Организация делопроизводства в бухгалтерской службе (на примере ООО 'Самурай-Авто')

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

на тему: «Организация делопроизводства в бухгалтерской службе (на примере ООО «Самурай-Авто» или ООО «Валгер»)»

содержание

ВВЕДЕНИЕ

. ТЕОРЕТИКО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ

1.1 Бухгалтерский учет и делопроизводство

.2 Бухгалтерские документы и их классификация

.3 Организация делопроизводства в бухгалтерской службе

2. АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ ООО «САМУРАЙ-АВТО»

2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Самурай-Авто»

.2 Оценка компонентов учетной политики ООО «Самурай-Авто». Бухгалтерский документооборот

.3 Анализ состояния делопроизводства в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто»

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ ООО «САМУРАЙ-АВТО»

3.1 Нормативно-правовые основы организации документационного обеспечения бухгалтерской службы

.2 Разработка рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

В современном мире работа с документами является неотъемлемой частью трудовой деятельности. Работники управленческих структур от 20 до 80 процентов своего рабочего времени затрачивают на составление, оформление, учет и контроль исполнения огромного числа различных документов.

Основная нагрузка по документационному обеспечению управления ложится на разработчиков документов - руководителей всех уровней, сотрудников бухгалтерских и делопроизводственных служб.

Термин “делопроизводство” характеризует совокупность работ по документированию деятельности хозяйствующих субъектов, а так же по организации в них документов. Понятием “документ” определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия “управление”, “информация”, “делопроизводство”, “документ” органически взаимосвязаны.

Документационное обеспечение процесса управления реализуется посредством учета. Учет, являясь функцией менеджмента второго порядка, или его подфункцией, представляет собой процесс наблюдения, качественной характеристики, количественной оценки, регистрации, хранения и передачи информации для принятия управленческих решений.

Сочетание терминов делопроизводство и учет нашло свое отражение в новом Федеральном законе «О бухгалтерском учете». Согласно ст. 1 данного нормативного документа «бухгалтерский учет - формирование документированной систематизированной информации об объектах и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности». При этом объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются:

) факты хозяйственной жизни;

) активы;

) обязательства;

) источники финансирования его деятельности;

) доходы;

) расходы;

) иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Как видно из вышеизложенного бухгалтерский учет является информационной основой любой деятельности, языком бизнеса. Основу этого языка составляют документы.

Таким образом, документы и документооборот являются важным элементом бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта и, следовательно, организация документооборота в бухгалтерской службе - важной составляющей работы любого бухгалтера.

Хорошая организация документооборота и делопроизводства обеспечивает оперативность принятия решений и максимальную отдачу каждого сотрудника бухгалтерии и аппарата управления, экономичность и культуру работы хозяйствующего субъекта в целом.

Все вышесказанное предопределило выбор темы исследования, а так же ее актуальность и значимость.

Целью выпускной квалификационной работы является всестороннее изучение теоретико-правовых и организационных основ делопроизводства в бухгалтерской службе, а так же разработка рекомендаций по повышению качества бухгалтерского документооборота в ООО «Самурай-Авто».

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

- изучение теоретико-правовых основ организации делопроизводства в бухгалтерской службе;

знакомство с деятельностью ООО «Самурай-Авто», а также особенностями организации и ведения бухгалтерского учета в Компании;

анализ текущего состояния делопроизводства в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто»;

разработка предложений по совершенствованию организации документооборота в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто».

Объект исследования - организация бухгалтерского учета и делопроизводства в ООО «Самурай-Авто».

Предмет исследования - теория и практика делопроизводства в бухгалтерской службе.

Информационную основу исследования составляют законодательство Российской Федерации, научная, учебная, методическая литература по объекту исследования, материалы периодической печати по теме, а также данные интернет - источников.

Методическую основу исследования составляют общенаучные методы познания (анализ, синтез и т.п.).

Практическая значимость результатов исследования заключается в разработке рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерии ООО «Самурай-Авто», позволяющих повысить качество учетного процесса на предприятии.

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, приложений.

Во введении обосновывается выбор темы выпускной квалификационной работы, ее актуальность и значимость, ставится цели и раскрывающие ее задачи, определяется предмет, объект, методы и теоретическая база исследования, приводится структура работы.

В первой главе рассматриваются теоретико-правовые основы делопроизводства в бухгалтерской службе, раскрывается сущность понятий бухгалтерский учет и делопроизводство, показывается их взаимосвязь, приводится характеристика и классификация документов бухгалтерии, рассматриваются вопросы организации делопроизводства в бухгалтерии.

Во второй главе дается характеристика деятельности ООО «Самурай-Авто», проводится анализ действующей учётной политики и состояния делопроизводства в бухгалтерии Компании.

В третьей главе изучаются нормативно-правовая основа организации делопроизводства и даются рекомендации по совершенствованию делопроизводства в бухгалтерии ООО «Самурай-Авто».

В заключении подводятся итоги проведенного исследования в виде общих выводов по работе, предложений и рекомендаций.

Список использованных источников содержит 30 позиций.

В приложениях содержатся бухгалтерские документы, необходимые для иллюстрации положений выпускной квалификационной работы.

Общий объем работы 73 страницы, в том числе 8 рисунков, 3 таблиц, 4 приложения.

1.     
ТЕОРЕТИКО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ

1.1    Бухгалтерский учет и делопроизводство

В повседневной хозяйственной деятельности предприятие использует множество оперативной информации, которая представляет собой «исходный материал» для принятия соответствующих управленческих решений.

Информационная система предприятия состоит из взаимосвязанных подсистем (конструкторской, технологической, экономической и др.). Наибольшее значение для управления имеет экономическая информация. Она подразделяется на следующие виды: плановая, нормативная, учетная и прочая (материалы ревизий или аудиторских проверок, объяснительных и докладных записок, деловая переписка с другими организациями и т. п.).

В совокупности экономической информации наибольший удельный вес занимает учетная, базирующаяся в основном на данных бухгалтерского учета.

На долю бухгалтерской информации приходится свыше 70% общего объема экономической информации. Именно бухгалтерский учет фиксирует и накапливает всестороннюю синтетическую (обобщающую) и аналитическую (детализированную) информацию о состоянии и движении имущества предприятия, источниках его образования, хозяйственных процессах, конечных результатах финансовой и производственно-хозяйственной деятельности.

Современный бухгалтер сосредоточен на конечных нуждах тех, кто использует учетную информацию для принятия решений, независимо от того, находятся эти лица внутри или за пределами организации. Бухгалтерский учет - это информационная система, которая измеряет, обрабатывает и передает финансовую информацию о хозяйствующем субъекте.

В соответствии с международными стандартами финансовой отчетности бухгалтерский учет выполняет жизненно важную функцию обеспечения заинтересованных пользователей финансовой информацией о предприятии, «которая полезна … при принятии экономических решений». Рис. 1. иллюстрирует данное положение.

Рис. 1.Схема взаимосвязи деятельности хозяйствующего субъекта с процессом принятия решения

Согласно рис. 1., бухгалтерский учет служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью компании и лицами, принимающими решения. Происходит это следующим образом. Во-первых, бухгалтерский учет измеряет хозяйственную деятельность путем регистрации данных о ней для дальнейшего использования. Во-вторых, данные хранятся до тех пор, пока они не становятся нужными, а затем перерабатываются в полезную информацию. В-третьих, эта информация передается посредством различных отчетов тем, кто принимает решения. Можно сказать, что данные о хозяйственной деятельности являются исходными данными для системы бухгалтерского учета, а полезная информация для лиц, принимающих решения, - ее выходными данными.

