Особенности бухгалтерского учета и методики анализа расчетов предприятия с подотчётными лицами

Особенности бухгалтерского учета и методики анализа расчетов предприятия с подотчётными лицами

Введение

В современной жизни еще очень широко распространены расчеты наличными деньгами, а иногда без них просто невозможно обойтись. Поэтому в практической деятельности бухгалтер постоянно сталкивается с проблемами выдачи денег под отчет. Необходимо отметить, что учет подотчетных сумм является достаточно емким участком учета. Через подотчетные лица проходят значительные суммы наличных денежных средств, поэтому задачами бухгалтерского учета в данном случае является не только контроль за своевременным и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль за обоснованностью использования и сохранностью подотчетных сумм. Также немаловажным моментом является вопрос налогообложения сумм израсходованных подотчетными лицами. В некоторых случаях, связанных с командировками возникает необходимость налогообложения сумм израсходованных сверх установленных норм. Неверное исчисление налогов, может привести к штрафным санкциям со стороны налоговой инспекции. Все вышеперечисленное обусловило актуальность выбранной темы.

Целью исследования является изучение особенности бухгалтерского учета и методики анализа расчетов предприятия с подотчётными лицами.

Из поставленной цели вытекает ряд следующих задач:

сформулировать теоретические основы учёта и анализа расчётов с подотчётными лицами

определить нормативные законодательные материалы по учету расчетных операций;

представить организационно-экономическую характеристику предприятия ООО «Каравелла-Вельск»;

рассмотреть порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами (изучить порядок учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии);

оценить состояние синтетического и аналитического учётов расчетов с подотчетными лицами;

проанализировать расчеты с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»

определить резервы повышения оборачиваемости и снижения уровня задолженности.

предложить рекомендации по совершенствованию учёта расчётов с подотчётными лицами в ООО «Каравелла-Вельск»;

Объектом исследования данной работы является предприятие ООО «Каравелла-Вельск».

Предметом исследования является учет и анализ расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Каравелла-Вельск», г. Вельск.

В бухгалтерском учете тщательностью, пристальностью, с особым вниманием, не только на уровне в бухгалтерском учете, то тогда бы не было бы ни стандартных ни типичных ошибок, а также обманов и задержек со стороны подотчетников. Эта мысль и будет гипотезой нашей исследовательской работы. Эту тему изучали, рассматривали, исследовали очень многие профессора, ученые, преподаватели, экономисты, консультанты, простые бухгалтера. Было написано много трудов, книг, статей, методичек: Захарьин В.Р., Касьянова Г.Ю., Разгулин С.А., Мосейчук М.А., Быкова С.Е. и так далее.

В процессе изучения и обработки материалов использованы основные методы экономического анализа, такие как: элиминирование, сравнение, группировка, балансовый метод и другие.

Исследуя данные предприятие ООО «Каравелла-Вельск», хотелось бы ввести новизну не только в процесс оформления документов для командировок, но и в контроль за подотчетными лицами.

Во-первых предлагаем завести документ для внутреннего пользования, который бы подтверждал, что подотчетное лицо провело время именно в этой гостинице (в это время, день, месяц, номер комнаты), а не сэкономил отдохнув у частного лица.

Второй вариант предлагаемый нами более дорогостоящий, но более действенный. Нанимается специально работник выезжающий на место командировки и осуществляющий контроль за подотчетным лицом.

Методологической и технической основой для работы послужили: Федеральный Закон «О бухгалтерском учете»; Положение по введению бухгалтерского учета и отчетности в РФ; Постановления Правительства РФ и инструктивные материалы по изучаемым вопросам; учебная литература.

Источниками конкретной информации для проведения исследования по предприятию ООО «Каравелла-Вельск» являются годовая бухгалтерская отчетность предприятия за 2011 - 2013 г.г., а именно форма № 1 "Бухгалтерский баланс", форма № 2 "Отчет о прибылях и убытках", форма №3 приложение к бухгалтерскому балансу, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 "Расчеты с подотчётными лицами ", а также первичные документы и учётные регистры.

Глава 1. Теоретические основы учета и анализа расчетов с подотчетными лицами

.1 Основы организации расчётов с подотчётными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Руководителем организации утверждается перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. Рекомендуют не создавать список сотрудников, имеющих право получить деньги под отчёт, частью приказа об учётной политике. Список подотчётных лиц может измениться в любое время, а в учетную политику изменения можно вносить только в строго ограниченных случаях.

