Автоматизация управленческого учета в строительстве. Основные программные продукты
Московский Государственный
Строительный Университет
Институт экономики, управления и
информационных систем в строительстве и недвижимости
Кафедра экономики и управления в
строительстве
Реферат
по дисциплине «Управленческий учет»
на тему: «Автоматизация
управленческого учета в строительстве. Основные программные продукты»
Выполнил: студент
ЭУМС 4 курса
группы
Белов И.Н.
Проверил(а):
доц. Карпенко А.А.
Москва 2013
Содержание
Введение
Глава 1. Текущее состояние рынка систем автоматизации управленческого
учета для строительной отрасли
Теоретические аспекты автоматизации
Глава 2. Способы автоматизации управленческого учёта
Ведение полноценного управленческого учёта на предприятии.
Автоматизация системы управленческого учёта на базе ERP-систем.
Использование управленческой информации из различных
информационных систем
Автоматизация системы управленческого учёта с помощью
аналитических систем класса BPM и BI на базе OLAP-технологий
Комплексное решение. Построение корпоративного хранилища
данных.
Глава 3. Основные программные продукты и примеры внедрений
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Управленческий учёт - это система информационной поддержки менеджмента,
основанная на определении, измерении, накоплении, анализе, переработке и
передаче информации о внешней и внутренней среде хозяйственной деятельности
компании.
Главной целью управленческого учета является предоставление менеджерам
компании всей необходимой информации для выполнения ими основных функций
управления - планирования, организации, стимулирования и контроля.
В отличие от бухгалтерского учета, регулируемого законодательством,
управленческий учет строится исключительно в соответствии с информационными
потребностями менеджмента конкретной компании.
На проектах менеджеры часто спрашивают, хорошая или плохая у них система
управленческого учёта. Ответить на этот вопрос могут только сами менеджеры.
Если система управленческого учёта позволяет оперативно получать необходимую
информацию для принятия решений, значит, она реализована успешно. В связи с
этим постановка управленческого учета должна осуществляться индивидуально для
каждой компании с учетом особенностей и специфики ее деятельности. Грамотно
построенная система управленческого учета позволяет оперативно получать необходимую
менеджерам информацию в наиболее удобных форматах, что способствует
своевременному принятию верных управленческих решений. Ведение управленческого
учёта подразумевает выполнение существенного объема разнообразных операций. Без
автоматизированной системы затраты на обработку такого количества информации
неимоверно велики, а сроки обработки данных не удовлетворяют менеджеров.
Практически невозможно получить необходимую информацию нужного качества в
нужном объеме, а главное в требуемые сроки. Таким образом, актуальность данной
темы обусловлена потребностями предприятия в качественной информации
необходимой для целей управления.
Цель данной работы - изучить теоретические и практические аспекты
автоматизации управленческого учета. Из поставленной цели вытекают следующие
задачи: 1) ознакомится с проблемами, возникающими при автоматизации
управленческого учета и рассмотреть пути их преодоления; 2) изучить способы
автоматизации управленческого учета; 3) ознакомится с видами программного
обеспечения.
Глава 1. Текущее
состояние рынка систем автоматизации управленческого учета для строительной
отрасли
В последнее время строительная отрасль начинает представлять все больший
интерес для системных интеграторов. Тенденции в отрасли говорят о ее большом
потенциале.
Темпы роста строительной отрасли являются одними из самых высоких в
экономике России, сюда идет значительный приток инвестиций, появляются новые
игроки, в том числе западные, идет укрупнение бизнеса за счет слияний и
поглощений. Однако уровень автоматизации строительных компаний по-прежнему
остаётся очень низким.
Рынок систем автоматизации управления и учета для строительных компаний
находится в стадии формирования и характеризуется:
· ограниченностью предложения;
· отсутствием структуры и сегментации;
· небольшим количеством поставщиков решений и их слабостью;
· отсутствием стандартов решений для строительных предприятий.
Со стороны спроса рынок находится на этапе формирования, когда еще нет
четко сформированных потребностей. Компаний, которые могут более или менее
четко сформулировать свои потребности в области автоматизации, очень немного.
Согласно результатам исследования, проведенного Keymetrix в сотрудничестве с
информационным порталом для строителей #"704373.files/image001.jpg">
Рис.1 Трансформация данных из управленческого учёта
Использование данных различных модулей ERP-системы в разрезе общих
справочников и аналитик позволяет оперативно формировать необходимые
управленческие отчеты.
Преимущества
· Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании
в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета)
· Значительное повышение эффективности работы компании, ее
прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников
· Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на
основе одной и той же первичной информации
· Встроенные функции контроля за учётными операциями
Недостатки:
· Описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы
занимают несколько лет
· Аналитика, которую обеспечивает ERP-система, зачастую оказывается
ненужной - объем экономии в этом случае будет меньше, чем расходы на внедрение
· Необходимость реорганизации большинства бизнес-процессов
· Высокая стоимость внедрения
Основные программные продукты:
а) западные:
-ERP Oracle <#"704373.files/image002.jpg">
Рис.2 Пример взаимодействия аналитической системы с другими ИС
Преимущества и недостатки решения
Преимущества
· Относительно быстрое внедрение (2-6 мес.)
· Огромные возможности по моделированию, планированию, анализу
и конфигурации отчетности
· Возможности по автоматизации всех контуров планирования
· Дополнительные возможности для консолидации данных по
нескольким компаниям
· Относительно невысокая стоимость внедрения
Недостатки
Аналитические системы работают только в связке с транзакционными (в т.ч.
учетными) системами
Основные программные продукты:
а) Инталев
б) Контур Корпорация. Бюджет
в) Deductor
г) С.М.А.Р.Т
д) 1С:
С:Управление небольшой фирмой 8
Менеджер строительства (
г) АЛТИУС - Управление строительством
Комплексное
решение. Построение корпоративного хранилища данных.
Корпоративное хранилище данных - программное обеспечение для архивации данных
и фильтрации первичных данных.
Автоматизации управленческого учета с использованием КХД обычно
предполагает использование следующих информационных систем:
• Системы ввода первичных документов - модули бухгалтерских, учетных или
ERP-систем, прочие покупные или самописные системы,
• Учетные системы - ведение бухгалтерского, производственного, складского
и пр. видов учета,
• Хранилища данных,
• Аналитические системы класса BPM и BI.
Система нормативно-справочной информации необходима для того, чтобы
обеспечить одинаковые справочные данные во всех используемых системах. В ней
содержатся всевозможные справочники аналитического учета, информация о планах
счетов, методические рекомендации и т. д. Все остальные системы при этом должны
быть совместимы с системой НСИ.система необходима для планирования деятельности
компании: Формирование (ввод данных, согласование и утверждение) бюджетов, прогнозирование
результатов.
Ввод первичных документов имеет смысл поручать сотрудникам на местах. Это
осуществляется с помощью четных подсистем (например, подсистемы учета
материалов или системы для учета работы с клиентами) или же специальной
программы, интегрированной с бухгалтерской. Затем введенные данные попадают в
бухгалтерию.
Бухгалтер просматривает полученные записи, сверяет их с бумажными
оригиналами, при необходимости вносит правку и импортирует их в учетную
систему, где документы трансформируются в набор проводок.
При необходимости предусматривается возможность учета совершившихся, но
еще документально не подтвержденных событий.
После того как первичная информация была введена в учетную систему, она
импортируется в корпоративное хранилище данных в требуемом виде с набором
необходимой аналитики.
Аналитическая система в соответствии с заложенным в нее инструментарием
по запросу формирует отчеты на основе информации, хранящейся в КХД. В
результате менеджеры получают отчеты в требуемом формате и с необходимой
периодичностью.
Преимущества
· Огромные возможности по моделированию, планированию, анализу
и конфигурации отчетности
· Возможности по автоматизации всех контуров планирования
· Обеспечение данными о деятельности любого сотрудника компании
в реальном времени в любом разрезе (то есть развернутого управленческого учета)
· Значительное повышение эффективности работы компании, ее
прозрачности, а также рост финансовой и производственной дисциплины работников
· Составление бухгалтерской и управленческой отчетности на
основе одной и той же первичной информации
· Встроенные функции контроля за учётными операциями
Недостатки
· Необходимость в реорганизации большинства бизнес-процессов
· Высокая стоимость внедрения
· Длительные сроки внедрения
Требования к учетным системам
Для эффективной работы описанной системы программы должны удовлетворять
определенным требованиям.
.Наличие уникальных идентификаторов проводок. Не во всех бухгалтерских
системах каждой проводке присваивается уникальный номер. Если это условие не
соблюдается, некоторые проводки могут быть ошибочно дважды экспортированы из
учетной системы. КХД должно отличать отредактированную проводку от вновь
введенной, что легче всего сделать по номеру. Кроме того, для контроля
необходимо хранить в системе дату изменения проводки и идентификатор
пользователя, внесшего исправление.
.Невозможность правки закрытых периодов, в том числе сальдо. Практика
показывает, что если у человека есть возможность сделать что-либо
противоправное, то рано или поздно он это сделает. Поэтому лучше, если
ограничения будет накладывать сама учетная система (например, на ручную правку
сальдо). Исправления же в закрытых периодах делаются только при помощи
сторнирующих проводок.
.Возможность воспринимать новые версии нормативно-справочной информации.
Система должна автоматически или под управлением администратора воспринимать
новые версии справочной информации, которые ей присылает ОС НСИ.
.Возможность экспорта информации. Учетная система должна экспортировать
данные из объединенной системы нормативно-справочной информации и
корпоративного хранилища данных в соответствии с установленным регламентом.
Глава 3.
Основные программные продукты и примеры внедрений
· «Mirax Soft». Входят в холдинг Mirax Group. Разработали
решение Business Control на своей собственной платформе.
· «Алтиус-софт». Также разработали решение для строительного
комплекса на своей собственной платформе: «АЛТИУС - Управление строительством».
· «Корпорация Галактика». Российская компания, предлагающая
комплексные системы автоматизации, на собственной платформе. Имеет решение для
строительной отрасли Галактика ERP, модуль «Управление строительством».
· «Импульс ИВЦ». Франчайзи 1С. Предлагает ряд решений для
строительных организаций, в том числе «1С: Подрядчик строительства» и 1С:
Заказчик строительства».
· «Инталев». Франчайзи 1С, который специализируется на системах
бюджетирования, управления финансами и документооборота.
· «Омега - Плюс 91». Предлагает систему для строительной
отрасли на платформе Microsoft Dynamics AX (Axapta).
· «Яуза Soft Systems». Предлагает комплексные решения для
строительных фирм, на платформе 1С Предприятие, в том числе: Менеджер
строительства 2.0, Управление строительным предприятием 8.0
Рассмотрим такую программу как «Менеджер строительства»-удобный
инструмент ведения управленческого учёта для небольших и средних строительных
компаний
· разработан на платформе 1С:Предприятие 8 для автоматизации
строительных фирм.
· адресован управленцам и собственникам, которым необходимо
своевременно получать достоверную информацию о текущей деятельности компании.
· особое внимание уделено обеспечению простоты и удобства
использования, в том числе неспециалистам в области IT и управленческого учёта.
Основные принципы работы системы
· Принцип двойной записи. Любая хозяйственная операция в
Менеджере Строительства 2.0 автоматически отражается одновременным движением на
сумму операции по дебету одного счета и кредиту другого счета управленческого
плана счетов. Благодаря этому удаётся выявлять хищения, потери и ошибки при
вводе данных, что недостижимо при ведении учёта без двойной записи;
· Консолидированный учёт. В Менеджере Строительства 2.0 вся
необходимая информация для управления бизнесом предоставляется в целом по фирме
независимо от количества юридических лиц и подразделений;
· Отчётность Менеджера строительства 2.0 позволяет получать всю
необходимую информацию в разрезе объектов / работ / статей затрат во всех
подсистемах;
· Конфиденциальность финансовой информации. В конфигурации
реализовано разграничение доступа пользователей к счетам управленческого плана
счетов, статьям затрат и ко всякой связанной с ними информации;
· Ведение управленческого учёта отдельно от бухгалтерского.
Данные управленческого учёта хранятся отдельно от данных бухгалтерии.
Преимущества
· Быстрый доступ к требуемой информации за любой период
o С помощью отчётов Менеджера строительства 2.0 можно быстро, в
наглядной и понятной форме получить всю необходимую информацию о деятельности
фирмы.
· Комфортная работа каждый день
o Менеджер строительства 2.0 имеет продуманный пользовательский
интерфейс, с удобными, интуитивно понятными меню;
o Благодаря удобству форм ввода данных, на стандартные операции
в системе затрачивается минимальное время;
· Экономия времени за счет автоматизированного формирования
документов
o Менеджер строительства 2.0 позволяет существенно экономить
время пользователей за счет автоматизированного формирования документов. Так,
например, на основании введённой в систему сметы можно автоматически
сформировать календарный план.
· Одновременное формирование двух версий документов,
справочников и отчётов: для производства и для заказчика
o Чтобы, например, поставить более жесткие сроки сдачи объекта
производству и иметь запас по времени до сдачи объекта заказчику, Менеджер
строительства 2.0 может автоматически формировать две версии документов,
справочников и отчётов: для заказчика и для производства. В "версии для
производства" будут указаны внутренние сроки сдачи и стоимость, а в версии
"для заказчика" сметная стоимость и заявленные сроки заказчику сдачи
объекта. В двух версиях формируются: «Календарный график работ», «План
потребности в материалах», «Акт выполненных работ», «Смета» и др.
· Простой и быстрый переход к автоматизированному учёту
o Чтобы перейти к учёту в Менеджере строительства 2.0
потребуется минимальное время. Обычно на начальное освоение системы требуется
не более недели;
o Начав использовать Менеджер строительства 2.0 для решения
отдельных задач, впоследствии можно перейти к полному учёту хозяйственных
операций в системе, при этом положительный эффект от внедрения достигается уже
на начальном этапе.
· Максимальная гибкость и настраиваемость
o Система успешно адаптируется под особенности ведения учёта в
конкретной строительной компании. Для этого предусмотрены настройки плана
счетов, параметров аналитического учёта, ведения учёта, отчетности, прав
доступа пользователей многих др. параметров. Система внедрена и работает во
многих строительных компаниях, каждая из которых имеет уникальные особенности
учёта.
· Работа с распределенными информационными базами
o Менеджер строительства 2.0 позволяет организовать обмен
данными между территориально-распределёнными подразделениями компании, даже в
том случае если они не соединены локальной сетью. В конфигурации реализован
механизм распределенных информационных баз (РИБ), который решает эту задачу,
минимизируя объём передаваемых данных.
В конфигурации решаются следующие задачи:
· Управление денежными средствами
o Ведение касс и расчётных счетов предприятия;
o Отражение факта списания / поступления денежных средств на
расчётные счета и в кассы предприятия;
o Ведение взаиморасчётов с контрагентами по договорам и в
разрезе объектов строительства;
o Ведение взаиморасчётов с подотчетными лицами;
o Анализ движения денежных средств по банковским счетам и
кассам. Информацию можно получать в разрезе валют, банковских счетов и касс.
· Управление снабжением
o Сбор и обработка заявок на снабжение от исполнителей работ;
o Формирование заказов поставщикам, внутренних заказов;
o Формирование заданий водителям (путевых листов);
o Подбор оптимальных поставщиков;
o Анализ исполнения заявок;
o Анализ состояния склада;
o Учёт движения материалов на нескольких складах, склад
адресного хранения, хранение по МОЛ;
o Отражение хозяйственных операций по учёту движения ТМЦ:
§ Поступление ТМЦ от поставщика на склад и на объект;
§ Перемещение ТМЦ между складами и объектами;
§ Оприходование ТМЦ по результатам инвентаризации;
§ Списание ТМЦ;
§ Передача ТМЦ в производство.
o Партионный учёт движения ТМЦ. Партия характеризуется
наименованием материала, единицей измерения и ценой.
o Ведение взаиморасчётов с поставщиками в разрезе счетов на
оплату;
o Автоматический подбор цены материала по остаткам, имеющимся
на складе или объекте при перемещении материалов со склада или с объекта.
· Управление оборудованием, инструментами и материалами в
эксплуатации
o Отражение поступления основных средств и их зачисление на
баланс предприятия;
o Ведение списка основных средств с объединением их в
произвольные группы и подгруппы;
o Учёт движения ОС и инструментов по объектам, работам и
материально-ответственным лицам;
o Перемещение основных средств;
o Передача и списание основных средств;
o Анализ состояния и местонахождения основных средств;
o Автоматический расчёт амортизации, учёт движения и износа
инструментов;
o Учёт материалов в эксплуатации:
§ Передача материалов в эксплуатацию;
§ Возврат материалов из эксплуатации;
§ Списание материалов из эксплуатации;
§ Изменение параметров амортизации материалов в эксплуатации;
§ Анализ состояния материалов в эксплуатации.
· Управление персоналом и учёт заработной платы
o Ведение списка ИТР и рабочих, хранение информации о
сотрудниках с возможностью объединения сотрудников в произвольные группы и
подгруппы;
o Внесение кадровых изменений, приём, увольнение, изменение
статуса сотрудников;
o Анализ структуры занятости рабочих на объектах;
o Начисление и выплата ЗП работникам, составление ведомостей
начисления и выплаты ЗП. Модуль позволяет автоматически формировать ряд
документов:
§ Начисление окладных составляющих ЗП с помощью механизма
плановых начислений;
§ Заполнение данных о выплате по данным начисления ЗП.
o Выдача денежных средств по ссудному договору, удержание сумм
из зарплаты работника в счет погашения займа.
· Сметное планирование и ценообразование
o Одновременное создание двух смет: сметы для заказчика и
затратной сметы для производства;
o Мгновенный контроль рентабельности как в целом по объекту
строительства, так и по отдельным этапам и работам;
o Ведение единичных внутрифирменных расценок на производство
работ. Каждый элемент справочника "Сметные расценки" содержит как
сметные данные (данные о затратах для заказчика), так и затратные данные
(данные о затратах для производства)
o Автоматизация определения цены ресурса на основании ссылок на
источники цен и надбавочных коэффициентов;
o Учёт дополнительных непроизводственных расходов и
представительских расходов, как суммой, так и процентом от сметной стоимости
заказчику;
o Отражение субподрядных работ как выполняемых собственными
силами;
o Задание различных "надбавок" и скидок на итоговую
сумму сметы заказчику при помощи коэффициентов пересчета;
o Вывод сметных данных как на весь объём в целом, так и на
единицу объёма позиции;
o Автоматическое создание календарного плана на основе сметы.
· Планирование продаж и производственных затрат
o Ввод плановых данных для целей сопоставления плана и контроля
его фактического выполнения;
§ Внесение планов расходов на производство работ;
§ Внесение плановых данных по продажам.
o План может быть создан на основании сметы, календарного плана
или независимо от них.
· Календарное планирование
o Автоматический расчёт дат начала и окончания работ на основе
календарного плана;
o Расчёт стоимости работ в разрезе статей затрат по данным о
стоимости используемых ресурсов;
o Автоматический пересчет объёма / продолжительности работ для
производства в объём для заказчика, при помощи коэффициента пересчета;
o Групповой расчёт продолжительности работ по данным о
трудоемкости и количестве доступных рабочих;
o Отражение субподрядных работ в календарном плане заказчику
как выполняемых собственными силами;
o Загрузка календарного плана из сметы. При загрузке разделы
сметы превращаются в группы работ, а позиции сметы в работы;
o Вывод отчётности по календарному планированию (отчёты
"Работы" и "Ресурсы") в виде таблиц или в виде диаграмм
Ганта в трёх версиях:
§ Для производства и заказчика одновременно - для целей
сравнения календарных планов;
§ Только данные для производства;
§ Только данные для заказчика.
Примеры внедрений
ЗАО СК "Битэкс" работает на рынке строительных услуг
Московского региона с 1999 года. Основные направления деятельности компании -
реконструкция и капитальный ремонт зданий различной категории сложности,
реконструкция инженерных систем, строительство производственных цехов,
складских и спортивных комплексов, административных и общественных зданий,
монтаж быстровозводимых зданий различного назначения. Компания располагает
собственной материально-технической базой, проектным подразделением, имеет парк
спецтехники, что позволяет ей не только выполнять отдельные
строительно-монтажные работы, но и выступать в роли генподрядчика.
Ситуация:
Вопрос использования или неиспользования программных средств перед
руководителями "Битэкс <http://www.biteks.ru/>" не стоял в
принципе. Компания была автоматизирована с самого начала её деятельности. До
2005 года использовался комплекс программ управления и учёта, выполненный на
заказ. Были автоматизированы основные бизнес-процессы компании, среди которых:
· Учёт затрат;
· Планирование;
· Управление снабжением;
· Работа со сметами;
· Маркетинг.
Каждый
модуль был автоматизирован с помощью самостоятельного программного продукта.
Обмен данными между модулями не осуществлялся. С 2005 года разработчик заказной
системы прекратил поддержку клиента и развитие программ, а компания
"Битэкс <http://www.biteks.ru/>" встала перед необходимостью
внедрения новой информационной системы.
Выбор
решения: Руководство "Битэкс" очень серьезно отнеслось к выбору, как
нового решения, так и партнёра для его внедрения. Исходя из имеющегося опыта
использования систем автоматизации, наиболее важными критериями выбора для
компании стали:
· Тиражируемость решения;
· Известный бренд и стабильность поставщика-производителя
платформы;
· Функциональные возможности;
· Практика использования продукта для решения аналогичных
задач.
Решение:
Проект автоматизации оперативного управленческого учёта в компании "Битэкс
<http://www.biteks.ru/>" можно разделить на 3 этапа.
I этап
Первый этап стартовал в 2005 году с внедрения системы Менеджер
строительства 1.0. На базе стандартной функциональности системы было
автоматизировано большинство бизнес-процессов компании, в том числе:
· Учёт затрат;
· Планирование продаж и производственных затрат;
· Учёт основных средств;
· Управление денежными средствами;
· Управление персоналом.
Стандартный функционал Менеджера строительства был дополнен и
модифицирован согласно особенностям ведения учёта и пожеланиям клиента. Были
добавлены следующие функциональные возможности:
· Обмен с 1С:Бухгалтерией;
· Формы корпоративной отчётности;
· Блок нормирования производственных затрат;
· Механизм планирования накладных расходов.
На первом этапе было решено сохранить часть программных средств,
использовавшихся в компании до внедрения Менеджера строительства 1.0. По
желанию заказчика в систему не был включён функционал по работе со сметами,
управлению снабжением, а также маркетинговой деятельности.
II этап
В
2007 году начался второй этап автоматизации компании "Битэкс
<http://www.biteks.ru/>". На платформе 1С:Предприятие 8.0 были
разработаны модули для сметного ценообразования и управления снабжением.
III этап
В
начале 2010 г. руководством "Битэкс <http://www.biteks.ru/>"
была поставлена задача перевести весь функционал, включая дополнения и
модификации на новую платформу. Новое решение было разработано на базе системы
Менеджер строительства 2.0. Важным требованием было осуществить переход на
новую систему в кратчайшие сроки.
На
первом этапе внедрения система была запущена в тестовом режиме. Был произведён
тестовый перенос данных из старой программы в новую. В процессе обучения
персонала каждый сотрудник произвёл тестовый ввод данных в систему согласно
своим функциональным обязанностям.
Затем
был осуществлён переход на систему Менеджер строительства 2.0, а учёт в старой
системе полностью прекратился. Благодаря этому снизилась нагрузка на рядовых
сотрудников, которым не пришлось вести параллельный учёт в двух системах.
Результаты:
В настоящий момент с помощью системы Менеджер строительства 2.0.
автоматизированы все основные бизнес-процессы компании "Битэкс
<http://www.biteks.ru/>". Налажена связь с базой с удалённого
склада. Для этого в системе используется терминальный доступ.
ОлимпСтройСервис
Компания
"ОлимпСтройСервис <http://www.noviydom.ru/about/>", была
образована в 2000 году и осуществляет полный комплекс услуг по проектированию и
строительству коттеджей, перепланировке, комплексному ремонту и отделке жилых и
офисных помещений, включая все виды сантехнических и электромонтажных работ.
Ситуация:"ОлимпСтройСервис
<http://www.noviydom.ru/about/>" - небольшая, быстро растущая
подрядная строительная компания. С самого начала управленческий учёт в компании
вёлся средствами Microsoft Excel. Такой подход был оправдан, поскольку компания
имела относительно небольшую численность персонала и выполняла небольшой объём
строительных работ.
Начав с небольших проектов, компания успешно конкурировала с другими
строительными организациями по цене, срокам и качеству выполняемых работ,
быстро наращивала объёмы выполняемых работ.
Постоянно увеличивалось количество объектов строительства, на которых
работала компания, увеличивалась и их сложность.
Стремительный рост объёмов строительных работ требовал безупречной работы
информационных систем, возможности оперативного получения и хранения
информации, формирования актуальной и корректной отчётности. Руководству
компании стало очевидно, что ведение управленческого учёта в Microsoft Excel
уже не может обеспечить этих потребностей. Было принято решение о необходимости
поиска и внедрения современного решения, которое отвечало бы новым реалиям.
Решение
Автоматизацию
можно разделить на 2 этапа
Проект
по автоматизации управленческого учёта в компании "ОлимпСтройСервис <http://www.noviydom.ru/about/>"
стартовал в 2007 году с внедрения системы Менеджер строительства 1.0, на
платформе 1С:Предприятие 7.7. Система позволила сразу перевести учёт из
Microsoft Excel в 1С. Были автоматизированы функции оперативного управленческого
учёта затрат.
Через
год после внедрения Менеджера строительства 1.0 у руководства
"ОлимпСтройСервис" возникла потребность в автоматизации отдела
снабжения. К этому времени была выпущена система Менеджер строительства 2.0,
включившая в себя блок снабжения. Было принято решение о переходе на новую
версию.
Стандартной
функциональностью системы Менеджер строительства 2.0 были автоматизированы
основные бизнес-процессы компании: учёт движения денежных средств, управление
снабжением, учёт оборудования и инструментов. В ходе внедрения специалисты
"Яуза Софт Системз" выполнили ряд важных модификаций и дополнений
стандартной функциональности системы, учитывавших специфику бизнеса заказчика.
Был добавлен блок взаиморасчётов с клиентами, который включает следующие элементы:
· Документ "Заказ на строительные услуги";
· Документ "Заказ на дополнительные строительные
услуги";
· Документ "Счёт на оплату клиенту";
· Отчёт "Карточка взаиморасчётов с заказчиками".
В подсистему снабжения было добавлено специальное приложение для
формирования заявок на снабжение с мобильных устройств. С помощью мобильного
приложения прорабы получили возможность делать заявки на поставку материала
непосредственно с объектов.
Результаты
Внедрение системы Менеджер строительства 2.0 позволило в условиях
динамичного роста бизнеса сохранить управляемость компании и стандарты качества
обслуживания клиентов.
Среднее количество одновременных пользователей - 10 человек. Система
позволяет осуществлять в среднем 4000 проводок в сутки.
Заключение
Автоматизация на протяжении нескольких десятилетий
является одним из наиболее перспективных направлений совершенствования системы
учета и контроля.
Автоматизацию системы бухгалтерского учета и
внутреннего контроля целесообразно осуществлять путем внедрения программных
комплексов, позволяющих полностью автоматизировать отдельные участки.
Основными задачами автоматизации внутреннего контроля
строительной организации должны стать:
·
обеспечение
информацией пользователей в процессе принятия управленческих решений;
·
повышение
эффективности управления хозяйствующим субъектом;
·
создание
оптимальных условий для функционирования рыночных механизмов;
·
повышение
конкурентоспособности организации.
Таким образом, автоматизированная служба внутреннего
контроля должна стать важнейшей частью единого информационного пространства
хозяйствующего субъекта.
Обобщение практики показывает, что автоматизации
системы учета и внутреннего контроля строительных организаций препятствуют
следующие факторы:
• отсутствие высокой активности пользователей
информации на разных уровнях управления;
·
недостаточное
качество информационных ресурсов;
·
отсутствие
доверия со стороны менеджмента к предоставляемой информации;
·
недостаточная
оснащенность компьютерной техникой;
·
отсутствие спроса
и наличие недоверия к предоставляемой информации со стороны собственников
хозяйствующих субъектов;
·
второстепенное
значение учетной информации при подготовке, обосновании и принятии
управленческих решений;
·
отсутствие
проработанной методики и научного обоснования подходов к созданию
автоматизированной системы внутреннего контроля с учетом отраслевой специфики
различных хозяйствующих субъектов.
В настоящее время на рынке программных продуктов
предлагаются более 400 различных программ для автоматизации процесса учета и
контроля. Данные программы рассчитаны на разные круги потребителей и учитывают
различные требования и особенности пользователей.
Типовые специализированные бухгалтерские программные
продукты предназначены для автоматизации стандартных задач, стоящих перед
бухгалтерским учетом и системой внутреннего контроля.
Информационные технологии, разработанные для
конкретного пользователя, целесообразно приобретать крупным организациям
корпоративного типа, которые имеют множество структурных подразделений,
обладающих частичной самостоятельностью.
Подобным организациям целесообразно создавать единое
информационное пространство на базе применения соответствующих программных
продуктов. Это позволит:
·
устранить
проблемы несогласованности загрузки мощностей и заказов клиентов;
·
повысить
производительность контрольной деятельности работников;
·
обеспечить режим
управления организацией в реальном масштабе времени (что даст общесистемный
эффект управления организацией);
·
обеспечить
эффективное и согласованное взаимодействие между подразделениями, исключающее
дублирование информации;
·
исключить
проникновение ошибочной информации при подготовке и вводе данных в компьютерную
систему ручным способом;
·
исключить
производственный брак;• оперативно контролировать по каналам связи движение
материальных ценностей на всех участках деятельности хозяйствующего субъекта.
При этом следует отметить, что создание единого
информационного пространства требует разработки концепции информации,
соответствующей стратегии строительной организации.
Кроме того, необходимо классифицировать информационные
ресурсы, которые будут входить в информационное пространство хозяйствующего
субъекта. На мой взгляд, классифицировать информацию необходимо по: различным
категориям пользователей; экономическому содержанию; по местам возникновения;
по степени закрытости; по степени значимости и др.
Использование автоматизированных систем учета для
подготовки, обоснования и принятия управленческих решений позволит реально
интегрировать показатели службы внутреннего контроля в систему управления
хозяйствующим субъектом. Разумеется, что качество внедряемых автоматизированных
систем должно быть достаточно высоким, чтобы исключить ошибки в аппаратных или
программных средствах, которые могут привести к неправильной обработке
операций.
Кроме решения корпоративных задач автоматизация
системы внутреннего контроля имеет существенное социальное значение. Так как
такая система позволяет формировать достоверные показатели, а также показывать
динамику различных показателей, она способствует формированию достоверных
статистических показателей. Следовательно, данные показатели будут использованы
при разработке различных социально-экономических программ.
Автоматизированная система внутреннего контроля строительной
организации должна содержать:
·
программно-технические
средства;
·
нормативно-распорядительные
документы;
·
распоряжения,
регламентирующие доступ отдельных категорий работников.
Помимо этого необходимо разработать и утвердить методы
совершенствования автоматизации системы внутреннего контроля, способы
представления информации пользователям, периодичность предоставления информации
и др.
Способы автоматизации управленческого учета во многом зависят от
особенностей бизнеса, сложившихся традиций управления, стратегических задач
компании. Однако нужно понимать, что управленческий учет - это не цель, а
средство поддержки принятия решений. Поэтому в результате ведения такого учета
должны получаться ясные и правдивые финансово-экономические показатели,
основываясь на которых руководство предприятия может им эффективно управлять. И
наконец, стоимость внедрения новых методов управленческого учета не должна превышать
выгод от их использования.
Список
использованной литературы
1. Адамов
Н.А., Чернышев В.Е. Организация управленческого учета в строительстве- СПб.:
Питер,2006.-192 с
. Управленческий
учет 1. Издательство: Баланс Бизнес Букс Учебное пособие Пер. с англ. 2007 г.
624 с.
. Карпов
А.Е. Постановка и автоматизация управленческого учета. Издательство: Результат
и качество Серия: Просто о сложном 2008 г. 504 с.
. Иванов
В.В., Хан О.К. Управленческий учет для эффективного менеджмента.
. Журнал
«Финансовый директор» № 10 октябрь 2003 г
. Интернет
-ресурсы:
-http://bpmi.ru/post120:
Статья «Способы автоматизации управленческого учёта
<http://bpmi.ru/post120>» от 08.04.2008, автор: Денис Молвинский,
тренер-консультант в области управленческого консультирования.
http://www.industrialauto.ru:
Системы автоматизации управления и учёта в строительной отрасли
http://www.komkon.ru/
http://www.1c-building.ru/