Состояние и перспективы развития внутренних и внешних коммуникаций таможни
ВВЕДЕНИЕ
Эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения
поставленных целей организации и успешного выполнения основных функций
управления.
Организационные коммуникации - это процесс, с помощью
которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи
сведений большому количеству сотрудников внутри организации и отдельным
институтам, и индивидуумам за её пределами.
Они служат необходимым инструментом в координации
деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяющим получать и
представлять информацию, необходимую для принятия решения.
Невозможно недооценить важность коммуникаций в управлении, особенно в
таможенном ведомстве. Ведь от того насколько слаженно и скоординировано будут
функционировать различные подразделения и отдельные сотрудники ФТС, зависит
экономическая безопасность России.
Цель данной курсовой работы - определить состояние организационных
коммуникаций таможенных органов, выявить их особенности, а также определить
основные направления совершенствования внутренних и внешних коммуникаций
таможни.
Актуальность данной курсовой работы заключается в том, что на современном
этапе стремительного развития таможенных органов, необходимо разрабатывать и
внедрять новые коммуникационные модели, ведь от этого в дальнейшем, во многом,
будет зависеть эффективность деятельности таможенных органов, их взаимодействие
с другими ведомствами, с участниками ВЭД и представителями общественности.
Новизна работы заключается в том, что был проведен анализ современных материалов
и источников, с целью выявления текущего состояния организационного
взаимодействия в таможни. Кроме того, представлены возможные предложения по
совершенствованию внутренних и внешних коммуникаций таможенных органов,
характерные для настоящего периода времени.
В настоящее время вопрос совершенствования организационных коммуникаций в
таможне активно изучается специалистами в области менеджмента и управления.
Результаты исследований на эту тему представлены в работах В.В. Макрусева, В.Ю.
Диановой, О.В. Маркиной, А.П. Бойко, И. Грязева и др. Объект исследования -
организационные коммуникации таможенной службы Российской Федерации. Предмет
исследования - особенности внутренних и внешних коммуникаций таможни.
Задачи, обусловленные целью курсовой работы, следующие:
изучить теоретические основы организационных коммуникаций;
определить виды внешних коммуникаций таможни;
выявить особенности информационно-технического обеспечения
коммуникационного процесса таможни;
определить проблемы организационного взаимодействия в таможне;
разработать основные направления совершенствования внутренних и внешних
коммуникаций таможни.
Основные методы исследования, применяемые в данной работе: литературный
обзор и анализ источников информации, сбор и анализ статистических данных.
Курсовая работа состоит из введения, трёх глав и заключения.
В первой главе раскрываются такие понятия как, виды организационных
коммуникаций и их значение, коммуникационный процесс, его особенности и
элементы.
Во второй главе проведен анализ данных о внутренних и внешних
коммуникациях таможни. Выявлены основные виды коммуникаций, а также
информационно-технические средства, посредством которых осуществляется
взаимодействие таможенных органов, как внутри таможенной системы, так и за её
пределами. Так же представлены результаты внедрения современных методов
коммуникаций.
В третьей главе представлены возможные предложения по совершенствованию
внутренних и внешних коммуникаций таможни. Были использованы методы обобщения,
оценки и интерпретации.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ
ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ
1.1 Виды организационных коммуникаций
Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между
людьми. Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого
руководители развивают систему предоставления информации большому количеству
людей внутри организации и отдельным индивидуумам, а так же институтам за ее
пределами. Этот процесс является связующим и позволяет людям координировать
свои усилия, действовать согласованно, достигая целей организации. Чем лучше он
отлажен, тем организация более устойчива, производительна и конкурентоспособна
[4].
Принято различать четыре основные функции организационных коммуникаций:
. Контроль - с помощью коммуникаций осуществляется контроль
поведения членов группы. В организациях существуют иерархия и формальная
соподчиненность, придерживаться которой обязаны все сотрудники. Когда
работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией
компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции.
. Мотивация - организационные коммуникации усиливают мотивацию,
доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить
работу и т.д., ведь успех организации в определенной мере зависит от того,
насколько эффективно действуют участники производственного процесса.
. Эмоциональное выражение - для большинства людей их работа
является первичным источником социального взаимодействия. Коммуникативность,
которая осуществляется в группе, служит механизмом, с помощью которого члены
группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникации
способствуют эмоциональному выражению работников и позволяют реализовывать
социальные потребности.
. Функция передачи информации - эта функция связана с ролью
коммуникативности в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять
данные, которые необходимы отдельным людям и группам для принятия решений,
посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных
решений. В настоящее время, по мнению некоторых исследователей перед
руководителями стоят серьезные проблемы формирования информационного
пространства, связанные, в частности, с увеличением количества информации,
необходимой для принятия управленческих решений.
На рис. 1.1. представлены различные виды коммуникаций.
Рис. 1.1 Виды организационных коммуникаций
Ниже приведено подробное описание каждого вида организационных
коммуникаций.
Внешние коммуникации - это обмен информацией между организацией и ее
внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во
взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды
(органы государственного регулирования, гражданское общество и т. д.) оказывают
наибольшее влияние на работу организации и ее результаты, зависят характер и
способы ее коммуникаций. У организаций имеются разнообразные средства обмена
информацией с основными элементами своего внешнего окружения.
Под внутренними коммуникациями понимаются информационные обмены,
осуществляемые между различными уровнями управления и функциональными
подразделениями.
Внутри организации обмен информацией происходят между уровнями
руководства (вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные
коммуникации) [5].
