Краткая характеристика Microsoft Access

Министерство образования и науки Российской Федерации

ТАМБОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра Экономический анализ и качество

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Информатика

Автор работы Головочёва О.Н. Группа БСЕ-11

Направление 100100.62

Руководитель работы Гучетль Р.Г.

Тамбов 2014

Содержание:

Введение

. Краткая характеристика Microsoft Access

.1 Реляционная модель баз данных

. Создание базы данных

.1 Создание таблицы

.2 Создание схемы данных

.3 Заполнение таблиц

.4 Создание запроса с помощью SQL

.5 Создание отчета

Заключение

Список используемых источников

Введение

- это система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой среды, она предназначена для хранения большого объема информации и поиска, представления информации в удобном для пользователя виде и автоматизации основных операций. С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы для ввода данных.- мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.

. Краткая характеристика Microsoft Access

Office Access является СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Основополагающим достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, а распределяет их по разным таблицам, как принято в реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных.

Для выполнения всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые помогают пользователю выполнить основную работу с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу обычному пользователю.

Особенности MS Access, не соответствуют представлениям об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access и получение одновременного доступа большого количества пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена информацией между компьютерами пользователей. Access следит за разграничением доступа пользователей к БД и обеспечивает защиту при одновременной работе нескольких пользователей. Так как Access не является клиент-серверной СУБД, его возможности по обеспечению многопользовательской работы ограничены. Обычно для доступа к данным по сети несколькими пользователями, файл БД Access (с расширением *.mdb) отправляется на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте - там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как значительно возрастает нагрузка не сеть.

В плане обеспечения целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

Что касается защиты информации, и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не доставит трудностей для специалиста[2, стр.89] .

Однако при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с похожими системами.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MSAccess полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую плату. Необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств, таких как развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения, не прибегая к построению запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA.обладает широкими возможностями по импорту и экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений содержит тот или иной объем кода VBA (Visual Basic for Applications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL, обработка ошибок, использование Windows API и т. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызывают сами пользователи при диалоговой работе с данными через формы.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.[5, стр.205]

1.1 Реляционная модель баз данных

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи, а так же обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, которые предотвращают некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что естественно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе: текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает поддержку пустых значений.

Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server. Кроме того. Access поддерживает протокол ODBC (Open Database Connectivity), что позволяет подключаться к базам данных множества различных форматов, таких как SQL Server, Oracle, Sybase и даже DB/2 для больших ЭВМ фирмы IBM.

Система Access позволяет обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.[1, стр.301]

Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относительно содержания, стиля и формата создаваемого объекта, а затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения задач различной сложности.

Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю огромное количество возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get - что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется форма, которую он создаёт. [3, стр.81]

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользователю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд "с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными.

Конструктор отчетов очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.

Можно создавать запросы, которые обеспечивают подсчёт итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.[4, стр.247]

. Создание базы данных

Access - это система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Access- мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта- детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 95 или Windows NT, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.

При всем этом Access - не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач.

Система Access - это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке.

Для создания базы данных, сначала нужно определиться какую информацию она будет содержать. Сама по себе база данных может содержать информацию о чем угодно: о зарплате, о торговых поставках, о больных в поликлинике, о рабочих компании.

В данной работе база данных будет содержать информацию о предприятии, которая состоит из:

·        Наименование контрагента (покупатели, поставщики)

·        ИНН контрагента

·        Адрес контрагента

·        ТМЦ (наименование товара)

·        Единицы измерения

·        Цена за единицу

·        Дата сделки

·        Количество

·        Номер накладной

Целью создания такой базы данных служит отчет по графику выбора товаров проданных покупателю.[4 стр.314]

2.1 Создание таблицы

Первым шагом является создание новой таблицы (рис.1). Таблица - это набор записей (строк таблицы), состоящих из отдельных полей (колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных. Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты.

Для того что бы создать таблицу нужно выбрать вкладку «Создание» и в разделе «Таблицы» выбрать «Таблица».

Рисунок 1 - Новая таблица

Далее переходим в режим конструктора. В режиме конструктора таблицы создаются путем задания имен поле, их типов и свойств. По умолчанию название - «Таблица1». Программа автоматически предлагает изменить название таблицы. Для упрощения работы и для предотвращения путаницы в будущем присваиваем название, которое будет отображать содержание таблицы. После изменения названия таблицы открывается «Режим конструктора».

