Формирование кадровой отчетности

Введение

Целью данного дипломного проекта является разработка информационной системы формирования кадровой отчетности на муниципальном бюджетном учреждение «Бурзянский информационно - консультационный центр» муниципального района Бурзянский район РБ.

Основная задача управления кадрами - своевременная выработка решений, определяющих какие человеческие ресурсы и в каком количестве необходимы для достижения поставленных целей на каждом конкретном интервале времени. Совокупность задач по управлению кадрами, с которой имеет дело каждое современное предприятие, в свою очередь, разбивается на группы обязательных функций служб кадров: выработка политики по отношению к ним, их планирование, найм, обучение, аттестация, учет трудозатрат, оплата труда и так далее.

Сегодня все больше учреждений осознает важность построения системы эффективного управления кадрами, так как квалифицированные, инициативные и лояльные сотрудники способны существенно повысить эффективность работы учреждения. Управление данными сотрудников, проведение мероприятий по подбору и обучению персонала, оценки квалификации производственного и управленческого состава, требует применения программных продуктов, позволяющих эффективно планировать и осуществлять кадровую политику учреждения.

Управление кадрами не сводится к ведению личных дел работников и сбору соответствующих данных. Для успеха бизнеса необходим современный подход к отбору кадров, разработка системы мотивации и оценки деятельности работников. Требуется регулярный анализ с целью выявления общих тенденций и рационального использования полученных результатов.

Создание и внедрение ИС «Формирования кадровой отчетности муниципального учреждения» является особенно актуальной, так как автоматизация управления кадрами полезна всем работникам учреждения:

–    руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации;

–  кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач;

–       работники учреждения будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и так далее.

Основанием для проведения данной работы является задание на дипломное проектирование. Системный проект реализован на основе SADT-методологии с помощью CASE-средств Computer Associates BPwin 4.1 и Erwin 4.1. Поэтому структура дипломного проекта построена соответствующим образом с оформлением документации на основании использования возможностей данных пакетов прикладных программ.

В целом, проектирование ЭИС предусматривает:

–  максимальное приближение ее к пользователю;

–       оперативное представление пользователю информации, необходимой для повышения эффективности деятельности отдела кадров;

–       создание простого и удобного интерфейса, не требующего от пользователя специальной подготовки.

Таким образом, можем сформулировать цель нашей работы: исследование существующей системы управления кадрами в МБУ «Бурзянский информационно - консультационный центр» её анализ и оптимизация с помощью разработки новой модели и программных средств для обеспечения её внедрения и работы.

Для достижения поставленной цели сформулируем ряд задач, которые мы решим в ходе выполнения данной работы:

–  изучение теоретических основ предметной области;

–       анализ современного состояния учреждения;

–       изучение путей и возможностей оптимизация существующей системы на основе проведенного анализа работы учреждения;

–  обоснование и выбор конкретного пути оптимизация системы формирования кадровой отчетности;

    сбор информации и разработка целевой ИУС;

-   расчет показателей, определяющих меру изменений, внесенных внедренным новшеством.

Для решения задач в работе будем использовать эмпирические, теоретические и эмпирико-теоретические методы исследования.

Результатом проведённой работы будет спроектированная, разработанная и внедрённая программа.

1. Общесистемная часть

1.1    Технико-экономическая характеристика объекта

программный прикладной информационный отчетность

Данный дипломный проект является результатом исследований проведенных в процессе преддипломной практики на МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр».

Государственное бюджетное учреждение Центр сельскохозяйственного консультирования Республики Башкортостан в соответствии с распоряжением Правительства Республики Башкортостан от 06 ноября 2001 года №1228-р создано в целях государственного информационно-консультационного обеспечения в сфере сельского хозяйства и отнесено в ведение Министерства сельского хозяйства Республики Башкортостан.

В Республике Башкортостан с 2001 года развивается система сельскохозяйственного консультирования. На сегодняшний день во всех 54 муниципальных районах республики созданы и успешно функционируют информационно-консультационные центры. В Бурзянском районе в 2002 году было создано муниципальное бюджетное учреждение «Бурзянский информационно - консультационный центр».

Юридическое название Муниципальное бюджетное учреждение «Бурзянский информационно-консультационный центр» муниципального района Бурзянский район РБ.

Почтовый/адрес юридический адрес: 453580, РБ, Бурзянский район, с. Старосубхангулово, ул. Ленина, 86.

Основная задача системы сельскохозяйственного консультирования - повышение конкурентоспособности в аграрном секторе. Специалисты ИКЦ консультируют сельхозпроизводителей по вопросам эффективного планирования и управления хозяйством, финансового и инвестиционного анализа, оптимизации использования ресурсов с учетом рыночных требований.

Специалисты-консультанты нашего ИКЦ помогают выявлять проблемы в деятельности предприятий АПК, предоставляют объективную, постоянно обновляемую информацию по различным аспектам производства, переработки и сбыта продукции.

Оказывают консультационные услуги сельхозпредприятиям, главам крестьянских (фермерских) хозяйств, гражданам, ведущим личное подсобное хозяйство, по широкому спектру вопросов.

В целях более полного удовлетворения потребностей заинтересованных пользователей, повышения комфортности и полноценного их обслуживания, а также получения дополнительных финансовых источников для укрепления материально - технической базы, материального стимулирования сотрудников муниципальное бюджетное учреждение «Бурзянский информационно - консультационный центр» муниципального района Бурзянский район Республики Башкортостан (далее Учреждение) предоставляет физическим и юридическим лицам комплекс платных услуг.

Под платными услугами понимаются:

–    услуги, предоставляемые Учреждением физическим и юридическим лицам предоставление финансовых, юридических, технологических, бухгалтерских, налоговых консультаций за определенное денежное вознаграждение;

–       услуги, оказываемые Учреждением в рамках их уставной деятельности, реализация которых направлена на увеличение доходов и расширение спектра предлагаемых услуг и на которые сложился устойчивый рыночный спрос.

Платные услуги Учреждением оказываются в соответствии с потребностями физических и юридических лиц на добровольной основе и за счет личных средств граждан, организаций и иных источников, предусмотренных законодательством.

Платные услуги относятся к приносящей доход деятельности Учреждения. Учреждение может осуществлять предпринимательскую деятельность лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых он создан, и соответствует этим целям.

Конкретный перечень платных услуг в соответствии с настоящим Положением Учреждение определяет самостоятельно.

Тарифы на платные услуги Учреждение устанавливает самостоятельно в рамках тарифов, утвержденных Советом муниципального района Бурзянский район.

При предоставлении платных услуг Учреждение обязано предоставлять льготы отдельным категориям граждан в соответствии с действующим законодательством.

Учреждение не может полностью заменить платными услугами бесплатные услуги, предоставляемые на основе муниципального задания.

Учреждение самостоятельно осуществляет деятельность по оказанию платных услуг.

Учет платных услуг осуществляется в порядке, определенном Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 30.12.2008 №148н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Контроль над деятельностью Учреждения по оказанию платных услуг осуществляет исполнительный орган государственной власти муниципального района, руководитель Учреждения и соответствующие финансовые органы.

Ответственность за организацию деятельности Учреждения по оказанию платных услуг, за их качество несет руководитель данного Учреждения.

Персональная ответственность за соблюдение настоящего положения, тарифа, порядка работы по представлению и первичному учету услуг возлагается на сотрудника, занимающегося оказанием платных услуг и главного бухгалтера, обеспечивающего учет и контроль за поступлением и расходованием финансовых средств.

ИКЦ консультирует сельхозтоваропроизводителей всех форм собственности по вопросам растениеводства, начиная от посевной и заканчивая уборочными работами, животноводства, оказывает помощь в поиске и даёт рекомендации по приобретению племенного скота, консультации по заполнению форм статистической отчетности №1 - фермер, №3 - фермер. Консультирует по бухгалтерскому учету и налогообложению. Предоставляет услуги по составлению бизнес-планов для начинающих предпринимателей.

Оказывает юридические услуги по составлению проекта договора (различного характера), оформлению искового заявления, составлению проекта разногласий, составлению соглашений о создании фермерского хозяйства.

Для сельхозтоваропроизводителей оформляются документы на получение субсидий на возмещение затрат при производстве сельскохозяйственной продукции (растениеводство, животноводство и т.д.). Также занимается регистрацией права собственности на земельные участки и жилые дома, паевые земли.

Проводит выездные консультации в сельских поселениях района по вопросам проведения собрания пайщиков, оформления договоров аренды паевых земельных участков, использования и назначения сельскохозяйственных земель.

На сегодняшний день в ИКЦ для организации нормального хода работ в достаточном количестве имеются компьютерная техника и оборудование. Налажена электронная связь с хозяйствами района и со всеми сельскими поселениями.

С 1 января 2011 года штат сотрудников ИКЦ увеличился, на данный момент в структуре центра трудятся 14 человек.

Многие владельцы ЛПХ, руководители КФХ обращаются в ИКЦ по вопросам реализации и закупки сельскохозяйственной продукции и техники. При этом большую помощь оказывает портал ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования РБ, где размещаются объявления, информация о купле-продаже сельхозпродукции, техники, оказании услуг.

В своей повседневной работе старается быть в гуще жизни района, участвует во всех выездных мероприятиях, в том числе в составе информационных групп с отчетами Администрации МР Бурзянский район. Отвечает на вопросы граждан во время «прямых линий».

