Проектування бази даних Access 'Бібліотека'

План

Вступ

. Постановка задачі

.Структура бази даних

. Зміст таблиць

. Опис та представлення створеного інтерфейсу користувача

.1 Головна форма

.2 Форма детальної інформації

.3 Формування звітів

Висновки

Список використаної літератури

Додатки

Вступ

база бібліотека access фільтр

База даних - це найважливіша складова частина інформаційних систем (ІС), призначених для зберігання, підтримання в актуальному стані даних великого обсягу, необхідні в різних додатках багатьох користувачів. Тому найважливішим напрямком розвитку баз даних є багатокористувацька технологія.

База даних є організованою сукупністю, на машинному носії, взаємозв'язаних даних і містить відомості про різних предметних областях - реальних об'єктах, процесах, події або явища. Реляційна база даних являє собою безліч взаємопов'язаних двовимірних таблиць - реляційних таблиць, в кожній з яких містяться відомості про одну сутності.

Для створення, запровадження та здійснення можливості колективного користування баз даних використовуються програмні засоби, звані системами управління база даних - СУБД.

СУБД Microsoft Access є системою управління реляційною базою даних, що включає всі необхідні бази даних у локальній мережі з файловим сервером або створення додатку користувача. У СУБД можна створювати більшість програм, не написавши не однієї єдиної програми. СУБД Microsoft AccessMicrosoft Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних (БД).

СКБД Access 2003 - це компонент Microsoft Office 2003, призначений для створення реляційних баз даних. Access 2003 порівняно з попередніми версіями має підвищену продуктивність; більш потужні засоби VBA; більшу кількість шаблонів баз даних; нові макрокоманди; можливість під’єднання до Internet і локальної мережі.

1. Постановка задачі

. Розробити у середовищі СКБД MS ACCESS базу даних (БД) для вирішення заданої економічної задачі. При вирішенні задачі необхідно виконати наступні дії засобами MS ACCESS:

· проаналізувати предметну область згідно умови задачі, визначити цілі проектування БД, розробити інформаційно-логічну модель предметної області (розподілити дані по таблицях, визначити поля та типи даних)

·        створити структури таблиць БД, визначити первинні та зовнішні ключі для кожної із таблиць з метою подальшого встановлення зв’язків між таблицями;

·        виконати заповнення таблиць БД інформацією;

·        зв’язати таблиці за допомогою зовнішніх ключів (один до одного, один до багатьох);

·        запроектувати та створити необхідні запити для вирішення поставленої задачі

. Розробити інтерфейс користувача (АРМ), використовуючи засоби вбудованої мови VBA:

· створити головну форму додатку для перегляду даних. Встановити властивості даної форми. Передбачити розташування елементів керування "випадаючий список" та "текстове поле" для вибірки даних по двом параметрам з використанням запиту та застосуванням методу ’Requery’. Передбачити відображення основної інформації БД. Створити процедури обробки подій використовуючи VBA. Передбачити розрахунок підсумків;

·        Створити форму редагування/додавання даних до головної таблиці БД. Встановити властивості даної форми. Передбачити розташування елементів керування випадаючі списки(не менше двох), текстові поля, кнопки керування("РЕДАГУВАТИ", "ЗБЕРЕГТИ", "ВІДМІНИТИ"). Передбачити розташування об’єктів на формі поблоково, в залежності від

·        інформації , яка буде виводитись. Створити головний модуль додатку, в якому описати змінні типу Recordset, та загальну процедуру відкриття

·        об’єктів типу Recordset. Створити процедури: відкриття форми(Open), зміни значень випадаючих списків(AfterUpdate), кнопок (Click). Процедури заповнення тестових полів та списків на формі створити як окремі процедури. Передбачити відкриття даної форми у двох режимах: редагування та доповнення, для цього додатково на головній формі ("frm_main") в області "Примітки" розташувати кнопку "ДОПОВНИТИ" та створити для неї процедуру. При збережені даних, передбачити перевірку правильності заповнення основних полів на формі;

·        створити необхідні звіти для виведення(не менше двох звітів).

