Документ, теорія вивчення Поля Отле
З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття "документ": його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації - науки про сукупність документів і області практичної діяльності - Поль Отле (1868-1944 рр.).
Поль Отле (1868-1944) та його сподвижник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробляли теорію документації устінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного Брюсселі в 1895 р. й у 1931 р. перейменованого як інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу за документацією (Париж, 1937) на базі інституту, у 1938 р. було створено Міжнародну федерацію за документацією (МФД) [10, с. 14].
В наш час МФД є міжнародною неурядовою організацією, об`єднуючою провідні інформаційні наукові центри й бібліотеки, які працюють у галузі теорії та практики документознавства і науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р. журнал «Міжнародний форум по інформації і документації».П. Отле вперше увів у науковий обіг поняття «документ» у значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основна праця - видана у 1934 р. фундаментальний «Трактат про документацію». Пояснюючи поняття «книга» і «документ», П. Отле підкреслював, що вона (biblion, чи document, чи qramme) - це термін, який вживається умовно для всього масиву документів. Він поєднує у собі не лише одну книжку у власному значенні слова, рукописну чи друковану, а й журнали, газети, рукописі і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії тощо. Вчений розглядав поняття «книга» і «документ» як синонімічні. З контексту ясно, що останнє ширше за своїм обсягом, так як не передбачає обмежень як матеріальної основи документа, так і знаковоюї системи, застосовуваної для запису змісту[10, с. 19].
В узагальнююче поняття «книга-документ» П. Отле включав окремі томи, брошури, журнали, статті, карти, діаграми, естампи, патенти, статистику, записи голосу за допомогою фонографии, діапозитиви чи кінематографічні фільми.
П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст і форму документа, в «Трактаті про документацію».
Усю сукупність документів учений розділив на тричі основних класи:
. Документи бібліографічні, т. б. тексти, котрі традиційно вважають творами писемності і преси. У тому числі - брошури, монографії, нариси, трактати, керівництва, енциклопедії, словники, періодичні і триваючі видання (журнали, газети, щорічники тощо).
Крім названих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення й облікові (реєстраційні) книжки (чи журнали), і навіть знаки-вивіски, гасла, квитки, і інші проїзні документи. Вочевидь, що ця класифікація була побудована одночасно у декількох напрямах, що призвело до змішання типів і деяких видів документів.
. Інші графічні документи, т. б. нетекстові документы: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та інші); фотографії; документи, які сприймаються через проекційні устрої (в т. ч. мікроскопи). Як особливий різновид виділено «пам`ятники образотворчі»: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі).
До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» - рукописні книги й інкунабули, і навіть «архівних документів» (управлінські), давні й сучасні. Перший класифікаційний ряд, запропонований автором, ввійшов практично в незмінному вигляді до сучасних класифікацій документа[10, с. 38].
. Документи-замінники книжки: диски, фонограми, кінофільми і поряд із цим - радіомовлення (запис і передача звуку), телебачення, в т. ч. телефотографія, радіотелефотографія та власне телебачення.
Особливе місце у цьому класифікаційному ряді зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали, рослини, тварини) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об`єкти, і навіть медалі, макети, рельєфи). До них віднесено також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочне приладдя. Особливо виділено у тому числі тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури та скульптури.
Якраз у такому широкому значенні поняття «документ» використовувалося згодом, коли йшлося не тільки про фонди бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб, а й соціальних, зокрема, масових комунікаціях загалом. Підбиваючи підсумки, можна виділити такі значення «документа», запроваджене в науковий обіг П. Отле:
а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від тоого, втілено воно у матеріально-фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, вважатиметься документом. Це охоплює як матеріальні об`єкти - носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні спектаклі;
б) документами є матеріальні об`єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною до створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, і природні, технічні предмети, які перебувають у музеї;
в) у склад документів входять також матеріальні об`єкти, створені людиною спеціально для фіксування, збереження і відтворення інформації з метою її передачі у просторі і часі, незалежно від способу фіксування. І це документи "написані" (тобто з інформацією, зафіксованою знаками письма), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинного запису зображення і звуку)[10, с. 42].
Автор «Трактату...» неодноразово підкреслює синонімічність понять «документ» і «книга»; з контексту можна було зрозуміти, перше він розглядає як більше широке.
