Система и подсистемы в организации
Введение
подсистема управление организационный
Актуальность работы обусловлена тем, что организацию можно рассматривать как производственную целостность, которая, эффективно используя свои ресурсы, выполняет экономическую функцию производства продукции и оказания услуг.
При этом обеспечиваются рабочие места для населения и доходы для предпринимателей. Исходя из этой точки зрения, роль бизнеса заключается в использовании его энергии и ресурсов для получения прибыли. [7]
Однако организация одновременно является частью системы, состоящей из поставщиков, потребителей, средств информации, союзов и объединений людей, работников, собственников акций, поэтому она находится в прямой зависимости от этой среды и должна наряду с обеспечением своих интересов удовлетворять ее интересы.
Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей.
Сюда же относятся состав подсистем, которые связаны определенными отношениями; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации управления. [19]
Цель работы - изучить сущность и особенности систем и подсистем организации.
Предмет исследования - системы и подсистемы организации.
Объект исследования - Анализ систем и подсистем на примере ООО «Меберри». Предприятие занимается производством реализацией офисной мебели.
Задачи:
Рассмотреть понятие и сущность системы организации;
Охарактеризовать структуру подсистем организации;
Проанализировать системы и подсистемы организации на примере ООО «Меберри» и пути их совершенствования.
При выполнении работы использовались монографии, статьи, журналы, а также литература таких авторов, как Акимова Т.А., Волкогонова О.В., Мескон М. и т.д.
1. Теоретический аспект сущности и структуры системы и подсистемы организации
.1 Понятие и структура системы организации
Управление только тогда может быть действительно успешным, когда оно находится в постоянном и непрерывном развитии, когда оно ориентировано на изменения, обеспечивающие жизнестойкость организации и накопление ею потенциала инноваций.
Это оказывается практически возможным при условии исследования систем управления, которое предполагает своим результатом разработку и предложение наиболее эффективных вариантов построения системы управления.
В процессе развития управления возникают новые реальности и новые потребности, которые определенным образом отражаются и на содержании управления.
В современном управлении исследовательская деятельность составляет не менее 30% рабочего времени и усилий руководителей. В дальнейшем доля исследовательской деятельности будет возрастать. В этом состоит одна из основных тенденций развития управления.
Сегодня в управлении нет простых решений: усложняются условия управления, усложняется человек в своих социально-психологических характеристиках.
Невозможно принимать решения, опираясь только на опыт, интуицию и здравый смысл или формально усвоенные знания. Необходимо исследование ситуаций, проблем, условий, факторов эффективности деятельности организации, необходим обоснованный выбор решений из постоянно растущего количества их вариантов.
Каждая организация находится в постоянном развитии. Ее развитие - это решение множества проблем, которые следуют одна задругой или вместе, возникают неожиданно, проявляются остро и не дают времени на обдумывание. Несвоевременность их решения может обернуться кризисом. Поэтому исследование обеспечивает такой подход к управлению, который предусматривает высокое качество управленческих решений.
Исследование - это вид деятельности человека, состоящий из следующих компонентов [12,]:
распознавание проблемных ситуаций и самих проблем, установление их места в системе накопленных знаний;
выявление свойств, содержания, закономерностей поведения и развития;
нахождение путей, средств и возможностей использования новых представлений или знаний о данной проблеме в практике ее разрешения.
Всякое исследование характеризуется целью, объектом и предметом исследования, методологией и организацией его проведения, результатами и возможностями их практической реализации.
Цель исследования - это поиск наиболее эффективных вариантов построения системы управления и организации ее функционирования и развития.
Главная задана исследования - найти решение проблемы, которое либо устраняет существующее препятствие развития, либо выявляет фактор, обеспечивающий нормальное, желаемое функционирование или развитие.
Решение, полученное в результате исследования, может иметь вид некоторого акта деятельности, а может быть концепцией деятельности на ближайшую перспективу.
Лучшим вариантом результата исследования является разработка программы совершенствования, модернизации или реконструкции, реформирования системы управления в полном комплексе ее характеристик и параметров.
Объектом исследования является система управления. В методологическом отношении очень важным оказывается понимание и учет класса этой системы. Она относится к классу социально-экономических систем.
А это значит, что основополагающим ее элементом является человек, поскольку именно деятельность человека определяет особенности всех процессов функционирования и развития такой системы.
Какими бы совершенными ни были современные технические средства, система управления строится на деятельности человека. Можно исследовать технику, но нельзя исследовать ее в отрыве от человека и от всех факторов ее использования в его деятельности [1, с.122-134].
Систему управления нельзя рассматривать в отрыве от объекта управления. Поэтому при исследовании систем управления в качестве объекта исследования, наряду с системой собственно управления, выступает управляемая социально-экономическая система (предприятие, фирма, корпорация, ассоциация и пр.).
Главная ее особенность также заключается в том, что основополагающим элементом и здесь является человек, деятельность которого определяет и существование, и развитие этой системы, и в значительной степени зависит от того, как организовано управление этой деятельностью, в какой мере управление соответствует его интересам и мотивам поведения, по каким целям и с учетом каких факторов оно осуществляется.
Предметом исследования систем управления - это наиболее существенный для исследователя аспект проявления сущности рассматриваемой системы управления, некая проблема, т.е. это реальное противоречие, требующее своего разрешения.
Предметом изучения могут быть проблемы в организации управления, профессионализме персонала, механизмах мотивации, использовании компьютерных технологий и т.д.
Методологический подход к исследованию систем управления - это ракурс исследования, это как бы исходная позиция, отправная точка, которая определяет его направленность относительно цели. Подход может быть аспектным, системным и концептуальным.
Аспектный подход представляет собой выбор одной грани проблемы по принципу актуальности или по принципу учета ресурсов, выделенных на исследование. Так, например, проблема развития персонала может иметь экономический аспект, социально-психологический, образовательный и т.п.
Системный подход требует максимально возможного учета всех аспектов проблемы в их взаимосвязи и целостности, выделения главного и существенного, определения характера связей между аспектами, свойствами и характеристиками.
Системный подход применяется при решении социально-экономических, социально-политических, инженерно-технических и иных задач, предлагающих изучение или проектирование и создание системных объектов высокой сложности, а также управления ими.
Система всегда существует и функционирует в рамках своего окружения - среды. Свойства и функции элементов системы определяются их местом в рамках целого.
При этом не следует забывать об относительной самостоятельности и специфических свойствах элементов, которые вступают в определенные взаимоотношения между собой.
Целостность системы конкретизируется и осуществляется через связи. К примеру, хозяйственная организация как открытая система взаимодействует со средой, обменивается с ней материалами, энергией, людьми, информацией.
Среда, ее факторы воздействуют на систему и могут оказывать влияние на внутреннюю жизнь, элементы и связи в системе организации, способны приводить к изменению функционирования элементов, подсистем.
В процессе исследования системы управления выявляется, из каких составных частей, элементов состоит система управления, как они взаимодействуют друг с другом и с окружением.
Для формирования системы необходима совместимость элементов между собой, возможность установления между ними продуктивных связей [12].
Совокупность связей приводит к понятию структуры и организации системы управления. Структура организации материальных элементов, их связей придают системе управления устойчивость, стабильность.
Требование эффективности управления в системе необходимо приводит в процессе анализа к постановке разработки системы целей, направленности связей, поведения.
В частности, во многих случаях возникает проблема соотношения функционирования и развития, стабильности и инноваций. В каждой системе управления существует два вида целей: внутренние (корпоративные) и внешние - производство товаров, оказание услуг и т.д.
В связи с этим необходимо осуществить координацию между видами целей, т.е. установить приоритет и установить субординацию в каждом виде отдельно. Управление деятельностью и ее организация обязательно должны быть «целесообразны».
Целеполагание имеет своим продолжением постановку задач - формулирование ранее поставленных целей и подцелей в конкретных условиях, в которых существует и предполагает развиваться организация.
Концептуальный подход предполагает предварительную разработку концепции исследования, т.е. комплекса ключевых положений, определяющих общую направленность, архитектонику и преемственность исследования.
Подход может быть эмпирическим, прагматическим и научным. Эмпирический подход в основном опирается на опыт, прагматический - на задачи получения ближайшего результата.
