Практическое применение приложений Office: MS Excel и MS Access

ВВЕДЕНИЕ

Целью данной курсовой работы является изучение и практическое применение приложения Office: MS Excel и MS Access.

По индивидуальному заданию мне было предложено:

Задание 1.

·   В табличном процессоре MS ЕXCEL создайте новую рабочую книгу и сохраните её под именем Вариант10 в созданной папке.

·        Создайте и заполните таблицу. Постройте диаграмму изменения данных.

Задание 2.

·   В СУБД MS ACCESS создайте новую базу данных под именем Вариант17 и сохраните её в созданной папке.

·        Используя режим конструктора, создайте новую таблицу базы данных под именем Одежда (на пять записей).

·        Используя Мастер форм, создайте новую форму со следующими параметрами: внешний вид - ленточный; стиль - камень; имя - Одежда.

·        Используя Конструктор, сформируйте запрос на выборку для вывода данных о товаре по цене 1130.

·        Используя Мастер, создайте новый отчёт со следующими параметрами:

без группировки и сортировки; макет - столбец; ориентация - альбомный; стиль - сжатый; имя - Одежда.- это программа, которая относится к категории электронных таблиц и является частью пакета Microsoft Office. Одним из основных достоинств Excel является её универсальность. В Excel наиболее развиты средства для выполнения различных вычислений над числами. Но её можно применять и для решения множества других задач, не относящихся к числовым. Например:

·   решение числовых задач, требующих больших вычислений (создание отчетов, анализ результатов исследований, а также применение всевозможных методов анализа);

·   создание диаграмм (Excel содержит средства для создания различных типов диаграмм, а также предоставляет широкие возможности по их настройке);

·        организация списков (Excel позволяет эффективно создавать и использовать структурированные таблицы, в столбцах которых находятся однотипные данные);

·        доступ к данным других типов (возможность импортирования данных из множества различных источников).

Преимуществом MS Excel является то, что программа помогает оперировать большими объемами информации. рабочие книги MS Excel предоставляют возможность хранения и организации данных, вычисление суммы значений в ячейках. Ms Excel предоставляет широкий спектр методов позволяющих сделать информацию простой для восприятия.

В наше время, каждому человеку важно знать и иметь навыки в работе с приложениями Microsoft Office, так как современный мир насыщен огромным количеством информацией, с которой просто необходимо уметь работать.

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в системе управления базами данных. Access значительно упрощает ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов, форм, запросов.

Под базой данных (БД) будем понимать совокупность связанных данных конкретной предметной области, в которой определения данных и отношений между ними отделены от процедур.

Основное отличие баз данных от систем на основе файлов состоит в том, что эти системы имеют несколько назначений и несколько представлений о данных, а базы данных - несколько назначений и одно представление о данных.

Система управления данными (СУБД) - комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающих доступ к БД и управление данными.

Требования к СУБД:

·   Эффективное выполнение функций ПО.

·        Минимизация избыточности.

·        Предоставление непротиворечивой информации.

·        Безопасность.

·        Простота в эксплуатации.

·        Простота физической реорганизации.

·        Возможность централизованного управления.

·        Упрощение приложений.

Базы данных призваны ликвидировать неприятности, присущие системам на основе файлов, и они это успешно делают, но по сравнению с ними они тоже имеют некоторые недостатки. Объективно - это довольно высокая стоимость и необходимость специальной подготовки, что в простейших случаях хранения данных представляется излишним. Субъективно - пользователь нередко хочет видеть данные в своих файлах без посредников в виде СУБД. Кроме того, при переходе к использованию БД наблюдается снижение ответственности исполнителя, что влияет на достоверность данных. В свою очередь, достоверность трудно контролировать из-за отсутствия избыточности. Возникают проблемы и с защитой данных, для этого требуются специальные мероприятия.

1.       ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MS EXCEL

1.1     ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ТАБЛИЧНОМ ПРОЦЕССОРЕ MS EXCEL

excel access таблица база

Табличный процессор - комплекс взаимосвязанных программ, предназначенный для обработки электронных таблиц. Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, состоящей из строк и столбцов, на пересечении которых располагаются клетки, в которых содержится числовая информация, формулы или текст. Это наиболее удобная форма представления данных. Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных данных, расчёт по которым выполняется автоматически. Изменение любого входного данного приводит к пересчёту всех связанных с ним значений, при этом происходит обновление всей таблицы.

В составе табличных процессоров имеются встроенные математические функции и алгоритмы статистической обработки данных, мощные средства для связи таблиц между собой, создания и редактирования электронных баз данных. Специальные средства позволяют автоматически получать и распечатывать настраиваемые отчёты с использованием десятков различных типов таблиц, графиков, диаграмм, снабжать их комментариями и графическими иллюстрациями.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную или специального программирования.

Наиболее распространёнными средствами для работы с документами, имеющими табличную структуру, являются программы MICROSOFT EXCEL и LOTUS.

1.1.1  Запуск MS Excel

Запуск табличного процессора MS EXCEL можно осуществлять одним из следующих способов:

·   с использованием главного меню ОС Windows (выполнить команду ПУСК

-ПРОГРАММЫ- MICROSOFT OFFICE- MICROSOFT OFFICE EXCEL);

·   с использованием ярлыка MS EXCEL, находящегося на рабочем столе.

1.1.2  Основные термины и определения

Рабочая книга - это файл, создаваемый в табличном процессоре MS EXCEL. Рабочая книга состоит из рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены латинскими буквами (максимальное количество столбцов 256). Строки последовательно нумеруются цифрами от 1 до 65536.

Ячейка - минимальный элемент хранения данных. Образуется на пересечении столбцов и строк таблицы. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Все операции производятся в активной ячейке.

Адрес - обозначение ячейки, сочетает в себе имя столбца и номер строки, на пересечении которых она расположена, например B10. Адреса ячеек используются при записи формул.

Диапазон ячеек - данные, расположенные в соседних ячейках. На диапазон можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны. Диапазон обозначают, указывая через двоеточие адреса ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например А1: С15.

Формула - совокупность числовых констант, ссылок на ячейки (адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях) и функций, соединённых знаками математических операций. Если текущая ячейка содержит формулу, то она отображается в строке формул.

Функция - встроенная в MS EXCEL программа с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций: математические, статистические, текстовые, логические; финансовые, функции даты и времени и др.

Диаграмма - графическое представление данных числового типа.

1.1.3  Интерфейс MS Excel

После запуска MS EXCEL структура рабочего листа будет соответствовать рисунку:

Рисунок 1 - Интерфейс MS Excel

Строка МЕНЮ содержит пункты, в которых тематически сгруппированы все команды, имеющиеся в распоряжении пользователя и обеспечивают доступ к командам:

МЕНЮ ФАЙЛ - управление Рабочей книгой в целом;

МЕНЮ ПРАВКА - редактирование Рабочей книги;

МЕНЮ ВИД - управляющие видом интерфейса окна Рабочей книги;

МЕНЮ ВСТАВКА - организующие вставку в Рабочую книгу;

МЕНЮ ФОРМАТ - форматирование Рабочей книги;

МЕНЮ СЕРВИС - настройки программы MS EXCEL и дополнительных возможностей по редактированию Рабочей книги;

МЕНЮ ДАННЫЕ - обработка данных;

МЕНЮ ОКНО - управляющие расположением окон Рабочих книг и выбором активной Рабочей книги;

МЕНЮ СПРАВКА - организующие получение справочной информации по MS EXCEL.

Панель инструментов Стандартная - содержит элементы управления файловыми операциями, редактированием, экранным отображением:

Строка формул - строка для ввода и отображения данных в активной ячейке.

Текущий рабочий лист - рабочий лист, выведенный в окне MS EXCEL, с которым ведётся работа.

Ярлычки рабочих листов - кнопки, отображают названия рабочих листов и используются для смены текущего рабочего листа.

Текущая ячейка - активная ячейка, в которой выполняются операции ввода и редактирования данных.

Строка номера текущей ячейки - отображение адреса текущей ячейки или размера выделенного диапазона ячеек.

Имя столбца - обозначение столбца.

Номер строки - обозначение строки.

Выделенный диапазон ячеек - группа ячеек, с которой можно производить действия как с единым объектом.

Маркер заполнения - активный элемент рамки текущей ячейки, используемый при выполнении операций копирования и автозаполнения.

1.2     ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С РАБОЧЕЙ КНИГОЙ MS EXCEL

1.2.1  Технология создания рабочей книги

Рабочая книга - наиболее распространённый способ хранения информации в MS EXCEL в виде файла с расширением . XLS.

Для создания Рабочей книги используется команда ФАЙЛ-СОЗДАТЬ или кнопка <Создать>. Структура Рабочей книги использует один из готовых шаблонов, который либо задаётся по умолчанию, либо его параметры задаёт пользователь.

Рабочая книга может содержать расположенные в произвольном порядке 255 листов различных типов. Лист имеет матричную структуру - состоит из ячеек, расположенных на пересечении строк и столбцов. Размер рабочего листа определяется системой по умолчанию. Максимально возможное число столбцов - 256, строк - 16384. Листы - служат для организации и анализа данных. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.

Для Рабочей книги стандартные установки определяются командой СЕРВИС-ПАРАМЕТРЫ, путём изменения данных во вкладках диалогового окна Параметры. К основным вкладкам стандартных установок относятся:

Общие - обеспечивает установку различных параметров рабочей книги (число листов в новой рабочей книге, шрифтовое оформление данных Рабочей книги (тип шрифта и его размер), стиль ссылок (адрес ячейки представляется в различном виде) и др.);

Вид - обеспечивает изменение внешнего вида экранного отображения таблицы (параметры окна: авторазбиение на страницы, вывод формул вместо значений, вывод сетки, вывод заголовков строк и столбцов, отображение строки формул, строки состояния, нулевых значений в виде нуля или как пусто и др.);

Вычисления - обеспечивает управление порядком вычисления формул (автоматически при изменении значений аргументов либо под управлением пользователя - вручную), числом итераций, уровнем точности для хранения данных, используемой системой дат;

Правка - обеспечивает установку параметров ввода, редактирования, копирования и перемещения данных (редактирование прямо в ячейке, перемещение и копирование ячеек с использованием перетаскивания, установка фиксированного десятичного формата и др.);

Проверка ошибок - обеспечивает автоматическую проверку работоспособности введённой в ячейку формулы по различным признакам.

1.2.2  Технология создания шаблона таблицы и ввода исходных данных

В ячейки рабочего листа вводятся два типа данных: постоянные значения (константы) и формулы.

Формулы строятся как выражения для вычисления нового значения. Формулы содержат константы, ссылки на ячейки (адреса или имена), функции, операторы.

Константы делятся на числовые, текстовые (символьные), логические, типа дата/время.

Текстовые (символьные) данные имеют описательный характер и представляют собой последовательность букв, цифр, специальных символов. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда - кавычки или пробел.

Числовые данные могут содержать цифры от 0 до 9, а также спецсимволы + - Е е ( ) . , $ % /. Эти данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции, наиболее распространенные форматы числовых данных: основной, с фиксированным количеством десятичных знаков (в качестве разделителя используется точка), процентный, денежный.

Логические данные могут принимать только два значения, например: Да или Нет.

Дата/время могут принимать значения календарных дат и текущего времени.

1.2.3  Ввод и редактирование данных

Ввод и редактирование данных осуществляется непосредственно в текущей ячейке или в строке формул. Место ввода отмечается курсором. Для ввода в ячейку необходимо выделить нужную ячейку и ввести с клавиатуры необходимую информацию. Вводимые символы отображаются как в ячейке, так и в строке формул. По завершению ввода необходимо нажать клавишу <Enter>. После этого вводимая информация будет записана в ячейку.

Основные приёмы редактирования информации в ячейке аналогичны рассмотренным в предыдущей главе.

1.2.4  Форматирование содержимого ячеек

Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду МЕНЮ ФОРМАТ-ЯЧЕЙКИ или команду контекстного меню ФОРМАТ ЯЧЕЕК. К основным вкладкам диалогового окна Формат ячеек относятся:

Число - позволяет выбрать числовой формат вводимых значений (общий формат позволяет вводить как текстовую так и числовую информацию, остальные форматы позволяют вводить информацию только своего вида);

Выравнивание - позволяет определить способ выравнивания и ориентацию информации в ячейке, а также установить способ переноса по словам и объединить смежные ячейки;

Шрифт - позволяет изменять параметры шрифта в выделенных ячейках;

Граница - позволяет создать различные способы обрамления таблицы;

Вид - позволяет задать различные способы цветового оформления таблицы.

Типовые технологические операции с блоками ячеек

Часто в операциях обработки используется не отдельная ячейка, а блок ячеек.

Блок - прямоугольная область смежных или несмежных (расположенных в разных местах) ячеек.

Правила выполнения операций с блоками ячеек

Последовательность выполнения:

выделяется блок ячеек - объект действия;

выбирается команда меню для выполнения действия.

Выделение блока несмежных ячеек выполняется при нажатой клавише <Ctrl>.

Операции перемещение, копирование, вставка, удаление выполняются только для блока смежных ячеек.

1.3     ТЕХНОЛОГИЯ ПОСТРОЕНИЯ ДИАГРАММ И ГРАФИКОВ

В программе EXCEL термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основе ряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма представляет собой объект, внедрённый на один из листов Рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Для построения диаграммы используют Мастер диаграмм, который запускается нажатием кнопки <Мастер диаграмм> на панели инструментов Стандартная или командой ВСТАВКА- ДИАГРАММА.

При построении диаграмм рекомендуется заранее выделить область, содержащую данные, которые будут на ней отображаться. Работа с Мастером диаграмм выполняется за четыре шага, на каждом из которых используются соответствующие диалоговые окна: тип диаграммы, источник данных диаграммы, параметры диаграммы, размещение диаграммы.

После окончания работы с каждым из окон следует нажать на кнопку <Далее>. Построение диаграммы завершается нажатием на кнопку <Готово>.

Тип диаграммы - предназначено для выбора формы диаграммы. Доступные формы перечислены в списке Тип на вкладке Стандартные. Для выбранного типа диаграммы справа указывается несколько вариантов представления данных (палитра Вид), из которых следует выбрать наиболее подходящий. На вкладке Нестандартные отображается набор полностью сформированных типов диаграмм с готовым форматированием.

Источник данных диаграммы - предназначено для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна появится приблизительное отображение будущей диаграммы. Если данные образуют единый прямоугольный диапазон, то их удобно выбирать при помощи вкладки Диапазон данных. Если данные не образуют единой группы, то информацию для построения отдельных рядов данных задают на вкладке Ряд.

Параметры диаграммы - предназначено для выбора оформления диаграммы. На вкладках окна задаются:

·   название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки);

·        отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси);

·        отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки);

·        описание построенных графиков (вкладка Легенда);

·        отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике (вкладка Подписи данных);

·        представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных).

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.