Как правило, под отчет выдаются денежные средства на хозяйственно-операционные, командировочные и представительские расходы. К хозяйственно-операционным расходам относят расходы работников на покупку товаров, включая оплату ГСМ, работ и услуг.

Командировочные расходы возникают в следствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается. Такой вывод следует из совокупности положений статей Трудового кодекса РФ.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.

Согласно этой статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Итак, порядок выдачи денег под отчет регулируется правилами ведения кассовых операций, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, устанавливаются руководителем организации.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером. Подотчетные лица должны отчитаться по полученным денежным средствам не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы необходимо оформить следующие документы:

приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

командировочное удостоверение;

служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.

Срок командировки определяется обычно руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

Выдача наличных средств под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее предоставленному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Денежные средства, полученные под отчет, должны быть израсходованы только на установленные цели.

Для получения наличных денежных средств под отчёт сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому можно составить в произвольной форме или в той форме которая утверждена учетной политикой организации. В заявлении сотрудник должен указать назначение аванса, расчёт размера аванса, срок, на который выдаётся аванс.

Каких-либо ограничений на размер подотчётных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен сделать надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.

Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы средства под отчет, или со дня возвращения из командировки сотрудники обязаны представить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов.

Под оправдательными документами - понимаются первичная документация, а именно чеки контрольно-кассовых машин, товарные чеки, счета, накладные, проездные билеты, квитанции, командировочное удостоверение и другие документы. (п.4.4 Положения Банка России от12.10.2011 г. №373-П).

Наличные денежные средства на командировочные расходы выдаются в размере сумм, необходимых на оплату проезда, проживания и суточных за время пребывания в командировке. Министерство финансов устанавливает нормы возмещения командировочных расходов для бюджетных организаций. Коммерческие организации учитывают командировочные расходы в пределах установленных норм для целей налогообложения, для целей финансового учета нормы командировочных расходов устанавливаются данными организациями самостоятельно.

Вместо наличных денежных средств под отчет могут выдаваться банковские корпоративные карты для оплаты представительских или командировочных расходов. В этом случае подотчетные лица обязаны представить в качестве оправдательных документов квитанции электронных терминалов, банкоматов.

Бухгалтер проверяет авансовый отчет, руководитель утверждает сумму расхода, что является основанием списания расходов, оплаченных из подотчетных сумм и осуществления окончательных расчетов с подотчетными лицами. В случае превышения признанных расходов подотчетного лица над полученной суммой разница выдается работнику из кассы. А оставшаяся часть неиспользованного аванса возвращается подотчетным лицом в кассу организации или удерживается из его заработной платы.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15.12. 2010 г. № 173н.

В бухгалтерском учёте возврат неизрасходованных подотчётных сумм отражается так:

Д 71 К 50 - выданы деньги под отчёт.

Д10 К 71 -получены канцтовары, приобретенные сотрудником.

Д 50 К 71 -внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимого количества бухгалтерских документов. Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверных документов, то нередко налоговые органы доначисляют "зарплатные" налоги (НДФЛ, ЕСН).

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;

размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;

необходимо получить письменное согласие работника

При поступлении авансового отчёта заполните в нем расписку(отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику. Проверьте авансовый отчёт, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм(расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т.д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит сотрудник использовал деньги по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления подсчёт сумм. А также необходимо сверить остатки сумм по счету 71 с данными журнала-ордера №7, главной книгой <#"789747.files/image001.jpg">

Рис. 2 - Данные о динамике изменения кредиторской задолженности с подотчетными лицами

Рис. 3 - Данные о динамике изменения кредиторской задолженности

С целью изучения динамики изменения кредиторской задолженности, составим на основе данных бухгалтерского баланса (форма № 1) и регистров бухгалтерского учета (данных об остатках на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами») диаграмму № 1.