Наиболее эффективным является, конечно, научный подход, который характеризуется научной постановкой целей исследования и использованием научного аппарата в его проведении.
Проблема формулируется разными способами. Это может быть просто констатация объекта исследований в терминах его названия или специфики. Например, персонал управления, мотивация производительной деятельности и пр. Но такая постановка проблемы не всегда способствует концентрации внимания на противоречии, отражающем ее особенность и суть.
Постановка проблемы посредством вопроса способствует более точному представлению о ее содержании, потому что вопрос представляет собой форму мышления, ориентированную на получение конкретного ответа в виде суждений.
Суждение, вывод любого исследования можно рассматривать как полученный ответ на некоторый вопрос. Примерами исследовательских вопросов и их конструкций могут быть следующие:[7]
Как отражает система управления потребности и условия развития организации?
Почему организация теряет позиции в конкурентной борьбе?
Где найти дополнительные ресурсы для завершения проекта?
Как разработать стратегию?
Практические результаты исследования систем управления - это, как правило, рекомендации по изменению тех или иных сторон ее функционирования, повышению качества управленческой деятельности менеджера и всего персонала управления.
Эти рекомендации могут быть социально-психологического, экономического, организационного содержания, они могут относиться к области информационного обеспечения управления, мотивации управления, изменения условий деятельности, учета дополнительных факторов развития фирмы, качества деятельности, оценки тенденций развития, конкурентоспособности и пр.
Результаты исследования - это возможности, которые позволяют повысить эффективность управления и обеспечить устойчивое и перспективное развитие организации.
Разумеется, исследование имеет и теоретические результаты - осмысление проблемы, выявление закономерностей функционирования и развития, концепции управления системой в определенных условиях, заданных уже не с позиции конкретной ситуации, а категориально.
.2 Структура подсистемы организации
Именно системный подход позволяет рассмотреть организацию как систему, как целое - ведь основной его принцип - это принцип интеграции. От него происходит цепь производных принципов, главные из которых - целостность объекта и комплектность его анализа.
Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций.
Он предполагает исходное определение системы целей организации, обусловливающих структуру задач и содержание функций аппарата управления.
Многообразие целей как на высшем, так и на среднем и низших уровнях организации обычно не может быть сведено к одному измерителю. Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночных потребностей в производимой продукции.
В любом случае каждая цель отражает одну из объективно необходимых сторон функционирования и развития организационной системы. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным. Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем.
С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней целям, с другой - насколько ее внутреннее построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.
Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса и социального развития.
Однако довести этот критерий до практически применимых простых показателей, связать каждое конкретное организационное решение с его конечными результатами чрезвычайно трудно.
Целесообразнее использовать набор нормативных характеристик аппарата управления: его производительность при переработке информации; оперативность принятия управленческих решений; надежность аппарата управления, выражающаяся в качестве исполнения решений в рамках установленных сроков и ресурсов; адаптивность и гибкость, характеризующиеся способностью своевременного выявления организационных проблем и соответствующей перестройкой работы.[12]
Все методы исследования подсистем управления можно классифицировать на две группы:
теоретические: метод восхождения от абстрактного к конкретному, метод абстрагирования, методы анализа и синтеза, методы дедукции и индукции, метод моделирования и др.;
эмпирические: наблюдение, сравнение, метод экспертных оценок и др.
Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих основных взаимодополняющих методов: аналогий; экспертно-аналитического; структуризации целей; организационного моделирования.
Метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером и т.п.), по отношению к проектируемой организации.
Второй подход представляет, по сути, типизацию наиболее общих принципиальных решений о характере и взаимоотношениях звеньев аппарата управления и отдельных должностей в четко определенных условиях работы организаций данного типа в конкретных отраслях, а также разработку отдельных нормативных характеристик аппарата управления для этих организаций и отраслей.
Типизация решений является средством повышения общего уровня организации управления производством, направленным на стандартизацию и унификацию организационных форм управления, ускорение внедрения наиболее рациональных, прогрессивных форм.
Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации, проводимыми квалифицированными специалистами с привлечением ее руководителей и других работников, с тем чтобы выявить специфические особенности, проблемы, «узкие места» в работе аппарата управления; а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке.
К экспертным методам следует отнести также разработку и применение научных принципов формирования организационных структур управления. [5]
Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.
2. Анализ системы и подсистем организации «Меберри»
.1 Характеристика организации и её структуры
Предприятие ООО «Меберри» создано в 2003 году и занимальсь производством офисной мебели. В 2008 году предприятие расширило сферу своей деятельности и помимо производства стало заниматься реализацией мебели.
Основными видами деятельности являются:
оптовая торговля офисной мебели и аксессуаров к ней.
оптовая торговля чистящими средствами;
розничная торговля мебелью;
денежное посредничество;
финансовый лизинг;
предоставление различного вида сервисных услуг.
Лицензируемые виды деятельности предприятие осуществляет в соответствии с действующим законодательством. 28 июля 2006 г. в Устав предприятия были внесены изменения.
Предприятие имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества.
Для осуществления текущей деятельности предприятием открыт расчетный счет в банке.
Директором, с момента создания предприятия, является Будерина Г.Н. Все документы денежного, материального, имущественного, расчетного, кредитного характера, а также отчеты и балансы подписываются директором и главным бухгалтером.
Предприятие осуществляет оптовую и розничную торговлю мягкой офисной мебелью, а также сопутствующих товаров и аксессуаров к ней начиная с 2008 года.
Его филиалы расположены в Смоленске, Орле, Туле, Белгороде, Рязани. Собственники компании они же учредители - Рочев С.П., Курлович В.А.
В 2009 году предприятие провело открытие первого салона мягкой мебели. В салоне представлен широкий ассортимент офисной мебели, офисных наборов, аксессуаров к мебели, чистящих средств и т.д.
Салон расположен на 2-х этажах отдельно стоящего здания общей площадью 1200м2. Численность персонала салона - 80 человек. Постоянные потребители - активная часть населения в возрасте 20-50 лет со средним и высоким уровнем дохода. Лицензируемые виды деятельности осуществляет в соответствии с действующим законодательством. Стратегические цели - к 2012 году добиться увеличения объема продаж на 5 млрд. руб. в год за счет расширения рынка в сфере розничной торговли с высоким уровнем культуры обслуживания, открыть ещё пять салонов. Структура организации имеет древовидную форму (табл. 1).Общее руководство осуществляет генеральный директор, который производит расстановку приоритетов, отбор и эффективное использование маркетинговой, финансовой, организационной информации.
Таблица 1. - Управленческая структура ООО « Меберри»
Генеральный директорДиректор супермаркетаНачальник службы контроляГлавный бухгалтерЗаведующий производствомДиректор по маркетингуТехнический директорДиректор по персоналуДиректор информ. технологийЮридический отделсекретарь
В результате анализа полученной информации можно сделать вывод о том, что в 2010 году по сравнению с 2008 годом объемы и структура производства и реализации продукции характеризуется следующими изменениями:
производство и реализация собственной продукции снизилось на 1,0%, но выросло в абсолютном выражении на 9881,7 тыс. руб.,
реализация мебельных аксессуаров уменьшилось на 1,3% по структуре, но выросло в абсолютном выражении на 18104,6 тыс. руб.,
реализация чистящих средств для офисной мебели уменьшилось на 7,6% доле в структуре, но тем не менее, выросло в абсолютном выражении на 38429,4 тыс. руб.,
Таблица 2. Объемы и структура производства и реализации мебельной продукции ООО «Меберри» в 2008-2010 гг.
Наименование продукции (работ, услуг)2008 г.2009 г.2010 г.Изменение 2010 к 2009 г.Тыс.руб.%Тыс.руб.%Тыс.руб.%Абсолют. Тыс.руб.Уд. веса, %Производство и выпуск собственной продукции--2993,86,612875,55,69881,7-1Реализация Мебельных аксессуаров--5223,911,523328,510,218104,6-1,3Реализация чистящих средств для мебели330110013958,130,452387,522,838429,4-7,6Итого:3301100453781002295751001841970
Иными словами, можно сделать вывод о том, что объемы и структура производства и реализации продукции ООО «Меберри» в 2008-2010 гг. имеют положительную динамику по всем видам в абсолютном выражении, и практически по всем видам - в долях структуры, что свидетельствует о расширении масштабов деятельности.
Используя балансовые данные предприятия за 2008-2010 гг., можно рассчитать основные показатели деятельности предприятия, которые изменились следующим образом (табл. 2).
Анализируя динамику показателей, можно сделать вывод, что в целом предприятие работало в течение 2008-2010 гг. периода достаточно эффективно.
Следует отметить, что предприятие некоторые показатели и их динамику не представляется возможным рассчитать. Этим же фактом можно объяснить и убытки как результат финансово-хозяйственной деятельности
Хотя следует отметить снижение их величины в 2010 г. по сравнению с 2007 г. на общем фоне значительного увеличения выручки (в 5 раз или 184197 тыс. руб.).
Таблица 3. Основные показатели деятельности в 2008-2010 гг.
Показатели2008 г.2009 г.2010 г.Темп роста в %2009/20082010/2009Денежная выручка, тыс. руб.3301453782295751374,7в 5,1 р.Среднесписочная численность, чел.2353164230,43в 3,1 р.Стоимость основных средств, тыс. руб.954840313в 4,2 р.Расходы на оплату труда, тыс. руб.162,43256220в 38,3 р.Среднемесячная зарплата, руб.27233099,44329,9113,82139,70Производительность труда, тыс. руб.143,52856,191399,85596,56163,50Себестоимость реализованной продукции, тыс. руб.3204384131948661198,9в 5,1 р.Прибыль/убыток от продаж, тыс. руб.-107-2629-17172457,065,31Фондоотдача, руб.4,755,69119,82Рентабельность продаж, %-0,0324-0,0579-0,0075178,7312,91Чистая прибыль, тыс. руб.-116-2165-18721866,486,47Величина оборотных активов, тыс. руб.1874168645в 3,7 р.Оборачиваемость оборотных средств, дни2,423,34138,12Собственный капитал, тыс. руб.-1481-3353в 2,3 р.
В целом по всем показателям, представленным в табл. 3, прослеживается положительная динамика. Предприятие уверенно развивается, наращивая производственные мощности (величина основных средств увеличилась в 4 раза, оборотных активов - в 3,5).
Также стоит отметить постоянный рост заработной платы - практически в 2 раза. Хотя увеличение заработной платы в абсолютном выражении за 3 года и не столь высоко, индексация заработной платы на предприятии проводится регулярно, что позволяет компенсировать негативное воздействие инфляции.
Наряду с количественными выросли и качественные показатели финансово-хозяйственной деятельности - производительность труда (практически в 10 раз), фондоотдача на 19,8%.
Рентабельность продаж пока имеет отрицательное значение (из-за убытков, как результата деятельности), но также прослеживается положительная динамика показателя.
.2 Анализ основных подсистем и системы организации
Общее правило формирования коллектива сотрудников финансовой службы предприятия - высокая квалификация и экономически обоснованная минимизация штата.
Поэтому подсистема финансовой службы предприятия обычно формируется постепенно, по мере развития предприятия, освоения современных технологий и внедрения современных инструментов финансового менеджмента, централизации финансово-экономического управления предприятием и формирования на предприятии высокой корпоративной культуры.
На основании и в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Положениями по бухгалтерскому учету, Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкцией по его применению, утвержденными Приказом Минфина России от 31 октября 2007 года №94н, 19 Положениями по бухучету, а также в соответствии с налоговым кодексом Российской Федерации на предприятии принята учетная политика на соответствующий год.
Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется способом двойной записи в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета.
В целях обеспечения достоверности о данных бухгалтерского учета и отчетности проводится инвентаризация имущества и денежных средств.
Проведение инвентаризации обязательно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; при смене материально-ответственных лиц; при установлении фактов хищения или злоупотребления и т.д. Ревизия кассы осуществляется не реже одного раза в месяц.
Отчетность предприятия составляется ежеквартально нарастающим итогом и представляется внешним пользователям в установленные сроки: квартальный - 30 число следующего за отчетным кварталом; годовой - 30 марта следующего за отчетным годом.
Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером. Налоговый учет ведется организацией в регистрах. Формы регистров и порядок их заполнения используется на основании программной настройки.
Перечень прямых расходов определяется организацией самостоятельно (ФЗ от 06.06.2005 г. №58-ФЗ).
Организация - это процесс создания структуры предприятия, которая дает возможность людям эффективно работать вместе для достижения его целей.
Структура организации - это логическое взаимоотношение между уровнями управления и функциональными областями, построенными в форме, которая позволяет организации наиболее эффективно достигать своих целей.
Для определения типа организации организационная структура управления предприятием анализируется на трех уровнях: «Организация - внешняя среда», «Организация-человек», «Подразделение-подразделение».
Взаимодействие на первом уровне может осуществлять помощью механистического и органического подходов. Предприятие обладает механистическим типом организации, который характеризуется экстенсивным использованием формальных правил, централизованным принятием решений, узко определенной ответственностью в работе и жесткой иерархией власти в организации.
Механистический подход имеет ряд преимуществ: уникальность, предсказуемость и высокую производительность.
В последнее время механический подход подвергся сильной критике, так как система спроектирована наподобие машинного механизма, поэтому наметилась тенденция, в том числе и на », приближения к органической организации. Она позволяет организации лучше взаимодействовать с новым окружением, быстрее адаптироваться к изменениям, т.е. является более гибкой.
Оценивая норму управляемости, относим структуру организации. ООО «Меберри» к широкому масштабу управляемости (табл. 4). На предприятие широкий масштаб управляемости, который характеризуется максимальным количеством подчиненных у одного руководителя и минимальным количеством уровней иерархии.
Таблица 4. Преимущества и недостатки широкого масштаба управляемости
Преимущества широкого масштаба управляемостиНедостатки широкого масштаба управляемости1.Руководитель вынужден делегировать свои полномочия. 2.Сильная команда высоко квалифицированных специалистов.1.Руководитель перегружен в решении рутинных задач. 2.Может привести к потере контроля над подчинёнными.
Структура по взаимодействию «подразделение - подразделение», является линейно-функциональной, традиционной или классической, поскольку исторически она была первой структурой, подвергшейся изучению и разработке.
Данная структура позволяет специализироваться по направлениям деятельности и улучшает координацию в функциональных областях.
Основой линейно-функциональной департаментализации являются линейные подразделения, осуществляющие в организации основную работу и обслуживающие их специализированные подразделения (кадры, финансы, план, маркетинг, снабжение и т.д.).
На предприятии сложилась централизованная система управления, в которой руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений.
Уровень централизации на предприятии довольно высок, так как все важнейшие решения принимаются высшим звеном и осуществляется строгий контроль за их выполнением.
Анализируя систему и подсистемы ООО «Меберри», можно порекомендовать сузить масштаб управляемости для увеличения скорости обмена информацией между руководителями и подчиненными, а также усиления контроля за деятельностью подчиненных.
подсистема управление организационный
2.3 Пути совершенствования системы и подсистем «Меберри»
На основе проведенного анализа можно предложить следующие мероприятия по совершенствованию организационной системы и основных подсистем.
Для формирования усовершенствованно структуры предприятия после проведенного анализа необходимо выполнить анализ функций (табл. 5), выполняемых каждой подсистемой предприятия ООО «Меберри».
Таблица 5. Основные функции и их содержание
ФункцииСодержание функцийОбслуживание собственного производстваПодержание на должном уровне основного производства для его нормальной работы, а также разработки продукции, соответствующей требованиям потребителей, подсчет расхода сырья на разработку и изготовление продукции, наличие оборудования, необходимого для производства мебели, аксессуаров и пр.ПроизводствоОбеспечение предприятия оборудованием, необходимым для производства мебели как можно более высокого качества, управление персоналом цехов предприятияМаркетинг и сбытИзучение потребителей и конкурентов, оценка существующей на данный момент ситуации на рынке, выявление целевых сегментовКадрыНаличие квалифицированных кадров, правильный подбор и обучение персонала, создание благоприятных условий для трудовой деятельности персоналФинасыФинансирование основных и вспомогательных видов деятельности, управление денежными потоками, контроль соотношения собственного и заемного капиталов, подсчет необходимых выплат по кредиту, изыскание источников финансирования, планирования денежной политики и дальнейшего развития предприятияУчетПроведение подсчета затрат и прибылей предприятия, составление годового баланса, анализ текущей, инвестиционной и финансовой деятельности политики и дальнейшего развития предприятия
Основные функции, которые выполняет отдел маркетинга следующие:
организация и координация работы отдела маркетинга;
исследование рынка, характера спроса (особенно в зимний период), характеристика внешних и внутренних служб;
внедрение новых видов продукции, отвечающие стандартам качества;
сегментирование: выбор целевых сегментов, позиционирование продукта;
ценообразование;
разработка рекламной и продвиженческой компании.
Предложенные функции отдела маркетинга должны быть закреплены за определенными должностями:
Начальник отдела маркетинга - 1 штатная единица
Менеджер по маркетингу - 2 штатные единицы
Аналитик рынка - 1 штатная единица
Менеджер по рекламе - 1 штатная единица
Менеджер по сбыту продукции - 2 штатные единицы
Рассмотрим должность начальника отдела маркетинга. Квалификационная карта-требование к профессиональным навыкам.
Должность - начальник отдела маркетинга
Квалификационные характеристикиУровень квалификационной характеристикиТребуемыйЖелательныйОбразованиеВысшееВысшееСпециальностьНачальник отдела маркетингаМаркетологОпыт работыНе менее 3 летНе менее 1 годаВозраст20-3520-35
Анализ функциональных областей подразделений предприятия показал, что на предприятии выполняются все необходимые функции, но некоторые находятся вне компетенции функциональных подразделений:
. Ценообразование выполняется плановиками, должна выполняться маркетологами.
. Разработка, проектирование и внедрение в производство новых видов мебельной продукции.
. Расчет себестоимости должен выполняться планово-экономическим отделом.
. Функция «транспорт» выполняется подразделениями: отделами снабжения и отгрузки целесообразнее создать один отдел, который будет выполнять данную функцию, и подчинить его коммерческому директору предприятия.
. Функция «анализ финансово-хозяйственной деятельности» дублируется финансовой службой после экономической. Целесообразнее подчинить обе службы одному лицу, который будет контролировать финансовую и экономическую деятельность (директор по экономике).
. Функция «производство» находится в ведомстве начальника производства, который подчиняется напрямую генеральному директору, а функция «Подготовка и обслуживание производства» находятся в ведомстве главного инженера.
Перечисленные подсистемные функции тесно связаны между собой и должны находиться в подчинении одного лица, который будет вводить генерального директора в курс дела в области производства (инженер).
Данные предложения направлены на соответствие организационной структуры предприятия поставленным целям, а также на сокращение управленческого аппарата, а, следовательно, и на сокращение управленческих расходов.
Выводы
Оценивая организацию по взаимодействию с личностью-индивидом, определяем её как относящуюся к смешанному типу. В организации присутствуют элементы корпоративного и индивидуалистического типов.
ООО «Меберри» не может быть отнесено в чистой форме к одному из этих видов организации.
Хотя на первом месте, в большинстве случаев, стоят интересы организации в целом, но все же учитываются и интересы конкретного работника. Однако рассматриваемое предприятие склоняется в большей степени к корпоративному типу.
Заключение
Без развития методов проектирования структур управления затрудняется совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как:
во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, не удовлетворяющих требованиям рыночных отношений и создающих опасность деформации самих задач управления;
во-вторых, в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами.
Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления - работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях.
Создание автоматизированных систем и подсистем нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами;
в-третьих, создание системной структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;
в-четвертых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.
Особое значение приобретает выявление и анализ возникающих проблем как построения, так и развития организации.
Системный подход, придавая важное значение научно обоснованному определению функций управления и нормативов численности как части общего процесса формирования организационно-управленческой структуры, ориентирует исследователей и разработчиков на более общие принципы проектирования организаций.
Прежде всего он предполагает исходное определение системы целей организации, которые обусловливают структуру задач и содержание функций аппарата управления.
Многообразие целей как на высшем, так и на среднем и низших уровнях организации обычно не может быть сведено к одному измерителю.
Основное назначение большинства производственных организаций с точки зрения общества определяется целями удовлетворения рыночных потребностей в производимой продукции и услугах. В любом случае каждая цель отражает одну из объективно необходимых сторон функционирования и развития организационной системы.
Применительно к реализации системных принципов формирования внутренней подсистемной структуры аппарата управления следует учитывать, что организационная структура является сложной характеристикой системы управления.
В единой системе должны рассматриваться и различные методы формирования организационных структур управления, многие из которых появились лишь в последние годы.
Эти методы имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы построения организационной структуры аппарата управления и должен применяться в органическом сочетании с другими.[7]
Эффективность построения организационной структуры не может быть оценена каким-либо одним показателем.
С одной стороны, здесь следует учитывать, насколько структура обеспечивает достижение организацией результатов, соответствующих поставленным перед ней производственно-хозяйственным целям,
с другой - насколько ее внутреннее подсистемное построение и процессы функционирования адекватны объективным требованиям к их содержанию, организации и свойствам.
Конечным критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной подсистемной структуры является наиболее полное и устойчивое достижение целей, поставленных в области производства, экономики, технического прогресса и социального развития.
Библиографический список
1.Акимова, Т.А. Теория организации [Текст] : учеб. пособие для вузов / Т.А. Акимова - М.: ЮНИТИ ДАНА, 2008. - 367 с.
.Веснин, В.Р. Менеджмент для всех [Текст] / В.Р. Веснин - М.: Юрист, 2008 - 241 с.
.Виханский, О.С., Наумова, А.И. Менеджмент [Текст] : учебник - 3-е изд. / О.С. Виханский, А.И. Наумова - М.: Экономистъ, 2008 - 432 с.
.Зайцев, Н.Л. Экономика организации [Текст] : учебник / Н.Л, Зайцев - М.: «Экзамен», 2008. - 624 с.
.Коренченко, Р.А. Общая теория организации [Текст] : учеб. пособие для вузов / Р.А, Коренченко - М.: ЮНИТИ ДАНА, 2008. - 286 с.
.Лукичева, Л.И. Управление организацией [Текст] : учеб. пособие / Л.И. Лукичева - М.: Отела - Л, 2009. - 360 с.
.Мескон, М. Основы менеджмента [Текст] / М. Мескон - М.: изд. «Дело», 2008. - 800 с.
.Минцберг, Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации/пер. с англ. под ред. Ю.Н. Каптуревского [Текст] / Г. Минцберг - СПб: Питер, 2010. - 512 с.
.Мухин, В.И. Основы теории управления [Текст] : учеб. для вузов / В.И. Мухин - М.: «Экзамен», 2008. - 256 с.
.Петрова, Н.П. Творческие решения в бизнесе [Текст] / Н.П. Петрова - СПб.: Речь, 2009. - 336 с.
.Пригожин, А.И. Методы развития организаций [Текст] / А.И. Пригожин - М.: МЦФЭР, 2008 - 864 с.
.Самоукина, Н.В. Эффективная мотивация персонала при минимальных финансовых затратах [Текст] / Н.В. Самоукина - М.: Вершина, 2008. - 224 с.
.Сергеев, И.В. Экономика предприятия [Текст] / И.В, Сергеев - М.: Финансы и статистика, 2008 - 156 с.
.Теория организации [Текст] : учеб. для вузов - М.: изд-во «Экономика», 2008. - 431 с.
.Теория управления [Текст] : учебник / под общ. ред. А.Л. Гапоненко - М.: Изд-во РАГС, 2008. - 558 с.
.Шепеленко, Г.И. Экономика, организация и планирование производства на предприятии [Текст] : учеб. пособие для студентов экономического факультета. 2-е изд. / Г.И. Шепеленко - РнД.: изд. центр «Март», 2008. - 356 с.
.Экономика предприятия [Текст] : учебник / под ред. И.Э. Берзинь - М.: Дрофа, 2008 - 368 с.
. Демчук, О.Н., Ефремова, Т.А. Теория организации [Текст] : учеб. пособие / О.Н. Демчук, Т.А. Ефремова - М.: Флинта: МПСИ, 2009. - 264 с.
.Бурков В.Н., Коргин Н.А., Новиков Д.А. Введение в теорию управления организационными системами [Текст] / В.Н. Бурков, Н.А. Коргин, Д.А. Новиков - М.: Либроком, 2009. - 264 с.