иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.
Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении самим учреждением определяется исходя из затрат, связанных с изготовлением данных активов.
Фактическая стоимость материальных запасов, полученных учреждением по договору дарения, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату принятия к бюджетному учету, а также сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.
Для целей настоящей Инструкции под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бюджетному учету.
Материальные запасы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в размере стоимости, предусмотренной в договоре.
Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в валюте Российской Федерации путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу Центрального банка Российской Федерации, действующему на дату принятия запасов к бюджетному учету.
Списание (отпуск) материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости.
Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся, соответственно, из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца, и поступивших запасов в течение текущего месяца на дату списания (отпуска).
Операции по принятию к учету материальных запасов оформляются следующими бухгалтерскими записями:
приобретение, безвозмездное получение материальных запасов, в том числе по централизованному снабжению, распоряжению (извещению) - дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 "Материальные запасы" (010501340, 010502340, 010503340, 010504340, 010505340, 010506340) и кредит счетов 030222730 "Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов", счетов 020822660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов", 030404340 "Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов" (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств), 040101180 "Прочие доходы" (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета, между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств в рамках приносящей доход деятельности, а также при получении от государственных и муниципальных организаций, от иных организаций, за исключением государственных и муниципальных, и от физических лиц), 040101151 "Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации" (в рамках движения объектов между бюджетными учреждениями разных уровней бюджетов);
оприходование материальных запасов в сумме их фактической стоимости, сформированной при их приобретении и (или) безвозмездном получении в рамках нескольких договоров, изготовлении хозяйственным способом - дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 "Материальные запасы" (010501340, 010502340, 010503340, 010504340, 010505340, 010506340) и кредит счета 010604440 "Уменьшение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)";
оприходование материальных запасов, полученных от ликвидации основных средств и остающихся в распоряжении учреждения, отражается по дебету счетов 010502340 "Увеличение стоимости продуктов питания", 010503340 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов", 010504340 "Увеличение стоимости строительных материалов", 010505340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря", 010506340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" и кредиту счета 040101172 "Доходы от реализации активов";
принятие к бюджетному учету материальных запасов (материалов, комплектующих, запасных частей, ветоши, дров и т.п.), остающихся в распоряжении учреждения по результатам проведения демонтажных и (или) ремонтных работ, в том работ по разукомплектации объектов нефинансовых активов по дебету счетов 010504340 "Увеличение стоимости строительных материалов", 010506340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" и кредиту счета 040101180 "Прочие доходы";
оприходование излишков материальных ценностей, выявленных при инвентаризации, отражается по дебету счетов 010501340 "Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств", 010502340 "Увеличение стоимости продуктов питания", 010503340 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов", 010504340 "Увеличение стоимости строительных материалов", 010505340 "Увеличение стоимости мягкого инвентаря", 010506340 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов", 010507340 "Увеличение стоимости готовой продукции" и кредиту счета 040101180 "Прочие доходы";
принятие к бюджетному учету материальных запасов, поступивших в натуральной форме при возмещении ущерба, причиненного виновным лицом, отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 010500000 "Материальные запасы" (010501340, 010502340, 010503340, 010504340, 010505340, 010506340) и кредиту счета 040101172 "Доходы от реализации активов".
Списание материальных запасов оформляется следующими бухгалтерскими записями:
списание израсходованных материальных запасов, потерь в объеме норм естественной убыли материальных запасов, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды на основании оправдательных документов отражается по дебету счетов 040101272 "Расходование материальных запасов", 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)" и кредиту счетов 010501440 "Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств", 010502440 "Уменьшение стоимости продуктов питания", 010503440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов", 010504440 "Уменьшение стоимости строительных материалов", 010505440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря", 010506440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов";
передача материальных запасов для изготовления нефинансовых активов отражается по дебету счетов 010601310 "Увеличение капитальных вложений в основные средства", 010602320 "Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы", 010603330 "Увеличение капитальных вложений в непроизведенные активы", 010604340 "Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции (работ, услуг)" и кредиту счетов 010501440 "Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств", 010502440 "Уменьшение стоимости продуктов питания", 010503440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов", 010504440 "Уменьшение стоимости строительных материалов", 010505440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря", 010506440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов";
безвозмездная передача материальных запасов отражается по дебету счетов 030404340 "Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов" (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств), 040101241 "Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям" (в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям (распорядителям) бюджетных средств одного уровня бюджета, между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств в рамках приносящей доход деятельности, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям), 040101242 "Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций", 040101251 "Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации" (в рамках движения объектов между бюджетными учреждениями разных уровней бюджетов), 040101252 "Расходы на перечисления наднациональным организациям и правительствам иностранных государств", 040101253 "Расходы на перечисления международным организациям" и кредиту счета 010500000 "Материальные запасы" (010501440, 010502440, 010503440, 010504440, 010505440, 010506440);
списание материальных запасов при их реализации, выявленных недостач, хищений отражается по дебету счета 040101172 "Доходы от реализации активов" и кредиту счетов 010501440 "Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств", 010502440 "Уменьшение стоимости продуктов питания", 010503440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов", 010504440 "Уменьшение стоимости строительных материалов", 010505440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря", 010506440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов";
вложение объектов материальных запасов в уставной капитал организаций отражается в размере их балансовой стоимости по дебету счета 020402530 "Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале" и кредиту счета 010500000 "Материальные запасы" (010501440, 010502440, 010503440, 010504440, 010505440, 010506440, 010507440);
списание потерь материальных запасов при чрезвычайных обстоятельствах отражается по дебету счета 040101273 "Чрезвычайные расходы по операциям с активами" и кредиту счетов 010501440 "Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств", 010502440 "Уменьшение стоимости продуктов питания", 010503440 "Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов", 010504440 "Уменьшение стоимости строительных материалов", 010505440 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря", 010506440 "Уменьшение стоимости прочих материальных запасов".
2.2 Операций по приемке, хранению и отпуску материальных ценностей со склада, документальное оформление
Для обеспечения деятельности соответствующими материальными ресурсами в организации создан специализированный склад для хранения материалов, продуктов питания, топлива, запасных частей и других материалов.
На складе материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса.
Учет материалов на складе осуществляет заведующий по хозяйственной части, являющийся материально-ответственным лицом. С заведующим по установленной форме заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
От занимаемой должности кладовщик освобождается только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.
На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.
Учет движения и остатков материалов осуществляют на карточках складского учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому складской учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.
Карточки открываются в бухгалтерии, где в ней записывают наименование материала, марку, сорт, единицу измерения, номенклатурный номер и др. После этого карточки передаются на склад и кладовщик заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов.
Записи в карточках кладовщик делает на основании первичных документов накладных-требований (Приложение 3) в день совершения операции. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов.
Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.
Учет материальных ценностей на складе также может осуществляться материально-ответственным лицом в книге складского учета материалов ф. М-17 (Приложение 4). Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе, а также сверяет свои записи по учету материалов с записями, ведущимся на складе.
Все первичные документы по движению материалов со складов и подразделений организации поступают в бухгалтерию. При этом работники бухгалтерии осуществляют контроль за законностью, целесообразностью и правильностью документального оформления операций по движению материалов.
В бухгалтерии осуществляется оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учета материалов. В установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточки складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках. При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладываются отдельно по приходу и расходу в разрезе складов.
По данным картотеки документов составляется ежемесячная статистическая отчетность о движении и остатках материалов и топлива.
Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько десятков. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета.
При использовании ЭВМ все регистры при сальдовом методе учета материалов (групповые оборотные ведомости, ведомости остатков, сальдово-сличительные ведомости) составляются на машинах.
Аналитический учет материалов с применением ЭВМ можно осуществлять также посредством составления сортовых оборотных ведомостей по номенклатурным номерам на основании поступающих первичных документов. Сверка в этом случае со складским учетом осуществляется вручную. При этом сверяются остатки по карточке складского учета с ведомостями и выявляются отклонения между этими данными.
Учет малоценных предметов ведется на счете 07 "Малоценные предметы", который подразделяется на субсчета:
"Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе";
"Белье, постельные принадлежности, одежда т обувь в эксплуатации".
На субсчете 072 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь на складе" учитываются предметы с выделением отдельных групп по их наименованиям, количеству, материально-ответственным лицам в книге ф. №17:
белье (рубашки, халаты и др.);
постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни и др.);
обувь (ботинки, сапоги и др.);
спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки).
Указанные предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения.
При выдаче предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада.
Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь по мере их приобретения отражаются по дебету субсчета 072 и кредиту счетов 160, 178 и др.
Одновременно производится запись по дебету субсчета 200 и кредиту субсчета 260.
Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь при отпуске их в эксплуатацию до 1/20 лимита стоимости малоценных предметов за единицу отражаются по кредиту субсчета 072 и дебету субсчета 260; свыше 1/20 лимита стоимости - в дебет субсчета 073 и кредит субсчета 072.
На субсчете 073 "Белье, постельные принадлежности, одежда и обувь в эксплуатации" учитываются белье, постельные принадлежности, одежда и обувь, находящиеся в эксплуатации.
Аналитический учет ведется по наименованиям предметов, количеству, их стоимости, группам и материально-ответственным лицам на карточках.
Списание пришедших в негодность и ветхость белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится с учетом сроков службы, на основании утвержденного руководителем учреждения акта на списание по ф. №443.
На сумму выбывших из эксплуатации белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится запись по кредиту субсчета 073 и дебету субсчета 260.
Первичные документы по приходу и расходу материальных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой.
Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.
Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета.
Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.
Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и МБП.
На поставку товаров организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.
Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления и оприходования материалов осуществляет отдел материально-технического снабжения.
В этом отделе ведут ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки.
В них отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т.д.
Бухгалтерия осуществляет контроль за организацией данного оперативного учета.
Поступающие в организацию материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке.
Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные документы, товарные накладные (Приложение 5).
Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.
В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов договорным условиям.
При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.
Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе.
При обнаружении им признаков, вызывающих сомнение в сохранности груза, он может потребовать от транспортной организации проверки груза.
В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов, составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.
Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.
Материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения (весовых, объемных, линейных, счетом). Если материалы поступают в одной единице, а расходуются в другой, то они учитываются одновременно в двух единицах измерения.
В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет актом приемки материалов, который служит основанием для предъявления претензий поставщику. В состав комиссии приглашают представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации.
Акт составляют также при приемке материалов, поступивших в организацию без счета поставщика (неотфактурованные поставки).
Если перевозка материалов осуществляется автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй - для оприходования материалов получателем; третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый - является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортные накладные применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной.
В случае наличия такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов.
Поступление на склад материалов, оставшихся от ликвидации основных средств оформляют односторонними или многосторонними накладными на внутреннее перемещение материалов.
Поступление на склад материалов может осуществляться через подотчетных лиц, которые приобретают материалы в организациях торговли за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт, составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены.
Подотчетное лицо отражает в акте также паспортные данные продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.
Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организация осуществляет соответствующие организационные мероприятия.
Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск материалов со склада, а также выдавать разрешение на вывоз материалов из организации.
Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.
Выдача материалов со склада производится по следующим документам:
накладная-требование ф. М-11 (Приложение 3), применяется при выдаче материалов со склада и перемещении материалов внутри учреждения. Накладная выписывается в одном экземпляре;
меню-требование ф.299 применяется для выдачи продуктов питания со склада. Составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. С расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию не реже 2 раз в месяц;
ведомость выдачи материалов на нужды учреждения форма по ОКПД 0504210 (Приложение 6), применяется для выдачи хозяйственных материалов, материалов для учебных и других целей в течение месяца. Записи в ведомости производят не в хронологическом порядке, а для каждого вида материалов оставляют определенное количество строк, с тем, чтобы в конце месяца по каждому из материалов можно было подсчитать общий итог;
путевой лист применяется для списания в расход автомобильного бензина.
Бензин списывается по фактическому расходу, но не выше норм, установленных и утвержденных для отдельных марок автомобилей.
Списание материалов и продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам.
2.3 Порядок проведения проверки состояния складского хозяйства, особенности проверки учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей
аналитический учет материальных ценностей на складах учреждения;
учет использования материальных ценностей по направлениям затрат списания недостач, потерь и хищений;
сводный учет материальных ценностей;
анализ использования материальных ресурсов.
правильность приемки материалов;
сохранность материальных ценностей;
оформление материальной ответственности;
соблюдение порядка учета материалов и контроль их использования;
правильность списания материалов;
своевременность и правильность проведения инвентаризации материалов и отражение ее результатов в бухгалтерском учете;
обеспечение сохранности и правильность учета драгоценных материалов, изделия и спирта на складах в производстве.
Источниками информации для проверки являются:
совокупность объектов, фактически находящихся в организации в качестве материальных запасов;
анализ счетов 105 00 000 "Материальные запасы", 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы", 107 00 000 "Нефинансовые активы в пути";
товарные-накладные (Приложение 5);
акты о приемке материалов (ф.0315004) (Приложение 7);
Требование-накладная (ф.0315006) (Приложение 3);
Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф.0504202) (Приложение8);
ведомости на выдачу кормов и фуража (ф.0504203);
ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.0504210) (Приложение 6).
путевые листы (ф.0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007);
акты о списании материальных запасов (ф.0504230) (Приложение 9).
акты о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф.0504143) (Приложение 10).
книги регистрации боя посуды (ф.0504044) (Приложение 11).
нормы расхода сырья и материалов в производстве;
нормативы расходов и потерь;
инвентаризационные описи по объектам нефинансовых активов (ф.0504087);
договоры, связанные с операциями поступления и выбытия материальных запасов;
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
Баланс исполнения бюджета (ф.0503130) (Приложение 12);
Отчет о финансовых результатах деятельности (ф.0503121)
Главная книга и др.
Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой материального учета учреждения. По ним осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль движения, сохранности и рационального использования материальных ресурсов.
Первичные документы по движению материалов должны быть тщательно оформлены и содержать подписи лиц, совершивших операции, коды объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей подразделений. Факты нарушения оформления первичных документов отражаются в акте проверки.
Например: В МБУЗ "ЦГБ г. о. Жигулевск" проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности, в ходе которой были выявлены недочеты в ведении бюджетного учета материальных запасов - в результате нарушения п.59 Приложения N 2 к Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н), при списании хозяйственных материалов не применялась форма 0504230 "Акт о списании материальных запасов".
Для выполнения задач по учету материальных ценностей применяют различные методы получения доказательств:
инвентаризация. Она проводится для подтверждения фактического наличия товарно-материальных ценностей. В ходе проверки ревизоры могут сами проводить инвентаризацию или наблюдать за ее проведением;
пересчет данных нужен для подтверждения достоверности арифметических подсчетов товарно-материальных ценностей, соответствия их величине, отраженной в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета;
подтверждение необходимо для проверки отражения в бухгалтерском учете проведенных хозяйственных операций и реальности остатков на счетах учета материалов;
проверка соблюдения правил отдельных хозяйственных операций используется для осуществления контроля учетных работ, выполняемых бухгалтерией, и корреспонденции счетов по движению материальных запасов;
устный опрос нужен для получения ответов при предварительной оценке состояния учета материалов, а также их проверки при уточнении у специалистов отдельных положений совершенных хозяйственных операций, вызывающих сомнение;
проверка документов необходима для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования материальных запасов, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки;
аналитические процедуры действенны при сопоставлении наличия материальных запасов в различные периоды, данных отчета о движении материальных запасов с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды.
При проверке организации учета движения материальных ценностей на складах контролю подвергается организация складского хозяйства и контрольно-пропускной системы. Далее проверяют, как организован складской учет материалов и контроль со стороны бухгалтерии.
Проверка материальных ценностей начинается с ознакомления с материальным отделом бухгалтерии:
кто ведет бухгалтерский учет движения ценностей (образование, бухгалтерский стаж, родственные связи);
какими нормативными документами пользуется бухгалтер данного участка;
кто его проверяет по исполняемой работе;
Далее исследуется:
наличие плана (графика) - схемы документооборота, альбома с перечнем и образцами заполненных первичных типовых документов;
оптимальность и целесообразность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета движения ценностей на счетах;
какие методы внутреннего контроля используются (инвентаризация, документирование нормативного учета) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм;
соблюдаются ли сроки проведения инвентаризации ценностей и порядок оформления результатов инвентаризации;
правильность оформленных договоров о материальной ответственности с заведующими складами, кладовщиками и другими лицами, которым переданы под отчет материальные ценности; наличие журналов, доверенностей и других документов.
Данные учета могут не содержать полной информации о состоянии складского хозяйства и сохранности материальных ресурсов. В связи с этим проверяющий обследует места хранения, весоизмерительное оборудование, пропускной режим и т.п.
Особое место отводится проверке закрепления материальной ответственности. Прежде чем приступить к исполнению служебных обязанностей, материально ответственные лица обязаны изучить правила приемки ценностей и оформления операций по их приемке и отпуску, а также ведению учета в местах хранения. Они должны быть ознакомлены с должностными инструкциями, в которых определены обязанности и права работников, порядок приема и отпуска ценностей, их оформления, ведения количественного учета, сроки представления отчетов в бухгалтерию.
Ревизоры проверяют своевременность оформления имеющихся у материально ответственных работников документов и записи в книге или карточках складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья, которые могут возникать в результате замены сырья при изготовлении готовой продукции, обвеса, обсчета, оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.
При злоупотреблениях неучтенные излишки материальных ресурсов обычно хранятся отдельно, поэтому при обследовании склада их можно обнаружить. Для их выявления в процессе обследования используются данные складского учета. Часто, когда имеются неучтенные излишки, в складском учете расход отдельных ценностей за определенные периоды превышает их приход. Этот перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материальных ценностей аналогичных наименований и сортов. Такие излишки изымаются за счет последующих поступлений до проверки их фактического наличия при последующей инвентаризации.
Важным условием предупреждения хищений материальных ресурсов является организация пропускной системы на территории их хранения. При контроле проверяются книги регистрации, пропусков, журналы взвешивания грузов на автомобильных весах, сообщения охранников-контролеров и органов милиции о вывозе и выносе с территории организации материальных ресурсов без должного оформления, приказы (распоряжения) о принятых мерах по устранению выявленных нарушений и др. После обследования склада ревизоры могут непосредственно осуществлять контрольные проверки поступления материальных ресурсов и их вывоза, контрольные инвентаризации отдельных материалов и сырья.
В бюджетном учреждении для обеспечения сохранности имущества немаловажен подбор работников на должности с материальной ответственностью. На эти должности нельзя назначать лиц, не имеющих специальной подготовки и уволенных ранее с работы за хищения и злоупотребления. По документам, находящимся в личном деле (трудовым книжкам, документам об образовании, выпискам из приказов), проверяют, соблюдается ли указанный порядок подбора кадров.
Сохранность материальных запасов зависит от условий хранения, поэтому следующий этап контроля - проверка состояния складского хозяйства. Проверяют соблюдение правил хранения с точки зрения противопожарной безопасности и условий сохранности от порчи. В частности, рассматривают:
имеется ли приказ об установлении круга лиц, которым дано право требования материалов, их отпуска со склада. Образцы подписей этих лиц должны находиться на складе;
разработана ли в учреждении номенклатура-ценник. В первичных документах по движению производственных запасов указывают номенклатурные номера, что облегчает их группировку;
назначены ли приказом материально ответственные лица (кладовщики, заведующие складами), заключены ли с ними договоры о полной индивидуальной материальной ответственности;
производится ли приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству.
Проверка складского хозяйства и сохранности материальных ценностей одновременно с последующей документальной проверкой дает возможность сделать обоснованные выводы о целостности ресурсов.
Кроме того, в период проверки необходимо провести инвентаризацию материальных запасов на складах. Инвентаризация проводится на основании Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Приказ Минфина РФ N 49).
По результатам инвентаризации составляются описи формы 0504087 "Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов", принятой Приказом Минфина РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении регистров бюджетного учета" (далее - Приказ Минфина РФ N 123н).
В ходе инвентаризации могут быть выявлена недостачи, то есть отсутствие материальных запасов, числящихся в учете, либо излишки. В случае выявления расхождения фактического наличия материалов с учетными данными (излишки, недостача, пересортица) составляется форма 0504092 "Ведомость расхождений по результатам инвентаризации".
Например: В период проверки МБУЗ "ЦГБ г. о. Жигулёвск", проведенной вышестоящей организацией в июле 2012 г., осуществлена инвентаризация материальных запасов.
на складе N 1 - недостача хозяйственных материалов (чистящие средства) на сумму 256 руб.;
на складе N 2 - излишки мягкого инвентаря (форменная одежда) на сумму 460 руб.;
на складе N 3 - пересортица продуктов питания: недостача сахара в количестве 20 кг при наличии 20 кг муки в излишке (стоимость сахара соответствует стоимости муки).
В ходе проверки недостача и излишки оприходованы. Объяснения от материально ответственных лиц получены.
Ревизор перед проверкой должен быть ознакомлен со всеми местами хранения материальных запасов, после чего он составляет перечень подлежащих инвентаризации ценностей.
Установление правильности проведения инвентаризации начинается с проверки наличия в организации приказов на проведение инвентаризации материалов и назначении инвентаризационной комиссии.
Далее ревизор проверяет:
наличие подписей всех членов инвентаризационной комиссии;
все ли документы, приложенные к реестрам, завизированы председателем инвентаризационной комиссии.
Материально-ответственными лицами должны быть даны расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на материальные ценности сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии, и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;
фактическое наличие материалов при инвентаризации, которое определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера (при обязательном участии материально ответственного лица).
Материальные запасы заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных.
Инвентаризация материальных запасов проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении.
Инвентаризационные описи (Приложение 13) должны быть заполнены четко и ясно, без помарок, на каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных (исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом).
Не допускается оставлять в описях незаполненные строки, кроме того, на последней странице незаполненные строки прочеркиваются. На материалы, находящиеся на ответственном хранении или полученные для переработки, составляются отдельные описи. По материальным ценностям, при инвентаризации которых выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач материалов в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Сличительные ведомости составляют только по тем материалам, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный бухгалтер и материально ответственное лицо. Если установлены недостачи или излишки, материально-ответственное лицо дает письменное объяснение.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия материальных ценностей с данными бюджетного учета регулируются в следующем порядке:
материалы, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя учреждения.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающих отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специальных организаций.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в Ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (ф.0504092) (Приложение 14).
Проверка операций по движению материалов. В понятие "движение" входит поступление, внутреннее перемещение и потребление или реализация материалов на сторону. Основная задача проверки операций по поступлению материалов - установить полноту и своевременность оприходования поступивших материальных ценностей.
Основные источники поступления:
от поставщиков на основе договора поставки;
приобретение за наличный расчет через подотчетных лиц;
безвозмездная передача;
приобретение от физических лиц за наличный расчет.
Проверка операций по поступлению материалов включает:
соблюдение порядка и отчетов по доверенностям;
проверку закупки материалов через подотчетных лиц;
своевременность оприходования, достоверность оправдательных документов;
материалы в пути;
проверку утраты грузов, по которым не были предъявлены претензии;
поступившие, но не оприходованные материалы.
Нарушение порядка оприходования и списания материальных ценностей ведет к хищению продукции, а также излишкам сырья, из которых изготавливается неучтенная продукция, или их реализуют без отражения в учете с целью сокрытия доходов от налогообложения и присвоения полученных средств.
В этих целях ревизоры:
проверяют правильность классификации запасов по всероссийскому классификатору в зависимости от отрасли-производителя для установления номенклатурного номера; правильность классификации по экономическому содержанию, назначению и структуре;
проводят анализ расчетно-платежных документов, подтверждающих поступление материалов от поставщиков: платежные требования-поручения, счета-фактуры, товарные накладные с разного рода приложениями (спецификациями, удостоверениями качества и др.);
сопоставляют данные первичных документов по оплате поставщиков и данных документов на оприходование материалов, а также проверяют оформление договоров по этим сделкам;
сопоставляют данные первичных документов по поступлению ценностей с данными складского учета (отчеты о движении материалов и др.);
проверяют правильность оценки (согласно учетной политике) материалов при поступлении, приобретении;
направляют письменные запросы, проводят устные опросы работников, специалистов, "третьих" лиц;
проверяют правильность учета и принятие к зачету (возмещению) НДС при осуществлении внебюджетной деятельности, подлежащей обложению данным налогом;
проверяют правильность корреспонденции счетов - нет ли случаев, когда поступающие материалы не оприходованы, а отмечены другие счета (по учету затрат, расчетов, финансовых результатов и др.). Существенную роль играет контроль за достоверным отражением в бухгалтерском учете и балансе стоимости материалов, находящихся в пути, то есть оплаченных, но еще не прибывших к концу отчетного года грузов. Этому вопросу уделяют повышенное внимание, так как имеются случаи неправомерного отражения некоторыми организациями по статье "Материалы в пути" выявленных при приемке материалов недостач, различных претензионных сумм по расчетам с поставщиками, дебиторской задолженности за оплаченные и длительное время не оприходованные (а иногда и похищенные) ценности;
проверяют правильность списания материалов по разным направлениям (реализация, безвозмездная передача, списание по причине недостачи, порчи, хищения). Для этих целей анализируются документы по расходу и внутрихозяйственному перемещению материалов, их учет бухгалтерией;
сопоставляют (сверяют) данные документов на списание ценностей и соответствующие реестры бюджетного учета, особенно материалов на реализацию;
проверяют правильность оценки материалов, списанных на расходы учреждения. Как известно, в соответствии с п.55 Инструкции N 25н списание материальных запасов можно производить одним из следующих способов: по фактической стоимости каждой единицы; по средней фактической стоимости. Из указанных вариантов оценки организация выбирает один и закрепляет его в учетной политике. Поэтому ревизоры проверяют обоснованность и правильность использования выбранного в учетной политике варианта оценки материальных ресурсов;
проверяют правильность корреспонденций счетов по списанию материалов со склада, расходу, реализации и пр.
Злоупотребления выявляются посредством анализа документов, представляемых одновременно покупателю и в арбитраж.
Привлекаются эксперты для проверки подлинности подписей и печатей.
Материальные запасы, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти ценности заносят в отдельную ведомость. В ней указывают дату поступления, наименование поставщика, дату и номер приходного документа, наименование товара, количество, цену и сумму. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.
При длительном проведении инвентаризации в некоторых случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации могут отпускаться материально-ответственными лицами материальные запасы в присутствии членов инвентаризационной комиссии.
Эти запасы относят в отдельную опись под наименованием "Материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие материальные запасы во время инвентаризации. В расходных документах делают отметку за подписью председателя инвентаризационной комиссии.
Малоценные предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по местам их нахождения материально-ответственным лицом, на хранении у которых они находятся.
Инвентаризацию проводят путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные предметы заносят по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.
При инвентаризации малоценных предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи. Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги. Малоценные предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.
Тару заносят в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и др.).
На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационная комиссия составляет акт на списание с указанием причин порчи.
Учреждение, в обязательном порядке составляют бухгалтерский баланс и отчеты.
2.4 Налогообложение материально-производственных запасов
К материальным расходам бюджетных учреждений относятся следующие затраты налогоплательщика:
) на приобретение сырья и (или) материалов, используемых в производстве товаров (выполнении работ, оказании услуг) и (или) образующих их основу, которые используются бюджетным учреждением для целей получения дохода, облагаемого налогом на прибыль;
) на приобретение материалов, используемых для упаковки, и иной предпродажной подготовки, на проведение испытаний, контроля, содержание и эксплуатацию основных средств, которые используются бюджетным учреждением для целей получения дохода, облагаемого налогом на прибыль;
) на приобретение инструментов, приспособлений, инвентаря, приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством Российской Федерации, и другого имущества, не являющихся амортизируемым имуществом. Стоимость такого имущества включается в состав материальных расходов в полной сумме по мере ввода его в эксплуатацию;
) на приобретение комплектующих изделий, подвергающихся монтажу, и (или) полуфабрикатов, подвергающихся дополнительной обработке у налогоплательщика, которые используются бюджетным учреждением для целей получения дохода, облагаемого налогом на прибыль;
) на приобретение топлива, воды и энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственных нужд) всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на трансформацию и передачу энергии, которые используются бюджетным учреждением для целей получения дохода, облагаемого налогом на прибыль;
) на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями, а также на выполнение этих работ (оказание услуг) структурными подразделениями налогоплательщика, которые используются бюджетным учреждением для целей получения дохода, облагаемого налогом на прибыль;
К работам и услугам производственного характера относятся выполнение отдельных операций по производству (изготовлению) продукции, выполнению работ, оказанию услуг, обработке сырья (материалов), контроль за соблюдением установленных технологических процессов, техническое обслуживание основных средств и другие подобные работы.
) связанные с содержанием и эксплуатацией основных средств и иного имущества природоохранного назначения, признанных таковыми в соответствии с НК РФ, которые используются бюджетным учреждением для целей получения дохода, облагаемого налогом на прибыль.
Стоимость материальных запасов, включаемых в материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения (без учета налога на добавленную стоимость и акцизов), включая комиссионные вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, ввозные таможенные пошлины и сборы, расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с приобретением материальных запасов.
Стоимость материальных запасов в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации основных средств, определяется как сумма налога, исчисленная с дохода, предусмотренного пунктами 13 и 20 части второй статьи 250 НК РФ.
Стоимость невозвратной тары и упаковки, принятых от поставщика с товарно-материальными ценностями, включается в сумму расходов на их приобретение.
Если стоимость возвратной тары, принятой от поставщика с материально-производственными запасами, включена в цену этих ценностей, из общей суммы расходов на их приобретение исключается стоимость возвратной тары по цене ее возможного использования или реализации.
Отнесение тары к возвратной или невозвратной определяется условиями договора на приобретение материальных ценностей.
Если налогоплательщик в качестве сырья, запасных частей, комплектующих, полуфабрикатов и иных материальных расходов использует продукцию собственного производства, а также в случае, если в состав материальных расходов налогоплательщик включает результаты работ или услуги собственного производства, оценка указанной продукции, результатов работ или услуг собственного производства производится с учетом остатков незавершенного производства.
Сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость остатков материальных ценностей, переданных в производство, но не использованных в производстве на конец месяца. Оценка таких материальных ценностей должна соответствовать их оценке при списании.
Сумма материальных расходов уменьшается на стоимость возвратных отходов.
Возвратными отходами являются остатки сырья (материалов), полуфабрикатов, теплоносителей и других видов материальных ресурсов, образовавшиеся в процессе производства товаров (выполнения работ, оказания услуг), частично утратившие потребительские качества исходных ресурсов (химические или физические свойства) и в силу этого используемые с повышенными расходами (пониженным выходом продукции) или не используемые по прямому назначению.
Не относятся к возвратным отходам остатки материальных ценностей, которые в соответствии с технологическим процессом передаются в другие подразделения в качестве полноценного сырья (материалов) для производства других видов товаров (работ, услуг), а также попутная (сопряженная) продукция, получаемая в результате осуществления технологического процесса.
Возвратные отходы оцениваются по пониженной цене исходного материального ресурса (по цене возможного использования), если эти отходы могут быть использованы для основного или вспомогательного производства, но с повышенными расходами (пониженным выходом готовой продукции) или по цене реализации, если эти отходы реализуются на сторону.
К материальным расходам для целей налогообложения приравниваются:
расходы на рекультивацию земель и иные природоохранные мероприятия;
потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.
III. Проблемы аудита материальных ресурсов, эффективности их использования на предприятиях разных организационно-правовых форм
Проблемы аудита материально-производственных запасов тесно взаимосвязаны с проблемами учета материально-производственных запасов. Поэтому рассмотрим проблемы учета материально-производственных запасов.
Перечислим проблемы учета материально-производственных запасов:
) В соответствии с требованиями ПБУ 6/01 активы стоимостью до 20 000 руб. за единицу или иного более низкого лимита могут отражаться в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов. В то же время в ПБУ 5/01 прямо указано, что действие данного Положения не распространяется на активы, срок использования которых превышает 12 месяцев. У организаций возникает проблема, связанная с порядком отражения стоимости данных активов в бухгалтерском учете и отчетности, и в первую очередь с порядком списания стоимости данных активов на расходы.
В связи с обозначенными проблемами также возникают вопросы о порядке формирования первоначальной стоимости данных активов.
) проблема признания (или непризнания) материально-производственных запасов в бухгалтерском учете.
) В применении восьмого абзаца п.6 ПБУ 5/01 может вызвать затруднение неудачное требование о месте использования материально-производственных запасов.
) Фактическая себестоимость материалов, полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется в два этапа (п.10). Причем ко второму этапу организации приступают только в случае, если первый этап не дал результата.
На первом этапе устанавливают фактическую себестоимость полученных материалов как стоимость активов, переданных или подлежащих передаче организацией, исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов.
Если фактическая себестоимость на этом этапе не сформирована, то прибегают ко второму этапу. В этом случае стоимость материально-производственных запасов, полученных организацией по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, определяется исходя из цены, по которой в сравнимых обстоятельствах приобретаются аналогичные материально-производственные запасы.
Что делать в том случае если и во время второго этапа у организации возникли сложности в определении фактической себестоимости полученных материально-производственных запасов.
) В процессе погашения кредиторской задолженности происходит изменение формы оплаты с денежной на натуральную. В этом случае фактическая себестоимость ранее оприходованных материально-производственных запасов подлежит корректировке в соответствии с п.10 ПБУ 5/01, что нарушает требование п.12 ПБУ 5/01 о неизменности фактической себестоимости материально-производственных запасов.
) Нормативные акты по бухгалтерскому учету требуют при составлении бухгалтерского баланса подразделять активы на внеоборотные и оборотные. Пункт 19 ПБУ 4/99 содержит общий критерий дифференциации - срок погашения (обращения) до и выше 12 мес. В следующем п.20 того же ПБУ, где перечислен состав показателей бухгалтерского баланса, материально-производственные запасы отнесены к оборотным активам. В то же время среди материально-производственных запасов у организации присутствуют такие, перспективы использования которых сомнительны по причине морального устаревания, сворачивания производств и т.п. Возникают сомнения в правомерности признания подобных материально-производственных запасов вообще в качестве актива, и уж тем более в качестве оборотного, т.е. высоколиквидного актива.
) Проблемы учета приобретения оборудования, сырья, материалов и прочих материально-производственных запасов, могут быть отождествлены с проблемами учета приобретения импортных товаров.
Наиболее типичные ошибки, выявляемые при проведении анализа хозяйственной деятельности учреждения:
Ошибки в соблюдении и использовании методики учета материальных запасов, то есть отсутствие первичных документов и обязательных реквизитов в них; исправления в бухгалтерских проводках внесены без оформления, соответствующих справок; используемый вариант расчета не соответствует варианту, предусмотренному учетной политикой организации; отсутствуют договоры о материальной ответственности подотчетных лиц; не соблюдаются сроки проведения инвентаризации материальных запасов; не подтверждаются сальдо по счетам Главной книги, данным синтетического и аналитического учета; безвозмездно полученные активы не направлены на увеличение капитала.
Нахождение ошибок и их исправление, корректировка - очень сложная аналитическая процедура, требующая высокой профессиональной компетентности специалиста, осуществляющего ее.
Ошибки при ведении документооборота: неправильно оформленные первичные документы (не заполнены все реквизиты, предусмотренные стандартами). Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.
Ошибки при проведении инвентаризаций. Часто встречаемая ошибка - несоблюдение сроков проведения инвентаризаций. Ошибки в самой процедуре проведения инвентаризации.
А также ошибки:
−при составлении корреспонденции счетов. Ошибки в хронологии: хозяйственные операции отражены без соблюдения последовательности их совершения; хозяйственные операции отражены в зависимости от их содержания;
−при составлении и ведении баланса. Не проведен анализ финансового состояния и платежеспособности организации, анализ степени изношенности основных средств;
−при составлении бухгалтерской отчетности. Информация, содержащаяся в пояснительных записках, не существенна, нарушены сроки представление бухгалтерской отчетности, не публикуется квартальная бухгалтерская отчетность теми организациями, которые обязаны это делать.
Наибольшее количество ошибок в использовании методики расчета оценочных значений, ошибки в точности, полноте и соответствии данных, служащих основой для расчета оценочного значения. Используемая в расчете информация, противоречит данным бухгалтерского учета. Ошибки при выборе руководством экономического субъекта методов расчета оценочных значений. Не соблюдены правила анализа информации оценочных значений.
Списание (отпуск) материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости, как в бюджетном, так и во внебюджетном учете.
IV. Рекомендации по совершенствованию учета
Особое значение имеет внедрение современных средств автоматизации и анализа материальных запасов.
Бухгалтерские задачи - очень широкое понятие, их содержание отражает поступление и выбытие товарных, материальных ценностей, денежных средств, вычисление результатов хозяйственной деятельности, отражение этих процессов на счетах бухгалтерского учета. Средства для решения бухгалтерских задач очень разнообразны, от настольных калькуляторов до больших электронно-вычислительных машин, как правило, средство ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях IBM-совместимые компьютеры и программы для них. Для ведения бухгалтерского учета на компьютерах данного класса учреждениями применяются два больших класса компьютерных программ: программы получившие название "электронные таблицы" и специализированные бухгалтерские программы. Различия между ними очень велики. По кругу охватываемых задач бухгалтерского учета в учреждении их можно разделить на общие и частные. Общие позволяют решать все стандартные задачи бухгалтерского учета, частные отдельные задачи, например: составление баланса и формы отчетности, учет материальных запасов и т.п. Программа составления баланса может включать в себя информацию других частных задач, если программа составлена одной и той же фирмой. Раздел общих программ для решения отдельных задач бухгалтерского учета не содержит такого разнообразия волнительных возможностей сервиса, как частная программа для решения тех задач.
Стоит отметить, что по количеству проданных специализированных бухгалтерских программ отечественных фирм одни из первых были: 1С-Бухгалтерия, Финансы без проблем, Турбо - бухгалтер, Парус. Каждой из них продано более 10 тысяч копий, такой тираж нельзя назвать большим. С точки зрения пользователя, это означает, что практически вся информация о программе будет получена, только от фирмы, он не найдет книг, статей, журналов и других альтернативных нефирменных каналов помощи. Цены на специализированные бухгалтерские программы разнообразны. Наиболее распространенным является "1-С: Бухгалтерия для бюджетных учреждений". В данном учреждении используется программа "Парус".
Электронные таблицы, созданные в одной стране приемлемы и для другой. По мнению западных обозревателей, весь мир "завален" американскими программами. Это в полной мере относится и к электронным таблицам. Электронные таблицы всех ведущих производителей этого продукта переведены на русский язык. Точнее сказать, они продаются в русскоязычном варианте.
Анализ работы бюджетных учреждений в условиях нестабильного финансового положения в стране не возможен без поэтапного анализа всей структуры финансирования, и в особенности недостатков системы финансирования. Если расходы Федерального бюджета и республиканского бюджета будут финансироваться неэффективно, то это отразиться на эффективности работы.
Соответственно, при компьютеризировании учет материальных запасов в учреждении стал намного проще и для материально ответственных лиц, и для руководителей в ходе проверки. Появилась возможность работы в сети Интернет, для получения информации о новых методах и технологиях работы. Появилась также возможность находить поставщиков медикаментов, канцелярских товаров, хозяйственных товаров, ГСМ, мягкого инвентаря напрямую без посредников. Возможность ознакомиться с новыми законами и поправками к законам также не возможно без сети Интернет.
Основным направлением повышения эффективности использования материальных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование материальных запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки. Также не последнюю роль играет анализ эффективности, так как анализ использования - один из важнейших составляющих процесса учета и контроля материальных запасов. С помощью анализа эффективности использования материальных запасов бюджетное учреждение составляет отчеты (пояснительная записка к годовому отчету), а также прогнозы дальнейшей деятельности. Существенно улучшить учет материальных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко использовать накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах и др.
Важное условие повышения эффективности использования материальных запасов - усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.
Для решения задачи полной автоматизации оперативного учета материально-производственных запасов в последнее время широко применяют несъемные пленочные этикетки со штриховым кодированием, терминалы сбора данных и особое программное обеспечение.
Приобретение и внедрение любого программного комплекса с использованием технологии штрих-кодирования и идентификации - мероприятие) дорогостоящее, поэтому надо заранее подготовиться, чтобы его использование принесло максимальный эффект и действительно облегчило работу.
Штрих-кодовые этикетки, наподобие тех, какие можно увидеть на товарах в супермаркетах, - аналог инвентарной бирки. При попытке переклейки этикетки с одного объекта на другой штрих-код разрушается.
Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета помеченных объектов используются недорогие ручные компьютеры со встроенным сканером штрих-кода. Ручной компьютер позволяет производить сбор и предварительную обработку информации с последующим переносом ее в настольный компьютер.
Широкий выбор этикеток, устойчивых к влаге и другим внешним факторам, наличие различных вариантов исполнения ручных компьютеров позволяют успешно использовать данное решение как в помещениях (офис, отапливаемые склады и другое), так и на открытом воздухе в различных климатических условиях (неотапливаемые склады и другое).
Благодаря обязательной автоматизации, без которой невозможно внедрение новых правил бюджетного учета, оперативный учет государственного имущества может быть организован на новом уровне. При этом максимально эффективно решается задача маркировки имущества с целью предотвращения несанкционированной замены инвентарных единиц.
Пользоваться плодами современных технологий совсем несложно. В бухгалтерской программе уже есть справочник материальных запасов. Он перекачивается из бухгалтерской программы с помощью специального программного модуля, который забирает и обрабатывает эту информацию. Потом эта информация кодируется в штрих-коды и распечатывается на особом (термотрансферном) принтере.
Для печати этикеток можно использовать дешевую бумагу. Печать на особой бумаге, оставляющей после себя неудаляемое изображение, сигнализирующее о том, что наклейка прежде была на данном месте, рекомендуют в основном для усиления контроля за сохранностью объектов учета.
На терминал сбора данных устанавливается программа "Инвентаризация имущества" и загружаются справочники с перечнем объектов учета. Сотрудник: учреждения (оператор) считывает при помощи лазерного сканера штриховой код со всех подлежащих учету предметов. В процессе инвентаризации выполняется выбор места хранения и сканирование всех объектов учета. На каждый считанный код отображается его наименование. Если код не найден в справочнике - дается предупреждение, что объект учета с данным кодом не найден. Если оператор обнаружил плохую этикетку, то он может ее отметить как требующую замены. При этом поврежденный штрих-код имущества либо сканируется, либо вводится вручную. При невозможности определения кода оператор выбирает имущество из списка объектов учета, закрепленного за данным местом хранения.
Так, можно легко определить предметы, которые еще не учтены, а также учтены, но закреплены, скажем, за другим помещением. Существует и возможность объединения предметов учета в комплекты независимо от их месторасположения на территории. В специальные файлы (файл) записывается следующая информация, которая позже будет перенесена в обычный настольный компьютер:
−ввод в базу нового имущества и его закрепление за местом хранения или материально ответственным лицом;
−перечень имущества, которое подлежит реализации (списанию);
−перечень имущества, этикетки на котором необходимо заменить.
В настоящее время на рынке программных продуктов представлены различные программные комплексы, позволяющие проводить инвентаризацию с помощью оборудования для нанесения и чтения этикеток со штрих-кодом. Наиболее удобным в настоящее время является программный комплекс Бюджет-21 "Инвентаризация", совместимый с такими системами для ведения учета, как "1С: Предприятие" и "Бюджет-21".
Таким образом, автоматизация системы бухгалтерского учета ведется в основном за счет внедрения отдельных программных комплексов полностью автоматизирующих отдельные участки учета, это позволяет облегчить труд бухгалтера избавить его от рутинной работы, больше остается времени для проведения экономического и финансового анализа работы учреждения, поиска резервов повышения эффективности работы. Внедрение автоматизации позволяет: более оперативно вести бухгалтерский учет, выводить оперативную информацию за определенный период времени, быстрый поиск и выведение необходимой экономической информации, автоматизация составления бухгалтерских и финансовых отчетов, уменьшается трудоемкость учетных работ и количество допущенных ошибок.
Список использованной литературы
1.Бюджетный кодекс Российской Федерации
2.Инструкция по бюджетному учету (утв. приказом Минфина РФ от 30 декабря 2008 г. N 148н)
.Приложение № 1 к приказу Министерства финансов Российской Федерации "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" от 16 декабря 2010г. № 174н
.Приложение № 2 к приказу Министерства финансов Российской Федерации "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" от 16 декабря 2010г. № 174н
.Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года // Электронный ресурс СПС "Гарант" (по состоянию на 01.07.2012г.)
.Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) с учетом изменений // Электронный ресурс СПС "Гарант" (по состоянию на 01.07.2012г.)
.Приказ Минфина РФ от 30 декабря 2008г. № 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету" (с изменениями и дополнениями)
.Распоряжение Минтранса РФ от 14 марта 2008 года № АМ-23-р "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте"
.Письмо Минфина РФ от 23 июля 2007г. № 02-14-10а/1911 об оформлении в бюджетном учете операции безвозмездной передачи материальных запасов между бюджетными учреждениями // Электронный ресурс СПС "Гарант" (по состоянию на 01.07.2012г.)
.Отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации. Пункт 6. Учет материальных запасов // Электронный ресурс СПС "Гарант" (по состоянию на 01.07.2012г.)
.Годовой отчет для бюджетных организаций - 2008г. (под общ. ред. Ю.А. Васильева) ("АЮДАР", 2008г.).12.1 Объекты учета материальных запасов // Электронный ресурс СПС "Гарант" (по состоянию на 01.07.2012г.)
.Дикова Н. Ю, Кузьмин. Применение бюджетной классификации Российской Федерации в 2009 году // БиНО: Бюджетные учреждения № 2, 2009г. - с.10
.Воробьева Л.П., Особенности бюджетного учета материальных запасов ("Советник бухгалтера в здравоохранении", № 1, январь-февраль 2007г.).
.Захарьин В.Р. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. М.: Омега-Л, 2008г. - с.464
.Иванова Д.Г. Инвентаризация имущества и обязательств // Бино: Бюджетные учреждения № 10, 2008г. - .5-9
.Красноперова О.А. Бюджетный учет (3-е изд., перераб. и доп.). - "ГроссМедиа: РОСБУ" 2008г.
.Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях (7-е издание, переработанное и дополненное). - "Велби", "Проспект", 2010г.
.Кальянова Е.А. Учет материальных запасов в бюджетных учреждениях / Ваш бюджетный учет - 2009г. № 2
.Комлева А.А. Особенности проведения проверок региональными контрольно-счетными органами // Бюджетный учет, №2, 2008г. с. - 19-20
.Курочкина Г.Н. Передаем продукцию для нужд учреждения // Ваш бюджетный учет № 9, 2008г. - с18-21
.Мельник М.В. Ревизия и контроль. М.: Кнорус, 2009г. - с.89
.Романов С.В. В новый финансовый год с новой инструкцией // БиНО: Бюджетные учреждения №2, 2009г. - с.12-13
.Романов С.В. Изменения - 2009г. // Бюджетный учет № 12, 2008г. - с.14
.Сергеева К.В. Новый уровень автоматизации бюджетного учета // Бюджетный учет №3, 2009г. - с.10-14
.Статья: Бюджетный учет материальных запасов ("Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2009г, № 8)
.Статья: Особенности учета и налогообложения (Окончание) ("Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2009г., № 7), пункт 6. Особенности организации бюджетного учета материальных запасов
.Статья: Приобретение и списание материальных запасов ("Бюджетные организации: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008г., № 12)
.Статья: Изменения в учете нефинансовых активов бюджетного учреждения ("Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях", 2009г., № 7) Изменения в учете материальных запасов
.Бюджетная система Российской Федерации. Учебник под редакцией А.М. Година, Н.С. Максимовой, И.В. Подпориной. Учебник. - М., Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2006.