В основном, услуги предоставляются бесплатно, кроме этого, оказывает платные услуги в соответствии с прейскурантом. Платные консультационные и иные услуги населению предоставляются муниципальным бюджетным учреждением в рамках договоров с гражданами или организациями на оказание информационно-консультационных и иных услуг работникам и членам их семей. Право муниципального бюджетного учреждения на оказание платных информационно-консультационных и иных услуг должно быть зафиксировано в Уставах и Положениях муниципального бюджетного учреждения с указанием предмета и цели предпринимательской деятельности. Потребители, пользующиеся платными информационно-консультационными и иными услугами, вправе требовать предоставление этих услуг надлежащего качества, сведений о наличии лицензии и сертификата, о расчете стоимости оказанной услуги, возмещения убытков, понесенных в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения условий договора, возмещения ущерба в случае компенсации за причинение морального вреда в соответствии с законодательством и настоящим Положением. Расчеты с организациями, с физическими и юридическими лицами за предоставление платных услуг осуществляются муниципальным бюджетным учреждением с применением контрольно-кассовой техники или бланка, являющегося документом строгой отчетности, утвержденного в установленном порядке, а также через учреждения банков. Муниципальное бюджетное учреждение обязан выдать потребителю, оплатившему услуги, договор и документ, подтверждающий оплату (кассовый чек или копию бланка строгой отчетности) [9].

В 2011 году для получения безвозмездной помощи с Центра занятости для создания своего рабочего места обратились за консультацией 20 граждан, десяти из них была оказана помощь в составлении бизнес-планов, которые в последующем были успешно защищены.

В 2011 году общее количество обращений увеличилось, по сравнению с 2010 годом, на 60%.

В настоящее время крестьянские (фермерские) хозяйства имеют возможность получить все виды государственной поддержки. К примеру, республиканская целевая программа «Развитие семейных молочных животноводческих ферм на базе крестьянских (фермерских) хозяйств на 2011-2013 годы». Её участником может стать исключительно КФХ, отвечающее соответствующим критериям и прошедшее конкурсный отбор комиссии МСХ РБ. В рамках финансовой поддержки участникам проекта предоставляется компенсация части затрат: на приобретение оборудования - до 50%, на приобретение племенного и неплеменного скота - 80 и 40 рублей на один кг живой массы соответственно, по обеспечению объектами инженерной инфраструктуры (подключение, приобретение, строительство, реконструкция, модернизация объектов электро-, газо-, тепло- и водоснабжения) - до 150 тыс. рублей по дифференцированной ставке в зависимости от комплектования поголовья дойного стада, а также на уплату процентов по кредитам. Действует программа «Развитие семейных животноводческих ферм на базе крестьянских (фермерских) хозяйств на 2012-2014 годы», которая предусматривает проекты на организацию семейной фермы по различным направлениям: молочное или мясное скотоводство до 100 голов, свиноводство, овцеводство, козоводство, коневодство - до 100 голов, птицеводство - до 1000 голов. Программа реализуется через предоставление грантов по схеме: 60% - средства гранта из бюджета РБ, 40% - заёмные или собственные средства участника программы, из них 10% - обязательные собственные средства. Проекты предусматривают как расходы на строительство, реконструкцию или модернизацию фермы, приобретение молодняка, технологического оборудования, техники (трактор, погрузчик, смеситель-кормораздатчик), так и на инфраструктуру, коммуникации [7]. Начата работа по программе «Поддержка начинающих фермеров Республики Башкортостан на период 2012-2014 годы». В случае победы КФХ в конкурсном отборе предоставляется грант на приобретение техники или оборудования, скота и т.д. С момента регистрации фермером должно пройти не более 12 месяцев, подтверждено наличие не менее 10% собственных средств на реализацию проекта и ещё ряд условий. Максимальный размер гранта на создание и развитие крестьянского (фермерского) хозяйства - до 1,5 млн. рублей. В настоящее время два претендента из района готовят документы для участия в этом конкурсе.

На сегодняшний день МБУ «Бурзянский ИКЦ» является стабильно работающим учреждением.

Структура муниципального учреждения «Бурзянский информационно-консультационный центр»

В ходе дипломного проектирования была построена организационная структура МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр» (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1. - Организационная структура МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр»

Отдел кадров является структурной частью учреждения. Основной задачей отдела является организация и ведение кадрового учета, а так же управление кадрами, которое осуществляется специалистом по кадрам.

В соответствии с должностной инструкцией основными обязанностями специалиста по кадрам являются: ведение работы по обеспечению учреждения кадрами рабочих и служащих требуемых профессии, специальностей и квалификации, организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителей учреждения, учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности трудящихся, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям; обеспечение подготовки документов, необходимых для назначения пенсий работникам учреждения и их семьям, а также преставления их в орган социального обеспечения; разработка и принятие мер, направленных на совершенствование управления кадрами на основе внедрения соответствующей подсистемы АСУ, системы подбора, расстановки кадров; изучение и обобщение итогов работы с кадрами, анализ причины текучести, прогулов и других нарушений трудовой дисциплины, подготовка предложения по устранению выявленных недостатков, закреплению кадров; организация табельного учета, составление и выполнение графиков отпусков, разработка мероприятий по снижению потерь рабочего времени, контроль их выполнения; обеспечение составления установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами; руководит работниками отдела.

.2 Экономическая сущность разрабатываемого комплекса задач

Анализ существующих методик решения комплекса экономических задач

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Особенно это важно для новых рыночных институтов, многие из которых не имеют сложившейся системы управленческих правил и технологий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к качеству информации:

Комплексность - информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

Оперативность - получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управляемой системе или совпадать с моментом ее завершения. Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.

Защищенность - гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.

Систематичность - требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно.

Достоверность - информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.

Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.

Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.        

Рынок информационных технологий предлагает широкий выбор и программных продуктов для решения актуальных проблем управления персоналом и оптимизации бизнес-процессов в компаниях разного уровня организационного развития и разных направлений деятельности.

Автоматизированная система управления кадрами позволяет вести учет работников, издавать и регистрировать приказы, следить за предоставлением отпусков, получать разнообразную аналитическую информацию и решать многие другие задачи. Программы управления человеческими ресурсами помогают не только эффективно распределять трудовые ресурсы и управлять капиталом, но и являются источником, из которого служащие могут получать сведения как корпоративного, так и индивидуального характера.

На сегодняшний день существует достаточно много систем управления кадрами, представленных как комплексными программами, которые охватывают весь диапазон задач управления человеческими ресурсами, так и узкоспециализированными решениями.

Широкое распространение получил продукт компании АиТ - комплекс «Управление персоналом», который обладает расширенными функциональными возможностями и является продуктом высококачественного проектирования и разработки. Это современное автоматизированное решение, обеспечивающее эффективную и удобную работу всех служб, занятых в управлении персоналом.

Отличительной особенностью комплекса является наиболее мощный из существующих на российском рынке ПО программный модуль расчета с персоналом. Он поддерживает самые сложные системы расчета заработной платы с работниками, позволяет произвести начисления по большому числу действующих на предприятиях коэффициентов и надбавок.

Продукт регулярно пополняется новыми возможностями и является самым динамично развивающимся комплексом из его аналогов. Программный комплекс «АиТ:\Управление персоналом» постоянно модернизируется в соответствии с последними изменениями российского законодательства, также принимаются во внимание предложения и пожелания наших пользователей. Большинство изменений и

дополнений направлены на сокращение времени, затрачиваемого на ввод и обработку информации, повышения простоты работы, сокращения числа монотонных операций и получение ожидаемых результатов.

«1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой корректировки отработанного времени вручную, почасовых невыходов, графиков сокращенного рабочего времени.

Конфигурация «Зарплата и Кадры 7.7.» позволяет повысить эффективность кадровой политики учреждения. Конфигурация будет полезна для всех участников, прямо или косвенно с ней взаимодействующих. Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники учреждения будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионный фонд и т.д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается персонифицированных сведений для Пенсионного фонда.

В отделе кадров существует информационная система «1 С Зарплата и кадры.». Предназначена для небольших учреждений, где с программой работает пользователь (специалист по кадрам).

Рассмотрим, какие проблемы существуют при управлении кадрами в работе МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр».

Анализ существующих методик решения комплекса экономических задач показал, что проблема обработки данных является одной из основных проблем при организации процесса учета кадров на МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр». Поэтому, для повышения эффективности управления кадрами, было принято решение о внедрении ИС «1С Зарплата и кадры», для автоматизации комплекса задач по обработке документов и формированию кадровой отчетности.

1.3 Технико-экономическое обоснование необходимости разработки экономической информационной системы (ЭИС)

Анализ и общая характеристика предметной области

Основанием для проведения работ по теме «ИС формирования кадровой отчетности является задание на дипломное проектирование, полученное и утвержденное на кафедре АСУ УГАТУ.

Объектом исследования данного дипломного проекта является процесс управления кадрами в отделе кадров на МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр». Функции управления кадрами выполняет специалист по кадрам.

Совокупность задач, решаемых в отделе кадров можно разделить на две группы: работа непосредственно с людьми (найм и отбор кадров) и работа с информацией (текущее управление кадрами). Отметим, что автоматизированное управление кадрами практически до сих пор дублируется бумажными документами. Это можно объяснить, с одной стороны, консерватизмом работников, традициями, недоверием к вычислительной технике и страховкой от непредвиденных обстоятельств, с другой - несовершенством законодательной базы в области электронного документооборота.

Таким образом, у сотрудников отдела кадров увеличивается объем работы с информацией и документами. При этом часть задач, которые отдел кадров должен решать, из-за дефицита времени остаются либо вообще нереализованными, либо реализованными с помощью примитивных алгоритмов, вследствие чего совершенно неудовлетворительных по качеству полученных результатов.

И, как следствие, - работникам отдела кадров трудно найти достаточные резервы времени для контактов с людьми. Невозможно заранее спланировать ту часть рабочего времени, которую специалист отдела кадров тратит на общение с посетителями. Таким образом, вторая группа задач (таблица 1.2), должна быть автоматизирована в максимальной степени.