Отже, П. Отле ввійшов у історію документознавства як основоположник документації - науку й практики. Він перший увів в науковий обіг базове поняття «документ», й розкрив його найширший сенс. П. Отле зробив першу спробу комплексної класифікації документів за сукупністю ознак. Хоча вона й мала істотні недоліки, автору вдалося згрупувати існуюче розмаїття джерел інформації, які функціонують у соціальній комунікації. Згодом теоретичні думки вітчизняних і зарубіжних фахівців рухалися у тому напрямі, як і думка документаліста П. Отле.
Концепція П.Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях на той час продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття "історичний документ" (фіксований свідоцтво про будь-яку епоху, особистість та т.д.) і "лічильний документ" [10, с. 45] (який служить основою здійснення господарських дій - приймання й видачі цінностей). Узагальнюючого визначення просто немає.
.3 Вивчення документа у 1950 - 1990 роках XX століття
Починаючи з 50-х років в офіційній термінології слово "документ" трактується у вузькому, широкому і найширшому значенні.
Вузьке значення зводилося до ділового паперу, письмового посвідчення, історичного джерела.
У широкому значенні поняття документ було надто поширене у 1960-1970-ті роки.
В загальному вигляді воно було зафіксоване у «Большой советской енциклопедии», «Українській радянській енциклопедії», в енциклопедичних словниках. Наприклад в «Большой советской енциклопедии» документ визначався як матеріальний об`єкт, у якому інформацію на її поширення у просторі і часі (зокрема й т.зв. тривимірні витвори мистецтва - архітектуру і скульптуру).
Саме тому спочатку книгознавці і документалісти, а потім і інформатики розпочали обгрунтування нового широкого значення терміна "документ", пов`язаного з поняттям "інформація" і "комунікація".
Суттєвий внесок в уточнення та розвитку поняття "документ" як одного з основних в документознавстві, інформатиці, документалістиці, бібліотекознавстві і бібліографознавстві внесли Г.Г.Воробйов, Р.С.Гіляревський, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черний, Г.Н.Швецова-Водка та інших. Документалісти і інформатики першими відмовилися від самого широкого значення документа, обмеживши його зміст обов`язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г.Г.Воробйоев). У 60-ті роки А.І. Михайлов, А.И.Черний і Р.С.Гіляревський, крім названих, вводять функціональну ознаку документа. Відповідно до їхніх визначеннь, документ - це матеріальний об`єкт, у якому закріплено інформацію, спеціально готовий до її передачі у просторі і часі. Це визначення було широко розповсюджене в 1960-1970 рр.[13, с. 11].
Близьке до цього відомого тлумачення документа знаходиться і в ГОСТі 16487-83 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення», згідно якого документ - це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеною людиною способом для передачі в часі і просторі».
У Росії на початку 90-х років водночас, уточнюючи сенс поняття "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об`єкт - носій соціальної інформації.
В цей же час в Україні досліджували об`єм і зміст поняття «документ» С.Г. Кулешов і Г.Н. Швецова-Водка. Вони дійшли висновку, що документи - це матеріальні об`єкти, які створюються спеціально з метою зберігання та розповсюдження (передачі) в просторі і часі змістовної соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільній діяльності. Завдячуючи вченим, документ став розглядатися як один з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації [13, с. 11].
Документалісти і інформатики першими відмовилися від найширшого значення документа обмеживши його вміст обов'язковими атрибутивними елементами: наявність інформації і матеріального носія (Г. Г. Горобців). У 1960-е роки А. І. Міхайлов, А. І. Чорний і Р. С. Гіляревський вводять функціональну ознаку документа. Згідно їх визначенню, документ - це матеріальний об'єкт що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі у просторі та часі.
У Росії на початку 1990-х років практично одночасно, уточнюючи сенс поняття "документ", О. П. Шулік (бібліографознавстві), А. В. Соколов (інформатика), Ю. Н. Столяров (бібліотекознавство) запропонували трактувати його як матеріальний об'єкт - носій соціальної інформації. І це ж час в Україні вивчали об'єм і вміст поняття "документ" С. Г. Кулешов і Г. М. Швецова-Водка. Вони прийшли до висновку, що документи - це матеріальні об'єкти, які спеціально створюються з метою зберігання і поширення (передачі) у просторі та часі осмисленої соціальної інформації створеною людиною для використання в суспільній діяльності. Завдяки ученим, документ почав розглядатися як одне з важливих джерел інформації і засобів соціальної комунікації [17, c.24-30].