С помощью вертикальных коммуникаций информация передается от высших
уровней руководства к исполнителям, или по нисходящей. Таким образом работникам
организации сообщают о новых стратегических и тактических целях, изменении
приоритетов, конкретных заданиях на определенный период, изменении правил,
инструкций, стандартов деятельности и т. п. Параллельно этим информационным
потокам в любой организации осуществляется передача информации и в
противоположном направлении - с низших уровней иерархии к высшим, или по
восходящей. С ее помощью руководство узнает о реальном положении дел в
организации, о результатах принятых решений, о возникающих трудностях,
проблемах и предложениях по их разрешению.
Горизонтальные коммуникации возникают по причине того, что организации
обычно состоят из нескольких подразделений и они нуждаются в согласованном
выполнении своих задач, а это в свою очередь вызывает у них необходимость
обмениваться информацией между собой. Горизонтальные информационные обмены
связывают равнозначные элементы организации, формируя между ними отношения
кооперации и координации.
Результативность коммуникаций по горизонтальным и вертикальным
направлениям различна. Эффективность сообщений, направленных по горизонтальным
каналам, значительно выше - она достигает 90%. Информация же, направленная по вертикальным
каналам, в значительно большей мере теряется и искажается: только 20-25%
информации, исходящей от руководства предприятия, доходит до рабочих и
правильно понимается ими. Еще менее эффективны сообщения, идущие снизу вверх.
Различие в эффективности потоков сообщений, идущих по вертикали и горизонтали,
объясняется рядом причин. У людей, работающих на одном и том же уровне
управления, в большей мере совпадают взгляды, психологически они расположены
говорить более свободно и открыто с равными себе, чем с работающими на уровень
выше. Горизонтальные потоки чаще бывают неформальными, чем формальными. Кроме
того, содержание горизонтальных сообщений носит в основном координационный
характер, в то время как вертикальных - приказной.
Формальные коммуникации - это коммуникации, которые связывают отдельные
элементы организационной структуры, вытекают из целей, стоящих перед
организацией, и устанавливаются при помощи правил, закрепленных в должностных
инструкциях и внутренних нормативных документах, которые регламентируют
взаимодействие работников или подразделений. Они планомерно создаются
руководством для эффективной реализации целей организации.
Неформальные коммуникации не связаны с иерархией организации, они
связывают людей, которые объединены в рамках одной группы. Возникают данные
коммуникации в любой организации. Они могут служить важным источником
информации для руководителя. Поскольку для них характерно более быстрое
распространение информации, чем в формальных коммуникациях, они нередко могут
быть источником информации, важной с точки зрения быстрого принятия решений.
В то же время неформальным коммуникациям нельзя безоговорочно доверять,
любая информация, распространяемая таким образом, нередко не обладает
необходимыми качествами: она может быть недостоверной, субъективной, оценочной
и неполной [6].
Обычно слухи возникают в ситуации, когда не хватает достоверной,
документально или иначе подтвержденной информации. По этой причине любую
информацию, распространяемую таким образом, следует тщательно проверять. Однако
не стоит при этом забывать, что такая информация может быть важным сигналом.
Межличностные коммуникации - это общение, протекающие между людьми. Их
важнейшая специфическая черта - эмоциональная основа. Межличностные отношения
можно рассматривать как фактор психологического климата группы. Они возникают и
складываются на основе определенных чувств, возникающих у людей по отношению
друг к другу.
Организационные коммуникации предполагают обмен информацией внутри
организации между ее функциональными подразделениями и уровнями управления.
Участники таких коммуникаций образуют коммуникационную сеть, соединяющую
подразделения организации с помощью коммуникационных потоков. Главная задача
менеджера при создании и управлении организационными коммуникациями -
формирование и совершенствование информационных потоков, а не передача
конкретного сообщения.
Групповые коммуникации могут возникать как в малых так и больших группах
людей. В малой группе каждый отдельный сотрудник имеет равный шанс участвовать
в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими [10].
Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10-12 чел. Малые
группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию.
Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако
каналы обратной связи и возможности для нее те же. Часто в организациях малые
группы называются "командами". Популярность команд в организациях не
означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо
работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.
Общественная коммуникация. В общественной коммуникации выступающий
(источник информации) передает послание аудитории (получателям информации).
Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все ее
члены могли эффективно участвовать в ее работе. Каналы те же, что и при
межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако
возможно использование технических средств, в частности средств визуального
воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т. д.). Возможности
обратной связи тем не менее ограничены. Большинство образований, в которых
действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому
аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или
иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная
связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях,
церемониях, пресс-конференциях.
Единоличная коммуникация. Не вся связь в организации основывается на
получаемых заданиях. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен
информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в
общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей
организации, она тем не менее важна.
информационный
коммуникационный процесс таможня
1.2 Сущность и элементы коммуникационного
процесса
Коммуникационный процесс - это обмен информацией между отдельными людьми
или группой лиц.
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания
передаваемой информации (предмета обмена; сообщения) [7].
Коммуникационный процесс включает в себя четыре основных элемента,
которые представлены на рис. 1.2.
Рис. 1.2 Коммуникационный процесс
Как видно из представленного выше рисунка, процесс коммуникации состоит
из нескольких взаимосвязанных этапов. При обмене информацией задачей
отправителя и получателя является составление сообщения и использование канала
для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную
идею. На каждом этапе велика вероятность искажения информации. Необходимо
стараться, чтобы сообщение прошло все этапы с минимальным искажением, не теряя
свой первоначальный смысл.
