Модуль 'Финансы и Учет' (FI)
Введение
R/3 (SAP ERP) самый известный продукт компании - ERP- система SAP R/3,
ориентированная на крупные и средние предприятия, разрабатываемая и продаваемая
компанией с начала 1990-х годов. R/3 создана в продолжение линеек RF (позднее
идентифицированной как R/1) и R/2.
Начиная с выпусков середины 2000-х годов название R/3 не используется,
ядро ERP-системы, созданной в продолжение линейки, производитель называет SAP
ERP ECC (англ. enterprisecentralcomponent).БукваR из R/3 является начальной
буквой слова «Realtime» и означает немедленную проводку и актуализацию данных,
которые в рамках интеграции немедленно доступны всем заинтересованным отделам
предприятия. Цифра 3 означает, что в системе реализована архитектура
клиент/сервер приложений/система управления базами данных (трёхзвенная модель),
в отличие от R/2, которая работала на мейнфреймах (больших ЭВМ).
1. Назначение SAP R/3
Система SAP R/3 состоит из набора прикладных модулей, которые
поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в
масштабе реального времени.
Назначение: Система R/3 предназначена для учета и планирования
материальных и финансовых ресурсов компании в режиме реального времени.
Система SAP R/3 ориентирована главным образом на крупные и средние
предприятия.
2. Обзор модулей SAP R/3 и их взаимодействия
Система SAPвключает в себя несколько модулей:
Модуль ВС (Базовый модуль)
Модуль ВС представляет собой набор компонентов системы SAP R/3, включая
управляющую систему SAP R/3. Он выполняет следующие задачи:
· мониторинг системы с помощью центральной управляющей системы с
использованием мониторов производительности и раннего предупреждения;
· системное обслуживание (например, контроль зарегистрированных
пользователей и блокировок базы данных, обновление базы данных, поддержка
журнального файла системы и таблиц базы данных);
· управление системой разграничения доступа;
· управление выводом информации на печать;
· управление системой переноса данных;
· управление клиентами;
· архивирование данных.
Модуль ВС включает также АВАР/4 DevelopmentWorkbench - интегрированную
среду разработки, которая содержит все инструменты (ObjectBrowser, словарь
АВАР/4, редактор АВАР/4, библиотека функций, дизайнеры экранов и меню),
необходимые для создания программ. Кроме того, модуль включает в себя
интерфейсы межпрограммного взаимодействия и генерации отчетов.
Инструментарий для бизнес-проектирования, входящий в состав модуля ВС,
включает процедурную модель R/3, используемую при внедрении SAP R/3 на
предприятиях, руководство по настройке, содержащее детальную информацию об
установке системы, структуру клиентов и руководство по внедрению, ссылочную
модель R/3 и поток бизнес-операций SAP. Кроме того, модуль ВС включает средства
управления базами данных (ADABAS, Oracle, Informix и т.д.), позволяющие
устанавливать СУБД и управлять ими, а также BasisServices, SAPscript для
обработки текстов и создания печатных документов, SAP ArchiveLink и SAPoffice
(электронная почта и система хранения офисной информации).
Модуль FI (Финансы и учет)
Модуль FI является центральным модулем системы SAP R/3. Он отвечает за
внешний учет и отчетность, работу со счетами главной бухгалтерской книги, в
которой регистрируются операции, выполняемые в других модулях, перед тем как
данные о них вводятся в балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках. Вот
наиболее важные его особенности. Модуль состоит из следующих частей:
• главная книга - основные записи / диаграммы счетов, проводки
документов, отображение проводок и баланса, информация о банках и т.д.;
• счета кредиторов - основные записи поставщиков, проводки документов,
отображение проводок и баланса, выравнивание открытых позиций, программа
расчетов и т.д.;
• счета дебиторов - основные записи клиентов, проводки документов, отображение
проводок и баланса, выравнивание открытых позиций, нисходящие платежи,
управление кредитами и т.д.;
• учет основных средств (ранее назывался «модуль АМ» или управление
основными средствами) - оценка и амортизация основных средств;
• операции по закрытию - закрытие дня/месяца/года во внешнем учете и
отчетности, налоговые отчеты и т.д.;
• информационная система финансов - информационная система
дебиторов/кредиторов и главной книги.