Багато книгознавців (М.Н. Куфаєв, Е.Л. Немировський та інші) не бачили потреби у введенні узагальнюючого терміна «документ» і пропонували використовувати в такій якості поняття «книга». Але з появою різноманітних типів і видів носіїв (джерел) інформації, які функціонують в документно-комунікаційній сфері діяльності, поняття «книга» і «література» з метою уникнення термінологічної путанини вже не можуть використовуватися як узагальнюючі. Краще за все тут підходить термін «документ». Дискуссії з приводу співвідношення понять «книга» та «документ» не завершуються і до сих пір.
Отже, за тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. І до нашого часу застосовуються визначення, які то надають йому найширший сенс, то звужуючи його розуміння до одного якогось виду документа. Оперуючи поняттям "документ", необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, на вирішення теоретичних чи практичних завдань[13, с. 12].
РОЗДІЛ 2. СПЕЦИФІКА ВИВЧЕННЯ ДОКУМЕНТА НА СУЧАСНОМУ ЕТАПІ
.1 Співвідношення понять "документ", "інформація" і "матеріальний носій"
Головною складовою документа виступає інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі у процесі комунікації. У Федеральному законі "Про інформацію, інформатизацію і захист інформації" закріплено таке визначення поняття "інформація": "Інформація - це дані про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх представлення" [13, с. 13].
Нині суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, як і кожна людина окремо, може існувати, лише обмінюючись інформацією. За нинішніх умов дуже важливо вчасно отримати важливу інформацію у необхідному обсязі. Інакше кажучи, хто має інформації, той володіє ситуацією.
Основним інструментом інформатизації всіх галузей людської діяльності є інформаційні системи. Інформаційні системи (ІС) - системи зберігання, обробки, перетворення, передачі, відновлення інформації з допомогою комп`ютерної і іншої техніки. Дане поняття включає у собі:
Сьогодні в Україні нагромаджено величезні запаси інформації, яка зосереджена у різних базах і банках даних, на дискетах і CD-ROM, інших носіях інформації. Цю інформацію застосовується повсюдно - в бібліотеках, інформаційних центрах, музеях, архівах, освітніх установах та інших організаціях.
База даних - це набір даних, достатній задля досягнення встановленої мети й представлений на машиночитаємому носії так, що дозволяє здійснювати автоматизовану переробку інформації.
Банк даних - це автоматизована інформаційна система, що складається з однієї або кількох баз даних, і системи зберігання, обробки і пошуку інформації [12. с. 44].
Будь-яка сфера людської діяльності, однак, пов`язана з документною інформацією, тобто інформацією, котра міститься у документі. Інформація, у документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:
а) документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання у суспільстві;
б) документ припускає наявність семантичної (значеннєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Наявність змісту - одна з головних характерних ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може;
в) інформація передається дискретно, тобто як повідомлення Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника);
г) як і будь-який об`єкт, що має знакову природу, повідомлення є закодований текст. Значення чи сенс закодованого тексту можна було зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому бо лише у такому вигляді можна передати у сполученні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати інформацію і опановувати відповідними знаннями. Знаковість - обов`язкова властивість будь-якого документного повідомлення;
д) документ - це інформація яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - у вигляді листків, графіків, фотографій, звукозапису й т.д.;
е) документу властива речовність Для документа важлива стабільна речовинна форма[12, с. 45].
Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - з двох необхідних і обов`язкових складових документа, без яких він існувати неспроможний. Матеріальна складова документа - це її речовинна (фізична) сутність, форма документа, забезпечує його спроможність зберігати і передавати інформацію у просторі і часі.
Матеріальну складову документа визначає носій інформації (матеріальний носій) - матеріальний об`єкт, спеціально створений людиною і готовий до записe, збереження і передачі. Існування документа поза матеріального носія неможливо.