Умова задачі:

В даній роботі необхідно спроектувати і реалізувати в MS Access базу даних "Бібліотека", яка повинна зберігати наступну інформацію:

. Прізвище, ім’я, по батькові викладача.

. Домашня адреса читача.

. Телефон читача.

. Дата народження читача.

. Номер читацького квитка.

. Автор книги, яку взяв читач.

7. Назва книги.

8. Дата видачі книги.

. Дата повернення книги.

. Ціна книги.

2. Структура бази даних

База даних "Бібліотека" складається із трьох таблиць.

В даній задачі головною обліковою таблицею є "tabl_Oblik"("Таблиця обліку"), а довідниками -"tabl_Book"("Таблиця книг"), "tabl_Reader"("Таблиця читачів") . Зв’язок між таблицями встановлюється за допомогою ключів "id_issue", "id_Book", "id_reader", які в довідниках є первинними, а в головній таблиці - зовнішніми. Схема БД показана на рисунку 2.1.

Рис. 2.1. - Схема даних БД

3. Зміст таблиць

База даних "Бібліотека" складається з наступних таблиць:

) "tabl_Oblik"("Таблиця обліку");

) "tabl_Book"("Таблиця книг");

) "tabl_Reader"("Таблиця читачів");

Кожну таблицю створювали за допомогою Конструктора таблиць. У ньому задали характеристики полів, що складають записи бази, тобто ввели специфікацію запису (таблиця 3.1.). Кожному полю задали тип даних, що визначає вид інформації, яка буде зберігатися в даному полі, розмір полів, псевдоніми та вибрали ключові поля для позначення первинних ключів.

Таблиці зв’язані за допомогою майстра підстановки: в полі id_issue таблиці tabl_Oblik зберігається код видачі-повернення книги , в полі id_Book цієї ж таблиці зберігається унікальний код книги, в полі id_reader- номер читацького квитка. Схема даних подана в таблиці 1.

Таблиця 3.1.

Опис полів таблиць

Таблиця "tabl_Book"

Рис. 3.1. - Таблиця "Книги" в режимі конструктора

Рис. 3.2 - Перегляд таблиці "Книги"

Таблиця "tabl_Reader"

Рис. 3.3. - Таблиця "Читачі" в режимі конструктора

Рис. 3.4. - Перегляд таблиці "Читачі"

Голвна таблиця "tabl_Oblik"

Рис. 3.5. - Таблиця "Облік" в режимі конструктора

Рис. 3.6. - Перегляд головної таблиці "Облік"

4. Опис та представлення створеного інтерфейсу користувача

Для зручності роботи користувача з базою даних розроблено інтерфейс користувача, який складається з головної форми ("frm_main1"), форми перегляду детальної інформації ("frm_redag"), форми формування звітів ("frm_data"), а також зі звіту по обліку книг.

.1 Головна форма

Головна форма (рис. 4.1.1.) представлена у вигляді стрічкової форми. На головній формі передбачено перегляд видачі і повернення книг, а саме: код видачі, дата видачі, дата повернення, код книги, назва, автор, жанр, ціна, ПІБ читача. Заголовок форми містить випадаючий список та текстове поле для фільтру по книгам та читачам відповідно, за допомогою яких можна досить легко знайти потрібну інформацію. Також форма містить кнопки: пошук, показати всі записи, додати новий запис та сформувати звіт.

Рис. 4.1.1. - Головна форма

Головна форма формується на основі запиту поданого на рис. 4.1.2. В ньому реалізовано пошук за заданими в заголовку форми критеріями. Якщо змінити у випадаючому списку книгу (обравши потрібну зі списку) чи натиснути кнопку пошук (попередньо увівши прізвище шуканого читача) відбувається оновлення форми за допомогою її методу - Requery (див. додаток А).

Рисунок 4.1.2. - Конструктор для запиту "qvr_main"

Для зручності перегляду прізвищ, імен та по-батькові читачів у запиті прописали ПІБ для читачів:

ПІБ читача=( [S_name] & " " & Left([Name];1) & ". " & Left([L_name];1) & ".")

