Архивоведение в Оренбургской области
Содержание
Введение
. История Архива
.1 Историческая справка Оренбурга и Оренбургской губернии
. Современная система организации архива
.1 Нормативно-правовые акты
.2 Нормативно-правовые акты комитета по делам архивов
.3 Основные задачи комитета
.4 Основные функции и полномочия комитета
.5 Подведомственные организации
.6 Структура архивной службы Оренбургской области
.7 Основные права и обязанности комитета
.8 Организация деятельности комитета
.8.1 Совещательные органы
.8.2 Реорганизация и ликвидация комитета
. Обеспечение сохранности комплектов, учет и использование архивных документов
.1 Цели комитета. Состав и оснащенность Архива
.2 Реестр нормативно-правовых актов
.3 Публикационная деятельность. Печатные издания
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Архивы Оренбургской области являются хранилищами ценнейших документальных материалов, отражающих важнейшие этапы социально-экономического и политического развития Оренбургского края, исторические события республик Казахстана, Башкирии, Татарстана, республик Средней Азии, а также государств дальнего зарубежья: Польши, Чехии, Франции.
Около 3 млн. единиц хранения, размещенных в государственных, муниципальных архивах и архивах организаций, включены в Архивный фонд Российской Федерации, который на территории области ежегодно пополняется управленческой, научно-технической, аудиовизуальной документацией, документами личного происхождения в объеме 15-20 тыс. дел.
Архивы области осуществляют целый комплекс работ по обеспечению сохранности документов и удовлетворению информационных потребностей общества, законных прав, интересов граждан и государства.
Реформирование системы государственного управления в России поставило перед архивными органами и учреждениями новые задачи, в их числе перевод на новые принципы бюджетирования, которые являются одним из эффективных методов решения актуальных проблем в деятельности архивов.
В этой работе я рассмотрю вопросы, касающиеся организации государственного архива Оренбургской области. Контрольная работа состоит из таких элементов: введение, рассмотрение непосредственно самой темы, заключение и списка использованных источников.
Впервой главе речь идет об истории и исторической справки Оренбурга и Оренбургской губернии.
Во второй главе описывается современная система организации архива, нормативно-правовые акты в данном архиве, а так же комитета по делам архивов, основные задачи, функции, полномочия комитета. В работе разбирается совещательные органы, их реорганизация и ликвидация.
В третьей главе разбирается обеспечение сохранности комплектов, учет и использование Архивных документов. В этой же главе описываются цели, состав и оснащенность Архива, реестр нормативно-правовых актов и публикационная деятельность.
В заключении описывается работа, которая была проделана и проанализирована, с подробным описанием глав. В заключении подчеркиваются моменты важности методологии и организации работы архива.
Основной задачей ведения архива организации, является систематизация документов, их долговременное хранение и использование по назначению, поэтому выбранная тема актуальна, особенно в нашей стране.
архив комплект документ правовой
1. История архива
.1 Историческая справка Оренбурга и Оренбургской губернии
В сентябре 1919г. Главное управление архивным делом назначает в Оренбургскую губернию своего уполномоченного, на которого возлагает задачи: организацию государственного архива, спасение от гибели архивных материалов дореволюционных учреждений губернии и концентрацию их в государственном архиве.
Комплектование государственного архива началось в 1920г. .
С образованием Казахской автономной республики с центром в г.Оренбурге и включением в ее состав Оренбургской губернии, губернский архив перешел 1 сентября 1921г. В отделение академического центра Наркомпроса КаССР и реорганизован в центральный краевой архив Казахской республики до 1936г. - Киргизкой .
ноября 1922г. На основании Положения о губернских архивных бюро в состав центрального краевого архива было создано Оренбургское губернское архивное бюро на правах отдела.
В 1925г. с выходом Оренбургской губернии из КаССР в РСФСР архивное бюро было выделено из состава Центрального краевого архива.
На основании приказа Оренбургского губисполкома 39 от 27 июля 1925г. губернский архив перешел в его ведение, подчиняясь одновременно Управлению Центрального архива РСФСР.
августа 1925г. был произведен раздел фондов между Оренбургским губернским и центральным Казахским краевым архивом.
Архивное строительство в Оренбургской губернии с 1935г. - Оренбургская область до 1938г. осуществлялось в системе исполком местных советов.
За период 1926 - 1938гг. проводилась большая реорганизация архивной сети Оренбургской области, вызванная изменением административно-территориального деления и задачи архивного строительства.
Большая концентрация документальных материалов советского периода, начиная с 1925г. привела к необходимости разделения в 1927г. губернского архива на архив Октябрьской революции / АОР / и Исторический архив. В архив Октябрьской революции поступали материалы советского периода и в исторический архив материалы дореволюционных фондов. С этого же периода архивное бюро действовало как архивный орган.
ИСТАРХ и АОР - как единый государственный архив. Функции между архивным бюро и Госархивным были разграничены.
Ликвидация Оренбургской губернии и создание Оренбургского округа потребовали дальнейшей реорганизации в существующей сети архивов. 1 июня 1928г. приказом Оренбургской окружной организационной комиссии губернское архивное бюро было реорганизовано в окружное архивное бюро на правах подотдела Оренбургского окрисполкома.
Архивное бюро стало подчиняться непосредственно областному архивному бюро Средне-Волжского облисполкома в г. Самаре.
Последующее изменение административно-территориального деления - ликвидация округов в августе 1930г. преобразовало окружное архивное в Оренбургское кустовое архивное бюро при Оренбургском городском отделе народного образования с подчинением Седне-Волжскому краевому архивному бюро. В его функции входило руководство местным ИСТАРХом и АОРом и ведомственными архивами города Оренбурга и 12-ти районов.
ноября 1931г. на совещании Средне-Волжского краевого архивного управления принято решение об организации Оренбургского отделения Средне-Волжского краевого архивного управления при Оренбургском горсовете. Архивное отделение осуществляло контроль за ведомственными архивами в 11-ти районах Средне-Волжского края.
В 1937г. с увеличением масштаба деятельности Оренбургского областного государственного архива произведено разделение его на два областных государственных архива: Октябрьской революции и социального строительства и Исторический - с четко разграниченными функциями. Упорядочение архивного дела в стране к концу 1938г. не было закончено, архивные органы СССР не выполнили Постановление Президиума ЦИК СССР от 27 июня 1935г..
В целях коренного улучшения архивного дела в СССР Указом Президиума Верховного Совета СССР от 16 апреля 1938г. архивные учреждения были переданы в систему НКВД. В Чкаловской области с декабря 1938г. передача архивных учреждений в Управление НКВД произошла в октябре 1939г. В связи с этим областное архивное управление было реорганизовано в архивный отдел УНКВД по Чкаловской области, а районные государственные архивы стали подчиняться начальникам РОНКВД.
В соответствии с Положением о государственном архивном фонде СССР, утвержденным СНК СССР 29 марта 1941г. Областные государственные архивы Октябрьской революции и Исторический были объединены в один областной государственный архив, при котором были созданы три отдела: дореволюционных фондов, фондов Октябрьской революции и социалистического строительства и секретный. Эта реорганизация позволила ликвидировать параллелизм в работе двух областных государственных архива, и способствовала более правильной организации работы архивов как по упорядочению так и по использованию документных материалов государственного архивного фонда.
На основании директивного указания Министерства Внутренних дел РСФСР от 16 февраля 1961г. Был решен вопрос о слиянии архивного фонда УВД с облгосархивом. При этом были организованы:
. Отдел учета и хранения и НСА на базе отделов дореволюционных фондов, фондов Октябрьской революции и социалистического строительства, отдела секретных фондов.
