Документальное оформление и учёт горюче-смазочных материалов

Документальное оформление и учёт горюче-смазочных материалов

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

ГУО «МИНСКИЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Предметная (цикловая) комиссия Бухгалтерского учёта, ревизии и контроля

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине: Бухгалтерский учёт анализ и контроль

на тему: Документальное оформление и учёт горюче-смазочных материалов

Учащаяся

-й курс, группа 1107

Е.Ч.Деконская

Руководитель И.Н.Янецкая

МИНСК 2013

Содержание

Введение

. Горюче-смазочные материалы и их роль в обеспечении технологических нужд

. Горюче-смазочные материалы и их значение в хозяйственной деятельности организации

. Документальное оформление движения горюче-смазочных материалов

.Использование путевых листов, учёт топлива и применение норм его расхода

.1 Путевой лист как форма первичного учётного документа

.2 Учёт путевых листов как бланков строгой отчётности

.3 Учёт топлива

.4 Применение норм расхода топлива

. Краткая характеристика организации ИООО «Татбелнефтепродукт» и документальное оформление горюче-смазочных материалов

. Система "Berlio Card

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются одной из основных статей расходов при эксплуатации автотранспорта. Поступление ГСМ в организацию и их оприходование материально ответственным лицом осуществляется на основании документа, выписанного поставщиком. В первую очередь таким документом может быть товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 или товарная накладная формы ТН-2.

Оформление и учет движения ГСМ внутри организации рекомендуется организовать в соответствии с требованиями Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденного постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74* (далее - Положение № 74) (несмотря на то, что данный документ является обязательным для исполнения государственными организациями, иными организациями, имеющими долю государственной собственности, а также колхозами).

Рассмотрим установленный Положением № 74 порядок оформления движения ГСМ, который целесообразно применять в случае, когда организация централизованно приобретает ГСМ для заправки транспортных средств, осуществляет их хранение и выдачу по мере необходимости для использования.

Приемка, хранение и выдача ГСМ осуществляется в этом случае материально ответственными лицами, специально назначенными в организации для выполнения этих функций.

. Горюче-смазочные материалы и их роль в обеспечении технологических нужд

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) необходимы для технологических нужд, эксплуатации средств, выработки энергии и для отопления зданий. Учет ГСМ ведётся на счете 10/3 «Топливо».

Горюче-смазочные материалы учитываются в местах хранения на карточках или в книгах складского учета отдельно по автомобилям и материально ответственным лицам. Списание осуществляется на основании лимитно-заборных карт или накладных-требований на отпуск материалов. Отпущенные водителю нефтепродукты отражаются в ведомостях учета и в путевых листах. На основании путевых листов в течении месяца ведутся накопительные карточки по учету расхода топлива. В конце месяца делаются замеры топлива в баках и оформляется акт на замер топлива. Затем на основании сверки данных по учету расхода топлива по накопительным карточкам и акта на замер топлива определяется фактически израсходованное топливо по количеству и стоимости. Затем фактически израсходованные ГСМ сравнивают с установленной нормой расхода и выявляют отклонения. Если фактически расход топлива меньше чем по норме, водителю выплачивается премия от суммы экономии топлива. Если допущен перерасход, то он удерживается с водителя. Если организации получают услуги автозаправочной станции и отпуск осуществляется на основании электронных карт, то организация потребитель осуществляет предоплату и на данную сумму АЗС осуществляет отпуск топлива. В конце месяца АЗС предоставляет потребителю справку, в которой дается расшифровка по использованию ГСМ, указывается количество использованных ГСМ и общая стоимость. Если водитель приобретает ГСМ за наличные деньги то ему выдаются денежные средства под отчет, за использование которых он отчитывается авансовым отчетом и прилагает путевые листы подтверждающие расход топлива.

Для приобретения горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) по талонам предприятие заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск топлива через определенную сеть АЗС. Перечень АЗС, на которых можно производить заправку, приводится в договоре. Оплатив определенное договором количество топлива соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители будут заправлять автомобили на АЗС.