Таблица 1.2 - Основные задачи, находящиеся в компетенции отдела кадров

При проведении обследования процесса управления кадрами на предприятии, в ходе прохождения преддипломной практики, была построена схема существующего на учреждении процесса управления кадрами (рисунок 1.2), на которой показаны основные участники процесса, а так же формирование и движение кадровой документации и отчетности.

Отдел кадров занимается приемом, переводом, увольнением работников, а также оформлением отпусков, составлением штатного расписания, приказов, ведением личных карточек, осуществлением учета рабочего времени.

Претендент на рабочее место приходит в отдел кадров с подписанным директором учреждения заявлением о приеме на работу. В программе «1С Зарплата и» кадры» предусмотрено ведение регламентированный кадровый учет. Специалист по кадрам оформляет все документы: заполняет личную карточку (форма Т-2), печатает «Приказ о приеме на работу» (Форма Т-1), делает запись в трудовой книжке, вносит изменения в штатное расписание, выдает должностную инструкцию новому работнику.

Когда работнику необходимо предоставить отпуск специалист по кадрам принимает заявление на отпуск, подписанное директором учреждения, затем сверяет дату отпуска с графиком отпусков, если дата соответствует графику, печатает «Приказ о предоставлении отпуска работнику» (Форма Т-6), заполняет записку-расчет о предоставлении отпуска работнику и передает ее в бухгалтерию.

Мнемосхема - это графическая модель, отображающая динамически изменяющуюся функционально-техническую схему управляемого оператором объекта

Мнемосхема существующего процесса формирования кадровой отчетности (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 - Мнемосхема существующего процесса

При увольнении работника специалист по кадрам принимает заявление об увольнении, подписанное директором учреждения, затем выдает увольняющемуся работнику обходной лист, печатает «Приказ об увольнении» по форме Т-8, делает запись в трудовой книжке и выдает ее уволенному работнику.

Для начисления заработной платы специалист по кадрам заполняет табель учета рабочего времени и передает его в бухгалтерию. Также все приказы отдел кадров передает в бухгалтерию.

Специалистом по кадрам составляются отчеты для предоставления в администрации Бурзянского района отчеты о квотировании рабочих мест, о страховом стаже по формам СЗВ -4-1 и СЗВ -4-2 для предоставления в Пенсионный фонд Республики Башкортостан.

На основе приказов о приеме на работу, о переводе и об увольнении специалист по кадрам заполняет книгу принятых и книгу уволенных. На основе этих документов специалист по кадрам составляет отчет о движении кадров, который необходимо предоставлять в ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования, в соответствии с приказом №230 от 15.12.11 г. Также на основе приказов о приеме на работу по форме Т-1, о переводе по форме Т-5 и об увольнении по форме Т-5 специалист по кадрам составляет отчет «Численность работников по категориям» в соответствии с приказом №231 от 15.12.11 г.

Таким образом, управление кадрами на учреждении сводится практически только к учету кадров, а остальные задачи управления остаются нереализованными из-за нехватки времени.

Анализ существующих методик решения комплекса экономических задач показал, что проблема обработки данных является одной из основных проблем при организации процесса учета кадров на МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр». Поэтому, для повышения эффективности управления кадрами, было принято решение о внедрении ИС, для автоматизации комплекса задач по обработке документов и формированию кадровой отчетности.

Формулировка задачи усовершенствования процесса управления кадрами на учреждении

Анализ процесса управления кадрами на МБУ «Бурзянский ИКЦ» показывает, что существующая система имеет ряд значительных недостатков:

– управление кадрами сводится практически только к реализации задачи учета кадров;

–       данные хранятся в бумажном виде и для того, чтобы составить необходимый отчет, нужно каждый раз производить ручной поиск документа, что требует дополнительных затрат времени;

– составление отчетов, производится вручную на основе бумажных документов (заполненная книга принятых и уволенных) с помощью ППП «Excel» и ППП «Microsoft Word», что требует дополнительных затрат времени;

– не используются в полной мере функциональные возможности существующей системы;

–       отчеты на ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования предоставляются в бумажном виде;

–       существующая система не выдает отчеты в установленной форме, (согласно приказам);

–       тратится много времени на составление отчетов, поэтому остальные задачи управления кадрами остаются нереализованными;

–       отсутствует централизованная база данных.

Так как существующий процесс требует значительных затрат времени на поиск необходимой информации и привлечения различных документов, на сбор всех результатов, необходимых расчетов, предлагается усовершенствовать его, для повышения эффективности процесса управления кадрами. Это достигается за счет упрощения системы учета кадров на учреждении и в последствии высвобождения времени на решение других задач управления кадрами.

Предполагается осуществить расширение функциональности имеющейся на учреждении информационный системы. Отчеты формируются автоматически, после ввода всей необходимой информации в базу данных и отправляются по электронной почте на ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования или выводятся на принтер (при необходимости). Переход на электронный документооборот позволит сократить множество ручных операций, что значительно повысит эффективность работы отдела кадров, что отражено на мнемосхеме предлагаемого процесса (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 - Мнемосхема предлагаемого процесса

Определение ресурсов на разработку экономической информационной системы

Ресурсами при разработке ИС являются источники знаний, время, отведенное на разработку, вычислительные средства, используемые в процессе разработки, объем финансовых средств. Источниками знаний при построении ЭИС выступают ин-

формация, получаемая от эксперта, его опыт, знания, учебно - методическая литература, а также вся совокупность данных, собранных во время прохождения преддипломной практики в отделе кадров МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр».

Эффективность АРМ во многом зависит от совершенства методик анализа, от того, в какой степени они соответствуют современным требованиям, а также от технических возможностей ЭВМ. Достижения в отрасли интегральной электроники, расширение ресурсной возможности и функционального совершенства ЭВМ создают реальные условия для углубления экономических исследований, позволяют шире использовать оптимизационные методы решения аналитических задач и на их основе разрабатывать и принимать оптимальные управленческие решения.

Основанием для проведения работ по теме «Информационная система формирования кадровой отчетности муниципального учреждения» является задание на дипломное проектирование, полученное и утвержденное на кафедре АСУ УГАТУ.

Целью данного дипломного проекта является проектирование подсистемы учета кадров (формирование отчетности) в составе ИС «Управление кадрами».

Для достижения поставленной цели решались следующие задачи:

·   необходимо проанализировать процесс организации управления кадрами в отделе кадров;

·   информационное исследование процесса управления кадрами;

·   построение существующей функциональной модели процесса управления кадрами;

·   разработка предложений по совершенствованию процесса управления кадрами;

·   построение функциональной модели предлагаемого процесса;

·   разработка информационной модели управления кадрами;

·   расчет коэффициента текучести кадров и построение математической модели;

·   построение организационной структуры учреждения;

·   расчет экономической эффективности;

Для решения поставленной задачи был выбран следующий комплекс технических средств.

В отделе кадров имеется один ПК. Аппаратные требования для проектирования ИС в данном дипломном проекте, определяются требованиями операционной системы и программными продуктами «1С: Предприятие 7. Зарплата и кадры», а также Computer Associates BPwin 4.1 и Erwin 4.1.

Таким образом, минимальные требования таковы:

–       процессор Pentium III;

–  64 Мб RAM (рекомендуется 128 Mб RAM для больших моделей);

–       объем жесткого диска 2 ГБ;

–       программный продукт «1С: Предприятие 7.7»;

–       операционная система Windows 95/98/2000/ME/XP.

1.4 Концептуализация разработки информационной системы

Важным этапом разработки экономической информационной системы является концептуальное проектирование. Цель концептуального проектирования именно в том, чтобы представить информацию в доступной пользователю форме, не зависящей от спецификации системы, но реализуемой несколькими системами. Существует два подхода к концептуальному проектированию: объектно-ориентированный подход; структурный подход (методология структурного анализа и проектирования - SADT).

В данном дипломном проекте проектирование осуществляется согласно этому подходу. Он предусматривает разработку системного проекта, включающего: мнемосхему, функциональную модель (методология IDEF0), информационную модель (методология IDEF1X), динамическую модель.

Системный проект в виде моделей позволяет реализовать принцип самоорганизации системы управления.

Математические модели ИС

Для того чтобы правильно выбрать путь реализации концепции ИС, ее необходимо формализовать для целей проектирования в виде математических моделей. Математические модели должны отражать существенные особенности предметной области, а также предполагаемые подходы и методики проектирования системы.

При математическом моделировании бизнес-процесса управления кадрами была построена математическая модель расчета коэффициента текучести кадров.

Один из факторов, позволяющих сделать анализ движения персонала - коэффициент текучести кадров. Текучесть персонала - движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или неудовлетворенностью организации конкретным работником.

Текучесть разделяют на:

– внутриорганизационную - связанная с трудовыми перемещениями внутри организации;

–       внешнюю - между организациями, отраслями и сферами экономики.

Различают естественную и излишнюю текучесть кадров. Естественная текучесть (3-5% в год) способствует своевременному обновлению коллектива и не требует особых мер со стороны руководства и кадровой службы.

Излишняя же текучесть вызывает значительные экономические потери, а также создает организационные, кадровые, технологические, психологические трудности.

Излишняя текучесть персонала, по данным западных психологических исследований, отрицательно сказывается на моральном состоянии оставшихся работников, на их трудовой мотивации и преданности организации. С уходом сотрудников разваливаются сложившиеся связи в трудовом коллективе, и текучесть может приобрести лавинообразный характер. Таким образом, текучесть кадров сказывается на:

– производительности труда не только тех работников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают работать, то есть на жизни всей организации;

–       текучесть мешает создавать эффективно работающую команду, отрицательно влияет на корпоративную культуру организации.