. Организационно-инструкторский отдел - переименован в организационно-методический отдел.
В декабре 1961г. В соответствии с постановлением СМ РСФСР от 25 ноября 1961г. Об организации Главного архивного управления при СМ РСФСР и архивных отделом при СМ автономных республик и в составе крайисполкомов, облисполкомов, мозгорисполкомов и ленгорисполкомов.
Исполком областного совета решил:
. Организовать архивный отдел в составе облисполкома на базе архивного отдела УВД Оренбургского облисполкома.
Архивный отдел облисполкома создан в целях осуществления организационного и научнометодического руководства архивным делом в Оренбургской области. В функции отдела входит разработка вопросов организации архивного дела и постановки документальной части делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях области, контроль за выполнением архивными и другими учреждениями, предприятиями области постановлений и распоряжений СМ СССР, СМ РСФСР, решений и распоряжений Оренбургского облисполкома, осуществляет научное организационно-методическое руководство государственными и ведомственными архивами области, разрабатывает и вносит на рассмотрение партийных и советских органов области предложения по вопросам архивного дела и работы архивов учреждений области.
При архивном отделе образуются:) научный совет для рассмотрения важных вопросов теории и практики архивного отдела, публикации архивных документов и постановки документальной части делопроизводства, учреждений, организаций и предприятий.
б) экспертно-проверочная комиссия для решения вопросов об постановлении на хранении документов государственного архивного фонда СССР, хранящихся в государственных и ведомственных архивах области, уничтожении документов не подлежащих хранению.
На основании письма ГАУ при СМ СССР от 20 апреля 1964г. и решения промышленного облисполкома от 15 апреля 1963г. при архивном отделе была образована хозрасчетная группа для проведения научно-технической обработки документов в учреждениях, организациях и предприятиях области.
В соответствии с приказом начальника Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 13.03.70 при архивном отделе облисполкома в г. Оренбурге создан зональный научно-методический /ЗНМС / архивных учреждений Урала. Совет создан в целях координации научно-методической деятельности архивных учреждений зоны и совместной разработки ими актуальных проблем архивоведения и документоведения.
За период с 1970г. по 1980г. головной организацией ЗНМС является архивный отдел Оренбургского облисполкома. В состав совета вошли 7 областей. По решению ЗНМС Урала и согласия Глав архива РСФСР руководство зональным советом передано в архивный отдел Свердловского облисполкома.
В соответствии с решением исполкома Оренбургского облсовета от 28.12.76г. в целях улучшения руководства архивного учреждения области, повышение уровня организационной работы при архивном отделе была создана коллегия архивного отдела облисполкома.
Дополнение к исторической справке фонда 683 архивного отдела администрации Оренбургской области
За 1992-2003гг. в названии и функциях архивного отдела администрации Оренбургской области произошли следующие изменения.
В соответствии с распоряжением главы администрации Оренбургской области от 11 декабря 1991г. «О структуре администрации Оренбургской области» в связи с ликвидацией исполнительного комитета Оренбургского областного Совета народных депутатов и решением администрации Оренбургской области от 13 февраля 1992г. образован архивный отдел администрации Оренбургской области.
На основании приказа заведующей архивного отделом от 3 января 1996г. «О преобразовании экспертно-проверочной комиссии архивного отдела администрации области в экспертно-проверочную методическую комиссию (ЭПМК) архивного отдела администрации области» экспертно-проверочная комиссия архивного отдела преобразована в экспертно-проверочную методическую комиссию архивного отдела, объединив экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного отдела, методическую комиссию облгосархива, экспертно-методическую комиссию (ЭПМК) Центра документации новейшей истории.
ГАОО, фонд 683, опись 2, дело 1, лист 16
ГАОО, фонд 683, опись 2, дело 4, лист 12
ГАОО, фонд 683, опись 1, дело 188, лист 6
ГАОО, фонд 683, опись 8, дело 754, листы 79-80
ГАОО, фонд 683, опись 8, дело 754, листы 254-255
ГАОО, фонд 683, опись 8, дело 783, листы 46-49
ГАОО, фонд 683, опись 8, дело 756, лист 23
ГАОО, фонд 683, опись 7, дело 127
ГАОО, фонд 683, опись 8, дело 783, лист 55
ГАОО, фонд 683, опись 1, дело 1079
ГАОО, фонд 683, опись 6, дело 1, лист 6
ГАОО, фонд 683, опись 6, дело 2
ГАОО, фонд 683, опись 12, дело 1
ГАОО, фонд 683, опись 12, дело 19, лист 3
ГАОО, фонд 683, опись 13, дело 1, лист 44
. Современная система организации архива
.1 Нормативные правовые акты
Федеральный Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Федеральный закон от 2.05.2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010 N 227-ФЗ)
Постановление Правительства РФ № 170 «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов правительства СССР».
Приказ Минкультуры РФ от 12.01.2009 № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации».
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении правил организации хранения, копмлектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук» с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16.02.2009 № 68, зарегистрирован в Минюсте России 05.05.2009, регистрационный № 13893.
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 375 «Об утверждении положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов российской федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел».
Приказ Министра культуры РФ и Федеральный архив агентства от 14.03.2000 № 167/13 «Об утверждении Инструкции по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации) и мерах по организации ее внедрения».
Приказ Федеральной архивной службы России и Министерства юстиции Российской Федерации от 02.08.1999 № 38_230 «Об утверждении правил передачи в государственные архивы книг государственной регистрации актов гражданского состояния, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг.
Закон Оренбургской области от 17 августа 2005 года № 2551/460-III-ОЗ «Об архивном деле в Оренбургской области» (в ред. от 28.09.2010 N 3823/888-IV-ОЗ)
Закон Оренбургской области от 17.06.2009 г. № 3039 «Об обязательном экземпляре документов».
Указ Губернатора Оренбургской области от 16.12.2005 № 142-ук (в ред. от 15.03.2010 № 40-ук) «Об утверждении положения и численности комитета по делам архивов Оренбургской области».
.2 Нормативные правовые акты комитета по делам архивов
Приказ комитета по делам архивов от 17.04.2013 № 23 «Об утверждении предельных цен на работы и услуги, выполняемые ГБУ «ГАОО» и его филиалами».
Приказ комитета по делам архивов от 17.04.2013 № 24 «Об утверждении предельных цен на работы и услуги, выполняемые ГБУ ЦДНИОО».
Административные регламенты комитета по делам архивов Оренбургской области - полномочия:
комитет по делам архивов Оренбургской области (далее - комитет) является органом исполнительной власти Оренбургской области и входит в систему органов исполнительной власти Оренбургской области.
комитет осуществляет государственное управление архивным делом в области, а также контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов.
.3 Основные задачи комитета
Основными задачами комитета являются:
осуществление на территории Оренбургской области государственной политики в области архивного дела;
организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Оренбургской области;
развитие и совершенствование архивного дела, соблюдение единых принципов организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;
координация деятельности подчиненных государственных архивов, обеспечение их функционирования;
обеспечение соблюдения законодательства Российской Федерации и законодательства Оренбургской области об архивном деле на территории области.