Если предприятие приобретает литровые талоны (на них указан вид топлива и литраж), то изменение цен, произошедшее после оплаты талонов, никак не повлияет на оценку ГСМ в учете, и топливо будет отражаться по цене его приобретения.

Учет талонов на ГСМ на предприятии должен отражать информацию о талонах, имеющихся в организации и выданных водителям под отчет, о марках топлива, отпускаемого по талонам, и другие данные.

Учет талонов ведется материально ответственным лицом, назначаемым приказом руководителя организации, которое, как правило, осуществляет получение талонов от поставщиков и отпуск их водителям. В случае если талоны на заправку топлива получают другие лица, то они обязаны в день получения этих талонов сдать их материально ответственному лицу для их оприходования и хранения. Получив талоны, материально ответственное лицо на основании товаросопроводительных документов поставщика составляет приходный ордер по форме М-4 согласно Инструкции о порядке бухгалтерского учета материалов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 17.07.2007 № 114, и сдает его вместе с другими приходными документами в бухгалтерию организации.

2. Горюче-смазочные материалы и их значение в хозяйственной деятельности организации

Многие предприятия могут использовать жидкое и газообразное автомобильное топливо. К жидкому топливу относят бензин и дизельное топливо. При поступлении топлива на склад материально ответственное лицо осуществляет приемку по количеству и качеству на основании сопроводительных документов поставщиков.

Во время приемки нефтепродуктов на склад заправщик производит проверку товарных и сопроводительных документов и замера транспортного резервуара, устанавливает количество и массу доставленного нефтепродукта и контролирует наличие в нем подтоварной воды. В случае обнаружения подтоварной воды она полностью сливается.

Хранение горюче-смазочных материалов предприятиями должно осуществляться на специально оборудованных и огражденных нефтескладах, стационарных пунктах заправки транспортных средств. Учет нефтепродуктов в местах хранения ведется материально ответственными лицами в книгах или карточках складского учета раздельно по каждому наименованию и марке горючесмазочных материалов в единицах массы. На основании оформленных в установленном порядке первичных документов по движению горюче-смазочных материалов в карточки заносятся данные по приходу и отпуску нефтепродуктов и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Отпуск со склада горюче-смазочных материалов осуществляется на основании лимитно-заборных карт, накладных на внутреннее перемещение, ведомостей учета их выдачи. Выдача топлива водителям производится в единицах объема (литрах), а смазочных материалов в единицах массы (килограммах). Количество отпущенных водителям нефтепродуктов отражается в ведомости учета выдачи горючесмазочных материалов и путевом листе. В ведомости за полученные нефтепродукты расписывается водитель, а в путевом листе - материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы.

На основании первичных документов по движению горюче-смазочных материалов (товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов) материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов, который проверяется и подписывается лицом, возглавляющим службу топливно-энергетических ресурсов, или другим лицом, уполномоченным руководителем автотранспортного предприятия. Отчет вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем, представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете движения горючесмазочных материалов.

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов ведется на счете 10 «Материалы», субсчете 3 «Топливе» по видам материалов, местам хранения и материально ответственным лицам по следующим аналитическим счетам:

* 10.31 «Топливо на складах»;

* 10.32 «Топливо в баках транспортных средств»;

* 10.33 «Топливо по кредитным картам»;

* 10.34 «Отработанные нефтепродукты».

На аналитическом счете 10.31 «Топливо на складах» учитывается наличие и движение всех видов горюче-смазочных материалов, полученных для эксплуатации транспортных средств и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки (как стационарных, так и передвижных). Основание для записей по дебету аналитического счета 10.31 «Топливо на складах» являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами. По кредиту данного счета производится списание горюче-смазочных материалов с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных карт, накладных. При этом делаются следующие записи;

. Дебет субсчета 10.32 «Топливо в баках транспортных средств, в кредит субсчета 10.31 «Топливо на складах» - стоимость отпущенного топлива водителям по учетным ценам на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, сверенных с данными путевых листов.

