфері державного фінансового контролю, а також внесення пропозицій щодо її формування.
Держфінінспекція України відповідно до покладених на неї завдань:
) здійснює державний фінансовий контроль за:
використанням і збереженням державних фінансових ресурсів, необоротних та інших активів, правильністю визначення потреби в бюджетних коштах та взяттям зобов'язань, ефективним використанням коштів і майна, станом і достовірністю бухгалтерського обліку і фінансової звітності у міністерствах та інших органах виконавчої влади, державних фондах, фондах загальнообов'язкового державного соціального страхування, бюджетних установах і суб'єктах господарювання державного сектору економіки, а також на підприємствах, в установах та організаціях, які отримують (отримували у періоді, який перевіряється) кошти з бюджетів усіх рівнів, державних фондів та фондів загальнообов'язкового державного соціального страхування або використовують (використовували у періоді, який перевіряється) державне чи комунальне майно (далі - підконтрольні установи), за дотриманням законодавства на всіх стадіях бюджетного процесу щодо державного і місцевих бюджетів;
дотриманням законодавства про державні закупівлі;
діяльністю суб'єктів господарської діяльності незалежно від форми власності, які не віднесені законодавством до підконтрольних установ, за рішенням суду, винесеним на підставі подання прокурора або слідчого для забезпечення розслідування кримінальної справи;
2) здійснює контроль за:
виконанням функцій з управління об'єктами державної власності;
цільовим використанням коштів державного і місцевих бюджетів;
цільовим використанням і своєчасним поверненням кредитів (позик), одержаних під державні (місцеві) гарантії;
складанням бюджетної звітності, паспортів бюджетних програм та звітів про їх виконання (у разі застосування програмно-цільового методу у бюджетному процесі), кошторисів та інших документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету;
- станом внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту у розпорядників бюджетних коштів;
- усуненням виявлених недоліків і порушень;
) забезпечує участь представників Держфінінспекції в Донецькій області в ревізійних комісіях господарських організацій, у яких корпоративні права держави перевищують 50 відсотків статутного капіталу;
) вживає в установленому порядку заходів до усунення виявлених під час здійснення державного фінансового контролю порушень законодавства та притягнення до відповідальності винних осіб, а саме:
вимагає від керівників та інших службових осіб підконтрольних установ усунення виявлених порушень законодавства;
звертається до суду в інтересах держави, якщо підконтрольною установою не забезпечено виконання вимог до усунення виявлених під час здійснення державного фінансового контролю порушень законодавства з питань збереження і використання активів;
проводить аналіз стану додержання фінансової дисципліни та про його результати повідомляє органи виконавчої влади, інші державні органи та органи місцевого самоврядування;
готує і подає до відповідних державних органів пропозиції щодо усунення та запобігання причинам і умовам, які призвели до допущення недоліків і порушень;
здійснює контроль за виконанням вимог і пропозицій, поданих Держфінінспекцією та її територіальними органами міністерствам, іншим центральним органам виконавчої влади та органам місцевого самоврядування за результатами державного фінансового контролю, та інформує про це Кабінет Міністрів України і Мінфін України;
застосовує заходи впливу за порушення бюджетного законодавства, накладає стягнення, санкції до осіб, винних у порушенні законодавства;
передає правоохоронним органам матеріали ревізій у разі встановлення порушень законодавства, що передбачають кримінальну відповідальність або містять ознаки корупційних діянь; інформує правоохоронні органи про факти інших виявлених порушень законодавства;
) подає щомісяця Держфінінспекції України звіти про узагальнені результати контролю за дотриманням бюджетного законодавства;
) забезпечує погодження призначення на посади та звільнення з посад керівників контрольно-ревізійних підрозділів у структурі міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, їх територіальних органів;
) отримує та аналізує звітність про роботу контрольно-ревізійних підрозділів у структурі міністерств, інших центральних органів виконавчої влади;
) розглядає листи, заяви і скарги громадян про факти порушення законодавства з фінансових питань, вживає згідно із законодавством відповідних заходів для їх усунення;
) узагальнює практику застосування законодавства з питань, що належать до компетенції Держфінінспекції, розробляє пропозиції щодо вдосконалення законодавчих актів, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правових актів міністерств та в установленому порядку подає їх Міністру;
) здійснює інші повноваження, визначені законами України та покладені на неї Президентом України.
