Руководство пользователя Торговой системы 'СуперМаг-2000'

Отчет по производственной практике

Руководство пользователя Торговой системы «СуперМаг-2000»

1. Область применения

Торговая система СуперМаг-2000 - это программный продукт для комплексной автоматизации предприятий розничной торговли.

Основной задачей системы СуперМаг-2000 является управление товародвижением в розничной торговой сети, что подразумевает, в том числе задачи учета и бизнес анализа. Решение этих задач базируется на сборе и хранении первичных документов о движении товаров и денег, а также документов об изменении состояния процесса торговли с использованием единых общесистемных справочников (товарных карточек, поставщиков, клиентов, магазинов / складов, мест хранения складов, единиц измерений и т.д.). Система спроектирована как готовый продукт с возможностью адаптации к бизнес-логике клиента посредством гибкой системы настроек бизнес процессов, документооборота и поведенческих линий менеджеров.

. Краткое описание возможностей

Функциональные возможности СуперМаг охватывают все сферы деятельности современного торгового предприятия, независимо от его масштабов и сферы деятельности:

·              Централизованное управление процессами и регистрация товародвижения в сети магазинов, складов и производственных участков крупного розничного торгового холдинга; идеальное решение для супермаркетов, магазинов продовольственных и сопутствующих товаров;

·              Поддержка сетевой логики работы всех торговых и складских объектов в части логистики, управления, документооборота;

·              Поддержка специфики Cash&Carry, DIY, магазинов одежды, обуви, мультимедиа продукции и других форматов торговых предприятий;

·              Управление ассортиментом товаров, поддержка торговых форматов с различной товарной номенклатурой;

·              Ценообразование по различным методикам, гибкие алгоритмы ценообразования, защита от «убыточных» цен;

·              Проведение маркетинговых и промо акций;

·              Применение неограниченного числа скидок, дисконтных программ, систем лояльности;

·              Ведение договоров и расчетов с поставщиками;

·              Возможность бизнес анализа, с использованием специализированных аналитических сценариев;

·              Обеспечение безопасности и защищенности всех процессов жесткими настройками поведенческих линий и системными ограничениями;

·              Контроль за сохранностью товаров, предотвращение хищений, потерь и иных негативных тенденций;

·              Расчет себестоимости по методу FIFO («первый пришел - первый ушел») или по средневзвешенной стоимости c учетом перемещения партий товара между складами, производственными участками и магазинами. Достоверный расчет на основании всех зарегистрированных фактов хозяйственной деятельности, обработка большого количества данных. Возможность интерпретации полученных расчетов для целей бухгалтерского учета, исчисления налогов, учета по МСФО;

·              Ведение достоверного управленческого учета, поддержка различных подходов к оценке товарных запасов и оборотов.

. Уровень подготовки пользователя

Торговая система достаточно проста, несмотря на свой большой функционал, и не требует специальных начальных знаний в области информационных технологий.

4. Перечень эксплуатационной документации

Том 0. Руководство пользователя

Том 1. Технологические возможности, логистика, базовые настройки торговой системы

Том 2. Ценообразование, карточки, налоги, акты переоценки, маркетинговые акции

Том 3. Контракты, заказы, платежи, счет. Складские требования

Том 4. Накладные, остатки, кассовые документы, сертификаты

Том 5. Инвентаризация

Том 6. Производство

Том 7. Руководство системного администратора

Том 8. Альбом печатных форм

Том 9. Структура базы данных

. Назначение и условия применения

Виды деятельности, функции

Назначение ТС «СуперМаг-2000»:

предназначена для централизованного управления и регистрации товародвижения сети магазинов, складов и производственных участков крупного розничного торгового холдинга; является идеальным решением для супермаркетов, магазинов продовольственных и сопутствующих товаров, Cash & Carry, DIY, магазинов одежды и других форматов торговых предприятий;

выполняет расчет товародвижения и себестоимости по методу FIFO («первый пришел - первый ушел») c учетом перемещения партий товара между складами, производственными участками и магазинами;

осуществляет поддержку сроков истечения годности товаров;

реализует гибкую систему ценообразования;

обеспечивает ведение договоров и расчетов с поставщиками;

поддерживает торговлю товарами со свойствами (цвет, размер, рост, сорт и т.п.);

содержит развитые средства ограничения несанкционированного доступа к хранимой информации и выполнения несанкционированных операций;

большой объем хранимой информации (ограничиваемый только техническими параметрами аппаратного обеспечения) и надежность хранения, обеспечиваемые применением самых современных технологий и продуктов ведущих поставщиков программного обеспечения (Oracle и Microsoft);

структуры данных хранения первичных документов и аналитической информации являются открытыми, что позволяет (при наличии соответствующих прав доступа) использовать отчетные средства общего назначения, такие как Crystal Reports, MS Access 2000, и дополнять систему отчетными формами и аналитикой, специфичными для конкретного клиента или группы клиентов (в том числе и самостоятельно).

Возможности:

Торговая система СуперМаг-2000 использует для хранения информации сервер Oracle 8 под управлением ОС Windows 2000 Server и может хранить терабайты информации. Организационная структура базы данных (БД) позволяет хранить полную информацию о товародвижении по меньшей мере за три года функционирования региональной торговой компании с 300 супермаркетами, а также обобщенную аналитическую информацию еще за несколько лет.

Использование СУБД Oracle 8i обеспечивает возможность одновременной работы в одной локальной сети более 100 пользователей (под управлением ОС Windows 2000).

Функционал:

Работа торговой системы базируется на сборе и хранении первичных документов о движении товаров и денег, а также документов об изменении состояния процесса торговли с использованием единых общесистемных справочников (товарных карточек, поставщиков, клиентов, магазинов / складов, мест хранения складов, единиц измерений и т.д.).

Программные и аппаратные требования к системе

Минимальная конфигурация

Склад, магазин

Типовое рабочее место пользователя торговой системы:

Процессор - Pentium II 233 МГц

Оперативная память - 128 МБ

Свободное дисковое пространство - 500 МБ (IDE)

Рабочее место администратора торговой системы и персонала с полными правами доступа к модулям торговой системы:

Процессор - Pentium III 600 МГц

Оперативная память - 256 МБ

Свободное дисковое пространство - 1000 МБ (IDE)

Конфигурация сервера:

Процессор - 1 x Pentium III 800 МГц

Оперативная память - 512 МБ

Свободное дисковое пространство - от 20 ГБ (IDE) UPS - 1000 (или больше) VA

Рекомендуемая конфигурация

Центральный офис торговой сети

Желательно рассмотреть возможность приобретения 2-х процессорного сервера и устройство RAID (аппаратный).

Рекомендуемая конфигурация сервера базы данных при количестве одновременно работающих пользователей до 30 человек:

Процессор - 2 x Pentium III Xeon 500 МГц

Оперативная память - 2 ГБ

Свободное дисковое пространство - от 20 ГБ (SCSI) UPS - 1000 (или больше) VA.

Рекомендуемая конфигурация сервера базы данных при количестве одновременно работающих пользователей свыше 30 человек:

Процессор - 2 x Pentium III Xeon 1000 МГц

Оперативная память - 4 ГБ

Свободное дисковое пространство - от 30 ГБ (SCSI) UPS - 1000 (или больше) VA

Процессор - 2 x Pentium II 400 МГц

Оперативная память - 2 ГБ

Свободное дисковое пространство - от 30 ГБ (IDE) UPS - 1000 (или больше) VA

Под «Свободным дисковым пространством» имеется в виду именно свободное пространство, т.е. MS Windows 2000, Oracle 8.1.6.3.0 Standard Edition, «СуперМаг» с базой данных уже установлены.

Рабочее место администратора торговой системы:

Процессор - Pentium III 800 МГц

Оперативная память - 256 МБ

Свободное дисковое пространство - 1 ГБ (IDE)

Пропускная способность локальной сети:

при одновременной работе с базой данных до 10 человек - 10 Мбит

при одновременной работе с базой данных свыше 10 человек - 100 Мбит

Требования к системному окружению:

Торговая система СуперМаг устанавливается в среде операционной системы MS Windows 2000.

Сервер функционирует под операционной системой MS Windows 2000 Server (нелокализованной), сервис пак номер 3 и выше.

Клиентская часть функционирует под операционной системой MS Windows 2000 Professional (нелокализованной), сервис пак номер 3 и выше.

При использовании кассового сервера должен быть установлен пакет IDAPI 32.

Независимо от типа рабочего места и вида операционной системы в ней должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.

Примечание

Не рекомендуется использование принтеров марок Canon LBP-800, Canon LBP-810 для печати отчетов из СуперМаг, поскольку драйвер принтера некорректно работает с подсистемой выдачи отчетов Oracle Reports.

На каждой рабочей станции, к которой будет подключаться сканер штриховых кодов, должен быть как минимум один последовательный порт RS232 с разъемом DB9. Дополнительно на каждой рабочей станции, к которой планируется подключать терминал сбора данных или принтер этикеток DATAMAX, должен быть второй последовательный порт RS232 с разъемом DB9.

. Подготовка к работе

Состав дистрибутива

Microsoft Windows Installer 3.1.

Microsoft.NET Framework v 2.02.88.0 DLL32Plus Release 8.0.68.0 (Release 8.0.6) Client (Oracle 9i)Report Runtime 8.0._*версия*

Backuper

Distr_*версия* (пакет установки ТС Супермаг + файл лицензий)

Database Desktop

Запуск системы

Предварительная установка компонентов, библиотек и программ для корректной установки и работы ТС «СуперМаг-2000»:

.        Microsoft Windows Installer 3.1.

2.       Microsoft.NET Framework v 2.0. или выше

3.       MDAC 2.8 (компоненты для связи с БД)

.        VC 8.0 DLL

Установка программного комплекса СМ-2000 происходит в два этапа:

установка серверной части;

установка клиентской части

Перед началом установки убедитесь, что:

)        на компьютере, на который будет установлен Сервер Супермага, существует файл лицензии;

)        в региональных настройках компьютеров в настройках языка (Пуск (Start) →Настройка (Settings) → Панель инструментов (Control Panel) → Язык и стандарты (Regional options), закладка Общие (General), поле Язык (местоположение) (Your locale (location))) по умолчанию указан Русский язык;

)        на компьютере, на который будет устанавливаться клиентская часть СМ-2000, установлены Oracle 8.0 (Release 8.0.6) Client и Oracle Report Runtime 8.0. При этом выбирается режим установки Oracle Reports Developer - Custom, и устанавливаются следующие компоненты: Oracle Installer, Oracle Net8 Products, Assistant Common Files, Oracle Reports (только Report Runtime, SQL Plus). В случае, если в процессе установки продуктов Oracle были получены какие-либо сообщения о проблемах, необходимо произвести установку заново, даже если после сообщения установка успешно завершилась. После успешной установки (в том числе СМ-2000, см. ниже) необходимо воспользоваться программой Oracle Net8 Easy Config и создать сервис для доступа к уже имеющейся базе данных;

)        на одном из пользовательских компьютеров установлен SQL Plus Release 8.0.6 (инструменты системного администратора ТС);

)        на рабочей станции, на которой будет производиться расчет себестоимости, установлен Oracle 8.1.6 Client;

)        на рабочей станции, которая будет использоваться как Кассовый сервер, установлена программа IDAPI 32 (BDE);

)        вне зависимости от устанавливаемой на клиентской части OS (не ниже Windows 2000 prof) в ней должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP.

Установка клиентской части

Для установки клиентской части программного комплекса:

. Запустить файл установки setup.exe и следовать указаниям мастера установки Торговой системы.

. На шаге выбора типа установки выберите: «Все модули» (включает в себя Кассовый модуль, Отчеты и печатные формы, Почтовый модуль, Права доступа, Редактор XML-форм, Сервер лицензий, Сервер приложений, Торговая система (базовый модуль + переключатель БД)

. Следующее окно выбора компонентов Торговой системы (выбор в зависимости от установки для определенной должности)

. Далее следуйте указаниям мастера установки.

Установка сервис-паков на серверную часть:

Для установки на серверную часть СМ-2000 сервис-пака в ручном режиме выполните:

для обновления программных компонент запустите программу setup.exe, входящую в компакт-диск обновления;

скопируйте все файлы из папки Scripts сервис-пака в любую папку на компьютере (например, C:\Temp\Scripts);

запустите на исполнение файл run_script.sql:

.        Запустите программу SQL Plus с помощью ярлыка под именем пользователя supermag. Программа SQL Plus должна запускаться с помощью ярлыка, в свойствах которого задается рабочая папка. Рабочая папка - папка, в которой находятся скрипты (в рассматриваемом примере C:\Temp\Scripts).

. Введите строку: @ run_script.sql;

. Нажмите Enter для начала исполнения скрипта.

Для начала работы после установки СМ-2000 необходимо подключить файл лицензии.

После успешной установки программного обеспечения необходимо:

1)      инициализировать созданную базу данных с помощью программы Генератор БД. После инициализации базы будут автоматически созданы два пользователя: SUPERMAG и Не сотрудник;

)        с помощью программы Переключатель БД установить базу данных, с которой будет проводиться работа на данном компьютере, и проверить возможность доступа к этой БД;

)        запустить Административный модуль от имени пользователя SUPERMAG (используя пароль, определенный при инициализации БД);

)        создать необходимые должности и завести сотрудников, то есть пользователей, которые будут работать с СМ-2000;

)        на рабочих станциях сотрудников с помощью программы Переключатель БД установить доступ к нужной базе данных и их права;

)        настроить Почтовый модуль, Кассовый модуль.

Проверка работоспособности системы

1)      Производится запуск служб на сервере:

Oracleora_sm2000TNListener

OracleServiceDB***

Супермаг - Сервер приложений

Супермаг - Удаленное управление службами

Супермаг - Почтовый сервер (от имени пользователя - администратора)

Супермаг - Кассовый сервер

)        Появление каких-либо ошибок решается путем полной переустановки системы.

Проблема, касаемая Почтового модуля (отсутствие приема / отсылки данных), зависит от правильности настройки Почтового модуля. Следует перенастроить или внести какие-либо коррективы в правилах приема / отсылки данных.

7. Аварийные ситуации. восстановление базы данных

Случаи, при которых требуется восстановление БД:

отказ в работе одного из жестких дисков;

ошибки, связанные с повреждением файловой структуры жесткого диска;

повреждение одного из блоков БД.

Восстановление БД производится из бэкапа и путем рассылки из старшей БД недостающих данных до аварийной ситуации.

8. Рекомендации по освоению

На примере допустимого функционала старшего кассира.

.        Вход в ТС Супермаг

Вводим свой логин и пароль.

Нажимаем кнопку «Старт»

Ежедневная проверка и сверка правильности выгрузки данных о выручке с касс в ТС Супермаг.

Выбираем на панели инструментов значок «Кассовые документы»

Появляется следующее окно, где выбираем дату, за которую хотим увидеть выручку по кассе.

Далее, нажимаем кнопку «Отобрать по условию…»

Обновится диалоговое окно и получаем результат:

Сверяем суммы с чеком, выведенным после закрытия смены на кассе, - z-отчетом.

Проверяем сумму НДС, которая рассчитывается после окончания рабочего дня магазина с помощью функции Товародвижения. Если в этом поле сумма равна нулю, то товародвижение не было рассчитано. Это не является ошибкой, и обычно на следующий день встает сумма НДС.

! Если сумма с чеком и с кассовым документом расходится в пределах 1000 руб., то пишется акт сверки в присутствии инженера АСУ, в котором указывается причина расхождения (сбой в работе кассы - повреждение БД на кассе, скачок напряжения, грубое выключение кассы во время отбивания чека).

! Если отсутствуют кассовые документы и в поле Итого все по нулям, то данные в программу не поступили по причине:

сбоя в работе кассы;

досрочного выключения кассы во время передачи данных о закрытой смене

отсутствия связи между кассой и ТС Супермаг

не закрытия смены на кассе

отсутствия свободного пространства на жестком диске, где находится БД

поврежденные файлы кассы

В данном случае следует обратиться к инженеру АСУ для решения данной проблемы и следовать его четким указаниям.

Кассовые документы сходятся с z-отчетом с кассы - приступаем к отчетности.

.        Отчеты

На панели инструментов выбираем значок «Отчеты»

торговый автоматизация дистрибутив программный

Появляется следующее диалоговое окно:

Выбираем группу документов -> Бухгалтерские.

Наименование отчета ->Кассовая книга (отчет о выручке)

Нажимаем кнопку «Выполнить»

Получаем окно настройки фильтра отчета:

Задаем от имени фирмы.

Выбираем период, равный определенной дате, так как отчет ежедневный.

Выводим только итоги, так как не требуется отражать в отчете наименования проданного товара. Просматриваются итоговые суммы.

Нажимаем кнопку «Выполнить»

Получаем отчет «Кассовая книга»:

Распечатываем отчет, нажав на значок печати.

.        Выход из программы

Нажимаем на значок «Крестик» в верхнем правом углу.

9. Отзыв на ТС «СуперМаг-2000»

Данная система постоянно дополняется самими разработчиками новыми функциями, отчетами, исправляются ошибки, учитываются пожелания клиентов их продукции.

Торговая система довольно проста в освоении и работе, имеет широкий функционал и достаточно полный. Каждая фирма может настроить работу СуперМага именно под себя, исключая и включая те или иные допустимые функции - это большой плюс. На мой взгляд, из всех торговых систем для автоматизации торговли СуперМаг является более выгодной и удобной.

Однако хотелось бы внести некоторые коррективы:

)        Дополнить функционал операции «Заказы» отслеживанием своевременного выполнения поставщиком заказов и возможность установления штрафа за просроченную доставку или недовезенную позицию.

)        В отчете «Остатки по поставщикам» учитывать то, что на магазинах бывают минусовые остатки, иначе выводится некорректный отчет.

)        Функцию «Расчет товародвижения» сделать автоматической, а в случае ошибки при расчете - записывать данные об ошибке в файл или выводить диалоговое окно системному администратору.

)        Продумать систему начисления бонусов по дисконтным картам в ТС, а также возможность установки своих правил перевода бонусов в рубли или в накопительный процент скидки.