Анализ деятельности ООО 'Астор'
Содержание
Введение
1. Характеристика предприятия
2. Организационная структура предприятия
3. Анализ стратегий и целей организации
4. Обследование бизнес-процессов организации
4. Документооборот
5. Концептуальное моделирование
6. Анализ программного, технического и телекоммуникационного
обеспечения организации
7. Характеристика выполняемых работ
Заключение
Список используемой литературы
Введение
Основной целью практики является знакомство с экономическими
объектами и информационными системами, закрепление на практике теоретических
знаний, полученных в университете, подготовка к осознанному пониманию
содержания работы по специальности.
Основные задачи, требующие решения на производственной
практике:
. Изучение деятельности и аналитическая оценка
организации как объекта информатизации;
2. Изучение организационной структуры организации,
особенностей ее функционирования, представление организационных структур в виде
схем;
. Изучение бизнес-процессов, имеющих место в
организации;
. Анализ функций организации и её отделов, выявление
функциональной структуры подразделений, представление функциональных структур в
виде схем;
. Изучение новых технологических средств, в
экономических информационных системах, применяемых в организации;
. Приобретение навыков обслуживания вычислительной
техники и вычислительных сетей;
. Приобретение навыков работы с локальными и
глобальными вычислительными сетями;
. Приобретение практических навыков работы на
конкретных рабочих местах.
услуга миссия бизнес процесс
1.
Характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью
Астор является коммерческой организацией. Место нахождение фирмы: 355000, РФ,
Ставропольский край, г. Ставрополь, ул. Доваторцев 44ж, офис 43, бизнес центр
Арбат Плаза.
ООО фирма Астор - динамично и уверенно развивающаяся
компания. Специализация компании - предоставляет полный спектр консалтинговых,
экспертных и финансовых услуг по участию компаний в тендерах любого уровня
сложности. Сопровождает потенциальных участников государственных, муниципальных
и коммерческих тендеров более 3 лет.
Тендорный отдел сформированным на базе компании, позволяет
сократить расходы, связанные с участием в государственных закупках.
Уделяется большое внимание изучению новых
технологий и повышению квалификации сотрудников, поэтому предоставляются
клиентам только самые актуальные и самые оптимальные решения.
Клиенты - предприятия сферы малого и
среднего бизнеса, государственные и муниципальные учреждения, расположенные на
территории города Ставрополя и близлежащих городов Ставропольского края.
Используется индивидуальный подход к каждому клиенту, делая акцент на
долгосрочное сотрудничество, что подразумевает высокое качество обслуживания.
2.
Организационная структура предприятия
Персонал компании ООО Астор составляет 10 человек. Предприятие
состоит из 4 отдела, при этом компанию возглавляет директор. Численность и
состав сотрудников в разрезе отделов, а также функции отделов представлены в
таблице.
Таблица 1 - Структура и функции отделов компании.
|
Наименование
|
Численность
|
Состав
|
Функции
|
|
Бухгалтерия
|
1
|
Бухгалтер
|
Бухгалтерский учет компании
|
|
Тендорный отдел
|
4
|
Начальник, 3 сотрудника
|
Подготовка технической части тендорной
документации
|
|
Отдел консалтинга
|
3
|
Начальник, 2 сотрудника
|
Разработка стратегии и концепции, создание и
поддержка отраслевых баз данных
|
|
Административно-хозяйственный отдел
|
2
|
2 сотрудника
|
Ведение учета расходования канцелярских
принадлежностей, расходных и других материалов, ведение установленной
отчетности.
|
Рисунок 1 - Организационная структура предприятия.
Общее руководство компанией осуществляет директор. К
компетенции директора относятся все вопросы текущей деятельности. Он действует
без доверенности от имени компании и представляет его интересы.
Директор компании:
· Осуществляет оперативное руководство
работой, несет ответственность за деятельность компании;
· Представляет годовой отчет о выполнении
финансового плана и годовой баланс не позднее трех месяцев после окончания
финансового года;
· Применяет меры поощрения работников и
налагает на них взыскания в соответствии с правилами внутреннего распорядка;
· Принимает решения по оперативным вопросам
внутренней деятельности общества;
· Открывает счета в финансово-кредитных
учреждениях;
· Издает приказы, инструкции, распоряжения,
дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества;
· Разрабатывает и утверждает правила
внутреннего трудового распорядка;
· Утверждает штаты, выдает доверенности;
· Принимает решение о продаже, сдаче в
аренду, в залог и ином распоряжении имуществом, составляющем до 50% активов
компании.
Бухгалтерия выполняет функции по ведению бухгалтерского учета
на предприятии, отражению хозяйственных операций, оформлению первичной
документации, сдаче финансовой и налоговой отчетности в государственные органы
и фонды.
Тендорный отдел. Тендер менеджер общается с заказчиками,
организаторами конкурса, работает с внешними поставщиками и подразделениями
компании для получения расценки (коммерческих предложений), подготавливает
техническую часть тендерной документации.
Отдел консалтинга. Разрабатывает стратегии и концепции,
создает и поддерживает отраслевые базы данных.
Административно-хозяйственный отдел:
· Оформление необходимых документов для
заключения договоров на оказание услуг; получение и хранение канцелярских
принадлежностей, необходимых офисных материалов, соответствующего оборудования;
обеспечение ими структурных подразделений. Обеспечение работников канцелярскими
принадлежностями и предметами хозяйственного обихода.
· Ведение установленной отчетности.
· Организация работ и контроль состояния,
внутреннего оформления, чистоты и уборки помещений, зон общего пользования,
прилегающей территории, озеленения, праздничного оформления помещений.
Контроль состояния рабочих мест сотрудников. Обеспечение
чистоты и порядка в помещениях офиса.
3. Анализ
стратегий и целей организации
Миссия компаний ООО Астор заключается в повышении
конкурентоспособности компании за счет предоставления высококачественных услуг,
ориентированных на клиента.
Основными ценностями организации являются:
. Сотрудники;
2. Репутация;
. Имя;
. Отношения с партнерами и клиентами;
. Технологии.
Все цели ООО Астор можно классифицировать по 3 направлениям:
) Стратегические:
· Увеличение прибыли;
· Достижение устойчивости;
2) Тактические:
· Увеличение номенклатуры услуг;
· Повышение квалификации сотрудников;
· Создание филиалов в регионах;
· Увеличение предоставляемых услуг;
3) Оперативные:
· Расширение клиентской базы;
· Удержание старых клиентов;
· Удержание ключевых сотрудников;
· Улучшение качества обслуживания.
Рисунок 2 - Дерево целей организации.
Для наглядности на рисунке изображено дерево целей группы
компаний ООО Астор. В таблице привели цели организации и показатели их
достижения.
Таблица 2 - Цели компании и показатели их достижения.
|
Цель
|
Показатели
|
|
Финансы
|
|
Стать лидером рынка закупок
|
- Рыночная доля Прибыль Объем оказанных услуг
|
|
Увеличение заказов
|
- Объем прибыли на сотрудника Трудоемкость
оформления договора Трудоемкость подготовки предложений
|
|
Повышение эффективности использования ресурсов
|
- Доходность на сотрудника (общая) Доходность
на сотрудника (по отделам)
|
|
Обучение и развитие
|
|
Повышение квалификации сотрудников
|
- Доходность на сотрудника
|
|
Создание филиалов в регионах
|
- Индекс присутствия в целевых регионах Объем
прибыли по филиалам
|
|
Увеличение номенклатуры услуг
|
- Количество направлений деятельности Прибыль
|
|
Удержание ключевых сотрудников
|
- Индекс текучести кадров
|
|
Внедрение новых технологий
|
- Индекс ИТ-поддержки процесса
|
|
Отношения с клиентами
|
|
Удержание старых клиентов
|
- Прибыльность клиента
|
|
Расширение клиентской базы
|
- Индекс расширения клиентской базы в регионах
Прибыльность клиента (по регионам)
|
|
Улучшение качества обслуживания
|
- Индекс удовлетворенности клиентов
|
4.
Обследование бизнес-процессов организации
Бизнес-процессы, имеющие место в организации можно
классифицировать на 4 группы: основные, обеспечивающие, бизнес-процессы
управления и бизнес-процессы развития.
Основные бизнес-процессы - непосредственно ориентированные на
производство продукции, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие
получение дохода для предприятия. К ним относятся:
· Участие в торгах:
¾ мониторинг опубликованных
на официальных сайтах заказы;
¾ техническое
сопровождение, подготовка документации;
¾ подготовка коммерческого
предложения;
¾ финансовое обеспечение
участия в торгах;
¾ защита интересов компании
в ходе торгов;
¾ заключение
государственного контракта;
¾ поставка продукции по
контракту;
· Сопровождение компаний участвующих в
торгах:
¾ содействие в получении и
оформлении эцп и аккредитация на электронных торговых площадка;
¾ введение заявок на
закупку;
¾ оказание консультации
компании в электронных аукционах;
¾ предоставление интересов
компании сотрудниками нашей компании;
Обеспечивающие бизнес-процессы предназначены для обеспечения
выполнения основных бизнес-процессов. К ним относятся:
· ИТ-обеспечение и связь;
· обеспечение безопасности;
· юридическое обеспечение;
Бизнес-процессы управления охватывают весь комплекс функций
управления на уровне текущих действий и бизнес-системы в целом. К ним
относятся:
· отчетность о проделанной работе;
· контроль удовлетворенности клиентов;
· анализ финансовых показателей;
· составление финансовой и бухгалтерской
отчетности;
· мониторинг рынка;
· начисление и выплата зарплаты сотрудникам;
· прием новых сотрудников на работу.
Бизнес-процессы развития - процессы совершенствования,
освоения новых направлений и технологий. К ним относятся:
· поиск клиентов;
· обучение собственных специалистов;
· поиск новых методик обучения;
· поддержка Интернет-проекта.
Для наглядного представления бизнес-процессы, протекающие в
компании, изображены на рисунке.
Рисунок 3 - Классификация бизнес-процессов предприятия.
Опишем бизнес-процессы компании в нотации IDEF0 с
декомпозицией уровня, воспользовавшись программным продуктом "IDEF
35".
Рисунок 4 - Контекстная диаграмма "Деятельность
компании".
Рисунок 5 - Декомпозиция компании.
4.
Документооборот
Таблица 3. Документы входящие.
|
№
|
Документ
|
Куда поступают
|
Способ получения
|
|
1
|
Локально сметный расчет
|
Бухгалтерия, тендорный отдел
|
Бумажный документ
|
|
2
|
Протокол рассмотрения заявки
|
Тендорный отдел
|
Бумажный документ, электронный документ
|
|
3
|
Протокол подведения итогов открытого аукциона в
эл. форме
|
Тендорный отдел
|
Бумажный документ, электронный документ
|
|
4
|
Платежный счет
|
Бухгалтерия
|
Бумажный документ
|
|
5
|
Договор оказания услуг
|
Бухгалтерия
|
Бумажный документ
|
|
6
|
Акт
|
Бухгалтерия
|
Бумажный документ, электронный документ
|
|
7
|
Товарная накладная
|
Бухгалтерия
|
Бумажный документ, электронный документ
|
Таблица 4. Документы исходящие.
|
№
|
Документы
|
Откуда поступают
|
Способ получения
|
|
1
|
Коммерческое предложение
|
Тендорский отдел
|
Бумажный документ, электронный документ
|
|
2
|
Договор оказания услуг
|
Бухгалтерия
|
Бумажный документ
|
Разделительная ведомость
|
Бухгалтерия
|
Бумажный документ
|
|
4
|
Отчетность (в налоговую службу, пенсионный фонд
и т. д)
|
Бухгалтерия
|
Бумажный документ
|
Таблица 5. Документы внутренние
|
№
|
Документы
|
Ответственные за ведение
|
Способ получения
|
|
1
|
Приказ о начислении
|
Бухгалтерия
|
Бумажный документ
|
|
2
|
Доверенность
|
Офис-менеджер, директор
|
Бумажный документ
|
|
3
|
Журнал регистрации
|
Офис-менеджер
|
Бумажный документ
|
|
4
|
Протокол о назначении
|
Директор
|
Бумажный документ
|
5.
Концептуальное моделирование
В компании существует несколько отделов, в качестве
идентификатора выступает Номер_отд. Отделы обязательно возглавляет
начальник отдела, имеющий идентификатор Табельный_номер. Он же руководит
сотрудниками, также имеющими Табельный_номер. Начальник отдела, в свою
очередь, подчиняется директору, имеющему, как и все сотрудники Табельный_номер.
Сотрудник обязательно входит в состав одного из отделов. Один или несколько
сотрудников работают в кабинете, который также имеет свой Номер_каб. Один
или несколько кабинетов находятся в здании, имеющем свой Код_здания.
Какой-либо клиент, имеющий идентификатор Код_клиента,
может осуществить заказ, имеющий идентификатор Код_заказа. Один или
несколько заказов может выполнять один сотрудник или их группа. При своей
работе сотрудник может использовать технику, которая имеет сой Код_технки,
и обязательно имеет свой тип с идентификатором Код_типа.
На основе вышеизложенного можно определить следующие
сущности:
· Начальник_отдела;
· Директор;
· Сотрудник;
· Отдел;
· Кабинет;
· Здание;
· Клиент;
· Заказ;
· Техника;
· Тип.
После определения сущностей можно определить предварительные
связи между ними. Компоненты ER-модели, имена сущностей и их связи представлены
в таблице.
Таблица 6 - Компоненты ER-модели.
|
Сущность
|
Связь
|
Связность
|
Сущность
|
|
Начальник_отдела
|
Возглавляет
|
1: 1
|
Отдел
|
|
Начальник_отдела
|
Руководит
|
1: М
|
Сотрудник
|
|
Начальник_отдела
|
Подчиняется
|
М: 1
|
Директор
|
|
Сотрудник
|
Входит
|
М: 1
|
Отдел
|
|
Сотрудник
|
Работает
|
М: 1
|
Кабинет
|
|
Кабинет
|
Находится
|
М: 1
|
|
Клиент
|
Осуществляет
|
1: М
|
Заказ
|
|
Сотрудник
|
Выполняет
|
М: М
|
Заказ
|
|
Сотрудник
|
Использует
|
М: М
|
Техника
|
|
Техника
|
Имеет
|
М: 1
|
Тип
|
На основе вышеизложенного построим ER-диаграмму.
Рисунок 6 - Полная ER-диаграмма.
. Анализ
программного, технического и телекоммуникационного обеспечения организации
В распоряжении ООО Астор имеется 5 компьютеров - 1
стационарный ПК и 4 ноутбука. Все компьютеры, находящиеся на рабочих местах
специалистов организации и имеют одинаковые параметры, которые представлены в
таблице.
Таблица 7 - Описание конфигураций рабочих станций.
|
Тип компьютера
|
Кол-во
|
ОС
|
Процес-сор
|
ОЗУ
|
Винчес-тер
|
Файл. систе-ма
|
|
Стационарный ПК
|
1
|
Windows XP
|
2400 Гц
|
1 Гб
|
200 Гб
|
NTFS
|
|
Ноутбук
|
4
|
Windows 7
|
2000 Гц
|
1 Гб
|
160 Гб
|
NTFS
|
Таблица 8 - Дополнительное компьютерное оборудование.
|
Тип
|
Модель
|
Количество
|
|
МФУ лазерный
|
Canon MF4430
|
1
|
|
Факс
|
PANASONIC KX-FC258
|
1
|
|
Проектор
|
ViewSonic PJ678
|
1
|
|
Концентратор
|
D-LINK DES 1008D 8-PORT
|
4
|
|
Маршрутизатор
|
CISCO HWIC-4ESW
|
1
|
Таблица 9 - Пакеты прикладных программ.
|
Наименование
|
Область применения
|
|
Microsoft Office 2007
|
Работа с текстовыми и табличными документами
|
|
1С Бухгалтерия 7
|
Работа с бухгалтерской отчетностью,
конфигурирование для коммерческих целей
|
|
КриптоПро CSP 3.6
|
|
 <http://www.kaspersky.ru/products/home/one>Kaspersky
Internet Security <http://www.kaspersky.ru/products/home/one>2013Антивирусная
защита
|
|
|
ABBYY_FineReader_12
|
Работа с документами
|
|
SODA_PDF
|
Работа с документами
|
7.
Характеристика выполняемых работ
За всё время прохождения производственной
практики я достаточно хорошо ознакомилась с деятельностью предприятия и сумела
применить свои теоретические знания на практике.
В первую неделю прохождения практики я
ознакомилась в целом со сферой деятельности предприятия, его структурой,
познакомилась с коллективом и с производством. Я ознакомилась с документами, с
помощью которых оформляются все поступающие заказы, как составляются заявки на
них, какие выписываются документы.
В последующие дни я принимала участие в
принятии заказов и собственноручно оформляла заказы, составляла заявку и
сопутствующие документы по поручению руководителя.
Также стоит отметить, что в число моих
обязанностей входила работа с корреспонденцией отдела: подготовка исходящей
корреспонденции (отправка писем, каталогов), обработка входящей. Благодаря
деятельности компании за время прохождения практики я получил навыки делового
общения. В наше время большое значение приобретает деловая переписка и
телефонные переговоры. От того, насколько правильно специалист будет общаться с
клиентами и партнерами компании, зависит успех и процветание бизнеса.
Еще одним немаловажным моментом является
мониторинг опубликованный на официальных сайтах заказов. Так, в частности, я
для себя открыла ранее неизвестный мне сайт http://zakupki.gov.ru/.
Заключение
Результатом прохождения производственной практики является
решение следующих задач:
. Изучена деятельность организации;
2. Изучена организационная структура организации,
особенности ее функционирования, организационные структуры представлены в виде
схем;
. Произведен анализ функций организации, её отделов,
выявлена функциональная структура подразделений;
. Изучены бизнес-процессы организации;
. Изучены новые технологические средства, применяемые
в организации;
. Приобретены навыки обслуживания вычислительной
техники и вычислительных сетей;
. Приобретены практические навыки работы на рабочем
месте специалиста отдела.
По результатам обследования можно сделать следующие выводы:
· Компания ООО Астор специализируется на
предоставлении консалтинговых услуг, экспертных и финансовых услуг по участию
компаний в тендерах.
· Персонал компании Астор составляет из 10
человек. Предприятие состоит из 4 отделов, при этом компанию возглавляют
директор.
· Общее руководство компанией осуществляет
директор, который. К компетенции директора относятся все вопросы текущей
деятельности. Он действует без доверенности от имени компании и представляет
его интересы.
· Миссия заключается в повышении
конкурентоспособности компании за счет предоставления высококачественных услуг,
ориентированных на клиента.
· Основными ценностями организации являются:
сотрудники, репутация, имя, отношения с партнерами и клиентами, технологии.
· Стратегическими целями компании являются:
увеличение доли на рынке, увеличение прибыли, достижение устойчивости.
При анализе компьютерного, программного и
телекоммуникационного обеспечения выявилось следующее:
· В организации установлено 1 стационарный
компьютер с операционной системой Windows XP, и 4 ноутбука с операционной
системой Windows 7, с лицензионным программным обеспечением;
· Среди установленных программ есть
программы общего пользования и специфические бухгалтерские и финансовые
программы;
· Среди дополнительно компьютерного
оборудования имеется 1 многофункциональное устройство, 1 сканер, 1 проектор.
Список
используемой литературы
1. Устав
предприятия.
2. Документация
компании.
3. <http://oooastor.ru/>