Анализируя данные по кредиторской задолженности в организации ООО "Каравелла-Вельск" за последние три отчётных года (2011,2012,2013гг) можно сделать вывод, что кредиторская задолженность в 2013 году возросла на 13553 тысяч рублей по сравнению с 2011 годом 19263 тысяч и рублей. Между тем разница 2011-2012г всего составила 996 тысяч рублей. Следовательно, благодаря этим данным мы можем сделать следующее заключение, что резкий скачок кредиторской задолженности в 2013 году произошёл по причине начатого и концу года незавершенного строительства минимаркета. Мы можем предположить, что именно по этой причине возросла кредиторская задолженность, которая судя по балансу предприятия в большей части состояла из задолженностей поставщикам и подрядчикам. Изучая данные бухгалтерской отчетности, а именно бухгалтерский баланс (форма № 1),анализ счета 71 и первичную документацию подотчётных лиц анализируемого предприятия за три последних отчётных года мы видим, что кредиторская задолженность по подотчётным лицам отсутствует.

Таблица 8 - Данные о составе подотчетных лиц за 2013 год

Анализируя данные табл. 8, мы наблюдаем активную деятельность подотчётных лиц в частности трех из них:

Механика Галкина Н.М., что напрямую связано с необходимостью приобретения различных запчастей, материалов, осуществлением общехозяйственных расходов; У Галкина Н.М. самый большой процент выданных средств подотчёт 30,69% - это объясняется очень просто, он осуществляет свои общехозяйственные расходы, не уезжая из города Вельска. А необходимость приобретения различных запчастей, материалов возникает часто почти каждые два дня, так как организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет свой автопарк и сеть магазинов.

Водителя - экспедитора Тетерина С.В. его высокий процент 20.20% в общем объеме выданных средств подотчёт связан с осуществлением командировочных расходов. В основном Тетерина С.В. осуществляет грузоперевозки продуктов, а также доставку в ремонт холодильных установок.

Супервайзера Попова А.П. его процент 17.11% в общем объеме выданных средств подотчёт. Этот сотрудник выполняет роль импровизированного инкассатора. Ему выдают лишние деньги из кассы подотчет, так как по положению больше лимита в кассе хранить нельзя и отвозит их в банка расчётный счет.

Сопоставление списка лиц, получивших средства подотчет, со списком лиц, обозначенных в приказе директора предприятия № 1145 от 16 января 2011 г. «О перечне сотрудников предприятия, имеющих право получать денежные средства подотчет», подтверждает, что все эти лица обозначены приказе и имели право на получение наличных средств в подотчет.

Рассмотрим направления использования подотчетных сумм, составив на основании данных аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» табл. 9.

Таблица 9 - Направление использования сумм подотчетных лиц за 2013 г.

Судя по данным табл. 6, которая сделана на основании анализа счёта71 за 2013 год преобладает счет 57 «Переводы в пути». Из учетной политики организации ООО «Каравелла-Вельск»: «Положение по подотчетным лицам № 6 утверждено от 01.01.2013 г. Подотчетные суммы проводятся в бухгалтерском учёте через счёт 57 «Переводы в пути». Организация ООО «Каравелла-Вельск» имеет широкий спектр контрагентов по всей Архангельской области. Далеко не во всех селах, поселениях, городах присутствует банковская сфера. Поэтому организация специально нанимает сотрудника Попова А.П. в должности супервайзера, который принимает деньги, а затем везет их в банк и сдает их на расчетный счет организации ООО «Каравелла-Вельск».

В бухгалтерском учете это оформляется так:

. Д 71 К 57 - переводы в пути

. Д 57 К62 - расчёты с покупателями и заказчиками

. Д 50 К71 - расчёты с подотчётными лицами

Отсюда напрашивается итог, что преобладающую роль в направление использования сумм подотчетных лиц за 2013 г сыграл счёт 57 «Переводы в пути» он составил 78,34%,затем следуют расходы на кассу 12,59%. Следовательно затраты на материалы 5,36%,состоящие из расходов на приобретение сырья, материалов, топлива, запасных частей, инвентаря, хозяйственных принадлежностей, тары, а также расходы на продажу 2,76%.

Рис. 4 - Направление использования сумм подотчетных лиц в 2011 году

подотчетный лицо расчет учет

Рисунок 4 сделан на основании анализа счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Рис. 5 - Направление использования сумм подотчетных лиц в 2012 году

Рисунок 5 сделан на основании анализа счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Рис. 6 - Направление использованных сумм подотчетных лиц в 2013 году

Рисунок 6 сделан на основании анализа счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

3.2 Факторный анализ оборачиваемости и анализ показателей оборачиваемости задолженности

Таблица 10 - Факторный анализ оборачиваемости за 2013 год

, (1)

где

-коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности;

Вр - выручка от реализации;

КЗ - средняя величина кредиторской задолженности (руб.);

 (2)

Гдекредиторской задолженности;

 коэффициент оборачиваемости.

