Автоматизация товарно-денежного оборота предприятия ООО 'Регион'
АННОТАЦИЯ
Название документа «Автоматизация
товарно-денежного оборота предприятия ООО "Регион"». ООО «Регион» -
предприятие оптовой торговли кондитерскими изделиями в г. Уфа.
Данная работа представляет собой разработку
автоматизированной информационной системы, входящей в состав предприятия ООО
«Регион».
В рамках автоматизированной информационной
системы была проведена разработка специализированного программного обеспечения,
решающего задачи, связанные с автоматизацией товарно-денежного оборота данного
предприятия.
Документ состоит из трех частей:
В аналитической части проводится анализ
предметной области, формулируются цели и задачи разработки проекта, а так же
выделяются основные требования к нему. Описывается входная оперативная
информация, как в виде документов, так и в виде файлов; дана характеристика
результатных документов, а так же определяются средства разработки. Создана
схема данных и схема базы данных.
В экспериментальной части произведена разработка
системы с использованием языка программирования.
Также было проведено тестирование на контрольном
примере.
Использование проекта приводит к уменьшению
затрат, связанных с формированием документов и обработкой данных, к сокращению
сроков выполнения работ и повышения ее качества; росту производительности труда
менеджера по продажам.
В третьей части производится расчет
эффективности разработки и внедрения автоматизированной системы.
Для реализации задач и целей данной работы была
выбрана среда программирования Delphi 7.0.
В качестве платформы базы данных была выбрана
технология MsAccess - как наиболее полно удовлетворяющая работе с базами и
данных, и содержащая в себе возможность построения графического интерфейса.
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях динамично развивающихся
рыночных отношений также динамично должны развиваться системы автоматизации
предприятий и учреждений самого различного профиля (финансовых, промышленных,
офисных) и самых различных размеров с разнообразными схемами иерархии, начиная
от малых предприятий численностью несколько десятков человек и завершая
крупными корпорациями численностью в десятки тысяч сотрудников. Такие системы
должны быть предназначены для решения задач как предприятия в целом (управление
финансовыми ресурсами, управление запасами, планирование и производство, сбыт и
снабжение), так и уровня его производственных подразделений, цехов и участков.
Фактически проблема комплексной автоматизации
стала актуальной для каждого предприятия. Уже не стоит вопрос «надо или не надо
автоматизировать», предприятия столкнулись с проблемой: каким образом это
осуществить.
Переход к рыночной экономике требует от
предприятия повышения эффективности производства, конкурентоспособности
продукции и услуг на основе внедрения эффективных форм хозяйствования и
управления производством, инициативы, активизации предпринимательства и т.д.
Важная роль в реализации этой задачи отводится задачам товарно-денежным оборота
в части продаж товаров покупателям.
Осуществление продаж, как задача
товарно-денежного оборота является главным звеном большинства организаций, а от
эффективности их функционирования зависят показатели всей
производственно-хозяйственной деятельности.
Для предприятия, сфера деятельности которого -
оптовая торговля, управление продажами, является стратегическим фактором
развития конкурентоспособности и расширения экономического потенциала. Зачастую
финансовый результат деятельности всего предприятия напрямую зависит от решения
вопросов товарно-денежных отношений продавца и покупателя.
Автоматизация товарно-денежного оборота
повышает эффективность бизнеса в целом, так как ускоряет и усовершенствует
процесс продаж, а, значит, повышает удовлетворенность клиента.
Средства автоматизации, должны удовлетворять
следующим двум требованиям:
Использовать все основные плюс наиболее
современные технологии и методы учета, контроля, планирования и
прогнозирования, характерные для прикладной области.
Применять наиболее передовые инструментальные
средства и технологии при разработке и настройке программного обеспечения.
Основной целью разрабатываемого проекта является
автоматизация товарно-денежного
оборота ООО «Регион», г. Уфа.
