Разработка БД информационной системы отдела кадров коммунального предприятия

Разработка БД информационной системы отдела кадров коммунального предприятия

Разработка БД информационной системы отдела кадров коммунального предприятия

Введение

реляционный аксес запрос

Программа "Аксес" ("Access") компании Майкрософт является прекрасным инструментом для работы с данными. Аксес позволяет хранить и обрабатывать данные, подготавливать отчеты, контролировать правильность данных на стадии их ввода, создавать формы для более удобной работы с данными (интерфейс). Одновременно с базой данных могут работать несколько пользователей. Для предприятия (например, КП «Компании «Вода Донбасса») несколько потраченных часов на создание базы данных могут дать недорогой и гибкий инструмент. Создание такого инструмента необходимо, если в компании растет количество используемых файлов эксель (база данных позволяет хранить данные в одном файле), создание самого простого варианта недорого (может стоить от 100$ и занимает до нескольких часов), эффект перехода на Access чувствуется сразу.

Для начинающих программировать освоение программы "Аксес" может быть первым шагом к работе с другими базами данных.

1.     
Отдел кадров коммунального предприятия. При оформлении в отделе кадров новый сотрудник должен предоставить информацию

.        ФИО

.        Паспортные данные

.        Фактический адрес проживания

.        Данные о дипломе

.        Семейное положение

.        Контактный телефон

Работник отдела кадров составляет приказ на оформление нового сотрудника, в котором есть информация:

.        Номер приказа

.        Дата приказа

.        Дата приема на работу

.        Дата окончания работы

Осуществляется назначение на должность в один из отдела в компании и присваивается категория, а так же оклад занимаемой должности.

1.      Схема объект-отношение

2. Модель данных

На основе модели объекта-отношение разработаем реляционную модель данных (с.т.з. СУБД ACCESS).

.        Создание таблицы Категории. Описание на языке SQL.

Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы. Если вы щелкните мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы. В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.

Поскольку мы создаем базу данных отдела кадров, то нам понадобиться таблица для учета категорий сотрудников. Для этого в первой строке второго столбца «Добавить поле» вы вписываете наименование первй категории. Допустим, это будет «Экономист 1 категории». Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для чего щелкните мышью на наименовании и после включения текстового курсора введите текст «Название категории». Поскольку в ячейку таблицы был введен текст, то программа автоматически определила тип данных как «Текстовый».

Сохраните таблицу, нажав кнопку «Сохранить» в верхнем левом углу окна или комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле «Имя таблицы» укажите «Категории».

При открытии данной таблице в режиме конструктор.

Для создания запроса в режиме конструктора с помощью языке SQL выполним команду создание конструктор запроса, закроем диалоговое окно добавление таблицы и выполним команду результаты, режим, SQL. В результате появляется диалоговое окно в котором необходимо ввести команду SELECT затем указать таблицу из которой будем брать данные предположим Категории, в квадратных скобках указать название поля которое хотим выбрать предположим Название категории также через запетую можно указать какое либо другое поле. В последней строке необходимо написать FROM и название таблицы. Для запуска SQL запроса необходимо нажать на кнопку выполнить. В результате появляется запрос который был создан с помощью языка SQL.

.        Создание таблицы Должность. Запрос на языке SQL.

Создать таблицу с именем Должность, код должности установить счетчик, название должности текст.

Сохранить данную таблицу.

При открытии данной таблице в режиме конструктор.

На языке SQL.

3.      Создание таблицы Должность по отделам. Запрос на языке SQL

Создать таблицу с именем Должность по отделам, код должности по отделам установить счетчик, название должности по отделам текст.

Сохранить данную таблицу.

При открытии данной таблице в режиме конструктор.

На языке SQL.

.       
Создание таблицы Отделы. Запрос на языке SQL

Создать таблицу с именем Отделы, код отделы установить счетчик, название отделы текст, № телефона текст.

Сохранить данную таблицу.

При открытии данной таблице в режиме конструктор.

На языке SQL.

Создать таблицу с именем Приказы, код приказа установить счетчик, дата приказа текст, № приказа текст, дата приема на работу текст, занимаемая должность текст, оклад занимаемой должности текст, дата увольнения текст.

Сохранить данную таблицу.

При открытии данной таблице в режиме конструктор.

На языке SQL.

6.      Создание таблицы Сотрудники. Запрос на языке SQL

Создать таблицу с именем Сотрудники, код сотрудника установить счетчик, ФИО текст, паспортные данные текст, адрес фактического проживания текст, семейное положение текст, данные о дипломе текст, контактный телефон текст.

Сохранить данную таблицу.

При открытии данной таблице в режиме конструктор.

На языке SQL.

7. Становление связей

При правильном оформлении таблиц связь в ACCESS формируется автоматически.

Конструктор, отобразить таблицу, выбрать все представленные таблицы

8.Работа в СУБД при поиске, фильтрации и сортировки информации

Рассмотрим на примере созданной таблицы Сотрудники.

В каждом из столбцов есть числовой либо текстовой фильтр при помощи которого можно ускорить поиск данных одного из сотрудников.

Выделив галочкой нужного вам сотрудника.

И нажав ОК мы получим данные о сотруднике.

В столбце код сотрудника имеется сортировка от минимального к максимальному и максимальное к минимальному при помощи которого можно установить список в нужном вам порядке.

В данном примере от максимального к минимальному.

В столбце текстового типа данных имеется сортировка от А до Я и от Я до А при помощи которого можно установить список в нужном вам порядке.

В данном примере от А до Я.

9. Формирование запросов

Перекрестный запрос

Формируем с помощье мастера запросив перекресный запрос.

Используем таблицу Сотрудники.

Используя доступные поля, выбираем нужное. Пример ФИО и данные о дипломе.

Для использования их значения выберим в качестве заголовка столбца контактный телефон.

Функцию поля код сотрудников, максимум.

Просмотр зезультата запроса.

Запрос на выборку, создание таблицы, добавление информации в таблицу из существующей таблицы.

Для данного примера выбирем запрос о Сотрудниках и № Приказа приема на работу.

Создане, конструктор запроса, Сотруд добавить и Приказ добавить.

Закрыть. В поле выбрасть ФИО сотрудника № Приказа

Выполнить.

10. Добавление новой информации в строку таблицы, обновление даннях

Открыв сформированную таблицу Сотрудники, добавим данные нового сотруднка.

Закрыв и сохранив таблицу с новими даннями. Обновить все. В каждой из сформирующейся таблице будут добавленны данные нового сотрудника по запросу.

. Запрос дубликатов. Повторяющееся записи

Создать, мастер запросив, повторяющиеся запроси, таблица сотрудников, ФИО, код сотрудника,поиск повторений для Сотрудника.

В данном примере мы видем, что повторений нет.