Разработка информационной системы для учета материальных средств предприятия малого бизнеса Республики Казахстан

Содержание

Введение

1. Аналитически обзор информационных систем по учету материальных ценностей в международной практике

1.1 Структура программного обеспечения информационной системы 1С учет

1.2 RFID-автоматизированная система для инвентаризации имущества и контроля за его перемещением

1.3 Информационная система для учёта материальных средств общества с ограниченной ответственностью "Железногорский комбикормовый завод"

2. Теоретические основы разработки информационно-справочной системы

2.1 Обзор литературы по данной проблеме

2.2 Организация документооборота на предприятии

2.3 Формулировка задачи

2.4 Выбор средств и инструментов для создания информационной системы

3. Проектирование организации информационно-справочной системы

3.1 Архитектура и функциональность подсистемы

3.2 Организация документооборота в системе

3.3 Разработка реляционной модели базы данных подсистемы

3.4 Специальная часть

4. Экономическая часть

4.1 Технико-экономическое обоснование

4.2 Расчет экономической эффективности внедрения системы

5.1 Описание работы интерфейса клиентской части ИС по учету товарно-материальных ценностей на складе

5.2 Требования к подсистеме

Заключение

Список использованной литературы

Приложение

Введение

Все организации имеют и хранят запасы. Перемещение материальных потоков в логистической цепи невозможно без концентрации в определенных местах необходимых запасов, для хранения которых предназначены соответствующие склады. Запасы могут возникнуть в любой точке цепи поставок, где материальный поток приостанавливается или нарушается. Большинство организаций стараются хранить запасы на складах. Эти склады могут быть и открытые участки, где такое сырье, как уголь, овощи, хранят в кучах; или современные сооружения, обеспечивающие необходимые условия для хранения, например замороженных продуктов; базы данных, содержащие запасы информации, или специалистов, имеющих информационную подготовку, также можно рассматривать как совокупность запасов знаний и квалификаций.

Движение через склад связано с затратами живого и овеществленного труда, что увеличивает стоимость товара. В связи с этим проблемы, связанные с функционированием складов, оказывают значительное влияние на рационализацию движения материальных потоков в логистической цепи, использование транспортных средств и издержек обращения.

Основной упор в рассмотрении вопросов, будет сделан именно на специфику ведения складского учета, ведения оперативного учета и составления разного рода отчетности перед контрагентами по данному роду деятельности. Сама же специфика услуг в учете материальных ценностей, заключатся в следующем:

Для того чтобы обеспечить предприятие (объединение) необходимыми ему материалами в соответствии с выявленной потребностью, организуется материально-техническое снабжение предприятия. Его задача заключается в определении потребности предприятия в материалах и технических ресурсах, изыскании возможностей покрытия этой потребности, организации хранения материалов и выдачи их в цехи, а также в проведении контроля за правильным использованием материально-технических ресурсов и содействия в их экономии.

Решая эту задачу, работники органов снабжения должны изучать и учитывать спрос и предложение на все потребляемые предприятием материальные ресурсы, уровень и изменение цен на них и на услуги посреднических организаций, выбирать наиболее экономичную форму учёта материальных ценностей, оптимизировать запасы, снижать транспортно-заготовительные и складские расходы [2, c.211].

Актуальность темы: дипломной работы состоит в том, что предприятия малого бизнеса являются одним из наиболее быстро развивающимся сектором Республики Казахстан, который нуждается в качественной, быстрой и полной обработки информации.

Чтобы преуспеть в малом бизнесе необходимо хорошее знание: правовых норм и правил, практики менеджмента и маркетинга, конъюнктуры рынка реализуемых товаров.

Но, прежде всего, требуется профессиональная, основанная на потребностях потребителя услуг организация производства и реализации продукта, нужна полная и всесторонняя информированность производителя компьютерных услуг относительно всего того, что касается клиента, как потребителя этих самых услуг. И именно поэтому на рубеже веков вопросы о будущем малого бизнеса, в частном случае, о спросе на компьютерные услуги являются столь актуальными.

Целью дипломной работы является создание информационного пространства по работе с материальными запасами, которое обеспечивает своевременный доступ к необходимой информации и быстрого учёта материальных средств. Информационная система предоставляет возможность: делать автоматизированный поиск информации об инвентаре, конкретизируя его особенные свойства и сохранять данные о его приобретении предприятием.

информационная система учет материальный

Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи разработки:

-       изучить теоретический опыт информационной системы для учёта материальных средств;

-       исследовать зарубежный опыт информационной системы для учёта материальных средств;

-       изучить существующий магазин AllianceComputers

-       разработать информационную модель;

-       реализовать автоматизацию эффективного учёта материальных средств;

Научная новизна дипломной работы заключается в создании информационной системы, позволяющей автоматизировать производственную деятельность предприятия малого бизнеса, повысить качественный уровень обработки информации.

Объектом исследования является автоматизированная система управления магазином Alliance Computers.

Предметом дипломной работы является разработка информационной системы для учета материальных средств предприятия малого бизнеса РК.

Теоретической и методологической основой является труды отечественных и зарубежных авторов посвященных учёту материальных средств.

Методы исследования - это сбор необходимой информации для создания программного обеспечения, которые путём автоматизации позволят повысить эффективность управления предприятием малого бизнеса.

Практическая значимость внедрения информационной системы заключается в повышении уровня автоматизации предприятия, а именно введения информационной базы.

Информационная база содержит в себе совокупность всех данных, которые необходимы для правильной работы предприятия малого бизнеса.

Дипломная работа состоит из введения, пяти разделов, заключения, списка использованной литературы и приложения.

Выводы из раздела "Проектирование и разработка информационно-справочной системы" подтверждают, что разработанная в данном дипломном проекте информационная система предоставляет возможность анализировать входную и выходную информацию автоматизированной системы для совершенствования работ по учёту материальных средств, вести корректировку информации, проводить работу со справочником контрагентов.

В разделе "Описание работы интерфейса и требования к подсистеме" предоставляется описание разработанного прикладного программного обеспечения для анализа администратором магазина AllianceComputers стоимости материальных средств в общем денежном балансе предприятия, что позволяет создавать методики по совершенствованию работы учёта материальных средств, а также использовать информацию по списанию денежных сумм из общих оборотов предприятия.

Заключение содержит выводы о проделанной работе, раскрывает значимость созданного программного обеспечения.

1. Аналитически обзор информационных систем по учету материальных ценностей в международной практике

1.1 Структура программного обеспечения информационной системы 1С учет

Склад - обособленная структурированная область пространства, предназначенная для получения, хранения, внутренней переработки и отпуска товара. В системе возможен учет одного физического склада. При необходимости работы системы на нескольких физических или логических складах, необходимо создавать несколько информационных баз с возможным обменом между собой дублирующийся информацией.

Склад, как правило, разделен на физические зоны, в которых обработка товара подчиняется определенным правилам в зависимости от конструкции стеллажей, используемого оборудования, планировки помещений и т.д.

Каждый склад состоит из некоторого (часто достаточно большого) числа помещений, в которых обычно устанавливаются стеллажи, сгруппированные по проходам. В каждом стеллаже может быть определенное количество уровней (полок). Каждая полка может быть физически или виртуально разбита на некие части, называемые позициями. Такой участок склада считается конечной единицей хранения товара на складе и называется ячейкой. Под ячейкой понимается не обязательно физическая ячейка, ячейкой в системе может являться любое возможное место хранения товара: проход, отдельная комната. Каждая ячейка имеет свой адрес, по которому она идентифицируется. Ячейке хранения могут быть присвоены различные статусы в зависимости от того, занята она товаром, пустая, или заблокированная, и т.д. Товар в системе хранится в разрезе контейнеров.

Контейнер - любой носитель товара, имеющий уникальный идентификатор. Товар на складе не храниться/перемещается сам по себе, как правило, для хранения/перемещения используются паллеты - в грузовых стеллажах, коробки, ящики, лотки и. т.д. В ячейках полочного или гравитационного хранения, которые и являются для системы контейнерами. Даже при физическом отсутствии контейнера (например, в случае полочных стеллажей товар хранится россыпью вне коробки), в системе создается виртуальный контейнер в ячейках, выделенных под хранения подобного товара. Виртуальный контейнер генерируется в соответствии с номером ячейки, в которой он расположен. За счет учета товара в разрезе контейнеров достигается четкость постановки и отслеживания задач в системе. Контейнер с товарным составом и перемещающимся по складу как единое целое. В системе отслеживается вместимость контейнеров в ячейку по количеству, вместимость товара по весу и высоте контейнера. Весогабаритные характеристики задаются на уровне товара, типа контейнера и типа ячейки.