Текучесть персонала всегда говорит о том, что существуют проблемы в управлении кадрами. Каковы причины текучести кадров на учреждении, почему люди уходят, почему они уходят как бы неожиданно или массово?

Коэффициент текучести кадров по своей природе не может превышать значение 0,99. Чем ближе коэффициент текучести к значению 0,99, тем выше движение кадров на учреждении, а это отрицательно сказывается на функционировании учреждения в целом. Текучесть кадров подсчитывают по необходимым периодам по каждой категории работников.

Коэффициент текучести кадров - отношение числа уволенных работников предприятия, выбывших за данный период по причинам текучести (по собственному желанию, за прогулы, за нарушение техники безопасности, самовольный уход прочим причинам, не вызванным производственной или общегосударственной потребностью) к среднесписочной численности за тот же период.

Алгоритм обработки информации об увольнении состоит из двух частей:

1)  фиксация факта увольнения в БД на основании приказа об увольнении;

2)      расчет коэффициентов текучести за различные интервалы времени.

Коэффициент текучести по i-й категории рассчитывают по формуле 1.1:

 (1.1)

где TU_i - количество уволенных работников по i-й категории за указанный период;

S_i - среднесписочная численность по i-й категории за указанный период.

Среднесписочная численность работников за период путем разности численность работников на начало и численности работников на конец периода и деления полученной суммы на 2.

Среднесписочную численность по i-й категории за указанный период рассчитывают по формуле 1.2:

, (1.2)

где TN_i - численность работников по i-й категории на начало периода;

TK_i - численность работников по i-й категории на конец периода.

Численность работников по i-й категории на конец периода определяют по формуле 1.3:

TK_i= TN_i+ТР_i - TU_i, (1.3)

где ТР_i - количество принятых работников на i-ю категорию за указанный период.

Количество принятых работников на i-ю категорию за указанный период рассчитывают по формуле 1.4:

ТР_i=, (1.4)

где P_i - принятые работники на i-ю категорию.

Количество уволенных работников из i-й категории за указанный период рассчитывают по формуле 1.5:

ТU_i=, (1.5)

где U_i - уволенные работники из i-й категории.

Функциональная модель ИС

Функциональная модель отражает функциональное содержание рассматриваемого процесса и является структурированным изображением функций процесса, связей между ними и со средой, семантики, отражающей эти функции.

В качестве инструмента для построения функциональной модели выбрано CASE-средство Allfusion proccess modeler, поддерживающее методологию IDEF0 и входящее в число лучших на сегодняшний день.

Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес-процессов. Модель в нотации IDEF0 представляет собой совокупность иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. Процесс моделирования системы в IDEF0 начинается с определения контекста, т.е. с самого общего описания системы в целом, который показывает взаимодействие системы с внешней средой. В контекст входит определение цели и точки зрения на модель.

После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее, до достижения нужной степени детализации.

На диаграммах все функции системы и интерфейсы представлены как блоки и стрелки. Блоки (работы) обозначают поименованные процессы, функции или задачи. Взаимодействие блоков между собой и с внешним миром описывается в виде стрелок. Различается четыре типа стрелок - стрелка входа, стрелка выхода, стрелка управления и стрелка механизма. Каждый тип стрелок подходит к определенной стороне прямоугольника, изображающего работу, или выходит из нее (рисунок 1.4).

Рисунок 1.4 - Представление системы по методологии IDEF

Стрелки входа, показывают все данные, которые необходимы для выполнения функции. Результатом выполнения функции являются стрелки выхода. Стрелки управления регулируют выполнение функций. Это могут быть правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется функция. Механизмы показывают средства, с помощью которых осуществляется выполнение функции.

Построение функциональной модели, предназначенной для формализованного описания бизнес-процессов предприятия, начинается с определения цели рассматриваемой предметной области и выбора точки зрения, в соответствии с которой мы будем ее рассматривать.

Целью является организация управления кадрами. Точка зрения специалиста по кадрам МБУ «Бурзянский информационно - консультационный центр» (Приложение Б).

Следующим этапом будет определение контекста. Эта диаграмма определяет границу системы и состоит из одного блока и его дуг (рисунок 1.5.).

Рисунок 1.5 - Контекстная диаграмма функциональной модели «Организовать учет кадров»

Входными документами являются:

- заявление о приеме на работу;

- пакет документов (паспорт, медицинская книжка, страховой полис, документ об образование, военный билет, личная карточка работника);

- заявления об увольнении, о переводе на другую работу;

-       база данных.

Выходными документами являются:

- пакет документов;

-       приказы;

-       отчеты;

-       заполненная база данных.

Управлением являются руководство пользователя, нормативно-справочная информация и устав учреждения. Механизмом управления является сотрудник отдела кадров (специалист по кадрам), осуществляющий данное управление с помощью профессиональной программы «1С Зарплата и кадры».

Декомпозируя контекстную диаграмму, получаем диаграмму, отражающую функции, выполняемые специалистом по кадрам (рисунок 1.6).

Рисунок 1.6 - Декомпозиция контекстной диаграммы «Осуществить учет кадров»

На этом уровне видно, что одной из основных функций отдела, является функция составления отчетов.

Декомпозиция блока «Составить необходимые отчеты» отражает для каких инстанций составляются отчеты инспектором по кадрам (рисунок 1.7).

Для ГУ Центр сельскохозяйственного консультирования составляются различные отчеты, в соответствии с приказами, исходящими от него. Вид и требования к отчетной информации периодически изменяются, поэтому в данном дипломном проекте реализация задачи учёта кадров (формирование отчетности) функции управления кадрами рассмотрена на примере двух отчетов.

Рисунок 1.7 - Декомпозиция блока «Составить необходимые отчеты»

Декомпозиция блока «Составить отчет о движении кадров» отражает все этапы составления отчета о движении кадров. Основными входящими документами являются заполненная книга принятых и заполненная книга уволенных, которые обрабатываются специалистом по кадрам (рисунок 1.8).

Рисунок 1.8 - Декомпозиция блока «Составить отчет о движении кадров»

На декомпозиции блока «Составить отчет «Численность работников по категориям» видно, что расчеты ведутся вручную с использованием давно устаревших методов (рисунок 1.9).

Рисунок 1.9 - Декомпозиция блока «Составить отчет «Численность работников по категориям»

Функциональная модель предлагаемого процесса формировани кадровой отчетности

Существующая система управления кадрами практически сводится к функции учета кадров, так как для осуществления последней специалист по кадрам затрачивает все свое рабочее время, а остальные задачи управления остаются нереализованными.

В результате анализа выявлено что расчеты, необходимые для отчетов, ведутся вручную, а на это затрачивается достаточно большое количество времени.

На функциональной модели предлагаемого процесса управления кадрами входом является база данных «1С», выходами являются уже готовые отчеты.

Декомпозиция «Сформировать отчет о движении кадров» блока показывает, как производится осуществление функции формирования отчета о движении кадров (рисунок 1.10.).

Рисунок 1.10 - Декомпозиция блока «Сформировать отчет о движении кадров»

Декомпозиция блока «Сформировать отчет «Численность работников по категориям» также показывает, как производится осуществление функции формирования отчета «Численность работников по категориям» (рисунок 1.11).

Рисунок 1.11 - Декомпозиция блока «Сформировать отчет «Численность работников по категориям»

2. Проектная часть

.1 Описание постановки комплекса задач

При описании постановки комплекса задач будем исходить из основного фундаментального понятия методологии системного проектирования - понятия проблемы. В нем находят выражение некоторые принципиальные характеристики системного исследования:

–    направленность на решение исследовательской задачи, а не только изучение объекта как такового;

–       ориентация на осуществление некоторого взаимодействия с реальностью, в частности, на управленческие задачи, на решение практических проблем.

Все многообразие задач можно свести к двум типам:

–    в уже имеющейся системе обнаружены недостатки, т.е. система не удовлетворяет пользователя, необходимо найти причины этого и найти проектные решения, улучшающие систему;

–       имеется проблема и необходимо построить ранее не существовавшую схему, устраняющую эту проблему.

Целью данного дипломного проекта является проектирование подсистемы учета кадров (формирование отчетности) в составе ЭИС «Управление кадрами».

Для достижения поставленной цели предлагается выполнить комплекс мероприятий и решить следующие задачи:

–   проведение обследования предметной области;

–       концептуальное проектирование;

–       анализ существующего процесса:

–       проектирование мнемосхемы существующего процесса управления кадрами; проектирование функциональной модели существующего процесса управления кадрами.

–   формирование проектных решений по изменению исследуемого процесса:

-   проектирование мнемосхемы предлагаемого процесса управления кадрами;

- проектирование функциональной модели предлагаемого процесса

управления кадрами.

–  настройка ЭИС «1С: Предприятие 7.7» для процесса управления кадрами:

-  проектирование модели бизнес-функций;

-       проектирование модели бизнес-процессов для процесса управления кадрами;

-  описание работы пользователей в системе;

-  авторизация пользователей.

2.2 Информационное обеспечение комплекса задач

Цель этапа информационного моделирования состоит в том, чтобы идентифицировать концептуальные сущности, или объекты, которые составляют подсистему для анализа. Объекты информационной модели представляются через их имена и имена их атрибутов. Здесь устанавливаются связи между информационными объектами и функциональные зависимости.

Проектирование баз данных начинается с создания информационной модели приложения. Получение информационной модели называют инфологическим проектированием.

Информационной моделью (ИМ) называют представление на некотором языке множества типов объектов, называемых сущностями, и отношений (связей) между ними. В качестве языка представления ИМ наибольшее распространение получил диаграммный язык, предлагаемый в методике информационного (инфологического) проектирования приложений IDEF1X, получившей международное признание.

Концептуальная информационная модель данных отражает их основные характеристики и логические взаимосвязи. Информационное моделирование представляет собой анализ логической структуры информации об объектах системы. Эта логическая структура является необходимым дополнением функциональной модели, детализируя объекты, которыми манипулируют функции системы. построение информационной модели было осуществлено в пакете ERWin с использованием методологии IDEF 1X.

Методологии IDEF 1X - это язык для семантического моделирования данных, основанный на концепции сущность - связь.

Основные элементы графического языка IDEF1X представлены на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Элементы языка IDEF1X

Основными компонентами ИМ в методике IDEF1X являются сущности, отношения и атрибуты. Для этих компонентов в методике приняты специальные средства графического изображения.

Сущность определяют как множество объектов, обладающих общими свойствами. Конкретные элементы этого множества называют экземплярами сущности. Если сущность A может быть определена только с помощью ссылки на свойства некоторой другой сущности B, то A называют зависимой (дочерней) сущностью, а B выступает в роли родительской сущности. Сущности в IDEF1X-диаграммах изображают в виде прямоугольников, причем рекомендуется у зависимых сущностей углы прямоугольников изображать скругленными.

Отношения между сущностями в IDEF1X являются бинарными отношениями.

Выделяют идентифицирующие отношения - связи типа родитель-потомок, в которых потомок (зависимая сущность) однозначно определяется своей связью с родителем, и неидентифицирующие отношения, означающие, что у связанного этим отношением экземпляра одной сущности может быть, а может и не быть соответствующего экземпляра второй сущности.

Идентифицирующее отношение изображают на IDEF1X-диаграмме сплошной

Линией между прямоугольниками связанных сущностей, неидентифицирующее отношение показывают пунктирной линией. На дочернем конце линии должно быть утолщение (жирная точка).

Различают также специфические и неспецифические отношения. Специфические отношения - это связи «один ко многим», а неспецифические - связи типа «многие ко многим».

В отношениях родитель-потомок возможно наличие у потомка единственного родителя (характеристическая связь) или нескольких родителей (ассоциативная связь). Выделяют также отношения категоризации (наследования), отражающие связи между некоторой общей сущностью и вариантами ее реализации (категориями). Свойства сущностей, отображаемые в информационной модели, называют атрибутами.

Различают ключевые и неключевые атрибуты. Значение ключевого атрибута (ключа) однозначно идентифицирует экземпляр сущности. Ключевые атрибуты могут быть составными.

Внешний ключ - это атрибут, входящий в ключ родителя и наследуемый потомком. На IDEF1X-диаграммах ключи записывают в верхней части прямоугольника сущности, причем внешние ключи помечают меткой FK (Foreign Key), неключевые атрибуты помещают в нижнюю часть прямоугольников. В идентифицирующих отношениях все ключи родителя входят и в ключи потомка, в неидентифицирующих ключи родителя относятся к неключевым атрибутам потомка.

Разработка ИМ в соответствии с методикой IDEF1X выполняется за несколько стадий. На начальной стадии производится сбор информации о приложении, выясняется цель создания ИМ. Затем выявляются сущности приложения, определяются основные отношения между ними. Результат представляют в виде диаграммы «сущность - связь» (транзитивные связи не указываются). Далее определяют свойства сущностей, начиная с ключевых атрибутов. При этом полезно выявить неспецифические отношения и заменить связи «многие ко многим» на связи «один к одному» или «один ко многим» с помощью введения некоторой сущности-посредника.

Основным преимуществом IDEF1X, по сравнению с другими многочисленными методами разработки реляционных баз данных, такими так ER и ENALIM является жесткая и строгая стандартизация моделирования. Установленные стандарты позволяют избежать различной трактовки построенной модели, которая несомненно является значительным недостатком ER.

Информационная модель (схема данных) и ее описание

Для представления информационной модели данных используется CASE-средство ERWin.

На информационной модели показаны отчеты, составлением которых занимается специалист по кадрам. «Отчет о движении кадров» и отчет «Численность работников по категориям» формируются из справочника «Категория сотрудника» и следующих документов «Приказ о приеме на работу», «Приказ об увольнении», «Приказ о переводе». Эти документы, в свою очередь, складываются из других, определяющих их сущность (рисунок 2.2.).

Таким образом, информационная модель делового процесса является основой построения логической схемы базы данных электронного документооборота.

Рисунок. 2.2 - Информационная модель ИС

Связь на диаграмме отображает логическую зависимость одной сущности от другой. В IDEF1X различают зависимые и независимые сущности. Тип сущности определяется ее связью с другими сущностями. Идентифицирующая связь устанавливается между независимой (родительский конец связи) и зависимой (дочерний конец связи) сущностями. Экземпляр зависимой сущности определяется только через отношение к родительской сущности. Зависимая сущность изображается на диаграмме прямоугольником со скругленными углами.

При установлении неидентифицирующей связи дочерняя сущность остается независимой, а атрибуты первичного ключа родительской сущности мигрируют в состав неключевых компонентов родительской сущности. Неидентифицирующая связь служит для связывания независимых сущностей.

Для того, чтобы однозначно идентифицировать экземпляр сущности используется первичный ключ (атрибут или группа атрибутов). Атрибуты первичного ключа на диаграмме не требуют специального обозначения - это те атрибуты, которые находятся в списке атрибутов выше горизонтальной линии.

При установлении идентифицирующей связи атрибуты первичного ключа родительской сущности автоматически переносятся в состав первичного ключа дочерней сущности. Эта операция дополнения атрибутов дочерней сущности при создании связи называется миграцией атрибутов. В дочерней сущности новые атрибуты помечаются как внешний ключ - (FK).

В настоящее время огромное распространение получила тенденция к визуализации процесса программирования. Таким образом, создание транслятора с языка блок-схем является логическим продолжением развития технологии программирования. Кроме того, язык блок-схем незаменим в начальной стадии обучения программированию. Такой язык является неформальным описанием алгоритма, он обладает повышенной наглядностью и обозримостью. Язык блок-схем используется при разработке системного математического и информационного обеспечения, а также при описании процессов функционирования отдельных блоков или устройств.

В ходе работы с внедряемой ЭИС была разработана обобщенная блок - схема алгоритма программы (рисунок 2.3).

Рисунок 2.7 - Блок-схема алгоритма работы программы

Характеристика входной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

Входными документами являются:

- заявление о приеме на работу;

При поступлении на учреждение претендент на работу предоставляет специалисту по кадрам личное заявление о приеме на работу, подписанное директором учреждения.

- пакет документов:

- паспорт, из которого берутся основные сведения о личности: фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, семейное положение, дети, паспортные данные;

- трудовую книжку, из которой получают информацию о трудовой деятельности работника и, в особенности о его последнем месте работы и причина увольнения с нее, а также сведения о награждениях,

- медицинская книжка, страховой полис, пенсионное свидетельство;

- документ об образование (диплом, удостоверения), где указаны наименование оконченного учебного заведения, факультет, специальность;

военный билет;

- заявления об увольнении, о переводе на другую работу. Первичными документами будут личное заявление работника о переводе на другую должность или увольнении.

-       база данных.

Характеристика выходной информации

Выходная информация - это информация, которая формируется на базе входной информации по учету кадров.

Выходными документами являются:

– пакет документов;

- личная карточка, которая отображает основные сведения о работнике;

-       трудовой договор, в котором оговариваются условия производственной деятельности работника на учреждение, его обязанности, оплата труда, предоставление отпуска;

-       приказы:

Приказ о приеме на работу - документ, составляющийся при поступлении работника на учреждения. Он имеет номер и дату составления, необходимые для учета приказов и ведения делопроизводства. В приказе указывается Ф.И.О. человека, принимаемого на работу, присеваемый табельный номер, указывается наименование учреждения, дата поступления на работу, оклад, ставка, система оплаты, основания приема на работу и условия приема на работу (с испытательном сроком, срок).

Приказ о переводе на другую работу составляется в случае изменения квалификационного разряда, или перемещение работника в другую должность. Приказ также имеет номер, дату составления и дату перевода на другую должность, табельный номер. В приказе указываются прежнее и новое место работы и прежние и новые условия работы и оплаты труда, основание и причины перевода.

Приказ по отпуску составляется в случае предоставления отпуска. Приказ содержит дата начала, дата окончания отпуска, дней отпуска всего указывается количество календарных дней отпуска, вид отпуска (очередной, учебный, без сохранения заработный платы), табельный номер.

Приказ об увольнение составляется в случае увольнения работника с учреждения. Содержит номер, дату составления приказа, дату увольнения, табельный номер, основание увольнения.

Также к выходной информации относятся различного вида отчеты - о движении кадров, численность работников по категориям и т.п.

2.3 Описание комплекса технических средств

При работе на учреждении, необходимо использовать компьютерные информационные технологии. Данная необходимость обуславливается тем, что на МБУ «Бурзянский информационно - консультационный центр» существует большой документооборот. Использование интерактивного режима, работа с базами данных, безбумажная обработка документов, а также коллективная обработка документации и пополнение баз данных - необходимые составляющие работы современного учреждения.

Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему.

Фактически на каждом рабочем месте на МБУ «Бурзянский информационно - консультационный центр» установлен компьютер, его мощность и возможности определяются кругом выполняемых работником задач.

На каждом компьютере установлены стандартные элементы программного обеспечения, как: операционные системы, антивирусные программы.

Различные подразделения используют в своей работе различные технологии.

Максимальное использование передовых технологий хорошо подготовленными сотрудниками, чья квалификация позволяет использовать предоставляемые им средства в полном объеме, будет способствовать увеличению доходов «МБУ «Бурзянский информационно - консультационный центр».