Функція матеріальних об`єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), подану переважно у вигляді книжок, журналів, буклетів, микрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків тощо. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв тощо. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, збереження та використання їх (читання, перегляд, слухання) в соціальних документних комунікаціях. Проте спеціальна форма об`єкта теж може бути єдиний критерій у тому, щоб можна вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета чи фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого у ньому повідомлення, тексту.
Отже, матеріальний об`єкт стає документом лише у єдності речовинного носія і закладеною у ньому інформації. Двоєдина природа документа - одна з основних особливостей його як відомої системи. За відсутності однієї із перелічених характеристик немає єдності, отже, і документа.
2.2 Документ у системі наук документно-комунікаційного циклу
Звязки документознавства з іншими науковими дисциплінами та галузями практичних знань неодноразово розкривалися в численних роботах. Слід відзначити, що зміст цих звязків відбиває як структуру обєкта і предмета документознавста, так і його завдання. І тому ті дослідники, які стояли на позиціях більш широко розуміння обєкта, відповідно показували і більший спектр його звязків.
Майже всі автори відзначають спорідненість документознавства і архівознавства. Цей звязок вбачається у спільності обєкта дослідження, причому у тих його частинах, що стосуються теорії документа і сфери практичної роботи зі створення та використання документа. Відповідно, для документознавства такою сферою є справочинство, а для архівознавства -архівна справа. Розгляд цих сфер як взаємозумовлених дав підставу для формулювання принципу континуїтету (у такому значенні це поняття запропоновано К.Т.Селіверстовою) як наступності, уніфікації та безперервності в організації та описуванні документів від їх створення в справочинстві до зберігання в архіві.
Теорія документа у спеціального документознавства не може не спиратися на розробки загального документознавства, оскільки фактично всі їхні основні завдання в аспекті теорії документа тотожні і різниця полягає тільки у більш широкому спектрі обєктів дослідження в загальному документознавстві і більш конкретизованому виборі такого обєкта у різних напрямах спеціального документознавства, наприклад, управлінські документи, кінофотофонодокументи, науково-технічні документи тощо.
Управлінське документознавство, як найбільш розроблений з таких напрямів, зосереджує увагу на типології та класифікації управлінських документів, вивченні моделей їхніх характеристик змісту та зовнішньої форми, у тому числі при створення електронних документів чи конвертації документної інформації паперових документів в електронну форму, на функціях управлінських документів у цілому чи номінально - видовому розрізах та окремих характеристиках документної інформації. І хоча, як вже відзначалося раніше, управлінські документи при переході від динамічного до статичного стану зазнають функціональних змін, однак всі досліджувані документознавством характеристики документа враховуються архіво-знавством в плані вивчення документа як історичного джерела чи для задоволення інших запитів суспільства в ретроспективній інформації. З іншого боку, теорію управлінського документа, орієнтуючись на сферу практичного застосування своїх результатів, тобто на справочинство, розробляє вимоги до змісту та зовнішньої форми різних видів документів, використовуючи засобу уніфікації і стандартизації. Саме у цьому аспекті досить виразно проявляються звязки документознавства з мовознавством або з тим конкретним його напрямом, який отримав назву документної лінгвістики. Оптимальне конструювання тексту, застосування мовних кліше в управлінських документах дозволяє досягати високого ефекту у виконанні ними їхньої основної соціальної функції.
З іншого боку, застосування засобів ділового мовлення не може бути достатнім для виконання такої функції, оскільки тут незаперечною є потреба у вивченні самої схеми управління, змісту управлінських звязків, впливу управлінської дії обєкту, що керує, на керований обєкт. Тобто, у даному разі можна констатувати звязки спеціального документознавства з теорією управління в суспільстві або теорією і практикою менеджменту.
Однак, розроблення уніфікованих документів та їхніх систем базується не тільки на теорії управління соціальними процесами. Тут враховуються також аспекти розгляду документа з юридичної точки зору. Управлінський документ - це документ, в результаті оформлення якого йому надається юридична сила. Дія документа як правового акту чи юридичної основи для здійснення управлінських процесів зумовлена наявністю певних реквізитів (елементи бланка, підпис, печатка, революції тощо). Їхня фіксація не тільки є вираженням характеристик документа як юридичного, а й, водночас, має відповідну правову основу, яка забезпечена певними законодавчими актами. Підготовка такої правової бази і втілення безпосередньо різних норм оформлення документів, їхнього обігу та використання визначає зміст звязків документознавства з юридичною наукою, тобто правознавства.
Розроблення уніфікованих систем документації, уніфікованих форм документів (на нашу думку як один з напрямів дослідження в теорії управлінського документа)оптимізує процеси створення, опрацювання, зберігання та використання таких документів і довідкових службах. Однак результати роботи у цьому напрямі не обмежуються дією тільки у сфері справочинства. У подальшому це позитивно позначається на проведенні експертизи цінності документів для передавання їх на державне зберігання, де, як відзначалося раніше, чітко проявляються звязки документознавства як з архівознавством, так і з історичним джерелознавством.
Уніфікований документ - документ з раціонально оформленими реквізитами, що орієнтує на ефективне його опрацювання, зберігання та використання в архівах, зокрема. в умовах автоматизованих систем та як історичного джерела.
Безперечно, уніфікація і стандартизація не є єдиними чинниками, котрі сприяють підвищенню якості роботи з управлінськими документами. Технологія справочинства є тою галуззю практичних знань, на яку орієнтована частина досліджень управлінського документознавства. Регламентація та раціоналізація процесів і операцій роботи з документами у справочинних службах є одним з провідних завдань управлінського документознавства. Удосконалення організації змісту документів в умовах однієї установи, їх групи чи в масштабах галузі й к цілому держави впливають на їхню діяльність, забезпечуючи виконання документом основної соціальної функції. Відповідно, таке документаційне забезпечення управління повинно мати обґрунтування з точки зору права і теорії управління у масштабах установи, галузі чи держави.
Майже в усіх працях, де висвітлюється питання звязків документознавства з іншими науками, підкреслюється звязок з інформатикою. Вона є лише дисципліною, яка розглядає інформації в аспекті її автоматизованого оброблення, зберігання та видавання. Однак, існує ряд напрямів, які досліджують інформацію поза процесами автоматизації і вони є прерогативою комплексу наук, які разом з інформатикою входять до складу інформаційної науки. Так, сутність інформації, її види, властивості, загальна характеристика джерел інформації складають розділи інформології як складової інформаційної науки. Документознавство (загальне і спеціальне) безпосередньо повязане з таким напрямом при розробленні проблем теорії документа.
Інформаційна природа справочинних процесів зумовлює звязок управлінського документознавства не тільки з інформаційним менеджментом, а й у цілому з теорією комунікацій, яка також є частиною інформаційної науки. Однак, якщо змісту і характеру інформаційних звязків в установі документознавство приділяє досить значну увагу, то характер інформаційних потреб і сама особа споживача інформації в процесах управління документацією поки досліджені значно менше. В комплексі проблем інформаційного забезпечення управління актуальним є також вивчення потоків управлінської інформації, інформаційних ресурсів установ, форм і методів інформаційного забезпечення керівників. Ці аспекти у даному напрямі спеціального документознавства фактично репрезентовані посібниками, де інформаційне забезпечення управління розглядається виключно у контексті документаційного забезпечення управління і фактично не враховують здобутків теорії і практики науково - інформаційної діяльності, що розробляється у межах інформатики. Посилена увага до історії та сучасного стану функціонування автоматизованих систем управління в таких роботах цілком виправдана, але не менш важливим є й аналіз проблем розроблення та впровадження автоматизованих інформаційних систем, орієнтованих на інформаційне забезпечення керівників, зокрема в органах державної влади та місцевого самоврядування, прийняття управлінських рішень в установах різних типів.
З інформатикою безпосередньо повязане вивчення документо-знавством комплексу проблем електронної документації. У 1960-70-х рр. така проблематика була актуалізована впровадженням автоматизованих систем управління, в яких автоматизація процесів обігу управлінської документації розглядалася як одна з ланок системи(тобто виступала як підсистема). У подальшому автоматизація справочинства зосереджується на завданнях створення локальних систем, що обєднували процеси створення, оброблення, контролю за виконання, пошуку інформації електронних управлінських документів. Зараз впровадження систем компютерного справочинства породжує ряд проблем економічного, юридичного, культурно - соціологічного, технологічного характеру. Все загальнішими для розвязання у цьому аспекті стають питання визначення історичної цінності електронних документів, організації їхнього
архівного зберігання.
