Директор туристского агентства несет ответственность за:
Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Организации.
Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и его работникам.
Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
Персонал турагентства составляют:
Первый квалификационный уровеньВторой квалификационный уровеньТретий квалификационный уровеньАгент по бронированиюМенеджер по направлениюДиректор/начальника отдела турагентства по:Агент по продажамМенеджер по бронированию и продажамАгент по выездному туризму- маркетингу и продажамАгент по въездному и внутреннему туризмуМенеджер по работе с клиентами- турпродуктамМенеджер по связям с общественностью- связям с общественностьюАссистент по формированию тургрупп- работе с клиентамиМенеджер по кадрам- кадрамРеферентРуководитель тургруппы- информационным технологиямСекретарьБухгалтер- финансамКассирСтажерКурьер
Основной задачей персонала экскурсионного бюро является предоставление клиентам услуг экскурсовода (гида) в масштабах города, региона, страны. Ее реализует следующий персонал:
Задачами персонала туроператора являются: планирование и составление программы туров; расчет стоимости туров; бронирование и продажа билетов; бронирование мест в гостиницах; составление программ экскурсионных и других дополнительных услуг; инструктаж гидов и водителей; оформление туристской документации; визовое обеспечение; маркетинг и реклама; взаимодействие с турагентствами и другими организациями; прямая продажа турпакетов; заключение агентских и иных договоров; выполнение административных функций.
Деятельность туроператора обеспечивают следующие работники:
Первый квалификационный уровеньВторой квалификационный уровеньТретий квалификационный уровеньОператор по бронированиюМенеджер по направлениюДиректор/Начальник отдела туроператора по:Оператор по продажамМенеджер по бронированию и продажамОператор по выездному туризму- маркетингу;Оператор по въездному и внутреннему туризмуМенеджер по работе с клиентами- бронированию и продажам;Менеджер по связям с общественностью- турпродуктам;Сопровождающий- связям с общественностью;РеферентМенеджер по визовому обеспечению- работе с клиентами;Секретарь- кадрам;КассирМенеджер по кадрам- информационным технологиям;СтажерЮрист- финансамКурьерБухгалтер
В штатных расписаниях большинства туристских организаций нет разделения на менеджеров и начальников подразделений. Обусловлено это тем, что, присваивая должности наименование «менеджер», руководство организации исходит из действующей должностной структуры, согласно которой менеджерами высшего и среднего уровня можно считать всех руководителей, директоров предприятий и организаций, других линейных руководителей, начальников структурных подразделений. Приводимые в настоящем разделе образцы должностных инструкций разработаны на средний уровень менеджеров: менеджера по продаже турпродуктов в турагентстве; менеджера по турпродуктам в турагентстве; менеджера по формированию турпродукта в туроператоре. Если на менеджера возлагается руководство подчиненными работниками по определенному направлению, то ему, как правило, присваивается наименование «главный» или «ведущий».
Примерные должностные инструкции менеджеров могут быть преобразованы в должностные инструкции начальников подразделений туристских организаций путем внесения в них пунктов, устанавливающих обязанности по руководству подчиненными работниками, планированию деятельности подразделений и иными положениями, установленными для работников третьего квалификационного уровня, квалификационными требованиями (профессиональными стандартами) к основным должностям работников туристской индустрии.
Деятельность туристских организаций основывается не только на менеджерах различного уровня, но и на других специалистах. Так, руководители туристских групп, организаторы путешествий и экскурсий, экскурсоводы являются тем персоналом турфирм, который непосредственно предоставляет туристам пакет услуг или координирует его исполнение сторонними организациями.
В зависимости от характера путешествий различают два типа руководителей тургрупп. Первый характерен для выездных путешествий, которые основываются на всех институтах туристической индустрии - гостиницах, оздоровительных комплексах. Задачей руководителей тургрупп при организации таких путешествий является координация работы перевозчиков, гостиниц, экскурсионных бюро и т.д.
Второй тип руководителя тургрупп необходим в путешествиях, осуществляемых активными способами передвижения и нацеленных на активный отдых, оздоровление, тренировки, повышение физической подготовки на природе. Для проведения пеших и конных походов, освоения альпинистских и горнолыжных маршрутов необходимы специалисты-организаторы. Зачастую их называют руководителями и организаторами путешествий. В их задачи входит: предоставление туристам информации о маршрутах, планирование маршрутов, непосредственное участие в путешествиях, обеспечение путешественников жильем или координация их действий по обеспечению жильем (разбивка бивуаков, палаток, пр.), решение вопросов питания и др. Организаторы путешествий или руководители тургрупп, занимающиеся активным отдыхом, должны иметь достаточный опыт, хорошее знание местности, владеть основами жизнеобеспечения людей в природных условиях, пр.
Введение в штат должностей «менеджер по туризму» и «агент по туризму» характерно для небольших туристких компаний, которые стараются минимизировать свой штат и универсализировать функциональные обязанности своего персонала.