. Дебет субсчетов 20.3 «Расходы по эксплуатации транспорта», 23.5 Эксплуатация мелких транспортных, хозяйств», 2.3.3 «Ремонт основных средств», 26.2 «Накладные расходы»:

Кредит субсчета 10.31 «Топливо на складах» - стоимость отпущенных смазочных материалов.

Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» - сумма отклонений в стоимости материалов и транспортно-заготовительных расходов.

Учет нефтепродуктов на аналитическом счете 10.32 «Топливо в баках транспортных средств» ведется по автотранспортному предприятию в целом, автоколоннам, бригадам и т. д. В течение месяца на основании записей в путевых листах после сверки их с ведомостями учета выдачи и возврата топлива заполняется карточка учета расхода топлива, открываемая на каждый автомобиль. На предприятии на одном автомобиле могут работать несколько водителей, а один водитель в течение месяца может работать на нескольких автомобилях, поэтому в карточке по каждому путевому листу указывают фамилию и инициалы водителя. В ней также записывают пробег автомобиля, грузооборот, движение топлива (остаток на начало и конец дня, сколько выдано, возвращено, фактический и нормативный расход) я результат работы (экономия или перерасход топлива).

Остаток топлива в баках автомобилей, учтенный на аналитическом счете 10.32 «Топливо в баках транспортных средств», должен соответствовать наличию топлива в баках, что ежемесячно подтверждается актом снятия остатков в баках автомобилей.

По данным карточек учета расхода топлива и замеров остатков в конце отчетного месяца, подтвержденным актом снятия остатков, определяется стоимость нефтепродуктов, фактически израсходованных при эксплуатации транспортных средств.

На основании данных карточек учета расхода топлива ведутся лицевые карточки водителей, где исходя из путевых листов указывают на каждый день месяца их номера, марку и номер автомобиля, расход топлива по норме и фактически, экономию или перерасход. По данным лицевых карточек водителей в целом за месяц составляется сводная ведомость расхода топлива. В ней указывают фамилию и инициалы водителей, номер и марку автомобилей, остатки топлива на начало и конец месяца, поступление, нормативный и фактический расход, а также экономию и перерасход топлива. Ведомость представляется руководителю автотранспортного предприятия для принятия мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии. На основании принятого руководителем предприятия решения стоимость перерасходованного топлива сверх утвержденных норм подлежит взысканию водителей транспортных средств по рыночным ценам.

Водители также могут приобретать топливо на автозаправочной станции (АЗС) за наличный расчет или по кредитным картам. При приобретении топлива за наличный расчет водителям выдаются под отчет денежные средства. За израсходованные денежные средства подотчетное лицо отчитывается путем составления авансового отчета, к которому прилагаются документы АЗС. При этом делаются следующие записи:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счета 50 «Касса» - сумма денежных средств, выданных водителю под отчет.

Дебет субсчета 10.32 «Топливо в баках транспортных средств», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - стоимость полученного топлива.

Дебет 18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сумма НДС.

В случае приобретения топлива по кредитным картам автотранспортное предприятие заключает договор с АЗС и производит предварительную оплату. По окончании отчетного месяца автозаправочная организация представляет автопредприятию документ (компьютерную распечатку) с указанием количества и стоимости отпущенных нефтепродуктов и остатка денежных средств. Данные операции отражаются следующими записями:

Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», кредит счета 51 «Расчетный счет» - сумма перечисленного аванса.

Дебет субсчета 10.33 «Топливо по кредитным картам», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - стоимость полученного топлива,

Дебет счета 18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - сумма НДС.