Данные о хозяйственной деятельности в информационном потоке отражаются посредством документации, которая представляет собой письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Процесс создания и оформления документации определяют как документирование.

Таким образом, документация как элемент метода бухгалтерского учета, это совокупность документов организации, определенным образом связанных между собой.

В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 2):

-  первичные документы;

-       учетные регистры;

-       отчетные документы.

Рис. 2. Состав бухгалтерских документов

Все документы бухгалтерского учета образуют взаимосвязанную систему, изображенную на рис. 3.

Рис. 3. Информационная система бухгалтерского учета

Рис. 3. наглядно показывает движение информации внутри системы бухгалтерского учета или бухгалтерский документооборот.

Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В свою очередь, документооборот требует четкой организации или упорядочивания работы с документами, заключающуюся в хранении и использовании документов в текущей деятельности субъекта хозяйствования.

Документирование и организация работы с документами составляет сущность такой отрасли деятельности как делопроизводство.

Таким образом, обобщая материалы данного параграфа, можно заметить тесную взаимосвязь бухгалтерского учета и делопроизводства и выделить одно из направлений бухгалтерского дела - делопроизводство в бухгалтерской службе или документационное обеспечение бухгалтерского дела, под которым понимаем вид деятельности, обеспечивающий документирование и организацию работы с бухгалтерскими документами. Поэтому в следующем параграфе выпускной квалификационной работы рассмотрим сущность бухгалтерских документов и их классификацию.

1.2    Бухгалтерские документы и их классификация

Бухгалтерский учет является документальным. В соответствии с п.1. ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. Роль и значение документов огромны. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Документы являются основанием для последующих записей операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий совершенных работниками. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства.

В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их использования в учетной работе.

Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам:

-  по назначению;

-       по объему содержания;

-       по содержанию хозяйственных операций;

-       по способу оформления;

-       по месту составления;

-       по способу заполнения;

-       по качественным признакам.

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительные документы - те, которые содержат распоряжение на выполнение той или иной хозяйственной операции (приказы, распоряжения, доверенности, платежные поручения банку на перечисление денег, чеки на получение денег и др.).

Исполнительные (оправдательные) - те, которые подтверждают факт совершения хозяйственной операции (накладные на получение материалов, акты, квитанции и др.).

Комбинированные - документы, которые одновременно содержат распоряжение и подтверждение об исполнении или содержат сведения об исполнении и признаки бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость и др.).

Документы учетного оформления - составляются в бухгалтерии на основании первичных документов для подготовки и упрощения учетных записей в регистрах (мемориальные ордера, распределительные и группировочные ведомости, справки и т.п.)

Документы вспомогательного характера - сводные ведомости, доверенности, ярлыки, донесения, описи материальных ценностей и.т.п.

По объему содержания документы бывают первичные и сводные.

Первичные - непосредственно отражают совершенную хозяйственную операцию.

Вторичные сводные - объединяют несколько хозяйственных операций, отраженных в нескольких первичных документах (отчет кассира, авансовый отчет и т.п.)

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на денежные, материальные, расчетные.

Денежные документы отражают наличие и движение денежных средств (приходные и расходные кассовые ордера, чеки, облигации и др.).

Материальные документы отражают наличие и движение имущества организации (материально-производственных запасов, основных средств и др.).

Расчетные документы отражают расчеты организации с другими юридическими и физическими лицами (расчетные чеки, авансовые отчеты, платежные требования и платежные поручения и др.).

По способу оформления документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые - содержат один или несколько хозяйственных процессов, оформленные одним рабочим приемом (накладная, раздаточная ведомость и т.п.).

Накопительные - отражают совершенные хозяйственные операции, оформленные в несколько приемов (лимитная - заборная карта на отпуск материальных средств и т.п.)

По месту составления документы бывают внешние и внутренние.

Внешние документы поступают от других организаций (выписки банка, товарно-транспортныe накладные, счета-фактуры и др.).

Внутренние документы составляются в самой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера).

По способу заполнения документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.

По качественным признакам документы подразделяются на полноценные и неполноценные.

Полноценные - отвечают всем требованиям и имеют все необходимые обязательные реквизиты.

Неполноценные - подразделяются на: неправильно оформленные (не все реквизиты указаны), отражающие не совершенные в действительности операции, отражающие незаконные операции (списание ТМЦ по завышенной стоимости).

Классификация бухгалтерских документов представлена на рис. 4.

Рис. 4. Классификация документов бухгалтерии

В повседневной работе организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.

Бухгалтерские документы группируются по следующим разделам учета:

-  труд и его оплата;

-       основные средства и нематериальные активы;

-       материалы;

-       вложения во внеоборотные активы (инвестиционные вложения);

-       производственные затраты;

-       готовая продукция и ее выпуск;

-       расчеты (по направлениям расчетов);

-       кассовые операции;

-       банковские операции и др.

Документы необходимы для, того, чтобы в течение определенного времени можно было пользоваться необходимой управленческой информацией для самых различных целей.

На сегодняшний день формы учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Документы состоят из отдельных элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum - требуемое, необходимое). Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

) наименование документа;

) дата составления документа;

) наименование экономического субъекта, составившего документ;

) содержание факта хозяйственной жизни;

) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

) подписи лиц, , с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государстввенный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый адрес, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации (ст. 2, Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности.

Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и электронных носителях информации.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета представляют собой таблицы определенной формы, которые построены в соответствии с экономической группировкой имущества, в которых отражаются учетные данные.

Регистры ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на дисках, дискетах и иных электронных носителях.

В зависимости от строения учетные регистры могут быть:

хронологические - информация о хозяйственных операциях записывается в хронологической последовательности их совершения;

систематические - кроме хронологического признака хозяйственные операции группируются по другим установленным признакам.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Завершающим этапом учетного процесса является составление бухгалтерской отчетности. В ней нарастающим итогом отражаются показатели, характеризующие имущественное и финансовое положение организации, его платежеспособность, доходность, а также результат хозяйственной деятельности за отчетный период. Таким образом, отчетность - это система показателей. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», а также ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность» (утверждено приказом Минфина РФ № 43н от 06.07.1999г.) и Приказом Минфина РФ от 2 июля 2010 г. N 66н. «О формах бухгалтерской отчетности организаций» годовая бухгалтерская отчетность состоит из:

бухгалтерского баланса (форма 1);

-  отчета о финансовых результатах (отчета о прибылях и убытках) (форма 2);

-       приложений к ним:

-       отчета о движении капитала (форма 3);

-       отчета о движении денежных средств (форма 4);

-       приложения к бухгалтерскому балансу (форма 5) и других форм отчетов, предусмотренных нормативными актами;

-       аудиторского заключения, подтверждающего достоверность бухгалтерской отчетности предприятия, если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту;

-       пояснительной записки.

Все указанные формы бухгалтерской отчетности рекомендуемые, организации имеют право разрабатывать свои формы бухгалтерской отчетности, но при этом они должны придерживаться рекомендуемого состава и порядка расположения разделов и статей в отчетности.

Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. В её состав входят:

-  бухгалтерский баланс (форма 1);

-       отчет о финансовых результатах (форма 2).

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз..

Срок хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определен Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988г. с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы РФ и Росархива от 27.06.1996г. "Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета".

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах, исключающих возможность от несанкционированных исправлений.

По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся постоянно в бухгалтерии.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Таким образом, комплекс бухгалтерских документов определяется:

-  кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;

-       порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

-       объемом и характером внешних связей.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:

-  быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

-       издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

-       издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Несмотря на то, что сегодня законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, бухгалтерская служба, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки документации.

Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется тщательно продуманная организация делопроизводства в бухгалтерии, основным положениям которой посвящен следующий параграф выпускной квалификационной работы.

