организации. Отправлять можно только полностью оформленные документы с указанием адресата. Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Срок - 1-2 дня.
Исполнение документов означает по сути документооборот на рабочих местах исполнителей. Для документов с длительными сроками исполнения - не менее 6-ти месяцев, - устанавливаются этапы исполнения и даты промежуточного контроля. На полях документа могут делаться пометки об исполнении, например: "Вопрос решен с зав. отделом маркетинга Смирновым В.М. 23 февраля 2001 года".
Если исполнение документируется, то исполнитель готовит проект ответного документа. Разработанный проект ответного документа после согласования и утверждения (подписания) передается на регистрацию и отправку. По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое направляется документ. В случае отсутствия по болезни, командировки руководитель назначает другого исполнителя с указанием его фамилии в регистрационно-контрольных формах. Если исполнение поручено группе лиц, то ответственный исполнитель может пригласить остальных на совещание. Все исполнители несут одинаковую ответственность за исполнение дела. Исполнение документа может быть отсрочено, если нет необходимых условий.
2. Практическая часть
справочный документ должностной инструкционный
1. Положение о подразделении
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
"________"_____________ ____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ О ФИНАНСОВОМ ОТДЕЛЕ
(О ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОМ ОТДЕЛЕ)
. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о Финансовом отделе (далее - Отдел) Финансового департамента (далее - Департамент), является внутренним документом Компании, определяющим правовой статус, задачи и функции, структуру и порядок формирования, права и ответственность Финансового отдела.
.2. Финансовый отдел является структурным подразделением Департамента и подчиняется Руководителю Финансового отдела, а также Финансовому директору Компании в соответствии с организационной структурой Компании и приказом Генерального директора Компании о распределении полномочий и обязанностей.
.3. Финансовый отдел в своей деятельности руководствуется законодательством РФ, Уставом Компании, решениями Совета директоров Компании, внутренними документами Компании, указаниями Руководителя Финансового отдела, Финансового директора и настоящим Положением.
.4. Финансовый отдел осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Компании в порядке, определяемом внутренними документами Компании.
. Основные задачи Финансового отдела
.1.Реализация финансовой стратегии и финансовой политики Компании;
.2.Организация финансовой деятельности Компании с целью эффективного использования финансовых ресурсов;
.3. Разработка прогнозов экономического развития Компании и участие в формировании ключевых показателей деятельности.
.4. Участие в разработке бизнес-планов, составление перспективных и текущих финансовых планов и бюджетов Компании и оперативный контроль их выполнения;
.5. Предоставление необходимой финансовой оперативной, регулярной и аналитической информации внутренним и внешним пользователям;
.6. Комплексный экономический и финансовый анализ деятельности Компании, разработка мероприятий по повышению эффективности управления финансами, снижению финансовых рисков и увеличению прибыльности Компании;
.7. Контроль над соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств, расходами и поступлением доходов;
.8. Взаимодействие с контрагентами и финансовыми организациями в рамках компетенции.
. Основные функции Финансового отдела
.1. Ведение управленческого учета деятельности компании, формирование регулярной управленческой отчетности.
.2. Разработка и внедрение корпоративных стандартов, норм, регламентов и положений по управленческому учету. Формирование учетной политики в соответствии с потребностями Компании.
.3. Управление денежными потоками, регламентация процедур осуществления платежей, контроль платежей в наличной и безналичной форме в порядке, определяемом внутренними документами Компании, управление кредитным портфелем компании;
.4. Оперативный контроль финансовых ресурсов Компании с целью их эффективного использования;
.5. Организация и регламентация бюджетного управления в Компании. Обеспечение процесса бюджетирования и контроля выполнения бюджета Компании. Сведение бюджетов Компании и отчетов об их выполнении. Доведение утвержденных показателей бюджетов Компании и ключевых показателей деятельности до подразделений и обеспечение оперативного контроля над их выполнением;
.6. Контроль над соблюдением финансовой дисциплины, своевременным и полным выполнением договорных обязательств, расходами и поступлением доходов;
.7. Контроль над реализацией программы капитальных вложений и инвестиций;
.8. Предоставление оперативной, регулярной и аналитической финансовой информации внутренним и внешним пользователям;
.9. Комплексный экономический и финансовый анализ деятельности Компании, разработка мероприятий по повышению эффективности управления финансами, снижению финансовых рисков и увеличению прибыльности Компании;
.10. Разработка предложений по ценообразованию;
.11. Внедрение передовых информационных систем по управлению финансами в соответствии с требованиями бухгалтерского, налогового, статистического и управленческого учета, контроль над достоверностью информации;
.12. Участие в организации и проведении тендеров.
. Структура и порядок формирования Финансового отдела
.1. Численный состав Финансового отдела определяется в соответствии с задачами и функциями Финансового отдела и устанавливается штатным расписанием Компании, утверждаемым Генеральным директором Компании.
.2. Работой Финансового отдела руководит руководитель Финансового отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Генеральным директором Компании по представлению Финансового директора.
.3. В период отсутствия руководителя Финансового отдела (на время отпуска, болезни, командировки, иных случаев) его права и обязанности в соответствии с указанием финансового директора возлагаются на другого работника Финансового отдела.
.4. Работники Финансового отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Генеральным директором Компании по представлению руководителя Финансового отдела.
.5. Обязанности каждого работника Финансового отдела закрепляются должностными инструкциями, утверждаемыми генеральным директором.
.6. Распределение обязанностей между работниками Финансового отдела, установление сроков выполнения работ осуществляется руководителем Финансового отдела в соответствии с должностными инструкциями и настоящим Положением.
. Права и обязанности Финансового отдела
.1. Финансовый отдел имеет право в установленном в Компании порядке:
.1.1. Организовывать исполнение решений органов управления Компании по вопросам, относящимся к компетенции Финансового отдела, в том числе давать поручения другим структурным подразделениям, организовывать проведение совещаний с участием руководителей и специалистов структурных подразделений по вопросам, связанным с выполнением указанных решений.
.1.2. Запрашивать у структурных подразделений и управляемых компаний документы, материалы, справки и иные сведения (информацию), необходимые для выполнения возложенных на Финансовый отдел задач и функций.
.1.3. Направлять структурным подразделениям запросы о предоставлении заключений, необходимых для осуществления задач и функций Финансового отдела.
.1.4. Участвовать в согласовании проектов документов (решений), подготавливаемых другими структурными подразделениями, в части вопросов, отнесенных к компетенции Финансового отдела.
.2. Финансовый отдел обязан:
.2.1. Осуществлять возложенные на Финансовый отдел функции в соответствии с требованиями законодательства РФ, устава и внутренних документов Компании.
.2.2. Исполнять решения органов управления Компании по вопросам, относящимся к компетенции Финансового отдела, в порядке и в сроки, установленные внутренними документами Компании.
.2.3. Своевременно осуществлять подготовку документов Компании по вопросам, отнесенным к компетенции Финансового отдела настоящим Положением и другими внутренними документами Компании.
.2.4. Своевременно предоставлять информацию, документы, заключения по запросам структурных подразделений по вопросам, отнесенным к компетенции Финансового отдела.
.3. В рамках организации работы Финансового отдела руководитель финансового отдела имеет право:
.3.1. На основании доверенности действовать от имени Компании в отношениях с государственными органами, с другими организациями.
.3.2. В порядке и пределах, установленных Генеральным директором Компании, подписывать документы, связанные с осуществлением возложенных на Финансовый отдел задач и функций;
.3.3. Визировать документы, согласуемые Финансовым отделом в части вопросов компетенции Финансового отдела;
.3.4. Давать письменные и устные указания работникам Финансового отдела по вопросам организации работы отдела и осуществления функций отдела;
.3.5. Вносить предложения Генеральному директору и финансовому директору о привлечении консультантов и экспертов, необходимых для решения вопросов, относящихся к компетенции Финансового отдела.
.3.6. Вносить в установленном порядке предложения Генеральному директору Компании и/или финансовому директору о приеме и увольнении работников Отдела, установлении им должностных окладов и надбавок.
.3.7. Предупреждать от имени Компании работников Финансового отдела на основании приказов/распоряжений Генерального директора о существенных изменениях условий труда и/или сокращении численности (штата) работников Финансового отдела.
.3.8. Вносить предложения Генеральному директору о поощрении работников Отдела или привлечении их к дисциплинарной/материальной ответственности в порядке, установленном трудовым законодательством РФ.
.3.9. Осуществлять иные права, вытекающие из компетенции Финансового отдела.
.4. Руководитель Финансового отдела обязан:
.4.1. Организовывать работу Финансового отдела и обеспечивать качественное и своевременное выполнение работниками Отдела возложенных задач и функций.
.4.2. Обеспечивать не разглашение работниками Отдела информации о Компании, составляющей коммерческую и/или служебную тайну.
.4.4. Обеспечивать соблюдение работниками Финансового отдела трудовой дисциплины.
. Ответственность финансового отдела
Руководитель и работники Финансового отдела в соответствии с распределением прав и обязанностей, установленным настоящим Положением, должностными инструкциями и иными внутренними документами Компании, несут ответственность за:
.1.Результаты работы Финансового отдела по выполнению задач и функций, установленных настоящим Положением.
.2.Причинение Компании убытков в результате осуществления ими своих должностных прав и обязанностей.
.3. Нарушение законодательства РФ, устава и внутренних документов Компании в деятельности Компании и управляемых компаний по вопросам компетенции Финансового отдела.
.4.Разглашение информации о Компании, относящейся к коммерческой и/или служебной тайне.
. Должностная инструкционная карта
Должностная инструкция экономиста
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
"________"_____________ ____ г.
. Общие положения
.1. Экономист относится к категории специалистов.
.2. Экономист назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
.3. Экономист подчиняется непосредственно финансовому директору, руководителю финансового отдела или руководителю планово-экономического отдела.
.4. На время отсутствия экономиста его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по компании.
.5. На должность экономиста назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж работы по специальности не менее полугода.
.6. Экономист должен знать:
·законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по планированию, учету и анализу деятельности предприятия;
·организацию плановой работы;
·порядок разработки перспективных и годовых планов хозяйственно-финансовой и производственной деятельности предприятия;
·порядок разработки бизнес-планов;
·планово-учетную документацию;
·порядок разработки нормативов материальных, трудовых и финансовых затрат;
·методы экономического анализа и учета показателей деятельности предприятия и его подразделений;
·методы определения экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организации труда, рационализаторских предложений и изобретений;
·методы и средства проведения вычислительных работ;
·правила оформления материалов для заключения договоров;
·организацию оперативного и статистического учета;
·порядок и сроки составления отчетности;
·отечественный и зарубежный опыт рациональной организации экономической деятельности предприятия в условиях рыночной экономики;
·экономику, организацию производства, труда и управления;
·основы технологии производства;
·рыночные методы хозяйствования;
·возможности применения вычислительной техники для осуществления технико-экономических расчетов и анализа хозяйственной деятельности предприятия, правила ее эксплуатации;
·основы трудового законодательства;
·правила и нормы охраны труда.
.7. Экономист руководствуется в своей деятельности:
·Законодательными актами РФ;
·Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
·Приказами и распоряжениями руководства;
·Настоящей должностной инструкцией.
. Должностные обязанности экономиста
Экономист выполняет следующие должностные обязанности:
.1. Выполняет работу по осуществлению экономической деятельности предприятия, направленной на повышение эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой и освоение новых видов продукции, достижение высоких конечных результатов при оптимальном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
.2. Подготавливает исходные данные для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности (бизнес-планов) предприятия в целях обеспечения роста объемов сбыта продукции и увеличения прибыли.
.3. Выполняет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, необходимые для производства и реализации выпускаемой продукции, освоения новых видов продукции, прогрессивной техники и технологии.
.4. Осуществляет экономический анализ хозяйственной деятельности предприятия и его подразделений, выявляет резервы производства, разрабатывает меры по обеспечению режима экономии, повышению рентабельности производства, конкурентоспособности выпускаемой продукции, производительности труда, снижению издержек на производство и реализацию продукции, устранению потерь и непроизводительных расходов, а также выявлению возможностей дополнительного выпуска продукции.
.5. Определяет экономическую эффективность организации труда и производства, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений.
.6. Участвует в рассмотрении разработанных производственно-хозяйственных планов, проведении работ по ресурсосбережению, во внедрении и совершенствовании внутрихозяйственного расчета, совершенствовании прогрессивных форм организации труда и управления, а также плановой и учетной документации.
.7. Оформляет материалы для заключения договоров, следит за сроками выполнения договорных обязательств.
.8. Осуществляет контроль за ходом выполнения плановых заданий по предприятию и его подразделениям, использованием внутрихозяйственных резервов.
.9. Участвует в проведении маркетинговых исследований и прогнозировании развития производства.
.10. Выполняет работу, связанную с нерегламентными расчетами и контролем за правильностью осуществления расчетных операций.
.11. Ведет учет экономических показателей результатов производственной деятельности предприятия и его подразделений, а также учет заключенных договоров.
.12. Подготавливает периодическую отчетность в установленные сроки.
.13. Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных экономической информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.
.14. Участвует в формировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации.
.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
. Права экономиста
Экономист имеет право:
.1. Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися его деятельности.
.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
.4. Запрашивать лично или по поручению руководства компании от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
. Ответственность экономиста
Экономист несет ответственность:
.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
. Письмо-просьба
ОБЩЕСТВО С ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ
"Индивид"
Комсомольский просп., д. 1 Я, Москва, 121875
Тел.: (095) 921-18-17; Тел./факс: (095) 918-04-04 OKПО 02862795 ОКЭД 1027400240654
УНН 7703022850/778005002
Начальнику Комитета по внешнеэкономическим связям
Иванову И.С.
Уважаемый Иван Степанович, просим Вас выделить квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.
С уважением,
Ген.Директор Петров П.К.
. Заявление о предоставлении отпуска
Генеральному директору
ООО "Ариель"
Костюченко А.Б.
от Султановой Олеси Александровны
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый отпуск с 01апреля 2013 по 14 мая 2013г.
.03.13
Султанова О.А.
Заключение
В ходе контрольной работы были получены основные навыки по разработке и оформлению типовых управленческих документов и деловой корреспонденции, информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов.
В дальнейшем это позволит правильно оформлять документы при работе на предприятии.
Список используемой литературы
1. ГОСТ Р6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - ИПК Изд-во стандартов, 2003.
. ГОСТ 16487-83 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1994.
. Об информации, информатизации и защите информации: федер.закон: [принят 25янв. 1995г. ] - Сборник законов Российской Федерации. - 1995- №8 - Ст.609.
. Унификация текстов управленческих документов: метод.рек. - М.: Всерос. Научно-исслед. ин-т документирования и архивного дела, 1982.
. Положение об Архивном фонде Российской Федерации: Указ Президента РФ: [от 17 марта 1994г. №552]. - М.