.4 Основные функции и полномочия комитета
Комитет в целях реализации возложенных на него задач:
в установленном порядке осуществляет контроль за соблюдением федерального законодательства и законодательства Оренбургской области об архивном деле в пределах своей компетенции;
организует комплектование, хранение, учет и использование документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;
организует государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Оренбургской области и ведение централизованного государственного учета этих документов;
организует работу государственных архивов по выявлению и отнесению архивных документов к особо ценным и уникальным документам, а также по созданию и хранению их страховых копий;
анализирует состояние архивного дела в области, изучает тенденции, определяет концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей;
разрабатывает проекты законодательных и иных нормативных правовых актов Оренбургской области по вопросам обеспечения сохранности, учета, пополнения и использования Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;
подготавливает проекты и организует реализацию областных программ развития архивного дела, а также разработку и выполнение основных направлений развития архивного дела в Оренбургской области на текущий календарный год;
организует реализацию в установленном порядке на территории области федеральных программ развития архивного дела;
организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры государственных архивов области;
выступает учредителем государственных архивных учреждений - государственных архивов области;
утверждает предельные цены на работы и услуги, выполняемые государственными архивами области;
координирует работу подчиненных ему государственных архивов области, оказывает им методическую помощь;
организует экспертизу научной и практической ценности документов, отбор их на постоянное хранение в государственные архивы Оренбургской области;
подготавливает заключения (представления) о передаче архивных документов, находящихся в государственной собственности Оренбургской области, в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;
совместно с собственниками архивных документов в установленном порядке решает вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда Оренбургской области;
реализует преимущественное право государственных архивов на приобретение архивных документов частной собственности;
определяет перспективы информатизации архивного дела, организует создание информационных сетей и баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;
координирует научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов; участвует в работе научно-методического совета архивных учреждений Приволжского федерального округа; организует мероприятия по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела;
координирует работу научного совета государственных архивов в области архивоведения, документоведения и археографии;
разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
рассматривает перечни документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти области и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству;
согласовывает нормативные документы по архивному делу и делопроизводству органов государственной власти области, подведомственных им органов и организаций, других организаций - источников комплектования государственных архивов по договору (соглашению);
организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов;
организует издание справочно-информационной литературы о составе и содержании документов по актуальной тематике, хранящихся в государственных архивах Оренбургской области, для использования их в политических, социально-экономических, научных и культурных целях;
организует обеспечение органов государственной власти и органов местного самоуправления ретроспективной информацией, необходимой для осуществления ими властных полномочий, принятия и реализации управленческих решений; изучает потребности общества в указанной информации в целях эффективного использования архивных документов;
организует внедрение в практику работы архивных учреждений области наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов;
организует повышение квалификации работников комитета, государственных архивов, архивов и делопроизводственных служб организаций - источников комплектования государственных архивов;
в установленном порядке участвует в разработке, заключении и выполнении отраслевого (тарифного) соглашения в качестве представителя работодателя от лица подчиненных комитету государственных архивов при условии делегирования комитету соответствующих полномочий; содействует решению вопросов улучшения условий труда работников архивных учреждений области, их социальной защиты;
организует своевременное рассмотрение и разрешение предложений, заявлений и жалоб граждан; принимает по ним необходимые меры: проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции комитета; осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в государственных архивах;
в установленном порядке взаимодействует с архивными учреждениями зарубежных стран; принимает участие в работе совещаний и международных конференций по архивному делу, осуществляет взаимовыгодный обмен документированной информацией;
организует ведение бухгалтерского учета, статистического учета и отчетности подчиненных комитету государственных архивов области;
анализирует потребности в капитальном строительстве, реконструкции, ремонте зданий и сооружений государственных архивов области, участвует в приемке вводных объектов в эксплуатацию;
организует и обеспечивает мобилизацию архивных документов, в части, касающейся их защиты в военное время, участвует в разработке мобилизационного плана экономики области, в пределах своих полномочий;
организует и обеспечивает воинский учет и бронирование на период мобилизации и на военное время граждан, пребывающих в запасе, и работающих в организациях, находящихся в сфере ведения или деятельность которых связана с деятельностью комитета;
осуществляет иные функции в соответствии с действующим законодательством и полномочиями комитета.
(Указ Губернатора Оренбургской области от 16.12.2005 № 142-ук (в ред. от 15.03.2010 № 40-ук) «Об утверждении положения и численности комитета по делам архивов Оренбургской области»)
2.5 Подведомственные организации
На 01.01.2012 в сети архивных учреждений Оренбургской области действуют всего 56 архивных учреждений, из них 2 - подведомственные комитету: государственные бюджетные учреждения «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО») и «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (ГБУ «ЦДНИОО»), 3 филиала ГБУ «ГАОО» в городах Бугуруслане, Бузулуке, Орске, а также 51 муниципальный архив.
Комитет и подведомственные ему государственные архивы финансируются из областного бюджета.
Государственные архивы области проводят платные работы и услуги в соответствии с «Перечнем платных работ и услуг, выполняемых государственными архивами Оренбургской области», утвержденным постановлением Правительства Оренбургской области от 10.01.2006 № 3-п. Предельные цены на услуги согласованы с Департаментом Оренбургской области по ценам и регулированию тарифов (приказ от 27.11.2007 № 05-07/А 2) и утверждены комитетом по делам архивов Оренбургской области (приказ от 30.11.2007 № 32).
Главным распорядителем средств, выделяемых из областного бюджета, является Комитет.
Формирование и содержание муниципальных архивов, включая хранение архивных фондов поселений, финансируются из бюджетных средств муниципальных образований области.
Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО»)
Филиал ГБУ «ГАОО» в г . Бугуруслане
Филиал ГБУ «ГАОО» в г. Бузулуке
Филиал ГБУ «ГАОО» в г. Орске
Государственное бюджетное учреждение «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (ГБУ «ЦДНИОО»)
Руководители архивных учреждений Оренбургской области.
Комитету непосредственно подчиняются два государственных архива:
Государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Оренбургской области» (ГБУ «ГАОО»)
Государственное бюджетное учреждение «Центр документации новейшей истории Оренбургской области» (ГБУ «ЦДНИОО»).
.6 Структура архивной службы Оренбургской области
Комитет по делам архивов Оренбургской области является органом исполнительной власти Оренбургской области и входит в систему органов исполнительной власти Оренбургской области.
Комитет осуществляет государственное управление архивным делом в области, а также контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов.
Комитет осуществляет свою деятельность как непосредственно, так и во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Оренбургской области, иными государственными органами и учреждениями, созданными для реализации отдельных функций государственного управления, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.
Основными задачами комитета являются:
осуществление на территории Оренбургской области государственной политики в области архивного дела;
организация и обеспечение формирования, сохранности и использования Архивного фонда Оренбургской области;
развитие и совершенствование архивного дела, соблюдение единых принципов организации комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;
координация деятельности подчиненных государственных архивов, обеспечение их функционирования;
обеспечение соблюдения законодательства Российской Федерации и законодательства Оренбургской области об архивном деле на территории области.