Информация о товаре, необходимая для проведения регламентных мероприятий по подготовке склада к приему поставки заносится в документ "Ожидаемая приемка". На основании данной информации на складе может быть запланировано привлечение дополнительных сотрудников для приемки товара, подготовка складских площадей к размещению товара, как в зоне приемки, так и в основной зоне хранения.

Возможными источниками поступления товара могут быть поставщики (в случае прихода товара от поставщика), клиенты (в случае возврата товара от клиента), другие склады компании (в случае перемещения между складами в рамках одной компании), производственные площадки (в случае поступления готовой продукции из производства).

Вновь прибывший на склад товар может быть предварительно пересчитан по местам при выгрузке из транспортного средства. Для корректного пересчета и идентификации прибывших контейнеров с товаром, они подлежат маркировке этикетками, содержащими идентификационные номера контейнеров. Этикетки на контейнеры могут быть подготовлены заранее или распечатаны в процессе пересчета с помощью терминала сбора данных и мобильного принтера печати этикеток. Данный процесс в системе оформляется документом "Предварительная приемка". "Предварительная приемка" может выполняться на основании плана документа Ожидаемая приемка, или по факту [3, c.800].

Процесс приема поставки оформляется документом "Приемка". Процедура приемки товара включает в себя выгрузку товара в зоне приемки, идентификацию и пересчет поступившего товара, приведение товара к стандарту складского хранения и т.д.

Как правило, документ "Приемка" оформляется на основании планируемой поставки "Ожидаемая приемка". В исключительных случаях товар может быть принят по факту.

"Приемка" может выполняться после предварительного пересчета поступившего товара по местам или без него.

В случае отсутствия штрихкода на входящем товаре, можно выполнить его маркировку. Маркировку можно выполнить на любом этапе товародвижения. Для этого необходимо оформить документ "Маркировка", где будут сформированы штрихкоды на товар и распечатаны этикетки.

На этапе создания плана приемки документа "Ожидаемая приемка" может быть известна информация о номерах контейнеров, ожидаемых к поступлению, и их товарном составе. Данная особенность характерна в основном для производственных складов. В этом случае приемка может выполняться в "доверительном" режиме ("Доверительная приемка"). Товарный состав подобных контейнеров, как правило, не пересчитывается при поступлении на склад. Приемка выполняется поконтейнерно. С применением радио терминалов сбора данных при обработке доверительной приемки производится сканирование штрих-кодов с этикеток контейнеров. Товарный состав при этом по умолчанию соответствует плану, отраженному в Ожидаемой приемке. Если при приемке товара уже известно, по какому заказу от покупателя принимаемый товар будет отгружен, то возможно зарезервировать этот товар за этим заказом.

При поступлении на склад транзитных грузов оформляется приемка по грузовым местам. Транзитные грузы принимаются под конкретный Заказ на отгрузку и не подлежат пересчету по товарному составу.

Если принимаемый товар учитывается в разрезе сроков годности, то необходимо при приемке ввести в систему эти параметры. Для осуществления возможности гарантийного возврата товара поставщику можно при приемке зафиксировать серийные номера полученного товара.

Принятый на склад товар может быть еще раз проконтролирован и пересчитан с помощью задачи "Контроль приемки". Контрольный пересчет может проводиться для проверки соответствия принятого товара по количеству, а также для уточнения дополнительных параметров товара. Так, например, в зоне приемки у ворот товар может быть пересчитан только по количеству, а уже на этапе контроля приемки детализируется его дополнительные параметры, такие как срок годности, серийные номера.

После приемки товара подлежит размещению. Товар может размещаться на склад по факту завершения пересчета всей поставки или по завершению приемки каждого контейнера. В случае необходимости конечная ячейка-получатель может не планироваться, а размещение производиться по факту с самостоятельным выбором ячейки Кладовщиком с терминалом. Правила запуска автоматического планирования размещения настраиваются с помощью механизма событий.

Правила размещения настраиваются на уровне стратегий размещения.