Менеджер по продаже турпродуктов должен знать:
Нормативные правовые документы, регламентирующие осуществление туристской деятельности. Географию стран мира. Порядок оформления договоров и заключения контрактов по реализации туров. Принципы определения стоимости туров. Правила бронирования билетов и услуг. Правила страхования туристов. Порядок работы консульско-визовых служб. Схемы работы с отелями, гостиницами, компаниями-перевозчиками (авиа, железнодорожными, автобусными, круизными и др.), иными организациями. Основы туристского права. Основы маркетинга и менеджмента. Основы грамматики, лексики и фонетики, терминологию и аббревиатуры, принятые в туристской индустрии. Теорию межличностного общения. Иностранный язык. Справочники, периодические издания и научные публикации по туризму, туристские каталоги. Правила оформления туристской документации (туристических путевок, ваучеров, страховых полисов и др.). Стандарты делопроизводства (классификация документов, порядок оформления, регистрации, прохождения, хранения и др.). Основы программного обеспечения (текстовые редакторы и электронные таблицы для работы на персональном компьютере).
Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера. Методики составления отчетности.
Должностные обязанности
Менеджер по продаже турпродуктов:
. Осуществляет поиск клиентов на покупку туристского продукта, в т.ч. через Интернет, по почте, по телефону и др.
. Организует проведение мероприятий по продвижению туристского продукта (рекламных кампаний, презентаций, включая работу на специализированных выставках, распространение рекламных материалов, др.).
. Изучает требования клиентов к туристскому продукту, предлагает услуги, отвечающие заявленным требованиям.
. Консультирует клиентов:
о правилах въезда в страну (место) временного пребывания и правилах пребывания в ней;
о порядке и сроках оформления виз;
о валютном и таможенном контроле;
об обычаях местного населения;
о религиозных обрядах, святынях, памятниках природы, истории, культуры и других объектах туристского показа, находящихся под особой охраной;
о состоянии окружающей природной среды;
о санитарно-эпидемиологической обстановке;
об условиях обеспечения личной безопасности, соблюдения потребительских прав и сохранности имущества клиента;
об условиях получения неотложной медицинской помощи.
. Обеспечивает клиентов распечатками, фотокопиями, каталогами и другими рекламными материалами по интересующему их туристскому продукту.
. Ведет преддоговорные переговоры с клиентами и согласовывает следующие условия договоров (контрактов):
программа пребывания и маршрут путешествия;
обеспечение безопасности туристов;
дата и время начала и окончания путешествия, его продолжительность;
порядок встречи, проводов и сопровождения туристов;
розничная цена туристского продукта и порядок ее оплаты;
минимальное количество туристов в группе;
срок информирования туриста о том, что путешествие не состоится по причине недобора группы; пр.
. Заключает договоры о реализации туристского продукта.
. Подготавливает расписания, ваучеры, путеводители и иные туристические документы.
. После оплаты туристЯС9ских путевок выдает клиентам туристский ваучер и другие документы, необходимые для поездки (паспорта, авиабилеты, пр.).
. Координирует выполнение обязательств:
по бронированию авиабилетов, отелей, гостиниц;
по размещению, проживанию и питанию туристов;
по транспортному, визовому, экскурсионному, медицинскому (лечебно-профилактическому) обслуживанию;
по оказанию: услуг культурного и спортивного характера; услуг по страхованию туристов в период турпоездки; услуг гидов-переводчиков и сопровождающих; пр.;
. Обеспечивает страхование клиентов на случай внезапного заболевания и от несчастных случаев.
. Организует проведение инструктажей туристов о мерах предупреждения заражения особо опасными и паразитарными заболеваниями, ведет специальный журнал инструктажей.
. Выдает под личную роспись каждому туристу памятки «Гражданам, выезжающим в страны, неблагополучные по особо опасным инфекциям (чуме, холере, желтой лихорадке, ВИЧ-инфекции)»; «Профилактика малярии».
. Анализирует мотивацию спроса на реализуемые туристские продукты, организует изучение потребностей покупателей.
. Готовит обзоры, отчеты о проделанной работе, обеспечивает их представление руководству, передачу в архивы на хранение.
. Изучает причины направления клиентами жалоб и претензий к качеству туристского продукта или иным условиям заключенных договоров, готовит ответы на них, принимает меры по устранению недостатков в обслуживании клиентов.
. Поддерживает контакт с постоянными клиентами.
Менеджер по продаже турпродуктов имеет право:
. Требовать от клиентов предоставления необходимых документов.
. Самостоятельно определять формы работы с клиентами.
. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений организации и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
. Требовать от руководства организации обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Ответственность
Менеджер по продаже турпродуктов несет ответственность:
. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РК.
. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РК.
. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РК.
4. Перечень услуг, предоставляемых турфирмой
Для своих клиентов туристское агентство «KAS Travel» предоставляет следующие услуги:
организация туристских, экскурсионных, санаторно - курортных, деловых поездок, индивидуальные туры, семейный или корпоративный отдых, а так же шоп-туры;
охота и рыбалка;
оформление виз и загранпаспортов;
туры по специальной цене;
молодежный отдых;
туры выходного дня;
отдых в Казахстане и за рубежом;
автобусные туры по Европе.
Компания «KAS Travel» работает в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО 9001:2008, и постоянно улучшает систему менеджмента качества.
Перечень услуг: