Теория организации и системный анализ фирмы
МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
ЭКОНОМИКИ,
СТАТИСТИКИ И ИНФОРМАТИКИ
КАФЕДРА ОБЩЕЙ ТЕОРИИ
СИСТЕМ и СИСТЕМНОГО АНАЛИЗА МЭСИ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине
ТОиСА
ТЕМА
: «Системный
анализ на примере своей организации»
Выполнила: Пахомова
Л.В.
Группа: ЗФ-14
Факультет:
Целевой Экономико-Правовой
Специальность: Финансы и кредит
Проверил: проф. Кацман
В.Е.
МОСКВА
28.05.2001
СОДЕРЖАНИЕ:
Ч А С Т Ь 1
|
|
- 3
|
I.
|
|
- 4
|
|
1.1.
|
|
|
1.2.
|
- 7
|
|
1.3.
|
- 10
|
|
1.4.
|
- 11
|
II.
|
|
- 13
|
|
2.1.
|
- 15
|
Ч А С Т Ь 2
|
|
- 17
|
Литература:
|
|
- 19
|
|
|
|
|
Ч
А С Т Ь 1
ВВЕДЕНИЕ
Организация – это объект, обладающий
упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются
многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и
человеческие отношения. Организация как объект представляет собой целостный
комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и
особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность
функционирования и развития. Она самоорганизующая система на всех этапах своего
жизненного цикла. Именно такое понимание и положено в основу
всего комплекса знаний о теории организации.
Организации
создают структуры, чтобы обеспечить координацию и контроль деятельности своих
подразделений и работников. Структуры организаций отличаются
друг от друга сложностью, формализацией, соотношением централизации и децентрализации.
Структурные
взаимосвязи в организациях находятся в центре внимания многих исследователей и
руководителей. Для эффективного достижения цели необходимо понимание структуры
работ, подразделений и функциональных единиц. Организация
работы и людей во многом влияет на поведение работников. Структурные
и поведенческие взаимосвязи, в свою очередь, помогают установить цели организации,
ориентирование на их достижение.
К
организациям относятся различные образования (предприятия, коммерческие фирмы,
учебные и научные организации и др.)
Структура организации – это те
фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками
организации. Ее можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации
технологических и человеческих элементов.
I.
Организация
является одним из частных элементов системы. Суть данной контрольной
работы представить организацию как систему, исследовать ее с помощью методов
системного анализа, с применением соответствующих математических и
эвристических (интуитивных) методов. В качестве математических методов
используем методы теории графов.
За
систему я приняла Экономический бизнес
колледж города Москвы (ЭБК), который
является обособленным структурным подразделением Международной Школы Бизнеса
(МШБ)
и
начал свою работу в 1996 году в городе Москве. ЭБК осуществляет подготовку
специалистов со средним специальным профессиональным образованием, а также повышение
квалификации и переподготовку кадров.
1.1.
Структура может быть простой или
сложной в зависимости от числа и типа взаимосвязей между частями системы. В
сложных системах должна существовать иерархия, т. е. упорядочение уровней
подсистем, частей и элементов. От типа и упорядоченности взаимоотношений между
компонентами системы в значительной степени зависят функции систем и
эффективность их выполнения.
В данном учебном заведении
используется иерархическая структура. Она характерна тем, что
реализует все виды связей, т.е. предполагает выполнение каждым работником
определенной работы, функциональные связи между исполнителями, линейные –
руководителя с исполнителем, характеризуется передачей управленческого
воздействия в виде конкретного набора функций:
Рис.1 Иерархическая структура управления ЭБК
Система – это конечное множество
функциональных элементов и отношений между ними, выделенная из внешней среды с
определенной целью в рамках некоторого временного интервала.
Как я уже говорила, за
систему в данной контрольной работе я приняла Экономический бизнес-колледж
г.Москвы (ЭБК). На организацию (систему) находящуюся как в рентабельном так и
нерентабельном состоянии (в данном случае в рентабельном) влияют многие внешние
факторы, которые в понятиях рыночной экономики называют «макроокружением», а с
точки зрения ТО и СА – внешней средой.
Внешняя среда – есть совокупность всех объектов,
изменение свойств которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства
меняются в результате поведения системы. На данном ниже примере (рис.2) видно,
что ЭБК находится под влиянием внешних факторов окружающей его среды. Это и социально-экономические
и демографические (что тоже не маловажно) факторы, а также ряд других
(налоговая служба (система), Базовый ВУЗ (МШБ) и др.
Рис.2 Внешняя среда:
1.2.
Основные
функции системы:
² удовлетворение
потребностей личности в индивидуальном, культурном и нравственном развитии,
приобретении средне-специального образования и квалификации в избранной области
профессиональной деятельности;
² удовлетворение
потребностей общества в квалифицированных специалистах;
² Подготовка
специалистов;
² переподготовка
и повышение квалификации;
² распространение
знаний среди населения, повышение его общеобразовательного и культурного уровня;
² обеспечение
непрерывности между средним и высшим образованием (ЭБК ð МШБ);
² образование
креативной личности, способной адаптироваться в быстро меняющемся современном
мире.
Рис.3 Экономический Бизнес-Колледж как
СИСТЕМА
Рассматривая
данную систему (Рис.3), можно заметить, что она состоит из элементов.
Элемент системы – предел деления системы с точки зрения аспекта рассмотрения
(решения).
Современная система может содержать огромное количество
элементов. Для ее исследования применяется разделение на части - декомпозиция. Таким образом, большую
систему разбивают на относительно небольшие части. Каждую из которых возможно
исследовать, и взаимосвязь между ними. Последующий процесс разбиения частей на
составляющие их части – многоуровневая
декомпозиция.
Рассмотрим
на примере рис.3 (стр.7, п/п 1.2.) деление системы на составляющие
элементы (рис.4):
Рис.4 Пример деления системы на
составляющие элементы:
В
свою очередь, каждый элемент можно также разделить на составные элементы. Например,
КУРАТОРЫ ð КУРАТОР ГРУППЫ №1, КУРАТОР ГРУППЫ №2, КУРАТОР ГРУППЫ
№3. Каждого куратора, в свою очередь можно «разделить» на обязанности,
которые он выполняет.
Это:
ð Заполнение классных журналов;
ð Составление расписания факультативных
занятий для своей группы;
ð Назначение дежурств по закрепленной
за группой аудитории;
ð Проведение родительских собраний;
ð Проверка успеваемости;
ð Устройство студентов на практику
и мн.
др.
В свою очередь, каждую обязанность куратора можно
также разделить на выполняемые им операции.
1.3.
Части системы можно классифицировать на подсистемы и
компоненты.
Подсистема – относительно независимая часть
системы, обладающая ее основными свойствами.
В данной контрольной работе я рассматриваю как систему
Экономический бизнес-колледж г.Москвы. Хотя, в принципе, он сам является
подсистемой. Подсистемой Международной школы бизнеса, его основательницы, его
базового ВУЗа. Потому что сохраняет все его основные функции.
Для ЭБК подсистемами будут являться (рис.3,
стр.7, п/п 1.2.):
ð Дневное отделение;
ð Вечернее отделение
Они сохраняют все основные функции колледжа
(системы):
² Подготовка специалистов;
² Переподготовка специалистов;
² удовлетворение
потребностей общества в квалифицированных специалистах;
² Направление
студентов в базовый ВУЗ (МШБ)
и др.
Если часть системы, не сохраняет ее некоторые основные
свойства, то она называется компонентом.
Компонент – набор однородных элементов системы, выделенных по определенному
признаку.
Выделим по однородному признаку для ЭБК некоторые
компоненты:
ð Группы студентов по специальности
«Менеджер по туризму»;
ð Группы студентов по специальности
«Бухгалтер-менеджер»;
ð Группы студентов по специальности
«Оператор ЭВМ»;
ð Группы студентов по специальности
«Юрист».
Все эти компоненты выделены по определенному признаку,
в данном случае – специальность, выбранная студентами при поступлении в ЭБК.
1.4. Связи в системе
Связь определяется как ограничение степени свободы элементов.
Элементы в системе утрачивают часть своих свойств, которыми они обладали в
свободном состоянии, но также и приобретают. Связи можно охарактеризовать направлением
(направленные и ненаправленные), силой (сильные и слабые), видом (подчиненные,
связи порождения, управления и равноправные). Одна и та же связь может
характеризоваться несколькими признаками.
Рассмотрим связи в системе (ЭБК) с применением теории
ГРАФОВ.
Рис.5 Связи в системе с применением теории графов
В данном примере представлен пример системы методом смешанного
графа. Т.е. в этом графе присутствуют как направленные так и ненаправленные
связи. Является наиболее общим случаем графа.
II.
Одной из причин, объясняющей, почему ЭБК является
прибыльной организацией, заключается в очень упорной работе собственников и
сотрудников фирмы. Стремление к лидерству и качество команды позволили
поставить перед собой широкий набор целей, которые должны соответствовать
постоянно меняющимся требованиям на рынке образования.
Миссия ЭБК состоит в том, чтобы предоставить самый широкий и качественный спектр услуг по подготовке-переподготовке
специалистов по представленным сертифицированным специальностям.
Стратегическая цель ЭБК - Завоевание лидирующего положения на рынке образования
за счет расширения списка специальностей и качества обучения.
Тактические цели:
² Быть
прибыльным предприятием и использовать полученные средства для новых инвестиций
по мере возникновения возможностей;
² Отобрать и
принять на работу новых педагогов и кураторов, усвоивших принципы
самомотивации, ориентированных на успехи и привыкшие к упорной работе;
² Иметь в ЭБК
достаточное количество педагогического состава, удовлетворяющих указанным требованиям;
² Завоевать
для нашей фирмы на целевом рынке имидж солидной организации;
² Разработать
комплекс льгот по оплате обучения для детей инвалидов, неполноценных семей и
семей с низким уровнем доходов;
² К концу
пятого выпуска получить государственную аккредитацию (июнь-август 2001 года).
Рис.6 Дерево целей:
A. Обеспечение образовательного процесса;
B. Организация перспективных н-т разработок
(создание образовательной компьютерной программы для упрощения процесса
обучения)
C. Расширить спектр сертифицированных
специальностей;
D. Обеспечение высокой эффективности работы
преподавателей, кураторов и др. персонала;
E. Техническое сопровождение (полная
компьютеризация);
F. Использовать полученные средства для новых
инвестиций.
G. Получение государственной аккредитации;
H. Получение сертификата для новых
специальностей («Менеджер по гостиничному бизнесу», «Банковское дело»;
I. Набор достаточного количества педагогического
состава для обеспечения качественного образования по новым специальностям;
2.1.
Проектирование
организационных структур управления осуществляется на основе следующих
основных взаимодополняющих методов:
1.Аналогий;
2.Экспертно-аналитического;
4.Организационного моделирования.
Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления,
которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками
(целями, типом технологий, спецификой организационного окружения, размером и
т.п.) по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка
типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и
определение границ и условий их применения.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении
организации силами квалифицированных специалистов с привлечением ее руководителей
и других работников для того, чтобы выявить специфические особенности проблемы,
«узкие места», в работе аппарата управления, а также выработать рациональные
рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных
оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления,
заключений экспертов, а также обобщения и анализа наиболее передовых тенденций
в области организации и управления.
Метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей организации,
включая их количественную и качественную формулировки, и последующий анализ организационных
структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании
чаще всего выполняются следующие этапы:
a)
разработка дерева целей;
b)
экспертный анализ предлагаемых
вариантов;
c)
составление карт прав и
ответственности.
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализированных
математических, графических, машинных и других отображений распределения
полномочий и ответственности в организациях, являющихся базой для построения,
анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их
переменных.
Можно назвать несколько типов организационных моделей:
² математико-кибернетические модели управленческих структур;
² графоаналитические модели организационных систем;
² натуральные модели организационных структур и процессов;
² математико-статистические модели зависимостей исходными факторами организационных
систем.
Ч А С Т Ь 2
ПЕРСПЕКТИВЫ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ПРИМЕНЕНИЯ СА В ДАННОЙ
ОРГАНИЗАЦИИ (ЭБК)
В этой части контрольной
работы я рассмотрю перспективы дальнейшего применения в ЭБК системного анализа.
Конечно, в учебных заведениях, обычно, редко этим занимаются, но стоит,
все-таки попробовать это сделать.
Наш колледж довольно-таки
маленькая организация, с минимальным количеством штатных работников (директор,
кураторы, бухгалтер, уборщица, оператор ЭВМ и секретарь) все остальные работают
по трудовому соглашению. Вся ответственность за какие-либо организационные проекты
или исследования лежит на руководителе ЭБК – директоре, Репине Н.Н.
Поэтому, рассмотренные мной
перспективы будут несколько интуитивными и займут немного места.
1. Перспектива первая состоит в
применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя
в учебных заведениях со сходными организационными характеристиками (целями,
типом технологий, спецификой организационного окружения, размером и т.п.) по
отношению к данной организации ЭБК;
2. Дальше, выработать или реорганизовать
структуру управления организации и, после, определить границы и условия их
применения;
3. Перспектива третья связана с
экспертно-аналитическим методом. Он состоит в обследовании и аналитическом
изучении данной организации силами квалифицированных специалистов с
привлечением ее руководителей и других работников для того, чтобы выявить
специфические особенности проблемы, в работе аппарата управления, а также
выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя
из количественных оценок эффективности организационной структуры, рациональных
принципов управления персоналом ЭБК, а также обобщения и анализа наиболее
передовых тенденций в области организации и управления данного Колледжа;
4. Предусмотреть выработку системы целей
ЭБК, включая их количественную и качественную формулировки, и последующий
анализ организационной структуры, с точки зрения их соответствия системе
целей;
5. С методом организационного
моделирования связана пятая перспектива. Она представляет собой разработку
формализированных математических, графических, машинных и других отображений
распределения полномочий и ответственности в организациях, являющихся базой для
построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по
взаимосвязи их переменных.
Процесс проектирования
организационной структуры управления должен быть основан на совместном использовании
охарактеризованных выше методов, но возможен и выбор метода решения той или
иной организационной проблемы зависит от ее характера, а также от возможностей
для проведения соответствующего исследования. А именно анализ
графоаналитических систем или сетевых систем в которые входят анализ,
отображение распределения функций, полномочий, ответственности, организационных
связей.
Использованная литература:
1. «Теория систем и методы системного анализа» Волкова, Денисов; Москва,
изд-во «Инфра-М», 1998 год;
2. «Управление персоналом организации» под ред. Кибанова; Москва, изд-во
«Инфра-М», 1999 год;
3. Лекции по курсу «Теория организации и системный анализ» Преподаватель –
Кацман В.Е.; МЭСИ, ЦЭПФ, 2000-2001 учебный год.