Электронный документооборот
ВВЕДЕНИЕ
«Кадры решают все» - сколько бы времени ни проходило с того момента, когда высказано это утверждение, есть ситуации, когда "человеческий фактор" становится причиной путаницы и ошибок. Одна из таких ситуаций: необходимость сотруднику осуществлять значительное число рутинных операций с документами.
Современное общество стремится как можно в большем числе отраслей перейти на автоматизированные процессы, чтобы минимизировать вероятность ошибки зависящей от человеческого фактора. То же самое происходит и в бухгалтерской деятельности, а именно - процесс перехода от ручного документооборота к электронному. В работе проведем сравнительный анализ этих двух видов документооборота, чтобы ответить на главный вопрос: «Что же все-таки лучше, дешевле и быстрее?».
Удобство безбумажных технологий, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество систем электронного документооборота не столько в экономии времени и расходных материалов, сколько в новой более четкой организации бизнес-процессов компании.
Преимущества СЭД будет рассматриваться на примере компании «Контур-Экстерн», а конкретно - Челнинского филиала компании.
О системе
Системы электронного документооборота (СЭД) способствуют сбережению и рациональному использованию человеческих ресурсов и повышению эффективности управления потоками корпоративных документов и информации. Выделим основные преимущества, которые несет с собой внедрение систем электронного документооборота для конкретного сотрудника, работающего с документами.
Документооборот прежде всего связан с построением единой информационной среды компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов. Опыт говорит, что главное в построении корпоративного единства - возможность увидеть, что компания делала до тебя и делает вместе с тобой. Иначе говоря - построить библиотеку электронных документов, чтобы там можно было создавать и хранить документы, тем самым накапливая корпоративные знания из года в год. Если у сотрудников есть возможность увидеть, что делали их предшественники, проанализировать, почему они это делали именно так и что делают другие функциональные подразделения (при общении с тем же заказчиком, например), - именно эта возможность выстраивает корпоративную культуру и упрочняет корпоративные коммуникации. Система электронного документооборота (СЭД) позволяет работать с документами оперативно, несмотря на то что центр принятия решений и исполнителей могут разделять тысячи километров. Для России с ее расстояниями это особенно актуально.
Внедрение СЭД зачастую становится катализатором серьезных изменений в ИТ-структуре организации. Помимо решения основных задач, связанных с построением единой информационной среды организации, создание СЭД нередко приводит к значительному обновлению аппаратного и системного программного обеспечения, переходу на новые технологические стандарты, а в ряде случаев - к переходу информационной инфраструктуры организации на новый качественный уровень.
В целом большинство крупных и средних предприятий сегодня пришли к пониманию того, что СЭД являются мощными корпоративными средствами управления, способными реально повысить эффективность всей компании, а не средством экономии бумаги и автоматизации работы секретарей, как считалось пять-шесть лет назад. Сегодня системы этого класса рассматриваются не как отдельный модуль, обслуживающий канцелярию или общий отдел, а как неотъемлемая составляющая КИС. Более того - как обязательный элемент управленческой культуры.
Последние тенденции
Ключевой тенденцией в области автоматизации документооборота можно назвать наращивание их функционала. Системы, в свое время «выросшие» на российских бюрократических и делопроизводственных традициях, сегодня предлагают более широкие функциональные возможности в области работы с содержанием документов - полнотекстовый поиск, архивные решения, интеграция с электронной почтой и другими приложениями и пр.
Компания BIOS оценивает, что 90 процентов всей корпоративной информации остается на бумаге.
Компания XPLOR оценивает, что за последние три года доля электронных сообщений выросла с 29 процентов до 44 процентов от общей доли сообщений. Общий объем информации удваивается за 5 лет и учетверяется за 10 лет. Соотношение количества бумажных и электронных документов составит через пять лет 50 на 50 процентов, а через 10 лет - 30 на 70 процентов. Количество электронных документов удваивается за год, а бумажных документов растет только на 7 процентов.
Помимо классических функций автоматизации документооборота СЭД начинают использовать и для автоматизации дополнительных офисных бизнес-процессов, таких как обработка заявок, контроль пропусков, инженерное обеспечение технических объектов, обслуживание совещаний, электронные конференции и новости.
