Виды деловых писем
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
Частное учреждение образования
«Международный гуманитарно-экономический институт» (МГЭИ)
Факультет заочного обучения
Кафедра иностранных языков
Реферат
на тему: Виды деловых писем
Студент
курс, гр. № 2
Н.О. Гайдучик
Спец. "Международные
отношения"
МИНСК, 2013
Виды деловых писем
Деловое письмо - это старая форма официальной корреспонденции. Деловое письмо пишется отдельным человеком в адрес организации или от организации в адрес другой организации. Деловые письма пишутся с различными целями. Кто-то пишет письмо, чтобы запросить информацию, подать заявление о приеме на работу, подтвердить получение чьей-то работы или оценить чью-то выполненную работу и т.д.
Так как мотивы написания писем разные, стиль письма меняется, и вы получаете различные виды деловых писем. Разные виды деловых писем используются разными людьми для передачи своих целей через посылаемые сообщения.
Вот некоторые наиболее распространенные виды деловых писем:
. Благодарность: Данный вид письма пишется, когда вы хотите поблагодарить кого-то за помощь или за поддержку в трудную минуту. Письмо можно использовать просто для того, чтобы поблагодарить за то, что вы получили от кого-то и что вам очень помогло.
. Извинение: Письмо-извинение пишется, если вы что-то не сделали. Если человек получил задание, и у него не получилось его выполнить, тогда он извиняется и просит в данном письме о возможности исправиться.
. Письмо-признательность: Письмо-признательность пишется, чтобы оценить чью-то работу в организации. Данный вид письма пишет начальник своему подчиненному. Организация может также писать данное письмо в адрес другой организации, чтобы поблагодарить клиента за сотрудничество.
. Письмо-запрос: Письмо-запрос пишется, чтобы получить информацию о продукте или услугах.
. Письмо-заказ: Это письмо, как подразумевает название, используется для заказа продукции. Это письмо может быть использовано в качестве документа, имеющего законную силу, которое подтверждает сделку между покупателем и поставщиком.
. Рекомендательное письмо: Данный вид письма пишется, чтобы порекомендовать человека на работу. Письмо содержит позитивные аспекты личности кандидата и то, как он/она будет полезна для организации. Письмо-рекомендация используется даже для продвижения человека в организации.
Письмо-благодарность
Письмо-благодарность используется для подтверждения факта, действия или произошедшей ситуации. Это письмо только ваша благодарность кому-либо, кто помог или поддержал вас в сложное время. Благодарность - это спонтанная реакция, так как благодарить за что-либо - это социальная норма.
Данный вид письма используется, чтобы выразить вашу благодарность человеку, который остался с вами в тяжелый период. Письмо применяется в случае более продолжительного времени. Просто слова благодарности работают при отдельных краткосрочных поступках. Благодарность - это отличный путь получить ответную реакцию от другой стороны. Письмо должно быть прямым и должно напоминать о произошедших поступках и действиях, за которые вы благодарите. Этот вид письма помогает вам наладить связь или укрепить отношения с получателем. Это письмо также используется для подтверждения получения письма, отчета и того, что вы работаете над ним. Письмо должно иметь позитивный тон. Не пишите в письме о конфликтах, которые были в прошлом.
Письмо-извинение
Письмо-извинение пишется, чтобы извиниться перед кем-то за проступок. Письмо-извинение - это простой путь признать свою ошибку и сказать, как вы собираетесь ее исправить. Тон письма должен быть спокойным, и от слов должна исходить искренность. Вы должны написать письмо-извинение как можно быстрее после совершения ошибки.
Оно поможет вам поддержать и сохранить личные или профессиональные отношения. Это письмо поможет вам вернуть доверие пострадавшей стороны. Будьте открыты и честны при написании письма-извинения.
Благодарственное письмо
Благодарственное письмо пишется, чтобы оценить его/ее работу. Вы можете благодарить человека за помощь и поддержку, которую он/она оказала вам в сложное время. Вам только необходимо поблагодарить его/ее с помощью этого письма. Написание данного письма и его получение является особым событием. Поэтому используйте правильные слова, чтобы написание этого письма стало эффективным.
Быстрота и искренность являются двумя ключевыми аспектами при написании данного вида письма. Вы должны быть ясным и точным при выражении благодарности. Всегда проверяйте, что письмо адресовано именно тому человеку, который помог вам.
Рекламация
Рекламация используется, чтобы высказать претензию к продукции, услуге или человеку в адрес высшей инстанции. Рекламация должна быть краткая, ясная и обоснованная. Письмо должно содержать понятную информацию о том, в чем действительно заключается проблема. Письмо должно объяснять проблему понятным образом. Должны быть упомянуты все данные, детали, требования и т.д., что поможет читателю легко понять проблему. деловое письмо рекламация благодарность
Даже если вы злы и расстроены, письмо должно быть в дружелюбном тоне. Это поможет другой стороне ответить взаимностью и действовать быстро. Все главные аспекты проблемы, на которую вы указываете, должны быть особо выделены в письме.
Письмо-запрос
Письмо-запрос пишется, чтобы получить информацию о продукции или услуге, предлагаемой компанией. В этом письме вы обращаетесь к соответствующему человеку из компании с просьбой предоставить вам информацию. Некоторые студенты, которые ищут информацию о приеме в учебное заведение, пишут письмо-запрос, чтобы получить информацию о новых курсах, доступных в университетском городке.
Выпускник, который хочет получить работу во время ученичества, пишет данное письмо, чтобы получить информацию о свободных рабочих местах. Письмо-запрос должно с самого начала подробно излагать цель написания письма. Вы должны быть вежливы при написании письма. Спрашивайте информацию только в том случае, если вы не нашли ее в Интернете. Имейте в виду, что ваш запрос потребует трудоемкой работы от другой стороны.