Этапы процесса коммуникаций:
. Зарождение идеи.
. Кодировка и выбор канала.
. Передача.
. Декодирование.
В большинстве случаев, весь процесс коммуникаций часто завершается за
несколько секунд, что усложняет выделение его этапов, однако в данной работе необходимо
проанализировать эти этапы, чтобы определить, возможности возникновения проблем
при их реализации [20].
Зарождение идеи. Ключевая роль в процессе коммуникации у отправителя. Он
решает, какую значимую идею или сообщение стоит сделать предметом обмена.
На первом этапе идея еще не трансформирована в слова или другие символы,
то есть не готова для обмена информацией. Отправитель решил только, какую
именно идею он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить
обмен эффективно, он должен принять во внимание множество факторов. Например,
руководитель, который желает обменяться информацией об оценке результатов
работы, должен четко понимать, что идея заключается в том, чтобы сообщить
подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как
можно улучшить результаты их работы.
Кодировка и выбор канала. На данном этапе идея превращается в обращение,
которое готово к передаче. Прежде чем закодировать обращение, необходимо
выбрать систему кодирования. Не стоит забывать о том, что она должна быть
известна получателю. Кодовыми знаками могут служить системы письма,
видеосистемы, речевые системы (в основе с устной речью), знаки телодвижений,
язык жестов, звуковые системы и прочие. Результат кодирования - сообщение,
которое является идеей, принадлежащей отправителю. Сообщение должно
восприниматься получателем адекватно заложенному в него смыслу.
Для передачи сообщения желательно использовать несколько каналов,
определив очередность и последовательность их использования. Известно, что
одновременное использование средств обмена устной и письменной информацией
обычно эффективнее, чем, только обмен письменной информацией.
Передача. Передача информации получателю - это физическое доведение
информации до получателя.
Декодирование. Понимание зависит от того, как осуществляется
декодирование информационного сообщения. Декодирование - это перевод символов
отправителя в мысли получателя. Чем точнее символы выбраны, тем более верно они
будут декодированы. Каждый руководитель должен подбирать такие выражения своих
мыслей, которые соответствуют уровню восприятия подчиненного. Если символы,
избранные отправителем, имеют аналогичное значение для получателя, последний
будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его
идея. Если реакция на идею не требуется, процесс обмена информации на этом
должен завершиться.
С точки зрения руководителя, обмен информацией стоит считать эффективным,
если получатель продемонстрировал понимание идеи, предприняв действия, который
ожидал от него отправитель.
Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель
меняются коммуникативными ролями. Получатель занимает позицию отправителем и
осуществляет все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отзыва
начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Специалист по
обмену информацией в бизнесе, профессор Филипп Льюис пишет: «Обратная связь -
это опорная реакция на то, что услышано, прочитанное или увидено; информация (в
вербальном или невербальном оформлении) отсылает назад отправителю, удостоверяя
меру понимания, доверия к сообщению, усвоению и согласию с сообщением. Обратная
связь необходима, чтобы понять, в какой мере сообщение было воспринято и
понятно...».
Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности
обмена управленческой информацией. Двусторонний обмен информацией (при наличии
возможностей для обратной связи) в сравнении с односторонним (обратная связь
отсутствующий), хоть и протекает медленнее, однако эффективнее снимает напряжение,
более точный и повышает уверенность в правильности и однозначности
интерпретации сообщений.
Организационные коммуникации - это процесс передачи
информации от одного лица к другому [8]. Быстрое получение всех видов
информации является одной из предпосылок ускорения развития организации.
Особенностями информации как ресурса являются ее неисчерпаемость, возможность
параллельного использования, легкость передачи.
Организационные коммуникации сегодня являются
важнейшим ресурсом социально-экономического, технического, технологического
развития любой организации, они является своеобразным катализатором
научно-технического прогресса.
Ценность информации повышается, когда она является
достоверной, предоставлена в нужное время и в полном объеме. И этому немало
способствует совершенствование каналов обмена информацией. Применение различных
информационных технологий позволяет систематически накапливать знания и
структурировать их так, чтобы сотрудники получали нужные данные в нужный
момент, не отвлекаясь при этом на несвоевременную информацию или устаревшие
данные. Налаженный коммуникационный процесс крайне важен для организаций,
особенно для функционирования государственных ведомств, ответственных за
безопасность и благополучие России.
ГЛАВА 2. Особенности организационных коммуникаций таможни
2.1 Виды и внешние коммуникации таможни
Коммуникации являются неотъемлемым процессом, протекающим в организации.
По направленности они делятся на внутренние и внешние.
Таможенное ведомство активно взаимодействует как внутри ФТС России, с
различными таможенными органами и подразделениями, так и с внешним окружением.
Общая картина коммуникаций таможенной системы, представлена на рис. 2.1.
Рис. 2.1 Общая картина коммуникаций таможенной системы
Из данных представленных на рисунке, видна структура таможенных органов,
а также связи между её элементами. Рассмотрим более подробно внешние
коммуникации ФТС России.
Внешние коммуникации ФТС России направлены на взаимодействие как с
органами государственной власти (правительство, органы судебной власти и др.),
так и с участниками внешнеэкономической деятельности, таможенными
представителями, перевозчиками, которые непосредственно заинтересованы в
ускорении таможенного контроля.
Формирование позитивного имиджа таможенных органов должно осуществляться
посредством информационной деятельности через средства массовой информации и
путем активного взаимодействия с государственными и общественными
объединениями.