1.3    Организация делопроизводства в бухгалтерской службе

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство представляет собой особый вид деятельности, осуществляемой как юридическими, так и физическими лицами.

Делопроизводство - понятие комплексное, двухкомпонентное: это деятельность по организации работы с документами (деловыми, служебными) и одновременно по документированию, т.е. по записи (в более широком смысле - фиксации) информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами.

Делопроизводство - это разновидность обеспечивающей (вспомогательной по отношению к основной деятельности предприятия (организации, учреждения) деятельности.

В ряде источников делопроизводство квалифицируется и как комплекс организационно-технических мероприятий, и как технология работы с документами.

Все сказанное выше позволяет представить ту роль, которую призвано играть делопроизводство в обеспечении повседневной деятельности хозяйствующих субъектов, в том числе деятельности финансово-экономической и административно-хозяйственной. Осуществление указанных видов деятельности немыслимо без надлежащего документационного обеспечения, поскольку организация соответствующих мероприятий предполагает, помимо прочего, и организацию работы с теми или иными документами (финансовыми, хозяйственными и т.д.), и организацию документирования таких мероприятий (рис. 5.).

Рис. 5. Взаимосвязь делопроизводства с основными направлениями деятельности предприятия

Фиксация учетно-отчетных данных осуществляется бухгалтерской службой в соответствующих документах, в своей совокупности (вместе с некоторыми другими видами документов) образующих бухгалтерскую документацию предприятия.

Этой документацией в течение установленных сроков хранения также следует надлежащим образом управлять, с тем чтобы, во-первых, упорядочить доступ к содержащимся в ней данным и, во-вторых, обеспечить ее сохранность.

На практике управление бухгалтерской документацией и документирование бухгалтерской деятельности также осуществляются посредством делопроизводства.

Отметим, что организационно-правовые основы бухгалтерского делопроизводства (в условиях конкретного предприятия) устанавливаются, с одной стороны, с учетом положений локальных актов предприятия, регламентирующих ведение делопроизводства а, с другой, исходя из положений учетной политики предприятия. В рамках учетной политики предприятия, помимо прочего, определяются (утверждаются):

-  формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций,

-       формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

-       правила документооборота и технология обработки бухгалтерской информации.

При этом способы организации бухгалтерского делопроизводства могут быть различными.

Для организации делопроизводства в бухгалтерской службе хозяйствующего субъекта его руководством может быть выбран децентрализованный, централизованный или смешанный (комбинированный) способ. Выбор способа, как правило, производится в зависимости от следующих обстоятельств:

. Организационной структуры предприятия.

. Характера (сущности и размаха) уставной деятельности предприятия.

. Места бухгалтерской службы (иного аналогичного подразделения или должностного лица) в системе управления предприятием.

. Объема общего и бухгалтерского документооборота.

Кроме того, при выборе способа организации делопроизводства в бухгалтерской службе хозяйствующего субъекта обычно учитываются предписания Государственной системы документационного обеспечения управления. К примеру, в соответствии с ГСДОУ регистрация документов, поступающих на предприятие (т.н. входящих), а также документов, образующихся в его повседневной (внутренней) деятельности (т.н. внутренних), обычно производится децентрализовано, т.е. непосредственно в структурных подразделениях (участках документирования), которым указанные документы предназначены (в которых они созданы).

Хранение документов, а также их формирование в дела предприятия, согласно ГСДОУ, может быть организовано как децентрализованным, так и централизованным способом, причем последнее в наибольшей степени присуще предприятиям со сравнительно небольшим объемом документооборота и несложной организационной структурой. Что касается первичной, а также последующей автоматизированной обработки документов, то она обычно осуществляется на предприятии централизованно: в первом случае - в экспедиции или на соответствующем участке службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), а во втором - в вычислительном центре, отделе (группе) обработки информации и т.п.

Делопроизводство в бухгалтерской службе организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной на предприятии.

Номенклатура представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию.

Номенклатура дел ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, рассматривается с учетом происходящих изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имеющих устойчивой структуры, номенклатура дел строится по структурно-функциональному или функциональному принципу (по направлениям деятельности без деления на структурные части).

Номенклатура по структурному принципу включает следующие отделы:

1.      Общий отдел;

2.      Отдел экономического прогнозирования;

.        Производственно-технологический отдел;

.        Технический отдел;

.        Отдел капитального строительства;

.        Финансовый отдел;

.        Бухгалтерия;

.        Отдел труда и заработной платы;

.        Отдел кадров и т. д;

Номенклатура, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:

1.      Руководство;

2.      Планирование;

.        Организация производственной деятельности;

.        Финансирование;

.        Учет и отчетность;

.        Кадры.

Номенклатура, построенная по структурно-функциональному принципу подразделяется таким образом:

1.      Руководство;

2.      Организационно-методическая работа;

.        Спортивно-массовая работа;

.        Отдел кадров;

.        Бухгалтерия;

.        Профсоюзный комитет.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия (табл. 1.1.).

Таблица 1.

Номенклатура дел

В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности учреждения), присвоенного канцелярией, и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка, направления деятельности). Например, индекс дела 02-18, где 02 - индекс структурного подразделения, 18 - номер дела.

Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная. Чаще всего применяется десятичная, нумерационная и серийная цифровая индексация. Наиболее распространенной является десятичная система.

Во второй графе указывается заголовок дела. Для ведения делопроизводства в бухгалтерской службе могут применяться следующие дела:

. Бухгалтерия:

-001 Постановления, приказы, распоряжения вышестоящих органов;

-002 Копии приказов руководителя предприятия по основной деятельности;

-003 Копии приказов руководителя предприятия по личному составу;

-004 Должностные инструкции работников бухгалтерии;

-005 Штатное расписание;

-006 Годовой бухгалтерский отчет;

-007 Квартальные и месячные отчеты в ФНС и внебюджетные фонды;

-008 Договоры, контракты, соглашения;

-009 Акты налоговых проверок, проверок внебюджетных фондов, аудиторские заключения;

-010 Отчеты кассира с приложениями;

-011 Выписки банка с приложениями;

-012 Авансовые отчеты;

-013 Путевые листы;

-014 Товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей и т.п.

Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется в конце делопроизводственного года.

В графе 4 указываются сроки хранения, определяемые согласно действующим ведомственным и типовому перечням с указанием сроков хранения и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и т.д.

По окончании календарного года составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

Все документы, заводимые на предприятиях, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

-             помещать в дело только исполненные документы;

-             помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют наименованию дела по номенклатуре;

-             помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

-             помещать приложения вместе с основными документами;

-             раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

-             группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

-             не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие возврату;

-             дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см).

Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

С момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их формирования.

В настоящее время отмечается повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в организациях, на предприятиях всех форм собственности.

Таким образом, организация документооборота в бухгалтерии призвана обеспечить сохранность бухгалтерских документов и облегчить работу с ними, что повышает не только качество учетного процесса, но и эффективность работы всей организации.

По материалам первой главы выпускной квалификационной работы можно сделать следующие основные выводы:

. Бухгалтерский труд основывается на использовании различных документов, которые необходимы для документального подтверждения свершения фактов хозяйственной жизни предприятия.

. Несмотря на то, что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение компании, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки документации качественное ведение бухгалтерского учета, а также своевременное отражение результатов деятельности компании в бухгалтерской и налоговой отчетности.

. Делопроизводство в бухгалтерской службе организуется на основе единой номенклатуры дел.

. Номенклатура дел бухгалтерской службы разрабатывается в соответствии со сводной номенклатурой дел, применяемой в организации по той же типовой форме, и утверждается главным бухгалтером.