2. Повноваження Держфінінспекції в Донецькій області
Держфінінспекція в Донецькій області для виконання покладених на неї завдань має право в установленому порядку:
) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань учених і фахівців, у тому числі на договірній основі, працівників центральних та місцевих органів виконавчої влади, державних фондів, підприємств, установ та організацій, зокрема для проведення контрольних замірів будівельних, монтажних, ремонтних та інших робіт, контрольних запусків у виробництво сировини і матеріалів, контрольних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, інших перевірок;
) одержувати від державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших юридичних осіб та їх посадових осіб, фізичних осіб - підприємців інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на Держфінінспекцію та її територіальні органи завдань;
) скликати наради, створювати комісії та робочі групи;
) здійснювати державний фінансовий контроль шляхом проведення:
інспектування у формі планових та позапланових ревізій певного комплексу чи окремих питань фінансово-господарської діяльності підприємств, установ та організацій, визначених у підпункті 1 пункту 4 цього Положення;
- державного фінансового аудиту;
перевірки державних закупівель;
6) перевіряти в ході державного фінансового контролю грошові та бухгалтерські документи, звіти, кошториси та інші документи, що підтверджують надходження і витрачання коштів та матеріальних цінностей, документи щодо проведення процедур закупівель, проводити перевірку фактичної наявності цінностей (коштів, цінних паперів, сировини, матеріалів, готової продукції, устаткування тощо);
) безперешкодного доступу в ході державного фінансового контролю на склади, у сховища, виробничі та інші приміщення, що належать підприємствам, установам та організаціям, що контролюються;
) вимагати від керівників підконтрольних установ проведення інвентаризації основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, коштів і розрахунків, у разі відмови в її проведенні звертатися до суду щодо спонукання до проведення інвентаризації, а до ухвалення відповідного рішення судом опечатувати в установленому порядку каси, касові приміщення, склади та архіви;
) одержувати від службових і матеріально відповідальних осіб об'єктів, що контролюються, письмові пояснення з питань, які виникають у ході здійснення державного фінансового контролю;
) вилучати під час проведення ревізії у підприємств, установ та організацій копії фінансово-господарських та бухгалтерських документів, які свідчать про порушення, а на підставі рішення суду вилучати до закінчення ревізії оригінали зазначених документів;
) одержувати від Національного банку України і його установ, інших банків та кредитних установ необхідні відомості, копії документів, довідки про банківські операції та залишки коштів на рахунках об'єктів, що контролюються, а від інших підприємств та організацій, у тому числі недержавної форми власності, що мали правові відносини із зазначеними об'єктами, - довідки і копії документів про операції і розрахунки з підприємствами, установами та організаціями;
) звертатися в установленому порядку за наявності відповідних міжнародних договорів до контролюючих чи правоохоронних органів інших держав за додатковою інформацією про порушення фінансової дисципліни на підприємствах, в установах та організаціях;
) проводити на підприємствах, в установах та організаціях зустрічні звірки з метою документального та фактичного підтвердження виду, обсягу і якості операцій та розрахунків для з'ясування їх реальності та повноти відображення в обліку підприємства, установи та організації, що контролюється;
) ініціювати проведення перевірок робочими групами центральних органів виконавчої влади;
) пред'являти керівникам та іншим особам підприємств, установ та організацій, що контролюються, обов'язкові до виконання вимоги щодо усунення виявлених порушень законодавства;
) призупиняти в межах своїх повноважень бюджетні асигнування, зупиняти операції з бюджетними коштами в установленому законодавством порядку, а також застосовувати та ініціювати застосування відповідно до закону інших заходів впливу у разі виявлення порушень законодавства;
) вилучати в судовому порядку до бюджету виявлені під час проведення ревізій приховані, занижені валютні та інші платежі, порушувати перед відповідними державними органами питання про припинення бюджетного фінансування і кредитування у разі, коли отримані підприємствами, установами та організаціями кошти і позички використовуються з порушенням законодавства;
) порушувати перед відповідними державними органами питання про визнання недійсними договорів, укладених із порушенням законодавства, у судовому порядку стягувати у дохід держави кошти, отримані підконтрольними установами за незаконними договорами, без установлених законом підстав та з порушенням законодавства;
) накладати у випадках, передбачених законодавчими актами, адміністративні стягнення;
) порушувати перед керівниками відповідних органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій питання про притягнення до відповідальності осіб, винних у допущених порушеннях;
) при виявленні збитків, завданих державі чи об'єкту контролю, визначати їх розмір згідно з методикою, затвердженою Кабінетом Міністрів України.