.7 Основные права и обязанности комитета
Комитет в целях реализации возложенных на него задач имеет право:
вступать по поручению Губернатора Оренбургской области в отношения с юридическими и физическими лицами по вопросам, отнесенным к его компетенции;
вносить в органы государственной власти предложения о внесении изменений, дополнений или отмене законодательных и иных нормативных правовых актов Оренбургской области по вопросам архивного дела;
осуществлять взаимодействие с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории Оренбургской области по вопросам, отнесенным к ведению субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
заключать договоры (соглашения) с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории Оренбургской области по архивным вопросам;
осуществлять межрегиональное и международное сотрудничество в области архивного дела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Оренбургской области в пределах своей компетенции;
получать в установленном порядке от государственных и муниципальных учреждений, а также от организаций независимо от организационно-правовой формы и формы их собственности необходимые материалы о работе архивов;
осуществлять взаимодействие с органами местного самоуправления поселений, муниципальных районов, городских округов, расположенными на территории Оренбургской области, осуществляющими управление архивным делом в соответствующих муниципальных образованиях;
оказывать методическую помощь муниципальным архивам, архивам и делопроизводственным службам негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения в организации их работы по комплектованию, учету, обеспечению сохранности и использованию документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов;
давать в пределах своей компетенции государственным органам исполнительной власти Оренбургской области и государственным организациям области рекомендации по архивному делу и делопроизводству;
организовывать и проводить в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры государственных архивов, рассматривать и решать вопросы распределения архивных фондов между ними;
организовывать выпуск периодических изданий, информационных, методических, справочных и других материалов по вопросам, входящим в компетенцию комитета;
в установленном порядке выполнять функции учредителя подведомственных учреждений;
вносить предложения Губернатору Оренбургской области по созданию, реорганизации и ликвидации подведомственных комитету государственных архивных учреждений;
привлекать на договорной основе научные организации, специалистов, создавать временные творческие (научные) коллективы, экспертные, консультативные рабочие группы для выполнения работ в целях развития архивного дела и осуществлять их финансирование;
ставить вопросы перед правоохранительными органами о привлечении руководителей организаций независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности к уголовной, административной и иной установленной законодательными и другими правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области ответственности за нарушение законодательства об архивном деле;
создавать комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов, в соответствии с действующим законодательством;
согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые организациями - источниками комплектования государственных архивов;
разрабатывать методические документы по направлениям деятельности архивных учреждений;
объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения, археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов;
обращаться в суды в случаях нарушения на территории Оренбургской области порядка проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся в частной собственности.
Комитет обязан:
обеспечивать реализацию решений федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти области по вопросам, входящим в его компетенцию;
организовывать информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Оренбургской области и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных поисковых систем по архивным документам;
осуществлять контроль за деятельностью государственных архивов и других подведомственных архивных учреждений;
осуществлять контроль за использованием бюджетных средств государственными архивами;
рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам, входящим в компетенцию комитета.
.8 Организация деятельности комитета
Комитет возглавляет председатель комитета по делам архивов Оренбургской области, осуществляющий на принципах единоначалия руководство комитетом.
Председатель имеет одного заместителя председателя комитета.
Председатель и его заместитель назначаются и освобождаются от должности Губернатором Оренбургской области.
Председатель комитета и его заместитель имеют право составлять протоколы об административных правонарушениях правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии со статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА:
руководит деятельностью комитета на принципах единоначалия, принимает решения по вопросам, входящим в его компетенцию, и несет персональную ответственность за результаты его деятельности;
издает в пределах полномочий приказы;
решает в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Оренбургской области о государственной гражданской службе вопросы, связанные с прохождением государственной гражданской службы в комитете;
представляет в установленном порядке особо отличившихся работников архивных учреждений области к награждению государственными наградами и к другим видам поощрения;
утверждает уставы, назначает и освобождает от должности руководителей государственных архивов, их заместителей, по отношению к которым комитет является учредителем;
является распорядителем кредитов и средств в пределах утвержденных смет и ассигнований;
утверждает штатные расписания комитета в пределах численности, утвержденной Губернатором Оренбургской области, и подчиненных комитету государственных архивов;
утверждает сметы расходов аппарата комитета и подчиненных ему государственных архивов в пределах средств областного бюджета, выделенных на его содержание;
проводит личный прием граждан, определяет порядок и несет персональную ответственность за организацию приема и рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан должностными лицами комитета по вопросам, входящим в его компетенцию.
.8.1 Совещательные органы
При комитете создаются совещательные органы:
коллегия, в состав которой входят председатель комитета (председатель коллегии), его заместитель (заместитель председателя коллегии), специалисты комитета, руководители государственных архивов и по согласованию работники других учреждений;
экспертно-проверочная методическая комиссия (далее - ЭПМК), в состав которой входят заместитель председателя комитета (председатель ЭПМК), специалисты комитета, государственных архивов и по согласованию - специалисты муниципальных архивов, архивов и делопроизводственных служб организаций - источников комплектования государственных архивов.
положения о коллегии, ЭПМК, их персональные составы утверждаются председателем комитета.
При комитете могут создаваться другие совещательные и консультативные органы. Положения о них и их персональный состав утверждаются председателем комитета.
.8.2 Реорганизация и ликвидация комитета
Ликвидация и реорганизация комитета осуществляются Губернатором Оренбургской области в соответствии с действующим законодательством.
3. Обеспечение сохранности, комплектования, учет и использование архивных документов
.1 Цели комитета. Состав и оснащенность архивных фондов
Стратегическая цель деятельности Комитета - «Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в интересах государства, общества, сегодняшнего и будущих поколений российских граждан». Эта цель останется неизменной, в полной мере соответствует основным функциям Комитета, выполняемым на постоянной основе, и приоритетам, определенным посланиями Президента Российской Федерации и «Стратегией развития Оренбургской области до 2020 года и на период до 2030 года», утвержденной постановлением Правительства Оренбургской области от 20.08.2010 № 551-пп. В частности, она направлена на реализацию следующих стратегических целей Правительства Оренбургской области:
. Развитие человеческого потенциала и рост благосостояния населения.
Достижение цели требует реализации следующих задач:
Повышение уровня культуры населения. Обеспечение прав граждан на доступ к культурным ценностям, сохранение историко-культурного наследия.
Обеспечение качества и разнообразия услуг, предоставляемых в сфере культуры.
. Повышение эффективности государственного управления и бюджетного планирования.
Достижение цели требует реализации следующих задач:
Качественное исполнение функций органов исполнительной власти, ориентированность их деятельности на результат.
Повышение доступности предоставления государственных и муниципальных услуг. Создание информационной инфраструктуры, баз данных и обеспечение информационной безопасности. Для достижения этих целей и реализации стратегических задач региона, стратегическая цель Комитета формулируется следующим образом:
Повышение эффективности государственного управления в сфере архивного дела в Оренбургской области.
Для достижения качественных результатов в культурной политике, охватывающих в целом всю установленную сферу деятельности Комитета, выделяются следующие три взаимоувязанные приоритетные тактические задачи.
Задача 1. Обеспечение сохранности, формирование и учет документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам - обеспечивает достижение двух стратегических целей Оренбургской области: «Повышение эффективности государственного управления и бюджетного планирования», «Развитие человеческого потенциала и рост благосостояния населения» в части повышения уровня культуры населения, обеспечения прав граждан на доступ к культурным ценностям, сохранение историко-культурного наследия, а также обеспечения качества и разнообразия услуг, предоставляемых в сфере культуры.
Система мер по обеспечению сохранности, формированию и учету документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам, включает в себя комплекс мероприятий по созданию оптимальных (нормативных) условий хранения архивных документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии в подведомственных Комитету государственных архивах области.
Задача 2. Обеспечение качества государственных услуг, удовлетворение потребностей и реализация конституционных прав граждан на доступ к информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документах - обеспечивает достижение двух стратегических целей Оренбургской области:
«Повышение эффективности государственного управления и бюджетного планирования»;
«Развитие человеческого потенциала и рост благосостояния населения» в части обеспечения прав граждан на доступ к культурным ценностям, повышение доступности предоставления государственных услуг, а также обеспечения их качества и разнообразия. Создание информационной инфраструктуры, баз данных и обеспечение информационной безопасности.
Задача 3. Осуществление государственного управления архивным делом в Оренбургской области - обеспечивает достижение стратегической цели Оренбургской области «Повышение эффективности государственного управления и бюджетного планирования» в части качественного исполнения функций органов исполнительной власти, ориентированность их деятельности на результат.