Також для функціонування фільтрів в головній формі була прописана дія для пошуку книг та ПІБ читача:

Книга=(Like [Forms]![frm_main1]![cmb_knh] & "*")

ПІБ читача=(Like [Forms]![frm_main1]![txt_prisv] & "*")

Підсумки в формі підбиваються за допомогою вбудованих функцій Count та Sum:

Кількість записів= Count([id_issue]) та Ціна всіх книг= =Sum([Book_price]).

Копка видалення після підтвердження виконує запит на видалення (рис. 4.1.1.3.) за допомогою методу openQuery об’єкту DoCMD.

Рис. 4.1.3. - Запит на видалення

При натисненні кнопок детальна інформація та доповнити відкривається форма frm_redag, а в якості вхідного параметру (openArgs) в першому випадку передається код читача , в другому текстова мітка "new".

.2 Форма детальної інформації

Форма детальної інформації (рис. 4.2.1) може відкриватися в 3-х режимах:

.        Якщо openArgs не задано (Null) - форма відкривається на першому записі, а також користувач має можливість переходу по записам за допомогою навігаційних кнопок;

.        Якщо openArgs має числове значення - форма відкривається на заданому у вхідному параметрі записі, а користувач не має можливості переходу по записам;

.        Якщо openArgs має значення "new" - форма відкривається в режимі доповнення, тобто користувачу дається доступ до полів(властивість Locked приймає значення false).

Рис. 4.2.1. - форма "Детальна інформація" в режимі автономної роботи

Форма "Детальна інформація" складається з двох вкладок - Книги, до якої входять поля Код видачі, Код книги (поле зі списком), Назва, Автор, Жанр, Видавництво, Мова видання, Ціна, Дата видачі, Дата повернення,

та Читачі з полями Читацький квиток (поле зі списком), Прізвище, Ім'я, По-батькові, Домашня адреса, Номер телефону, Дата народження.

Кнопки навігації реалізовані за допомогою методів об’єкту recordset: moveNext та MovePrevious, з попередньою перевіркою значень властивостей EOF та BOF відповідно.

Після натиснення кнопки Редагувати користувач отримує можливість вносити зміни до полів форми: Код книги, Дата видачі і Дата повернення (властивість Locked приймає значення false), кнопки Зберегти та Відмінити активізуються (Enabled = true), а кнопки навігації (якщо вони активні) та сама кнопка Редагувати будуть неактивними (Enabled = false).

Кнопка Зберегти, по-перше, перевіряє відповідність введених користувачем даних заданим обмеженням, по-друге, перевіряє в якому режимі завантажена форма, по-третє, в залежності від режиму зберігає дані, по-четверте, змінює властивость Enabled кнопок, відповідно до логіки додатку, по-четверте, блокує доступ користувача до полів(Locked = true).

Кнопка Відмінити блокує доступні користувачеві поля, змінює властивість Enabled кнопок, відповідно до логіки додатку, закриває дану форму без збереження даних, якщо вона відкрита з головної форми, або завантажує в форму початкові дані, якщо форма відкрита автономно.

Кнопка Вихід забезпечує закриття форми, якщо вона відкрита автономно, у випадку ж відкриття форми у режимі детального перегляду або доповнення, процедуру закриття забезпечують кнопки Відмінити/Зберегти.

Для зменшення обсягу програмного коду, було розроблено процедури, для деяких повторюваних операцій:

·        loadData() - для заповнення форми з об’єкту recordset;

·        SaveData() - для запису в recordset даних з полів форми;

·        SetLocked(value As Boolean) - для надання властивості Locked (необхідних полів) значення value

Повний лістинг програмного коду подано у додатку Б.

.3 Формування звітів

Для зручності формування звітів було розроблено спеціальну форму зображену на рис. 4.3.1. Вона має два текстові поля для введення дат початку та кінця звітного періоду, набір кнопок переглянути та відмінити.