Рассмотрим технические средства, которые понадобятся для обеспечения функционирования внедряемой ИС, а также рассчитаем общее количество и затраты на покупку этого оборудования.

Минимальные требования к обеспечению работы сервера:

- операционная система Microsoft Windows 2000, Server 2003, XP

–       компьютер с процессором 386DX или выше;

1 оперативная память 8 Мб или выше;

2 40 Мб пространства жесткого диска;

3 мышь;

4 VGA-совместимый монитор.

1 компьютер с процессором Pentium IV или выше;

2 оперативная память 64 Мб или выше;

3 10 Гб пространства жесткого диска;

4 мышь;

5 SVGA-совместимый монитор.

- печатающее устройство;

Также для функционирования системы необходима локальная вычислительная сеть (ЛВС). Такая сеть на учреждении уже проведена и это значительно удешевит внедрение ИС в эксплуатацию.

2.4 Организация программного обеспечения

Программное обеспечение (ПО) является одним из видов обеспечения вычислительной системы, наряду с техническим (аппаратным), математическим, информационным, лингвистическим, организационным и методическим обеспечением.

Программное обеспечение - совокупность комплекса различных по функциям и взаимосвязанных программ, участвующих в решении задач управления, и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ.

Можно выделить две большие категории программного обеспечения - системные и прикладные программы.

Описание системного программного обеспечения

Системное ПО - это комплекс программ, которые обеспечивают эффективное управление компонентами вычислительной системы, такими как процессор, оперативная память, каналы ввода-вывода, сетевое оборудование, выступая как «межслойный интерфейс» с одной стороны которого аппаратура, а с другой приложения пользователя. В отличие от прикладного ПО, системное не решает конкретные прикладные задачи, а лишь обеспечивает работу других программ, управляет аппаратными ресурсами вычислительной системы и т.д.

Операционная система. Для работы системы необходима ОС Windows 2000, XP, 2003.

В настоящий момент на рабочем месте инспектора по кадрам установлена операционная система Windows XP, поэтому нет необходимости устанавливать новую операционную систему, так как данная система удовлетворяет все требования для функционирования внедряемой ЭИС.

Архиватор - WinRAR. Это 32-битная версия для Windows архиватора RAR. Файлы могут быть скомпрессированы сильнее, чем архиваторами ARJ или ZIP на 8 - 30%. Поддерживает все основные форматы (RAR, ZIP и т.д.), длинные имена файлов, позволяет создавать самораспаковывающиеся файлы, восстанавливает поврежденные архивы, а также может кодировать и встраивать комментарии в архивы.

Антивирус ESET NOD32 - это одна из самых известных и популярных антивирусных программ. Согласно рейтингу Deloitte's Technology Fast 50, ESET занимает третье место среди самых быстрорастущих компаний, работающих в области информационных технологий. Штаб-квартиры ESET находятся в г. Братислава, Словакия и в г. Сан-Диего, США. Программа допускает автоматическую загрузку из Интернета новых баз данных вирусов.

Ее преимущества перед другими:

- проактивная защита и точное обнаружение угроз - антивирус ESET NOD32 разработан на основе передовой технологии ThreatSense®. Ядро программы обеспечивает проактивное обнаружение всех типов угроз и лечение зараженных файлов (в том числе, в архивах) благодаря широкому применению интеллектуальных технологий, сочетанию эвристических методов и традиционного сигнатурного детектирования;

-       host Intrusion Prevention System (HIPS) - усовершенствованная система защиты от попыток внешнего воздействия, способных негативно повлиять на безопасность компьютера. Для мониторинга процессов, файлов и ключей реестра HIPS используется сочетание технологий поведенческого анализа с возможностями сетевого фильтра, что позволяет эффективно детектировать, блокировать и предотвращать подобные попытки вторжения;

-  высокая скорость работы - работа Антивируса ESET NOD32 не отражается на производительности компьютера - сканирование и процессы обновления происходят практически незаметно для пользователя, не нагружая систему;

-       удобство - антивирус ESET NOD32 разработан по принципу минимальной нагрузки на систему и занимает не более 44 Мб памяти;

-       простота использования - компактный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, минимальные обращения к пользователю при работе делают использование ESET NOD32 простым и удобным. Обновления вирусных баз.

Описание прикладного программного обеспечения

Прикладным ПО является программа, реализующая те функции, для которых создается ЭИС. При выполнении этих функций системное программное обеспечение или утилиты обеспечивают функционирование компьютерной системы, позволяя эффективно работать аппаратуре и прикладным программам операционной системы.

В данной выпускной квалификационной работе для разработки использовалось следующее прикладное ПО:

BPWin - модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур.

ERwin позволяет наглядно отобразить структуру и основные элементы БД. ERwin - это не просто мощное средство проектирования, но и инструмент разработки, способный автоматически создавать таблицы и генерировать тысячи строк текста хранимых процедур и триггеров для всех популярных СУБД.облегчает проектирование баз данных. Для этого достаточно создать графическую ER-модель (сущность-связь), удовлетворяющую всем требованиям к данным и ввести бизнес - правила для создания логической модели, которая отображает все элементы, атрибуты, отношения и группировки.

Microsoft Visio. Включает решения для создания схем, с помощью которых можно документировать и обсуждать различные идеи, информацию и системы. Всеобъемлющий набор средств для создания технических чертежей и схем. Интеллектуальные и точные средства построения схем и чертежей.

Структура «1С: Предприятие»

Условно структуру системы «1С: Предприятие» можно представить следующим образом (рисунок 2.4):

– базовые компоненты;

–       прикладные компоненты;

–       конфигурации (модели предметных областей).

Рисунок 2.4 - Структурная схема системы «1С: Предприятие»

Компонентная модель системы «1С: Предприятие» строится (конфигурируется) по принципиальным механизмам обработки информации и настраивается по разделам учета (таким как касса, банк, материалы, товары и т.п.), и / или по выполняемым действиям (отпуск товара со склада). Одним из основных принципов компонентной организации системы является возможность одновременной работы нескольких компонент.

К базовым, постоянным компонентам системы «1С: Предприятие» относятся:

– «конфигуратор» - позволяет редактировать структуры данных, формировать список пользователей системы с назначением прав доступа к информации и на выполнение тех или иных действий в системе;

–       «отладчик» - облегчает проектирование программных модулей системы и служит для поиска и исправления ошибок в них;

–       «1С: Предприятие. Исполнительная часть системы» - содержит набор базовых возможностей. На основе структур данных, описанных в «Конфигураторе», выполняет собственно ввод и обработку информации (работу со справочниками, документами, отчетами).

Прикладные компоненты и конфигурации составляют переменную часть системы «1С: Предприятие». В состав прикладных компонент (наличие хотя бы одной из них обязательно при поставке конечному потребителю) системы «1С: Предприятие» входят:

– Бухгалтерский учет. Реализует отражение хозяйственных операций, происходящих на предприятии в бухгалтерском учете. Оперирует понятиями (объектами) - «бухгалтерские счета, операции, проводки». Бухгалтерские счета - основа системы бухгалтерских итогов этой компоненты. При их настройке задаются свойства дополнительных разрезов учета - валютного, аналитического, количественного. Компонента поддерживает многомерный и многоуровневый аналитический учет. Система «разделителей учета» позволяет вести учет по разным организациям в одной информационной базе.

– Оперативный учет. Поддерживает учет наличия и движения средств. Регистрация движения и предоставление информации о движении и остатках товарных, материальных, денежных и других средств предприятия в реальном режиме времени в различных разрезах. Для записи движения и получения остатков используется механизм регистров. Регистр представляет собой многомерную систему хранения остатков и оборотов.

–       Расчет. Предназначена для автоматизации периодических расчетов разной сложности и ведения архива расчетов за прошедшие периоды. Возможности компоненты реализуются журналами расчетов. Основное свойство журнала расчетов - принадлежность тому или иному справочнику системы. Справочник объектов расчета определяет вид объектов, по которым ведется расчет. Например, если в системе ведется журнал расчетов дивидендов, то это означает, что объектом для расчетов будет служить справочник акционеров. Для описания алгоритмов, по которым выполняются вычисления, служат виды расчетов, например - алгоритм расчета подоходного налога, амортизации. Результаты расчетов могут объединяться в группы расчетов. Непременным атрибутом каждой строки журнала расчетов являются: объект, для которого этот расчет произведен, вид расчета, дата начала и окончания расчетного периода.

–       Управление распределенными информационными базами. Обеспечивает организацию единой системы автоматизированного учета на предприятиях, имеющих территориально-распределенные объекты: филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью и, следовательно, имеющих собственные базы данных. Компонента, по выбору, обеспечивает полную или выборочную синхронизацию информации из всех баз (констант, справочников, документов, операций) и строгую регламентацию передачи данных между ними, поддерживает ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз и произвольный порядок, и способ передачи произошедших в период работы изменений. Любая база данных «позволяет» загрузить в себя только новую для нее информацию. Обмен информацией осуществляется в режиме «квитирования», который контролирует, произошла ли передача информации, и какая именно информация была передана [11].

Функционирование системы «1С: Предприятие»

Функционирование системы «1С: Предприятие» состоит из двух процессов - конфигурирования и исполнения.

Конфигурирование системы - это процесс придания прикладным компонентам конкретных свойств, форм, параметров, характеристик и так далее, то есть некоторый аналог разработки новой программы или модификация имеющейся средствами самой системы (конфигуратора). В процессе конфигурирования система настраивается на основные особенности ведения учета. [2].