Объектом предметной области является организация
продаж на предприятии ООО «Регион». Соответственно, в объекты предметной
области входят функции менеджера по продажам, и часть части бухгалтерского и
налогового учета в части формирования книги продаж
Актуальность темы
Повышение эффективности товарно-денежного
оборота, продажи товаров методом разработки и внедрения автоматизированной
системы для участков работ, связанных с данной отраслью, можно считать одной из
актуальнейших тем развития предприятия.
В связи с вышеизложенным, тема дипломной работы:
«Автоматизация товарно-денежного оборота предприятия ООО "Регион"»,
представляется особенно актуальной.
Субъект исследования
Субъектом исследования в данной работе является
предприятие ООО «Регион» г. Уфа.
Перспективы развития предметной области
Товарно-денежный оборот, как основа
торговли, развивается огромными темпами. Количество покупателей в розничной и
оптовой торговле растет. Развиваются новые формы оборота, которые не могут
существовать без автоматизированных системы, такие как, электронные деньги,
продажи через интернет, при помощи мобильных телефонов. Таким образом,
автоматизация товарно-денежного
оборота является уже необходимым свойством для повышения конкурентоспособности.
Задача автоматизации товарно-денежного оборота в
части продаж неразрывно связана со всеми задачами комплекса автоматизации.
Автоматизация продаж является продолжением развития автоматизации поставок,
организации работы на складах, с товарами и материалами. Все данные документов
о продажах являются основой автоматизации бухгалтерского и налогового учета.
Объект исследования
Объектом исследования в данной работе является
экономико-информационный процесс товарно-денежного оборота организации оптовой
торговли в части организации продаж в компании, занимающейся оптовой торговлей.
Целями данной дипломной работы являются:
Изучение процедур разработки автоматизированной
системы товарно-денежного
оборота в части продаж.
Создание автоматизированной системы товарно-денежного оборота в
части продаж для ООО «Регион».
Задачи исследования.
Товарно-денежный оборот в части учета продаж
клиентам со складов должен вестись централизованно и оперативно, что позволяет
значительно снизить затраты времени на получение информации о поставках
клиентам.
Разрабатываемая автоматизированная система
должна повысить эффективность процесса продаж товаров клиентам предприятия,
повысив, таким образом, эффективность бизнеса в целом.
В процессе ознакомления с деятельностью компании
ООО «Регион» были также поставлены задачи:
сформулировать требования к системе;
выбрать средства реализации;
построить структуру базы данных;
реализация программного обеспечения.
1.
ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ
1.1 Описание предметной области
программа листинг тестирование отчет
1.1.1 Описание экономического
объекта ООО «Регион»
Общество с ограниченной ответственностью
«Регион», г. Уфа, занимается производством и продажей кондитерских изделий
покупателям Республики Башкортостан.
Главной целью бизнеса «Регион» является
получение прибыли за счет производства и реализации конкурентоспособных
продуктов питания - кондитерских изделий.
Преимущества ООО «Регион» перед актуальными
конкурентами состоят в следующем: постоянная поддержка клиентов, сильный
маркетинговый акцент на повышении продуктивности персонала, скоординированная
программа маркетинга, профессиональных имидж, дистрибьюторские соглашения,
квалифицированный менеджмент.
Целевую аудиторию компании образуют в основном
оптовые покупатели.
Порядок создания и правовое положение ООО, права
и обязанности его участников определяются Гражданским кодексом Российской
Федерации, а также Федеральным законом от 8 февраля 1998 г. "Об обществах
с ограниченной ответственностью". Имущество, включая уставный капитал,
принадлежит обществу как юридическому лицу. Основной документ, на основании
которого осуществляется деятельность ООО «Регион» - Устав.
Рисунок 1 - Организационная структура
предприятия
Данная структура показывает объекты и связи
нашей информационной системы в общем, виде на рисунке 1. Если рассматривать
структуру по вертикали, то на верхнем ярусе расположен объект «Руководство»,
который включает в себя весь управленческий персонал, от которого исходят приказы
остальным подразделениям. На следующей ступени находятся несколько
подразделений: «Бухгалтерия», «Склад», «Магазин». Эти объекты тесно связаны
между собой, т.к. поддерживают работу с общей документацией.
На нижнем ярусе расположен объект
«Производство», который включает в себя все процессы, связанные с обработкой и
изготовлением продукции. На рисунке 2 представлено более детальное рассмотрение
организационной системы.
Рисунок 2 - Организационная структура
предприятия
Несмотря на специфику каждой отдельной компании,
существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности.
Наиболее общим является требование по обеспечению полного контроля за
поступлением сырья, изготовлением продукции и последующей её реализации.
Производство включает в себя обработку сырья, изготовление продукции, её
хранение и продажу.
Весь этот процесс сопровождается различными
документами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для
бухгалтерской отчётности.
1.1.2 Назначение и цели создания
системы
Проведя предпроектное исследование, и составив
функциональную схема процесса, определили следующие проблемы:
В настоящее время организация процесса работы
предприятия в части товарно-денежных отношений проходит со слабым
использованием автоматизации.
Единой базы данных поставщиков нет. Единой базы
клиентов нет. Единой базы данных товаров на складе нет. Менеджеры отдела продаж
формируют заказ только после уточнения у кладовщика информации о наличии
товаров на складе, таким образом, менеджеры отдела продаж не могут узнать о
наличии на складе товаров в режиме онлайн, что замедляет работу по заказу.
Менеджеры отдела продаж ведут свои данные -
карточки клиентов, заказы покупателей, в листах процессора MS Excel.
Кладовщики склада ведут данные - номенклатуру
товаров, данные по складу, в листах процессора MS Excel.
Такое состояние данных приводит к большому
количеству ручного труда, большому количеству ошибок, дублирования информации
из-за ручного ввода. Также замедляется процесс обслуживания клиента, падает
уровень сервиса, что приводит к потерям клиентов, а значит и к денежным потерям
предприятия. Также нет оперативного получения информации о состоянии продаж и
товаров на складе.
Таким образом, необходимо уйти от огромного объема
ручного труда, дублирования информации и от большого количества ошибок, путем
реорганизации процесса.
Так как, технология автоматизации является
важнейшим средством в решении глобальных проблем традиционного
программирования, и внедрение информационной системы приносит значительный
экономический эффект, то для решения вышеперечисленных проблем разработаем
информационную систему.
Назначение системы: основной задачей
проектируемой системы является автоматизация товарно-денежных отношений ООО
«Регион» в части работы системы продаж.
Цели создания системы:
снижение времени заказа товаров клиентами, это
обеспечивается за счет автоматизации процесса заказа;
улучшение качества и достоверности получаемой
информации;
повышение оперативности обработки данных об
остатках, стоимости и времени доставки товаров;
повышение оперативности обработки и формирования
книги продаж и счетов - фактур.
Организационная сущность задачи определяется
основными участниками взаимодействия, а именно собственно заинтересованными
лицами компании, среди которых: генеральный директор и менеджеры отдела продаж
и бухгалтера.
Экономическая сущность задачи определяется,
исходя из следующих возможностей системы:
осуществление возможности слежения за поставками
товаров клиентам;
уменьшение возможных ошибок, которые часто
возникают при работе с бумажными документами;
упрощение всего процесса обработки заявок на
поставку товаров клиентам, что принесет компании ООО «Регион» несомненную
экономическую выгоду в долгосрочной перспективе.
Внедряемая система должна содержать данные о
контрагентах, номенклатуру товаров, которые заказывают клиенты и их стоимость;
адресную информацию; информацию о складе предприятия, заказы клиентов и их
оплату.
Система предназначена для автоматизации отдела
продаж ООО «Регион», г.Уфа, и для решения части задач по автоматизации функций
отдела продаж и формированию документов налогового и бухгалтерского учета.
Периодичность решения задачи - ежедневно.
Необходимость разработки системы в данном случае
обусловлена: нехваткой трудовых ресурсов для решения относительно простых
интеллектуальных задач и для оптимизации принятия решений.
1.2 Функциональная модель предметной
области
Для выявления проблемной области было проведено
обследование деятельности отдела продаж предприятия. Была построена
функциональная модель текущей ситуации с выделением перечня задач, с учетом
схем функциональной декомпозиции.
Построение функциональной модели позволяет четко
зафиксировать, какие деловые процессы осуществляются на предприятии, какие
информационные объекты используются при выполнении деловых процессов и
отдельных операций. Эта функциональная модель является отправной точкой для
анализа потребностей предприятия, выявления проблем и "узких" мест и
разработки проекта совершенствования деловых процессов.
Описание информационных потоков (функциональная
схема текущей ситуации, Приложение А):
. Приемом заявок от клиентов занимается менеджер
отдела продаж. Менеджер вносит в журнал заявок в формате MS Excel следующие
данные о заявке:
Информация о клиенте;
Дата заявки;
Сроки поставки;
Количество и наименования заказанного товара.
Также, менеджер по продажам формирует карточку
клиента в формате MS Excel.
. Менеджер отдела продаж формирует заявку для
кладовщика склада, оформляет бланк договора с клиентом, счет на оплату,
счет-фактуру, а так же следит за выполнением заказа.
. Менеджер отдела продаж связывается со складом
и узнает у кладовщика склада наличие необходимого товара. Если товар есть в
наличии на складе, менеджер отдела продаж передает полученные заявки и бланк
договора с поставщиком кладовщику склада.
Если необходимого товара нет в наличии, данные о
заявке передаются в отдел закупок.
Менеджер отдела закупок осуществляет закупку и
поставку необходимого товара на склад. Менеджер отдела закупок передает
кладовщику документы на заявку от менеджера отдела продаж.
. Кладовщик склада получает заявки от менеджера,
формирует требование на отгрузку, заказы для транспортного отдела, передает
заказ и бланк договора с поставщиком в транспортный отдел.
. В транспортном отделе для водителя доставки
формируют маршрутный лист с адресами клиентов и заказами.
. Водитель доставки приезжает на склад,
кладовщик склада отгружает товар. Водитель доставки доставляет заказы и
договора по адресам маршрутного листа, по выполнении докладывает менеджеру
отдела продаж и отдает подписанные с клиентом договора, и счета-фактуры.
. После отгрузки товаров клиенту данный факт
фиксируется сотрудником склада в листе MS Excel - создается журнал отгрузки.
Исходя из данной информации, осуществляется формирование заказа наименований у
производителей - план закупок, который передается менеджеру по закупкам.
Кладовщик передает документы - договор с клиентом, счет-фактуру в бухгалтерию.
. Бухгалтер вносит данные о продаже в лист
Excel.
. Менеджер отдела продаж в конце квартала
формирует книгу продаж и сверяет ее данные с данными бухгалтера.
. Бухгалтер в конце квартала формирует книгу
продаж и сверяет ее данные с данными отдела продаж.
В Приложении А находится функциональная модель
текущего состояния в нотации EPC.
Для решения задач автоматизации товарно-денежных
отношений ООО «Регион» была разработана функциональная схема с изменениями,
возникшими после автоматизации. В Приложении Б находится функциональная модель
функциональная схема с изменениями состояния в нотации EPC.
1.3 Схема данных
В рамках информационной системы должно быть
обеспечено выполнение функций представленных в таблице 1.
Таблица 1 - Функциональные требования к
автоматизированной системе
Функция
|
Входные
данные
|
Результат
|
Создание
редактирование и удаление справочников
|
Условно-постоянная
информация о товарах и принципах сотрудничества с клиентами.
|
Справочники:
Номенклатура товаров Контрагенты
|
Создание,
редактирование и удаление карточки клиента
|
Информация
о контрагенте, реквизиты, условия обслуживания.
|
Карточка
контрагента.
|
Создание,
редактирование и удаление договора с клиентом
|
Информация
о клиенте, реквизиты, данные заказа
|
Договор
с клиентом.
|
Создание,
редактирование и удаление заказов клиентов
|
Данные
от клиента о требуемом оборудовании и его количестве.
|
Заказ
клиента.
|
Создание,
печать счета на оплату
|
Заказ
клиента.
|
Счет
на оплату.
|
Создание
и печать счет-фактуры
|
Заказ
клиента.
|
Счет-фактура.
|
Построение
отчета «Отчет по продажам клиентов»
|
Заказы
клиентов, заказы на возврат
|
Отчет
«Отчет по продажам».
|
Построение
отчета «Книга продаж»
|
Выполненные
и оплаченные заказы клиентов,
|
Отчет
«Книга продаж»
|
Для создания базы данных были определены
функциональные блоки: «Контрагенты», «Склад», «Заказ», «Книга продаж».
Справочник 1. - «Контрагенты».
Справочник 2. - «Товары».
Справочник 3 - «Склад».
. Функционально информационный блок «Контрагенты»
используется для создания и хранения данных постоянного плана - данных о
клиентах компании. Клиенты могут быть как поставщиками, так и покупателями.
. Функционально информационный блок «Склад»
используется для создания и хранения данных постоянного плана - данных по
товарам на складе. Ввод данных осуществляется вручную, либо с выбором из
справочников.
. Функционально информационный блок «Книга
продаж» используется для создания и хранения данных постоянного плана - данных
по книге продаж. Ввод данных осуществляется автоматически, с использованием
данных других блоков.
. Справочник «Товары» используется для создания
и хранения данных постоянного плана - данных по номенклатуре товаров. Ввод
данных осуществляется вручную.
Графическое отображение схемы данных находится в
Приложении В.
1.4 Описание входной информации
Входные данные - это данные, получаемые из
первичной информации и создающие информационный образ предметной области. Они
подлежат хранению в первую очередь.
От рациональной организации входной информации
предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки
информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и
эффективность управления процессами. Входная информация для АРМ необходима:
для отражения складского остатка: текущее
количество товара на складе, учет расхода и прихода Товаров;
для формирования заказа на поставку клиенту.
Входной документ представляет собой носитель
информации, которая является входной для информационной системы. Различают два
типа входных документов:
Входные документы типа «Ведомость».
Входные документы типа «Анкета».
Входные документы типа «Ведомость» представляют
собой формуляры, в которых вопросы не присутствуют в явном виде, а только
указывается позиция для заполнения данных с помощью рамок и таблиц.
Входные документы типа «Анкета» заполняются
путем записи ответов на содержащиеся в них вопросы, которые ориентированы на
неспециалистов.
Способ представления входного документа должен
соответствовать следующим требованиям:
.Документ должен быть удобен для лица,
заполняющего его.
Представление документа должно быть четким. Это
достигается благодаря выделению в нем разделов, контролю их сбалансированности,
рациональному распределению заполняемых и заранее отпечатанных зон документа,
разумному использованию сплошных и штриховых линий. Все это делает документ
наиболее привлекательным для заполнения. Использование цвета побуждает к более
аккуратному заполнению документа. При этом также важную роль играет формат
документа: например, на бланках формата А4 ошибок на 50% меньше, чем на бланках
формата А6.
.Приемлемость способа представления входного
документа для оператора или программы, осуществляющей ввод данных. Во входных
документах следует предусматривать расположение данных в том порядке, в котором
они будут переведены на машинные носители.
Входной документ принято делить на несколько
частей: заголовок, основную часть, нижнюю часть и оборотную часть.
.В заголовочной части входного документа
содержится следующая информация: название, адрес и другие реквизиты организации
или подразделения, для которого составлен документ, название документа, дата
составления документа, количество страниц.
.В основной части входного документа содержатся
вопросы и зоны для ответов, указания по кодированию ответов, таблицы к
заполнению.
.В нижней части содержится информация, не
подлежащая дальнейшей обработке, например, ФИО заполняющего при анкетировании.
.На оборотной стороне выходного документа может
содержаться памятка по заполнению документа данного вида, таблица кодов,
полезные советы пользователям лицам, заполняющим данный документ. Эта
информация может быть отпечатана заранее, как и в случае с выходными
документами.
Для внедряемой информационной системы
документами являются следующие документы:
Таблица 2 - Описание входных документов
Наименование
документа (шифр)
|
Дата
поступления документа
|
Откуда
поступает документ
|
Остатки
на складах
|
Раз
в неделю
|
Склад
|
Данные
о клиенте
|
Несколько
раз в неделю
|
От
клиента
|
Данные
о товаре
|
Несколько
раз в неделю
|
От
поставщика
|
Данные
о заказе
|
Несколько
раз в неделю
|
От
клиента
|
Кроме вышеперечисленных данных, для работы
системы необходим набор справочников. Справочники присутствуют в электронном
виде в едином информационном пространстве предприятия.
Контроль над соответствием информации в
справочниках реальному положению дел на предприятии, возложен на различные
подразделения предприятия, в компетенции которых находится данная информация.
Перечень видов товаров, продаваемых клиентам -
справочник, содержащий информацию о сырье, товарах, продаваемых клиентам.
Предназначение данного справочника заключается в исключении возможности
двоякого обозначения одного вида товара, снижения количества ошибок при работе
с системой. Также он позволяет уменьшить объем хранимых данных, благодаря
присвоению каждому виду товара своего уникального кода и использовании в
дальнейшем этого кода при заполнении других таблиц, используемых в системе.
Отчет об остатках товаров на складе. Данный
входной документ на данный момент формируется на складе кладовщиком и хранится
у него. При внедрении информационной системы, кладовщик должен будет вести все
данные о товарах на складе в системе, и внедряемая система должна будет сама
рассчитывать остатки на складе, исходя из данных, имеющихся в базе данных. Периодически
кладовщик должен будет делать инвентаризацию, сверяя реальное количество
товаров на складе, с имеющимися в базе данных.
Менеджер отдела продаж, при внедрении системы
будет видеть всю картину наличия товаров на складе в базе данных, не связываясь
с кладовщиком, что увеличит скорость работы по заказу клиента.
1.5 Описание структуры базы данных
Таким, образом, для решения задачи автоматизации
товарно-денежных отношений, были созданы следующие сущности «Контрагенты»,
«Адрес», «Телефон», «Склад», «Остатки на складах», «Товар», «Заказ», «Хранение
на складах», «Пользователи», «Рабочее место», «Книга покупок и продаж».
Для решения задач, рассмотренных в данном
дипломном проекте, разработана схема базы данных, представленная в Приложении
В.
Таблица 3 - Список основных сущностей
Наименование
документа
|
Справочный
(+ или -)
|
Периодичность
|
Товары
|
+
|
Разово
|
Склад
|
|
Разово
|
Контрагент
|
+
|
Разово
|
Тип
склада
|
+
|
Разово
|
Хранение
на складе
|
|
постоянно
|
Заказ
|
Остатки
товаров на складах
|
|
Разово
|
Книга
продаж
|
|
В
конце квартала
|
Опишем каждый атрибут отдельно.
Таблица 4 - Структура таблицы «Склад»
Назначение
(содержимое) таблицы
|
Физическое
имя таблицы
|
Наименование
поля
|
Шифр
поля
|
Формат
поля
|
Размер
поля
|
Данные
по складам
|
Store1
|
Код
склада
|
Код
склада
|
Числовой
(идентификатор)
|
10
|
|
|
Наименование
склада
|
name
|
Строковый
|
10
|
|
|
|
|
|
|
Таблица 5 - Структура таблицы «Хранение на
склад»
Назначение
(содержимое) таблицы Физическое имя таблицы Наименование поля Шифр поля
Формат поля Размер поля Данные по заказам Order Код заказа Код заказа
Числовой (идентификатор) 10 КодКонтрагента КодКонтрагента Числовой 10
Дата
|