Кроме того, FI содержит процедуры автоматизации (автоматические проводки,
клиринг), средства группирования и специальные регистры.
Модуль СО (Модуль контроллинга)
Модуль SAP СО предназначен для ведения внутренней отчетности.Вот лишь
некоторые его элементы:
учет накладных расходов - учет составляющих стоимости чистых доходов,
фактических, стандартных и предельных затрат, затрат по процессам, внутренних
заказов, налогов, перерасходов, гибкого ценообразования на основе маржинальных
издержек;
калькуляция себестоимости продукта - включает учет прямых издержек,
расчет стоимости продукта; - анализ прибыльности - включает расходы на
реализацию.
Модуль IM (Модуль управления инвестициями)
Модуль SAP IM позволяет планировать инвестиции в развитие основных
средств. Ввиду этого данный модуль тесно взаимосвязан с модулями FI, СО и PS
(модуль проектов)
Модуль TR (Модуль финансового менеджмента)
Модуль SAP TR обеспечивает выполнение функций управления финансами и
финансовыми потоками, управления бюджетом, а также управления фондами. Ниже
приведено описание элементов модуля:
• управление финансами - поддержка функций краткосрочного финансового
планирования и прогнозирования, то есть контроль ликвидности и финансовых
потоков. Для этого используются показатели состояния текущих счетов (ежедневное
финансовое состояние) и лицевых счетов (прогноз ликвидности, контроль движения
средств на счетах кредиторов и дебиторов);
• денежные потоки и управление бюджетом - обеспечивает средне- и долгосрочный
контроль ликвидности. При этом используется информация об операциях из модуля
FI. Организационным элементом для управления денежными потоками является
область финансового менеджмента, в которую входят одно или несколько
предприятий;
• управление фондами - планы движения денежных средств анализируются по
сферам деятельности компании и доступны в виде смет. Сравнивая их с реальными
финансовыми показателями, можно выявить отклонения.
Модуль ЕС (Модуль контроллинга деятельности предприятия)
Модуль SAP ЕС состоит из двух частей: информационной системы для менеджмента
и системы учета по местам возникновения прибыли. Информационная система для
менеджмента предназначена для сбора и предоставления информации, необходимой
для принятия решений. Система позволяет, используя параметры и контрольные
значения, анализировать данные о предприятии в форме интерактивного поиска, а
также создавать стандартные отчеты (представление данных в развернутой форме и
графическое представление).
В то время как информационная система для менеджмента предоставляет
доступ к обобщенным данным обо всей фирме, система учета по местам
возникновения прибыли обеспечивает возможность работы с оперативной информацией
(учет сбыта, контроль результатов). Каждое место возникновения прибыли связано
с областью контроля определенной организационной единицы.
Модуль LO (Модуль общей логистики)
Модуль SAP LO включает в себя информационную систему логистики, которая
поддерживает процессы принятия решений на основе анализа соотношений между
планируемыми и реальными данными.
Информационная система логистики считается частью системы «Открытая база
данных», которая аналогична информационной системе персонала и информационной
системе финансов. Система «Открытая база данных» обеспечивает взаимодействие
оперативных систем (модули SD, ММ, РР и т.д.), являющихся источниками данных, и
информационной системы для менеджмента. База данных логистики с ее
информационными структурами является основой для анализа разнообразных
параметров в реальном масштабе времени и сравнения их с контрольными значениями
(OnlineAnalyticalProcessing или OLAP). Имеются следующие информационные
системы:
• закупки;
• производство;
• управление материальными запасами;
• продажи;
• техобслуживание;
• управление качеством.
Кроме того, модуль LO включает основную запись материалов, которая
связана практически со всеми модулями. В состав модуля LO также входят: служба
изменений, управление партиями, конфигурация вариантов, проведение монтажа и
ведение базы данных.
Модуль SD (Модуль сбыта)
Модуль SAP SD обеспечивает выполнение функций поддержки сбыта, отгрузки и
транспортировки товаров, а также фактурирования, то есть весь бизнес-процесс.