Територіальні органи Держфінінспекції України мають зазначені вище права, крім прав, вказаних у пунктах 12 та 14.
. Функції та повноваження діловодної служби Держфінінспекції в Донецькій області
Основним завданням діловодної служби є встановлення в Держфінінспекції в Донецькій області єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах. Діловодна служба відповідно до покладених на неї завдань:
розробляє номенклатуру справ;
-реєструє та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку для передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву;
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Держфінінспекції в Донецькій області вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;
вживає заходів до зменшення обсягу службового листування;
регулярно перевіряє стан діловодства у структурних підрозділах;
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Держфінінспекції в Донецькій області;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Держфінінспекції в Донецькій області;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
аналізує інформацію про документообіг, необхідну для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду Держфінінспекції в Донецькій області та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Держфінінспекції в Донецькій області з питань діловодства;
Діловодна служба Держфінінспекції в Донецькій області, за дорученням керівництва та на виконання планів роботи, має право:
·повертати виконавцям документи, передані для реєстрації (відправлення) з порушенням вимог законодавства, Інструкції.
·перевіряти у підрозділах Держфінінспекції правильність ведення діловодства.
·вимагати від усіх працівників Держфінінспекції неухильного виконання вимог Інструкції з діловодства.
·давати вказівки підвідомчим підрозділам Держфінінспекції з питань, віднесених до компетенції діловодної служби, і контролювати їх виконання.
·вести переписку з організаціями, які належать до сфери діяльності діловодної служби.
. Впровадження системи електронного документообігу: проблеми та рішення
При впровадженні будь-якої нової системи організація зустрічається з рядом проблем та труднощів. При цьому проблеми можуть бути як обєктивні (плинність кадрів, недолік коштів) так і субєктивні (небажання керівництва чи співробітників вивчати та впроваджувати нові технології).
Серед обєктивних факторів, одним зі складних для подолання є фактор постійних структурних змін в організації. На даний час це типовий фактор майже для усіх органів влади України. Низька заробітна платня, відсутність соціальних гарантій, незрозуміла політика керівництва в різних сферах суспільно-економічного життя - все це призводе до великої плинності кадрів в державній службі, а в деяких випадках до так званого безробіття робочих місць. В цьому випадку в установі бракує кваліфікованих спеціалістів з тієї чи іншої сфери. Наслідком цього фактору є слабка формалізація бізнес-процесів. Цікаво, що вже впроваджена система електронного документообігу здатна суттєво спростити реалізацію цих структурних змін. Наявність СЕД дозволяє уникнути складностей, що виникають при передачі масивів інформації на папері з одного підрозділу в інший, наприклад у знову створений. Будь-які структурні та кадрові перестановки призводять до втрати знань і інформації. Впровадження СЕД у такому середовищі нагадує спробу на ходу надягти вузду на коня.
Однак це не означає, що впровадження системи електронного документообігу в таких випадках неможливо взагалі. Просто необхідно впроваджувати тільки ті компоненти СЕД, які адекватні даному стану організації. Наприклад, навіть при наявності досить неформалізованої структури організації можна побудувати цілком ефективний електронний архів, який дозволить упорядкувати зберігання документів, версій документів, доступ до них різних співробітників і створити додаткові можливості, як то: дистанційний доступ до документів, економію дискового простору за рахунок міграції застарілих документів на більш дешеві носії і т.д. Пізніше можна починати формалізацію документообігу в тих підрозділах, які є максимально стійкими до структурних та кадрових змін. При зазначеному підході дуже важливо знайти компанію-партнера по впровадженню системи, яка орієнтована на довгострокову роботу, а не на миттєвий контракт із максимальною сумою. Крім того, обрана система повинна бути модульною, що допускає нарощування функціонала в процесі експлуатації.