Осуществление государственного управления архивным делом на территории Оренбургской области в целях дальнейшего его развития и совершенствования предполагает улучшение кадрового обеспечения и повышение квалификации работников Комитета.
Цели, задачи и показатели общественно значимых результатов деятельности Комитета до 2015 года с их разбивкой по годам даны в Приложении № 4 «Основные показатели деятельности комитета по делам архивов Оренбургской области».
Повышение эффективности государственного управления в сфере архивного дела в Оренбургской области.
Задача 1 Обеспечение сохранности, формирование и учет документов Архивного фонда Российской Федерации, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам.
Показатель 1. Уровень оснащенности пожарной сигнализацией (% от имеющихся площадей кв.м.).
Общая площадь государственных архивов на 01.01.2012 составляет 11 119,6 кв.м. (ГБУ «ГАОО» и его филиалы - 8267,6 кв.м.; ГБУ «ЦДНИОО» -2 852,0 кв.м.).
На 01.01.2012 площади всех помещений государственных архивов, оборудованных системами пожарной сигнализации, составляют всего 9 029,1 кв.м. для обеспечения сохранности 1 557 250 тыс.ед.хр.:
в ГБУ «ГАОО» и его филиалах - 6 177,1 кв.м., (74,7% от общей площади архивов на 01.12.2012 - 82 67,6 кв.м.) для усиления пожарной безопасности 799 356 тыс.ед.хр. Не установлена система пожарной сигнализации в здании филиала ГБУ «ГАОО» в г. Орске на площади 1 753 кв.м. с объемом 150,475 тыс. ед.хр.;
в ГБУ «ЦДНИОО» площадь оснащения системой пожарной сигнализацией составляет 2 852 кв.м. (100%).
За отчетный 2011 год в ГБУ «ГАОО», его филиалах, в ГБУ «ЦДНИОО» изменений по данному показателю не произошло.
В текущем 2012 году планируется установка пожарной сигнализации в филиале ГБУ «ГАОО» в г. Орске на площади 1 753 кв.м.
Оснащение архивных учреждений системами пожарной сигнализации проводится в целях обеспечения противопожарного режима, регламентируемого соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.
Показатель 2. Уровень оснащенности системами автоматического пожаротушения и оповещения людей о пожаре (% от имеющихся площадей кв. м.).
На 01.01.2012 площадь оснащенности системами автоматического пожаротушения и оповещения людей о пожаре в ГБУ «ГАОО» и его филиале в г. Бугуруслане составляет 2 644,0 кв.м. что обеспечивает пожарную безопасность 343,024 тыс. ед.хр. .
В ГБУ «ГАОО» (хранилище № 1) и его филиалах в гг. Бузулуке, Орске, а также в ГБУ «ЦДНИОО» системы автоматического пожаротушения на 01.01.2012 отсутствуют.
За отчетный 2011 год в ГБУ «ГАОО» и его филиалах изменений по данному показателю не произошло.
На 2012 год в ГБУ «ЦДНИОО» планируется установка системы автоматического пожаротушения тонкораспыленной водой во всех архивохранилищах общей площадью 2 557,1 кв.м., что обеспечит полную пожарную безопасность архива.
На 2013 год планируется установка системы автоматического пожаротушения в г. Орске на площади 1 753 кв.м. и г.Бугуруслане на площади 1 240 кв.м..
Установка системы пожаротушения проводится в целях обеспечения противопожарного режима, регламентируемого соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.
Показатель 3. Обеспеченность вневедомственной охраной (%).
На 01.01.2012 обеспеченность вневедомственной охраной в целом по государственным архивам составляет 60%. В ГБУ «ГАОО» и его филиале в г. Орске, ГБУ «ЦДНИОО» созданы круглосуточные посты вневедомственной охраны. Здание филиала в г. Бузулуке сдается на пульт вневедомственной охраны. В г.Бугуруслане установлен пост вневедомственной охраны с 20-00-8-00 утра следующего дня, с 8-00 утра до 20-00 - дежурные сторожа.
За отчетный 2011 год всеми государственными архивами области заключен государственный контракт по охране и соблюдению пропускного и внутриобъектового режимов.
Планируется в 2012-2015 гг. всеми государственными архивами области перезаключать государственные контракты по охране и соблюдению пропускного и внутриобъектового режимов.
Показатель 4. Оснащенность современным стеллажным оборудованием (% от общей протяженности стеллажных полок, требующих замены).
На 01.01.2012 современным стеллажным оборудованием государственные архивы области оснащены на 72,7%, что составляет 24 600,9 тыс. пог.м. Общая протяженность стеллажных полок в государственных архивах составляет 33 834,9 тыс. пог.м., из них 9 234,0 тыс. пог.м. требуют замены, что составляет - 27,3%.
За отчетный 2011 год в филиале ГБУ «ГАОО» в гг.Бугуруслане и Орске площадь архивных полок всего увеличилась на 600 пог.м. (в филиале г.Бугуруслана на 222 пог.м., в филиале г.Орска на 378 пог.м.);
в ГБУ «ЦДНИОО» протяженность стеллажных полок увеличена на 2 пог.м.
В 2012 году планируется дополнительно установить 28 пог.м. стеллажей в филиале ГБУ «ГАОО» в г. Бузулуке.
В 2013-2015 гг. потребуется установка стеллажей в хранилищах ГБУ «ГАОО» по ул. М. Жукова, д. 42 (после передачи здания на баланс и проведения ремонтных работ).
Показатель 5. Оснащенность архивными коробками для картонирования документов (% от общего кол-ва ед.хр.).
На 01.01.2012 в ГБУ «ГАОО» и его филиалах, ГБУ «ЦДНИОО» закартонировано 1 863,803 тыс.ед.хр., что составляет 97 % от общего количества хранящихся документов - 1 917,800 тыс.ед.хр. В ГБУ «ЦДНИОО» закартонировано 100% хранящихся дел.
За отчетный 2011 год закартонировано 8,631 тыс.ед.хр., поступивших на хранение в государственные архивы от организаций - источников комплектования и ликвидированных организаций. В ГБУ «ГАОО» и его филиалах 7,440 ед.хр., ГБУ «ЦДНИОО» - 1,191 ед.хр..
В 2012 году в государственных архивах планируется закартонировать 7 334 ед.хр., в том числе:
ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 6 252 ед.хд.;
ГБУ «ЦДНИОО» - 1 082 ед.хр.
На 2013-2015 гг. запланировано картонирование 13,420 тыс.ед.хр. (дела при плановом приеме от источников комплектования и замена ветхих архивных коробок), в том числе:
ГБУ «ЦДНИОО» - 1 920 ед.хр. .
Проведение работы по картонированию документов обеспечивает сохранность архивных документов от воздействия внешних факторов (пыль, свет). Отсутствие коробок приводит к затуханию текста документов, соответственно в дальнейшем - к невозможности их использования, то есть к их утрате.
Показатель 6. Количество дел (документов), требующих реставрации (ед.хр./ %).
В государственных архивах на 01.01.2012 подлежит реставрации 480,016 тыс.ед.хр., что составляет 25% от объема всех хранящихся документов. В ГБУ «ГАОО» подлежит реставрации 43 % от объема всех хранящихся документов. Всего в ГБУ «ГАОО» и его филиалах нуждается в реставрации различной степени 460,029 тыс. ед.хр.; в ГБУ «ЦДНИОО» - нуждается в реставрации 19,987 ед.хр., что составляет 2,4% от объема всех хранящихся документов.
