Облік розрахунків з підзвітними особами

Облік розрахунків з підзвітними особами

Вступ

підзвітний особа облік

Удосконалення ринкових відносин і збільшення обсягів українського ринку, вихід українських суб’єктів господарювання на ринки іноземних держав, розширення спектра бізнес-процесів та елементарних господарських операцій, поява нових технологій, які супроводжують процеси здійснення платежів, у тому числі безготівковій формі, та інші прояви динамічного процесу розвитку України не тільки не зменшили, а навпаки, збільшили значення прямих контактів посадових осіб і відповідальних працівників різних суб’єктів господарювання, у тому числі іноземних, між собою, а також можливості оперативного придбання товарів (робіт або послуг) за готівковий та безготівковий розрахунок на ринку посадовими особами і відповідальними працівниками підприємства. Все це вплинуло не тільки на збільшення обсягів розрахунків із підзвітними особами окремих суб’єктів господарювання, але і значно їх ускладнило.

У процесі фінансово-господарської діяльності у підприємства виникає потреба використовувати готівку грошові кошти для розрахунків з працівниками по відрядженнях, видачі їм коштів на представницькі цілі, для купівлі за готівковий розрахунок товарів в інших організаціях або у фізичних осіб, для оплати виконаних робіт, надання послуг, а також на інші господарсько-операційні цілі.

Тема розрахунків підприємств з співробітниками, що виїжджають у службові відрядження, як по Україні, так і в інші країни, досить добре вивчена і висвітлена в економічній пресі і спеціальних виданнях. До того ж витрати на відрядження відносяться до категорії витрат підприємства, які постійно перебувають під пильною увагою перевіряючих органів. На цьому об'єкті обліку замикається комплекс питань, пов'язаних з відображенням у бухгалтерському обліку та оподаткуванні. Але в той же час слід відмітити, що більшість публікацій на цю тему зводиться, як правило, до розгляду застарілих нормативних документів. Що стосується нововведень, то вони розглядаються не в повній мірі. Це є дуже негативним явищем, так як нормативно правова база змінюється з частою періодичністю, а це все не відображено.

У процесі своєї діяльності практично кожний бухгалтер стикається з проблемою правильного обліку та оподаткування витрат на відрядження. При цьому часто виникають питання, зокрема, що вважати службовим відрядженням; який порядок відрядження співробітників підприємства, що працюють за сумісництвом або виконують роботу за договорами цивільно-правового характеру; якими нормативними документами, що зачіпають питання витрат на відрядження, необхідно керуватися в даний час.

Велика роль при цьому відводиться бухгалтерському обліку, за допомогою якого суцільним чином, безперервно і взаємопов'язане відбиваються всі документально підтверджені господарські операції, чим забезпечується достовірність, своєчасність і точність інформації. Правильна організація обліку розрахунків з підзвітними особами, з одного боку, забезпечує дієвий контроль за використанням на підприємстві грошових коштів і, з іншого боку, дозволяє підприємству уникнути конфліктних ситуацій у відносинах з податковою службою.Начало формы

Актуальність теми полягає в тому, що кожне підприємство незалежно від організаційно-правової форми та виду діяльності видає своїм працівникам готівку під звіт. Перш за все, готівкові грошові кошти використовуються для оплати витрат на відрядження. А саме: для покупки квитків, оплати проживання та ін. Працівникам, які направляються у службові відрядження, видаються також добові - гроші на харчування. Крім того, працівникам можуть знадобитися готівкові кошти для купівлі канцелярських товарів та інших матеріальних цінностей, для оплати господарсько-операційних витрат, виконаних робіт, наданих послуг.

Мета курсової роботи - вивчити порядок організації обліку розрахунків з підзвітними особами на підприємстві та їх відображення в облікових регістрах та фінансовій звітності на прикладі сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9 .

Для написання роботи було поставлено наступні завдання:

         визначити економічну сутність розрахунків з підзвітними особами;

         розглянути нормативно-правову базу регулювання розрахунків з підзвітними особами;

         розглянути організацію обліку розрахунків з підзвітними особами;

         визначити особливості обліку розрахунків з підзвітними особами на прикладі сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9;

         дати економічну характеристику сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9 .

         дослідити організацію проведення розрахунків з підзвітними особами

Обєктом дослідження є сільскогосподарське товариство з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9.

1.Теоретичні основи обліку розрахунків з підзвітними особами

.1 Сутність розрахунків з підзвітними особами та завдання їх обліку

У процесі господарської діяльності у підприємств виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи - це працівники цього підприємства, які отримали грошові суми в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. На підприємстві повинен бути складений і затверджений наказом керівника список осіб, які мають право одержувати гроші в підзвіт на господарські потреби [11, ст. 304].

Розрахунки з підзвітними особами охоплюють широке коло операцій з готівковими коштами, розрахунками, придбанням матеріальних цінностей, оподаткуванням тощо. Тому цей аспект облікової роботи вимагає чіткого дотримання чинних нормативних актів та оформлення відповідних документів.

В бухгалтерському обліку повинна фіксуватися інформація про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Гроші під звіт видають на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати. При цьому потрібно дотримуватися діючих норм з регулювання готівкового обігу. Аванс підзвітній особі видається в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випадку, коли підзвітна особа не має заборгованості по раніше виданих сумах. Аванс видається на підставі видаткового касового ордера або платіжної відомості, якщо видають гроші одночасно декільком особам. Підзвітна особа має право витрачати аванс лише на ті цілі, для яких він виданий[14]

Розрахунки за відрядженнями в межах України.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).

Документами, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно): запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір чи контракт; інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника[3].

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. При відправленні транспортного засобу до 24-ї години включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше - наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження оформляється наказом (розпорядженням) про спрямування у відрядження з указівкою: пункту призначення, назви підприємства, куди відряджено працівника, терміну і цілей відрядження [3].

Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження. Підприємство самостійно встановлює порядок ознайомлення працівника, який направляється у відрядження за кордон, з його фінансовими зобов'язаннями, що регулюються постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 N 98 "Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів" (Постанова N 98 <#"726112.files/image001.gif">

Рис. 2.1. Загальна схема руху облікової інформації за напрямом «Облік розрахунків з підзвітними особами»

2.1 Документування операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами

З метою документального оформлення відрядження здійснюють такі заходи:

ü   Канцелярія одержує лист-запрошення на відрядження (може бути за ініціативою підприємства);

ü   Особа, яка буде їхати у відрядження, пише заяву на ім'я керівника підприємства;

ü   Керівник підприємства видає наказ про відрядження працівника, вказуючи його місце, термін і мету. Якщо відрядження здійснюють за ініціативою підприємства, то наказ про відрядження може бути виданий без відповідної заяви фізичної особи;

ü   Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, у спеціальному журналі 3 Відомості 3.1(Додаток Б)

ü   Підприємство, що відряджає працівника, зобов'язане ознайомити його з кошторисом витрат (або з довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною за довільною формою), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження

ü   бухгалтерія розраховує необхідну суму грошей на відрядження, оформляє видатковий касовий ордер і видає грошовий аванс відрядженому (Додаток В);

ü   Відряджений їде у відрядження, виконує там завдання, заради якого здійснене відрядження,;

ü   Відряджений протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує його і здає в бухгалтерію разом документами, що підтверджують витрати на проїзд, наймання житла тощо (Додаток Г);

ü   Бухгалтер перевіряє поданий звіт і додані документи, визначає суму витрат, яка підлягає затвердженню;

ü   Керівник підприємства затверджує звіт своїм підписом;

ü   На суму, яку відрядженому потрібно виплатити, або повернути у зв'язку з тим, що був виданий зайвий аванс, бухгалтерія оформляє прибутковий або видатковий касовий ордер;

ü   Відряджений робить кінцевий розрахунок за відрядження - одержує або сплачує гроші до каси;

ü   За необхідності відряджений складає звіт про роботу, яку він виконав у відрядженні, і подає службовій особі підприємства.

ü   Витрати, понесені у зв'язку з відрядженням, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовуються

На господарські та інші потреби гроші під звіт видають переважно для купівлі матеріальних цінностей. Потрібно пам'ятати, що є обмеження оплати готівкою. Так, готівкою можна оплатити в одному магазині за один день до 10 тис. грн.

Підтвердженням оплати за готівку є фіскальний чек, що друкується у магазині реєстратором розрахункових операцій і видається покупцю. На куплені цінності, за потреби, магазин виписує також товарний чек або рахунок-фактуру. Куплені цінності підзвітна особа передає на склад за накладною. Рахунок-фактура і товарний чек не підтверджують факту покупки цінностей. До них потрібний ще документ про фактичну сплату грошей, яким може бути фіскальний чек[27].

Інколи доводиться робити закупки у фізичних осіб, які не мають реєстратора розрахункових операцій, а тому не можуть видати фіскального чека. У такому разі факт закупки підтверджують закупівельним актом, який складають у встановленому порядку.

Якщо гроші видають під звіт на господарські потреби, то документальне оформлення роблять так:

1)      Керівник підприємства або інші службові особи визначають мету і необхідну суму видання грошей під звіт - покупка матеріальних цінностей, здійснення платежів тощо;

2)      Бухгалтерія складає і оформляє видатковий касовий ордер для видання грошей з каси;

3)      Працівник одержує в касі гроші під звіт, придбані цінності здає на склад за накладною, товарним або фіскальним чеком;

4)      Після виконання доручення, але не пізніше наступного дня після одержання грошей, працівник складає Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, підписує його і разом з документами, що підтверджують суму проведених витрат, подає в бухгалтерію(Додаток Д);

До авансового звіту додається документи, що підтверджують суму фактичних витрат, пов'язаних з відрядженням (Додаток Е).

Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат авансовому звіті не допускаються. Звіт обов'язково підписується підзвітною особою[17].

Після складання звіту про використання коштів визначається різниця між сумою отриманого авансу та фактичними витратами. Якщо працівник здійснив перевитрату авансової суми, то кошти повинні бути відшкодовані йому з каси підприємства без його заяви. Винятки складають випадки, коли перевитрати були здійснені на цілі, не передбачені наказом. У такому випадку можливі наступні варіанти:

·   суму перевитрат за авансовим звітом не відшкодовують і на авансовому звіті пишуть тільки суму, затверджену керівником;

·   суму перевитрат відшкодовують за рішенням керівника з наступним приєднанням цієї суми до сукупного оподатковуваного доходу працівника.

Обов'язковим реквізитом звіту є резолюція керівника підприємства або уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

5)      Бухгалтерія перевіряє звіт і подає на затвердження керівнику підприємства;

Якщо підзвітна особа не надала звіти та необхідні виправдовуючі документи у встановлені строки або не повернула в касу залишки невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством. Це положення застосовується лише щодо сум авансів, виданих у національній грошовій одиниці України на господарські потреби або витрати на відрядження.

6)      Після затвердження звіту бухгалтерія організовує остаточний розрахунок з підзвітною особою: визначає суми, які потрібно доплатити із каси чи повернути до каси, оформляє прибутковий чи видатковий касовий ордер і розраховується через касу з підзвітною особою.

Виданні під звіт гроші витрачаються суворо за цільовим призначенням. Передача підзвітних сум однією особою іншій забороняється[28].

2.2 Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами

Відповідно до Плану рахунків для відображення розрахунків з підзвітними особами визначено субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунку 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Вибір рахунку для відображення розрахунків з підзвітними особами не випадковий, оскільки підзвітні особи, як правило, стосовно підприємства є дебіторами. І це не дивно, адже, як вже з’ясовано, розрахунки з конкретними підзвітними особами починаються з видачі їм коштів під звіт на відрядні витрати або на придбання активів, робіт або послуг для підприємства та виникнення у зв’язку з цим дебіторської заборгованості таких підзвітних осіб. Все сказане зовсім не означає, що з розрахунками з підзвітними особами не може утворитися кредитове сальдо. Таке можливо, але це можна розглядати лише як виняток з правил [11].

При значному обсязі операцій з підзвітними особами для обліку коштів, виданих під звіт з певною метою, у бухгалтерському обліку доцільно відкрити додаткові аналітичні рахунки третього або четвертого порядку, наприклад:

"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за службовими відрядженнями";

"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті за сумами, виданими на господарські потреби";

"Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті (доларах США) за службовими відрядженнями";

"Розрахунки з підзвітними особами в іноземній валюті (російських рублях) за службовими відрядженнями".

Щодо Плану розрахунків:

«На субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» ведеться облік розрахунків з підзвітними особами. Сальдо субрахунку може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо - в складі зобов’язань балансу підприємства»

Іншу будь-яку додаткову інформацію План розрахунків не містить. Можна тільки додати загальну вимогу Плану рахунків до рахунку 37, що повною мірою стосується і субрахунку 372:

«Аналітичний облік ведеться за кожним дебітором, за видами заборгованості, термінами її виникнення і погашення».

Аналітичний облік розрахунків з кожною з підзвітних осіб ведеться в «Відомості 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами (до рахунку 37)» Журналу №3. Як правило, для здійснення такого аналітичного обліку оформляється окрема «Відомість 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами (до рахунку 37)» за субрахунком 372. (Додаток Є )

Щодо відображення за дебетом і кредитом субрахунку 372 окремих операцій з підзвітними особами. За дебетом субрахунку 372 відображаються суми, видані під звіт, а по кредиту - суми, списані з підзвіту підзвітних осіб на підставі наданого ними і затвердженого керівником підприємства Звіту, а також повернення підзвітними особами залишку невикористаних або зайво витрачених підзвітних коштів до каси або на поточний рахунок підприємства або утримання невикористаних або зайво витрачених підзвітних коштів із заробітної плати підзвітної особи (таблиця 2.1).

Таблиця 2.1. Бухгалтерські проводки за операціями з підзвітними особами

Ці проводки повинні повністю відображати всі операції з одержання коштів під звіт підзвітною особою та їхнє списання з неї на підставі такого затвердженого керівником Звіту. За кожною окремою підзвітною особою, за кожним окремим відрядженням або видачею коштів під звіт на придбання підзвітною особою активів, робіт або послуг для підприємства в Журналі № 3 «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритої за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами», робиться окремий запис (заповнюється окремий рядок). Навіть якщо кошти видавалися під звіт, але не були використані підзвітною особою за призначенням та повернуті нею до каси підприємства, все рівно по такій видачі та по такій підзвітній особі в «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритої за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» робиться окремий запис (заповнюється окремий рядок)[13].

У Відомості 3.2 наводяться такі графи:

1)      реєстраційний номер запису;

2)      номер і дата документа;

)        найменування дебіторів, рахунків (підзвітна особа, назва організації…)

)        дата виникнення заборгованості;

)        сальдо на початок місяця (дебет);

)        сальдо на початок місяця (кредит);

7-13) у дебет рахунка 37 з кредита рахунків (10, 11, 14, 15, 16, 19, 20, 22, 23, 24, 25, 26, 28, 30, 31, 33, 36, 39, 50, 64, 68, 69, 70, 71, 73, 74, 75);

) разом за дебетом;

-21) з кредита рахунка 37 у дебет рахунків (10, 11, 12, 14, 15, 16, 20, 22, 23,

, 26, 28, 30, 31, 33, 34, 35, 48, 50, 51, 60, 61, 62, 64, 65, 66, 67, 68, 80, 84, 85, 91, 92, 93, 94, 99);

22) разом за кредитом;

) сальдо на кінець місяця (дебет);

24) сальдо на кінець місяця (кредит).

Підставою для заповнення журналу-ордера № 3 і відомості № 3.2 є:

- касові документи, що свідчать про видачу або повернення підзвітних сум;

авансові звіти з доданням документів, що підтверджують цільове використання виданих коштів;

наказ, розрахунково-платіжна відомість при утриманні з заробітної плати працівника не повернених своєчасно невикористаних коштів.

Підсумкові дані «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритої за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» (зразок заповнення дивися нижче) у вигляді бухгалтерських проводок переносяться до Головної книги підприємства.

На основі Головної книги складається оборотна відомість.

Оборотна відомість служить для контролю за правильністю розноски операцій на рахунках обліку, виведення оборотів і сальдо на кінець періоду. Якщо збігаються суми дебетового і кредитового сальдо та оборотів, це свідчить про правильність ведення обліку лише з формального боку. Помилок логічного характеру (помилкова кореспонденція рахунків, записи не в ті регістри обліку) за допомогою оборотної відомості не можна виявити.

Оборотна відомість складається щомісячно з метою виявлення помилок, допущених при заповненні журналів. Отримання ідентичних сум дебетових і кредитових сальдо й оборотів за місяць свідчить про відсутність помилок в журналах і можливість складання балансу.

Отримані залишки (сальдо) на субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» показуються розгорнуто (не згортаються), тобто з дебетового сальдо не віднімають кредитове і навпаки, ні у «Відомості № 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами», відкритій за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами», ні в Головній книзі. Залишки (сальдо) на початок і кінець облікового періоду (місяця, кварталу або року) за субрахунком 372 «Розрахунки з підзвітними особами» з Головної книги підприємства переносяться до Балансу підприємства. У висновку додамо, що сума нарахованого штрафу і ПДФО, утримані із заробітної плати підзвітної особи, яка несвоєчасно повернула невикористані підзвітні кошти до каси або на розрахунковий рахунок підприємства, відображається за дебетом рахунку 66 і кредитом субрахунку 641 на окремому субрахунку другого порядку, на якому підприємство відображає розрахунки за ПДФО. Якщо суму штрафу і ПДФО потрібно утримати з члена керівного органу, то таке утримання відображається за дебетом рахунку 67. [23].

3.Відображення операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та фінансовій звітності

Форма бухгалтерського обліку, система регістрів, порядок і спосіб реєстрації та узагальнення інформації в них, обирається підприємством самостійно з додержанням єдиних засад бухгалтерського обліку. Облікові регістри ( книги, відомості, журнали, тощо) призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації про господарські операції, що містяться у прийнятих до обліку первинних документах, які складаються щомісяця, підписуються виконавцями та головним бухгалтером. Регістри бухгалтерського обліку побудовані за кореспонденцією рахунків бухгалтерського обліку, що встановлена Інструкцією «Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організа-цій» № 291. При обліку розрахунків з підзвітними особами використовують Розділ І Журналу 3 і Відомість 3.2 аналітичного обліку розрахунків з різними дебіторами, здійснюють відповідні записи в Головній книзі, які пізніше використовують для відображення в фінансовій звітності та складання Балансу підприємства, користуючись при цьому Наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку» № 356 від 29.12.2000р.;

При журнально-ордерній формі обліку для обліку розрахунків з підзвітними особами призначений журнал № З, в якому суміщається аналітичний і синтетичний облік по субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" і рахунку 37 "Рахунки з різними дебіторами" в єдиній системі записів[26].

Облік здійснюється в розрізі фізичних осіб, які одержали грошові кошти під звіт. По кожному окремому рядку відображається сума виданого авансу, сума витрат на основі затвердженого авансового звіту, повернена сума невикористаних підзвітних сум, відшкодування перевитрат, сума підзвітних коштів, по яких не подано авансового звіту і які не повернені в касу.

Для одержання необхідних синтетичних даних по рахунку 372 суми, відображені в авансових звітах і повернення невикористаних авансів відображаються в журналі 3 і відомості 3.2 аналітична відомість розрахунків з підзвітними особами до нього в кореспонденції з дебетуючими рахунками. В кінці місяця підсумки кредитових оборотів в цілому по субрахунку 372 і по дебету кореспондуючих рахунків переносяться в Головну книгу.

При відкритті журналу 3 і відомості 3.2. до нього (в перших рядках) по кожному підзвітному працівнику вказується сума перехідного залишку з минулого місяця і дата його, залишку, виникнення. В наступних рядках вказується суми виданих під звіт грошових коштів (як правило, по кредиту рахунку 30) і дати їх видачі.

В наступному, основному, розділі відомості 3.2. який представляє кредитову частину субрахунку 372 , які відображають суми повернення і утримання невикористаних підзвітних сум і здійснених платежів за рахунок підзвітних сум. В кожному конкретному випадку вказується дата, номер авансового звіту і сума. Сума платежів відображаються в цілому і по кореспондуючих рахунках. Записи повернення і утримання невикористаних підзвітних сум проводяться на основі документів по касі і розрахунково-платіжних відомостей. Записи по витрачених сумах здійснюються на основі затверджених авансових звітів з додатками до них документів.

Суми, які віднесені в дебет рахунків 23, 91, 92 підлягає групуванню по статтях аналітичного обліку в листках - розшифровках. По придбаним за рахунок підзвітних сум матеріальних цінностей вказується їхня облікова вартість.

Після закінчення місяця по кожній підзвітній особі визначають сальдо на кінець місяця, яке потім буде перенесено у відомість 3.2 наступного місяця, як вступне сальдо.

Після закінчення журналу 3 та відомості 3.2 до нього вказується дата завершення записів в ньому і дата переносу оборотів в Головну книгу. Все це завіряється підписами виконавців та підписом головного бухгалтера підприємства.

Для того, щоб повністю вивчити і зрозуміти облік розрахунків з підзвітними особами залишається розглянути відображення витрат в деяких формах фінансової звітності, а саме в Балансі і Звіті про фінансові результати.

Згідно Інструкції про застосування Плану рахунків сальдо субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" може бути як дебетовим, так і кредитовим. В балансі підприємства дебетове сальдо відображається в складі активів, а кредитове - в складі зобов'язань. Дебетовий залишок (сальдо) за субрахунком 372 відображається в активі балансу в рядку 210 «Інша поточна дебіторська заборгованість», а кредитовий залишок (сальдо) за цим же субрахунком - в пасиві Балансу в рядку 610 «Інші поточні зобов'язання»(Додаток З).

Лише після складання оборотних відомостей можна заповнювати бухгалтерський баланс методом переносу залишків за рахунками на відповідні статті балансу. Метою складання балансу є надання користувачам повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан підприємства на звітну дату.

Баланс служить для аналізу структури активів, змін окремих статей (зменшення чи збільшення за відповідний період зобов'язань підприємства (кредиторам, податковим органам, персоналу, банківським установам та ін.) і власного капіталу.

Згортання статей активів і зобов'язань у балансі не дозволяється, за винятком випадків, передбачених відповідними стандартами. Підсумок активів балансу повинен дорівнювати сумі зобов'язань і власного капіталу[18].

Узагальнити відображення операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та фінансовій звітності можна за допомогою рис. 3.1

Рис 3.1 Схема відображення операцій з обліку розрахунків з підзвітними особами в облікових регістрах та фінансовій звітності

Що стосується відображення відрядних витрат в Звіті про фінансові результати, то тут порядок відображення залежить від того, до якого виду витрат в обліку були віднесені відрядні витрати: до загальновиробничих витрат з наступним списанням на собівартість реалізації, до адміністративних витрат, витрати на збут чи до інших витрат, операційної діяльності. Виходячи з цього відповідні суми знайдуть відображення в рядках 040, 070, 080, 090 розділу І "Фінансові результати" . В розділі II "Елементи операційних витрат" відрядні витрати знайдуть відображення в рядку 270 "Інші операційні витрати" (Додаток Ж).

Висновки

Серед розрахункових операцій особливе місце займають розрахунки з підзвітними особами, які є на кожному підприємстві, незалежно від форми власності та галузі діяльності.

В даній роботі було розглянуто основні аспекти обліку розрахунків з підзвітними особами прикладі сільскогосподарського товариства з обмеженою відповідальністю «Україна 2001» відділ №9.

Підзвітною особою в бухгалтерській практиці називається працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу бюджетної установи.

На досліджуваному підприємстві ТОВ «Україна 2001» відділ №9 ведеться облік розрахунків з підзвітними особами за:

1)         авансами виданими на господарські потреби виробництва;

2)         службовими відрядженнями.

Оскільки, операції по розрахунках з підзвітними особами, відображаються і в податковому, і в фінансовому обліку, то на них необхідно звернути особливу увагу.

Щодо фінансового обліку, то тут усе просто, усі суми, які витрачені підзвітною особою і затверджені керівником включаються до витрат підприємства.

Для того, щоб віднести витрати, які понесла підзвітна особа, у податковому обліку до складу валових витрат необхідно, щоб виконувалися наступні умови :

ü  згода керівника;

ü  документальне підтвердження витрат;

ü  зв'язок понесених витрат з основною діяльністю підприємства;

ü  не перевищення граничних норм добових витрат.

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити" .Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв'язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства)

В даній курсовій роботі на прикладі прикладі ТОВ «Україна 2001» відділ №9 я детально розглянула організацію документального, зведеного синтетичного та аналітичного обліку розрахунків з підзвітними особами.

Первинний облік ведеться на бланках типових форм. Документи заповнюються чітко, розбірливо і вчасно, згідно з документооборотом здаються в бухгалтерію господарства.

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 37 "Розрахунки з різними дебіторами" субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами". Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються у балансі розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо - в складі зобов’язань підприємства.

Аналітичний облік витрат по розрахунках з підзвітними особами ведуть окремо по кожній авансовій видачі позиційним способом. За дебетом рахунка 37 субрахунку 372 відображають суми, видані під звіт, а також відшкодування перевитрат, тобто погашення кредиторської заборгованості. За кредитом субрахунку 372 відображають списання підзвітних сум.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують у журналі № 3, він побудований за формою оборотної відомості, в якій зазначаються вступний і кінцевий залишки. Підприємство використовує одну з найпростіших форм бухгалтерського обліку, меморіально-ордерну форму. Основними реєстрами бухгалтерського обліку є журнали ордери в яких систематизація і групування документів ведеться в хронологічному порядку по кореспондуючих рахунках. Підсумкові дані в журналах ордерах на кожному синтетичному рахунку звіряють з даним інших облікових реєстрів, в яких відображені записи по відповідних кореспондуючих рахунках.

Останнім часом, щодо операцій по обліку розрахунків з підзвітними особами, відбулися певні зміни, підставою для них стали внесені зміни на початку цього року Міністерством фінансів України до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (Наказ Мінфіну від 17.03.2011 №362, зареєстрований в Мін’юсті України 29.03.2011 за №410/19148). Даний нормативний документ вступив у дію з 01 квітня 2011р.

Список використаної літератури

1.  Додаток до Постанови Кабінету Міністрів України №663 від 23 квітня 1999 р. (у редакції Постанови Кабінету Міністрів України №977 від 11 липня 2002 p.). Про норми відшкодування витрат на відрядження у межах України та за кордон для державних службовців і працівників підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

2.      Закон України "Про податок з доходів фізичних осіб" з останніми змінами та доповненнями, що набули чинності 01.01.2010 р

3.      Інструкція "Про службові відрядження в межах України та за кордон" (наказ Мінфіну від 13.03.98 №59) затверджена в новій редакції (наказ Мінфіну від 17.03.2011 №362)

4.      Наказ Міністерства фінансів України "Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон" №59 від 13 березня 1998 р.

5.      Положення (стандарт) бухгалтерського обліку № 10 ''Дебіторська заборгованість" затверджений наказом Міністерства Фінансів України.

6.      Порядок складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт №440 від 19.09.2003 р.

7.  Постанова Кабінету Міністрів „ Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів « від 2 лютого 2011 р. № 98

8.  Постанова Кабінету Міністрів України "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" №663 від 23.04.1999 р.

9.      Постанова Кабінету Міністрів України "Розміри надбавок до норм добових витрат в іноземній валюті для окремих категорій працівників" №977 від 11 липня 2002 р.

.        Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних кошт» від 2 лютого 2011 р. N 98

11.     Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський фінансовий облік: Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності „Облік і аудит». - Житомир: ПП „Рута», 2009. - 912с.

12.     Добровський В. М. Бухгалтерський фінансовий облік в Україні: навч. посіб. для студент. вищ. навч. закл. - Київ.: АСК., 2009. - 976 с.

13.    Карєв В.П. Облік розрахунків з підзвітними особами: навч. посібник - К. : Інформ.-аналіт. агентство, 2008. - 544 с.

.        Коблянська О. І. Фінансовий облік: навчальний посібник.- 2-ге вид. перероб. і доповн. - К.:Знання, 2007. - 472 с.

.        Лишиленко О.В. Бухгалтерський фінансовий облік. Підручник. - Київ: Вид-во „Центр навчальної літератури», 2005 - 528 с.

.        Свірко С. В. Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах: Навч. посібник. - К.: КНЕУ, 2003. - 380 с.

.        Сук Л.К., Сук П.Л. Організація бухгалтерського обліку: Підручник. - К.: Каравела; Піча Ю.В., 2009. - 624 с.

.        Ткаченко Н.М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник. - 3-тє видання - Київ: Алерта, 2008 - 902с.

.        Ворона В.І. В дорогу далеку… Відрядження за кордон - без проблем. // Дебет-Кредит (додаток до газети „Галицькі контракти»). - 2004 - №8.

.        Корольова Г. Розрахунки з підзвітними особами. //Баланс. - 2000 -№21.

.        Онищенко Т. Відрядження в межах України. // Податки та бухгалтерський облік. - 2003. - №42.

.        Онищенко Т. Відрядження за кордон. // Податки та бухгалтерський облік. - 2003. - №47.

.        Онищенко Т., Вороная Н., Свіріденко А. Службові відрядження.// Податки та бухгалтерський облік. - 2005. - №59.

.        Пантелійчук Л. Витрати на відрядження: бухгалтерський облік, оподаткування, документальне оформлення.// Бухгалтерський облік і аудит. - 2002. - №11.

.        Повіренна Т. Розрахунки з підзвітними особами.// Баланс-бюджет. - 2007.- №33

.        Рудяк Ю. Підзвітні суми: звіт і облік//Податки та бухгалтерський облік. - 2002. - №57.

.        Сук Л. Обліку розрахунків з підзвітними особами.// Бухгалтерія в сільському господарстві. - 2010. - № 21 - с 27-38

.        Сук Л. Організація обліку розрахунків з підзвітними особами.// Бухгалтерія в сільському господарстві. - 2009 - №11 -с 33-40

.        Церетелі Л. Розрахунки з підзвітними особами по витратах на відрядження за кордон.// Вісник податкової служби України. - 2002 - №44.

30.