Соответствующая статистическая информация (инфраструктуры) обновляется для
каждой операции фактурирования. Модуль SD взаимодействует с модулем ММ для
проверки наличия материальных запасов и отпуска товаров и с модулем FI в части
кредитного менеджмента (лимиты кредитования) и учета доходов.
Модуль РР (Модуль регулирования и планирования производства)
Модуль SAP РР обеспечивает управление дискретным производством, а также
управление производством с непрерывным циклом (PP-PI) (например, химической,
фармацевтической или пищевой промышленности). Типичными объектами в этой
области промышленности являются рецептуры, данные для управления
технологическими и координации производственных процессов, а также
технологические заказы.
В целом модуль РР включает следующие элементы, взаимодействующие с
большинством остальных модулей:
• укрупненное планирование сбыта и производства;
• долгосрочное планирование;
• составление производственной программы;
• планирование потребности в материалах;
• планирование производственных мощностей;
• заказы на производство;
• создание спецификаций;
• маршрутно-технологические карты;
• рабочие места;
• система KANBAN;
• производство в целях создания складского запаса;
• калькуляции затрат на изделие;
Модуль ММ (Модуль управления материальными потоками)
Модуль SAP ММ отвечает за управление материальными потоками. Наиболее
важными элементами этого модуля являются:
• закупки - приобретение основных материалов;
• обслуживание - предложения поставщиков (каталог услуг, работ), размещение
заказов, приемка предоставленных услуг;
• управление запасами и инвентаризация;
• контроль счетов и оценка материала;
• управление складами;
• управляемое расходами планирование потребностей в материалах;
• аттестация поставщика.
Модуль РМ (Модуль техобслуживания и ремонта оборудования)
При помощи модуля РМ можно автоматизировать процессы технического
обслуживания и ремонта оборудования (ТОРО) в компании. Объектами техобслуживания
может быть как оборудование, принадлежащее компании, так и оборудование
заказчиков, которым оказываются услуги по техобслуживанию. Для решения этих
задач задаются технические рабочие места, единицы оборудования, спецификации
ТОРО, технологические карты ТОРО и т.д. Более того, имеется возможность реализовать
плановое предупредительное техобслуживание и ремонт оборудования. Можно также
создавать сообщения ТОРО и заказы ТОРО автоматически по измерениям и показаниям
счетчиков. Наконец, система позволяет хранить историю ТОРО для анализа
мероприятий по техобслуживанию и сбора полной информации по расходу запасных
частей.
Система сервисного обслуживания дает возможность в рамках комплексной
системы SAP R/3 управлять мероприятиями сервиса, такими как гарантийный сервис,
техническое обслуживание и восстановление со ссылками или без ссылок на
продукты. В систему вводятся заявки на обслуживание, которые затем
обрабатываются, то есть преобразуются в заказы на обслуживание (сервисные
мероприятия) либо в заказы клиентов (материалы). После подтверждения заказа выполняется
фактурирование с учетом издержек. В целях получения полной и всесторонней
информации данный модуль взаимодействует с другими компонентами системы SAPR/3,
например с модулями SD, FI и СО, MM, PS.
Модуль PS (Модуль проектов)
Модуль PS отвечает в системе SAP R/3 за управление проектами. Для
отображения хронологической последовательности действий могут создаваться
структурные планы проекта, отображающие структуру проекта, а также
индивидуальные задачи и пакеты работ, элементы структурного плана проекта и
сетевые графики. Кроме того, имеется возможность планирования затрат, повестки
дня и бюджетов, есть возможность подготовки отчетов, можно добавлять к плану
уже выполненные операции. Информационная система проектов затем предоставляет
возможность подготовки разнообразных отчетов для оценки и изучения результатов.