За отчетный 2011 год государственными архивами области всего отреставрировано - 1,466 тыс. ед.хр. (ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 793 ед.хр., ГБУ «ЦДНИОО» - 673 ед.хр.).
На 2012 год планируется отреставрировать всего 1 713 ед.хр., в том числе:
ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 1173 ед.хр.;
ГБУ «ЦДНИОО» - 540 ед.хр.
Планируется на 2013-2015 годы отреставрировать всего 3 120 тыс. ед.хр. (ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 1 500 ед.хр.; ГБУ «ЦДНИОО» - 1 620 тыс. ед.хр.).
Показатель обусловлен необходимостью восстановления поврежденных документов. В том числе спорами плесневого грибка; вероятностью невосполнимой утраты архивных документов, возрастающей с течением времени, а также в связи с воздействием неблагоприятных факторов (резкой смены температуры, длительного воздействия щелочи, попавшей на документы во время пожара).
Показатель 7. Уровень обеспеченности оригиналов документов копиями страхового фонда и фонда пользования (% от общего объема хранящихся документов).
На 01.01.2012 объем работы по созданию государственными архивами страхового фонда составляет 41,260 тыс. ед.хр., что составляет всего 2 % от общего количества хранящихся документов (1 917,800 тыс.ед.хр.), в том числе:
в ГБУ «ГАОО» - 26,280 тыс. ед.хр., что составляет 2,45 % от общего количества хранящихся документов (1 069,881 тыс.ед. хр.);
в ГБУ «ЦДНИОО» - 14, 980 тыс.ед.хр., что составляет 1,8 % от общего количества хранящихся документов (847,919 тыс.ед.хр.).
Фонд пользования создан в ГБУ «ГАОО» и ГБУ «ЦДНИОО» в общем объеме на 2,270 тыс. ед.хр. (в ГБУ «ГАОО» - 1020 ед.хр., в ГБУ «ЦДНИОО» на 1 250 ед.хр.).
За отчетный 2011 год создан страховой фонд в общем объеме на 0,647 тыс. ед.хр. (в ГБУ «ГАОО» на 0,238 ед.хр., в ГБУ «ЦДНИОО» на 0,409 ед.хр.).
В 2011 году работа по созданию фонда пользования на документы проводилась только в ГБУ «ГАОО», в объеме 301 ед.хр.
В текущем 2012 году планируется провести страховое копирование архивных документов всего в объеме - 754 ед.хр. в том числе:
ГБУ «ГАОО» - 400 ед.хр.;
ГБУ «ЦДНИОО» - 354 ед.хр.
Планируется на 2013-2015 годы страховое копирование архивных документов в общем объеме 2,147 тыс. ед.хр. (в ГБУ «ГАОО» на 1 200 ед.хр. в ГБУ «ЦДНИОО» - 947 ед.хр.).
На 2013-2015 год фонд пользования планируется создать всего в объеме 2,146 тыс. ед.хр. (в ГБУ «ГАОО» на 1 200 ед.хр., в ГБУ «ЦДНИ-ОО» - 946 ед.хр.).
Страховой фонд и фонд пользования в архивах создаются в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов.
Показатель 8. Количество упорядоченных управленческих документов (утвержденных на ЭПМК комитета по делам архивов Оренбургской области) в организациях - источниках комплектования архивов (%).
На 01.01.2012 в организациях - источниках комплектования ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске, ГБУ «ЦДНИОО» находится на временном хранении всего 218,372 тыс.ед.хр. управленческой документации (ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 217,998 тыс. ед.хр., ГБУ «ЦДНИОО» - 0,374 тыс.ед.хр.). Из них упорядочено (утверждено на ЭПМК комитета по делам архивов) - 161,558 тыс. ед.хр., что составляет 74% от общего количества дел, хранящихся в организациях-источниках комплектования государственных архивов.
В государственных архивах (ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске) нуждается в упорядочении 56,821 тыс. ед.хр., что составляет 26% от общего количества хранящихся документов в организациях - источниках комплектования.
За отчетный 2011 год упорядочено (утверждено на ЭПМК комитета по делам архивов) - 3,983 тыс.ед.хр. (ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 3,623 тыс.ед.хр.; ГБУ «ЦДНИОО» - 0,360 ед.хр.).
В текущем 2012 году государственными архивами запланировано упорядочение (утверждение) документов всего 5 481 ед.хр.
ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 5 361 ед.хр.;
ГБУ «ЦДНИОО» - 120 ед.хр.
На 2013-2015 годы запланировано упорядочение (утверждение) документов всего 15,225 тыс. ед.хр. (ГБУ «ГАОО» и его филиалами - 14,800 ед.хр., ГБУ «ЦДНИОО» - 0,425 ед.хр.).
Организация работы архивов по упорядочению документов в источниках комплектования проводится в целях включения архивных документов организаций в состав Архивного фонда Российской Федерации по истечении их сроков временного хранения.
Показатель 9. Прием документов в соответствии со сроками, установленными Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
На 01.01.2012 г.г. в государственных архивах области находится на постоянном хранении 1 917,800 тыс. ед.хр.
За отчетный 2011 год государственными архивами принято всего 8,163 тыс. ед.хр.
В текущем 2012 году планируется принять на постоянное хранение всего 9,061 тыс. ед.хр., в том числе:
в ГБУ «ГАОО» и его филиалы - 8,514 тыс.ед.хр.;
в ГБУ «ЦДНИОО» - 0,547 тыс.ед.хр.
Планируется на 2013-2015 годы принять на постоянное хранение всего 7,600 тыс. ед.хр., в том числе в ГБУ «ГАОО» и его филиалы - 7,000 тыс. ед.хр., в ГБУ «ЦДНИОО» - 0,600 ед.хр.
Показатель10. Оснащенность программным лицензионным обеспечением (кол-во требуемых лицензионных программ).
На 01.01.2012 оснащенность программным лицензионным обеспечением в государственных архивах области (ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске, ГБУ «ЦДНИОО») составляет 76% от общего количества требуемых лицензий на программное обеспечение:
в ГБУ «ГАОО» и его филиалах в городах Бугуруслане, Бузулуке, Орске имеется 60 лицензий на программное обеспечение. Оснащенность программным лицензионным обеспечением составляет 50% от общего количества требуемых лицензионных программ. Требуется приобрести и установить 120 лицензий на программное обеспечение.
В ГБУ «ЦДНИОО» имеется 31 лицензия на программное обеспечение: Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Server 2008, Dr Web, 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения, 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения. Оснащенность программным лицензионным обеспечением составляет 94% от общего количества требуемых лицензионных программ.
За отчетный 2011 год государственными архивами приобретено всего 14 лицензий на программное обеспечение, в том числе: в ГБУ «ГАОО» - 6 лицензий - Microsoft Office 2003; в ГБУ «ЦДНИОО» - 8 лицензий на программное обеспечение, в т.ч.: 2 программы для бухгалтерии - 1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 8 и 1 программа 1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения.
В текущем 2012 году ГБУ «ГАОО» и его филиалами планируется приобрести 94 лицензии на 8 программ: Windows 7 Professional, Office 2010, Standard, Office Access 2010, Adobe Photoshop CS5, Entensys User Gate, ABBYY Fine Reader 11, Nero 11; ГБУ «ЦДНИОО» планируется приобрести 7 лицензий на программное обеспечение, в том числе 6 лицензий на программное обеспечение WINDOWS-7 для 1 ноутбука и 5 компьютеров и 1 лицензия на программное обеспечение BCS-2 для цветного планетарного сканера ЭЛАРПланСкан А2-ЦЗР.
В 2013-2015 годы всего планируется приобрести 29 лицензий на программное обеспечение, в том числе; в ГБУ «ГАОО» - 25 лицензий, в ГБУ «ЦДНИОО» - 4 лицензии.
Оснащение программным обеспечением необходимо для обеспечения доступа пользователей к документной информации и создание современных справочно-поисковых средств к архивным документам.
Показатель 11. Уровень обеспеченности кадровым составом государственных архивов по выполнению первой тактической задачи.
На 01.01.2012 общая штатная численность государственных архивов составляет 158 человек, из 110 человек выполняют первую тактическую задачу, что составляет 44% от требуемого. Всего требуется для выполнения государственными архивами в полном объеме работ по обеспечению сохранности, формированию и государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации - 49 человек, в том числе ГБУ «ГАОО» и его филиалам в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 43 человека; ГБУ «ЦДНИОО» - 6 человек.
За отчетный 2011 год штатная численность государственных архивов увеличилась на 9 единиц, в том числе: в ГБУ «ГАОО» и филиале в г. Орске на 8 штатных единиц, в ГБУ «ЦДНИОО» на 1 штатную единицу.
В ГБУ «ГАОО» в 2012 году планируется ввести дополнительно 2,5 штатных единиц: 1 единицу делопроизводителя, 1- старшего научного сотрудника в отдел КАОиД и 0,5 юриста.
В ГБУ «ЦДНИОО» в 2012 году планируется ввести 2 штатные единицы в отдел комплектования, архивов организаций и делопроизводства для создания сектора упорядочения и экспертизы ценности документов с целью обработки документов ликвидированных организаций на договорной основе.
Планируется на 2013-2015 годы ввести всего 8 штатных единиц: в ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 4 штатных единицы для работ по обеспечению сохранности и государственному учету документов,
в ГБУ «ЦДНИОО» - 4 штатные единицы, в том числе: 1 штатная единица - в сектор упорядочения и экспертизы ценности документов отдела комплектования, архивов организаций и делопроизводства для обработки документов ликвидированных организаций на договорной основе, 1 штатная единица - в отдел справочно-поисковых средств для работы по созданию каталогов, 2 штатные единицы - в отдел страхового копирования, реставрации и переплета документов для оцифровки документов и НСА к ним.
Показатель 12. Уровень повышения квалификации работников государственных архивов по выполнению первой тактической задачи.
На 01.01.2012 уровень повышения квалификации работников государственных архивов по основной деятельности составляет 18% от общего количества сотрудников, выполняющих первую тактическую задачу (84 сотрудника).
За отчетный 2011 год повысили квалификацию всего 15 человек, в том числе в ГБУ «ГАОО» и его филиалах в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 12 человек; ГБУ «ЦДНИОО» - 3 человека.
В 2012 году повышение квалификации в ГБУ «ГАОО» планируется 1 чел., в ГБУ «ЦДНИОО» - 1 чел.
Планируется на 2013-2015 годы повысить квалификацию 26 сотрудников (в ГБУ «ГАОО» и его филиалах - 18, в ГБУ «ЦДНИОО» - 8 человек).
Задача 2. Обеспечение качества государственных услуг, удовлетворение потребностей и реализация конституционных прав граждан на доступ к информации, содержащейся в документах Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документах.
Показатель 1. Уровень исполнения запросов в установленные сроки (%).
За отчетный 2011 год в государственные архивы области поступило 19 524 запроса социально-правового характера (в ГБУ «ГАОО» и его филиалы поступило 16 833 запроса, в ГБУ «ЦДНИОО» - 2 691).
Всего исполнено по документам архивов - 17 726 (91% от общего количества поступивших запросов). ГБУ «ГАОО» и его филиалами исполнено 15 109 запросов, ГБУ «ЦДНИОО» - 2 617.
С положительным результатом исполнено 13 551 запроса (69% от общего количества поступивших запросов). ГБУ «ГАОО» и его филиалами исполнено с положительным результатом - 12 041 запрос, в ГБУ «ЦДНИОО» - 1 510. Все запросы исполнены в установленные сроки.
Исполнение социально-правовых запросов проводится в целях обеспечения законных прав и интересов граждан.
Показатель 2. Обеспечение доступа пользователей к информации (% от требуемого количества информаций).
За отчетный 2011 год читальные залы государственных архивов посетило всего 654 пользователя, что составило 4 128 фактических посещений: ГБУ «ГАОО» и его филиалы в гг. Бугуруслане, Орске посетило 508 пользователей, что составило 3 094 фактических посещений; в ГБУ ««ЦДНИОО» - 146 пользователей, что составило 1 034 фактических посещений.
В 2011 году в ГБУ «ЦДНИОО» просмотрено 11285 ед.хр., выявлено с грифом секретности и рассекречено 1819 ед.хр., из них на ограниченном использовании оставлено 45 ед.хр.
В 2012 году в ГБУ «ЦДНИОО» планируется просмотреть на предмет выявления с грифом секретности 12 294 ед.хр..
За 2013-2015 годы в ГБУ «ЦДНИОО» планируется просмотреть на предмет выявления с грифом секретности 33000 ед.хр.
Возможность получения доступа к информации позволяет реализовать конституционные права граждан в получении ретроспективной информации.
Показатель 3. Количество подготовленных и изданных справочников, сборников (кол-во).
За отчетный 2011 год издана книга Хроника Оренбургской области Том I. 1934-1990. Тираж 1000 экземпляров.
В 2012 году планируется издание второго тома.
Показатель 4. Охват государственных архивов локальной сетью (количество компьютеров, объединенных в локальную сеть архива).
На 01.01.2012 в ГБУ «ГАОО», его филиале в г.Бузулуке, ГБУ «ЦДНИОО» локальной сетью объединены 70 компьютеров, что составляет 80% от общего количества компьютеров во всех государственных архивах (из находящихся в эксплуатации 88 компьютеров класса не ниже Pentium):
в ГБУ «ГАОО» и его филиале в г. Бузулуке локальной сетью объединены 42 компьютера, что составляет 70% от общего количества компьютеров. Не обеспечены локальной сетью филиалы ГБУ «ГАОО» в гг. Бугуруслане, Орске.
в ГБУ «ЦДНИОО» локальной сетью объединены 28 компьютеров, что составляет 100% от общего количества компьютеров.
За отчетный 2011 год в филиале ГБУ «ГАОО» в г.Бузулуке объединены локальной сетью 2 компьютера.
В 2012 году в ГБУ «ЦДНИОО» планируется подключить к локальной сети 5 компьютеров и 1 ноутбук.
На 2013-2015 гг. установка локальной сети планируется по мере приобретения компьютерной техники.
Для объединения информационной системы архивов необходимо создание локальной компьютерной сети, что позволит обеспечить доступ пользователей архивных документов к базам данных государственных архивов.
Показатель 5. Степень оснащенности государственных архивов техническими средствами.(%).
На 01.01.2012 государственные архивы укомплектованы 88 компьютерами класса не ниже Pentium (на 01.01.2010 - 74). Количество работников по основной деятельности на один компьютер составляет всего 1,4 человека (в государственных архивах на 01.01.2012 числится всего 120 работников по основной деятельности).
За отчетный 2011 год приобретено 9 компьютеров: в ГБУ «ГАОО» и его филиал в г.Орске - 3 компьютера, в ГБУ «ЦДНИОО» - 6.
В 2012 г. ГБУ «ЦДНИОО» планируется приобрести 1 ноутбук, 1 цветной планетарный сканер ЭЛАРПланСкан А2-ЦЗР, установка 5 компьютеров, оплата которых произведена в 2011 году.