. Формирование дел в первую очередь направлено на обеспечение сохранности бухгалтерских документов, а также оказывает значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

бухгалтерский служба учётный документооборот

2.     
АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ ООО «САМУРАЙ-АВТО»

2.1    Организационно-экономическая характеристика ООО «Самурай-Авто»

ООО «Самурай-Авто» - компания, занимающаяся обслуживанием и ремонтом автомобилей Subaru, Nissan, Toyota, Mitsubishi, Honda, Suzuki, Mazda, а так же поставкой и продажей автозапчастей к ним.

Компания была основана в 1999 году группой единомышленников, занимавшихся ремонтом японских автомобилей, начиная с 1996 года. На начальном этапе Общество специализировалось только на ремонте автомобилей Subaru. Subaru по праву считаются самыми сложными в обслуживании и ремонте автомобилями, но позднее было принято решение оказывать качественные услуги по ремонту и диагностике автомобилей также и других японских производителей - Nissan, Toyota, Mitsubishi, Honda, Suzuki, Mazda. Кроме того, на сегодняшний день Общество осуществляет специализированный ремонт Тойота Лэнд Круизер Прадо 120, 150 дв. 2.7, 4.0, бензин, 3.0 турбодизель, Тойота Лэнд Круизер 200,100, дв.4.7 бензин, дв.4.5 турбодизель, Митсубиси Паджеро 4 дв.3.0, Дайхатцу Терриос, Хонда CRV 2.4 , заключает договора на гарантийное обслуживание данных моделей автомобилей, проданных в том числе через такие автосалоны как «Mаркет Карc», «AutoConcord», «Автолэнд».

Компания владеет зданиями, в которых располагаются Техцентр и мастерские, склады автозапчастей и магазин. Помимо этого Общество располагает всем необходимым оборудованием для ответственной диагностики и качественного ремонта японских автомобилей. Для повышения качества обслуживания клиентов на территории техцентра работают кафе, мойка, шиномонтаж и тюнинг-ателье.

Реализация различных направлений деятельности требует наличие разнопрофильных специалистов в штате Компании. Наиболее наглядно организация деятельности Компании иллюстрирует организационная структура управления (рис. 6.). В штате работают профессиональные мастера - жестянщики, автослесаря, электрики и маляры с опытом работы более 10 лет.

Компания успешно функционирует на рынке, что подтверждают основные показатели деятельности.

Основные формы финансовой отчетности ООО «Самурай-Авто» за 2013 год приведены в Приложениях 1 и 2. На их основании можно выделить финансово - экономические показатели Общества за 2013 год:

Выручка от реализации автозапчастей и оказанных услуг в отчетном году составила 24 259 233 тыс. рублей, в том числе:

-  от диагностики и ремонта автомобилей - 24 150 127 тыс. руб.

-       от продажи автозапчастей - 96 252 тыс. руб.

-       от реализации прочих услуг - 12 854 тыс. руб.

Получена валовая прибыль от продаж в размере 3 139 090 тыс. рублей. С учетом издержек обращения, прочих доходов и расходов, а также начисленного налога на прибыль чистая прибыль составила 550 222 тыс. рублей.

На формирование финансового результата Компании повлияли следующие факторы:

-  улучшение качества обслуживания покупателей;

-  совершенствование структуры управления;

-       отлаженные логистические процессы;

-       применение гибкой политики ценообразования.

Существенным фактором для Общества являлось также удешевление и доступность привлекаемых кредитных ресурсов, которыми Общество постоянно пользуется в силу специфики своей деятельности.

В 2013 году Общество привлекало заемных средств в сумме 12 470 241 тыс. рублей, начисленные проценты по ним составили 318 110 тыс. рублей.

Рис. 6. Организационная структура ООО «Самурай-Авто»

По результатам отчетного года начислено налогов в бюджет различных уровней в сумме 448 661 тыс. рублей, в том числе:

-  налог на прибыль - 179 417 тыс. рублей;

-       НДС - 200 742 тыс. рублей;

-       налог на имущество - 9 615 тыс. рублей;

-       транспортный налог - 211 тыс. рублей;

-       страховые взносы во внебюджетные фонды - 8 840 тыс. рублей;

-       страховые взносы в пенсионный фонд - 28 504 тыс. рублей;

-       налог на доходы физических лиц - 19 891 тыс. рублей;

-       налог на землю -1 265 тыс. руб.

-       прочие налоги и сборы -176 тыс. рублей.

Проведенный экспресс-анализ показателей отчетности показал, что компания финансово устойчивая и у нее нет намерений в ближайшее время прекращать свою деятельность.

Показатели финансовой отчетности Компании указывают на разнообразие видов ее деятельности, что требует от работников формирования и обработки множества документов, в том числе и учетных. Особенности организации документооборота в бухгалтерском учете Общества, отраженные в учетной политике Общества, рассмотренной в следующем параграфе.

2.2    Оценка компонентов учетной политики ООО «Самурай-Авто» Бухгалтерский документооборот

Учетная политика организации - это совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета. При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами.

Проведем оценку компонентов учётной политики, уделяя особое внимание организационным аспектам документационного обеспечения деятельности организации. Результат анализа представлен в табл. 2.

Таблица 2.

Оценка компонентов учетной политики ООО «Самурай-Авто»

Таким образом, таблица 2. показывает с одной стороны особенности организации бухгалтерского учета, с другой особенности организации документационного обеспечения ООО «Самурай-Авто».

По данным таблицы можно сделать следующие основные выводы.

1. Бухгалтерский учет ООО «Самурай-Авто» организован и ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.      Бухгалтерский учет ведется специализированной бухгалтерской службой, во главе которой стоит главный бухгалтер, служба непосредственно подчиняется генеральному директору.

.        Бухгалтерский учет обеспечивает организацию информацией о направлениях деятельности и их реализации, позволяет проводить анализ совершенных хозяйственных операций.

.        Документация бухгалтерского учета является частью общего документооборота Компании. В организации определен перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, формы первичной документации, реестр учетных регистров и график документооборота.

.        Отрицательным моментом является отсутствие в организации перечня документов составляемых в момент совершения операции и после завершения операций. Однако, график документооборота содержит частично сведения, указываемые в данном перечне. Например, наименование документа, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения при создании документа.

Для более полной оценки качества документооборота ООО «Самурай-Авто» необходимо провести анализ состояния делопроизводства в бухгалтерии.

2.3    Анализ состояния делопроизводства в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто»

Документы, с которыми работает бухгалтерия ООО «Самурай-Авто», можно разделить на три группы (рис. 7):

документы налогового учета и отчетности;

бухгалтерские документы;

прочие документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Бухгалтерские документы делятся на первичные документы, регистры бухучета, формы отчетности. К прочим документам относят справочную и организационно-распорядительную документацию Компании.

В бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» применяется децентрализованная форма обработки документов, то есть обработка документов распределена между специалистами бухгалтерии и каждый из них выполняет однотипный набор операций.

Рис. 7. Состав бухгалтерской документации

Так как делопроизводство представляет собой полный цикл работы с документами, начиная от момента их создания или получения до завершения исполнения, то, управление бухгалтерской документацией ООО «Самурай-Авто» оценим в разрезе следующих составляющих:

движение бухгалтерских документов организации в соответствии с графиком документооборота;

контроль за их исполнением;

оперативное хранение в течение текущего года и подготовка к передаче в архив;

хранение в архиве.

Первым этапом движения документов в организации является их создание или получение. В бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» можно выделить три основных потока документации:

-    входящие документы, поступающие из других организаций;

-             исходящие документы, отправляемые в другие организации;

-             внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие в бухгалтерию Общества проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение. В этом и заключается суть первой составляющей делопроизводства.