Персональной работой с гражданами занимаются должностные лица Приемной
ФТС России, которые имеют дело с письменными и устными обращениями граждан,
разъяснениями их прав и обязанностей в сфере таможенного законодательства.
В 3 квартал 2014 года по результатам исполнения
письменных обращений принято 26 положительных решений, отказано на основании
действующего таможенного законодательства в 41 случаях, даны разъяснения 1285
заявителям, 398 обращения направлены в региональные таможенные управления и
сторонние организации по принадлежности, получено 12 обращений, не требующих
ответа.
Проанализировав данные о поступивших обращениях, можно
определить основной круг вопросов, по которым обращались граждане:
- разъяснение таможенных правил;
правомерность начисления таможенных платежей на товары;
таможенное оформление и розыск международных почтовых отправлений;
выдача справок о заработной плате, подтверждение стажа работы,
трудоустройство в таможенные органы;
жалобы на действие и бездействие должностных лиц таможенных органов [17].
Таможенные органы предоставляют информацию необходимую при осуществлении
внешнеэкономической деятельности, а именно: данные о таможенных органах и их
структурных подразделениях, реестры таможенных складов, сведения о таможенных
перевозчиках и представителях, а так же сведения о правилах перемещения товаров
для личных целей, особенности ввоза и вывоза культурных ценностей, валюты и др.
В 2006 году было создано Управление по связям с общественностью ФТС
России, в обязанности которого входит освещение на официальном сайте ФТС России
текущей информации по всем направлениям деятельности таможенного ведомства, а
также осуществление мониторинга публикаций о деятельности таможенных органов.
Кроме этого, Управление по связям с общественностью подготавливает редакции
российских и зарубежных печатных изданий, а так же видеоматериалы, разъясняющие
таможенное законодательство и информирующие о деятельности таможенных органов
РФ, организует и проводит пресс-конференции, консультирует представителей СМИ
по вопросам, относящимся к компетенции ФТС России, и многое другое [16].
Поскольку одной из приоритетных целей Управление по связям с
общественностью является более тесное взаимодействие с участниками ВЭД, в
январе2007 г. в его рамках был создан Отдел сотрудничества с участниками ВЭД и
иностранными инвесторами. Главной задачей отдела является обеспечение
взаимодействия с участниками ВЭД в целях создания благоприятного
инвестиционного климата и привлечения иностранного капитала в экономику страны.
В функции отдела входит обеспечение деятельности Общественно-консультативного
совета по таможенной политике при ФТС России; методическое обеспечение
деятельности консультативных советов по работе с участниками ВЭД при РТУ;
организация и проведение мероприятий (встречи, совещания, конференции, «круглые
столы» и другие подобные мероприятия) с участием руководства ФТС России,
экспертов таможенных органов и представителей деловых кругов (российских и
иностранных); участие в разработке документов ФТС России, затрагивающих
интересы бизнес сообщества. Исходя из вышесказанного, можно говорить о том, что
ФТС России делает стратегически важные шаги на пути сотрудничества с
участниками внешнеэкономической деятельности, укрепляя коммуникации, совместно
решая проблемы, возникающие в таможенной сфере.
ФТС России активно взаимодействует с государственными ведомствами, такими
как: ФСБ, Федеральная служба по ветеринарному и фитосанитарному надзору,
Федеральная налоговая служба России, Пограничная служба России и т.д.
Международное таможенное сотрудничество заключается во взаимодействии ФТС
России как с международными организациями (Таможенный союз, Содружество
Независимых Государств, Шанхайская организация сотрудничества, Евразийское
экономическое сообщество, Всемирная таможенная организация, Европейское
сообщество др.), так и с отдельными странами (например, КНР, Германия, Индия и
др.). Целью данного сотрудничества является усовершенствование таможенной
службы в Российской Федерации и продвижение ее интересов в международном
таможенном сообществе.
Одним из шагов на пути к международному взаимодействию
стало создание в декабре 2002 г. Московского международного Клуба таможенных
атташе, по инициативе таможенных представителей России, Китая и Финляндии.
Целью для его создания послужила необходимость налаживание рабочих и
дружественных контактов между представителями таможенных служб иностранных
государств, сотрудниками посольств, отвечающими за таможенные вопросы.
На сегодняшний день в Клуб входят представители
России, Бельгии, Германии, Индии, Италии, Киргизии, Китая, Латвии, Литвы, США,
Франции, Финляндии, Чехии, Турции, Швеции. Также в его работе на постоянной
основе участвуют дипломаты Аргентины, Венгрии, Кубы, Республики Корея,
Эквадора, Японии [15].
Таможенным органам необходимо осуществлять
взаимодействие с участниками внешнеэкономической деятельности, в целях
сотрудничества по вопросам определения и внедрения современных методов
осуществления таможенного контроля и таможенного регулирования.
Согласно статье 42 ТК ТС, участники ВЭД могут
представлять таможенным органам в электронном виде предварительную информацию о
товарах, предполагаемых к перемещению через таможенную границу, транспортных
средствах международной перевозки, перемещающих такие товары, времени и месте
прибытия товаров на таможенную территорию таможенного союза или убытия с такой
территории, пассажирах, прибывающих на таможенную территорию таможенного союза
или убывающих с такой территории. При этом таможенные органы осуществляют обмен
предварительной информацией с таможенными органами иностранных государств [1].
Осуществление представленных коммуникаций ведёт к
минимизации угроз для национальной и экономической безопасности России,
ускорению товарооборота, в чем заинтересованы все участники внешнеэкономической
деятельности.