Конструктор таблиц является графическим средством представления и изменения структуры таблицы в базе данных, к которой имеется подключение.

В нижней области окна конструктора таблиц отображаются дополнительные характеристики каждого столбца, выделенного в верхней области.

Из окна конструктора таблиц можно также получить доступ к окнам свойств, с помощью которых создаются и изменяются межтабличные связи, ограничения, индексы и ключи таблицы.

В приведенном ниже списке указаны все типы данных полей, поддерживаемые в Microsoft Access, их назначение и размеры.

4  Текстовый. Текст или комбинация текста и чисел, например, адреса, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, инвентарные номера или почтовые индексы. Сохраняет до 255 знаков.

4  Поле МЕМО. Длинный текст или числа, например, примечания или описания. Сохраняет до 65 536 знаков.

4  Числовой. Данные, используемые для математических вычислений, за исключением финансовых расчетов (для них следует использовать тип «Денежный»). Сохраняет 1, 2, 4 или 8 байтов; 16 байтов для кодов репликации (GUID).

4  Дата/Время. Значение дат и времени. Сохраняет 8 байтов.

4  Денежный. Используется для денежных значений и для предотвращения округления во время вычислений. Сохраняет 8 байтов.

4  Счетчик. Автоматическая вставка уникальных последовательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Сохраняет 4 байта; 16 байтов для кодов репликации (GUID).

4  Логический. Данные, принимающие только одно из двух возможных значений таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Вкл/Выкл». Значения Null не допускаются. Сохраняет 1 бит.

4  Поле объекта OLE. Объекты OLE (такие как документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звукозапись или другие данные в двоичном формате), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Сохраняет до 1 Гигабайта (ограничивается объемом диска).

4  Гиперссылка. Гиперссылка может иметь вид пути UNC либо адреса URL. Сохраняет до 64 000 знаков.

4  Мастер подстановок. Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля. Для сохранения требуется тот же размер, что и у первичного ключа, соответствующего полю подстановок, - обычно 4 байта.

Далее сохраняем таблицу и повторяем ту же процедуру с двумя другими таблицами.

Таким образом, получилось 3 таблицы - основа для базы данных на примере предприятия.[5 стр.79]

Рисунок 2 - Таблица «Контрагенты»

Рисунок 3 -Таблица «Товары»

Рисунок 4 -Таблица «Накладные»

.2 Создание схемы данных

access база данных реляционный

Для дальнейшей работы с созданными таблицами необходимо создать схему данных.

Схема базы данных используется для создания, редактирования и удаления таблиц базы данных. Также схему базы данных можно использовать для просмотра связей между таблицами. При создании новой схемы базы данных пользователь начинает работу с пустой схемой.

Для того что бы создать схему данных нужно выбрать вкладку «Работа с базами данных» и нажать кнопку «Схемы баз данных».

Пустая схема базы данных появляется с диалоговым окном «Добавление таблицы».

Далее выбираем все таблицы, т.к. они нужны для дальнейшей работы. Появляются три окна - таблицы и поля.

Теперь нужно соединить ключевые поля посредствам перетаскивания одного на другое. При каждом таком действии открывается диалоговое окно «Изменение связей».

В итоге получается схема данных (рис 5.)

Рисунок 5 - Схема данных

Если необходимо переместить объекты в другие части схемы, например, выровнять таблицы или уменьшить количество перекрывающихся линий связи, сначала выделите объекты, а затем перетащить их в новое расположение.

Если выделить линию связи, можно сдвинуть сегмент линии в положение, параллельное начальной позиции. Если линия связи имеет более одного сегмента, можно перетащить угол по диагонали для одновременного изменения ее горизонтального и вертикального положения.[6 стр.129]

2.3 Заполнение таблиц

Данный этап работы можно было совершить между предыдущими пунктами- от этого суть работы совсем не изменится.

В этом шаге необходимо вернуться к раннее созданным таблицам. И в «Режиме таблицы» заполняем таблицу данными.

.4 Создание запроса с помощью SQL

SQL (Structured Query Language) - это язык программирования, предназначенный для работы с наборами фактов и отношениями между ними. В программах управления реляционными базами данных, таких как Microsoft Office Access, язык SQL используется для работы с данными. В отличие от многих языков программирования SQL удобочитаем и понятен даже новичкам. Как и многие языки программирования, SQL является международным стандартом, признанным такими комитетами по стандартизации, как ISO (на английском языке) и ANSI(на английском языке).