где выручка по коэффициенту оборачиваемости;

 коэффициент оборачиваемости по факту;

 коэффициент оборачиваемости по плану;

 кредиторская задолженность по факту;

Где В- выручка;

В (кз.) - выручка по кредиторской задолженности;

В(коб).- выручка по коэффициенту оборачиваемости;

В= 93795,39049+(-68587,40896) = 25207,99153=25208

Подводя итог мы видим, что на конец года выручка от продажи продукции (товаров, работ, услуг) возросла 25208 тысяч рублей или на16,6%. Из-за увеличения кредиторской задолженности на 12557 тысяч рублей, организация получила выручку 93795,39049 тысяч рублей. Из-за уменьшения коэффициента оборачиваемости на 2,09006 организация потеряла в прибыли 42342,525тысячи рублей.

.Коэффициент оборачиваемости за 2013 год.

, (5)

- коэффициент оборачиваемости;

;

;

Оборачиваемость в днях:

где , (6)

оборачиваемость в днях;

 однодневная выручка;

247- рабочих дней в2013 году;

, (7)

(8)

 в анализируемой организации нет.

.Коэффициент задолженности в фискальной политике:

где- коэффициент задолженности в фискальной политике:

.Коэффициент внутреннего долга

, (9)

.Коэффициент оборачиваемости за 2012 год.

, (10)

коэффициент оборачиваемости;

;

151326

;

Оборачиваемость в днях:

оборачиваемость в днях;

 однодневная выручка;

- рабочих дней в 2012 году

=2000:19761* 100 =10,12

Коэффициент задолженности в фискальной политике:

Коэффициент внутреннего долга

.Коэффициент оборачиваемости за 2011год.

Оборачиваемость в днях:

 в анализируемой организации нет.

Коэффициент задолженности в фискальной политике:

Коэффициент внутреннего долга

Таблица 11 - Показатели кредиторской задолженности с 2011-2013 гг.

Выполнив анализ кредиторской задолженности мы видим, что коэффициент оборачиваемости в отчетном году уменьшился на 1,01 по сравнению с 2012 годом и на 0,55 по сравнению 2011 годом. Анализируя данные по кредиторской задолженности за 2011,2012,2013 годы, можно сделать заключение, что все показатели почти на одном уровне. Если судить по показательно, то самое большее количество дней, в течение которого счета поставщиков остаются неоплаченными в отчетном году составил 37,13 дней, в 2012 году 32,52 дня, а 2011г. - 34,44 дней. Между тем в 2012 го самое большее значение оборачиваемости кредиторской задолженности составило 7,66, а оборачиваемость в днях составила 32,52 дня. Увеличение коэффициента оборачиваемости является положительным моментом для предприятия. Показатель доли просроченной кредиторской задолженности в организации ООО «Каравелла-Вельск» за 2011 и 2013 года отсутствует. Задолженность по подотчетным лицам присутствует лишь в одном из анализируемых годов 2012 в сумме 2000 рублей. Это единичный случай за весь 2012 год. Сотрудник по болезни не вовремя сдал авансовый отчёт. Доля просроченной кредиторской задолженности составила 10,12 рубля. В целом это говорит о том, что предприятие выполняет свои договорные обязательства и этим самым увеличивает свою платежеспособность.

Анализируя два последующих показателя, коэффициент задолженности фискальной политики и коэффициент внутреннего долга можно сказать одно, что коэффициент задолженности не превышает коэффициент внутреннего долга и это очень хорошо для организации. Судя по показателям из табл. 11, в отчетном году коэффициент задолженности фискальной политики превысил все последующие анализируемые года. Он составил 0,655 и это говорит о том, что в 2013 году увеличилась задолженность по налогам и задолженность перед государственными внебюджетными фондами. За последующие два года (2012,2011) коэффициент задолженности фискальной политики почти не менялся, можно сказать оставался стабильным. Чтобы проанализировать коэффициент внутреннего долга, мы взяли показатель задолженности перед персоналом. Этот коэффициент стабилен от 1,4-1,5 на протяжении всех трех анализируемых года. По этим показателям в целом работу предприятия можно признать удовлетворительной.