Однако взаимосвязи с представителями общественности и
участниками ВЭД, могут иметь и обратное направление. ФТС России периодически
издаёт письма с целью информирования таможенных перевозчиков, владельцев СВХ,
таможенных представителей и физических лиц.
Проанализировав вышесказанное, можно сделать вывод,
что ФТС России активно работает над созданием и укреплением коммуникаций как с
международными организациями, таможенными органами иностранных государств, так
и с участниками ВЭД и гражданами России. Данное взаимодействие необходимо, для
представления интересов России на миров уровне, а также защиты экономической и
национальной безопасности нашей страны.
2.2 Информационно-техническое обеспечение коммуникационного процесса
таможни
В данной курсовой работе коммуникации рассматриваются с точки зрения
обмена информацией в таможне. Практика показывает, что эффективные коммуникации
являются основным необходимым условием для успешного достижения стоящих перед
таможенными органами целей.
Коммуникационный процесс является двусторонним: в конкретный момент
времени одна сторона является отправителем, а другая - получателем.
Коммуникации в организациях должны обеспечивать точную информацию для
всех членов, нуждающихся в ней.
Упрощение таможенных процедур, ускорение таможенных операций и повышение
эффективности таможенного контроля входят в число приоритетных задач таможенных
органов Российской Федерации. Результативность этих направлений работы во
многом зависит от эффективного применения информационных таможенных технологий
и налаживания коммуникационного процесса.
ФТС России постоянно работает над созданием и внедрением современных
инструментов таможенного администрирования и контроля, основой для которых
служат информационные технологии и международные нормы.
В качестве примера, можно выделить следующие инструменты: использование
информационно-технологических средств для осуществления таможенных операций
(электронное декларирование); разработка современных программных продуктов,
направленных на обеспечение защиты, полноты и конфиденциальности обрабатываемых
данных; электронный документооборот, позволяющий совершать обмен данными;
усовершенствования информационной сети Единой автоматизированной информационной
системы таможенных органов; а также передовые технические системы таможенного
контроля.
Одним из основных направлений деятельности ФТС России является развитие
перспективных информационных таможенных технологий, которое позволяет создавать
более комфортные условия для бизнеса, обеспечивать ускорение и упрощение
таможенных процедур. В первую очередь это - электронное декларирование через
Интернет.
Данную технология таможенное ведомство начало активно развивать с 2009
года.
Доля деклараций, поданных в электронном виде, от общего количества
представлена на рис. 2.2.
Рис. 2.2 Доля деклараций, поданных в электронном виде, от общего
количества таможенных деклараций с 01.01.2009 г. по 30.11.2014 г.
Как показывает рисунок, изначально доля такого вида декларирования составляла
лишь 2%, к концу 2010 года этот процент составил 24-25, через год вышли на
показатель в 77%. С 1 января 2014 года обязательной формой декларирования
является электронная, за исключением случаев, установленных Правительством РФ.
На конец ноября 2014 года доля поданных с использованием сети Интернет
деклараций на товары составила 99,89 % [13].
Однако, чтобы такая система декларирования стала функционирующей,
необходимо было обеспечить выполнение ряда условий. Так, в 2010 году все
таможенные органы, наделенные правом принимать декларации, были технически
подготовлены и аттестованы. Таможни и таможенные посты были обеспечены
необходимой связью, сотрудники обучены, аттестованы, и им выдали необходимые в
данном случае электронно-цифровые подписи. Их также получили декларанты,
таможенные представители, для которых были созданы возможности подключения к
системе таможенных органов через Интернет.
В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27 июля 2010
года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных
услуг» была создана Система межведомственного электронного взаимодействия
(СМЭВ).
Система
межведомственного электронного взаимодействия представляет собой
государственную информационную систему, включающую информационные базы данных,
которая позволяет федеральным, региональным и местным органам власти в
электронном виде обмениваться данными, необходимыми для оказания
государственных услуг
<https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%93%D0%BE%D1%81%D1%83%D0%B4%D0%B0%D1%80%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%83%D1%81%D0%BB%D1%83%D0%B3%D0%B8>
гражданам и организациям [19].
В
2013 года в таможенных органах проводилось тестирование программных средств,
реализующих технологию проверки деклараций на товары с направлением электронных
запросов в Росаккредитацию и Минпромторг России для получения сведений из
разрешительных документов. В 2014 года тестирование было окончено и в настоящий
момент направление запросов осуществляется на постоянной основе. Использование
данной технологии позволяет в кратчайшие сроки организовать информационный
обмен и взаимодействие между таможенными органами и различными ведомствами, а
также сократить количество документов, необходимых при декларировании товаров.
К примеру, если таможенный орган получает сведения о
том или ином сертификате из Минпромторга, то нет необходимости запрашивать у
участника ВЭД тот же самый сертификат. Информация полученная напрямую из
федерального органа, имеет большую достоверность, поскольку её невозможно
подделать.
ФТС России использует ведомственную интегрированную
телекоммуникационную сеть (ВИТС), она связывает все таможенные органы страны с
Центральным информационно-техническим таможенным управлением (ЦИТТУ).
Центральное информационно-техническое таможенное
управление - это специализированное таможенное управление. Деятельность ЦИТТУ
состоит в информационном обеспечении и программно-технической поддержке
эксплуатации элементов автоматизированных систем (АИС), обеспечивающих
использование информационно-коммуникационных технологий на всех уровнях системы
таможенных органов. Благодаря ей любой таможенный пост в режиме реального
времени имеет связь и с центром, и с другим постом.