Крім того до обєктивного фактору можна віднести ситуацію, коли в організації відсутній або дуже слабко розвинений документообіг як такий, навіть паперовий. І хоча ця ситуація більш притаманна невеликим приватним підприємствам, навіть сьогодні у деяких державних установах більша частина документів не підлягає реєстрації і не зберігається (службові записки, проміжні документи, протоколи і т. ін.) Але і в такій ситуації є свої переваги. У першу чергу ця відсутність необхідності кого-небудь переучувати. Крім того, є об'єктивні передумови до того, щоб переконати керівництво впроваджувати систему документообігу. Зрозуміло, що, якщо ви надасте вибір: впроваджувати архаїчну паперову систему або сучасну електронну, цілком імовірно, що буде обрано друге. Серйозна проблема полягає в тому, що якщо велика організація не має взагалі ніякого формалізованого документообігу, то в ній постійно виникає безліч проблем, і керівництво не завжди розуміє, що їх джерелом є саме відсутність формалізованої схеми ведення справ. У результаті на керівників постійно валиться купа проблем і їм не до "якихось там систем документообігу". Ситуація ця дуже важка, але, як показує досвід, не завжди безнадійна.
Розв'язок цієї проблеми досить простий. Необхідно запустити пілотний проект. Для цього потрібно проаналізувати діяльність організації й виявити проблемні ділянки, які найбільш страждають від відсутності формалізації у веденні справ. Потім, коли пілотний проект успішно впроваджено і є підтримку керівників підрозділів, проблеми яких вирішені, можна наполягати на проведенні наради по цьому питанню. Коли відомо, що робити, є явно вдоволені роботою із системою керівники підрозділів і складений розумний кошторис витрат на реалізацію системи в цілому по організації, навіть дуже зайняте керівництво знайде час для ухвалення рішення. Керівникам завжди приємно брати участь у нарадах, які проходять під прапором доповіді про успіхи, і легко підтримувати починання, які, як їм здається, мають досить прихильників, а значить, будуть реалізовані без істотних зусиль із боку керівника.
З іншого боку, на етапі впровадження СЕД стоять субєктивні фактори і найважливіший з них - фактор керівництва. Відсутність волі керівників організації може привести до різних негативних наслідків. Звичайно при цьому система виявляється впровадженою тільки в деяких підрозділах, або тільки на деяких рівнях, або тільки для деякого класу бізнес-процесів. У найгіршому разі вона не буде впроваджена зовсім.
Однією із прихованих причин різного відношення до впровадження СЕД керівника організації й керівників різних рівнів в ієрархії є страх прозорості власної діяльності як для керівництва, так і для підлеглих, яка виникає після впровадження системи електронного документообігу.
Є ще так званий фактор керівника "радянського типу" - небажання безпосередньо працювати з комп'ютером, переглядати й редагувати документи. Керівники такого типу воліють мати справи з живими людьми, постійно викликаючи їх до себе "на килим", а не з документами, у зміст яких необхідно вникати. Але, на щастя, таких керівників стає усе менше.
Розв'язок даної проблеми єдиний - переконувати керівників. Питання в тому - як. Але це вже виходить за тему даної роботи. Тут кожен ініціатор впровадження СЕД повинен самостійно скласти аргументи, здатні переконати керівника й зробити його прихильником впровадження системи документообігу.
До іншого людського фактору можна віднести консерватизм співробітників. Системи електронного документообігу мають важливу особливість: система або повинна бути впроваджена на всіх робочих місцях, пов'язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, або ефективність від її використання буде мінімальною. Така постановка питання відразу виявляє одну з основних проблем впровадження: у будь-якій організації знайдуться люди, що прагнуть уникнути чогось нового. Консерватизм персоналу зазвичай обумовлений небажанням навчатися й перенавчатися, а також низькою освіченістю. Ця проблема може завести в тупик увесь процес впровадження. Особливо це стосується органів влади, у яких сама кадрова політика дуже консервативна й ніхто, навіть керівник, не вільний у переміщенні або відновленні кадрів.
