Характеристика налоговой инспекции

1. Технико-экономическая характеристика налоговой инспекции

1.1 Характеристика МИФНС №5 по Приморскому краю

Межрайонная инспекция федеральной налоговой службы №5 по Приморскому краю (далее - инспекция) является юридическим лицом, имеет свой текущий счет и печать. Будучи юридическим лицом, инспекция самостоятельно от своего имени приобретает и осуществляет гражданские имущественные и личные неимущественные права, несет обязанности, выступает в суде истцом, ответчиком, также она является уполномоченным территориальным органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей, крестьянских (фермерских) хозяйств, по представлению в делах о банкротстве и в процедурах банкротства требований об уплате обязательных платежей и требований РФ по денежным обязательствам.

Организационная структура МИФНС №5 по Приморскому краю:

руководство;

юридический отдел;

отдел ввода и обработки данных;

отдел выездных проверок;

отдел общего обеспечения;

отдел финансового обеспечения;

отдел камеральных проверок;

отдел информационных технологий;

отдел работы с налогоплательщиками, их регистрации и учета;

отдел анализа, отчетности и урегулирования задолженности.

Основное бремя работы с налогоплательщиками, безусловно, лежит на инспекциях МНС России по районам, районам в городах, городах без районного деления и межрайонного уровня. Типовые структуры инспекций МНС России утверждены ведомственным приказом №БГ-3-20/312 от 25. 08. 2000 г. Инспекция непосредственно подчиняется Управлению МНС России по субъекту федерации.

Структура инспекции утверждается руководителем Управления субъекта федерации. Штатное расписание, начальник инспекции утверждает также по согласованию с Управлением субъекта федерации в пределах установленной штатной численности и фонда оплаты труда. По вопросам служебной деятельности инспекция подконтрольна территориальному Управлению и Министерству.

Инспекция, руководствуясь в своей деятельности законодательством РФ, осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти субъекта России, органами местного самоуправления и государственными внебюджетными фондами, общественными объединениями и иными организациями.

Инспекция осуществляет следующие полномочия в установленной сфере деятельности:

1) осуществляет контроль и надзор за,

- соблюдением законодательства о налогах и сборах, а также принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов, правильностью исчисления, полнотой своевременностью внесения налогов и сборов, а в случаях предусмотренных законодательством Российской Федерации, правильностью исчисления, полнотой и своевременностью внесения в соответствующий бюджет иных обязательных платежей;

соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения, а также полнотой учета выручки денежных средств;

осуществлением валютных операций резидентами и нерезидентами, не являющимися кредитными организациями;

фактическими объемами производства и реализации этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции;

за проведением лотерей, в том числе за целевым использованием выручки от проведения лотерей.

2) осуществляет,

- государственную регистрацию юридических лиц, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и крестьянских (фермерских) хозяйств.

3) регистрирует в установленном порядке,

- договоры коммерческой концессии;

контрольно-кассовую технику, используемую организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4) ведет в установленном порядке,

- учет всех налогоплательщиков на подведомственной территории;

разделы федеральных информационных ресурсов: Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ), Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) и Единого государственного реестра налогоплательщиков (ЕГРН);

оперативно-бухгалтерский учет (по каждому налогоплательщику и виду платежа) сумм налогов и сборов, подлежащих уплате и фактически поступивших в бюджет, а также сумм пени, налоговых санкций;

5) также налоговая инспекция,

- представляет сведения, содержащиеся в ЕГРЮЛ, ЕГРИП и ЕГРН в соответствии с законодательством Российской Федерации;

информируют налогоплательщиков (в том числе в письменной форме) о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также предоставляет формы налоговой отчетности и разъяснения порядок их заполнения;

осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке возврат или зачет излишне уплаченных или излишне взысканных сумм налогов и сборов, пеней и штрафов;

взыскивает в установленном порядке недоимки и пени по налогам и сборам, предъявляет в арбитражные суды иски о взыскании налоговых санкций с лиц, допустивших нарушения законодательства о налогах и сборах, а также в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации;

представляет в соответствии с законодательством Российской Федерации о несостоятельности (банкротстве) интересы Российской Федерации по обязательным платежам и (или) денежным обязательствам;

осуществляет в установленном порядке проверку деятельности юридических лиц и физических лиц в установленной сфере деятельности;

осуществляет функции получателя средств федерального бюджета, предусмотренных на содержание Инспекции и реализацию возложенных на нее функций;

обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну;

организует прием граждан, обеспечивает своевременное полное рассмотрение обращений граждан, принимает по ним решения и направляет заявителям ответы в установленный законодательством Российской Федерации срок;

организует профессиональную подготовку работников аппарата Инспекции, их переподготовку и повышение квалификации и стажировку;

осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Инспекции;

обеспечивает внедрение информационных систем, автоматизированных рабочих мест и других средств автоматизации и компьютеризации работы Инспекции;

проводит в установленном порядке конкурсы и заключает государственные контракты на размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Инспекции;

осуществляет иные функции, предусмотренные федеральными законами и другими нормативными правовыми актами.

Инспекцию возглавляет руководитель, назначаемый и освобождаемый от должности Министром финансов РФ по представлению руководителя ФНС РФ. Руководитель Инспекции организует и осуществляет на принципах единоначалия общее руководство и контроль над деятельностью Инспекции. Он несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Инспекцию задач и функций.

1.2 Краткая характеристика отдела общего обеспечения, для которого разрабатывается АИС

Отдел общего обеспечения является структурным подразделением МИФНС №5 по Приморскому краю. Основной задачей отдела является: организация и обеспечение единой системы делопроизводства и документооборота в инспекции, включая единый порядок учета и регистрации входящих и исходящих документов.

Функции отдела общего обеспечения:

- общее делопроизводство;

ведение государственного архива документов;

ведение текущего архива документов;

планирование, координация и контроль исполнения работ;

обеспечение представительских мероприятий;

массовая печать и размножение документов;

обеспечение трудового режима;

организация и проведение мероприятий по обеспечению безопасности деятельности инспекции;

организация обучения персонала;

содержание зданий и сооружений;

транспортное обслуживание;

обеспечение услугами связи общего назначения;

материальное снабжение;

представление инспекции в арбитражных судах и судах общей юрисдикции;

правовая экспертиза документов;

сопровождение по процессуальным вопросам производства судебных и административных дел по налоговым правонарушениям, применению ККМ, производству и обороту алкогольной и табачной продукции.

1.3 Обоснование необходимости и цели использования АИС документооборота в налоговой инспекции

При анализе работы организации, при обработке экономической информации были выявлены следующие недостатки:

отсутствует единая база данных документов;

высокая трудоемкость обработки информации;

низкая оперативность;

невысокая достоверность результатов решения задач из-за дублирования потоков информации и сложности методик заполнения документов;

несовершенство процессов передачи, обработки, хранения, защиты целостности и секретности информации и процессов выдачи результатов расчетов конечному пользователю и др.

Схема движения документов представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Схема документооборота

Применение компьютеризации для осуществления документооборота позволит существенно сократить время поиска, обработки, ввода документов.

Оперативный обмен информацией между сотрудниками и отделами организации позволит сократить время обработки информации, избежать дублирования, а также сделать невозможным потерю документов. Автоматизация не допустит ошибок при переносе информации и даст возможность избежать повторной обработки документов. В результате автоматизации специалисты организации получат следующие положительные результаты:

достоверность и оперативность информации;

устранение дублирования информации;

сокращение трудовых и временных затрат.

2. Постановка задачи проектирования АИС в инспекции

2.1 Цель и назначение создания АИС документооборота

Задачей автоматизации является создание системы электронного документооборота в инспекции.

Автоматизация документооборота является средством оптимизации внутренних процессов организации. Именно автоматизация документооборота даст новые возможности организации по ускорению работы, позволит более эффективно принимать как оперативные, так и стратегические решения.

В настоящий момент без системы автоматизированного документооборота:

теряются документы;

накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны;

документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки;

тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

создается несколько копий одного и того же документа - на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Создание системы электронного документооборота позволит решить все вышеперечисленные проблемы, а также позволит:

- обеспечить слаженную работу всех подразделений;

упростить работу с документами, повысить ее эффективность;

повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

повысить оперативность доступа к информации;

разграничить права доступа сотрудников к информации.

Основные цели автоматизации документооборота заключаются в следующем:

обеспечить пользователей полными, своевременными и достоверными данными, необходимыми для исполнения служебных обязанностей, а именно оперативный поиск и предоставление соответствующих запросу пользователя документов;

обеспечить доступ к документальным данным за приемлемое время.

обеспечить хранение документов в единой базе данных.

обеспечить быстрый поиск документов по базе. Создание поисковой системы с расширенным поиском.

защита информации.

2.2 Общая характеристика организации решения комплекса предметно-функциональных задач в АИС

Электронный документооборот занимает важное место в структуре управления оперативной деятельностью организации и ее поддержке.

Основные цели проектирования системы документооборота заключаются в том, чтобы:

обеспечить пользователей полными, своевременными и достоверными данными, необходимыми для исполнения служебных обязанностей, а именно оперативный поиск и предоставление соответствующих запросу пользователя документов;

обеспечить доступ к документальным данным за приемлемое время.

Важность автоматизации электронного документооборота велика, так как она позволит быстрее обмениваться документами, используя электронную цифровую подпись, а также не возникнет проблем с хранением документов путем создания электронного архива. Документы получат надежную защиту паролями на каждой машине. Пароли так же будут меняться через определенный срок.

Внедрение электронных систем требует обучения всего персонала организации, причем не только методам работы в СЭД, но и основам делопроизводства. Имеющийся опыт показывает, что многие трудности внедрения и сопротивление персонала возникают там, где люди не получили соответствующей подготовки [9].

Под документооборотом понимается комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. А электронный документооборот (ЭДО) - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства» [2].

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями организации, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (так как они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска: как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них действия.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе: потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов) и др.

Учитывая существующую тенденцию увеличения объема документооборота вопрос об автоматизации документооборота, внедрения в работу новых информационных технологий встает весьма остро.

Цели автоматизации документооборота заключаются в следующем:

объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту в Инспекции, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота инспекции, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

1) подготовка и оформление документов,

- повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;

унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования.

2) организация документооборота и исполнения документов,

- исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации);

исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);

упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов - маршрутизация);

повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;

сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

- своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом).

)   организация контроля исполнения документов,

- объединение документационных потоков всех подразделений организации;

оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения).

4) организация хранения документов, поисковая система,

- обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;

обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов.

Электронный документооборот должен будет охватывать все рабочие места налоговой инспекции.

3. Анализ проектных решений для разрабатываемой АИС

3.1 Выбор и обоснование стратегии автоматизации

Разработка стратегии реализации любого крупного проекта предполагает наличие ряда взаимосвязанных между собой последовательных действий - этапов, на каждом из которых решается определенная задача. Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

Основными задачами автоматизации документооборота являются [4]:

- интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

автоматизация процесса прохождения документов внутри организации за его пределами;

документационная поддержка бизнес-процессов;

планирование и управление ресурсами организации в рамках существующих бизнес-процессов;

автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений организации;

обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы;

формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска: как по содержимому документов, так и по сложным логическим условиям.

Инспекция, приняв на основе анализа эффективности деятельности решение о внедрении системы автоматизации документооборота, должна определиться со стратегией автоматизации, в рамках которой будут прописаны способы внедрения СЭД, выделена проектная команда и определен план процесса внедрения.

Подходы к автоматизации документооборота могут быть различными, в зависимости от выбранного направления можно рассматривать следующие варианты стратегии:

Хаотичная (кусочная) автоматизация.

Процесс внедрения предполагает установку отдельных модулей СЭД по мере возможности, определяется «оперативными» задачами и представляет собой автоматизацию не связанных между собой операций, выполняемых как одним, так и несколькими сотрудниками, что приводит к наличию неавтоматизированных участков документооборота. Принятие решения об автоматизации обычно не отражается в стратегических планах организации.

Автоматизация по участкам.

Представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений организации, объединенных по функциональному признаку (например, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). Автоматизация по участкам подразумевает выбор одного или нескольких участков работ, а именно задач, решаемых одним или несколькими сотрудниками того отдела или иного отдела без привязки к существующим в организации бизнес-процессам. Этот способ характерен для следующих случаев: инвестиционные ресурсы организации недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без применения автоматизированных систем документооборота. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходима разработка стратегических и оперативных планов автоматизации документооборота.

Автоматизация по направлениям.

Автоматизация документооборота по направлениям деятельности, таким как управление, производство, сбыт, управление финансами и т.п. От автоматизации по участкам этот подход отличается тем, что автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения организации, поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Автоматизация по направлениям включает в себя выбор для автоматизации одного или нескольких бизнес-процессов от начала до конца, при этом требуется проведение реинжиниринга бизнес-процессов и создание модели документооборота всей организации. Для повышения эффективности процесса автоматизации документооборота по направлениям деятельности также необходимы стратегический и тактический планы автоматизации. Планы должны пересматриваться после окончания автоматизации документооборота какого-либо бизнес-процесса и оценки полученных результатов.

Комплексная (полная) автоматизация.

Комплексная автоматизация документооборота предполагает распространение СЭД на все функции управления и все бизнес-процессы организации за счет системной интеграции при внедрении. Практическим результатом перехода к единой системе документооборота становится общий для всей организации стандарт на способы взаимодействия пользователей с системой (использование одних и тех же процедур обработки документов, требуемых для подготовки различных управленческих решений). Можно отметить следующие особенности комплексного подхода к автоматизации документооборота организации: повышенная экономическая эффективность этого подхода по сравнению с другими (по участкам и по направлениям); высокие требования к качеству управления процессом внедрения системы.

Выбор одной или комбинации из стратегий автоматизации документооборота определяется результатом анализа текущего и планируемого состояния организации на определенный период. При этом конкретизируется набор функций системы автоматизации документооборота, который будет содержать выбранное решение, для удовлетворения потребностей организации. Набор функций позволяет перейти к выбору способа приобретения СЭД [11].

Проанализировав все существующие стратегии автоматизации, была выбрана стратегия автоматизации по направлениям, так как в процессе разработки ЭД будут принимать участие все структурные подразделения налоговой инспекции.

3.2 Анализ и обоснование выбора технологии проектирования

К основным технологиям относятся технологии оригинального, типового и автоматизированного проектирования.

Технология оригинального проектирования характеризуется тем, что все виды проектных работ ориентированы на создание индивидуальных проектов, которые в полной мере отражают все особенности соответствующего объекта управления. Технологию оригинального проектирования обычно применяют для новых предметных областей, где еще нет опыта проектирования, или для сложных предметных областей, где нельзя применить другие технологии проектирования. В состав инструментальных средств, используемых при оригинальном проектировании, входят библиотеки стандартных процедур, реализующие типовые процессы обработки данных. К плюсам технологии можно отнести: индивидуальный подход; невысокую стоимость разработки; понятность и доступность заказчику.

К недостаткам оригинального проектирования можно отнести: низкую степень автоматизации проектировочных работ; длительные сроки разработки; низкое качество документирования; отсутствие преемственности в проектных решениях.

Технология типового проектирования - предполагает разбиение создаваемой системы на множество составляющих подсистем и создание для каждой из них законченного проектного решения, которые позволяют их компоновать в проекты для всей системы путем настройки типовых проектных решений и разработки оригинальных недостающих модулей. Плюсы данной технологии: позволяет создавать массовые разработки; снижает затраты на стоимость проектирования; повышает качество решений.

К недостаткам можно отнести: недостаточную степень автоматизации проектировочных работ, длительные сроки разработки, навязываемая информационная модель и технология расчетов.

Технология автоматизированного проектирования - процесс разработки проекта, предполагающий использование ПК на всех этапах проектирования. Ключевыми требованиями является возможность построения и поддержания в системе проектирования некоторой глобальной модели объекта управления. Модель содержит в формализованном виде описание совокупности информационных компонентов и отношений между ними, включая их связи и алгоритмическое взаимодействие. К числу автоматизированных технологий относят:

- прототипное проектирование (MS Access, Clarion);

- case-технологию (Design/IDEF, Аналитик, Prokit Workbench);

- средства RAD-технологии (Progress, SAS, Delphi).

В качестве недостатка автоматизированной технологии можно назвать высокую стоимость разработки, наличие специалистов высокой квалификации.

К плюсам данной технологии относятся: сокращение времени разработки проекта; отображение данных в виде графиков и диаграмм; получение действующего проекта на стадии ТЗ; повышение качества проектной документации.

Смешанная технология проектирования может встречаться в двух вариантах: совмещения технологий оригинального и автоматизированного проектирования и совмещения технологий типового и автоматизированного проектирования.

Факторами, влияющими на выбор технологии проектирования, могут быть: соответствие созданного при помощи выбранной технологии проектирования проекта требованиям предметной области; наличие персонала нужной квалификации, который мог бы эксплуатировать и сопровождать выбранные инструментальные средства, поддерживающие данную технологию проектирования; наличие на рынке этих инструментальных средств; возможность поддержки инструментальных средств в рабочем состоянии; наличие ограничений во времени на проектирование; ограничения финансовых ресурсов.

Для реализации комплекса задач была выбрана смешанная технология проектирования, объединяющая оригинальный подход и технологию прототипного проектирования, поскольку разработанный проект будет иметь индивидуальный характер и полностью соответствовать требованиям предметной области.

3.3 Анализ существующих разработок для автоматизации документооборота

В настоящее время используется несколько видов классификаций информационных систем документооборота. Например, «существующие автоматизированные системы документооборота» (при этом некоторые из указанных систем могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями) можно классифицировать на следующие типы:

системы, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark и др.). Компании сфокусировали свою деятельность на реализации в своих системах таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Следует отметить, что притом, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области [17].

- корпоративные системы (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных систем аналогичны функциям систем, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные автоматизированные системы не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных систем занимаются компании Lotus (система Domino. Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др. [16].

системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech.

системы управления информацией (information management systems) - порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции. Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, а так-же Lotus (Domino/Notes, K-Station).

системы управления изображениями / образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.» [12].

В России в настоящее время используется небольшое количество отечественных информационных систем для автоматизации документооборота в организации. Изначально такое программное обеспечение было заимствовано у иностранных производителей, но его приходилось постоянно адаптировать под российскую действительность [13]. Исходя из этого, и начали появляться программы, написанные специально для российского бизнеса. Основные информационные системы, использующиеся для автоматизации документооборота, представлены в таблице 1.

Обзор рынка программных средств данного класса систем позволил проанализировать возможные финансовые затраты и соответствие функций, требуемых данной организации. Произведем сравнение нескольких самых крупных ИС документооборота рынка программных средств.

Таблица 1 - Сравнительные характеристики систем документооборота

налоговый автоматизированный документооборот инспекция

Если приобретаемая система не содержит функций необходимых для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения.

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требования и специфики заказчика. В таблице обзора всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальных этапах внедрения. По всем рассмотренным системам выявлено, что рынок достаточно полон различными системами документооборота и они отвечают всем требованиям ведения документооборота, но инспекции предпочтительна минимизация финансовых затрат и степень готовности сотрудников.

Список литературы

1.     Акопянц А.Х. И снова о Lotus Notes / А.Х. Акопянц. - М.: Компьютерра, 2002. - №27.

.       Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту / В.Э. Баласанян. - Мир связи, 2002.

3.      Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления для повышения эффективности управления/ В.Э. Баласанян. - М.: Документация в информационном обществе, 2003. - 70 с.

.        Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева. - М.: Делопроизводство, 2003. - №2. - 14-18 с.

.        Грабер М. SQL: Справочное руководство. - М.: Лори, 2007. - 644 с.

6.     Доронина Л.А. Новые информационные технологии хранения документов организации: К постановке проблемы / Л.А. Доронина, Б.В. Черников. - М.: Делопроизводство, 2002. - №1. - 33-39 с.

7. Информатика: Учебник для вузов (Гриф МО РФ) / гл. ред. В.А Острейковский. - М.: Высшая школа, 2001. - 511 с.

8.      Информатика: Учебник для вузов / гл. ред. А.А. Козырев. - СПб.: издательство Михайлова В.А., 2002. - 511 с.

9.     Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива / С.Л. Кузнецов. - М.: Секретарское дело, - 2001. - №3.

10.    Ларин М.В. Управление документацией в организациях/ М.В. Ларин. - М.: Делопроизводство, 2002. - 191 с.

.        Максимович В.И. Принципы автоматизации делопроизводства / В.И. Максимович., Г.Ю. Берестова. - М.: Секретарское дело, 2003. - №4. - 24-26 с.

.        Пахчанян А.Ю. Обзор систем электронного документооборота / Директор информационной службы, 2001. - №2.

13.   Рубен А. Эффективная работа с СУБД/ А. Рубен, А. Горев, С. Макшарипов. - СПб.: Питер, 2009. - 822 с.

.       Тихонов В.И. Электронные архивы и электронный документооборот / В.И. Тихонов, И.Ф. Юшин. Отеч. архивы, 1999. - №2. - 20-26 с.

15.    Чернов В.Н. О методе анализа автоматизированных информационных систем документооборота управления / В.Н. Чернов. - М.: Вестник архивиста, 2003. - №2. - 210-217 с.