Кнопка переглянути використовує метод OpenReport об’єкту DoCmd з параметром View - acNormal та acViewPreview відповідно, попередньо перевіривши доречність значення полів. Кнопка відмінити закриває форму. Повний лістинг програмного коду подано у додатку В.

Рис. 4.3.1. - Форма формування звіту

Звіти формуються на основі запиту.

У запиті qvr_data відбувається відбір даних за заданим проміжком часу: в рядку умови відбору поля Дата видачі записується:

[Forms]![frm_data]![txt_begin] And [Forms]![frm_data]![txt_end].

Рис. 4.3.2. - Звіт по видачі книг за період з 03.08.2014 по 05.08.2014

Висновки

В даній курсовій роботі була розглянута система керування базою даних Access на прикладі створення бази даних "Бібліотека".

Під час її виконання я навчилася визначати необхідні для створення бази даних дані, виконувати групування даних по таблицям, передбачати ключові поля, зв’язки між таблицями, створювати запити для функціонування фільтрів у головній формі, а також створювати інтерфейс користувача засобами вбудованої в СУБД мови програмування VBA.

Створена база даних є дуже корисною та зручною в користуванні.

Список використаної літератури

1.      Андерсен В. - Базы данных Microsoft Access: проблемы и решения, Практ. Пособ./ пер. с англ. М.: ЭКОМ, 2001, 384 с.;

2.      Глушаков С.В., Сурядный А. С. Microsoft Office 2000. Учебный курс - Харьков: "Фолио", 2002.;

.        Гринченко Н.Н., Гусев Е.В., Макаров Н.П. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие. Телеком, 2004, - 240 с.;

.        Гончарова А.Ю., Access 2003. Самоучитель с примерами. Access 2003, Питер, КУДИЦ-Образ, 2004, - 272 с.;

.        Майкл Гандерлой, Сьюзан Сейлз Харкинз. Автоматизация Microsoft Access с помощью VBA, Вийлямс, 2006, - 416 с.;

.        Харитонова И. - Office Access 2003. Самоучитель. СПб.: Питер, 2004, 464 с.;

.        Носач О.Б., Терещенко О.Ю. Конспект лекцій "Практичне застосування MS Access та мови VBA" для студентів спеціальності "Економічна кібернетика" денної форми навчання. - Полтава: ПолтНТУ, 2011. - 89 с.;

.        Терещенко О.Ю. Методичні вказівки до виконання курсової роботи з дисципліни: Інформаційні системи та технології в економіці" для студентів спеціальності "Економічна кібернетика" денної форми навчання. - Полтава: ПолтНТУ, 2012 - 63 с.

Додатки

Додаток А - Процедури форми frm_main1

Sub btn_prisv_Click()!cmb_knh = Null.RequerySubSub btn_redag_Click().OpenForm "frm_redag"SubSub cmb_knh_AfterUpdate()!txt_prisv = Null.RequerySubSub txt_prisv_AfterUpdate()!cmb_knh = Null.RequerySubSub btn_det_Click().OpenForm "frm_redag", acNormal, , , , , id_issueSubSub btn_del_Click()MsgBox("Ви дійсно хочете видалити запис?", vbQuestion + vbYesNo, "Видалення") = vbYes Then.OpenQuery "qvr_del".RequerySubIfSubSub btn_now_Click().OpenForm "frm_redag", acNormal, , , , , "new"SubSub btn_zvit_Click().OpenForm "frm_data"SubSub Ctl_btn_vse_Click()_knh = Null_prisv = Null_frm_main1.RequerySubSub btn_vidm_Click().CancelUpdate.Close acForm, "frm_main1", acDelNoSub

Додаток Б - Процедури форми frm_redag

Compare Database

'Кнопка ЗБЕРЕГТИSub btn_zberehtu_Click()(True)IsNull(Me!cmb_kodknh) Or Me!cmb_kodknh = "" Then"Неверно заполнено поле 'Код книги '", vbCritical, "Ошибка записи"SubIfIsNull(Me!cmb_reader) Or Me!cmb_reader = "" Then"Неверно заполнено поле 'Читацький квиток", vbCritical, "Ошибка записи"SubIfIsNull(Me!txt_vudacha) Or Not IsDate(txt_vudacha) Or Me!txt_vudacha = "" Then"Неверно заполнено поле 'Дата видачі'", vbCritical, "Ошибка записи"SubIfIsNull(Me!txt_povern) Or Not IsDate(txt_povern) Or Me!txt_povern = "" Then"Неверно заполнено поле 'Дата повернення'", vbCritical, "Ошибка записи"SubIf

'Кнопки_redag.Enabled = True_zberehtu.Enabled = True_exit_from_redag.Enabled = True

'-----------редагування окремо-------IsNull(Me.OpenArgs) Then.Update_nast.Enabled = True_pop.Enabled = True_vidm.Enabled = False

'----------Редагування з головної форми-----(IsNumeric(Me.OpenArgs)) Then_recordset rsOblik, "tabl_Oblik".Find "id_issue= " & Me.OpenArgs, , adSearchForward, 1.Update.ClosersOblik = Nothing.Close acForm, "frm_redag", acSaveYes

'---------Додавання запису-------------Me.OpenArgs = "new" Then_recordset rsOblik, "tabl_Oblik".AddNew.Update.ClosersOblik = Nothing.Close acForm, "frm_redag", acSaveYes_frm_main1.RequeryIfSubSub Form_Open(Cancel As Integer)

'Відкриття набору записів Recordset для головної таблиці_recordset rsOblik, "tabl_Oblik"rsOblik.State <> adStateOpen Then 'якщо рекордсет не відкрився"Can`t open recordset", vbCritical, ErrorSubIf

'Перевірка режиму відкриття форми

'-----------Окремо-----------------------------------IsNull(Me.OpenArgs) Then 'якщо openArgs не визначений завантужємо перший кортеж_nast.Enabled = True_pop.Enabled = True_vidm.Enabled = False_exit_from_redag.Enabled = True

'-----------З головної форми------------------------(IsNumeric(Me.OpenArgs)) Then_nast.Enabled = False_pop.Enabled = False_exit_from_redag.Enabled = False_vidm.Enabled = True.Find "id_issue= " & Me.OpenArgs, , adSearchForward, 1.ClosersOblik = Nothing

' ----------В режимі доповнення-----------------Me.OpenArgs = "new" Then_nast.Enabled = False_pop.Enabled = False_zberehtu.Enabled = True_redag.Enabled = False_vidm.Enabled = True_exit_from_redag.Enabled = False(False)_vudacha = Date_povern = Date.Caption = "Новий запис".ClosersOblik = NothingIfSub

'Кнопка РЕДАГУВАТИSub btn_redag_Click()_kodknh.SetFocus

'Кнопки_redag.Enabled = False_nast.Enabled = False_pop.Enabled = False_vidm.Enabled = True_zberehtu.Enabled = True_exit_from_redag.Enabled = False(False)Sub

'Кнопка ВІДМІНИТИSub btn_vidm_Click()(True)_redag.Enabled = True_zberehtu.Enabled = False_redag.SetFocus_vidm.Enabled = False

'-------Якщо форма була відкрита автономно активізуємо кнопки переходу по записам та вихід---(IsNull(Me.OpenArgs)) Then_nast.Enabled = True_pop.Enabled = True_exit_from_redag.Enabled = TrueIf

'-------Якщо форма була відкрита у режимі доповнення або з головної таблиціNot IsNull(Me.OpenArgs) Then.Close acForm, "frm_redag", acSaveNoIfSub

'Кнопка "ПОПЕРЕДНІЙ ЗАПИС"Sub btn_pop_Click().MovePreviousrsOblik.BOF <> True Then.MoveFirst"Перший запис", vbExclamationIfSub

'Кнопка "НАСТУПНИЙ ЗАПИС"Sub btn_nast_Click().MoveNextNot rsOblik.EOF Then.MovePrevious"Останній запис", vbExclamationIfSub

'Процедура для випадаючого списку "BOOK"Sub cmb_kodknh_AfterUpdate()Error GoTo ErrStr_recordset rsBook, "tabl_Book".Find "id_Book = " & Me!cmb_kodknh, , adSearchForward, 1!txt_nasva = rsBook("Title_B")!txt_avtor = rsBook("Author")!txt_genre = rsBook("Genre_B")!txt_zina = rsBook("Book_price")!txt_vud = rsBook("Publishing_house")!txt_mova = rsBook("Language_P").ClosersBook = NothingSub:"Неправильно заповнене поле 'BOOK'", vbCritical, "Ошибка"Sub

'Процедура для випадаючого списку "READER"Sub cmb_reader_AfterUpdate()Error GoTo ErrStr_recordset rsReader, "tabl_Reader".Find "id_reader = " & Me!cmb_reader, , adSearchForward, 1!txt_pr = rsReader("S_name")!txt_im = rsReader("Name")!txt_pb = rsReader("L_name")!txt_domad = rsReader("address")!txt_nomtel = rsReader("telefon")!txt_dnar = rsReader("date_birth").ClosersReader = NothingSub:"Неправильно заповнене поле 'READER'",, "Ошибка"SubSub loadData()

'OBLIK!cmb_kodknh = rsOblik("id_Book")!cmb_reader = rsOblik("id_reader")!txt_vudknh = rsOblik("id_issue")!txt_vudacha = rsOblik("date_issue")!txt_povern = rsOblik("date_return")

'BOOK_recordset rsBook, "tabl_Book".Find "id_Book = " & Me!cmb_kodknh, ,, 1!txt_nasva = rsBook("Title_B")!txt_avtor = rsBook("Author")!txt_genre = rsBook("Genre_B")!txt_zina = rsBook("Book_price")!txt_vud = rsBook("Publishing_house")!txt_mova = rsBook("Language_P").ClosersBook = Nothing

'READER_recordset rsReader, "tabl_Reader".Find "id_reader = " & Me!cmb_reader, , , 1!txt_pr = rsReader("S_name")!txt_im = rsReader("Name")!txt_pb = rsReader("L_name")!txt_domad = rsReader("address")!txt_nomtel = rsReader("telefon")!txt_dnar = rsReader("date_birth").ClosersReader = NothingSubSub btn_exit_from_redag_Click().Close acForm, "frm_redag", acSaveNoSub

'Процедура для запису в recordset даних з полів формиSub SaveData()("id_Book") = Me!cmb_kodknh("date_issue") = Me!txt_vudacha("date_return") = Me!txt_povern("id_reader") = Me!cmb_readerSub

'Процедура для надання властивості LockedSub SetLocked(value As Boolean)

'Вкладка Книги!cmb_kodknh.Locked = value!txt_vudacha.Locked = value!txt_povern.Locked = value

'Вкладка Читачі!cmb_reader.Locked = valueSub

Додаток В - Процедури форми frm_data

Compare DatabaseSub btn_ok_Click()IsNull(Me!txt_begin) Or Me!txt_begin = "" Then"Невірно введені дані : Початок періоду", vbCritical, ErrorSubIfIsNull(Me!txt_end) Or Me!txt_end = "" Then"Невірно введені дані : Кінець періоду", vbCritical, ErrorSubIf.OpenReport "rpt_data", acViewPreview.Close acForm, "frm_data"SubSub btn_otmena_Click().Close acForm, "frm_data"Sub

Додаток Г- Додатковий модуль

Compare DatabasersBook As ADODB.Recordset 'Для таблиці BookrsReader As ADODB.Recordset 'Для таблиці ReaderrsOblik As ADODB.Recordset 'Для таблиці OblikSub open_recordset(rst As ADODB.Recordset, Name As String)rst = New ADODB.Recordsetrst

.CursorType = adOpenKeyset

.LockType = adLockOptimistic

.Open Name, CurrentProject.Connection, , adCmdTableWithSub