3.3 Рекомендации по улучшению состояния расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете отражаются достаточно просто. Законодательная база предъявляет достаточно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, правильности начисления всех налогов по этим операциям.

Даже незначительные ошибки, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привезти к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов: налог на прибыль, налог на добавленную стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог.

Поэтому на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных денежных авансов.

В результате проведенного анализа расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Каравелла-Вельск» были выявлены следующие нарушения:

. Неправильное оформление авансовых отчетов;

ошибки при утверждении суммы в авансовом отчете.

не указана проводка при возвращении перерасхода в кассу или выдана сумма перерасхода.

неполный комплект документов в частности отсутствует командировочное удостоверение.

первичная документация (чеки, квитанции) не соответствует дате командировки.

. Несвоевременное предоставление в бухгалтерию отчета об израсходованных подотчетных суммах и окончательный расчет по ним. Тем самым был нарушен пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.).

В таком случае - если работник в установленный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то согласно статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, работодатель вправе произвести удержания из зарплаты работника.

. Выдача денежных средств под отчет лицам, не отчитавшимся за ранее выданные суммы. За данное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены. В то же время это нарушает кассовую дисциплину - пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, с изменениями от 26 февраля 1996 г.). Перед выдачей денежных средств работнику бухгалтер должен был проверить - имеет ли работник право на получение подотчетных средств, а также нет ли у него задолженности по подотчетным суммам.

.Затягивается процесс оформление журналов - ордеров в частности № 7 и подшив документации.

Для улучшения состояния расчетов с подотчётными лицами предприятию ООО «Каравелла-Вельск» необходимо устранить следующие нарушения:

ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;

ужесточить кассовую дисциплину;

строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам;

внимательно проверять документальное оформление авансовых отчетов, а также ввести жесткий контроль за наличием первичной документации (чеки, квитанции, командировочное удостоверение);

бухгалтерам необходимо повышать навыки работы с основными программами, так как предприятие автоматизировано (все платежи осуществляет через программу Банк-Клиент);

организовывать рабочий процесс так, чтобы время хватало и на оформление журналов - ордеров в частности № 7 и подшив документации.

Заключение

В процессе исследования был рассмотрен учет расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрение теоретических аспектов учета расчетов с подотчетными лицами позволило изучить, оценить и проанализировать организацию указанных операций в ООО «Каравелла-Вельск», основным видом деятельности которого является оптовая торговля замороженными пищевыми продуктами.

Из всей нормативно-законодательной базы по учету расчетных операций можно выделить один основной документ, которым является "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П).

При проведении анализа учета расчетов с подотчетными лицами была использована необходимая документация: бухгалтерская отчетность и первичная документация подтверждающие произведенные расходы предприятия (кассовые и товарные чеки, накладные, счета, акты закупки, проездные билеты, счета гостиниц и т.д.);

В итоге можно сделать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цель и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно - рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и проведен анализ указанного учета. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Основная доля наличных денег, за исключением выплаты заработной платы и пособий, приходится на расчеты, осуществляемые подотчетными лицами.

Подотчетное лицо - это сотрудник предприятия, получивший деньги согласно распоряжению руководства на строго определенные цели и обязанный отчитаться об их расходовании.

Список подотчетных лиц, которым разрешено выдавать деньги подотчет, должен утверждаться специальным приказом руководителя.

Деньги, полученные подотчет, в основном расходуются на хозяйственные нужды, на командировочные расходы, а также на приобретение небольших партий материальных ценностей.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерии ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Он является активно-пассивным. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица предприятию, кредитовое - задолженность предприятия подотчетному лицу в том случае, если оно вынуждено было потратить свои деньги. Большие суммы кредитовых остатков по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" свидетельствуют о нарушении финансовой дисциплины, т.к. сумма перерасхода, утвержденная руководителем, должна быть выдана из кассы в день сдачи авансового отчета (или на следующий день).

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется журнал-ордер №7. Его отличительной особенностью является сочетание аналитического и синтетического учета. Он ведется линейно-позиционным способом, на каждого работника отводится одна строка до полного прекращения расчета по выданной сумме. Только часть, расшифровывающая кредитовый оборот, носит шахматную форму.

Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы.

В исследовательской части дипломной работы были приведены анализ состава и динамики расчетов с подотчетными лицами и факторный анализ кредиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами в ООО «Каравелла-Вельск».

На основе проведенного анализа состава и динамики расчетов с подотчетными лицами за 2011-2013 гг. ООО «Каравелла-Вельск» можно сделать следующие выводы:

) Предприятие на конец исследуемого 2012 года имело кредиторскую задолженность по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в сумме 2000 рублей.

) Анализируя данные по кредиторской задолженности за 2011,2012,2013 годы, можно сделать заключение, что все показатели почти на одном уровне.

) Доля просроченной кредиторской задолженности присутствует только 2012 году и составляет 10,12 рубля. В остальных анализируемых годах (2011, 2012) кредиторская задолженность по подотчетным лицам отсутствует, что положительно сказывается на предприятии.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию кредиторской задолженности, в ходе которой проверяется и документально подтверждается ее наличие, состояние и оценка. Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.Порядок проведения инвентаризации в ООО «Каравелла-Вельск» предусмотрен Учетной политикой предприятия. Сплошная или полная инвентаризация имущества и финансовых обязательств предприятия обязательно проводится в конце года перед составлением годового бухгалтерского баланса.

Список литературы

1.   Федеральный закон «О бухгалтерском учете» 06.12.2011г.№402ФЗ.

2.      Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. № 34н. (ред. от 25.10.10).

.        План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

.        Приказ от 7 мая 2003 г. N 38н «О внесении дополнений и изменений в план счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцию по его применению».

.        Положение по бухгалтерскому учету Учетная политика организации ПБУ 1/08 (ред. от 08.11.10).

.        Положение по бухгалтерскому учету "Доходы организации" (ПБУ 9/99), утвержденное приказом Минфина России от 06.05.99 № 32н (ред. от 08.11.10).

.        Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ 10/99), утвержденное приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н (ред. от 08.11.10).

.        Письмо ЦБ РФ от 15.02.2012 № 36-3/25 «О лимите кассы».

9.      Положение ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П О порядке ведения кассовых операций <http://www.torglocman.com/node/617>.

.        Главбух от 03.04 2012г. «Расчеты через подотчетников <http://www.glavbukh.ru/rubrika/226>» Соколова <http://www.glavbukh.ru/person/1005> Г.А., вед. эксперт.

.        ПРИКАЗ от 13 июня 1995 г. N 49. Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

.        Устав организации ООО « Каравелла-Вельск».

.        Касьянова Г.Ю. «Бухгалтерский учёт: просто о сложном» «Винити»2012г.

.        Касьянова Г.Ю. «Командировки: оформление и оплата. - М.: АБАК, 2012.-480 с.

.        Захарьин В.Р. Расчёты с подотчетными лицами: бухгалтерский учет налогообложение, М.: «Дело», 2012 - 420с.

.        Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт: Учеб. пособие. - Мн.: ИНФРА-М, 2012.-560 с.

.        Бухгалтерский учет. Под ред. Безруких П.С.- М.: Бухгалтерский учет, 2012.- 528 с.

.        Захарьин В.Р. «9300 бухгалтерских проводок по новому плану счетов», М.: «Дело», 2011 - 378 с.

.        Бухгалтерский учет: просто о сложном / Под ред. Касьяновой. Г.Ю. - М., ИД Аргумент, 2011. - 696 с.

.        Васильева Л.С. Бухгалтерский управленческий учет: учебное пособие. / Васильева Л.С., Ряховский Д.И., Петровская М.В. - М., Эксмо, 2010. - 368 с.

.        Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учет. - М., Проспект, 2011. - 558 с.

.        Воронина Л.И. Теория бухгалтерского учета: учеб. пособие. - М.: Изд-во Эксмо, 2012. - 480 с. - (Высшее экономическое образование).

.        Грищенко Ю.И. Анализ финансовой отчетности // Справочник экономиста, 2011. № 2. С.15-22.

.        Елгина Е.Б. Первичные документы - М.: «Статус-Кво», 2012. - 148.

.        Зонова А.В. и др. Бухгалтерский учет в схемах: учеб. пособие.- М.: Магистр, 2010. - 151 с.

.        Каморджанова Н.А., Карташова И.В., Тимофеева М.В., Бухгалтерский финансовый учет. - СПб: Питер, 2012. - 224 с.

.        Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2010.