В развитии отечественных решений в области автоматизации документооборота сегодня, с одной стороны, наблюдается переход от «канцелярских» систем, выполняющих регистрационно-учетные функции, к системам управления контентом. С другой же стороны - представленные в России западные платформы, такие как IBM Lotus и Documentum, «приобретают» функциональные возможности, приближающие их к российским традициям в области делопроизводства, - контроль исполнения поручений, регистрация документов и пр. Таким образом, происходит конвергенция отечественных и западных традиций в области автоматизации документооборота.
Другая важная тенденция - возможность тесной интеграции СЭД с другими информационными системами предприятия. В условиях так распространенной в России «лоскутной» автоматизации именно СЭД может выступить в роли связующего звена между различными системами, функционирующими в компании. «Естественно, что в этом случае лучшим решением проблемы обмена документами может стать единая информационная система предприятия. Однако далеко не каждая компания готова отказаться от уже внедренных и "заточенных" под свои нужды систем. Поэтому выбирается интегрирующая система, и в большинстве подобных проектов этой системой выступает СЭД. Для территориально распределенных предприятий не менее важной является интеграция СЭД филиалов, дочерних структур и центрального офиса предприятий в единую систему, позволяющую объединить все структуры организации в единое управленческое пространство.
Сложности внедрения
На первый взгляд, специфичных сложностей при внедрении систем документооборота нет. Они точно совпадают со сложностями любого проектного бизнеса: от неверных ожиданий заказчика, через неточную постановку задачи и вплоть до невозможности поддержки внедренной системы в силу "вымирания" компании-разработчика/внедренца. Как и любой другой, проект внедрения бизнес-приложения СЭД обречен на провал, если топ-менеджмент компании не видит в нем необходимости и не поддерживает его. Если руководство не вовлечено в процесс автоматизации документооборота, то, по сути, предприятие рискует получить лишь автоматизированное делопроизводство.
Порой на предприятии нет «единого заказчика» СЭД. Непосредственный выбор системы проводит служба документационного обеспечения управления, создание инфраструктуры, на базе которой будет развернута СЭД, осуществляет департамент информационных технологий, а выделением бюджетов на внедрение занимается руководство. Иногда компания просто не может сформулировать задачи внедрения СЭД. Внедренцам СЭД часто приходится слышать фразу: «чтобы повысить эффективность». Но гораздо лучше давать им конкретные указания наподобие «уменьшить срок согласования договоров» или «в любой момент времени получать информацию о месте нахождения документа». Зачастую на предприятиях отсутствуют регламенты по документообороту, и вообще не описаны процедуры прохождения документов, что еще больше затрудняет автоматизацию.
Но главная трудность, с которой приходится столкнуться в большинстве случаев внедрения СЭД, - сопротивление персонала нововведениям. Сотрудники могут воспринимать СЭД как своего врага и думать, что после запуска системы они будут уволены. Поэтому проект внедрения должен сопровождаться своего рода внутренней PR-кампанией, обеспечивающей правильное позиционирование СЭД как средства, которое поможет сотрудникам в решении их оперативных задач. Впрочем, с подобными ситуациями приходится сталкиваться и при внедрении ERP-систем.
Параллельное и поэтапное внедрение
Как правило, сначала в СЭД работают сотрудники отдела делопроизводства, которые «насыщают» систему документами, потом к ней «подключаются» руководители высшего и среднего звена, и затем сразу же остальной персонал, непосредственные исполнители. Фактически первыми автоматизируются рабочие места руководителей и секретарей для наложения резолюций и регистрации.
При этом в период опытной эксплуатации СЭД нагрузка на отдел делопроизводства возрастает: сотрудники работают с документами как в бумажном виде, так и электронном. «Двойная» обработка документов в течение месяца или двух позволяет снизить риски при переходе к новой системе и сводит к минимуму число возможных ошибок. Подобная параллельная работа на начальном этапе внедрения СЭД - один из способов «безболезненного» перехода к работе с электронными документами. После того как сотрудники освоятся и привыкнут к работе с системой электронного документооборота, от бумажных документов можно будет отказаться. Однако далеко не все считают такой этап необходимым. Главное, избежать этапа дублирования операций, когда человек должен работать и с новой системой, и старым способом. Постепенность хороша, когда речь о внедрениях по департаментам, но, запустив систему в работу в том или ином департаменте, сотрудники должны работать только в ней.
Компания DELPHI оценивает, что 15 процентов всех бумажных документов безвозвратно теряется и рабочие группы тратят до 30 процентов своего времени в попытках их найти.
Компания Сoopers&Lybrand оценивает, что компании делают 19 копий каждого документа и что 7.5 процентов всех документов теряется безвозвратно.
Данные потери только в Соединенных Штатов близки к триллиону долларов в год. Поэтому понятно желание бизнесменов избавиться как можно быстрее от бумажных документов и перейти к электронным. Существуют оценки, насколько выигрывает каждая компания при переходе к электронным документам.
Nortan Nolan Institute оценивает рост производительности сотрудника в 25-50 процентов, уменьшение времени обработки одного документа более чем на 75 процентов и уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов в 80 процентов. Приблизительно такие же оценки дает известная компании Ernst & Young.
Поэтапность - еще один способ упростить жизнь сотрудникам при переходе к работе с СЭД, не используя параллельной работы с бумажными документами. После автоматизации какого-то бизнес-процесса и адаптации части сотрудников к системе электронного документооборота можно перейти к автоматизации другого участка работ. Следующий этап автоматизации начинается со смежного бизнес-процесса и обычно проходит более легко и быстро, чем предыдущий.
Если СЭД действительно полезна и облегчает работу, персонал легко привыкает к новым технологиям и быстро оценивает новые преимущества. Способом улучшить понимание пользователями системы могут стать регулярные семинары во время опытной эксплуатации и на начальной стадии промышленной эксплуатации. Это повышает мотивацию пользователей расширять свои знания и навыки работы с системой. Работа с системой должна быть максимально удобна для конечных пользователей как с точки зрения функциональности, так и с позиции эргономичности ее пользовательского интерфейса. Кроме того, пользователи должны иметь полное представление о назначении и функциональных возможностях системы. Информированность пользователя в данном случае напрямую определяет успешность внедрения СЭД.
Необходимость бумажного документооборота
Вряд ли можно найти предприятие, где внедрение СЭД происходило бы революционным путем: вчера работали с бумагами, а сегодня - перешли на электронный документооборот. При таком подходе работа организации может попросту остановиться. В ряде случаев невозможно полностью отказаться от использования документов на бумажном носителе. В связи с этим важно обеспечить эффективное сосуществование бумажного и электронного документооборота. При таком подходе система электронного документооборота в обязательном порядке должна обладать функциональностью синхронизации обработки электронных и бумажных документов. Например, электронный архив должен содержать данные о топографическом размещении дел в архивохранилище, а workflow-система - вести не только аудит пересылки электронных заданий с электронными документами, прилагаемыми к ним, но и журнал перемещения бумажного оригинала документа. Немаловажный момент - необходимость четкой нормативной регламентации работы в условиях использования как электронных, так и бумажных документов.
Окупаемость затрат на СЭД
Внедрение любой новой ИС - это затраты для компании, и те, кто принимает решения о переходе к СЭД, хотят знать, каков будет экономический эффект от их внедрения. И что считать эффективной работой СЭД?
Первое, что заметно сразу, - ускорение выполнения типовых операций. Увеличивается скорость распространения информации по компании. Сокращаются совокупное время подготовки и получения информации, средняя длительность бизнес-транзакции и количество совершаемых бизнес-транзакций в единицу времени. Наличие библиотеки документов помогает устранить «узкие места» в работе с документами (невозможность их найти достаточно быстро, необходимость копировать оригиналы и т. д.), ускорить процесс понимания новыми сотрудниками бизнеса компании и своих обязанностей, снизить время на взаимодействие с коллегами. Измеряемые в денежном выражении преимущества СЭД могут определяться подсчетом того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько площадей очистить, сколько освободить серверов, хранящих множество копий документов.
Однако для компании важна итоговая экономическая эффективность. Многие наши заказчики называют реальные цифры: увеличение объемов продаж на 20% в результате построения на предприятии электронной системы обработки заказов на базе СЭД, экономия одного грузовика бумаги в год при переходе на электронный документооборот». Проще всего оценить экономические преимущества СЭД тем компаниям, где документы являются продуктом деятельности (законотворческая деятельность или лицензирование), поддерживают выпуск основного продукта (конструкторская документация) или основной процесс (документация по выдаче банковского кредита).
В компании Xerox обращают внимание на подводные камни вроде бы очевидных преимуществ СЭД. Например, если удается отказаться от использования бумажных документов при централизованной рассылке, но при этом не контролировать жестко расход бумаги, то сотрудники будут стремиться распечатать получаемые электронные документы и работать с ними в бумажном виде. Очевидно, что в таком случае потребление бумаги будет не сокращаться, а значительно расти.
Аналогична ситуация и с рабочим временем. Действительно, большую часть трудозатрат на рутинные операции (составление отчетности, поиск документов и т. п.) удается легко исключить. При этом может появиться довольно много новых операций, занимающих в ряде случаев даже больше времени (например, перевод бумажных документов в электронный вид).
Не влечет внедрение СЭД и к сокращению численности персонала. СЭД не заменит человека, хотя действительно, сокращая временные затраты на работу с бумажными документами, СЭД позволяет работать с большим числом документов и разными их формами в единицу времени.
Фактически у каждой компании существует свое представление об эффективности работы СЭД. Поэтому самый простой способ ее оценки - сравнение состояние дел «до» и «после» с учетом первоначальных задач проекта. Например, если перед внедрением стояла задача уменьшить время согласования договоров в два раза, и после внедрения она достигнута - внедрение системы можно считать успешным. В качестве контрольных критериев можно выбрать такие параметры, как объем времени, необходимый на обработку информации, ее передачу и поиск, количество возвратов документов из-за ошибок в оформлении и т. д. Для крупных предприятий одним из параметров оценки может служить и анализ накладных расходов.
Но снижение материальных затрат - это не главный результат внедрения СЭД. Главная же заслуга решений этого класса - улучшение доступа к информации и контроля за процессами, а значит, повышение качества и оперативности принятия управленческих решений и улучшение качества обслуживания заказчиков.
Как показал один из последних опросов 400 исполнительных директоров ведущих компаний, большинство из них главной задачей назвали повышение эффективности работы всех подразделений предприятия. Именно СЭД обеспечивают эффективную совместную работу сотрудников предприятия независимо от того, в каких конкретно приложениях они работают. Поэтому для современных СЭД характерна поддержка открытых стандартов, возможность работы с самыми распространенными на рынке платформами. Для эффективной СЭД все важнее становятся средства интеграции для работы с другими бизнес-системами предприятия.
Главной особенностью документооборота в России можно считать наличие формальной и неформальной систем движения документов. Есть сложившееся еще с советских времен представление, что документ - это то, где есть подпись руководителя. А, например, электронное письмо от коллеги вроде бы и не является официальным документом. То есть отсутствуют элементы корпоративной культуры, в которых электронная почта рассматривается как официальное средство коммуникации и между сотрудниками предприятия, и с внешним миром. Не существует правил, какое именно письмо рассматривать как официальный документ, на который необходимо четко и вовремя отреагировать. В результате возникает дублирование, когда с СЭД работают отдельно, а электронную почту используют как средство обмена информацией и файлами. И здесь должна меняться именно корпоративная культура, в которой определяются формальные и неформальные правила работы с корпоративными информационными системами, в том числе и с электронной почтой.
В российских условиях обойтись без бумажных документов нельзя. Сдерживает законодательство и отсутствие юридической практики - дел, связанных с рассмотрением электронных документов, практически нет. Тем не менее сократить расход материалов все равно удается - хотя бы потому, что промежуточные варианты документов не переносятся на бумагу. Серьезно сокращается время, необходимое для подготовки и поиска документов.
Здесь важно не прийти к «экономии на спичках», когда у сотрудников начинаются проблемы в работе. Если СЭД с самого начала внедрялась с учетом интересов бизнеса, то она не может создавать сложности в подразделениях компании, наоборот должна сделать многие процедуры легче и проще. А сопротивление коллектива появляется, когда без учета интересов и сложившейся практики работы людям спускают директиву - с завтрашнего дня работаем по-другому. Люди должны понимать, что их ждет в будущем в результате внедрения СЭД - что их не сократят, что их будут обучать работе в системе. Тогда они сами будут поддерживать автоматизацию документооборота в компании.
Компания «Контур-Экстерн»
«Контур-Экстерн» - крупнейшая по охвату абонентов в России система электронной отчетности предприятий во все государственные контролирующие органы, разработанная федеральной IT-компанией СКБ Контур. Постоянно растущая клиентская база системы насчитывает 750 000 абонентов на конец 2007 года и более 1 000 налоговых инспекций во всех регионах Российской Федерации.
Клиентами системы являются многие государственные и муниципальные учреждения России, крупные предприятия и банки. В развитии системы «Контур-Экстерн» участвуют государственные контролирующие органы - инспекции по налогам и сборам, отделения Пенсионного фонда, отделения Росстата.
По стремительно растущей клиентской базе компании можно сделать вывод о её растущей популярности и, как следствие, об увеличении заинтересованных в переходе к СЭД.
Преимущества
Выше много говорилось о преимуществах СЭД, теперь на конкретном предприятии рассмотрим данные преимущества.
Компания «Контур-Экстерн» предлагает различные виды услуг, а именно:
.Возможность отчитаться в налоговую инспекцию, не покидая рабочего места.
.Интеграция с программами отчетности:
Система интегрируема с большим количеством бухгалтерских программ, позволяет передавать в инспекцию данные, подготовленные в любой бухгалтерской программе, поддерживающей утвержденные МНС форматы электронного представления данных.
. Автоматическое обновление при изменениях в законодательстве
Обновление всех форм отчетности, в случае изменения их форматов ФНС России, происходит на едином сервере. Доступ на сервер спецоператора обеспечивается единовременной установкой программного обеспечения на рабочее место, действующими лицензиями на СКЗИ CryptoPro и сертификатом ключа электронной цифровой подписи. Это освобождает абонентов системы от необходимости отслеживать соответствующие изменения в законодательстве и самостоятельно устанавливать обновления.
. Полная конфиденциальность информации
При передаче по информационным сетям все передаваемые данные шифруются средствами криптографической защиты информации, сертифицированными ФСБ России. Современные алгоритмы шифрования позволяют обеспечить целостность информации, передаваемой по каналам связи. Вся отчетность в зашифрованном виде хранится на сервере системы, что обеспечивает защиту отчетности от потери. Система безопасности сервера всегда поддерживается на высоком уровне.
. Проверка данных в режиме реального времени
Перед отправкой отчет проходит контроль на соответствие действующему формату. Это дает возможность пользователю исправить ошибки до отправки отчета в контролирующий орган. После успешного прохождения контроля файл с почти стопроцентной гарантией принимается в системе автоматизированной обработки информации налоговых органов.
. Многопользовательский режим
На одном предприятии может быть установлено сколь угодно большое количество точек подключения к системе. При этом несколько бухгалтеров одновременно могут работать с одной и той же базой данных, заполняя и отправляя различные формы отчетности.
. Работа по нескольким предприятиям с одного рабочего места.
С одного рабочего места, подключенного к системе «Контур-Экстерн», может готовиться и передаваться отчетность любого количества налогоплательщиков. Это позволяет создавать пункты коллективного доступа к системе, вести централизованную бухгалтерию для холдинговых структур и так далее.
. Режим «единого окна»
Ведется постоянная работа над реализацией новых возможностей документооборота. Конечной целью является создание системы «единого окна», когда бухгалтер мог бы через систему сдавать отчетность во все государственные органы - налоговые инспекции, пенсионный фонд, фонд социального страхования и статистику. Во многих регионах документооборот с Пенсионным фондом доступен уже сегодня.
. Роуминг
Пользователь системы «Контур-Экстерн» может сдавать отчетность в любую инспекцию всех регионов страны.
. Поддержка абонентов
. Дополнительные сервисы
Пользователю системы предоставляются дополнительные сервисы электронного документооборота с налоговыми инспекциями: информационное обслуживание налогоплательщиков (ИОН), неформализованный документооборот с налоговыми органами. Отчитавшись в налоговую инспекцию хотя бы раз, абонент становится включенным в информационную рассылку и начинает получать общедоступную информацию от налоговых органов об изменении бюджетных счетов, налогового законодательства и иных нормативных актов.
Доступные сервисы
электронный документооборот информация конфиденциальность
1.Налоговая и бухгалтерская отчетность:
- возможность сдавать налоговую и бухгалтерскую отчетность в инспекции ФНС России. Передача отчетов осуществляется в электронном виде через Интернет с рабочего места бухгалтера без последующего дублирования на бумаге.
. Отчетность в Росстат:
возможность сдавать бухгалтерскую отчетность в Федеральную службу государственной статистики. Передача отчетов осуществляется в электронном виде через Интернет без последующего дублирования на бумаге.
. Выписка:
возможность получать информационную выписку об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом, предназначенную для предварительного ознакомления налогоплательщика с полнотой отражения его расчетов с бюджетами различных уровней в базе данных налоговых органов на определенную дату.
. Письма:
возможность вести переписку с налоговыми органами, а также отправлять отчетность, на которую нет форматов: справки, приложения, пояснительные записки к отчетности.
. Подсистема ИОН (информационное обслуживание налогоплательщиков):
возможность сделать запрос в инспекцию ФНС на получение следующих информационных услуг в электронном виде:
справки о состоянии расчетов по налогам, сборам и взносам
выписки операций по расчету с бюджетом
перечня налоговой и бухгалтерской отчетности, предоставленной в отчетном году
справки об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций
. Доступ к федеральным ресурсам:
сервис «Доступ к федеральным ресурсам» позволяет получить на любую организацию электронную выписку из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) и Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП), который содержит открытую информацию, заявленную компаниями при регистрации.
. Роуминг:
возможность представлять отчетность в инспекции одного региона через сервер специализированного оператора связи другого региона. Для реализации роуминга компанией «СКБ Контур» и ее технологическими партнерами создана масштабная инфраструктура, охватывающая все регионы Российской Федерации.
Описание технологии
Название системы «Контур-Экстерн» говорит само за себя - это сдача отчетности экстерном
Система «Контур-Экстерн» -программный комплекс, поддерживающий функционирование в режиме «тонкого клиента», когда пользователь системы не нуждается в обновлениях. Архитектура системы «Контур-Экстерн», обеспечивает бесперебойное функционирование серверов системы в условиях пиковых нагрузок последних дней сдачи отчетности.
Отсутствие необходимости заботиться об обновлениях делает работу бухгалтера в системе «Контур-Экстерн» комфортной и простой. В технологии «Контур-Экстерн» обеспечивается доставка необходимых квитанций и подтверждений в режиме он-лайн, в течение нескольких секунд. При этом, возможна также и организация работы пользователя в режиме офф-лайн, с подготовкой данных в любой из представленных на рынке систем автоматизации бухгалтерского учета и отчетности.
В случаях, когда доступ в Интернет нужен только в момент проверки отчета на соответствие формату, отправки документа в инспекцию и во время получения новых документов (подтверждений спецоператора связи, квитанций о приёме отчета и пр.), используется программа «Контур-Экстерн Лайт». Работа в ней одинаково комфортна как с использованием высокоскоростного и бесперебойного канала связи, так и через модем, ADSL-модем, GPRS.
Перспективы развития
При выборе путей развития своих программных продуктов, компания «СКБ Контур» ориентируется на реальные потребности нынешних и будущих пользователей этих продуктов.
Проект «Консультационные сервисы для бухгалтеров» - новое направление развития дополнительных услуг «Контур-Экстерн» в формировании долгосрочных коммуникаций с бухгалтерской средой. Сервис, при помощи системы «Контур-Экстерн», предоставляет квалифицированные консультационные услуги специалистов из сторонних аудиторских компаний по бухгалтерскому и кадровому учету, налогообложению.
Сервис «Консультационные услуги» доступен со специальной страницы системы, конфиденциальность и юридическая значимость переписки - гарантирована, что повышает его привлекательность для пользователей.
Проект «Коммьюнити для бухгалтеров» - представляет единый интернет-портал, объединяющий всю армию интернетизированных бухгалтеров. Сегодня у «Контур-Экстерн» уже существует аудитория, численностью более 500 тысяч абонентов по всей России. Проект «Коммьюнити для бухгалтеров» ориентирован, прежде всего, на эту группу. Его цель - создать среду профессионального общения для бухгалтеров.
Проект реализован на принципах Web 2.0, то есть, основной контент создают сами пользователи. Предполагается наполнение контента портала интересными статьями, мнениями титулованных экспертов и самих пользователей портала, эксклюзивными интервью на профессиональные темы. Кроме этого, маркетологи «СКБ Контур» разрабатывают программы лояльности, которые будут стимулировать бухгалтеров активно пользоваться «Коммьюнити». Согласно логике концепции позиционирования проекта: «Коммьюнити для бухгалтеров» - «единственное коммьюнити, где специалист-бухгалтер сможет заявить о своих профессиональных качествах и получить признание профессиональной аудитории бухгалтеров России».
Ключевая идея проекта в том, что бухгалтер из пассивного потребителя интернет-информации превращается в активного участника в создании контента, главное действующее лицо Портала.
Филиал «Контур-Экстерн» в г. Набережные Челны
ООО "Центр Электронной Поддержки Бизнеса - одна из ведущих компаний города Набережные Челны по предоставлению услуг в бухгалтерской сфере. Одним из основных направлений деятельности компании является внедрение и обслуживание системы «Контур-Экстерн».
Данная программа, как было выше сказано, позволяет облегчить повседневную жизнь бухгалтера, передавать бухгалтерскую отчетность, налоговую отчетность, сведения в Пенсионный Фонд, статистическую отчетность, экологическую отчетность, не покидая рабочего места. Компания также занимается продажей, внедрением, сопровождением программных продуктов 1С: Предприятие. Программа 1С: Предприятие является универсальной системой для автоматизации учета и процессов управления. Она может поддерживать различные системы и методологии учета, различные подходы к управлению, использоваться на предприятиях различных видов деятельности.
Фирма ведет работу по продаже и обслуживанию лицензионных программных обеспечений: Windows, Office, антивирусы, необходимые для повседневной работы в любой компании.
Центр ЭПБ оказывает услуги по страхованию, заполнению/передаче деклараций, закрытию/открытию ИП, перерегистрации организаций, получению разнообразных выписок из ИФНС.
Интервью с генеральным директором филиала «Контур-Экстерн» в г. Набережные Челны
При помощи Интернета и программ Skype и ICQ проводилось интервью с Шарифуллиным Э.В. - генеральным директором филиала компании «Контур-Экстерн» на тему деятельности его фирмы и системы в целом, какие реальные преимущества на конкретных примерах несет в себе переход к СЭД.
В работе приведено резюме всего интервью с генеральным директором компании. Эдуард Вильсонович работает в сфере ПО уже более 10 лет, заняться именно этим бизнесом его подтолкнуло, во-первых, ненасыщенность рынка подобными компаниями, а также возможность значительно упростить жизнь бухгалтерам, автоматизируя процесс документооборота.
Итак, чем же выгоден по сравнению с ручным документооборотом СЭД? На этот вопрос директор филиала предоставил много информации, причем в основном она дублирует выше описанные положения о преимуществах СЭД, в работе приведены конкретные примеры преимуществ по экономии средств и времени бухгалтеров и владельцев различных предприятий.
При ручном документообороте необходимо:
распечатка отчетов - расход бумаги (в 2-х экземплярах) (покупка бумаги)
принтер (офисные принтеры, как известно достаточно дорогие, плюс постоянная замена картриджей)
конверты (затраты на конверты и марки)
время, потраченное на почте для отправки заказным письмом (простои в очереди, бесцельно потраченное время, которое ничто не компенсирует).
Т.е. на отправку уходит примерно (в идеальном случае) около 2 часов.
Существуют декларации, отправляемые до 20 чисел, есть до 25, то есть бухгалтер готовит не все декларации сразу
Если при получении инспекцией отчетов (деклараций) документы были составлены неправильно (а срок сдачи уже прошел), налогоплательщик попадает на штрафы,
При СЭД:
на отправку уходит несколько минут
при отправке проходит контроль, при неправильно оформленной декларации, программа выдает предупреждение и не дает отправить неправильную декларацию,
при отправке сразу выдается подтверждение спец.оператора, где указано, дата и время передачи декларации, а данная дата и время и будет считаться датой сдачи в ИФНС
возможность сдачи до 24 часов последнего дня, (а при бумажной отправке бухгалтер зависит от графика работы почты (обычно до 17:00)
«При сдачи через почту бухгалтера выделяют на это половину рабочего дня + стояние в очередях на почте, а в пик отчетности в очередях приходится проводить по несколько часов 2-4). Когда используется СЭД, отчеты отправляются "между делом", т.е. в течение нескольких минут. Свое драгоценное время бухгалтера могут потратить на полезные дела. При электронном документообороте, ИФНС полученную декларацию проверяет и отправляет налогоплательщику протокол (это все должно быть в течение суток по закону), если все правильно , то в протоколе будет написано, что декларация принята, если же есть ошибка, то в протоколе описывается какая ошибка, и получив данный протокол, налогоплательщик исправляет ошибку и отправляет опять декларацию в ИФНС» - высказался Эдуард Вильсонович на тему преимуществ СЭД.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Итак, в работе проводится сравнительная характеристика СЭД и ручного документооборота. Можно сделать несколько основных выводов на тему преимуществ электронного документооборота над ручным. И на основе этого дать ответ на основной вопрос: «Стоит ли переходить на СЭД?»
Основные преимущества СЭД над ручным документооборотом:
1.Документооборот прежде всего связан с построением единой информационной среды компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов.
2.Внедрение СЭД зачастую становится катализатором серьезных изменений в ИТ-структуре организации. Помимо решения основных задач, связанных с построением единой информационной среды организации, создание СЭД нередко приводит к значительному обновлению аппаратного и системного программного обеспечения, переходу на новые технологические стандарты, а в ряде случаев - к переходу информационной инфраструктуры организации на новый качественный уровень
.Ключевой тенденцией в области автоматизации документооборота можно назвать наращивание их функционала.
.Другая важная тенденция - возможность тесной интеграции СЭД с другими информационными системами предприятия.
.Рост производительности сотрудника, уменьшение времени обработки одного документа, уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов. Уменьшение расходов на покупку бумаги, ксероксов итд. Быстрота, простота, значительная экономия времени и средств.
Видно, что преимуществ СЭД над ручным документооборотом предостаточно, принимать решения о внедрении СЭД на предприятие- дело, безусловно, каждого владельца, однако, факты на лицо. СЭД- это быстро, удобно и выгодно. Пройдет еще немного времени и СЭД вытеснит систему ручного документооборота, об этом говорят многие статистические компании и прогнозы.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
- Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М. 2003.
- Ципкин Ю.А., Люкшинов А.Н., Эриашвили Н.Д. Менеджмент: Уч. Пособие для вузов. М.: 2001.
- Управленческие решения: Учебно-методическое пособие. 2-е изд., перераб. И доп. / Аширов В.К. - Самарский институт управления, Самара:, 2007. - 198с.
- Саханова А.Н. Исследование влияния психологического климата первичного производственного коллектива на производительность труда // Менеджмент. - 2005. №2. 124 - 128с.
- Управление персоналом организации: Учебник/Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 512с.
- Экономическая стратегия фирмы [Текст]: Учебное пособие / Под ред. А. П. Градова. - 4-е изд., перераб. - СПб.: Специальная литература, 2003. - 959 с.
[Электронный ресурс] / <#"justify">Лебедев, П. И. Проектное финансирование: факторы успеха [Электронный ресурс] / П. И. Лебедев // Консультант. - 2005. - №11. - Режим доступа: #"justify">Иванов, А. П. Банковский кредит как форма инвестирования предприятий [Текст] / А. П. Иванов // Финансы. - 2005. - №4. - С. 61-63.