В 2013 году в эксплуатацию был введён Комплекс программных средств
поддержки (КПС «Постконтроль»). Данный программный продукт предназначен для
комплексного обеспечения деятельности подразделений таможенного контроля после
выпуска товаров таможенных органов России, а также для организации
информационного обмена с таможенными службами Республики Беларусь и Республики
Казахстан. Главная цель эксплуатации таможенными органами КПС «Постконтроль» -
это фиксация всех этапов подготовки и проведения каждой проверки от
аналитической работы, предшествующей проведению проверки, до принятия решения
по её результатам [18].
В целях реализации приказа ФТС России от 14.08.2013
№1526 «Об утверждении Концепции развития Единой автоматизированной
информационной системы таможенных органов до 2020 года» в 2013-2014 годах был
произведен перевод программных средств выявления рисков с уровня таможенного
поста на уровень обработки РТУ, произведена установка ряда комплексов
программных средств, с целью сокращения сроков таможенных операций,
консолидации данных, централизации их хранения и обработки на максимально
высоком уровне иерархии таможенных органов [3].
В 2013 года в таможенные органы активно начали
использовать специализированный программный продукт - автоматизированную
систему управления нештатными ситуациями в работе информационных систем
федеральных служб. Данное программное средство позволяет автоматизировать
процессы технической поддержки информационно-коммуникационных каналов
таможенных органов и повысить уровень взаимодействия подразделений
круглосуточной технической поддержки, должностных лиц таможенного ведомства, ответственных
за эксплуатацию, сопровождение информационных систем, информационных технологий
и средств их обеспечения [22].
Согласно «Стратегии развития таможенной службы Российской Федерации до
2020 года» планомерная работа по развитию информационно-технического
обеспечения таможенных органов, ведёт к налаженному и эффективному
коммуникационному процессу.
Развитие внешнеэкономической деятельности, минимизация издержек
участников внешнеэкономической деятельности и государства, связанных с
совершением таможенных операций, повышение качества таможенного
администрирования, невозможно без решения ряда задач и организации работ по
совершенствованию внутренних и внешних коммуникаций.
ГЛАВА 3. Перспективы развития организационных
коммуникаций таможни
.1 Проблемы организационного взаимодействия в
таможне
Организационное взаимодействие - это формальные
отношения между отдельными позициями управления в рамках структуры [9].
Проблема - это основное противоречие между сложившейся ситуацией и целью.
Формулировка проблемы определяет выработку решения.
Выработка управленческого решения - это поиск путей разрешения проблемы,
а также организационная работа, связанная с применением найденного пути на
практике.
Современное таможенное дело - это сложная развивающаяся система, управление
которой является непрерывным целенаправленным социально-экономическим и
организационно-техническим процессом, осуществляемым посредством различных
методов.
На сегодняшний день ФТС России ещё не готова в полной
мере обеспечить свою работу на уровне мировых стандартов, так как остаётся не
решенным ряд ключевых, системных проблем, наличие которых является преградой
для перехода деятельности таможенных органов на новый, более высокий уровень и
повышения эффективности деятельности службы в целом.
Проанализировав изученные мною материалы, я сделала следующие выводы.
Проблемы, которые переживают таможенные органы сегодня, связаны с
усложнением и совершенствованием таможенной системы в целом. Глобализация,
развитие мирового рынка, международное сотрудничество - всё это имеет огромное
влияние на таможенное дело. ФТС России, являясь важнейшим экономическим
институтом государственного управления внешнеэкономической деятельности нашей
страны, должна соответствовать требованиям современного мира. Однако столь быстрое
развитие зачастую приводило к дефициту организованности и управляемости.
Необходимые изменения в управлении нередко осуществлялись бессистемно, методом
проб и ошибок.
Исходя из этого становиться ясным, что существует необходимость научного
подхода к организации и осуществлению работ по преобразованию российской
таможни в социальный институт, соответствующий современным характеру и
тенденциям развития внешнеэкономических отношений в России и в мире.
Развитие системы таможенных органов России напрямую связано с решением
управленческих проблем, что предполагает установление четких взаимосвязей между
отдельными звеньями данной структуры и распределения между ними прав и
ответственности. Решение этих вопросов может быть возможно при построении
оптимальной организационной структуры управления таможенными органами [23].
Проблемы управления в системе таможенных органах России приобрели на
данном этапе времени особую актуальность. Это обусловлено рядом весьма
существенных причин.
Во-первых, управление в таможенной системе осуществляется посредством
централизации, которая является базовым элементом функционирования таможенных
органов.
Во-вторых, управление в таможенных органах подразумевает высокую степень
социально-политической ответственности, которая возлагается на органы
управления и руководителей за принятые решения и действия.
Ошибки в управлении таможенным делом могут стать угрозой для
экономической и политической безопасности государства.
В-третьих, особенностью управления является то обстоятельство, что таможенные
органы и их должностные лица постоянно подвергаются воздействию криминальных
структур. От них требуется колоссальное напряжение духовных и физических сил.
Именно поэтому большое значение имеет формирование у личного состава высоких
морально-психологических качеств.
Становиться ясным что, управление в таможенных органах осуществляется в
специфических условиях, во многом отличных от управления в других областях
общественной жизни.
Являясь, звеном организационно-институциональной системы государства, таможенная
структура включает в себя большое количество различных элементов, подсистем,
которые находятся в определённом взаимодействии между собой [11].