Планируется на 2013-2015 годы государственными архивами приобретение 21 компьютера: в ГБУ «ГАОО» и его филиалах - 15 компьютеров, в ГБУ ««ЦДНИОО» - 6.
Недостаточный уровень оснащенности архивов современной компьютерной техникой не позволяет осуществлять широкое внедрение современных технологий в архивном деле и создавать информационно-телекоммуникационную сеть, в том числе для ведения государственного централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Показатель 6. Уровень обеспеченности кадровым составом по выполнению второй тактической задачи.
На 01.01.2012 штатная численность основного состава государственных архивов составляет 121 человек, из них 47 человек выполняют вторую тактическую задачу, что составляет 47% от требуемого. Всего требуется - 22 человека, в том числе ГБУ «ГАОО» и его филиалам в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 19 человек; ГБУ «ЦДНИОО» - 3 человека.
За отчетный 2011 год штатная численность основного состава государственных архивов увеличилась на 9 чел. (в ГБУ «ГАОО» и его филиалах на 8 сотрудников, в ГБУ «ЦДНИОО» на 1 специалиста).
В ГБУ «ЦДНИОО» на 2012 год планируется увеличение штатной численности на 1 человека - научного сотрудника в отдел использования и публикации документов.
Планируется в 2013-2015 гг. ввести 4 новых штатных единиц, в том числе: в ГБУ «ГАОО» - 2 штатные единицы в отдел исполнения запросов, в ГБУ «ЦДНИОО» - 2 для организации отдела научно-методической работы.
Государственные архивы ввиду недостаточной кадровой обеспеченности для исполнения тематических, генеалогических запросов, подготовки информационных мероприятий не имеют возможности обеспечивать граждан информацией в полном объеме.
Показатель 7. Уровень повышения квалификации работников государственных архивов по выполнению второй тактической задачи.
На 01.01.2012 уровень повышения квалификации работников государственных архивов по основной деятельности составляет 11% от общего количества сотрудников выполняющих вторую тактическую задачу (36 сотрудников).
За отчетный 2011 год в государственных архивах повысили квалификацию всего 4 специалиста, в том числе в ГБУ «ГАОО» и его филиалам в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске - 3 человека; ГБУ «ЦДНИОО» - 1 человек.
Планируется в 2013-2015 г.г. повышение квалификации 15 сотрудников, в том числе в ГБУ «ГАОО» и его филиалах - 13 сотрудников, ГБУ «ЦДНИОО - 3.
Задача 3. Осуществление государственного управления архивным делом в Оренбургской области.
Показатель 1. Уровень обеспеченности кадровым составом Комитета.
За отчетный 2011 год предельная штатная численность Комитета осталась без изменений и составляет 8 человек, из них 6 - государственные гражданские служащие.
В целях совершенствования управления архивным делом, реализации законодательства об архивном деле, выполнения возложенных на Комитет функциональных обязанностей и задач, необходимо включить в штат комитета дополнительно 6 работников, в том числе: трех главных специалистов, юриста, специалиста по кадровой работе и ведению воинского учета, уборщицу.
Показатель 2. Уровень повышения квалификации работников Комитета.
За отчетный 2011 год повысили квалификацию 4 работника комитета по делам архивов, их них один в рамках государственного заказа на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку государственных гражданских служащих Оренбургской области.
До 2015 года планируется повышение квалификации четырех работников комитета по делам архивов Оренбургской области.
Показатель 3. Оснащенность программным лицензионным обеспечением в Комитете (кол-во требуемых лицензионных программ).
Оснащенность программным лицензионным обеспечением в Комитете составляет 46% от общего количества требуемых лицензионных программ.
Всего требуется приобрести, установить и обновить 21 лицензионную программу: Windows 7 Professional, Microsoft Office 2010, Adobe Photoshop CS5, Adobe Dreamweaver CS5, ABBYY FineReader, Eset Nod 32, Win RAR.
До 2015 года планируется оснастить Комитет программным лицензионным обеспечением на 100%
Показатель 4. Количество компьютеров, объединенных в локальную сеть архива (% от общего количества компьютеров, находящихся в эксплуатации).
На 01.01.2012 в Комитете имеется всего 9 компьютеров, объединенных в локальную сеть, что составляет 100%.
Показатель 5. Степень оснащенности комитета по делам архивов Оренбургской области техническими средствами (%).
На 01.01.2012 в Комитете 9 компьютеров класса не ниже Pentium, в том числе один сервер. Количество работников по основной деятельности 8. Все работники Комитета оснащены компьютерной техникой на 100 %. Модернизации подлежит один компьютер.
3.2 Реестр нормативных правовых актов
Указы (1442)
Постановления (2182)
Распоряжения (271)
Приказы (1) О порядке осуществления органами местного самоуправления переданных государственных полномочий по предоставлению гражданам субсидий на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и мер социальной поддержки на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.
Административные регламенты (2)
)Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Правительстве Оренбургской области.
)О вступлении в должность Губернатора Оренбургской области.
Положения (1)
)Об утверждении порядка оценки эффективности инвестиционных
проектов, финансирование которых планируется осуществлять
за счет средств областного бюджета.
.3 Публикационная деятельность архива. Печатные издания
«Место эвакуации - Чкаловская область» / Оренбург: Печатный дом «Димур», 2010. - 312 с.
«Хранители. Страницы истории архивного дела в Оренбургском крае» / под общей ред. С.М. Муромцевой - Оренбург: Печатный дом «Димур», 2009. - 416 с.
«Хроника Оренбургской области. 1934-2009» Том 1 / под общей ред. С.М. Муромцевой - Оренбург: Печатный дом «Димур», 2009. - 428 с.
Брошюра «Архивные вехи. 1 июня 1918 - 1 июня 2008» / Комитет по делам архивов Оренбургской области; Оренбург., 2008. 15 с.
Заключение
В результате выполненной работы были описаны следующие моменты: краткая история Оренбурга и Оренбургской области, нормативно-правовые акты, которые используют в архивах данной области. Немало внимания уделяется комитетам Оренбургского Государственного Архива. Описаны функции, цели, состав, основные права и обязанности комитета.
Разобрано обеспечение сохранности комплектов, учет и использование Архивных документов. Описано цели, состав и оснащенность архива, реестр нормативно-правовых актов и публикационная деятельность.
Подчеркнуты моменты важности методологии и организации работы архива.
Комплектование архива - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.
Документы Архивного фонда Оренбургской области, как и во всех архивах учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.
Применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Архивы Оренбургской области являются хранилищами ценнейших документальных материалов, отражающих важнейшие этапы социально-экономического и политического развития Оренбургского края
Около 3 млн. единиц хранения, размещенных в государственных, муниципальных архивах и архивах организаций, включены в Архивный фонд Российской Федерации, который на территории области ежегодно пополняется управленческой, научно-технической, аудиовизуальной документацией, документами личного происхождения в объеме 15-20 тыс. дел.
Список использованной литературы
2.Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. «Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов»: Уч. пособие. - М., 2003. с. 124
.Иноземцева З.П. Проблемы формирования Архивного фонда Российской Федерации // «Вестник архивиста». № 5. 1996. с. 89
.Оренбургская область. // Сост. Воронцов П.С. - Оренбург: Аталия, 2006.
.Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воронина М.Ф. и др. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. М.: Издательство Герда, 2006. с. 398
.Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).
Электронные ресурсы:
7.Законодательное регулирование архивного дела в Российской Федерации. Интернет-интервью с заместителем руководителя Федерального архивного агентства А.Н. Артизовым.
8.Козлов В.П., директор Федерального архивного агентства. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ.