Учет расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО ЦС 'Звездочка'

Учет расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО ЦС 'Звездочка'

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Филиал «СЕВМАШВТУЗ»

государственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Санкт-Петербургский государственный морской технический университет»

Факультет заочного и дистанционного обучения

Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и планирование»

Отчет по преддипломной практике

На тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «ЦС «Звездочка»

Северодвинск

Введение

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные нужды.

Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.

Практика проходила в Главной бухгалтерии ОАО «ЦС «Звездочка». Цель практики заключалась в ознакомлении с организацией учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

1. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами регламентируется нижеперечисленными нормативными актами:

Федеральный закон от 21.11.1996 №129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете»

«Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 21.06.2011)

«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 01.07.2011)

Федеральный закон от 10.12.2003 №173-ФЗ (ред. от 07.02.2011) «О валютном регулировании и валютном контроле»

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в командировки»

Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации №14-П от 05.01.1998 (в ред. Указаний ЦБ РФ от 31.10.2002 №1201-У)

Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. утв. Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. №33н

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40

Для конкретной организации порядок учета расчетов с подотчетными лицами рассмотрен в учетной политике организации.

2. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами считаются работники, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, представительских расходов, а также для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтово-телеграфных) расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные расходы.

Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов (товарные чеки, проездные документы) и представить их бухгалтеру. В случае, когда в авансовом отчете, например, нет оправдательных документов по приобретенному материалу, следует проверить наличие его прихода. Если купленный материал не оприходован, следует подотчетную сумму зачесть в доход подотчетного лица.

Порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации. Утвержденный финансовый отчет должен служить основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по нему или внесения в кассу неиспользованного аванса.

В соответствии с действующим законодательством порядок оформления командировок и нормы командировочных расходов устанавливаются Министерством финансов РФ. Командированному работнику за время командировки возмещают: расходы по проезду к месту командировки и обратно (воздушным, морским, железнодорожным, автомобильным транспортом (кроме такси)), включая стоимость услуг по предварительной продаже билетов и плату за пользование постельными принадлежностями, суточные в пределах норм и расходы по найму жилого помещения. В случае превышения установленных норм расходов на служебные командировки по решению руководителя работникам возмещаются произведенные расходы, а в части суточных производится обложение подоходным налогом по совокупности с заработной платой.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на балансовом счете 71 (при малом объеме операций с подотчетными лицами - на счете 76). В случае несоблюдения порядка по ведению кассовых операций и отсутствия отчета об израсходованных суммах в установленном порядке взятая сумма (неизрасходованная сумма) подлежит включению в доход работника - подотчетного лица.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работникам в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Счет 71 корреспондирует:

по дебету с кредитом счетов: 50, 51, 55, 76, 91;

по кредиту с дебетом счетов: 07, 08, 10, 15, 20, 23, 25, 26, 44, 50, 51, 55, 70, 73, 76, 91, 94, 97, 99.

Типовые проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

3. Краткая характеристика ОАО «ЦС Звездочка»

Центр судоремонта «Звездочка» - судостроительная и судоремонтная верфь, расположенная в устье реки Северной Двины, на берегу Белого моря в г.Северодвинске.

Решение о строительстве предприятия принято Постановлением Совета Министров СССР от 9 июля 1946 года.

На основании Указа Президента РФ «О создании Объединенной судостроительной корпорации» от 21.03.2007г. №394 в ноябре 2007 года предприятие было переименовано и реорганизовано в Федеральное государственное унитарное предприятие «Центр судоремонта «Звездочка» (ФГУП «ЦС Звездочка»). В соответствии с Указом Президента РФ ягринская верфь выступила центром объединения большей части государственных судоремонтных мощностей на Баренцевом, Белом, Черном, Азовском и Каспийском морях.

В ноябре 2008 года ФГУП «ЦС Звездочка» преобразовано в Открытое акционерное общество «Центр судоремонта «Звездочка» (далее Общество).

Общество имеет следующие обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс:

Головная организация ОАО «ЦС «Звездочка», расположенная по адресу: 164509, г. Северодвинск, ул. Машиностроителей, 12;

Научно-технический центр «Звездочка», расположенный по адресу: 164509, г.Северодвинск, ул.Мира, д.11А;

Профилакторий «Звездочка», расположенный по адресу: 164509 Приморский бульвар, д.10;

Оздоровительная база «Звездочка», расположенная по адресу: 164450, Архангельская область, Красноборский район, п/о Алексеевское;

Лечебно-оздоровительный комплекс «Звездочка-Юг», расположенный по адресу: 353410, Краснодарский край, город-курорт Анапа, Пионерский проспект, д.18;

Подсобное хозяйство «Лая», расположенное по адресу: 163523, Архангельская область, Приморский район, деревня Лая;

Филиал «176 судоремонтный завод», расположенный по адресу: 163020, г.Архангельск, ул.Краснофлотская, д.1;

Головной филиал «Судоремонтный завод «Нерпа», расположенный по адресу: 184680, Мурманская область, г.Снежногорск;

Филиал «35 судоремонтный завод», расположенный по адресу: 183017, г.Мурманск, ул.Адмирала Лобова, д.100;

Филиал «5 судоремонтный завод», расположенный по адресу: 353500, Краснодарский край, г.Темрюк, порт;

Филиал «1-я судостроительная верфь», расположенный по адресу: 354200, г.Сочи, пос.Лазаревское, ул.Социалистическая, д.1;

Филиал «Астраханский судоремонтный завод», расположенный по адресу: 414009, г.Астрахань, ул.Атарбекова, д.37;

Филиал «Научно-производственное объединение «Винт», расположенный по адресу: 121099, г.Москва, Новинский бульвар, д.11, стр.1;

Филиал «Опытный завод «Вега», расположенный по адресу: 249010, Калужская область, г.Боровск, ул.Ленина, д.73;

Представительство в г.Москва, расположенное по адресу: 123242, г.Москва, ул.Садовая-Кудринская, д.11, стр.1, офисное помещение №807;

Представительство в г.Санкт-Петербурге, расположенное по адресу: 198095, г. Санкт-Петербург, ул.Промышленная, д.14А.

Общество организует и ведет бухгалтерский учет в полном соответствии с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ, Положениями по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, другими действующими нормативными актами в области методологии ведения бухгалтерского учета и Учетной политикой.

Расчеты между обособленными подразделениями осуществляются в соответствии с «Регламентом внутрихозяйственных расчетов ОАО «ЦС «Звездочка».

Обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, составляют бухгалтерскую отчетность и предоставляют ее в установленные Регламентом сроки в Головную организацию с целью формирования сводной отчетности.

Главная бухгалтерия головной организации осуществляет методологическое руководство бухгалтерским учетом в целом по обществу. Бухгалтерии обособленных подразделений организуют и ведут бухгалтерский учет в обособленных подразделениях в соответствии с методикой разработанной Главной бухгалтерией, и предоставляют все необходимые данные для формирования сводной отчетности. Главная бухгалтерия составляет сводную отчетность для предоставления ее в установленные сроки собственниками, в налоговую инспекцию, органы статистики и другие уполномоченные органы.

Для отражения финансово-хозяйственных операций в обособленных подразделениях Общества используется единый Рабочий план счетов с аналитическими субсчетами, отражающими специфику деятельности подразделений Общества, разработанный на основании Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности, утв. приказом Минфина России от 31.10.200 №94н.

Расчеты с подотчетными лицами.

.00 Расчеты с подотчетными лицами по командировкам.

.10 Расчеты с подотчетными лицами по хозрасходам.

.20 Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам.

.30 Расчеты с подотчетными лицами по оргмероприятиям.

В обособленных подразделениях Общества применяются программные продукты, разработанные специалистами подразделений, либо приобретенные у дилеров. Допускается использование ручной обработки информации.

Расчеты с подотчетными лицами ведутся с учетом требований Центрального Банка РФ (Порядок ведения кассовых операций, утв. Решением Совета Директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40)

4. Учет расходов на административно-хозяйственные нужды

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет на административно-хозяйственные расходы.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды. Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

Типовые проводки:

5. Учет командировочных расходов

Размер возмещения командировочных расходов, в части суточных и найма жилого помещения, выплачиваемых работникам Общества при направлении их в служебные командировки на территории зарубежных стран, установлен Приказом «Об утверждении размеров суточных и расходов по найму жилья работникам головной организации при командировании по территории РФ и иностранных государств».

Размеры суточных и расходов по найму жилого помещения

Далее рассмотрим учет расчетов по командировочным расходам на конкретном примере.

Пример ОАО «ЦС «Звездочка» направляет в командировку в г. Санкт-Петербург (МИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам №8) сотрудника Петрова И.С. с целью решения финансовых вопросов. Срок командировки 4 дня: с 10 по 13 ноября 2011 года.

Издан Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку:

На основании Приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку выписывается командировочное удостоверение:

Оборотная сторона формы № Т-10

По расходному кассовому ордеру работнику выдается аванс, ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (КО-3):

Всех работников, которых организация отравляет в командировки регистрируют в журнале выбытия:

По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет (с приложенными первичными документами, подтверждающие его расходы: командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки и другие оправдательные документы) о произведенных командировочных расходах:

По приходному кассовому ордеру сдает остаток неиспользованного аванса в кассу:

Бухгалтерия сделает следующие проводки:

6. Учет представительских расходов

На сегодняшний день деятельность любой организации практически не обходится без официальных приемов. Особенно это касается предприятий, имеющих высокую динамику развития. Проведение таких мероприятий влечет за собой определенные затраты, которые называются представительскими расходами. Рассмотрим порядок формирования документов по представительским расходам и нормирование этих расходов.

Пунктом 2 ст.264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

При этом место проведения таких мероприятий не имеет значения.

Также к представительским расходам относятся:

расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

буфетное обслуживание во время переговоров;

оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Следует обратить внимание, что к представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Как любая другая хозяйственная операция, проведение представительских мероприятий в соответствии со ст.9 Закона N 129-ФЗ должно оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.

Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

) оформление общих документов;

) оформление документов, связанных с подготовкой к конкретному мероприятию;

) оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Первый этап включает в себя составление сметы представительских расходов на отчетный год. Утверждается смета протоколом общего собрания акционеров (ст.48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ «Об акционерных обществах»). После этого руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы в которых отражаются:

перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;

порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

порядок расходования подотчетных средств;

документальное оформление и порядок списания подотчетных средств;

документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам;

нормы отдельных видов представительских расходов.

Нормы расходования средств на представительские расходы.

На втором этапе оформляются следующие документы:

приказ руководителя о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

приказ о направлении приглашения на встречу (этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации);

программа встреч с указанием даты, места, сроков проведения, а также количества приглашенных лиц и участников.

Кроме этих документов в бухгалтерию представляется утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия. После утверждения такой сметы лицу, ответственному за проведение встречи, по расходному кассовому ордеру в подотчет выдаются денежные средства.

Утверждаю:

_____________

Генеральный директор

ОАО «ЦС «Звездочка»

Никитин В.С.

11 октября 2011 г.

Смета расходов

на проведение деловых переговоров с представителями ООО «Радость» 15-16 октября 2011 года

На третьем этапе лицом, ответственным за проведение деловой встречи, оформляются документы к которым относятся:

отчет о проведении мероприятия;

Утверждаю:

_____________

Генеральный директор

ОАО «ЦС «Звездочка»

Никитин В.С.

21 октября 2011 г.

Отчет

о проведении деловых переговоров с представителями ООО «Радость», проведенных 15-16 октября 2011 года.

Участники переговоров:

ОАО «ЦС «Звездочка»: ООО «Радость»:

Никитин В.С., Рогачев В.Л.

Лебедева А.Я., Стрюков Ф.А.

Сердцев Д.М., Плетнев К.Ю.

Широков Р.Д., Михайлова А.Б.

Тема переговоров:

Заключение контракта на строительство яхты

Программа встречи:

октября 2011 г.

.00 ч - 12.00 ч. Переговоры.

.00 ч - 13.00 ч. Обед.

.00 ч - 17.30 ч. Экскурсия по заводу, ознакомление участников переговоров с процессом производства.

октября 2011 г.

.00 ч - 14.00 ч. Переговоры.

.00 ч - 16.00 ч. Обед и заключительный прием по поводу состоявшихся переговоров.

Общая сумма расходов на проведение деловых переговоров составила 13818 (Тринадцать тысяч восемьсот восемнадцать) руб., включая НДС, в том числе:

транспортные расходы - 2250 руб.;

расходы на буфетное обслуживание во время переговоров - 1900 руб.;

официальный обед в ресторане - 8968 руб.(в т.ч. НДС 1368 руб.);

стоимость сувенирной продукции, врученной партнерам - 700 руб.

авансовый отчет с первичными документами;

По приходному кассовому ордеру сдает остаток неиспользованного аванса в кассу.

Бухгалтерия сделает следующие проводки:

Заключение

В процессе написания работы были рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы. Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформлении расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Литература

1.   Федеральный закон от 21.11.1996 №129-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О бухгалтерском учете».

2.      «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 01.07.2011).

.        «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 21.06.2011).

.        Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в командировки».

.        Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации №14-П от 05.01.1998 (в ред. Указаний ЦБ РФ от 31.10.2002 №1201-У).

.        Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. утв. Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. №33н.

.        Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.

.        Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 №739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

.        Все о расходах организаций: универсальный практический справочник. Под ред. О.Н.Берг: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2011.

10. Швецкая В.М., Головко Н.А. Бухгалтерский учет. - М.: «Дашков и К», 2008.