Модуль QM (Модуль управления качеством)
Модуль QM поддерживает базовые операции по управлению качеством в соответствии
со стандартом ISO 9000. Высокая степень интегрированное системы SAPR/3, в особенности
в части логистики (модули ММ, РР и SD), является в этом случае важным
преимуществом. На основе специфичных для модуля QM основных данных - методов
тестирования, контрольных признаков, контрольных каталогов, процедур и правил
динамизации, а также данных о контроле качества в основных записях материалов
(данных о закупках и данных тестов) - возможно проведение полного контроля
качества (планирование контроля, организация испытаний качества и анализ)
процессов логистики. Кроме того, существует система сообщений контроля
качества, предназначенная для постоянного повышения качества. В эту систему
можно заносить различные сообщения результатов контроля качества. По умолчанию
имеются три типа сообщений контроля качества:
• рекламация клиента - содержит ссылки на следующие объекты: заказчик
(клиент), материал, партия, заказ, поставка, контрольная партия, сбытовая
организация, канал сбыта, сектор;
• рекламация поставщику - содержит ссылки на следующие объекты: материал,
партия, контрольная партия, поставщик, поступление материала, заказ на
поставку, закупочная организация;
• внутренняя ошибка - содержит ссылки на следующие объекты: материал,
партия, контрольная партия, рабочее место, внутренний партнер, производственный
заказ.
Имеется возможность создавать и другие типы сообщений.
Модуль PD (Модуль планирования персонала)
Модуль SAP PD отвечает за стратегию подбора и расстановки персонала. Для
решения этой задачи система позволяет смоделировать внутреннюю структуру
компании, включающую подразделения и связи между ними. В рамках системы также
имеется возможность моделировать дальнейшее развитие компании (например, рост
или реорганизацию). Средства планирования затрат на содержание персонала,
кадровое регулирование, управление мероприятиями по повышению квалификации
также входят в состав модуля PD.
Модуль РА (Модуль администрирования персонала)
Модуль SAP РА отвечает за выполнение следующих функций:
• упорядочение информации о сотрудниках (делопроизводство);
• набор персонала (управление данными о кандидатах и т.д.);
• учет рабочего времени (ввод и анализ данных о рабочем времени, например
о работах по скользящему графику);
• сдельная заработная плата (время, сдельная и премиальная оплата);
• командировочные расходы;
• расчет оплаты труда.
Модуль СА (Компоненты, общие для всех приложений)
Модуль СА отвечает за выполнение следующих функций, общих для нескольких
приложений:
• систематизация классов для группирования независимых объектов
(например, материалов);
• управление документами (графическими, текстовыми и т.д.);
• ведение календаря сроков;
• резервирование помещений;
• взаимодействие с внешними системами (например, системой архивирования,
мобильного ввода данных или системой электронного обмена данными);
• интерфейс с системами автоматизированного проектирования;
• интерфейсы прикладного программирования
(ApplicationProgrammingInterface или API) для передачи данных в систему или из
системы SAP;
• управление выходными документами (печатью, факсимильными сообщениями,
e-mail и т.д.);
• моделирование организационной структуры предприятия;
• интерфейс IDoc.
Кроме того, в состав модуля входят так называемые перекрестные разделы:
• особые условия для страны (налоги, платежные операции, расчет зарплаты
и т.д.);
• концепция распределенных приложений (ApplicationLinkEnabling или ALE)
(см. главу 10);
• сценарии потока бизнес-операций SAP;
• SAP ArchiveLink - система архивации данных на оптические носители;
• SAP@WEB - компоненты для разработки Internet-приложений SAP R/3;
• системы архивирования и удаления прикладных данных;
• интерфейсы прикладного бизнес-программирования
(BisinessApplicationProgrammingInterface или BAPI) - стандартные интерфейсы для
доступа к бизнес-объектам SAP.
3. Модуль
"Финансы и Учет" (FI)
Используются следующие функциональности:
. бухгалтерия главной книги;
. бухгалтерия кредиторов;
. бухгалтерия дебиторов;
. банковский учет;
. учет основных средств;
. налоговый учет;
. управление бюджетом (FI-FM).
база
данные учет финансовый
3.1 Бухгалтерия
главной книги
Бухгалтерия Главной книги предоставляет информацию как для внешней
отчетности (Баланс, Отчет о прибылях и убытках и др.) согласно законодательства
Украины и учетной политики компании, так и для внутренней отчетности для
эффективной работы экономических, финансовых, контрольных служб компании.
Запись всех первичных проводок в бухгалтерии Главной книги, которая
интегрирована с другими модулями системы SAP R/3, обеспечивает полноту и
точность бухгалтерских данных.