На языке SQL описываются наборы данных, помогающие получить ответы на вопросы. При использовании SQL необходимо применять правильный синтаксис. Синтаксис - это набор правил, позволяющих правильно сочетать элементы языка. Синтаксис SQL основан на синтаксисе английского языка.

Предложения SQL

Инструкция SQL состоит из нескольких частей, называемых предложениями. Каждое предложение в инструкции SQL имеет свое назначение. Некоторые предложения являются обязательными. В приведенном ниже списке указаны предложения SQL, используемые чаще всего, однако обязательными являются только первые два предложения.

4  SELECT (определяет поля, которые содержат нужные данные).

4  FROM (определяет таблицы, которые содержат поля, указанные в предложении SELECT).

4  WHERE (определяет условия отбора полей, которым должны соответствовать все записи, включаемые в результаты).

4  ORDER BY (определят порядок сортировки результатов).

4  GROUP BY (В инструкции SQL, которая содержит статистические функции, определяет поля, для которых в инструкции SELECT не вычисляется сводное значение).

4  HAVING (В инструкции SQL, которая содержит статистические функции, определяет условия, применяемые к полям, для которых в предложении SELECT вычисляется сводное значение.

Для создания запроса с помощью языка SQL нужно выбрать вкладку «Создание» и нажать на кнопку «Конструктор запросов». В появившемся диалоговом окне «Добавление таблицы» добавить все таблицы. Далее необходимо перейти в «Режим SQL». Окно режима представляет собой чистый лист, на котором вручную нужно набрать запрос на языке SQL (рис.6)

Рисунок 6 - Создание запроса

.5 Создание отчета

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access 2002 для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые стоимости.[7]

Отчеты и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это можно сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов, идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

В данной работе отчет должен представлять график товаров (рис. 7). [8 стр.57]

Рисунок 7 - Создание отчета

Заключение

Преимущества использования БД

Рассмотрим, какие преимущества получает пользователь при использовании БД как безбумажной технологии:

· Компактность

Информация хранится в БД, нет необходимости хранить многотомные бумажные картотеки

· Скорость

Скорость обработки информации (поиск, внесение изменений) компьютером намного выше ручной обработки

· низкие трудозатраты

Нет необходимости в утомительной ручной работе над данными

· применимость

Всегда доступна свежая информация

Дополнительные преимущества появляются при использовании БД в многопользовательской среде, поскольку становится возможным осуществлять централизованное управление данными.

Современные системы управления базами данных обеспечивают как физическую (независимость от способа хранения и метода доступа), так и логическую независимость данных (возможность изменения одного приложения без изменения остальных приложений, работающих с этими же данными).

Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями. СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Популярные СУБД - FoxPro, Access for Windows, Paradox. Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые системы (ИПС), которые выполняют следующие функции:

· хранение большого объема информации;

· добавление, удаление и изменение хранимой информации;

· вывод ее в удобном для человека виде.

Список используемых источников

1.      Акишкин А.М., Федорова Г.В. Основы программирования на персональных ЭВМ. М.: Экономическое образование, 1996. - 27 стр.

.        Бекаревич Ю., Пушкина Н. Самоучитель Microsoft Access 2000. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2007. - 480с.

3. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами данных. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. - СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. - 754с.

4.      Вейскас Д. Эффективная работа с Microsoft Access 2. С. - Петербург: «Питер Пресс», 1996. - 856 стр.

.        Глушаков С.В. - Microsoft Access 2007: Теория баз данных

6. Гончаров А. Access в примерах. [Текст] / Гончаров А.-С.-Петербург: Питер, 2008. - 302с.

7.      Информатика в экономике: Учебное пособие./ Под ред. проф. Б.Е. Одинцова, проф. А.Н. Романова. - М.: Вузовский учебник, 2008. - 478с.

.        Мамаев Е. Microsoft SQL Server 2000 - СПб.: БХВ-Петербург, 2002

.        Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие Н. Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н. П. Макаров

.        Материалы сайта http://www.microsoft.ru

.        Шевченко Н. А.; Access 2003. Искусство создания базы данных - М.: НТ Пресс, 2005 - 160с.