Конфигуратор позволяет:

– настраивать систему на различные виды учета и реализовывать любую методологию учета;

–       редактировать свойства справочников;

–       создавать новые справочники произвольной структуры;

–       создавать регистры для учета средств в любых необходимы разрезах;

–       настраивать внешний вид и поведение форм для ввода информации;

–       редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;

–       изменять экранные и печатные формы документов;

–       редактировать формы и алгоритмы формирования стандартных отчетов;

–       создавать новые журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам;

–       создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;

–       описывать поведение элементов системы на встроенном языке.

Результатом конфигурирования является конфигурация.

Строго говоря, система «1С: Предприятие» представляет собой совокупность

средств и механизмов, предназначенных для манипулирования различными типами объектов предметной области. Таким образом, основным отличительным свойством системы «1С: Предприятие» является ее конфигурируемость для конкретной области применения и конкретного предприятия. «1С: Предприятие» состоит из базовых или постоянных компонент, которые обязательно присутствуют в каждой поставке, и набора переменных компонент, перечень которых и конфигурации зависят от класса решаемых задач и конкретного использования системы [2].

Разработка прикладного программного обеспечения

В данной работе при помощи конфигуратора была разработана функция составления отчетов. Данная функция рассмотрена на примере двух отчетов.

Таким образом, при помощи конфигуратора внесены следующие изменения.

Для того чтобы сформировать отчет о движении кадров необходимо специалисту по кадрам внести требуемый период на форме ввода параметров отчета и нажать кнопку «Сформировать отчет» (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 - Ввод параметров отчета о движении кадров

Отчет о движении кадров предстает в электронном виде в форме соответствующей приказу №230 от 15.12.11 (рисунок 2.6).

Рисунок 2.6 - Форма отчета о движении кадров

Для того чтобы сформировать отчет «Численность работников по категориям» необходимо специалисту по кадрам внести дату на которую составляется отчет на форме ввода параметров отчета и нажать кнопку «Сформировать отчет» (рисунок 2.7).

Рисунок 2.7 - Ввод параметров отчета «Численность работников по категориям»

Отчет «Численность работников по категориям» предстает в электронном виде в соответствии с приказом №231 от 15.12.11 (рисунок 2.8).

Рисунок 2.8 - Форма отчета «Численность работников по категориям»

3. Расчёт экономической эффективности проекта

В дипломном проекте рассматривается процесс управления кадрами на МБУ «Бурзянский информационно-консультационный центр» и проектируется экономическая информационная система, которая позволит осуществлять формирование отчетов с помощью централизованной базы данных.

Необходимость создания подобной ЭИС обусловлена тем, что тратится большое количество времени на операции, которые можно было бы не повторять, либо значительно ускорить.

Задачи автоматизации - повышение производительности системы управления кадрами, снижение стоимости процесса управления кадрами, повышение качественного уровня обработки информации.

Помимо приведенного выше фактора необходимо отметить также факторы, расчет по которым затруднен или невозможен, но играющих не меньшую роль в увеличении эффективности системы управления кадрами и учреждением в целом. Это:

– автоматизация ведения учетной документации;

–       возможность решения задач управления кадрами;

3.1 Исходные данные для расчета

Построение ИС и ее внедрение позволит существенно снизить время на оформление документации и составление отчетности.

Для оценки экономической эффективности информационной системы управления кадрами сложно выбрать одну из существующих методик расчёта, поэтому расчёт экономической эффективности целесообразно проводить в соответствии с ГОСТ 24.702-85 «Эффективность автоматизированных систем управления».

Исходные данные для расчёта приведены в таблицах ниже.

Таблица 3.1 - Показатели для расчёта затрат на разработку информационной системы

Таблица 3.2 - Исходные данные для расчёта затрат на разработку и внедрение ИС

) Применительно к ИС группировать капитальные затраты можно следующим образом:

К = К_пр + К _тс + К _лс + К _пс + К_иб + К _уч + К_во + К _пл + К_неучт,

где К _пр - затраты на проектирование ИС;

К_тс - затраты на технические средства управления;

К _лс - затраты на создание линий связи локальных сетей;

К _пс - затраты на программные средства;

К_иб - затраты на формирование информационной базы;

К _уч - затраты на обучение персонала;

К_во - затраты на вспомогательное оборудование (устройства пожаротушения, источники бесперебойного питания и др.);

К _пл - затраты на производственную площадь;

К_неучт - неучтенные затраты, обычно составляют 10% от общих затрат.

Затраты на формирование информационной базы К_иб относятся к формированию условно-постоянной информации.

Произведем расчет капитальных затрат:

Затраты на проектирование информационной системы (К _пр):

К_пр = З_ФОТП + З _ОВФ,

,

где О_Пj - оклад j-го программиста. В разработке участвовал 1 человек, его оклад составляет 9000 руб.;

Т_РПРj - общее время работы над ПР в месяцах (срок проектирования);

k_Д - коэффициент дополнительной зарплаты, ;

k_У - районный коэффициент, .

Таким образом,

З_ФОТП= 9000 * 1 * (1 + 0,7) * (1 + 0,15) = 17595 руб.

Сумма начислений на заработную плату во внебюджетные фонды составляет:

З_ОВФ = 0,302 * З _ФОТП,

З_ОВФ = 0,302 * 17595 = 5314 руб.

К_пр = 17595 + 5314 = 22909 руб.

Затраты на формирование информационной базы (К_иб):

К_иб = З _ФОТЭ + З _ОВФ,

,

где О_Эj - оклад j-го эксперта, которыми выступал специлист по кадрам. В разработке участвовал 1 эксперт, оклад 1 человека составляет 10000 руб.;

Т_РПРj - общее время работы над ПР в месяцах (срок проектирования),

Т_РПР = 0,5;

Таким образом,

З_ФОТЭ= 1 * 10000 * 0,5 * (1 + 0,7) * (1 + 0,15) = 9775 руб.

Сумма начислений на заработную плату во внебюджетные фонды составляет:

З_ОВФ = 0,302 * З _ФОТЭ,

З_ОВФ = 0,302 * 9775= 2952 руб.

К _иб =9775+ 2952 = 12727 руб.

Затраты на обучение персонала:

К_уч = З_ФОТИ + З _ОВФ,

,

где О_Иj - оклад j-го инженера, курирующего ИС. В разработке участвовал 1 человек, оклад составляет 8500 руб.;

Т_РПРj - общее время работы над ПР в месяцах (срок обучения), Т_РПР = 0,03;

Таким образом,

З_ФОТИ= 8500 * 0,03 * (1 + 0,7) * (1 + 0,15) = 498 руб.

Сумма начислений на заработную плату во внебюджетные фонды составляет:

З_ОВФ = 0,302 * З _ФОТИ,

З_ОВФ = 0,302 * 498 = 151 руб.

К _уч = 498 + 151 = 649 руб.

К_тс, К_пс, К_во, К_пл, К_лс - данные показатели не будем учитывать в данном случае, так как привнедрения ИС они не повлияют на затраты. ИС внедряется в отдел с уже имеющимися техническими средствами и предустановленными программными средствами.

Итого получаем капитальных затрат:

К = (22909+12727+649) + 10% неучтенных затрат = 38825 руб.

2) Эксплуатационные затраты (С)

Эксплуатационные затраты, в отличие от капитальных, являются повторяющимися.

Они повторяются в каждом цикле производства, а рассчитываются суммарно за год.

В состав эксплуатационных затрат на информационную систему входят следующие затраты:

= С_ао + С_то + С_ин + С_эл + С_пр,

где С_ао - амортизационные отчисления;

С_то - затраты на техническое обслуживание, включая заработную плату персонала ИС;

С_ин - затраты, связанные с использованием глобальных вычислительных сетей (Интернета и др.);

С _эл - затраты на электроэнергию;

С _пр - прочие затраты составляют примерно 7%.

Наибольший удельный вес в эксплуатационных затратах принадлежит заработной плате, амортизационным отчислениям, техническому обслуживанию.

Рассчитаем элементы эксплуатационных затрат:

Введение новой ИС не повлияет на такие затраты, как:

а) амортизационные отчисления (С_ао) - их величина не изменится, так как не изменится парк оборудования;

б) затраты, связанные с использованием глобальных вычмслительных сетей

(С_ин) - эти затраты будут неизменными, поэтому при проведении расчетов их тоже опускаем.

Затраты на техническое обслуживание, включая заработную плату персонала ИС:

заработная плата инженера АСУ (ЗП_И):

ЗП_И = О_Сj * Т_мес * (1 + k_Д) * (1 + k_У),

где О_Сj - оклад j-го сотрудника. Для обслуживания ИС достаточно 1 человека, его оклад составляет 9000 руб.; Т_мес, Т_час - время, затрачиваемое сотрудником на обработку результатов, в месяцах и часах соответственно (Т_час = 252 часа);

,

Д_мес - число рабочих дней в месяц, 21 дня;

t_раб - число рабочих часов в день, 8 часов;

k_Д - коэффициент дополнительной зарплаты, k_Д = 0,7;

k_У - районный коэффициент, .

Таким образом,

ЗП_И= 9000 *1,5 * (1 + 0,7) * (1 + 0,15) = 26392 руб.

Сумма начислений на заработную плату во внебюджетные фонды составляет:

ОТ _ВФ = 0,302 * ЗП_И,

ОТ _ВФ = 0,302 * 26392 = 7971 руб.

С_то1 = 26392 + 7971 = 34363 руб./год.

заработная плата персонала (ЗП_П):

ЗП_П = О_Сj * Т_мес * (1 + k_Д) * (1 + k_У),

где О_Сj - оклад j-го сотрудника. 1 специалист по кадрам, оклад составляет 10000 руб.;

Т_мес, Т_час - время, затрачиваемое сотрудником на обработку результатов, в месяцах и часах соответственно (Т_час = 504 часов);

k_Д - коэффициент дополнительной зарплаты, k_Д = 0,7;

k_У - районный коэффициент, .

Таким образом,

ЗП_П= 1*10000 * 3 * (1 + 0,7) * (1 + 0,15) = 58650 руб.

Сумма начислений на заработную плату во внебюджетные фонды составляет:

ОТ _ВФ = 0,302 * ЗП_П,

ОТ _ВФ = 0,302 * 58650 = 17712 руб.

С_то2 = 58650 + 17712 = 76362 руб./год.

С_то = 34363 + 76362 = 110725 руб./год.

Затраты на электроэнергию

Затраты на электроэнергию оцениваем в:

С_эл= (246*8-15)*3,73*0,3= 2185 руб./год

С = (34363+2185) + 7%= 39106 руб./год.

Как было отмечено, ∆Э_год - годовая экономия (прибыль), вызванная ИС, без учета эксплуатационных затрат на ИС, будет определяться по формуле:

Э = DЭ_год - П=DЭ_год - С - Е * К,

где ∆Э_год - годовая экономия (прибыль), вызванная ИС, без учета эксплуатационных затрат на ИС, руб./г.;

С - эксплуатационные затраты на ИС, руб./г.;

К - единовременные затраты (капиталовложения), связанные с созданием ИС, руб.;

Е - норма прибыли на капитал (нормативная прибыльность), 1/г.;

П = С + Е * К.

С точки зрения экономического содержания, величина Е состоит из нормы отдачи на капитал и нормы предпринимательского дохода. Величина Е в рыночных условиях не должна быть меньше годовой банковской процентной ставки.

Так, если Центральный банк РФ установил с 2013 г., ставку рефинансирования 8,25%, норму прибыли на капитал необходимо установить равной 8,25%.

П = С + Е * К = 39106 + 38825* 8,25% = 77931 руб.

Рассмотрим расчет прямого экономического эффекта, он сводится к следующему: определяется разность в годовых приведенных затратах по базовому (П⁰) и предлагаемому (П¹) вариантам ИС:

Э_прям = П⁰ - П¹ = DС_зп - ∑С - Е * К,

где DС_зп - сокращение заработной платы управленческого персонала при внедрении ИС;

∑С - суммарные эксплуатационные затраты на ИС за исключением заработной платы управленческого персонала.

Так как не предполагается понижать зарплату работникам или увольнять их при внедрении ИС, то:

DС_зп = С⁰_зп - С¹_зп =0,

где С⁰_зп - заработная плата управленческого персонала в базовом варианте;

С¹_зп - заработная плата управленческого персонала в предлагаемом варианте.

Следовательно:

Э_прям = 0 -77931= -77931 руб.

Величина прямого экономического эффекта является недостаточной (даже отрицательной) для оправдания затрат на внедрение ИС. Это объясняется тем, что ИС создается с нуля и отсутствием экономии на заработной плате управленческого персонала.

В этом случае внедрение ИС целесообразно, только если есть уверенность в достаточно большом косвенном экономическом эффекте.

Рассмотрим расчет косвенного экономического эффекта.

Данный расчет предполагает определение следующих составляющих:

Э_косв = ΔА+ΔС_себ+ΔШ,

где ∆А - годовой прирост выручки от предоставления услуг, прочей реализации или внереализационной деятельности, связанной с ИС; ИС помогает сократить время на оформление документации и составление отчетности, затрачиваемое на обработку, поэтому ∆А = 0;

∆С_себ - годовая экономия на себестоимости продукции объекта управления;

∆Ш - сокращение штрафов и других непланируемых потерь за год.

Предположим, что общая сумма штрафов(убытков) за год равна примерно 200 000 руб. (до разработки ИС).

ИС позволит снизить эти потери на 60% в год. Итого ΔШ =80 000 руб.

В структуре себестоимости основную долю занимают материальные затраты - 38% и затраты на оплату труда с отчислениями - 36%

Запланируем 3% сокращения затрат на оплату труда за счет отмены некоторых функций и 20% сокращения затрат на канцелярию. Для простоты расчета объединим экономию по энергии, содержанию оборудования и потерям и запланируем 1% экономии.

Для проведения расчетов необходима себестоимость работ, условно принимаем ее за 10 000 руб./мес., для удобства проведения расчетов.

Получаем:

ΔС_к = 10000 * 38% - (38% * 10000 - 20%) = 3040 руб./мес.

ΔС_зппр =10000 * 36% - (36% * 10000 - 3%) = 3492 руб./мес.

ΔС_проч= ΔС_э + ΔС_сэо + ΔС_док = 26% * 10000 - (26%*10000 - 1%) = 2574 руб./мес.

ΔС_себ = 12*(ΔС_см + ΔС_зппр + ΔС_проч)= 12*(3040 + 3492 + 2574) = 109272 руб./год.

Если внедрение ИС не влияет на какую-либо статью затрат в составе себестоимости, то эта статья, очевидно, не фигурирует в расчете косвенного экономического эффекта.

Э_косв = ΔА + ΔС_себ + ΔШ = 0 + 109272 + 80000 = 189272 руб.

ΔЭ_год = Э_косв + Э_прям = 189272 -77931= 111341 руб.

Э = ΔЭ_год - П = 11341 -77931= 33410 руб.

Годовой экономический эффект представляет собой абсолютный показатель эффективности. Система считается эффективной, еслиЭ>0.

Вспомогательными показателями экономической эффективности являются:

Расчетная прибыльность (рентабельность):

Срок окупаемости в годах:

Проект окупится примерно через 3 месяца. Разработка новой автоматизированной ИС будет производиться в течение 1 месяца, в одну смену продолжительностью 8 часов.

После внедрения данной ИС сократятся затраты по материальным расходам на 80%. Это приведет к снижению условной общей себестоимости работ отдела, данная экономия позволит окупить создание и внедрение ИС. Предполагаемое время окупаемости проекта составляет не более 3 месяцев.

Полученные в результате вычислений показатели экономической эффективности сведем в Таблицу 3.3.

Таблица 3.3 - Результаты расчёта экономической эффективности внедрения ИС

Заключение

программный прикладной информационный отчетность

Дипломный проект выполнен на тему: «ИС формирования кадровой отчетности муниципального учреждения».

На начальном этапе работы было проведено обследование предметной области, по результатам которого построены мнемосхема и функциональная модель существующего процесса управления кадрами на учреждение.

В процессе описания общесистемной части работы дается понятие об объекте управления и его характеристика, описаны основные функциональные задачи, выполняемыеучреждением. В результате системного анализа были выявлены недостатки влияющие на успешное функционирование учреждения. Проведен анализ существующих методик решения комплекса экономических задач. Сформулированы задачи усовершенствования экономической сущности комплекса задач. Проведено технико-экономическое обоснование необходимости разработки ИС «Формирования кадровой отчетности». Проанализирована предметная область и построена ее концептуальная модель в виде функциональной модели. Представлен фрагмент логического уровня модели данных базы данных информационной системы, описана входная и выходная информация. Подобрано системное и прикладное программное обеспечение обеспечивающее функционирование информационной системы.

Были выявлены следующие недостатки исследуемого процесса:

– управление кадрами сводится практически только к реализации задачи учета кадров;

–       составление отчетов производится с помощью ППП «Excel» и ППП «Microsoft Word»;

–       отчеты предоставляются в бумажном виде;

–       существующая система не выдает отчеты в установленной форме, (согласно приказам);

–       тратится много времени на учет кадров и составление отчетов, поэтому остальные задачи управления кадрами остаются нереализованными;

–       не используются в полной мере функциональные возможности существующей системы;

Внедряемая на учреждение ИС позволяет ликвидировать часть этих недостатков.

В соответствии с концепцией по результатам анализа функциональной модели существующего процесса разработаны функциональная и информационная модели предлагаемого процесса.

Таким образом ИС «Управление кадрами» на базе «1С: Предприятие 7.7» конфигурация «Зарплата и Кадры» обеспечит снижение трудоемкости обработки документации, оперативное представление пользователю информации, необходимой для принятия правильного решения, повышение достоверности предоставляемой пользователю информации, обеспечение конфиденциальности хранимой информации, создание простого и удобного интерфейса, не требующего от пользователя специальной подготовки.

Проведенный расчет экономической эффективности обосновывает целесообразность создания и внедрения ИС формирования кадровой отчетности.

Список литературы

1    1С: Предприятие 7.7. Описание типовой конфигурации «Зарплата и кадры». Под ред. Егорова В., Кравченко С., Филлипова В.М.:1С, 2000. - 160 с.

2       Бобошко Д.Д. 1С: Предприятие 7.7: Программирование в примерах. - М.: КУДИЦ - Образ, 2006. - 206 с.

         Борисова В.Н. «1С Предприятие 7.7.» Комплексная конфигурация. М.: ИКС Технологии, 2000. - 312 с.

         Глущенко Л.Р. Оценка эффективности проекта: методические указания к выполнению выпускной квалификационный работы для студентов специальности «прикладная информатика в экономике»/ Л.Р. Глущенко, З.З. Имашева - Уфа, УГАТУ, 2007. - 38 с.

         ГОСТ 1119.701 - 90 (ЕСПД). Схемы алгоритмов, программ, данных и систем

         Дятлов В.А. Управление персоналом: учебник / В.А. Дятлова, А.Я. Кибанов, В.Т. Пихало - М.: ПРИОР, 2006. - 86с

         Республиканская целевая программа «развитие семейных молочных животноводческих ферм на базе крестьянских (фермерских) хозяйств на 2011-2013 годы».

         Республиканская отраслевая программа «Поддержка начинающих фермеров Республики Башкортостан на период 2012-2014 годы».

         Устав МБУ «Бурзянский информационно - консультационный центр»

         Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - 2-е издание, перераб. И доп. - М.: ЮНИТИ, 2006. - 560 с.