Правила оформления документов

Правила оформления документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО «Белорусский государственный

экономический университет»

Кафедра технологии производства

ИНДИВИДУАЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Делопроизводство»

Студент ФФБД,

-й курс, РФН-1 Е. М. Бородейко

Проверил

В. В. Паневчик

МИНСК 2010

Вариант 3

1. Общая характеристика нормативно-правовой базы делопроизводства. Характеристика нормативных правовых актов об упорядочении изготовления и использования бланков документов.

Общегосударственные классификаторы                  нормативные документы по

технико-экономической и социальной                   организации управленческого

          информации                                                                  труда и охраны труда

законодательные акты                                                                             нормативные документы

в сфере информации и                                                                           по организации архивного

     документации                                                                                     хранения документов

государственные                                                                                                 унифицированные

  стандарты на                        Нормативно-правовая                   системы

 документацию                      база делопроизводства                   документации

Указы и распоряжения Президента,                     правовые акты нормативного

 постановления и распоряжения                           и инструктивного характера,

Правительства, регламентирующие                     методические документы по

    вопросы документационного                          делопроизводству учреждений,

        обеспечения республики                              организаций и предприятий

                                                         правовые акты органов

                                                исполнительной власти (министерств,

                                               комитетов, служб) как общеотраслевого,

                                                   так и ведомственного характера

    Государственный стандарт Республики

Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные

        системы документации. Система

      организационно-распорядительной

 документации. Требования к оформлению

                         документов»

    Упорядочение

     Указ Президента Республики Беларусь                        изготовления и

             от 28 июня 2000 г. № 357 «Об                                  использования

             упорядочении изготовления и                               бланков документов

использования документов с изображением

      Государственного герба Республики

                               Беларусь»

         Постановление Совета Министров

     Республики Беларусь от 31 июля 2000 г.

       № 1172 «Об утверждении Положения

    о порядке изготовления и использования

       бланков документов с изображением

        Государственного герба Республики

          Беларусь и внесении изменений в

        Постановление Кабинета Министров

     Республики Беларусь от 7 августа 1995 г.

                             № 424.

. Что такое бланк документа? Какое минимальное количество бланков должна иметь организация и какие различия между ними? Какова структура реквизита «Коммуникационные и коммерческие данные»? Какие сокращения применяются при оформлении почтового адреса? Что такое шаг письма и межстрочный интервал? Каковы величины межстрочных интервалов, используемых в машинописи?

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенном на нем постоянной информацией документа и места, отведенным для переменной. В соответствии с нормативно-правовыми и методическими документами в Республике Беларусь бланки устанавливаются только в организации и могут быть трех видов:

·        бланк для писем;

·        общий бланк;

·        бланк конкретного вида документов.

На общих бланках оформляются:

o        распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и так далее);

o   организационные (положения, инструкции) и справочно-информационные (акты, протоколы, справки и тому подобное) документы.

Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланка для положения, бланка для протоколов и так далее.

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и тому подобное).

При оформлении почтового адреса можно использовать следующие сокращения: г. (город), с. (село), р-н (район), обл. (область), ул. (улица), пер. (переулок), пр. (проспект), корп. (корпус), д. (дом), кв. (квартира).

К коммуникационным данным относятся телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и так далее. К коммерческим - номер счета, название банка и так далее.

Межстрочный интервал - расстояние между строками. Величина межстрочного интервала, устанавливаемая на пишущей машине, предполагает следующее размещение строк на листе формата А4:

2)      38-41 - при полуторном;

)        29-31 - при двойном.

3. Положение о структурном подразделении. Состав реквизитов в положении о структурном подразделении (далее - Положение). Технология создания (операция и исполнители). Требования к тексту, структура и краткая характеристика разделов

Положение - это документ, предназначен для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделения и определяющий его роль и место в системе управления фирмы. Положение должно разрабатываться руководителем подразделения, им подписываться, согласовываться с юрисконсультом и утверждаться руководителем фирмы.

Положение должно быть разработано в соответствии с установленными требованиями, составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов положения входят: «Наименование предприятия», «Название документа», «Дата и индекс документа», «Место его составления», «Заголовок к тексту», «Гриф утверждения», «Текст», «Подпись», «Визы».

Текст Положения должен состоять из следующих основных разделов:

1.       «Общие положения» - указываются название структурного подразделения, основные задачи, направления и цель деятельности; определяется, кто руководит подразделением, порядок назначения и освобождения руководителя от должности; перечисляются организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей работе и другое;

2.      «Задачи и функции» - указываются основные направления деятельности подразделения, конкретные функции, закрепленные за ним, определяется степень самостоятельности в решении различных вопросах;

.        «Права» - оговариваются права подразделения, необходимые для выполнения функции, связанных с деятельностью других подразделений, сторонних фирм и инофирм;

.        «Ответственность» - устанавливается ответственность за несвоевременное и некачественные выполнения функций и обязанностей;

.        «Взаимоотношения. Связи» - определяются взаимоотношения подразделения с другими подразделениями фирмы и сторонними организациями по различным вопросам.

бланк документ реквизит структурный

Директору студенческого городка

Русаковичу М.А.

студента 2 курса, группы РФН-1  Бородейко Е. М.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне общежитие на срок обучения в университете.

.08.2009                                                              Е. М. Бородейко

(подпись)

АО «Дизель»

ПРИКАЗ

.12.2002 №114

г. Минск

О рабочем времени и организации

оплаты труда

Во исполнение постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь «Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2003 год» от 23.10.2002 г. №137,

ПРИКАЗЫВАЮ:

. Произвести в 2003 г. расчет часовых тарифных ставок работников предприятия исходя из среднемесячного количества расчетных часов в 2003 г. при пятидневной 40-часовой рабочей неделе, составляющей 167,9 часов.

. Продлить действие п. 1 приказа генерального директора « О продлении действия Положения о материальном поощрении и организации оплаты труда работников» от 11.12.2001 г. № 261 с 01.01.2003 г. на срок не более тридцати дней от даты проведения первого собрания акционеров.

. Выплатить работникам АО «Дизель» аванс в размере 45% месячного тарифа и оклада за декабрь 2002г.

. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Гаврилюк Т. Р.

Генеральный директор                                              Л. Д. Голенков

(подпись)

В дело 02-09

(подпись)

.12.2002

ОАО «Крона»

ПРИКАЗ

.07.2009 № 23-к

г. Минск

По личному составу

. ПРИНЯТЬ:

БАХМУТСКУЮ Людмилу Владимировну на должность заведующей складом готовой продукции с 07.07.2009 с окладом 620000 рублей с полной материальной ответственностью.

Основание: 1. Заявление Бахмутской Л. В. от 06.07.2009.

. Трудовой договор от 07.07.2009 № 69 (ст. 405-406 ТК).

. ПЕРЕВЕСТИ:

ОБУХОВИЧ Максима Викторовича, главного электрика, с 08.07.2009 на более легкую работу - вахтером производственного корпуса на один год по состоянию здоровья с оплатой труда в размере не менее среднемесячного заработка перед трудовым увечьем, в связи с производственной травмой, в соответствии со ст. 30-34 ТК РБ.

Основание: 1. Медицинское заключение.

. Согласие Обухович М.В.

. ОТОЗВАТЬ:

ПОТАПЕНКО Ольгу Григорьевну, бухгалтера расчетной группы, отозвать с 05.07.2009 для составления полугодового отчета. Неиспользованную часть отпуска в количестве 10 дней предоставить, с согласия работника с 01.09.2009 по 10.09.2009 в соответствии со ст. 175 ТК РБ.

Основание: 1. Производственная необходимость.

. Заявление Потапенко О. Г. о согласии на отзыв из отпуска.

Директор                                                                     В.И. Гаврилюк

(подпись)

Начальник отдела кадров

Р. А. Кралин

(подпись)                      04.07.2009

С приказом

ознакомлены:                                                              Л. В. Бахмутская

(подпись)

.07.2009

М. В. Обухович

(подпись)

.07.2009

О. Г. Потапенко

(подпись)

.07.2009

В дело 15-09

П. А. Скворцов

.07.2009

Формулировки записей в трудовую книжку

. для Бахмутской Л.В.

. для Обухович М. В.

Общество с ограниченной                                         УТВЕРЖДАЮ

ответственностью «Кронабанк»                                Директор

О.М.Жук

(подпись)

22.07.2009

АКТ

.07.2009 № 16

г. Минск

О списании имущества

Основание: приказ председателя правления от 25.03.2009 № 32

Составлен комиссией:

Председатель - заместитель директора О. А. Голуб

Члены комиссии:

1.                     Главный бухгалтер А. Р. Самохвал

2.      Главный специалист отдела кредитования физических лиц

К. В. Клицунова

Присутствовали:

1.                     Консультант К. В. Киселева

2.      Кассир К. А. Александрова

В период с 19.07.2009 по20.07.2009 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию в связи с непригодностью для использования.

Составлен в 2(двух) экземплярах:

-й экземпляр - в дело 09-02

-й экземпляр - в отдел кредитования физических лиц

Приложение: перечень подлежащего списанию имущества на 3 (трех) л. в 2 (двух) экз.

Председатель комиссии                                                       О. А. Голуб

Члены комиссии:                                                                  А. Р. Самохвал

(подпись)

К.В.Клицунова                                                                     (подпись)

С актом ознакомлены:                                                К. В. Киселева

(подпись)

.07.2009

К.А.Александрова

(подпись)

.07.2009

4. Перечислить документы, включаемые в состав личного дела

В состав личного дела включаются следующие документы:

−       внутренняя опись документов личного дела;

−       личный листок по учету кадров;

−       дополнение к личному листку по учету кадров;

−       автобиография;

−       копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;

−       заявление о приеме на работу;

−       копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначения на должность).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Фамилия Тарасова__________ Имя __Мария__________ Отчество __Сергеевна_______

Данные о работе после заполнения личного листка

.Данные об изменениях в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка.

(В данном разделе производятся отметки о следующих учетных сведениях: награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов)

ООО «Институт экономики»         УП «Завод вычислительной техники»

Генеральному директору

Пр. Я. Купалы, 72, офис 2                      г-ну С.А. Григорьеву

Гродно, 230003, Республика Беларусь

Тел./ факс (015) 75 60 36                         Ул. Ленина, 46, 110340

E-mail: ec_inst@mail.ru                                     г. Москва, Россия

Р/с 3010003264871 в филиале №504

ОАО «АСБ Беларусбанк» г. Гродно

МФО 325654, код 524

УНН 101126943

.09.2009 №02-10/56

На №02-10/42

Уважаемый Сергей Андреевич!

Подтверждаем получение Вашего письма №1 от 01.09.2009 с приложенными каталогами; материал направлен нашим заказчикам; в случае проявления ими интереса к вашим изделиям мы сообщим вам об этом.

Директор                                                                              А.П. Прокин

(подпись)

Н. Л. Лесковец

(015) 54 87 94

№ 2-10/111 от 08.09.2009              УП «Завод вычислительной

техники»

Вх. № 95. 2-10/111                         09.09.2009

AKZO n.v.76, P.O Box 9300, 6800 SB Arnhem, the Netherlands. 1 500 3652456, Fax. 1 500 3652457

 ref. VG/LN/865

Our ref. CN/FK/3652

July 2009

Nemiga str,23

Minsk, Republic of Belarus

Уважаемые господа,

в соответствии с контрактом № 23 от 22 марта 2009 г. мы командировали в вашу страну высококвалифицированных специалистов для оказания помощи в составлении задания на проектирование горно-обогатительного комбината и проведении геологических изысканий в районе строительства.

Оплата услуг по контракту должна производиться вами ежеквартально против наших счетов с приложением подробной калькуляции.

Однако наш счет был оплачен частично. Вы уменьшили сумму счета без согласования с нами, что противоречит статье 22 контракта.

Направляя вам настоящее письмо с приложением калькуляции, в котором нами отмечены не оплаченные вами суммы, просим рассмотреть его в возможно короткое время и оплатить возникшую задолженность.

Одновременно просим вас принять самые действенные меры по улучшению условий труда наших специалистов, что также предусматривается контрактом.

В ожидании скорейшего ответа, с уважением, Andrew Rudkov

Министерство финансов                                             УТВЕРЖДАЮ

Республики Беларусь                                                 Генеральный

Открытое акционерное                                              директор ОАО

общество                                                                    (подпись)

«Монолит»                                                                           Р. Л. Лынько

.12.2007

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

.12.2007 № 01-02

г. Минск

на 2008 год

Зав. секретариатом                                                     Т.П. Васильева

.12.2007                                                    (подпись)

Зав. архивом                                                                        И.Г. Шуста

.12.2007                                                    (подпись)

СОГЛАСОВАНО                                                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ОАО                                           Протокол ЭПК отдела

«Монолит»                                                                  по архивам и

.12.2007 №2                                                       делопроизводству

Председатель ЭК (подпись)                              Минского облисполкома

.12.2007

Председатель ЭПК (подпись)

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2007 году

в открытом акционерном обществе «Монолит»

Зав. секретариатом                         (подпись)            Т.П. Васильева

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Делопроизводитель              (подпись)                      О.А. Бразговка

5. Средства обработки документов

Средства обработки документов                          Адресовальные машины

Маркировальные машины 

Штемпелевальные машины

Ламинаторы

Фальцевальные машины

Брошюровальные машины

Листоподборочные машины

1 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: СТБ 6.38-2004. - Введ. 01.07.2005. - Минск: Белорус. гос. ин-т стандартизации и сертификации, 2005.

Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: практикум / В.В.Паневчик, С.В.Некраха. - Минск: БГЭУ, 2004.

Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учебное пособие / В.В.Паневчик, В.В.Акулич, С.В.Некраха.- Минск: БГЭУ, 2008.