В режиме реального времени автоматически передается необходимая
информация о процессах логистики в финансовую бухгалтерию. Этим обеспечивается
соответствие логистических потоков (поступление материалов, отпуск со склада и
т.д.) бухгалтерским документам.
Кроме интеграции логистики и учета и отчетности, выполняется связь
вспомогательных книг с Главной. Каждое движение по лицевым счетам дебиторов и
кредиторов, а также по счетам основных средств непосредственно отражается на
соответствующих балансовых счетах Главной книги.
Таким образом, вспомогательные книги всегда согласованы с Главной.
Главная книга служит для полной записи всех бизнес-операций. Она
представляет собой централизованный справочник по отчетности. Фактические
отдельные операции можно всегда проверить путем просмотра исходных документов,
отдельных позиций и данных оборотов.
Рисунок 1 - Просмотр баланса
.2 Бухгалтерия кредиторов
Бухгалтерия кредиторов записывает бухгалтерские данные всех кредиторов и
управляет ими. Данная функциональность является неотъемлемой частью системы
закупок: поставки и счета-фактуры управляются по кредиторам/поставщикам.
Система автоматически инициирует проводки в ответ на произведенные операции..
В бухгалтерии кредиторов выполняется зачет задолженностей (выравнивание
открытых позиций) для учета дебиторской задолженности по выданным авансам и
кредиторской задолженности за товары и услуги.
Бухгалтерия кредиторов содержит отчеты, с помощью которых можно
контролировать открытые позиции, оценивать обороты, просматривать историю
взаимоотношений и др.
Рисунок 2 - Кредиторская задолженность за товары и услуги
.3 Бухгалтерия дебиторов
Бухгалтерия дебиторов записывает бухгалтерские данные всех дебиторов и
управляет ими. Данная функциональность является неотъемлемой частью управления
сбытом, отраслевого решения для издательства - модуля «Меди а».
Все проводки в Бухгалтерии дебиторов также напрямую вносятся в Главную
книгу. Основные счета обновляются в зависимости от произведенной операции
(например, дебиторской задолженности, авансовых платежей).
В бухгалтерии дебиторов выполняется зачет задолженностей (выравнивание
открытых позиций) для учета дебиторской задолженности за товары и услуги и
кредиторской задолженности по полученным авансам.
Бухгалтерия дебиторов содержит отчеты, с помощью которых можно
контролировать открытые позиции, оценивать обороты, просматривать историю
взаимоотношений и др.
Рисунок 3 - Акт сверки с одним из клиентов
3.4 Банковский учет
В рамках функциональности «Банковский учет», с использованием стандартной
функциональности и модулей расширения, реализованы следующие задачи:
. загрузка банковских выписок, экспортируемых из систем электронных
платежей («Клиент-Банк») в виде файлов различного формата путем конвертации в
единый формат Multicash, а также ручной ввод выписки при необходимости;
. просмотр банковской выписки и постобработка по определенным правилам
внутренних операций проводки по Главной книге и бухгалтерии
дебиторов/кредиторов;
. созданы рабочие места для бухгалтеров отделов банковских операций
заводов (подразделений) для ввода платежных поручений и формирования пакетов
платежей со следующими основными функциями:
o обязательные полномочия на банковский счет или группу счетов;
o полная интеграция с системой заказов модуля ММ;
o автоматический поиск задолженности по предоплате и постоплате
и формирование платежного поручения;
o обязательный контроль наличия бюджетных средств на
соответствующих статьях расхода;
o предупреждение о возможном дублировании платежа;
o экспорт платежей в системы «Клиент-Банк» или печать
банковского документа стандартного образца;
o импорт платежей на файловом уровне из внешних систем.
3.5 Учет
основных средств
Реализован в стандартной функциональности модуля в соответствии с
законодательством Украины. Учет основных средств охватывает весь срок
эксплуатации основного средства, начиная с заказа на поставку или начального
поступления и до его выбытия. Большинство значений по амортизации и другим
параметрам за этот промежуток времени система рассчитывает автоматически и с
помощью информационной системы предоставляет эту информацию в разнообразной
форме.