Качественное управление таможенным делом будет содействовать устойчивому
развитию таможенного института в условиях стратегического изменения и
способствовать повышению эффективности деятельности таможенных органов в
условиях развития. Что в свою очередь поможет достичь более высокой
результативности деятельности и повышения качества предоставляемых таможенных
услуг.
Переход Российской Федерации на инновационный принцип развития экономики,
формирование благоприятных перспектив эффективной интеграции Российской
Федерации в мировое хозяйство, изменение масштабов, характера и форм
внешнеэкономической деятельности формируют предпосылки для совершенствования
таможенной деятельности и развития таможенной службы Российской Федерации на
долгосрочную перспективу.
В «Стратегии развития таможенной службы Российской
Федерации до 2020 года», утверждённой распоряжением Правительства Российской
Федерации от 28 декабря 2012 г. N 2575-р, указаны основные направлениям
развития ФТС, в число которых входит содействие внешним и внутренним
коммуникациям таможенных органов [14].
Для совершенствования внутренних коммуникаций таможни, необходимо решить
ряд задач:
1. Необходимо проводить планомерную работу по
развитию информационно-технического обеспечения таможенных органов, которое
должно осуществляться с учётом международных стандартов и современных тенденций
в таможенном деле и самое главное должно обеспечить эффективное взаимодействие
между всеми элементами таможенной системы. Этому будут содействовать:
создание и внедрение современных информационных технологий
для развития единой автоматизированной информационной системы таможенных
органов, принцип работы которой заключается в централизованной обработки
данных;
- развитие ведомственной телекоммуникационной сети ФТС, главной целью
которой является обеспечение доставки актуальной информации, содержащейся в
единой автоматизированной информационной системе таможенных органов, в режиме
реального времени, на всех уровнях системы таможенных органов;
2. Повысить уровень координации деятельности сотрудников таможни с
целью оптимизации процессов таможенного контроля.
3. Необходимо мотивировать должностных лиц таможенных органов на
активное участие в достижении целей таможенной службы.
Для повышения мотивации сотрудников таможенных органов
к качественному исполнению своих должностных обязанностей, введена система
материального стимулирования.
4. Предоставить должностным лицам возможность широкого обсуждения
проблем службы и обмена идеями внутри трудового коллектива с целью
совершенствования таможенного дела. Обеспечивать постоянную обратную связь
между сотрудниками и руководителем [12].
. Предвидеть и предупреждать возможные сложности и объективно
разрешать конфликты в коллективе, содействуя при этом установлению
доброжелательной рабочей атмосферы.
Совершенствование коммуникационного процесса таможни с
ее внешним окружением будет способствовать качественному развитию таможни как
государственного института.
Главными направлениями совершенствования внешних
коммуникаций являются:
. Совершенствование технологий предварительного
информирования таможенных органов и электронного декларирования, способствует
активному, и что немало важно, удобному взаимодействию таможенных органов и
участников внешнеэкономической деятельности.
. Укрепление информационного взаимодействия ФТС
России с другими федеральными органами исполнительной власти, в том числе с
помощью системы межведомственного электронного взаимодействия.
3. Применение единых форматов данных для участников информационного
обмена с таможенными органами.
4. Необходимость развития системы государственных
услуг в области таможенного дела, предоставляемых участникам
внешнеэкономической деятельности, т.е. повышение их качества и доступности.
. Совершенствование единой автоматизированной
информационной системы таможенных органов в рамках Таможенного союза в целях
содействия развитию информационного взаимодействия между таможенными органами
государств - членов Таможенного союза.
. Содействие международному сотрудничеству с
таможенными и иными органами иностранных государств, международными
организациями, занимающимися вопросами таможенного дела и борьбой с
международной преступностью.
7. Установление связей с общественностью. В Управлении по связям с
общественностью функционирует отдел сотрудничества с участниками ВЭД и
иностранными инвесторами. Отдел выполняет обеспечение деятельности
Экспертно-консультативного совета по таможенной политике при ФТС России,
организацию мероприятий с руководством ФТС России, экспертов таможенных органов
и представителей деловых кругов (российских и иностранных), участвует в
разработке проектов нормативных правовых документов ФТС России, затрагивающих
интересы бизнес-сообщества.
Так же, под руководством Управления по связям с общественностью действует
Пресс-служба ФТС России, обеспечивающая взаимодействие со СМИ и способствующая
информированию общества о работе таможенных органов.
Эффективно налаженные коммуникации приносят взаимную выгоду как ФТС
России, участникам ВЭД, так и экономике государства в целом. Главной целью
коммуникативных связей таможни является достижение полной информированности
общества о деятельности таможенных органов, о таможенном законодательстве,
активное сотрудничество с иными ведомствами для решения общих задач,
организованное взаимодействие всех уровней таможенной структуры. Поэтому, совершенствование
внутренних и внешних коммуникаций должно стать одним из приоритетных
направлений стратегии развития таможенных органов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Коммуникации играют огромную роль в достижении успеха деятельности любой
организации, в том числе таможенного ведомства. От эффективности коммуникаций
зависит как будущее ФТС России, так и социально-экономическое благополучие
нашей страны. Таможенные органы активно взаимодействует как внутри таможенной
системы, так и с её внешним окружением.
Внутренние коммуникации таможни представляют формальную взаимосвязь между
различными уровнями таможенной системы. Коммуникации осуществляются как по
вертикали (взаимодействие между вышестоящими и нижестоящими субъектами), так и
по горизонтали (между равноправными субъектами.
В стремительно развивающимся мире, огромную роль играет сотрудничество,
посредством которого можно добиваться более значимых общих целей. Поэтому
таможенные органы России, активно развивают внешние коммуникации. Они
направлены на взаимодействие с органами государственной власти, с участниками
внешнеэкономической деятельности, представителями общественности и СМИ.
ФТС России является участником многих международных организаций,
представляя в мировой экономике интересы Российской Федерации и способствуя развитию
межнационального сотрудничества.
В настоящее время, развитие внешнеэкономической деятельности, минимизация
издержек участников внешнеэкономической деятельности и государства, связанных с
совершением таможенных операций, повышение качества таможенного
администрирования и выполнение задач, поставленных перед таможенными органами,
невозможно без современных информационных технологий.
ФТС России постоянно работает над созданием и внедрением новейших
инструментов таможенного администрирования и контроля, основой для которых
служат информационные технологии и международные нормы.
В качестве примера, можно выделить следующие инструменты: использование
информационно-технологических средств для осуществления таможенных операций
(электронное декларирование); разработка современных программных продуктов,
направленных на обеспечение защиты, полноты и конфиденциальности обрабатываемых
данных; электронный документооборот, позволяющий совершать обмен данными;
усовершенствования информационной сети Единой автоматизированной информационной
системы таможенных органов; а также передовые технические системы таможенного
контроля.
Проблемы, которые переживают таможенные органы сегодня, связаны с
усложнением и совершенствованием таможенной системы в целом. Глобализация, развитие
мирового рынка, международное сотрудничество - всё это имеет огромное влияние
на таможенное дело. ФТС России, являясь важнейшим экономическим институтом
государственного управления внешнеэкономической деятельности нашей страны,
должна соответствовать требованиям современного мира.
В ходе работы, были выявлены следующие задачи, решение которых будет
способствовать совершенствованию внутренних коммуникаций таможни:
1. Необходимость проведения планомерной работы по развитию
информационно-технического обеспечения таможенных органов.
2. Повышение уровня координации деятельности сотрудников таможни.
3. Необходимость мотивирования должностных лиц таможенных органов.
4. Предоставление должностным лицам возможности широкого обсуждения
проблем службы и обмена идеями внутри трудового коллектива.
5. Предвидение и предупреждение возможных сложностей и объективное
разрешение конфликтов в коллективе.
Главными направлениями совершенствования внешних
коммуникаций являются:
. Совершенствование технологий предварительного
информирования таможенных органов и электронного декларирования.
. Укрепление информационного взаимодействия ФТС
России с другими органами государственной власти.
. Повышение качества и доступности
государственных услуг в таможенной сфере.
. Совершенствование единой автоматизированной
информационной системы таможенных органов в рамках Таможенного союза.
. Содействие международному сотрудничеству с
таможенными и иными органами иностранных государств, международными
организациями.
. Установление связей с общественностью.
Решением Правительства Российской Федерации была принята «Стратегия
развития таможенной службы Российской Федерации до 2020 года». Одним из
приоритетных направлений данной концепции является совершенствование внутренних
и внешних коммуникаций таможенных органов. Ведь от того насколько хорошо
налажены коммуникации таможни зависит национальная и экономическая безопасность
России.
Список использованных источников
1. Таможенный
кодекс Таможенного союза (приложение к Договору о Таможенном кодексе
Таможенного союза, принятому Решением Межгосударственного Совета ЕВРАЗЭС на
уровне глав государств от 27.11.2009 N 17) (ред. от 16.04.2010)
. Федеральным
законом Российской Федерации от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации
предоставления государственных и муниципальных услуг»
. Приказ
ФТС России от 14.08.2013 №1526 «Об утверждении Концепции развития Единой
автоматизированной информационной системы таможенных органов до 2020 года»
. Мильнер
Б.З. Теория организации: учебник. - М.: Инфра-М, 2000 480 с.
5. Олянич Д. Б.
<http://portal-u.ru/o/olyanich> Теория организации: учебник. - Ростов
н/Д: Феникс, 2008. - 408 с.
6. Шапиро С. А. Организационные коммуникации в целях эффективной
работы компании: учебно-практическое пособие. - М.: ГроссМедиа:РОСБУХ, 2007. -
336 с.
7. Стуканова
И.П. Менеджмент: учебное пособие. - М.: МГИУ,2005. - 224 с.
. Цыпленкова
М.В., Моисеенко И.В., Гуремина Н.В., Бондарь Ю.А. Основы менеджмента: учебное
пособие. - М.: Академия Естествознания, 2013. - 103с.
. Коробейников
О.П., Хавин Д.В., Ноздрин В.В. Экономика предприятия: учебное пособие. - Нижний
Новгород, 2003. - 250 с.
. Цзи
И. Формирование и развитие коммуникационных резервов повышения качества
продукции промышленного предприятия: монография. - Тамбов: Изд-во Тамб. гос.
техн. ун-та, 2007. - 120 с.
. Макрусев
В.В., Дианова В.Ю., Маркина О.В. Вопросы теории и концепция развития
таможенного дела России // Ученые записки СПб. имени В.Б. Бобкова филиала РТА
2008 - № 1 (30). - С. 7-22.
. Попова
В.Е. Проблемы формирования и совершенствования кадрового потенциала таможенной
службы Российской Федерации// Евразийский международный научно-аналитический
журнал. - 2013. - № 1 (45). - С.231-233
. Грязев
И. Правильность выбора покажет время // Таможенные новости. 2012. - С.15-17