Як вирішити цю проблему? Робота з людьми - це завжди політика на рівні всієї організації й психологія на рівні конкретних людей. У багатьох випадках потрібен індивідуальний підхід до кожної людині, врахування його особливостей - як вікових, так і професійних і особистих. Треба розуміти, що люди роками звикали до одного способу роботи, а в період впровадження СЕД пропонується різко перемкнутися на інший, зовсім їм незвичний, причому не знижуючи навантаження. Але можна полегшити співробітникам цей процес. електронний документообіг держфінінспекція
По-перше, перехід можна зробити поступовим. Наприклад, спочатку впровадити тільки електронну пошту. Модель роботи електронної пошти досить зрозуміла, люди легко до неї звикають. Потім можна побудувати нескладну інформаційну систему й поступово привчати співробітників організації шукати необхідні їм довідкові матеріали (номера внутрішніх телефонів, дати й повістки нарад, протоколи, накази, розпорядження, внутрішні нормативні документи й т.п.) на внутрішньому сервері. Завдяки цьому люди потроху звикнуть читати документи з екрана, працювати з електронними документами, роздруковувати тільки те, що потрібно. Такий підхід у будь-якому разі скоротить тиражування паперових документів, полегшить їхнє відновлення. Дуже бажано щоб засоби електронної пошти й доступу до інформації в майбутньому стали частинами системи електронного документообігу. У цьому аспекті певна перевага надається системам на платформі Lotus Notes, у якій зазначені компоненти містяться в базовій поставці. Якщо ж, наприклад, спочатку система електронної пошти буде побудована на основі Outlook Express і SMTP/POP3-сервера, а потім буде впроваджено систему електронного документообігу, у якій є інтегрований клієнт, що працює по протоколу MAPI, то доведеться привчати людей до іншого клієнтського ПЗ з його особливостями, переносити всі існуючі поштові скриньки з однієї системи в іншу і т.д. Звичайно цей перехід може коштувати установі не тільки часу, а і великих коштів на перенавчання користувачів і переналаштування системи.
По-друге, на етапі підготовчої роботи треба спробувати знайти прихильників-ентузіастів, які будуть допомагати "відстаючим" освоювати нову безпаперову технологію роботи. Це повинні бути дружелюбні люди, мотивовані не прагненням показати свою перевагу над оточенням, а, навпаки, бажанням допомогти іншим легше освоїти те, що самі вони вже знають. Відповідно до цього принципу повинні бути організовані курси навчання. Дуже корисно, щоб курси були практично добровільними. Співробітники, які прийшли на курси по своїй волі, при правильному підході до їхньої організації, будуть досить захоплені, щоб сприйняти весь матеріал і стати прихильниками СЕД. Пізніше, при масовому впровадженні, навчання повинне стати обов'язковим, однак на той час у людей вже виникне інтерес і з'явиться певна інформація, яку вони одержали від тих, хто першим пройшов навчання.
Висновки
В даній роботі представлена спроба вирішення питання щодо вдосконалення діловодства та підвищення ефективності діяльності Держфінінспекції в Донецькій області за рахунок впровадження новітніх інформаційних технологій
Використання систем електронного документообігу в апараті інспекції має наступні переваги:
·підвищення продуктивності праці персоналу;
·зниження вартості документа за рахунок зменшення витрат на персонал, устаткування та інше;
·забезпечення інформаційної безпеки досягається розмежуванням прав і захистом від несанкціонованого доступу, а також захистом від збоїв і можливістю відновлення даних;
·можливість колективної роботи над документами всіма користувачами, що мають до них доступ;
·значне прискорення пошуку й вибірки документів;
·можливість одержання необхідного документа в будь-який час, навіть поза офісом;
·поліпшення контролю виконання документів.
Література
. Закон України від 26.01.1993р. №2939-ХІІ "Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні" // http://zakon.rada.gov.ua
2. Конституція України від 28.06.1996 р. №254к/96-ВР //http://zakon.rada.gov.ua
3. Указ Президента України від 28.11.2000 р. №1265/2000 "Про Положення про Головне контрольне-ревізійне управління України" //http://zakon.rada.gov.ua
4. Бюджетний кодекс України від 21.06.2001р. №2542-ІІІ //http://zakon.rada.gov.ua
. Постанова КМУ від 30.11.2011 № 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів АР Крим, місцевих органах виконавчої влади"//http://zakon4.rada.gov.ua
. Діловодство в органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування.//К.е.н.,доцент,М.О. Снітчук //http://www.kds.org.ua