Окремим і досить значним розділом управлінського документо-знавства є напрямок, який досліджує історію управлінських документів, процесів їхнього створення, формування систем документації та їхнє функціонування. Такий напрям отримав назву історичного документо-знавства. У цьому контексті документознавство повязане з історією справочинства, яку цілком справедливо В.М.Автократов розглядав як галузь, порубіжну з документознавством, архівознавством та дипло-матикою [8,ст.42]. Водночас він зазначав, що проведення досліджень з історії справочинства можуть бути плідними тільки у звязку з розглядом історії установ. Для управлінського документознавства історія державних установ є тою галуззю знань, яка дає можливість зрозуміти зміст умов створення і функціонування документів, ясніше усвідомити характер завдань, які вони виконували, а також чим були зумовлені характеристики їхнього змісту та форми. Сама ж історія державних установ є відгалуженням історії держави і права, що ще раз засвідчує звязки управлінського документознавства з правознавством. З іншого боку, такий звязок проглядається також під час дослідження історичних управлінських документів як памяток юридичних відносин минулого. Зокрема, такі публікації досить часто вміщує журнал Научно- техническая информация, який видається ВІНІТІ (Москва).
Науково - технічне документознавство теж має типові для всього спеціального документознавства звязки з загальним документознавством, історичним джерелознавством, інформаційною наукою, зокрема з „науковою інформатикою. Однак, науково - технічному документознавству притаманні й специфічні звязки, наприклад, з наукознавством, історією науки, техніки, виробництва, архітектури, з патентознавством, метрологією і стандартизацією. Практика організації роботи з науково - технічною документацією потребує включення у проблематику науково - технічного документознавства проблем її зберігання і використання в архівах, бібліотеках, інформаційних органах. Тобто, тут реалізуються звязки архівознавством, бібліотекознавством, бібліографознавством, організацією науково-інформаційної діяльності.
.3 Сучасний управлінський документ, та проблема класифікації
Сьогодні термін «документ» стає все більш популярним, хоча й містить значну кількість як визначень, так і підходів до його вивчення. Насправді це досить складне і багатоаспектне поняття, нерозривно пов'язане з поданням і використанням релевантної інформації як в часі, так і в просторі.
Так, досить ґрунтовною в цьому відношенні є запропонована проф. А.М.Соковою Примірна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах.
Всі системи документації офіційного походження, як зазначає проф. С.Г.Кулешов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.
Базові - це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування [9, с. 103].
Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів. Дисциплінарні (галузеві) - це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. С.Г. Кулєшов пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну і т.п., до гуманітарної - соціологічну,екологічну, етнографічну і т.п., а до природничої - геологічну, картографічну, метереологічну тощо. До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію праводілової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільно-реєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ [9, с. 105].
Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш-менш сталими системами до кінця не вирішені. Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Так, приклад врахування вищезазначених чинників подає такий нормативно-методичний посібник у діловодстві та архівній справі, як "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Види номіналів документів подані в ньому за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами.
У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на: - документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина1); - документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина2). Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними[9, с. 108].
Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно. Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Дещо інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - ДК 010-98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів. документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації. За рівнем важливості, відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO, можна виділити чотири ієрархічні рівні документації, що функціонують в установі [9, с. 112].
Організацією може вестись також й інша документація (робочі інструкції, сітьові графіки, плани заходів з якості тощо), що не є обовязковими для розробки системи менеджменту якості. Вдосконалення організації руху й змісту ділових документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність й забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами ділової офіційної документації.
Спробуємо, виходячи з вищенаведеного, розбити на групи сукупність офіційної документації, що циркулює в установі (обєднанні), за її тематичними видами, виходячи з потреб практичної роботи з документами та функцій, які виконує той чи інший підрозділ установи. Управлінська документація
Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, - це організація (група) людей обєднаних певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятись вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації, спрямовутимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого обєкта відповідно до напрямів його діяльності.
Більшу частину документаційного фонду установи якраз і складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й обєднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.
Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємоповязаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення. Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (в тому числі іноземними) та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації (плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій, з організації праці тощо). Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів, надходження валюти.