Стоимость горюче-смазочных материалов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, сравнивается с расходом по норме и списывается в зависимости от направления расходования следующими бухгалтерскими проводками:

. Дебет субсчетов 20.3 «Расходы по эксплуатации транспорта». 23.5 «Эксплуатация мелких транспортных хозяйств», 23.3 «Ремонт основных средств», 26.2 «Накладные расходы»:

Кредит субсчета 10.32 «Топливо в баках транспортных средств» - стоимость израсходованного топлива в пределах норм по учетным ценам.

Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценно- 1с-й» - сумма отклонений в стоимости топлива и транспортно-заготовительных расходов.

Кредит субсчета 10.32 «Топливо в баках транспортных средств» - стоимость топлива, израсходованного сверх норм.

Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» - сумма отклонений в стоимости топлива и транспортно-заготовительных расходов.

. Дебет субсчетов 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 92.2 «Внереализационные расходы»:

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - фактическая себестоимость недостающего топлива.

Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» - сумма НДС, относящаяся к перерасходу.

. Дебет субсчета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» - разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и стоимостью топлива по фактической себестоимости.

Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь установлены нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобили, автотранспортную технику, суда, машины, механизмы и оборудование в зависимости от марки техники. Данные нормы обязательны для использования всеми владельцами транспортных средств, независимо от их форм собственности и ведомственной подчиненности.

3. Документальное оформление движения горюче-смазочных материалов

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются одной из основных статей расходов при эксплуатации автотранспорта. Поступление ГСМ в организацию и их оприходование материально ответственным лицом осуществляется на основании документа, выписанного поставщиком. В первую очередь таким документом может быть товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 или товарная накладная формы ТН-2.

В случаях, когда заправка транспортных средств производится на автозаправочных станциях поставщика ГСМ по специальным электронным картам, поставщик по итогам месяца оформляет отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам (форма НТУ-АЗС) (далее - отчет), бланки которого утверждены постановлением Минфина РБ от 06.04.2006 № 36 «Об утверждении бланков отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС и Инструкции по их заполнению». Данный отчет служит основанием для принятия к учету товарно-материальных ценностей, оказанных услуг у их получателя. Вычет сумм НДС, указанных в отчете, производится получателем в месяце получения товарно-материальных ценностей, оказания услуг независимо от даты выписки отчета (при условии получения этого отчета до срока сдачи налоговой декларации по НДС за указанный отчетный период). При отсутствии отчета до даты сдачи налоговой декларации по НДС за этот налоговый период вычет НДС производится в том налоговом периоде, в котором получен отчет.

При приобретении топлива за наличный расчет документом, подтверждающим получение и оплату ГСМ, является чек кассового суммирующего аппарата, выданный оператором автозаправочной станции.

Оформление и учет движения ГСМ внутри организации рекомендуется организовать в соответствии с требованиями Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденного постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (далее - Положение № 74) (несмотря на то, что данный документ является обязательным для исполнения государственными организациями, иными организациями, имеющими долю государственной собственности, а также колхозами).

Рассмотрим установленный Положением № 74 порядок оформления движения ГСМ, который целесообразно применять в случае, когда организация централизованно приобретает ГСМ для заправки транспортных средств, осуществляет их хранение и выдачу по мере необходимости для использования. Приемка, хранение и выдача ГСМ осуществляется в этом случае материально ответственными лицами, специально назначенными в организации для выполнения этих функций.

Согласно п. 10 Положения № 74 учет горюче-смазочных материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета материалов формы М-12, утвержденной постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 214, или в книге складского учета материальных ценностей формы М-17, приведенной в приложении 26 к постановлению Минфина РБ от 08.02.2005 № 15, раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов. На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в названные карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску горюче-смазочных материалов и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами. Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске горюче-смазочных материалов должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения.

Количество выданных горюче-смазочных материалов записывается в Ведомость учета выдачи ГСМ, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее горюче-смазочные материалы.