В соответствии с правилами делопроизводства все документы организации, как поступающие со стороны, так и создаваемые ею самой, подлежат обязательной регистрации.

В бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» нет сотрудника, в обязанности которого входит прием и обработка документации, поступающей в подразделение. Все обязанности распределены между сотрудниками бухгалтерии. Контроль правильности оформления поступающих внешних документов не производится, ошибочно полученная корреспонденция обратно адресату не пересылается, регистрация входящей документации не ведется. Все документы передаются непосредственно специалисту, которому предназначен документ. Если документ должен исполняться несколькими исполнителями, его размножают в нужном количестве экземпляров. Предварительное рассмотрение и обработка документов проводится самим работником.

Регистрация бухгалтерских документов имеет большое значение для организации.

Как уже было отмечено, именно первичные бухгалтерские документы являются основанием для отражения в учете активов, пассивов, доходов и расходов фирмы. Однако не всегда первичные документы поступают в организацию вовремя, а если учесть, что они зачастую отправляются по почте, то случаи поступления документов с большим опозданием в ООО «Самурай-Авто» не редкость. А раз нет документов, то, соответственно, нет и совершенных операций.

Особенно остро эта проблема связана с учетом услуг связи, коммунальных услуг, возвратом документов от покупателей и заказчиков, которые зачастую присылают товарные накладные, акты и счета-фактуры с большим опозданием. Мало того что организация не имеет возможности отразить в учете расходы и доходы, но при этом еще и не имеет права воспользоваться вычетом по НДС, так как счет-фактура отсутствует, поэтому, как правило, бухгалтерская отчетность и соответствующие налоговые декларации составляются без учета таких сумм.

Кроме того, хранение документов производится по объектам учета, то есть в Организации отсутствует как таковая утвержденная номенклатура дел. Существуют отдельные папки хранения документов по следующим участкам учета:

1. Учредительные документы.

2.      Договора.

.        Касса.

.        Банк.

.        Основные средства.

.        Авансовые отчеты.

.        Главная книга.

.        Отчетность.

.        Налоговые карточки и отчетность.

В Организации разработан график документооборота. Работу по составлению данного графика организует главный бухгалтер, а непосредственной его разработкой занимаются бухгалтера.

График документооборота является регламентом, закрепляющим оптимальный режим (сроки и очередность) обработки всей бухгалтерской документации, поступающей в бухгалтерию организации. Оформлен график документооборота в виде таблицы, содержащей перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым исполнителем, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Фрагмент графика документооборота приведен в Приложении 4.

У каждого бухгалтера на рабочем месте есть выписка из графика, в которой перечислены все документы, относящиеся к сфере его деятельности, а также указаны адреса и сроки представления документов.

Ответственность за соблюдение графика движения документов несут его исполнители, а контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер Компании.

Он же осуществляет и контроль за исполнением бухгалтерских документов, причем контрольные мероприятия включают в себя как сроки исполнения бухгалтерских документов, так и качество их исполнения.

После надлежащего исполнения документа он помещается в соответствующую папку.

В папках документы хранятся в хронологическом порядке. Обычно бухгалтерская папка формируется в ООО «Самурай-Авто» на один финансовый год, исключение составляет только папка «Основные средства».

Если объем документов к какой-то папке превышает 200-250 листов, то заводится вторая, третья и т.д. одноименные папки. Им присваиваются порядковые номера.

Например:

«Касса 1 (январь-март 2013)».

«Касса 2 (апрель - май 2013)».

«Касса 3 (май - октябрь 2013)».

«Касса 4 (ноябрь - декабрь 2013)».

По истечению финансового года папки с документами помещаются в архив, сформированный также по предметному признаку. Доступ к архивным документам имеют все работники бухгалтерской службы.

Помимо бумажных документов в бухгалтерии предприятия присутствуют электронные документы. Практически все учетные регистры создаются и хранятся в электронном виде на дисках. При этом хранятся резервные копии баз данных на определенную дату, чаще всего на 31 декабря предшествующего года.

Как видно из материалов параграфа, делопроизводство как таковое в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто» отсутствует. Есть элементы организации работы с документацией, но практически полностью отсутствуют элементы регистрации, систематизации, контроля исполнения и хранения документов. Это сказывается на качестве работы как самой бухгалтерии, так и всей организации.

При таком отношении к документации трудно бывает найти какой-либо документ. Очень часто документы теряются или хранятся не в том временном периоде, к которому относятся.

Например: Поставщик материалов - Компания Subaru, прислал в организацию претензию, о том, что некоторые поставки автозапчастей не были оплачены в срок. Руководитель попросил бухгалтерию сделать справку об оплате поставок с приложением копий выписок банка и платежных документов. Бухгалтерия справку сделала. По данным оказалось, что в дни указанные в претензии оплата производилась, что зафиксировано в выписке банка. Письмо со справкой отправили контрагенту. Контрагент в ответ повторил письмо с претензией и приложением акта сверки расчетов. Оказалось, что в бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» составили справку на основании прошлогодних документов, а указанные в претензии поставки действительно не оплачены.

Как видно из приведенного примера, ошибки в систематизации и хранении документов отрицательно сказываются на деятельности Компании, могут влиять на качество бухгалтерских документов, а также качество принимаемых на их основе управленческих решений.

По материалам второй главы выпускной квалификационной работы можно сделать следующие основные выводы:

1.      ООО «Самурай-Авто» - компания, занимающаяся обслуживанием и ремонтом автомобилей Subaru, Nissan, Toyota, Mitsubishi, Honda, Suzuki, Mazda, а так же поставкой и продажей автозапчастей к ним.

2. В организации сформирован штат квалифицированных специалистов различных профилей работы, которые обеспечивают функционирование и развитие Компании.

3.      Компания занимает устойчивое положение на рынке, постоянно развивается.

.        Бухгалтерский учет в Компании ведется специализированной службой в разрезе принятой учетной политики.

.        Бухгалтерский учет ООО «Самурай-Авто» организован и ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

.        Бухгалтерский учет обеспечивает организацию информацией о направлениях деятельности и их реализации, позволяет проводить анализ совершенных хозяйственных операций.

.        Документация бухгалтерского учета является частью общего документооборота Компании. В организации определен перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, формы первичной документации, реестр учетных регистров и график документооборота.

.        Отрицательным моментом является отсутствие в организации перечня документов составляемых в момент совершения операции и после завершения операций.

.        В бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» применяется децентрализованная форма обработки документов.

.        Прием и обработка входящей документации осуществляется бухгалтерами на местах, регистрация документов не проводится.

.        Документы хранятся в папках, сформированных по предметному принципу и ведущихся в течение одного финансового года.

.        Контроль за формированием, движением и исполнением документов осуществляется в разрезе утвержденного графика документооборота главным бухгалтером.

.        По окончании финансового года папки с документами переводятся в архив и заводятся новые.

.        В бухгалтерии Компании присутствуют только элементы делопроизводства, что отрицательно сказывается на деятельности всей организации.

3.     
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЕ ООО «САМУРАЙ-АВТО»

3.1    Нормативно-правовые основы организации документационного обеспечения бухгалтерской службы

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом (учетной политикой организации).

Подобного рода внутренняя организация движения документов и управления этим движением является сущностью делопроизводства.

Каких-либо нормативных положений о порядке организации делопроизводства в бухгалтерской службе не существует. При разработке внутреннего регламента делопроизводства можно использовать положения:

.        Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

.        Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

.        Федеральный закон Российской Федерации от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

.        Налоговый кодекс. Часть первая. (принят ФЗ РФ от 31.07.1998 N 146-ФЗ).

.        Налоговый кодекс. Часть вторая. (принят ФЗ РФ от 05.08.2000 N 117-ФЗ ).

6.      ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998 (документ действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

.        ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

.        Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (документ действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

.        ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (в ред. Приказа Минфина РФ от 27.04.2012 № 55н)

.        ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.10 №) Документ применяется в части, не противоречащей ФЗ N 402-ФЗ (т.е. продолжают действовать п.6 и п.37, раздел VIII Положения)

.        Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.10 №186н).

В соответствии с этими документами общая схема делопроизводства включает в себя организацию документооборота по следующим позициям:

) первичные документы;

) учетные регистры;

) бухгалтерская и налоговая отчетность;

) график документооборота;

) хранение документов.

Общих положений нормативного регулирования создания и обработки первичной документации не существует. В соответствии с п. 4. Ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Таким образом, состав и форма первичного учетного документа может быть разработана организацией самостоятельно или взята из альбомов унифицированных форм, содержащихся в постановлениях Госкомстата РФ.

При этом в учетной политике обязательно должны утверждаться:

-  формы первичных учетных документов;

-       перечень документов составляемых в момент совершения операции и после завершения операций;

-       перечень лиц, имеющих право подписи в первичных учетных документах;

-       график документооборота.

При разработке форм первичных документов необходимо сохранять следующие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете):

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Закона о бухгалтерском учете все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.

При этом нормативного регулирования состава и формы учетных регистров не существует. Организация сама определяет реестр необходимых учетных регистров исходя из информационных потребностей бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных электронных носителях. Совокупность учетных регистров предопределяет форму ведения бухгалтерского учета. Используемая организацией форма учета должна быть отражена в ее учетной политике по бухгалтерскому учету

С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести помимо бухгалтерского еще и налоговый учет. Его ведение предполагает ведение налоговых регистров, позволяющих накапливать информацию первичных учетных документов в целях расчета налогов.

В целом под аналитическими регистрами налогового учета понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.

Формы таких регистров налогового учета организации также могут самостоятельно разрабатывать, учитывая однако, что они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты (статья 314 части второй НК РФ):

-  наименование регистра;

-       период (дату) составления;

-       измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

-       наименование хозяйственных операций;

-       подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Регистры налогового учета могут вестись в виде специальных форм: на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых электронных носителях.

Все предприятия и организации обязаны представлять бухгалтерскую отчетность в составе и в порядке, предусмотренных статьей 13 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 4/99 и приказом Минфина РФ от 02.07.2010 № 66н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".

Помимо бухгалтерской организации обязаны сдавать в налоговые органы и налоговую отчетность (налоговые декларации), сроки представления которой определены законодательством о налогах и сборах РФ.

Как видно из рассмотренного выше, некоторые позиции, касающиеся документационного обеспечения бухгалтерского учета, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения (состав неунифицированных форм документов, учетных регистров по бухгалтерскому и налоговому учету, а также порядок и сроки представления внутренней отчетности в организациях).

В тоже время в целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и обработке первичных документов, а также сроков их представления, на предприятии должны оформляться правила документооборота, утверждаемые в составе его учетной политики по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован статьей 17 Закона о бухгалтерского учете.

Так, организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Неиспользуемые в работе первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

Перед передачей в архив первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

-  наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;

-       период, за который скомплектованы документы;

-       перечень скомплектованных первичных документов;

-       дату комплектации и передачи документов в архив;

-       подпись ответственного лица.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов в архиве предприятия определяется согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. При этом, как уже отмечалось ранее, срок хранения бухгалтерских документов не может быть ниже пяти лет.

Срок хранения первичных документов может быть указан в графике документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Таким образом, в параграфе изложены основные требования, предъявляемые в нормативных документах к порядку организации документационного обеспечения бухгалтерии или бухгалтерскому делопроизводству. Опираясь на эти положения в следующем параграфе выпускной квалификационной работы будут изложены предложения по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто».

3.2    Разработка рекомендаций по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе ООО «Самурай-Авто»

Делопроизводство включает комплекс мероприятий, охватывающих:

организацию перемещения (движения) бухгалтерских документов в соответствии с графиком;

контроль исполнения бухгалтерских документов;

оперативное хранение бухгалтерских документов, включая их надлежащую подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности предприятия) архив;

последующее хранение бухгалтерских документов в архиве.

В первую очередь бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» необходимо разработать и утвердить номенклатуру дел, которая представляет собой перечень наименований дел, заводимых бухгалтерией в соответствии со спецификой своего документационного обеспечения.

Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы представлен на рис. 8.

Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерской службы предприятия, а также сроков их хранения следует руководствоваться:

-  положением о бухгалтерской службе и ее структурных подразделениях;

-       соответствующими разделами типовых и примерных перечней документов, образующихся в деятельности предприятий, с указанием сроков хранения;

На основе полученных сведений производится:

-  уточнение перечня документов;

-       их предварительное распределение между делами;

-       предварительное определение заголовков дел;

-       распределение дел между разделами номенклатуры.

Рис. 8. Общий порядок разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы

При определении заголовков дел необходимо помнить о следующем:

. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание дела, а также состав помещаемых в него документов, их функциональную, видовую хронологическую или иную принадлежность.

. Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

-  название вида дела (документы, книга и т.д.) или разновидности документов (акты, распоряжения, справки, заявления и т.д.);

-       название предприятия или структурного подразделения (участка документирования в составе подразделения) (сведения об авторе (разработчике) документа);

-       название предприятия (организации, учреждения), которому будут адресованы или от которого будут получены документы, помещаемые в дело (адресат (получатель) или корреспондент (отправитель) документа);

-       краткое содержание документов, помещаемых в дело;

-       название местности (территории), с которой связано содержание документов, помещаемых в дело;

-       дата (период), к которой (которому) относятся документы, помещаемые в дело, сведения, указывающие на копийность документов.

Для ведения делопроизводства в бухгалтерии Общества предлагаю ввести следующую Номенклатуру дел:

Нормативные и учредительные документы;

Копии приказов руководителя предприятия по основной деятельности;

Копии приказов руководителя предприятия по личному составу;

Должностные инструкции работников бухгалтерии;

Штатное расписание;

Годовой бухгалтерский отчет;

Квартальные и месячные отчеты, предоставляемые ФНС и внебюджетным фондам;

Договоры, контракты, соглашения;

Аудиторские заключения, акты налоговых и др. проверок;

Отчеты кассира с приложениями;

Кассовая книга;

Выписки банка с приложениями;

Авансовые отчеты;

Путевые листы;

Товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей;

Акты выполненных работ по выполненным работам и оказанным услугам;

Реализационные накладные;

Счета-фактуры исходящие;

Счета-фактуры входящие;

Документы на поступление основных средств и нематериальных активов и ввод их в эксплуатацию;

Картотека инвентарных карточек объектов ОС и НМА;

Документы по движению и выбытию ОС и НМА,

Документы на поступление материалов;

Документы на приобретаемые услуги и работы;

Табели учета рабочего времени и наряды на выполнение работ;

Расчетно-платежные ведомости по оплате труда;

Документы по кредитам и займам;

Документы по финансовым вложениям;

Документы по формированию собственного капитала;

Выписки банка с приложениями;

Расчеты и справки бухгалтерии;

Карточки счетов и оборотно-сальдовые ведомости;

Главная книга;

Налоговый учет по НДС;

Налоговый учет по налогу на прибыль организации;

Налоговый учет по налогу на имущество;

Налоговый учет по транспортному налогу;

Налоговый учет по НДФЛ;

Персонифицированный учет по НДФЛ;

Налоговый учет по страховым взносам на социальное обеспечение и страхование;

Персонифицированный учет по пенсионному страхованию и обеспечению.

При ведении дел рекомендую придерживаться правил, приведенных в параграфе 1.3. настоящей выпускной квалификационной работы.

Соблюдение этих правил позволяет, прежде всего, обеспечить сохранность бухгалтерских документов от утраты (хищения), порчи (повреждения), а также от несанкционированного доступа к содержащейся в них информации.

Так, в соответствии с Положением о документах и документообороте обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, должны комплектоваться в хронологическом порядке и переплетаться. В то же время отдельные виды бухгалтерских документов могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках.

Иными словами, в целях обеспечения сохранности бухгалтерских документов их следует помещать в дела в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской службы.

Формирование дел - это неотъемлемая составляющая работы по осуществлению текущего хранения документов, исполнение которых завершено. Формирование дел представляет собой процедуру группировки исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и с соблюдением предусмотренных на этот счет правил.

В свою очередь, дело - это упорядоченная совокупность документов определенного вида. Кроме того, термин "дело" применяется для обозначения единицы измерения отдельных видов работ по делопроизводству.

Формирование бухгалтерских документов в дела, производится по месту их обработки, т.е. в соответствующих структурных подразделениях бухгалтерской службы. Затем дела перемещаются в приспособленные для этой цели места хранения.

Работу по формированию документов в дела обычно выполняют работники бухгалтерской службы, допущенные к обращению с соответствующими видами документов и имеющие достаточную профессиональную подготовку. Указанным работникам в течение рабочего дня должно предоставляться время, достаточное для полного и качественного выполнения работ по формированию бухгалтерских документов в дела. За ними закрепляются определенные места (средства) обработки и хранения бухгалтерских документов - столы, ящики, полки, хранилища, шкафы, сейфы и т.п.

Контроль за своевременностью и правильностью формирования бухгалтерских документов в дела осуществляют начальники соответствующих структурных подразделений. Ответственность за надлежащее исполнение бухгалтерских документов, достоверность содержащихся в них сведений, а также за их своевременную передачу для формирования в дела несут исполнители соответствующих документов.

Кроме того, для упорядочивания потоков входящей и исходящей документации предлагаю ввести регистрационные журналы:

.        Журнал регистрации входящих документов;

.        Журнал регистрации исходящих документов.

В силу того, что регистрация информационных потоков требует достаточно большого количества времени, в структуре бухгалтерии необходимо введение должности секретаря, в обязанности которого помимо функций регистрации входящих и исходящих документов будет входить и контроль за правильностью и своевременностью сдачи дел а архив.

Кроме того в целях упорядочивания первичной документации бухгалтерского учета предлагаю ввести альбом форм бухгалтерских документов, который представляет собой подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия. Примените такого альбома позволит повысить эффективность управления бухгалтерской документацией. Альбом содержит все формы документов, формируемых бухгалтерской службой предприятия по объектам учета.

На сегодняшний день, считаю целесообразным включение в альбом типовых (унифицированных) форм документов, разработанных на основании ОКУД.

Например:

Акт приема-передачи основных средств по формам: № ОС-1, № ОС-1а (для ввода в эксплуатацию зданий и сооружений), № ОС-1б (при одновременном вводе в эксплуатацию нескольких объектов основных средств).

Инвентарная карточка по формам: № ОС-6, № ОС-6а (для группы объектов).

Табель учета рабочего времени по форме Т-13 (при автоматизированном способе ведения учета).

На основании альбома рекомендую формировать реестр форм первичной документации по следующей форме, таблица 3

Таблица 3

Примерная форма реестра форм первичной документации

Кроме того, рекомендую организовать контроль исполнения бухгалтерских документов.

Контроль исполнения бухгалтерских документов - это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение своевременного, полного и качественного их исполнения.

В комплекс мероприятий включается:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса должен будет осуществлять руководитель организации или главный бухгалтер. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов возлагается на секретаря, в задачи которого входит:

отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины

Контроль (за сроками) исполнения документов должен включать в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие документов с контроля;

Контроль за сроками исполнения документов предлагаю вести автоматизированным способом, для этого в 1С: Предприятие предусмотрен специальный блок - документационное обеспечение.

В целях обеспечения сохранности бухгалтерских документов предлагаю упорядочить хранение дел в бухгалтерии.

Для хранения бухгалтерских документов учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.

В частности, бланки строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.

Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Чтобы обеспечить условия для хранения документов бухгалтерии, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения.

Остальные бумаги (срок хранения до 10 лет включительно) хранят в бухгалтерии до их уничтожения. Основание - пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Таким образом, предложения по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе позволят ООО «Самурай-Авто» повысить эффективность работы бухгалтерии, сократить время обработки документа, облегчить санкционированный доступ к документам, избежать потери, порчи, уничтожения документов, что положительно скажется на работе всей организации, позволит повысить качество принимаемых управленческих решений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение обобщим основные выводы и предложения, полученные в результате исследования.

Основные выводы по результатам выполнения выпускной квалификационной работы следующие:

1.   В совокупности экономической информации наибольший удельный вес занимает учетная, свыше 70% общего объема экономической информации, базирующаяся в основном на данных бухгалтерского учета.

2.      Бухгалтерский учет служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью компании и лицами, принимающими решения.

.        Документация как элемент метода бухгалтерского учета, это совокупность документов организации, определенным образом связанных между собой. Все документы бухгалтерского учета образуют взаимосвязанную систему.

.        Документооборот требует четкой организации или упорядочивания работы с документами, заключающейся в хранении и использовании документов в текущей деятельности субъекта хозяйствования.

.        Документирование и организация работы с документами составляет сущность такой отрасли деятельности как делопроизводство.

.        Под делопроизводством в бухгалтерии или документационным обеспечением бухгалтерского дела понимаем вид деятельности, обеспечивающий документирование и организацию работы с бухгалтерскими документами.

.        Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций, являются основанием для последующих записей операций в системе счетов, широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью.

.        Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

.        Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется тщательно продуманная организация делопроизводства в бухгалтерской службе.

.        Делопроизводство (документационное обеспечение управления) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами.

.        Способы организации бухгалтерского делопроизводства могут быть различными. Для организации делопроизводства бухгалтерии хозяйствующего субъекта его руководством может быть выбран децентрализованный, централизованный или смешанный (комбинированный) способ.

.        Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной на предприятии.

.        Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия.

.        Формирование дел направлено на обеспечение сохранности бухгалтерских документов, а также оказывает значительное влияние не только на эффективную деятельность организации, но и на ее финансовое благополучие в целом.

15. ООО «Самурай-Авто» - это Компания, активно работающая на товарных рынках России, оказывающая услуги техническому обслуживанию и ремонту японских автомобилей, а также осуществляющая поставку и продажу автозапчастей к ним. В организации сформирован штат квалифицированных специалистов различных профилей работы, которые обеспечивают функционирование и развитие Компании. Компания занимает устойчивое положение на рынке, постоянно развивается.

16.    Бухгалтерский учет в Компании ведется специализированной службой в разрезе принятой учетной политики в соответствии с законодательством Российской Федерации.

.        Документация бухгалтерского учета является частью общего документооборота Компании. В организации определен перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, формы первичной документации, реестр учетных регистров и график документооборота.

.        Отрицательным моментом является отсутствие в организации перечня документов составляемых в момент совершения операции и после завершения операций.

.        В бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» применяется децентрализованная форма обработки документов.

.        Прием и обработка входящей документации осуществляется бухгалтерами на местах, регистрация документов не проводится.

.        Документы хранятся в папках, сформированных по предметному принципу и ведущиеся в течение одного финансового года.

.        Контроль за формированием, движением и исполнением документов осуществляется в разрезе утвержденного графика документооборота главным бухгалтером.

.        По окончании финансового года папки с документами переводятся в архив и заводятся новые.

.        В бухгалтерии Компании присутствуют только элементы делопроизводства, что отрицательно сказывается на деятельности всей организации.

На основании выводов в работе сделаны следующие предложения по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе Общества:

1.   Бухгалтерии ООО «Самурай-Авто» необходимо разработать и утвердить номенклатуру дел, которая представляет собой перечень наименований дел, заводимых бухгалтерией в соответствии со спецификой своего документационного обеспечения. В работе предложена примерная номенклатура дел, состоящая из 41 позиции.

2.      Для упорядочивания потоков входящей и исходящей документации предлагаю ввести регистрационные журналы:

Журнал регистрации входящих документов;

Журнал регистрации исходящих документов.

.     В силу того, что регистрация информационных потоков требует достаточно большого количества времени, в структуре бухгалтерии необходимо введение должности секретаря.

4.      В целях упорядочивания первичной документации бухгалтерского учета предлагаю ввести альбом форм бухгалтерских документов, который представляет собой подготовленный в соответствии с действующими на предприятии правилами сборник унифицированных форм документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и должностными лицами предприятия. Применение такого альбома позволит повысить эффективность управления бухгалтерской документацией. Альбом содержит все формы документов, формируемых бухгалтерской службой предприятия по объектам учета. На сегодняшний день, считаю целесообразным включение в альбом типовых (унифицированных) форм документов, разработанных на основании ОКУД.

.        На основании альбома рекомендую формировать реестр форм первичной документации.

.        В целях повышения качества исполнения документов предлагаю организовать контроль исполнения бухгалтерских документов, который представляет собой комплекс мероприятий, направленных на обеспечение своевременного, полного и качественного их исполнения, включающий контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения; контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу вопроса решения вопроса должен будет осуществлять руководитель организации или главный бухгалтер. Контроль за сроками исполнения документов возлагается на секретаря.

.        В целях обеспечения сохранности бухгалтерских документов предлагаю упорядочить хранение дел в бухгалтерии.

Предложения по совершенствованию организации делопроизводства в бухгалтерской службе позволят ООО «Самурай-Авто» повысить эффективность работы бухгалтерии, сократить время обработки документа, облегчить санкционированный доступ к документам, избежать потери, порчи, уничтожения документов. Это положительно скажется на работе всей организации, позволит повысит качество принимаемых управленческих решений.

Таким образом, задачи, поставленные в начале исследования выполнены. Цель достигнута.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.      Федеральный закон Российской Федерации от 06.12.2011г № 402-ФЗ. «О бухгалтерском учете».

2.      Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

.        Федеральный закон Российской Федерации от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

.        Налоговый кодекс. Часть первая. (принят ФЗ РФ от 31.07.1998 N 146-ФЗ).

.        Налоговый кодекс. Часть вторая. (принят ФЗ РФ от 05.08.2000 N 117-ФЗ ).

.        Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (документ действует в части, не противоречащей Федеральному закону от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

.        ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации» (в ред. Приказа Минфина РФ от 27.04.2012 № 55н).

.        ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» (в ред. Приказа Минфина РФ от 08.11.10 №) Документ применяется в части, не противоречащей ФЗ N 402-ФЗ (т.е. продолжают действовать п.6 и п.37, раздел VIII Положения).

.        Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (в ред. Приказа Минфина РФ от 24.12.10 №186н).

.        Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: Госстандарт России, 1998.

.        Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).

.        ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

.        Анцифирова И.В. Бухгалтерский финансовый учет. практикум - М., ИТК Дашков и К, 2014, 368с.

14.    Астахов В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет. Учебник для бакалавров. - М., Юрайт, 2014, 984с.

.        Бабаев Ю.А., Петров А.М. Теория бухгалтерского учета. - М.: Проспект, 2012, 240с.

16.    Бардиина И.В. Бухгалтерское дело. - М.: Юрайт,.2011, 288с.

.        Басаков М.И. Азы бухгалтерского учета. - М.: Феникс, 2012, 160с.

18.    Бухгалтерский учет - http://www.tepka.ru/buh/31.html

19.    Бухгалтерский учет и анализ. Учебное пособие. / Под ред. Ю. И. Сигидова, М. С. Рыбянцевой. - М., ИНФРА_М, 2014, 336с.

20.    Бухгалтерский учет как Информационная Система - http://axio.com.ua/publ/finansovyj_uchet/uchetnaja_informacija_prinjatie_reshenij_i_ispolzovanie_finansovoj_otchetnosti/bukhgalterskij_uchet_kak_informacionnaja_sistema/5-1-0-2

21.    Бухгалтерский финансовый учет. Учебник./Под ред. Н.Г. Сапожниковой. - М.: ИНФРА-М, 2014, 505с.

22.    Бухгалтерский финансовый учет. Учебное пособие. / Под общ. ред. О. Е. Качковой. - М., КноРус, 2014, 568с.

23.    Галахов В.В. и др. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. - М.: Проспект, 2014, 480с.

24.    Галяпина Л.В. Бухгалтерский учет в вопросах и ответах для крупных и малых коммерческих фирм. - М.: Феникс, 2010, 379с.

25.    Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете. / под. Общ. Ред. Г. Ю. Касьяновой. - М.: АБАК, 2012, 800с.

26.    Жуков В. Н. Основы бухгалтерского учета. Учебное пособие. - С-Пб., Питер, 2012, 336с.

27.    Касьянова Г.Ю. Отчетность. Бухгалтерская и налоговая. - М.: АБАК, 2013, 328с.

.        Касьянова Г.Ю. Учет - 2013: бухгалтерский и налоговый. - М.: АБАК, 2013, 3228с.

.        Касьянова Г.Ю. Учет - 2014: бухгалтерский и налоговый. - М.: АБАК, 2013, 911с.

30.    Керимов В.Э. Бухгалтерский учет на производственных предприятиях - http://auditr.ru/articles/1

.        Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2014, 840с.

32.    Крутякова Т.Л. Бухгалтерский и налоговый учет. Практическое пособие для бухгалтеров. - М.: АйСи Групп, 2012, 224с.

33.    Ланина И.Б. Первичные документы в бухгалтерском и налоговом учете. - м.: Рид Групп, 2011, 416с.

34.    Михеева Е.В, , Титова О.В., Компьютерное делопроизводство в бухгалтерии. - М.: ОИЦ «Академия», 2014, 320с.

35.    Невешкина Е.В. Первичные документы в бухгалтерском и налоговом учете. - М.: Омега-Л, 2012, 184с.

36.    Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2009, 248с.

37.    Рогуленко Т. М., Пономарева С.В., Слиняков Ю.В., А.В. Бодяко. Бухгалтерский финансовый учет. Учебник.- М., КноРус, 2013, 277с.

.        Сацук Т.П., Полякова И.А., Ростовцева О.С. Бухгалтерский финансовый учет и отчетность. Учеб. Пособие. - М.:, КноРус, 2014, 275с.

.        Сологуб О.П. Делопроизводство : составление, редактирование и обработка документов. Учебное пособие. - С-Пб.: Омега-Л, 2014, 207с.

.        Турсина Е.А. Первичные документы для бухгалтера. - М.: Московская финансово-промышленная академия, 2011, 248с.

.        Хахонова Н. Бухгалтерское дело. - М.:КноРус, 2010, 576с.

42.    Электронный словарь - http://dic.academic.ru/dic.nsf/dic_economic_law/10572