До управлінської можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання проведення атестації і встановлення кваліфікацій, зарахування до резерву кадрів, нагородження та присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Окремо можна виділити документацію з соціальних питань та соціального захисту, а також словниково-довідкову документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Управлінські документи, як зазначає проф. С.Г.Кулешов, можна розділити за дворівневими класифікаціями, на групи (класи документів), що в свою чергу будуть поділятись на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів є номінали (акт, протокол, наказ, записка) чи, що найчастіше - види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання Колегії міністерства, наказ про прийняття на роботу чи звільнення, пояснювальна записка)[9, с. 114].
Існує також проста класифікація управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи у свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації, прості та складні, термінові чи безстокові, загальнодоступні та секретні тощо. Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті.
ВИСНОВКИ
документ інформація управлінський
Слово документ (лат. documentum - зразок, доказ, свідчення) походить від іменника "docere" - вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось.
За іншою версією слово "dek" походить від числа "десять" пов`язано з тим, що у розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь "dek" замінили на "doc" в слові "doceo" - навчаю, навчаю, від якого утворили слова "doctor" - учений, "doctrina" - вчення, "documentum" - те, що вчить, повчальний приклад.
"Документ - це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі".
З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття "документ": його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації - науки про сукупність документів і області практичної діяльності - Поль Отле (1868-1944 рр.).
П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст і форму документа, в «Трактаті про документацію».
Основною складовою документа виступає інформація, різноманітні свідоцтва, дані, знання, які передаються в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має специфічні риси:
. Документ є носієм соціальної інформації, створений людиною для використання в суспільстві.
. Документ несе у собі семантичну (смислову) інформацію, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту - одна з головних ознак документа. Беззмістовна інформація документом бути не може.
. Як будь-який об`єкт, який має знакову природу, повідомлення представляють собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, якщо знаєш знакову систему кодування декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), представляючи читачу (реціпієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість - обов`язкова ознака будь-якого документного повідомлення.
. Документ - це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - письмо, графіки, фотографія, звукозапис.
. Документ має субстанціональність (речність). Для документа важлива стабільна речова форма. Запис «вилами по воді» документом вважати не можна.
. Інші графічні документи, т. б. нетекстові документы: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та інші); фотографії; документи, які сприймаються через проекційні устрої (в т. ч. мікроскопи). Як особливий різновид виділено «пам`ятники образотворчі»: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі).
До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» - рукописні книги й інкунабули, і навіть «архівних документів» (управлінські), давні й сучасні. Перший класифікаційний ряд, запропонований автором, ввійшов практично в незмінному вигляді до сучасних класифікацій документа.
Якраз у такому широкому значенні поняття «документ» використовувалося згодом, коли йшлося не тільки про фонди бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб, а й соціальних, зокрема, масових комунікаціях загалом. Підбиваючи підсумки, можна виділити такі значення «документа», запроваджене в науковий обіг П. Отле:
а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від того, втілено воно у матеріально-фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, вважатиметься документом. Це охоплює як матеріальні об`єкти - носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні спектаклі;
б) документами є матеріальні об`єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною до створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, і природні, технічні предмети, які перебувають у музеї;
в) у склад документів входять також матеріальні об`єкти, створені людиною спеціально для фіксування, збереження і відтворення інформації з метою її передачі у просторі і часі, незалежно від способу фіксування.
Підсумовуючи викладене можна зазначити, що документознавство є науковою дисципліною, що однаковою належить до різних циклів наук. Перш за все воно є складовою наук документально-комунікаційного циклу. Ще у середині 1970-х рр. висловлювалася думка про його входження до комплексу наук про інформацію і документи. За радянською „Номенклатурою спеціаль-ностей наукових співробітників 1980-х рр. документознавство віднесене до неук про інформацію та інформаційні системи. Г.В. Боряк вважає, що документознавство разом з бібліографією, камеральною археографією, кодикографією належать до спеціальних історичних дисциплін документально-інформаційного циклу. Взагалі ж приналежність документознавства до спеціальних історичних дисциплін вже відзначається в роботах 1970-х рр. У ці ж часи також формується думка про те, що ця наукова дисципліна є прикладною, яка входить до циклу наук про управління суспільними процесами. Пізніше А.М. Соколова констатує приналежність документознавства до циклу наук про суспільство, оскільки документ є одним із засобів, за допомогою якого суспільство функціонує, управляється і залишає інформацію про себе. В іншій роботі вона зазначає, що документознавство є науковою дисципліною, яка відноситься до класу історичних наук. Така ж думка висловлюється й іншими вченими.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
1.ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення Чинний від 1994-01-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 33 с.
.ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-01. - К.: Держстандарт України,1994. - 53 с.
.ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги. - Чинний від 1995-01-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 10 с.
.Автократов В.Н. Архивоведение в кругу других областей знания // Сов. архивы. - 1973. - №2. - 39-51 с.
.Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе // Отечеств. архивы. - 2008. - № 2. - 4 -14 с.
.Архивознавство: Підруч. для студ. вузів України / Редкол. Я.С.Калакура (гол. ред.) та ін. - К., 2008. - 303 с.
.Воробьев П.П. Документ: информационный анализ. - М.: Наука 1973. - 255 с.
.Автократов В.Н., Банасюкевич В.Д., Соколова А.Н. Основные направления развития документоведения // Теоретические проблемы документоведения: Тез. докл. и сообщ. к теор. семинару (март 1975 г.) // ВНИИДАД. - М., 1975. - 35-56 с.
.Буран В. Я. Бібліографія: Заг. курс. Навч. посібн. для культ.-освіт. уч-щ. -К.: Вища шк., 2008. - 215 с.
.З історії книги та бібліографії: Зб. наук. праць/ АН УРСР. Львів. наук. б-ка ім. В.Стефаника; Редкол.: М.В.Лізанець (відп. ред.) та ін.. - К.: Наук. думка, 2010. - 128, с.
.Здобнов Н. В. Труды по библиографоведению и книговедению: Избранное,. - М.: Книга, 1980. - 272 с.
.Книгознавство та бібліографія: Зб. наук. праць/ АН УРСР,; Львівська наук. б-ка ім. В. Стефаника. - К.: Наук. думка, 1983. - 151 с.
.Короткий термінологічний словник із бібліографознавства та соціальної інформатики/ Hаук. ред. і автор вступ. ст. Шведова - Водка Г.М.; Книжкова палата України. - К.: Кн. палата України, 2009. - 115 с.
.Коршунов О. П. Библиография: теория, методология, методика. - М.: Книга, 2006. - 285, с.
.Коршунов О. П. Библиографоведение: Общ. курс: Учеб. для библ. фак. ин-тов культуры, ун-тов и пед. вузов,. - М.: Кн. палата, 2011. - 231, с.
.Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. - К.: Знання, 2008. - 459 с.
.Кушнаренко Н. М. Документознавство: Підручник. - К.: Знання, 2005. - С. 24 - 33.
.Кушнаренко Н. Н.Документоведение: Учебник. - К.: Знання, 2006. - 459 с.
.Отле, Поль Библиотека, библиография, документация: Избранные труды пионера информатики; Пер. с англ. и фр., предисл., сост., коммент. Р. С. Гиляревского; Рос. гос. б-ка. - М.: ФАИР-ПРЕСС: Пашков дом, 2004. - 348, с.
.Патока В. Дослідження спадщини українських бібліографів: історія і сучасність // Вісник Книжкової палати. - 2003. - № 1. - С.21 - 23.
.Плешкевич Е. Документоведение и теория библиографии в поисках своего " документа" // Библиотековедение. - 2009. - № 4. - С. 44 - 47.
.Політова О. До питання бібліографічного відображення вітчизняного документального потоку з історії України: 90-ті роки ХХ ст. - початок ХХІ ст. // Бібліотечна планета. - 2007. - № 1. - С.10 - 13.
.Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознаства та бібліотечно-бібліографічних наук. // Вісник Книжкової палати. - 2004. - № 3. - С. 22 - 23.
.Швецова-Водка Г. М. Вступ до бібліографознавства; Ред. Валентина Вдовиченко,; М-во освіти і науки України, Рівненський держ. гуманіт. ун-т. - К.: Кондор, 2004. - 217 с.
.Яковлєва Ю. Оцінка інформативності документів як напрям інтелектуалізації пошукових систем наукових бібліотек // Бібліотечний вісник. - 2009. - № 1. - С. 25 - 27.