При выдаче топлива материально ответственное лицо ежедневно оформляет Ведомость учета выдачи ГСМ(пример-форма бухгалтерской учётной документации 1)

Образец формы бухгалтерской учётной документации 1 (наименование организации)

ВЕДОМОСТЬ №

учета выдачи

(наименование и марка ГСМ)

"__"________20__ г.

Код вида выдачиКод маркиМатериально ответственноеТабельный номерлицо(фамилия, имя, отчество)

АвтомобильНомер путевого листаФамилия, имя, отчество водителяТабельный номер водителяВыданоРасписка водителя в получениимодельномерцифрамипрописью12345678<×××>

На каждую марку ГСМ ведется отдельная ведомость.

<×××>

Всего по ведомости №выдано(наименование ГСМ)и количество прописью)Выдачу произвелПроверил(подпись)(подпись)

На основании документов, по которым в организации производился прием и отпуск горюче-смазочных материалов (товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи ГСМ), материально ответственное лицо составляет Отчет о движении горюче-смазочных материалов(пример-форма бухгалтерской отчётной документации 2). Этот отчет вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения горюче-смазочных материалов. Перед сдачей в бухгалтерию отчет проверяется и подписывается лицом, возглавляющим службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иным лицом, уполномоченным руководителем организации.

Образец формы бухгалтерской учётной документации 2

(наименование организации)ОТЧЕТ №

о движении горюче-смазочных материалов

за "__ " ________ 20__ г.

Материально ответственное лицо(фамилия, имя, отчество)№ п/пНаимено-вание ГСМ Единица измеренияОстаток на начало отчетного периодаПоступило за отчетный периодРасход за отчетный периодОстаток на конец отчетного периодаПоказания счетчика наот нефтебазыВозвра-щено води-теляминачало отчетного периодаконец отчетного периода12345678910111 2 3 Приложено документовшт.(прописью)Материально ответственное лицо (подпись)Отчет проверил (должность, подпись)

Оформленные путевые листы после их обработки передаются в службу топливно-энергетических ресурсов. Записи в путевых листах сверяются с записями в ведомостях учета выдачи и возврата топлива, приложенных к отчету о движении горюче-смазочных материалов. После этого заполняется Карточка учета расхода топлива автомобилем(пример-форма бухгалтерской учётной документации 3), которая ведется на каждое транспортное средство, машину, механизм. Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы топлива и выводит результат.

Образец формы бухгалтерской учётной документации 3

(наименование организации)КАРТОЧКА №

учета расходаавтомобилем(наименование топлива)

Код топлива

Марка автомобиляГосударственный номерГаражный номерза _____ 20__ г.

(месяц)

Число, месяцНомер Путе-вого листаФами-лия Води-теляТабель-ный номер води-теляПробег, кмВыполнено т·км (ездок)Оста-ток Топли-ва при выезде, лПолучено, лВозв-ращено, лОстаток топлива при возврате, лРасходРезультат работыпо нор-меФак-тическиЭко-но-мияПерерас-ход1234567891011121314<×××><×××>_______________________

* Бланк карточки см.: Гл. бухгалтер. Учет. и отчет. документация. - 2004. - № 6. - С. 87-88 (вкладыш).

ИТОГО за месяц

Составил(должность, подпись)(И.О.Фамилия)Проверил(должность, подпись)(И.О.Фамилия)

Обращаем внимание, что в случае, когда учет выдачи топлива ведется в единицах массы (кг), при составлении карточки учета расхода топлива автомобилем данные ведомости учета выдачи ГСМ следует перевести в единицы объема (литры). Делается это при помощи коэффициентов перевода.

Значение коэффициента перевода зависит от ряда факторов, в частности от температуры окружающей среды. Поэтому используется усредненное значение коэффициента перевода из литров в килограммы, которое, например, для дизельного топлива равно 0,84. Соответственно коэффициент перевода из килограммов в литры для дизельного топлива составит 1,19 (1 / 0,84).

О всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива материально ответственное лицо обязано незамедлительно сообщить руководителю организации (или начальнику службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.

4. Использование путевых листов, учёт топлива и применение норм его расхода

.1 Путевой лист как форма первичного учётного документа

В настоящее время вопросы составления и заполнения путевых листов регулирует Инструкция о порядке оформления транспортных документов, утверждённая Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 (в ред. постановления <consultantplus://offline/belorus?base=BELAW;n=115345;fld=134;dst=100005> Минфина от 31.08.2011 N 88). Вместе с тем со вступлением в силу с 01.04.2011 Указа Президента Республики Беларусь от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учётных документов» и Постановления Совета Министров Республики Беларусь от 24.03.2011 № 360 «Об утверждении перечня первичных учётных документов» осталось восемь форм обязательных первичных учётных документов, среди которых путевые листы не поименованы.

Те формы документов, которые отсутствуют в числе обязательных, даже если они утверждены органами госуправления, в настоящее время могут быть разработаны организацией самостоятельно и утверждены в учётной политике в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учёту «Учётная политика организации», утверждённой Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.04.2002 № 62.Обязательные требования к таким документам содержаться в Указе № 114.

Путевые листы, как документы, не относящиеся к обязательным формам, в настоящее время могут составляться и заполняться по формам, предусмотренным Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления транспортных документов и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь», действующим с 18.02.2011, по настоящее время, по формам, применявшимся до указанной даты, утверждённых Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 31.03.2000 № 31 «Об утверждении бланков путевых листов и инструкций по их заполнению», либо по самостоятельно разработанным формам с учётом требований Указа № 114.

Самостоятельно разработанная форма путевого листа должна иметь следующие реквизиты:

)наименование документа;

)дату составления (внутренним документом можно предусмотреть, что датой составления является каждая из дат в течение периода, на который выдаётся путевой лист, поскольку он может оформляться на определённый промежуток времени);

)номер путевого листа. Согласно указу № 114 данный реквизит не является обязательным, но поскольку в соответствии с Инструкцией № 138 путевые листы относятся к бланкам строгой отчётности, они должны быть пронумерованы;

)содержание хозяйственной операции (информация о перевозке - об автомобиле, о водителе и т.д.);

)количественную оценку хозяйственной операции (время в пути и пробег автомобиля);

)стоимостную оценку хозяйственной операции (отметка о стоимости израсходованного топлива, которая проставляется бухгалтером, калькулятором, либо другим учётным работником);

)должности лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций, их фамилии и личные подписи.

Следует отметить, что применение путевого листа как формы первичного учётного документа, служащего основанием отражения операций в бухгалтерском учёте, подписи медицинского работника, диспетчера и механика не требует. Вместе с тем данные реквизиты стоит предусмотреть для целей организации перевозок, а также для установления виновника чрезвычайных ситуаций в случае их возникновения.

Путевой лист на автомобиль может не оформляться в двух случаях:

При эксплуатации служебного легкового автомобиля, предназначенного для обслуживания руководителя организации (его заместителей), индивидуального предпринимателя;

) при использовании личного автомобиля работника в служебных целях в соответствии с законодательством о труде, если расходы на его обслуживание и приобретение топливно-смазочных материалов

Осуществляются работником за счёт собственных средств и нанимателем не возмещаются.

В остальных случаях путевой лист обязательно выписывается на все автомобили, находящиеся в организации, в том числе взятые в аренду и безвозмездное пользование.

.2 Учёт путевых листов как бланков строгой отчётности

Бланк путевого листа отнесён к бланкам строгой отчётности, поэтому его следует учитывать в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, утверждённой Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196.

При поступлении бланков путевых листов они ставятся на бухгалтерский учёт по дебету счёта 10 «Материалы» при наличии затрат на их приобретение и изготовление. Одновременно бланки учитываются по сериям и номерам на счёте 006 «Бланки строгой отчётности».

В настоящее время могут использоваться путевые листы, распечатанные организацией самостоятельно, а не только изготовленные типографским способом с определённой степенью защиты, как это было предусмотрено ранее. В таком случае себестоимость каждого бланка для организации может не калькулироваться и на счетах бухгалтерского учёта не отражаться.

.3 Учёт топлива

В настоящее время бухгалтерский учёт топлива ведётся в соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учёту запасов, утверждённой Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133, которая устанавливает, что горюче-смазочные материалы организации учитываются на счёте 10 по их видам, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом к счёту 10 могут быть открыты субсчета «Топливо на складах» и «Топливо в баках транспортных средств».

В Инструкции № 133 сохранены нормы, касающиеся учёта горюче-смазочных материалов, действующие ранее. К новшествам учёта топлива относится ежемесячная инвентаризация остатков топлива в баке. Организация самостоятельно разрабатывает порядок её проведения и выбирает для себя наиболее удобный способ (слив топлива, долив до полного бака и т.д.). По результатам проведённой инвентаризации составляется акт снятия остатков, который подтверждает данные о наличии остатка горюче-смазочных материалов в баках транспортных средств, отражённые в бухгалтерском учёте.

Следует также обратить внимание, что основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются не путевые листы, а накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учёта расхода топлива за отчётный период. Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учёту после сверки записей в них с путевыми листами, о чём на ведомостях или на карточках работником организации, ведущим оперативный учёт горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка.

4.4 Применение норм расхода топлива

Порядок применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования устанавливает Инструкция о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования, утверждённая Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141, в которую Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 27.06.2011 № 41 внесены изменения, вступившие в силу с 26.07.2011.

Нормы расхода топлива разрабатываются отделом РИТЭР РУП БелНИИТ «Транстехника» на основании заявок организаций и индивидуальных предпринимателей. После того как норма расхода установлена, она является рекомендуемой в течении года. По истечении этого периода норма может быть пересмотрена и скорректирована. Основанием для проведения корректировки служат заявления организаций, к которым прилагаются соответствующие документы, подтверждающие необходимость пересмотра норм (например путевые листы). После пересмотра нормы утверждаются и вводятся в действие как обязательные к применению.

При отсутствии установленных норм расхода топлива по транспортному средству организация вправе пользоваться временной нормой в течение шести месяцев . С 26.07.2011 такая временная норма может устанавливаться руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, если производителем транспортного средства она не определена.

С 26.07.2011 организациям и индивидуальным предпринимателям предоставляется право самостоятельно устанавливать нормы расхода топлива при эксплуатации автомобилей, используемых для выполнения международных автомобильных перевозок. При этом под международными автомобильными перевозками понимаются автомобильные перевозки, выполняемые за пределы(за пределами) территории Республики Беларусь, из-за её пределов, а также транзитные автомобильные перевозки, выполняемые через территорию Республики Беларусь между двумя пунктами пересечения Государственной границы Республики Беларусь в местах, установленных законодательством.

С 27.06.2011 руководитель организации также имеет право снижать нормы расхода топлива, установленные Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь.

. Краткая характеристика организации и документальное оформление горюче-смазочных материалов

ИООО «Татбелнефтепродукт» создано на основании приказа Министерства по управлению государственным имуществом и приватизации Республики Беларусь.

Организация наделена правом юридического лица, свою деятельность осуществляет как генподрядная организация на основе баланса в соответствии с законодательством Республики Беларусь, международными соглашениями, к которым присоединилась Республика Беларусь и Уставом, утвержденным общим собранием акционеров ИООО «Татбелнефтепродукт».

Организация непосредственно занимается реализацией нефтепродуктов, всех видов бензина и дизельного топлива, также производится продажа технических жидкостей, масел, автомобильных аксессуаров, косметики, автохимии. Вместе с тем производится реализация пищевых и промышленных товаров.

В настоящее время организация ИООО «Татбелнефтепродукт» имеет восемь филиалов в Республике Беларусь, а также сеть заправок, которые начали свою деятельность с 30 декабря 2011 года. Численность персонала филиалов и сети заправок составляет 150 человек на 01.01.2012.

ИООО «Татбелнефтепродукт» было создано 6 марта 2010 года.

В организации имеются служебные легковые автомобили. Для учёта топлива путевые листы используются на старых формах, разработанных до октября 2011 года.

Все транспортные документы оформляются с помощью технических средств. В связи с этим можно отметить, что учёт горюче-смазочных материалов соответствует требованиям законодательства Республики Беларусь. топливо учет расход

6. Система "Berlio Card"

Заправки топлива в организации ИООО «Татбелнефтепродукт» производятся по системе "Berlio Card", т.е. организация на договорных отношениях перечисляет деньги на счета Берлио и заправляется по жетонам на АЗС. К концу месяца в организацию высылается отчёт о заправках в разрезе видов топлива и цен или справка-акт о реализации топлива (Приложение 1). Заправки отражаются в путевых листах материально ответственных лиц. В конце месяца снимаются остатки топлива в баках автомобилей на основании данных путевых листов согласно норм расхода топлива по Приказу на основании Постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 26.01.2012 года № 3 «Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности» (, разработанным с учётом надбавок или понижающих коэффициентов рассчитывается фактический расход топлива и выводится результат : экономия или перерасход. Перерасход удерживается с виновных материально ответственных лиц.

Топливо в баке автомобилей измеряется актом снятия остатков топлива в баках автомобилей. Списание топлива со счетов учета запасов может осуществляться в случаях, если выявлены недостачи, хищения, порча и др. Подготовку необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляет комиссия с участием материально ответственных лиц. Списание топлива оформляется актом на списание материалов.

Система "Berlio Card" предназначена для безналичного расчета по электронным картам "Berlio" (металлический брелок с микрочипом). Оборудование, принимающее к оплате электронные карты "Berlio" установлено на большинстве автозаправочных станций, автомоек, станций технического обслуживания Республики Беларусь. Также карты "Berlio" работают на объектах Российской Федерации и Украины. Каждый день Вы можете воспользоваться половиной суммы, которая находиться у Вас на счёте. Это страхует пользователя системы от перерасхода денежных средств, так как информация о реализации топлива и платежах поступает на АЗС внешних центров в течение 2-ух рабочих дней.

Заключение

Важное значение имеет усовершенствования учета использования горюче-смазочных материалов.

Анализ организации ИООО «Татбелнефтепродукт» показал, что улучшению ресурсосбережения способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм , повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ , обеспечение строгого порядка приемки , хранения и расходования запасных частей , топлива и др , ограничение числа должностных лиц , имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов.

Для обеспечения сохранности , правильной приемки , хранения и отпуска ценностей важное значение имеет наличие на предприятии в достаточном количестве складских помещений , оснащенных весовыми и измерительными приборами , мерной тарой и другими приспособлениями.

Необходимо также внедрять эффективные формы предварительного и текущего контроля за соблюдением норм запасов и их расходованием, уделять больше внимания повышению достоверности учета горюче-смазочных материалов, запасных частей, аккумуляторов и автомобильных шин.

Список использованной литературы

Бухгалтерский учет на автотранспорте: пособие для студентов специальности «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»; под общ. ред. Е.В. Курьян. - Гомель: Учреждение образования «Белорусский торгово-экономический университет потребительской кооперации», 2009.

Авторский материал ООО «ЮрСпектр», 2010г.

Интернет источник: #"justify">Интернет источник: #"justify">Закон о бухгалтерском учёте.

Инструкция по учёту производственных запасов.

Постановление Министерства Финансов Республики Беларусь от 26.11.2010 № 138.

Постановления Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 26.01.2012 года № 3.

Статья «Использование путевых листов. Учёт топлива и применение норм его расхода»(«Главная книга.by , 2011, № 18).

Статья «Служебный легковой автомобиль на предприятии» (Л.А.Тиханович) («КонсультантЭкспресс», 2007, № 14).