3.6 Налоговый
учет
В рамках функциональности «Налоговый учет» согласно налогового
законодательства Украины были реализованы учет налога на добавленную стоимость
и учет налога на прибыль. В системе автоматически формируются:
o исходящая налоговая накладная;
o книга продаж;
o книга покупок;
o валовые доходы;
o валовые расходы.
Разработано рабочее мест о по вводу налоговых наклад ных от поставщиков.
Данная функциональность интегрирована с функциональностями «Бухгалтерия
дебиторов» и «Бухгалтерия кредиторов», что позволило реализовать контроль
начисления налогового обязательства по НДС и контроль за неполученными
налоговыми накладными от поставщиков.
Рисунок 3 - Книга продаж
.7 Управление бюджетом (FI-FM)
ЗАО Холдинговая компания «Блиц-Информ» перешла на бюджетное управление
деятельностью компании средствами системы SAP R/3 в 2004 году ( Модуль
"Финансы и Учет" (FI) . Технологии бюджетирования осуществляются
применительно к процессам:
учета затрат и предполагаемых поступлений (Операционный бюджет);
закупкам ТМЦ и услуг (Бюджет закупок);
учета платежей доходов и расходов (Бюджет платежей).
Операционный бюджет.
Данные фактического исполнения операционного бюджета позволяют получить в
системе значения таких параметров, как чистая прибыль и рентабельность
самостоятельного структурного подразделения.
Бюджет закупок.
Все процессы закупки ТМЦ и услуг в компании управляются через параметры
бюджета закупок подразделения (для закупочных процессов уровня самостоятельного
структурного подразделения) или бюджета закупок Холдинга (для закупочных
процессов уровня Холдинга). Для этого закупочные документы, такие как
заявка/заказ на закупку ТМЦ или заказ на закупку услуг, ответственные
закупочные службы создают в системе SAP R/3 с обязательной контировкой на одну
из финансовых позиций (ФП) бюджета закупок. Далее закупочные документы
подвергаются двойной процедуре утверждения соответствующими контролирующими
подразделениями. Первое утверждение - бюджетное - осуществляет служба,
ответственная за соблюдение бюджета. Главный критерий - закупочная операция
должна осуществляться в пределах плановых значений по соответствующей ФП
бюджета закупок. Второе утверждение - административное - осуществляет служба, контролирующая
закупочные процессы. Это уровень вице-президента по закупкам. Таким образом,
технологии бюджетирования системы обеспечили:
. соответствие закупочных процессов параметрам утвержденного бюджета
закупок;
. системный контроль над закупочными процессами со стороны служб
вице-президента по закупкам.
Активные закупочные операции, такие как приход материала на склад,
проводка счета поставщика, оплата ТМЦ/услуг в системе:
. выполняются с обязательнойконтировкой на заказ;
. разрешены только по утвержденным заказам.
Бюджет платежей.
Бюджетные технологии управления платежами в системе SAP R/3 позволяют:
. однозначно соотнести поступившие денежные средства с соответствующими
ФП доходов бюджета платежей;
. управлять исходящими платежами.
Исходящий платеж в банк выполняется в системе R/3 посредством создания
требования авансового платежа (ТАП). ТАП является прообразом платежного
поручения формата банка. ТАП создается в системе R/3 с обязательной контировкой
на:
соответствующую ФП бюджета платежей по финансовым операциям;
соответствующий заказ на закупку ТМЦ/услуг по закупочным операциям.
При распечатке платежного поручения из системы R/3 одновременно выводится
на печать отчет о текущем состоянии соответствующей ФП бюджета платежей.
Визированию со стороны руководства подлежат только те платежные поручения,
которые не вызывают перерасход по ФП бюджета платежей.
Рисунок 4 - Бюджет закупок и затрат
Кроме того, FI содержит процедуры автоматизации (автоматические проводки,
клиринг), средства группирования и специальные регистры.
Заключение и
выводы
Модуль FI является центральным модулем системы SAP R/3. Он отвечает за
внешний учет и отчетность, работу со счетами главной бухгалтерской книги, в
которой регистрируются операции, выполняемые в других модулях, перед тем как
данные о них вводятся в балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках.