Организация переговоров
Введение
Интеграция стран в мировое хозяйство растет, в сферу внешнеторговых переговоров втягивается все большее число деловых людей. В результате внешнеэкономических реформ право выхода на внешние рынки получили частные фирмы. Число контактов с зарубежными партнерами сильно увеличивается, растет количество визитов в другие страны. В ходе визитов основное внимание уделяется налаживанию взаимовыгодного сотрудничества; оно закрепляется подписанием итоговых документов. Но подписанию документов всегда предшествует огромная подготовительная работа, включающая в себя не только переписку, беседы, консультации, переговоры с зарубежными партнерами, но и встречи, приемы, проводы и т.д.
Перспективы дальнейшего сотрудничества зависят от грамотного ведения не только деловой, но и протокольной стороны общения, правильной подготовки и ведения переговоров. Внешнеторговые переговоры - это каждый раз новый предмет для обсуждения, новые условия, новые участники из разных стран, но есть и нечто общее: подготовка к ним, порядок ведения самого переговорного процесса и общепринятая техника и тактика ведения переговоров.
Поэтому организация и подготовка к деловым переговорам являются важнейшими стадиями проведения переговоров, включающими в себя несколько основополагающих элементов.
В данном реферате будут рассмотрены следующие вопросы: во-первых, постановка собственных целей в переговорах, а во-вторых, анализ целей партнера по переговорам.
1. Подготовка собственных целей
С какой бы темой ведения переговоров мы не сталкивались: от внутренней проблемы на рабочем месте до международной торговли, от желания получить прибавку к зарплате до приобретения предприятия, от переговоров с профсоюзом до переговоров с иностранцами, - везде отсутствие подготовки представляет собой наиболее серьезный недостаток.
Часто нам кажется, что подготовка не имеет значения. Однако многолетний опыт подсказывает, что отсутствие подготовки весьма опасно. Откуда нам знать, что намнадо соглашаться, если у нас не будет под рукой каких-либо претендентов или других ориентиров для сравнения, чтобы оценить вырисовывающееся соглашение? Откуда нам знать , что пора уходить с переговоров, если у нас не будет нималейшего понятия о том, насколько велики шансы добиться своего в каком либодругом месте? Однако, еще более важным является то, что не чувствуя должной подготовки, мы передаем инициативу противоположной стороне. Мы уменьшаем вероятностьтого, что сможем выдвинуть какие-то хорошие идеи и аргументы, которыепозволят быстро разрешить стоящую перед нами проблему к обоюдномуудовлетворению. Таким образом мы лишаем обе стороны переговорного процесса, возможности творческого подхода.
Переговоры организуются по инициативе одной из заинтересованных сторон по определенному поводу и с определенной целью. Если другая сторона принимает предложение, то наступает один из важнейших этапов - подготовка переговоров. Именно на этом этапе закладывается основа для их успешного проведения. Оттого, насколько тщательно они будут подготовлены, зависит не только их результат, но и сам процесс: будут ли переговоры затяжными и конфликтными или пройдут быстро, без неожиданностей и срывов, партнеры смогут договориться между собой без особого труда, или с большим трудом, или не договориться вообще. Немаловажная роль при подготовке переговоров принадлежит юристам. Они, в частности, участвуют в толковании инструкций и директив, в анализе предложений других участников, вносят свой вклад в осу ществление неофициальных контактов, которые являются необходимой частью любых переговоров.
Итак, подготовка к переговорам начинается с анализа проблемы и диагноза той ситуации, которая привела к необходимости проведения переговоров и выработки на них совместных с партнером решений. Дляэтого вначале требуется проанализировать свои интересы и возможные интересы партнера по переговорам:в чем они совпадают и в чем расходятся, какие интересы являются взаимоисключающими или непересекающимися и какие решения возможны в данной ситуации. Наверное, не нуждается в пояснении то, что переговоры всегда предполагают частичное совпадение и одновременно частичное расхождение интересов, а непонимание интересов партнера часто приводит к срыву переговоров.[5]
При подготовке к переговорам главным является постановка собственных целей. Постановка цели кажется делом достаточно ясным, простым и даже само собойразумеющимся, однако на практике это часто не удаётся. Многие думают: "Я, конечно, знаю, что надо делать" - и ... позволяют поставить перед собой цельдругому, допуская тем самым серьезную ошибку. Правильная постановка целипереговоров представляет собой стратегическое решение.
Для любых переговоров нужно определить следующее. Чего я хочу добиться в процессе переговоров? Цель описывает конечный пункт переговоров (их ожидаемое завершение), который необходимо достичь. Формирование цели отвечает следующим критериям:
. Цель должна быть зафиксирована письменно именно такой, к которой выстремитесь. Должен быть установлен срок ее выполнения.
. Цель должна быть реальной.
. Она должна быть приемлемой с экологической, технической,организационной и социальной точек зрения.
Основу подготовки к переговорам составляет изучение имеющейся корреспонденции, иной поступившей информации, сопоставимых предложений и т.д. Солидный информационный уровень подготовки станет прочным фундаментом вашей позиции на переговорах и будет способствовать достижению поставленной цели.
При формулировке целей необходимо учитывать, что часто результатом переговоров становится компромисс, и поэтому уже до переговоров нужно настраиваться на его достижение. Целесообразно для любых переговоров устанавливать верхние и нижние пределы постановки целей. Соответственно полезно различать такие виды целей:
Цель-желание.
Эта цель выражает конкретное требование, с которым вы идёте на переговоры.
Цель-необходимость.
Если мы формируем цель - желание, то эта цель должна быть для нас реальной. Завышенное требование, которое мы включили в нее и сами считаем, что его осуществление имеет мало шансов, ведет к тому, что наша позиция может быть воспринята несерьезно. Поэтому уже при первом сопротивлении партнеров нужно отказаться от него.
Цель-необходимость не должна слишком отделяться от цели - желания. Это означает, что сама постановка целей и избираемые способы ее достижения должны быть достаточно гибкими. Только в случае, когда область переговоров достаточно узка, можно сохранять положенную дистанцию между обеими видами целей.
Значительную роль в переговорном процессе играет последовательность разработки повестки дня, которая в дальнейшем станет основной линией переговоров. Составить повестку дня для переговоров и положить ее на стол переговоров на видном месте. Тем самым мы поступаем, как партнер, который знает, чего он хочет и хорошо подготовлен.
Пример повестки дня.
Покупка грузового автомобиля.
День: 26 сентбря 2013 г.
Место: Москва.
Участники: господин Сергеев, фирма "Автосервис", господин Миронов.
Время: 9.30-11.00.
Повестка дня:
. Требования, предъявляемые к грузовому автомобилю.
. Выбор.
. Оценка имеющегося грузового автомобиля.
. Финансирование.
. Страхование.
. Разрешение и сдача - приемка.[2]
2. Анализ целей партнера по переговорам
Чтобы переговоры были успешными, следует собрать ло необходимую информацию о компании, с которой решено сотрудничать (когда и кем была основана, в каких транах ведет дело, в каких сделках имела особый успех, данные о финансовом положении, объеме операций и т.д.). Поскольку личностные моменты играют очень важную роль в достижении взаимного доверия, то полезно также узнать как можно больше и о руководстве компании-партнере и о тех, с кем непосредственно предстоит вести переговоры (образование, деловые качества, семейное положение, увлечения и т.д.).[3]
Для начала надо найти проспекты той или иной компании или заказать о ней информационную справку. В Европе существует аналитическая структура Еврогейт, учрежденная крупнейшими банками, такими как английский банк Ротшильд, французский банк Кафас и немецкий банк Гермес. Ее задачи заключаются в сборе данных на все зарегистрированные фирмы: их оборот, уставный капитал, принадлежащая им недвижимость, точность в расчетах, отношения с налоговыми, административными и судебными инстанциями. Что касается Российский Федерации, то в Департаменте конcульской службы МИД РФ действует специальная группа, которая занимается содействием выходу российских компаний на внешний рынок. Здесь можно запросить сведения об иностранной компании, с которой собираетесь сотрудничать. В отдельных случаях служба может помочь и в выборе зарубежного партнера.
Если в беседе с представителем компании вы проявите осведомленность о ее деятельности, это, скорее всего, произведет благоприятное впечатление.Особенно это важно при контактах с партнерами изстран Юго-Восточной Азии, которые во всем ценят основательность и стремление к более тесным, доверительным личным отношениям. [5]
Различают:
Выгоду, расходы, доход, заработки.
Социальное признание (социальные связи, престиж, авторитет, власть).
Комфорт.
Уверенность, чувство безопасности.
Открытие, любопытство, самоопределение.
Социальное участие.
Здоровье.
Эти мотивы являются основными и все же зачастую упускаются из виду в общении с партнером. Часто придерживаются мнения, что преобладают, например, только финансовые интересы. Плодотворный путь - осуществить комплексный подход к рассмотрению положения дел, а также попутно осветить мотивы партнера.
При подготовке к переговорам необходимо установить, кто имеет полномочия принимать решения, и постараться глубже вникнуть в преследуемые другими участниками цели. Предлагается различать следующих участников переговоров:
Тот, кто принимает решения. Он надёлен компетенцией принимать главные решения. В конечном счете именноон решает, можно ли, например, сказать " нет, даже если все участники переговоровговорят " да ", и наоборот. При принятии собственных решений он концентрирует внимание на последствиях переговоров для той организации, которую представляет.
Тот, кто оказывает влияние. В его задачи входит, например, отыскание правовых, организационных, технических деталей решения интересующего вопроса. Это обходится дорого.
Тот, кто применяет решение. Он практически реализует результаты переговоров или отклоняет принятые решения в глубине души. Основой согласия является оценка выгоды. Если " реализатор" не видит непосредственной выгоды для себя, то , скорее всего, будет действовать по правилу: "Это было не здесь изобретено - не здесь будем и выполнять".
Тот, кто устанавливает контакт. Всегда находятся лица, которые видят свою задачу в том , чтобы расчистить дорогу к цели или, наоборот, отрезать пути к ней. Они часто дают информацию и рекомендации, как следует действовать.
В действиях участников переговоров необходимо распознать , смотря пообстоятельствам, общие интересы, которые принесут взаимную выгоду.Соответствие основывается часто на несоответствии. В таком случае, например, торгакциями начинается лишь потому, что покупатель верит в повышение курса, апродавец думает о его понижении. Эти различные мнения являются основой дляторга. Подобные же факторы действуют в процессе переговоров.
Это означает, что если уже в преддверии переговоров мы сумеем лучше понятьинтересы партнера, в чем они совпадают, а в чем не совпадают с нашимиинтересами, то во время переговоров мы почувствуем, что понимаем другого. Тот,кто чувствует себя понятым своим собеседником, всегда склонен считать егосимпатичным и правдивым. Если мы хотим, чтобы и партнер признал нашиинтересы, то необходимо первым начинать с признания интересов партнера.
Заключение
переговоры цель повестка
Итак, личные встречи и переговоры - это большое искусство. Они требуютбольшого умения владеть собой, овладения находчивостью, быстротой ориентациидля того, чтобы принимать правильные оперативно-тактические решения прибыстроменяющейся ситуации, способности к поиску и нахождению компромисса,проявлению гибкости. Крайне полезно индивидуальное знание характера и личныхкачеств партнера по переговорам или умение составить в короткое время правильноепредставление о нем, выявить действительные его намерения и возможности.
Для быстрейшего достижения поставленной цели следует тщательно готовитьсяк предстоящим переговорам, предусматривать возможные ситуации, не полагатьсяна стереотипы, подбирать команду так, чтобы ее участники могли оказать помощь ввозникающих ситуациях.
В последнее время специалисты говорят о необходимости создания общей теории переговоров, однако в этом направлении делается пока явно недостаточно. Особенно неважно обстоят дела с изучением переговорного процесса в нашей стране.
Список литературы
1.Архангельский М.Д. Бизнес-этикет. - М.: Эксмо, 2002. - 270 с.
2.Вергилес Э.В. Ведение деловых переговоров -М.: Аграф, 2003 - 120 с.
.Лукашук И.И. Дипломатические переговоры - М.: NOTA BENE, 2004. - 387 с.
.Льюис Р.Д. Деловые культуры в международном бизнесе. От столкновения к взаимопониманию. -М.: Дело, 2003. - 350 с.
.Соловьев Э.Я. Искусство ведения переговоров - М., 2009. - 160 с.